32

MODUL 5

DASAR-DASAR MANAJEMEN

A. Pengantar

Ilmu manajemen bila dicermati sama usianya dengan kehidupan manusia. Manusia

sebagai makluk sosial ada kecenderungan untuk berorganisasi dan bekerja sama. Dalam

kehidupan sehari-hari manusia adalah anggota suatu organisasi , misalnya organisasi agama,

olah raga, seni, usaha dan orgnaisasi lainnya. Masing-masing orgnaisasi berbeda satu dengan

lainnya, ada yang formal dan tidak formal.

Namun organisasi-organisasi tersebut mempunyai unsur-unsur yang sama, yaitu ada

kelompok orang, ada tujuan yang hendak dicapai, ada rencana cara pencapaian tujuan, ada

pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab atas keberhasil pencapaian tujuan. Dengan kata

lain para manajer diberi tanggung jawab untuk menentukan kegiatan yang memungkinkan

setiap individu dapat memberikan sumbangan yang terbaik untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan bersama.

Standar Kompetensi

Taruna mengetahui memahami tentang : Arti manajemen, Sejarah perkembangan

manajemen, Aliran ilmu manajemen, Tingkatan manajemen, Beberpa tinjauan manajemen

dan sumber-sumber manajemen.

Kompetensi Dasar

Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan, Arti manajemen:

manajemen sebagai proses, manajemen sebagai kolektivitas, manajemen sebagai ilmu

dan seni. Taruna mampu menjelasakan sejarah perkembangan ilmu manajemen: Aliran

klasik, Aliran perilaku, Aliran ilmu manajemen, pendekatan sistem, pendekatan

kontingensi. Taruna mampu menjelaskan tingkatan manajemen serta Taruna mampu

melihat beberapa tinjauan tentang manajemen dan sumber-sumber manajemen.

Tujuan Mata Kuliah

Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan

dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang arti manajemen, aliran ilmu

manajemen, tingkatan manajemen dan tinjauan manajemen serta sumber-sumber

manajemen.

33

Materi kuliah ini membahas cara manajer memimpin organisasi untik mencapai tujuan

yang sebaik-baiknya. Pembahasan lebih dipusatkan pada organisasi formal.

B.Definisi Manajemen

Manajemen berasal dari bahasa Inggris “management” dengan kata kerja to manage

yang secara umum berarti mengurusi. Dalam arti khusus manajemen dipakai bagi pimpinan dan

kepemimpinan, yaitu orang-orang yang melakukan kegiatan memimpin, disebut “manajer”.

Untuk mengartikan dan mendefisikan manajemen dari berbagai literartur dapat dilihat

dari tiga pengertian, yaitu :

1. Manajemen sebagai suatu proses

2. Manajemen sebagai suatu kolektivitas manusia

3. Manajemen sebagai ilmu dan manajemen sebagai seni

B.1. Manajemen Sebagai Suatu Proses

Melihat bagaimana cara orang mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan terlebih

dahulu. Pengertian manajemen sebagai suatu proses dapat dilihat menurut:

B.1.1. George R.Terry

Manajemen adalah cara pencapaian tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu

melalui kegiatan orang lain.

B.1.2. Haiman

Manajemen adalah fungsi untuk mencapai suatu tujuan melalui orang lain, mengawasi

usaha-usaha yang dilakukan individu untuk mencapai tujuan.

B.1.3. Stoner

Stoner mendefinisikan manajemen sebagai suatu proses perencanaan,

pengorganisasian, memimpin dan mengawasi usaha-usaha dari anggota organisasi dan

sumber-sumber organisasi lainnya untuk mancapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

B.1.4. Mary Parker Follet

Mendefinisikan manajemen sebagai suatu seni untuk melakukan sesuatu melalui orang

lain.

34

B.2. Manajemen Sebagai Suatu Kolektivitas

Yaitu merupakan suatu kumpulan orang-orang yang bekerja sama untuk untuk

mencapai tujuan bersama. Kumpulan orang-orang disini menunjukan adanya tingkatan

kepemimpinan (pimpinan atas, menengah dan bawah). Pendapat ini dikemukakan oleh Henry

Fayol.

B.3. Manajemen Sebagai Ilmu dan Seni

Manajemen sebagai suatu ilmu karena telah dipelajari sejak lama dan menjelaskan

tentang gejala-gejala, gejala-gejala diteliti dengan menggunakan metode ilmiah, yaitu

menggunakan bantuan disiplin ilmu lainnya seperti ilmu sosial, filsafat, matematik dan statistic

dan lain sebagainya.

Dalam praktek, istilah manajemen dipakai dalam organisasi yang lebih besar dan berdiri

sendiri dan dapat dibedakan dengan jelas dari organisasi lain.

C.Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen

Di dalam ilmu manajemen dikenal tiga aliran yang masing-masing berusaha membantu

para manajer untuk memahami dan memimpin perusahaannya serta mengatasi masalah-

masalah di dalam perusahaan. Tiga aliran tersebut adalah :

C.1. Aliran Klasik (Classical school)

C.2. Aliran Perilaku (Behaviaoral school)

C.3. Aliran Ilmu Manajemen ( Management Science School)

Selain tiga aliran tersebut, dalam perkembangan ilmu manajemen telah dikembangkan

pula dua bentuk pendekatan yang berusaha untuk menggabungkan ketiga aliran di atas,

pendekatan itu adalah :

C.4. Pendekatan Sistem (Sistem Approach)

C.5. Pendekatan Kontingensi (Contingency approach)

C.1. Aliran Klasik (Classical School)

Aliran ini dipelopori oleh Robert Owen ((1771-1858) dan Charles Babbage (1792-1871).

Robert Owen berpendapat bahwa dengan dipenuhinya kebutuhan dan peningkatan kondisi

pekerja (perumahan, jam kerja, koperasi, dan sebagainya) dapat meningkatkan hasil produksi

35

dan laba perusahaan. Unsur pekerja merupakan salah satu unsur terpenting dalam proses

produksi (vital machines=mesin utama)

Charles Babbage berpendapat bahwa penerapan prinsip-prinsip ilmiah dalam proses

kerja dapat meningkatkan produktivitas dan dapat menekan biaya menjadi lebih rendah, yaitu

dengan dialtih suatu keterampilan tertentu dan harus bertanggung jawab terhadap bagian yang

dikerjakannya dengan keterampilan tersebut.

Tokoh-tokoh lain dalam aliran klasik,antara lain :

C.1.1. Frederich W. Taylor (1856-1915)

Frederich W. Taylor adalah tokoh peletak prinsip manajemen ilmiah, dengan percobaan

gerak dan waktu. Dengan efisiensi gerak dapat meningkatkan produktivitas, sehingga dapat

ditentukan standar minimal produksi atas dasar keahlian rata-rata pekerja. Dengan

ditentukannya standar minimal produksi dapat diterapkan sistem upah dengan bonus bagi

pekerja yang dapat melampaui standar minimal produksi, lebih jauh lagi dengan sistem upah

ini dapat memperbaiki metode kerja karyawan. Empat prinsip dasar teori Frederich W. Taylor,

yaitu :

C.1.1.1.Dengan perkembangan manajemen ilmiah dapat ditentukannya metode terbaik dalam

menjalankan tugas;

C.1.1.2.Seleksi karyawan dengan cara ilmiah, sehingga setiap karyawan dapat diberi tanggung

jawab atas tugas yang sesuai dengan keterampilannya;

C.1.1.3.Pengembangan dan pendidikan karyawan dengan cara ilmiah;

C.1.1.4.Hubungan/kerjasama yang erat antara manajemen dan karyawan.

C.1.2. Henry L. Gantt (1861-1919)

Henry L. Gantt memperkenalkan system bagar (chart system), yang memuat jadwal

kegiatan produksi karyawan, disebut siatem Gantt Chart.

C.1.3. Frank B dan Lilian M. Gilberth (1868-1924 / 1878-1972)

Pasangan ini bekerja sama mempelajari aspek kelelahan dan gerak. Pengurangan

gerak dapat menyebabkan pengurangan kelelahan).

36

C.1.4. Sumbangan-sumbangan dari Aliran Klasik

C.1.4.1.Metode-metode yag dikembangkan dapat diterapkan pada berbagai kegiatan

organisasi, selain di organisasi industri.

C.1.4.2.Teknik-teknik efisiensi (seperti studi gerak dan waktu), bahwa gerak fisik dan alat dapat

lebih diefisienkan.

C.1.4.3. Penekanan pada seleksi dan pengembangan karyawan dengan cara ilmiah

menunjukan pentingnya kemampuan dan faktor pelatihan dalam meningkatkan efektivitas kerja

seorang pekerja.

C.1.4.4.Manajemen ilmiah yang menekankan pentingnya rancangan kerja mendorong manajer

mencari cara terbaik untuk pelaksanaan tugas.

C.1.4.5. Manajemen ilmiah tidak hanya mengembangkan pendekatan rasional dalam

memecahkan masalah, tetapi menunjukkan jalan ke arah profesionalisasi dari manajemen.

C.1.5. Keterbatasan Aliran Klasik

C.1.5.1. Sering peningkatan produksi tidak disertai dengan peningkatan pendapatan.

C.1.5.2.Hubungan manajemen dan karyawan tetap jauh.

C.1.5.3.Manusia dipandang sebagai sesuatu yang rasional bahwa manusia dapat dimotivasi

dengan pemenuhan kebutuhan ekonomi dan fisik, namun mengabaikan frustasi dan

ketegangan yang dialami karyawan apabila mereka tidak dapat memenuhi kebutuhan sosial

mereka serta mengabaikan kepuasan karyawan atas hasil kerjanya.

C.2. Aliran Perilaku (Behaviaoral school)

Aliran perilaku berkembang sebab aliran klasik dipandang tidak benar-benar pembantu

pencapaian efisiensi produksi dan keserasian tempat keja. Oleh karena itu dicari upaya untuk

membantu manajer mengatasi masalah melalui sisi perilaku karyawan.

Tokoh-tokoh aliran perilaku :

C.2.1. Hugo Munsterberg (1863-1919), sumbangan utamanya adalah penerapan psikologi

karyawan dalam membantu peningkatan produksi, melalui tuga cara, yaitu :1. mendapatkan

orang yang cocok. 2. menciptakan kondisi kerja yang baik. 3. memotivasi karyawan.

C.2.2. Elton Mayo (1880-1949), terkenal dengan ekperimen perilaku manusia dalam situasi

kerja, disebut sebagai Ekperimen Hawthorne. Ekperimen ini menghasilkan kesimpulan bahwa

37

perhatian khusus pada karyawan dapat meningkatkan usaha kerjanya, disebut Hawthorne

effect.

Dari ekperimen ini diperoleh hasil yaitu dari konsep manusia yang rasional bahwa

manusia yang hanya dapat dimotivasi dengan pemenuhan ekonomi, diganti dengan konsep

pemenuhan sosial melalui hubungan kerja.

C.3. Aliran Ilmu Manajemen

Aliran ini mengembangkan prosedur penelitian operasional (operasional research+OR)

dalam menghadapi masalah organisasi. Prosedur yang dignauakan dimulai dari analisis

masalah sampai dengan usulan kegiatan untuk mengatasi masalah tersebut.

C.3.1. Beberapa sumbangan aliran ini :

C.3.1.1. Prinsip aliran ini diterapkan dalam pemecahan masalah pada organisasi besar.

C.3.1.2. Teknik-teknik manajemen ilmiahdigunakan pada berbagai kegiatan, seperti

penyusunan anggaran, arus uang, jadwal produksi, pengembangan produk, perencanaan

tenaga kerja dan lain-lain.

C.3.1.3.Mencoba memecahkan masalah dengan cara meninjaunya dari berbagai ilmu

(interdisipliner).

C.3.1.4.Memecahkan masalah secara matematis.

C.3.2. Keterbatasan Aliran ini :

C.3.2.1. Sumbangan aliran ini pada manajemen hanya diterapkan pada kegiatan perencanaan

dan pengawasan dan tidak pada kegiatan lain seperti pengorganisasian dan

kepemimpinan.

C.3.2.2. Walaupun teknik yang digunakan cukup luas dalam mengatasi masalah manajemen,

tetapi tidak cukup efektif untuk masalah manusia dalam manajemen.

C.4. Pendekatan Sistem

Pendekatan system memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari

bagian-bagian yang saling berhubungan satu sama lain.Dalam pendekatan ini manajer diajak

untuk memandang organisasi sebagai suatu kesatuan yang merupakan bagian dari lingkungan

ekternal yang lebih luas. Dalam sistem ini dijelaskan bahwa kegiatan setiap bagian dari

organisasi akan mempengaruhi kegiatan bagian lainnya.

38

C.4.1. Beberapa istilah dan sumbangan yang digunakan dalam pendekatan sistem, yaitu :

C.4.1.1.Subsistem, yaitu bagian-bagian yang membentuk kesluruan sistem. Setiap sistem

menjadi subsistem dari kesatuan yang lebih besar.

C.4.1.2.Sinergi, yaitu bagian-bagian terpisah dalam sebuah orgnisasi yang saling bekerja sama

dan berhubungan serta menghasilkan kerja yang lebih besar.

C.4.1.3.Sistem terbuka, yaitu sistem yang berhubungan dengan lingkungan luar. Sistem

tertutup, yaitu sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luar.

C.4.1.4.Arus, yaitu perubahan seluruh masukan ( informasi, bahan dan enegi) yang berasal dari

lingkungan melalui suatu proses untuk menghasilkan keluaran (barang dan jasa).

C.4.1.5.Umpan balik, merupakan kunci pengawasan terhadap sistem, dengan adanya umpan

balik, maka dapat dilakukan perbaikan apabila ada kesalahan dalam pelaksanaannya.

C.5. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan ini menggunakan metode-metode yang efektif untuk mengatasi masalah-

masalah dalam situasi tertentu yang tidak dapat diterapkan dalam situasi lain. Tugas manajer

adalah mengidentifikasi teknik mana yang digunakan dalam situasi dan waktu yang tepat

dalam membantu pencapaian tujuan. Suatu langkah yang paling tepat untuk mengatasi

masalah dalam pendekatan kontingensi adalah bergantung pada situasi yang dihadapi oleh

manajemen, karena adalah suatu kenyataan bahwa situasi, aksi dan hasil adalah faktor yang

saling mempengaruhi dan saling tergantung satu sama lainnya.

D.Tingkatan Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi tiga tingkatan, yaitu :

D.1. Manajemen Puncak (Top Management)

D.2. Manajemen Tengah (Middle Management)

D.3. Manajemen Bawah (Low Management)

D.4. Beberapa Contoh :

D.4.1. Pada suatu departemen, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Menteri

39

Manajemen Tengah adalah : para Direktur Jenderal

Manajemen Bawah adalah :para kepala bagian/bidang, subbagian/sub bidang.

D.4.2. Pada suatu Kantor Balai Besar/Eselon II, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Kepala Balai Besar

Manajemen Tengah adalah : para Kepala Bagian/Kepala Bidang

Manajemen Bawah adalah :para Kepala Sub Bagian/Bidang.

D.4.3. Pada suatu UPT/Eselon III, maka tingkatan manajemennya adalah :

Manajemen Puncak adalah : Kepala UPT, Direktur

Manajemen Tengah adalah : para Kepala Sub Bagian

Manajemen Bawah adalah :para Kepala Urusan.

E. Beberapa Tinjauan Manajemen

E.1. Segi Sifat Kerja

Dari sifat kerja manajemen dapat digolongkan menjadi tiga golongan, yaitu :

E.1.1. Manajemen Administratif (MA)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang kerjanya menitik beratkan pada

pemikiran kerja (suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai ke tingkat paling bawah serta

para pekerjanya). Dipelopori oleh Henry Fayol.

E.1.2. Manajemen Operatif (MO)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang langsung memimpin kerja ke arah

tercapainya kerja yang nyata. Maksudnya adalah suatu pendekatan dari pimpinan atas sampai

ke tingkat paling bawah yang titik beratnya pada efisiensi dan produktivitas. Dipelopori oleh

F.W.Taylor.

E.1.3. Manajemen Administratif dan Manajemen Operatif (MA/MO)

Adalah manajemen atau pejabat /pimpinan yang dapat bertindak sebagai manajemen

administrative dan manajemen operatif (pejabat interpretor), yakni dapat menterjemahkan

manajemen administrative ke manajemen operatif dan sebaliknya.

40

Peranan pejabat ini sangat penting, karena hasil karya manajemen administrasi yang

bersifat garis-garis besar (umum) dan berbentuk kebijakan (policy=bahasa pikir). Untuk

memudahkan dalam pelaksanaan oleh pejabat pelaksana dalam tugas interpretor diberikan

dalam bentuk kerja praktis (operasional).

Pembedaan MA dan MO dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :

MTA MA MO

MTM MA MO

MTB MA MO

Keterangan :

MTA : Manajemen Tingkat Atas

MTM : Manajemen Tingkat Menengah

MTB : Manajamen Tingkat Bawah

Gambaran kemampuan administrasi, manajamen dan teknik operasional pada

tingkatan manajamen.

Tingkatan Manajemen Kemampuan

Administrasi/Manajemen

Kemampauan Teknik

Operasional

Manajemen Tingkat Atas

(MTA)

(90-92)% (8-10)%

Manajemen Tingkat

Menengah (MTM)

(70-85)% (15-30)%

Manajemen Tingkat Bawah

(MTB)

(40-55)% (45-60)%

Workman (Pelaksana) 5% 95%

MA = Manajemen

Administratif

MO=Manajemen

Operatif

41

E.2. Segi Luasnya

Dilihat dari segi luasnya atau ruang lingkupnya, manajemen dapat di bagi menjadi :

E.2.1. Makro manajemen

Makro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang besar, pada

umumnya terdapat dalam bidang kenegaraan dan perusahaan-perusahaan besar.

E.2.2. Mikro manajemen

Mikro manajemen adalah manajemen dengan ruang lingkup yang kecil/sempit/khusus

(misalnya manajemen personalia, pergudangan, financial, dan lain sebagainya).

F.Sumber-Sumber Manajemen (Management Resources)

Tujuan pokok manajemen adalah untuk memperoleh dayaguna (efisiensi) dalam kerja.

Untuk mendapatkan metode/teknik yang bagaimana yang sebaik-baiknya dilakukan harus

menggunakan sumber-sumber (alat-alat/tool) yang ada dalam organisasi.

Dr.R. Markharita, ekpert PBB yang diperbantukan pada Lembaga Administrasi Negara

(LAN/ 1977-1980) memberikan rincian bahwa sumber-sumber manajemen terdiri atas :

F.1. Man : tenaga kerja manusia

F.2. Money :Uang, untuk biaya keseluruhan kegiatan

F.3. Materials : bahan-bahan yang diperlukan.

F.4. Metode : teknik/cara/sistem yang digunakan

F.5. Machines : mesin-mesin yang digunakan

F.6. Waktu : penjadwalan kegiatan

F.7. Prasarana : lahan/tanah, gedung, alat angkut, listrik dan air, dan sebagainya

42

MODUL 6

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen adalah proses dari langkah-langkah mulai dari perencanaan,

pengorganisasian, staffing, memimpin dan pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan organisasi.

Banyak pandangan-pandangan yang berbeda dari para ahli mengenai rumusan-

rumusan fungsi-fungsi manajemen, di sini penulis mengambil pandangan dari seorang ahli

bernama George R. Terry. Dalam bukunya “ Principles of management” George R. Terry

merumuskan fungsi-fungsi manajemen dengan singkatan POAC, yaitu :

A.Perencanaan (Planning)

B.Pengorganisasian (Organizing)

C.Penggerakan (Actuating)

D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

Standar Kompetensi

Taruna mengetahui dan memahami tentang: Fungsi-fungsi manajemen,

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing

Kompetensi Dasar

Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan perencanaan:

cara menentukan perencanaan, sifat-sifat perencanaan; mampu menjelaskan

pengooganisasian: pengertian organisasi, bentuk organisasi, cirri-ciri organisasi;mampu

menjelaskan arti dan peranan penggerakan, factor-faktor penting dalam keberhasilan

penggerakan: segi organisasi, segi pimpinan, segi pegawai; mampu menjelaskan arti,

maksud dan tujuan pengawasan , macam-macam pengawasan, metode pengawasan,

prinsip-prinsip pengawasan

Tujuan Mata Kuliah

Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan

dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang Fungsi-fungsi manajemen,

perencanaan, pengorganisasian, Penggerakan, dan pengawasan; serta Staffing

43

Sebagai masukan dari penulis, penulis menambahkan satu fungsi manajemen yang

cukup penting yaitu Staffing, sehingga pokok bahasan menjadi POAC + S (Staffing)

A.Perencanaan (Planning)

Perencanaan adalah sesuatu yang akan direncanakan tentang apa yang akan dicapai,

yang kemudian memberkan pedoman, garis-garis besar tentang apa yang akan dituju.

Perencanaan merupakan persiapan-persiapan untuk pelaksanaan suatu tujuan, berupa

rumusan-rumusan tentang “apa” dan “bagaimana “ suatu pekerjaan dapat dilaksanakan.

Persiapan-persiapan tesebut dapat berupa tindakan-tindakan administrasi atas tindakan-

tindakan selanjutnya. Perencanaan tidak harus dalam bentuk tulisan tetapi mungking hanya

dalam pemikiran (benak), terutama untuk hal yang bersifat pribadi dan rahasia (misalnya

rencana operasi lokasi perjudian, pelacuran, sarang narkoba dan lain-lainnya).

Dalam sistem pembangunan di Indonesia, tugas perencanaan dilaksanakan oleh Badan

Perencanaan Nasional (Bapenas), yang merupakan himpunan dari perencanaan sektor

pemerintah yang paling kecil.

Setiap organisasi biasanya selalu membuat perencanaan untuk lancarnya perputaran

roda organisasi. Demikan hal dengan individu, hendaknya membiasakan diri untuk

membuat/menentukan rencana agar aktivitas jelas dan terarah.

A.1. Membuat Perencanaan .

Untuk membuat suatu perencanaan yang baik, ada dua pertanyaan yang harus dijawab,

yaitu “ Apa dan Bagaimana “ ( What and How). Pertanyaan “what” menunjukkan maksud dari

pembuatan perencanaan, tegasnya menjawab tentang tujuan apa yang hendak dicapai. Kalau

sudah terjawab maka dilanjutkan dengan menjawab pertanyaan “How”, yaitu bagaimana cara

terbaik yang digunakan demi tercapainya tujuan. Jawaban pertanayaan “how” dapat

merupakan cara, metode/sistem serta teknik-teknik yang digunakan.

Persoalan perencanaan belum selesai, karena harus berhadapan dengan pertanyaan :

Why, Where, When dan Who.

Pertanyaan why menunjukkan mengapa atau apa sebabnya perencanaan dibuat,

pertanyaan where menunjukkan dimana kegiatan akan dilaksanakan, pertanyaan when kapan

rencana tersebut akan dilaksanakan dan pertanyaan who yang menunjukkan siapa yang akan

melaksanakan.

Contoh :

44

Misalnya, kantor AMG pada tahun akademik 2009, akan menyelenggarakan

penerimaan taruna/mahasiswa baru untuk empat jurusan, yaitu jurusan meteorologi, jurusan

klimatologi, jurusan geofisika dan jurusan instrumentasi dengan total 120 taruna/mahasiswa

baru.

1. Apa tujuannya ?, jawabnya adalah untuk memenuhi kebutuhan tenaga ahli

Meteorologi/klimatologi/geofisika/ instrumentasi.

2. Bagaimana caranya pelaksanaannya?, jawabnya adalah melalui tahapan-tahapan sistem

penerimaan calon taruna ( Sipencatar).

3. Dimana pelaksanaannya? jawabnya adalah di kantor AMG

4. Kapan dimulai pelaksanaannya?, jawabnya misalnya mulai bulan April 2009.

5. Siapa yang melaksanakannya ?, jawabnya adalah panitia sipencatar

Kemudian dari tahapan-tahapan seleksi dibuat lagi perencanaannya:

a. Apa tujuan seleksi administrasi, akademik, kesehatan dan wawancara ?

b. Bagaimana pelaksanaan tahapan masing-masing ?

c. Dimana pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?

d. Kapan pelaksanaan tahapan-tahapan tersebut ?

e. Siapa yang melaksanakan tahapan-tahapan tersebut ?

A.2. Sifat Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik harus bersifat :

A.2.1. Rasional

Perencanaan bersifat rasional artinya perencanaan dibuat berdasarkan pemikiran-

pemikiran dan perhitungan yang matang, sehingga dapat dibahas secara logis.

A.2.2. Perencanaan bersifat lentur

Perencanaan bersifat lentur artinya perencanaan tersebut bersifat luwes, dapat

dilaksanakan dimanapun, kapanpun dan oleh siapapun (tentunya disesuaikan dengan situasi

dan kondisi)

A.2.3. Perencanaan harus bersifat kontinyu

Perencanaan bersifat kontinyu artinya perencanaan harus terus menerus dibuat dan

perlu ditinjau kembali guna perbaikan-perbaikan pada pelaksanaan waktu berikutnya dan

disesuaikan dengan perkembangan situasi dan kondisi masyarakat, pemerintah dan negara.

45

A.3. Kegagalan Perencanaan :

Kegagalan perencanaan dapat disebabkan oleh beberapa faktor,antara lain :

A.3.1. Perencanaan tidak matang

Perencanaan tidak matang karena tidak mempunyai pandangan jauh ke depan, kurang

pengalaman, tidak rasional.

A.3.2. Wewenang yang tidak jelas/tegas

Instruksi yang diberikan oleh pimpinan kepada para pelaksana tidak jelas atau tidak

tegas sehinggah terjadi tumpang tindih disana sini.

A.3.3. Anggaran kurang

Hal ini adalah hal yang logis, karena banyak kemungkinan terjadinya kurang anggaran,

misalnya pengaruh-pengaruh ekonomi global, perubahan kebijakan pimpinan/pemerintah,

perubahan-perubahan dalam pelaksanaan karena keadaan tidak terduga.

A.3.4. Pelaksanaan kurang baik

Perencanaan yang baik tidak menjamin hasilnya juga baik, karena sangat tergantung

pada baik buruknya pada pelaksanaannya.

A.3.5. Tidak ada dukungan moral dari masyarakat

Dukungan atau resfon masyarakat cukup mempengarahui berhasil tidaknya suatu

perencanaan. Tidak adanya partisipasi aktif dari masyarakat dapat membuat gagal suatu

perencanaan.

A.4. Pandangan-pandangan Para Ahli Mengenai Fungsi Manajemen

Sedangkan pandangan-pandangan dari para ahli lainnya mengenai fungsi manajemen,

antara lain :

A.4.1. Henry Fayol

A.4.1.1. Planning (Perencanaan)

46

A.4.1.2. Organizing (Pengorganisasian)

A.4.1.3. Commanding ( Perintah)

A.4.1.4. Coordinating ( Koordinasi)

A.4.2. Luther Gulick

A.4.2.1. Planning (Perencanaan)

A.4.2.4. Organizing (Pengorganisasian)

A.4.2.3. Staffing

a.4.2.4. Directing

A.4.2.5. Coordinating

A.4.2.6. Reporting

A.4.2.7. Budgeting

A.4.3. Koontz O’Donnel

A.4.3.1. Planning (Perencanaan)

A.4.3.2. Organizing (Pengorganisasian)

A.4.3.3. Staffing

A.4.3.4. Directing

A.4.3.5. Controlling

A.4.4 Dr.Sondang .P. Siagian

A.4.4.1. Planning (Perencanaan)

A.4.4.2. Organizing (Pengorganisasian)

A.4.4.3. Motivating

A.4.4.4. Controlling

47

A.4.4.5. Evaluating

B.Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitas-

aktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang,

pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun

horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus

mencakup :

a. Tujuan yang dapat direalisasikan.

b. Konsep dan batas kewajiban yang jelas.

c. Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan.

d. Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber-sumber yang penting.

B.1. Pengertian Organisasi

Pengertian organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

B.1.1. Organisasi sebagai alat manajemen

Organisasi sebagai alat manajemen adalah organisasi sebagai wadah/tempat

manajemen sehingga memberikan bentuk bagi manajemen yang memungkinkan manajemen

dapat bergerak. Organisasi sebagai alat organisasi dalam arti statis (tetap/tidak bergerak).

B.1.2. Organisasi sebagai fungsi manajemen

Organisasi sebagai fungsi adalah organisasi dalam arti dinamis, yaitu organisasi yuang

memberikan memungkingkan tempat manajemen dapat bergerak dalam batas-batas tertentu

Selain itu organisasi masih mempunyai pengertian yaitu organisasi sebagai :

B.1.3. “a group of people”, yaitu kelompok orang-orang yang membentuk kelompok tertentu

yang bekerjasama untuk melaksanakan suatu usaha/kegiatan.

B.1.4. “a system of authority”, yaitu organisasi sebagai sistem wewenang yang memberikan

kekuasaan bagi setiap pejabat dalam melaksanakan tugasnya.

48

B.1.5. “a system of function”, yaitu sebagai sistem distribusi tugas sehinggaa masing-masing

pejabat memegang tugas tertentu.

B.2. Timbulnya Organisasi

Organisasi timbul apabila ada dua orang atau lebih yang bersama-sama menjalankan

pekerjaan untuk kepentingan bersama.

B.3. Dasar Organisasi

Yang menjadi dasar organisasi adalah penakanan pada tugas-tugas yang ada pada

organisasi tersebut, kemudian baru menentukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan

tugas-tugas yang ada dalam organisasi tersebut.

B.4. Unsur-Unsur Organisasi

B.4.1. Himpunan orang-orang

B.4.2. Bekerja sama

B.4.3. Pencapaian tujuan bersama

B.5. Hubungan Organisasi dan Manajemen

Organisasi adalah wadah dari manajemen yang saling mempengaruhi. Kalau organisasi

baik tetapi manajemen tidak baik, maka organisasi tidak dapat bergerak, demikan sebaliknya.

Dalam rangka membentuk organisasi yang baik perlu diketahui dan diperhatikan asas-

asas terdapat dalam organisasi, yaitu :

B.5.1. Asas kesatuan komando (unity of commad)

Dalam suatu organisasi ada suatu asas dimana tiap-tiap pegawai hanya mempunyai

satu pimpinan (pimpinan tunggal), dimaksudkan agar tugas-tugas yang diberikan dapat

dilaksanakan dengan dan karena hanya berasal dari pimpinannya

B.5.2. Span of control

Dengan span of control dimaksudkan untuk memberi batas kemampuan seorang

pimpinan untuk dapat mengatur dan mengawasi bawahannya. Kemampuan tiap-tiap pimpinan

berbeda satu sama lain, ada yang mampu hanya 5 pegawai, ada yang 10 pegawai atau 15.

Dari hasil penelitian di Amerika Serikat yang paling efektif seorang pimpinan sebanyak-

banyaknya mengawasi 8 pegawai.

49

Perbedaan kemampuan tersebut berdasarkan beberapa faktor, antara lain, perbedaan

pengalaman, perbedaan pendidikan, perbedaan kecakapan dan perbedaan usia.

B.5.3. Pembagian kerja secara homogen

Bermacam tugas dalam organisasi harus dibagi-bagi sedemikain rupa dan ditugaskan

pada orang-orang tertentu, tetapi tetap merupakan satu kesatuan yang homogen dan tidak

berjalan sendiri-sendiri.

B.5.4. Delagasi wewenang yang diikuti dengan tanggung jawab.

Untuk berhasilnya suatu organisasi tergantung pada sejauh mana seorang pimpinan

mendelegasikan wewenang, yang tentunya disertai dengan delegasi tanggung jawab. Delegasi

diberikan karena pimpinan sudah memberikan kepercayaan penuh kepada yang didelegasikan.

B.6. Tipe/Bentuk Organisasi

Tipe/bentuk organisasi pada umumnya berbentuk:

B.6.1. Organisasi Lini (line)/Garis

Organisasi berbentuk lini /garis adalah suatu bentuk organisasi di mana

kepala/pemimpin (Chief Executive) dipandang sebagai satu-satunya sumber wewenang, di

mana semua keputusan/kebijasanaan dan tanggung jawab ada pada satu tangan (maksudnya

kepala/pimpinan puncak).

B.6.1.1. Ciri-ciri organisasi lini/garis

Ciri-ciri organisasi lini/garis adalah dimana pimpinan organisasi tunggal, garis komando

ke bawah jelas dan kuat.

B.6.1.2. Kebaikan :

Kebaikan dari organisasi lini/garis adalah :

B.6.1.2.1. Asas kesatuan komando tampak menonjol

B.6.1.2.2.Dapat menjamin kedisiplinan

B.6.1.2.3.Koordinasi relatif mudah dilaksanakan

B.6.1.2.4.Pengawasan kepada bawahan mudah dilaksanakan

B.6.1.3. Keburukan :

50

Keburukan dari organisasi lini.garis adalah :

B.6.1.3.1. Perluasan organisasi berarti penambahan beban dan tanggung jawab dan dapat

melampuai span of control

B.6.1.3.2. Anggota organisasi (bawahan) tidak mempunyai kesempatan untuk berkembang.

Gambar Organisasi Lini/Garis

B.6.2. Organisasi Staf (Staff)/Bantuan

Organisasi staf adalah suatu bentuk organisasi yang hanya mempunyai hubungan

dengan pucuk pimpinan dan fungsi memberi bantuan, baik berupa pemikiran maupun hal-hal

lainnya, untuk kelancaran tugas pimpinan.

Skema Organisasi Staf

PimpinanGaris Komando

Pimpinan

Staf Staf Staf

51

B.6.3. Organisasi Lini dan Staf

Merupakan kombinasi bentuk lini dan bentuk staf.

Skema Organisasi Lini dan Staf

B.6.3.1. Ciri-ciri organisasi lini dan staf

Pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando. Staf mempunyai wewenang

fungsional dan memberikan advis/petunjuk. Kepala mempunyai wewenang komando.

B.6.3.2. Kebaikan

B.6.3.2.1.Disiplin dapat dipegang teguh

B.6.3.2.2.Keahlian/spesialisasi dalam tugas masing-masing staf dapat dipertahankan dan

dikembangkan.

B.6.3.3. Keburukan

Dalam bentuk lini dan staf , sering terjadi pertengkaran antara pejabat lini dan staf

sehingga sering menghambat jalannya organisasi.

B.6.4. Organisasi Fungsional

B.6.4.1. Ciri-ciri :

Bawahan mendapat perintah dari beberapa pejabat yang masing-masing menguasai

suatu keahlian tertentu dan bertanggung jawab sepenuhnya atas bidangnya. Pada bentuk ini

pimpinan mempercayakan sepenuhnya kepada para ahli dalam bidang masing-masing.

Pimpinan

Staf

Lini Lini

52

Skema Organisasi Fungsional

B.6.4.2. Kebaikan

Kebaikan dari organisasi fungsional adalah :

B.6.4.2.1.Bidang pekerjaan khusus diduduki seseorang yang ahli yang memungkinkan bekerja

atas dasar keahlian dan kecintaannya pada tugasnya.

B.6.4.2.2.Tanggung jawab atas fungsinya terjamin.

B.6.4.3. Keburukan :

Keburukan dari organisasi fungsional adalah :

B.6.4.3.1.Koordinasi sulit dilaksanakan

B.6.4.3.2.Dapat menimbulkan dispersonalisasi

B.6.4.3.3.Keahlian memimpin kurang dapat jaminan

B.6.4.3.4.Asas kesatuan komando sulit dilaksanakan.

B.7. Pembedaan Bentuk Organisasi

Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya “ Organisasi dan Administrasi Kantor

Modern”, menyebutkan bahwa bentuk-bentuk organisasi dapat dibedakan menurut dalam

beberapa hal sebagai berikut :

Pemimpin Proyek

Pimpinan

Peneliti

53

B.7.1. Jumlah orang yang memimpin

B.7.1.1. Bentuk tunggal, dimana organisasi dipimpin oleh seorang tunggal.

B.7.1.2. Bentuk Komisi, dimana organisasi dipimpin oleh lebih dari satu orang.

B.7.2. Dilihat dari lalu lintas wewenang dan tanggung jawab serta hubungan kerja pada

kesatuan dalam organisasi, dua bentuk di atas dapat dibedakan sebagai berikut :

B.7.2.1. Bentuk lurus

B.7.2.2. Bentuk fungsional

B.7.2.3. Bantuk lurus dan fungsional.

B.8. Bagan Organisasi

Hendry G. Hadges mengemukakan 4 bentuk bagan organisasi menurut wujudnya,

yaitu :

B.8.1. Bentuk piramida

B.8.2. Bentuk horizontal

B.8.3. Bentuk vertikal

B.8.4. Bentuk lingkaran

B.8.5. Bentuk lukisan-lukisan

Masing-masing bagan kecuali bagan lukisan, dapat dibedakan menurut isinya, yaitu

bagan structural, bagan fungsional, bagan jabatan, bagan nama.

B.9. Organisasi formal dan non formal

Seorang ahli bernama Barnard dan dari penemuan ekperimen Hawthorne, organisasi

dapat dibedakan menjadi organisasi formal dan non formal.

B.9.1. Organisasi formal

Menurut Barnard adalah apabila aktivitas orag-orang lebih dikordinasi secara sadar

menuju tujuan tertentu. Organisasi dikatakan formal apabila :

B.9.1.1.Dapat berkordinasi satu sama lainnya

B.9.1.2.Bersedia untuk bertindak

54

B.9.1.3.Bersama-sama mempunyai suatu tujan

B.9.2. Organisasi non formal

Organisasi non formal adalah setiap gabungan aktivitas pribadi tanpa tujuan untuk

bergabung secara sadar, meskipun dapat memberikan hasil bagi gabungan tersebut. (misalnya

para penumpang pesawat, aktivitas dipasar, penonton bioskop, dan sebagainya).

B.10. Pembagian Pekerjaan Dalam Organisasi

B.10.1. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan pimpinan dan pekerjaan bawahan.

B.10.2. Pembagian pekerjaan antara pekerjaan staf dan lini.

B.10.3. Pembagian pekerjaan menurut bagaimana organisasi itu disusun, digunakan 5 prinsip,

yaitu :

B.10.3.1.Pembagian pekerjaan menurut fungsi (berdasarkan tugas pokok).

B.10.3.2.Pembagian pekerjaan menurut produksi (barang dan jasa)

B.10.3.3.Pembagian pekerjaan menurut wilayah, dipergunakan bila suatu usaha melayani suatu

wilayah geografis yang mempunyai cirri tertentu.

B.10.3.4.Pembagian pekerjaan menurut proses

B.10.3.5.Pembagian pekerjaan menurut rekanan (client), dipergunakan bila suatu usaha

mempunyai golongan rekanan yang masing-masingmempunyai syarat-syarat tersendiri atau

pelayanan yang khusus.

C.Actuating (Penggerakan)

C.1. Pengertian dan Peranan

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta

penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan

pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena

penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti

perencanaan, pengorganisasian, pengawasan.

55

Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana

menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas

yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

C.2. Faktor-faktor penting dalam keberhasilan penggerakan

Fungsi penggerakan tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena

manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

C.2.1. Segi Organisasi

C.2.1.1. Terdapat peraturan-peraturan

Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya

kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

C.2.1.2. Terdapat fasilitas-fasilitas

Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang

diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung

jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.

C.2.1.3.Terdapat sarana komunikasi yang memadai

Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk

menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal

dan sebagainya.

C.2.1.4. Terdapat kader-kader pemimpin

Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas

dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk

memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

C.2.2. Segi Pemimpin

C.2.2.1. Wewenang

Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang

yang diembannya (delegation of authority) dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

C.2.2.1.1.Antara tugas dan wewenang harus memperhatikan hukum keseimbangan (

equilibrium).

56

C.2.2.1.2.Tidak menyalahgunakan wewenang.

C.2.2.1.3.Wewenang harus dipertanggungjawabkan pada jalur organisasi tertentu.

C.2.2.1.4.Pembatasan waktu memegang jabatan memimpin, untuk menghindari teori

absolutisme kekuasaan.

C.2.2.2.Memiliki kelebihan-kelebihan

Maksudnya adalah suatu keadaan tertentu yang dimiliki seseorang dan tidak terdapat

pada orang lain, kelebihan tersebut antara lain :

C.2.2.2.1.Kelebihan dalam pikiran dan rasio

C.2.2.2.2.Kelebihan dalam fisik dan rohaniah.

C.2.2.3.Memiliki sifat-sifat kepemimpinan

Menurut Ord Way Tead dalam bukunya “ The Art of Leadership”, menyebutkan sifat-sifat

yang harus dimiliki pemimpin adalah :

C.2.2.3.1.Energi jasmani dan rokhani (physical and nerveus energy)

C.2.2.3.2.Semangat untuk mencapai tujuan (a sence of purpose an direction)

C.2.2.3.3.Ramah dan penuh perasaan ( frend lyness and effection)

C.2.2.3.4.Integritas (integrity)

C.2.2.3.5.Kecakapan teknis ( technical skill)

C.2.2.3.6.Mudah mengambil keputusan (decisive ness)

C.2.2.3.7.Cerdas (intelligence)

C.2.2.3.8.Kecakapan mengajar (teaching skill)

C.2.2.3.9.Keyakinan (faith).

C.2.2.4.Memahami teknik-teknik kepemimpinan

Teknik-teknik kepemimpinan dimaksudkan suatu cara atau metode yang dapat

dilakukan untuk meningkatkan penggerakan sehinggah pekerja melakukan pekerjaan dengan

sebaik baiknya. Teknik kepemimpinan dapat digolongkan dalam 2 golongan, yaitu :

C.2.2.4.1.Teknik kepemimpinan pokok, yaitu teknik-teknik dasar pokok yang dapat digunakan

untuk berbagai macam kepemimpinan, antara lain :

57

C.2.2.4.2.Teknik menyiapkan orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut.

C.2.2.4.3.Teknik human relation

C.2.2.4.3.Teknik untuk menjadi teladan.

C.2.2.4.4.Teknik kepemimpinan khusus adalah teknik kepemimpinan untuk menggerakan

orang-orang agar supaya suka dan dapat bekerja, tediri atas :

C.2.2.4.4.1.Teknik persuasif dalam memberikan perintah.

C.2.2.4.4.2.Teknik menggunakan sistem komunikasi yang cocok.

C.2.2.4.4.3.Teknik memberikan fasilitas-fasilitas.

C.2.1. Segi Pegawai

Pegawai yang akan digerakkan harus mempunyai kemampuan untuk menerima dan

memahami apa yang diberikan pimpinan baik petunjuk, bimbingan ataupun perintah,

kemampuan itu antara lain :

C.2.1.1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai

Pengetahuan dan keterampilan mutlak harus dipunyai oleh pegawai, terutama yang

berkaitan dengan organisasi tempat bekerja.

C.2.1.2. Memiliki pandangan bahwa pengabdian adalah untuk organisasi, masyarakat dan

negara bukan kepada pimpinan.

Ada kemungkinan bahwa pegawai baru mau bekerja bila diawasi oleh pimpinannya,

bila pimpinan tidak ada maka pegawai akan malas-malasan. Ada juga pegawai yang baru

bekerja bila ada perintah dari pimpinan, bila tidak ada perintah sama sekali tida ada inisiatif

untuk bekerja.

C.2.1.3. Mau dipimpim, maksudnya adalah pegawai mempunyai rasa kesadaran, rasional dan

terarah pada pengabdian yang seluas-luasnya, dan bukan karena terpaksa. Hal ini juga penting

bagi pemimpin, bahwa kepemimpinan bukan diarahkan untuk menguasai pegawai, tetapi

pegawai tetap dibimbing sampai ke tingkat kesadaran tanggung jawab yang diinginkan.

C.2.1.4. Terpeliharanya tim kerja, maksudnya bahwa untuk berhasilnya fungsi penggerakan

harus tetap terpeliharanya kekompakan tim kerja, tim kerja harus kokoh dan kuat baik kualitas

maupun kuantitas ataupun baik fisik maupun batiniah. Kesamaan pandangan tentang

organisasi akan tetap terpeliharanya tim kerja.

58

D.Pengendalian/Pengawasan (Controlling)

D.1. Arti, Maksud dan Tujuan Pengawasan

D.1.1. Arti Pengawasan

Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan

ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai

dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

Menurut Mc. Farland pengawasan harus berpedoman pada hal-hal sebagai berikut :

D.1.1.1. Rencana yang telah ditentukan

D.1.1.2. Perintah terhadap pelaksanaan pekerjaan

D.1.1.3. Tujuan

D.1.1.4. Kebijakan-kebijakan.

Gambar 5. Ilustrasi Alur pemikiran Proses Pengawasan

D.2. Maksud Pengawasan

Pengawasan dimkasudkan untuk mencegah atau memperbaiki kesalahan,

penyimpangan, ketidak sesuaian dan lain-lainnya yang tidak sesuai dengan tugas dan

wewenang yang telah ditentukan. Jadi pengawasan bukan mencari kesalahan terhadap

orangnya, tetapi mencari kebenaran terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan.

D.3. Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan adalah agar hasil pelaksanaan pekerjaan diperoleh secara

berhasil guna (efektif) dan berdaya guna (efisien) sesuai dengan rencana yang telah ditentukan.

D.4. Tugas/Fungsi Pengawasan

D.4.1. Mempertebal rasa dan tanggung jawab terhadap yang diserahi tugas dan wewenang

dan pelaksanaan pekerjaan.

PerencanaanPelaksanaan

Pekerjaan Pengawasan

59

D.4.2. Mendidik para pejabat/pimpinan agar dalam melaksanakan pekerjaan sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan.

D.4.3. Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, penyelewengan, kelalaian, dan kelemahan

untuk menghindari kerugian yang tidak diinginkan.

D.4.4. Suatu usaha untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan, agar pelaksanaan

pekerjaan tidak mengalami hambatan dan pemborosan.

D.2. Macam-Macam Pengawasan

D.2.1. Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)

Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk

dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas

mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai

kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat

mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh

bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit

pengawasan di tingkat departemen.

D.2.2. Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)

Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi

terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu

pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk

minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan

Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

D.2.3. Pengawasan Preventif

Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu

dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah untuk mencegah terjadinya

kekeliruan/kesalahan. Adapun dalam pengawasan preventif yang dilakukan adalah :

D.2.3.1.Menentukan peraturan-peraturan yang berlaku yang berhubungandengan sistem

prosedur, hubungan dan tata kerjanya.

D.2.3.2.Membuat pedoman/manual sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.

D.2.3.3.Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab.

60

D.2.3.4.Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan pembagian

pekerjaan.

D.2.3.5.Menentukan sistem koordinasi, pelaporan dan pemeriksaan.

D.2.3.6. Memberikan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan, sesuai

dengan peraturan yang berlaku.

D.2.4. Pengawasan Represif

Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan

pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan

pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam

pengawasan anggaran disebut post- audit).

D.2.4.1. Sistem Pengawasan Represif, dibagi menjadi :

D.2.4.1.1. Sistem Komperatif, yaitu :

D.2.4.1.1.1. Mempelajari laporan kemajuan pekerjaan

D.2.4.1.1.2. Membandingkan laporan hasil-hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana

D.2.4.1.1.3. Mengadakan analisa terhadap perbedaan-perbedaan, temasuk pengaruh faktor

lingkungan.

D.2.4.1.1.4. Memberikan penilaian terhadap hasil pekerjaan termasuk para penanggung

jawabnya.

D.2.4.1.1.5. Membuat suatu keputusan untuk perbaikan dan penyempurnaan pelaksanaan

pekerjaan.

D.2.4.2. Sistem Verifikatif, yaitu :

D.2.4.2.1.Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan prosedur pemeriksaan.

D.2.4.2.2.Membuat laporan secara periodic terhadap hasil pemeriksaan.

D.2.4.2.3.Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil pelaksanaan.

D.2.4.2.4.Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaan.

D.2.4.2.5.Mengambil keputusan untuk tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.

61

D.2.4.3. Sistem Inspeksi

Inspeksi dimaksudkan untuk mengecek kebenaran dari hasil laporan . selain itu

inspeksi bertujuan untuk memberikan penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan,

dilakukan dengan rasa kesetiakawanan, solidaritas dan morak yang tinggi.

D.2.4.4. Sistem Investigasi

Sistem ini lebih menitik beratkan pada penyelidikan/penelitian yang lebih mendalam

terhadap masalah-masalah yang bersifat negatif. Hal ini karena dari hasil laporan masih bersifat

hipotesa (anggapan), laporan tersebut mungkin benar dan mungkin salah, oleh karena itu pelu

diteliti lebih dalam untuk dapat mengungkap hipotesis tersebut. Tahapan-tahapan yang

dilakukan adalah pengumpulan data, menganalisa/mengolah data dan penelitian terhadap data

tersebut (validitas data ). Kemudian dari hasil penelitian tersebut segera diambil keputusan.

D.3. Metode Pengawasan

D.3.1. Pengawasan Langsung, adalah pengawasan yang dilakukan secara langsung pada

lokasi pelaksanaan pekerjaan (sistem inspektif, verifikatif dan investigasi).

D.3.2. Pengawasan tidak langsung, adalah pengawasan yang dilakukan terhadap hasil-hasil

laporan yang berupa uraian kalimat, angka-angka atau statistic yang berupa gambar-gambar.

D.3.3. Pengawasan formal, adalah pengawasan yang dilakukan secara formal oleh aparat/unit

pengawasan dilingkungan organisasi itu sendiri. Dalam pengawasan ini telah ditentukan

prosedur, hubungan dan tata kerjanya.

D.3.4. Pengawasan informal, adalah pengawasan yang dilakukan pejabat/pimpinan dengan

melalui kunjungan yang tidak resmi (secara pribadi = secara incognito). Hal ini untuk

menghindari kekakuan antara atasan dan bawahan dan diharapkan terciptanya suatu

keterbukaan dalam memperoleh informasi dan pimpinanpun dapat langsung memberikan jalan

keluar bila ditemui maslah dalam pelakanaan pekerjaan.

D.3.5. Pengawasan administratif, meliputi pengawasan bidang keuangan, kepegawaian dan

materiil.

D.4. Prinsip-Prinsip Pengawasan

D.4.1. Berorientasi pada tujuan organisasi

D.4.2. Pengawasan harus objektif, jujur dan mendahulukan kepentingan umum dari pada

kepentingan pribadi

62

D.4.3. Pengawasan harus berorientasi pada kebenaran menurut peraturan yang berlaku dan

kebenaran atas prosedur yang telah ditetapkan dan berorientasi pada tujuan (manfaat) dalam

pelaksanaan pekerjaan.

D.4.4. Pengawasan harus menjamin hasil guna dan daya guna.

D.4.5. Pengawasan harus berdasarkan standar yang objektif, teliti dan tepat.

D.4.6. Pengawasan harus terus menerus.

D.4.7. Hasil peengawasan harus dapat memberikan umpan balik (feed back) terhadap

perbaikan dan penyempurnaan dalam perencanaan dan kebijaksanaan di masa

yang akan datang.

E. Staffing

Fungsi staffing dalam manajemen diartikan sebagai suatu proses prosedur langkah demi

langkah yang berkesinambungan untuk menjaga agar organisasi selalu memperoleh orang-

orang yang tepat dalam posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Lanhkag-langkah tersebut

antara lain : (1).Perencanaan sumber daya manusia (SDM), (2).Pengadaan pegawai baru

(rekrutmen melalui seleksi), (3).Pemilihan dan penempatan, (4).Induksi dan Orientasi

(a.pemindahan, b.latihan dan pengembangan,c.penilaian prestasi)

E.1. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Langkah-langkah perencanaan sumber daya manusia, yaitu :

E.1.1. Perencanaan untuk kebutuhan masa depan

E.1.2. Perencanaan untuk keseimbangan masa depan

E.1.3. Perencanaan untuk pengadaan dan seleksi atau pemberhentian

E.1.4. Perencanaan untuk pengembangan.

Untuk menyelesaikan langkah-langkah ini ada 2 faktor yang pertimbangan, yaitu :

E.1.4.1.Rencana strategi, tujuan dan sasaran serta taktik untuk membuat organisasi menjadi

realistik yang akan menentukan kebutuhan personil dan organisasi.

E.1.4.2.Perubahan-perubahan potensi pada lingkungan luar, hal ini dapat berarti perubahan

ketersediaan dana atau tenaga kerja.

63

E.2. Pengadaan pegawai baru (rekrutmen)

Dimaksudkan untuk menampung calon yang cukup banyak untuk diadakan seleksi

untuk mendapatkan calon pegawai yang memenuhi syarat-sayarat administrasi secara umum.

Seleksi dapat dilakukan dalam 2 macam, yaitu seleksi umum (untuk kebutuhan tenaga yang

bersifat umum) dan seleksi khusus (untuk kebutuhan tenaga-tenaga spesialis/ahli dibidang

tertentu).

Bagian terpenting dari pengadaan adalah suatu pernyataan tentang kedudukan dari

setiap pekerjaan (job description/posision description), yang menguraikan mengenai nama,

tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan tersebut.

E.3. Pemilihan dan Penempatan

Jika telah ditentukan kualifikasi untuk masing kedudukan pekerjaan maka selanjutnya

adalah diadakan pemilihan (seleksi) melalui tahapan-tahapan seleksi mulai test tertulis,

kesehatan, test psikologi, wawancara dan surat-surat pernyataan mengenai kesanggupan kerja

dan lokasi penempatan kerja.

E.4. Induksi dan Orientasi

Induksi dan orientasi mamberi kepada pegawai baru tentang :

E.4.1.Informasi umum tentang pekerjaan sehari-hari

E.4.2.Tinjauan tentang sejarah, lingkungan kantor, visi dan misi organisasi serta

pengembangan kemasa depan.

E.4.3.Informasi mengenai kebijakan-kebijakan organisasi, aturan kerja dan hal-hal mengenai

gaji dan tunjangan.

E.5. Pemindahan

Pemindahan terdiri dari promosi, mutasi dan demosi

E.5.1. Promosi, adalah memberikan tanggung jawab dan wewenang yang lebih besar kepada

pegawai, dengan kata lain promosi adalah kenaikan pangkat/jabatan yang lebih tinggi,

merupakan salah satu usaha untuk memajukan/mengembangkan pegawai. Dengan promosi

dapat memberikan pegawai hal-hal sebagai berikut :

E.5.1.1. Mendorong motivasi pegawai

E.5.1.2.Menaikan semangat/gairah kerja pegawai

64

E.5.1.3. Menaikan moral dan efisiensi pegawai

E.5.1.4. Wewujudkan orang yang tepat pada jabatan yang tepat.

E.5.2. Mutasi, adalah memindahkan pegawai dari jabatan yang satu ke jabatan yang lain

dalam satu tingkatan secara horizontal. Tujan mutasi adalah :

E.5.2.1. Untuk mewujudkan penempatan pegawai pada posisi yang tepat

E.5.2.2. Untuk menghilangkan kejenuhan dan kebosanan pada jabatan semula

E.5.2.3. Untuk menjamin kepercayaan bahwa mereka tidak akan diberhentikan karena kurang

cakap pada jabatan semula

E.5.2.4. Menciptakan lingkungan baru yang mungking akan meningkatkan prestasi kerjanya

E.5.3. Demosi, adalah suatu tindakan memberikan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih

kecil, dengan kata lain penurunan pangkat/jabatan karena dinilai kurang cakap dan kurang

berprestasi pada jabatan tersebut.

E.6. Latihan dan Pengembangan

Latihan dan pengembangan adalah suatu pendekatan sistematik untuk memberikan

kesempatan kepada pegawai untuk mengembangkan diri memanfaatkan kekuatan dan

kemampuan untuk keperluan organisasi.

Beberapa pendekatan yang digunakan, yaitu :

E.6.1. Pendekatan metode palatihan di tempat kerja (on the job training), meliputi :

E.6.1.1. Rotasi, dimana pegawai dalam jangka waktu tertentu bekerja pada serangkaian

pekerjaan dengan berbagai keterampilan.

E.6.1.2. Tugas belajar, mengikuti pelatihan kerja dan pengajaran dalam kelas

E.6.1.3. Magang, dimana pegawai dilatih dibawah bimbingan rekankerja yang lebih terampil.

E.6.2. Pendekatan metode palatihan di luar tempat kerja (off the job training).

Metode pengembangan diluar tempat kerja membebaskan mereka yang terus menerus

berada ditempat kerja dan memungkinkan untuk memusatkan pada tempat belajar, selain itu

untuk mendapatkan kesempatan bertemu dengan orang lain dan akan mendapatkan gagasan

dan pengalaman baru yang bermanfaat.

65

E.7. Penilaian prestasi

Penilaian prestasi adalah salah satu hal yang penting dalan pengorganisasian ,namun

dalam pelaksanaannya sangat sulit untuk melihat hasil yang memadai. Penilaian prestasi dapat

dibedakan dalam 2 macam, yaitu formal dan informal.

E.7.1. Penilaian formal dilakukan setiap satu tahun sekali, dengan maksud :

E.7.1.1.Pegawai mengetahui secara formal nilai prestasi yang diperoleh

E.7.1.2.Mengetahui bawahan yang memerlukan latihan tambahan

E.7.1.3.Merupakan bahan untuk identifikasi untuk promosi pegawai

E.7.2. Penilaian informal dilakukan dari hari kehari dengan mengatakan kepada pegawai

tentang baik/buruknya pekerjaan yang dilakukan. Cara ini cepat mendorong prestasi pegawai

yang diinginkan dan untuk melakukan perbaikan-perbaikan atas kesalahan sebelumnya.

66

MODUL 7

MACAM-MACAM MANAJEMEN

A.Manajemen Ilmiah (Scientific management)

Manajemen Ilmiah adalah manajemen yang berdasar ilmu, artinya yang dapat dikaji

secara ilmiah, dianalisis dengan menggunakan metode ilmiah dan dapat diperoleh suatu

sintesis. Dikatakan manajemen ilmiah karena dapat manajemen dapat dipelajari secara ilmiah

di tempat-tempat pendidikan (sekolah, penidikan tinggi atau tempat-tempat kursus). Pelopor

Manajemen Ilmiah adalah F.W. Taylor ( USA) dan H.Fayol (Perancis).

Mereka mencoba mengkaji/mempelajari gerak perusahaan serta mencoba mengubah

cara kerja dan cara berpikir di kalangan perusahan. Kalau semula secara tradisional

perusahaan digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan itu sendiri, maka F.W. Taylor

mengatakan tidak harus digerakkan dan dikendalikan oleh pemilik perusahaan (pemegang

saham), tetapi hendaknya dipimpin oleh orang-orang yang betul-betul mempunyai kecakapan

dan kemampuan serta pengalaman yang cukup. Maka F.W. Taylor mengubah cara kerja

dengan sistem gerak dan waktu (time and motion study). Ia membuat daftar catatan yang harus

dipergunakan oleh para pekerja, daftar catatan itu berisi tugas-tugas yang harus dikerjakan.

Standar Kompetensi Standar Kompetensi

Taruna mengetahui dan memahami tentang macam-macam manajemen:

manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis,

manajemen tradisional dan manajemen bapak.

Kompetensi Dasar

Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan : pengertian

manajemen ilmiah, manajemen sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis,

manajemen tradisional dan manajemen bapak.

Tujuan Mata Kuliah

Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil makna dan

dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang manajemen ilmiah, manajemen

sistematika, manajemen terbuka, manajemen demokratis, manajemen tradisional dan

manajemen bapak

67

Setiap gerak dalam proses produksi dicatat secara cermat gerak dan waktunya untuk

menyelesaikan pekerjaan.

B.Manajemen Sistematis

Manajemen Sitematis menunjukkan bahwa segala sesuatu diatur secara sistematis,

yaitu secara tertib, rapi dan teratur dengan tujuan untuk menghindarkan hal-hal yang tidak

dikehendaki. Dengan perkataan lain, sebelum usaha/kegiatan berjalan segala sesuatu harus

diperinci dengan sematang-matangnya. Sehingga saat kegiatan pelaksanaan dimulai sampai

dengan tujuan yang diinginkan berjalan lancer dan menjadi kenyataan.

Penerapan manajemen ini dapat dilihat pada operasi penerbangan, pelayaran dan

sektor perhubungan lainnya. Segala Sesuatu yang berkaitan dengan perjalanan telah

dipersiapkan dengan sangat terinci dan cermat untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan

selama perjalanan.

C.Manajemen Terbuka (Open Management)

Manajemen Terbuka sering menimbulkan salah pengertian, yang dimaksud dengan “

terbuka “ di sini adalah di mana pimpinan sebelum mengambil suatu keputusan terlebih dahulu

memberi kesempatan kepada staf dan bawahannya untuk memberikan saran-saran, ide-ide

atau pendapat-pendapat, namun keputusan tetap ditentukan oleh pimpinan. Kesempatan untuk

memberikan masukan-masukan kepada pimpinan dengan tujuan agar para staf atau bawahan

ikut serta memikirkan kesulitan-kesulitan yang dihadapi organisasi dan ikut serta pula

memecahkannya temasuk mengembangkan organisasi.

Ditinjau dari pengertian positip dimana segala sesuatu yang dilakukan oleh pimpinan

harus dikontrol oleh staf atau bawahannya, hal ini karena biasanya dalam setiap jabatan pasti

ada yang bersifat rahasia dan tidak boleh terbuka. Dengan sifat keterbukaan ini yaitu dengan

diberikan kesempatan untuk mengemukakan gagasan-gagasan, pendapat-pendapat atau

saran-saran dapat menimbulkan kegairahan, apalagi kalau gagasan-gagasan, pendapat-

pendapat atau saran-saran dapat diterima dan digunakan, maka yang mempunyai ide tersebut

akan merasa senang. Selain itu akan tibul suatu kompetisi yang sehat berlomba untuk

mengembangkan inisiatif dan daya kreasi.

D.Manajemen Demokratis

Yang dimaksud dengan demokratis di sini adalah mengarah ke demokrasi Pancasila,

yang termaktub dalam Preambule Undang-Undang Dasar 1945 dimana dalam Demokrasi

Pancasila disebutkan “Kerakyatan yang dipimpin oleh hikmat kebijaksanaan dalam

permusyawaratan/perwakilan” serta dengan mewujudkan keadilan sosial bagi rakyat Indonesia.

Jadi para staf dan bawahan bukan sekedar menyumbangkan pemikiran , prakarsa serta

68

petimbangan semata, tetapi ikut serta menentukan keputusan atas dasar musyawarah untuk

mupakat.

E. Manajemen tradisional.

Manajemen Tradisional adalah manajemen yang digunakan dengan sistem kerja dan

cara berpikir mengikuti cara-cara zaman dahulu dan bahkan sampai masa sekarang ini masih

ada yang menggunakannya. Manajemen tradisional biasanya digunakan turun temurun, tidak

ada kreasi, monoton dan tidak dinamis.

F. Manajemen Bapak

Dikatakan “manajemen bapak “, karena dalam setiap usaha/kegiatan dari organisasi

selalu mengikuti jejak bapak (pimpinan), apa yang dikatakan bapak itulah yang benar. Untuk

manajemen semacam ini terdapat aspek baik buruknya. Kebaikannya adalah kalau pemimipin

tetap pada proporsi yang sebenarnya dan berlaku objektif, pekerjaan dapat dilaksanakan

dengan cepat sesuai tujuan organisasinya. Keburukannya adalah kalau bapaknya berlaku tidak

baik, maka bawahannyapun akan berlaku seperti bapaknya, maka lambat laun

perusahaan/organisasinya akan hancur. Keburukan lainnya adalah kalau kalau bapaknya

sudah mampu memimpin dan diganti dengan bapak yang baru (tidak mengikuti cara lama) ,

maka akan mengalami hambatan dalam memimpin bawahannya.

69

MODUL 8

K E P E M I M P I N A N

A.Arti dan Pentingnya Kepemimpinan

A.1. Arti Kepemimpinan

Kerberhasilan dari suatu organisasi tergantung pada banyak faktor. Faktor yang penting

adalah dampak dari kepemimpinan dalam organisasi, karena seorang pemimpin harus

berperan sebagai organisator kelompoknya untuk mencapai tujuan yangtelahdigariskan

organisasi.

Kepemimpinan didefinisikan sebagai seni atau proses untuk mempengaruhi dan

mengarahkan serta menggerakkan orang lain agar mereka mau berusaha/bekerja untuk

mencapai tujuan yang hendak dicapai.

Dari berbagai studi tentang ciri-ciri kepemimpinan yang pernah dilakukan ditunjukkan

bahwa seorang pemimpin memiliki cirri fisik, intelegensi dan kepribadian yang lebih menonjol

dibandingkan dengan seorang yang bukan pemimpin. Pada umumnya fisik seorang pemimpin

lebih kuat, lebih tinggi besar, lebih percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias,

Standar Kompetensi

Taruna mengetahui dan memahami tentang: Kepemimpinan, arti kepemimpinan,

pentingnya kepemimpinan, gaya kepemimpinan, faktor-faktor yang mempengaruhi gaya

kepemimpinan dan arti motivasi

Kompetensi Dasar

Taruna mengetahui dan memahami serta mampu menjelaskan arti kepemimpinan

dan pentingnya kepemimpinan, menjelaskan gaya-gaya kepemimpinan dan factor-faktor

yang mempengaruhi gaya kepemimpinan serta menjelaskan arti motivasi

Tujuan Mata Kuliah

Setelah selesai mengikuti pendidikan, para lulusan dapat mengambil

makna dan dapat menerapkan serta membagi pengetahuan tentang kepemimpinan dan

pentingnya kepemimpinan, gya-gaya kepemimpinan dan faktor-faktor yang mempengaruhi

gaya kepemimpinan serta motivasi

70

mempunyai dorongan untuk berprestasi, mempunyai inisiatif, mampu bekerja sama dan

berhubungan dengan orang lain.

A.2. Pentingnya Kepemimpinan

Dari pengertian kepemimpinan tampak bahwa seorang pemimpin bertugas mendorong

bawahannya untuk bekerja guna mencapai tujuan. Jadi tugas kepemimpinan itu melibatkan

kemampuan seseorang untuk mempengaruhi orang.

A.3. Fungsi-fungsi Utama Pemimpin

Ada dua fungsi utama dari seorang pemimpin, yaitu : (1).Fungsi pemecahan masalah

dan (2). Fungsi Sosial

A.3.1. Fungsi pemecahan masalah

Fungsi ini berhubungan dengan tugas seorang pemimpin dengan pekerjaan yang

mencakup memberikan jalan keluar dari suatu masalah, memberikan pendapat dan inforamasi.

A.3.2. Fungsi Sosial

Fungsi social berhubungan dengan kehidupan kelompoknya yang mencakup

mendorong anggota kelompok untuk mencapai tujuan dan menjaga suasana kelompok.

B.Gaya-gaya Kepemimpinan

Menurut Stoner ada dua gaya kepemimpinan yang biasa digunakan oleh seorang

pemimpin dalam mengarahkan dan mempengaruhi bawahannya, yaitu :

B.1. Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas

Dalam gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin akan mengarahkan dan mengawasi

bawahannya agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan pemimpinnya. Kepemimpinan gaya

ini lebih mengutamakan keberhasilan dari pekerjaan yang hendak dicapai dari pada

perkembangan kemampuan bawahannya.

B.2. Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada pekerja.

Gaya kepemimpinan ini berusaha mendorong an memotivasi pekerjanya untuk bekerja

dengan baik. Para pekerja diikutsertakan dalam mengambil keputusan yang menyangkut tugas.

71

Dengan demikian hubungan pekerja dan atasannya dapat terjaga dengan baik, saling percaya

dan saling mempercayai.

Menurut Koontz, O’Donnell dan Weihrich, gaya kepemimpinan dapat digolongkan

berdasarkan cara pemimpin dengan menggunakan kekuasaannya, antara lain :

B.3. Otokratik, pemimpin dipandang sebagai orang yang memberi perintah dan yang dapat

menuntut, keputusan ada ditangan pemimpin.

B.4. Demokratik atau Partispatif, pemimpin dipandang sebagai orang yang tidak akan

melakukan suatu kegiatan tanpa mengkonsultasikan terlebih dahulu dengan bawahannya. Jadi

pemimpin mengikutsertakan pendapat bawahannya sebelum mengusulkan suatu kegiatan atau

keputusan.

B.5. Free Rein, mengemukakan bahwa pemimpin sebaiknya hanya menggunakan sedikit

kekuasan saja dan memberi banyak kebebasan pada bawahannya untuk menentukan tujuan

perusahaan dan cara untuk mencapainya. Pemimpin hanya berfungsi sebagai fasilitator melalui

pemberian informasi dan sebagai orang yang berhubungan dengan kelompok lain.

Seorang pemimpin yang efektif tidak ditentukan oleh gaya atau tipe kepemimpinan yang

digunakan dalam memimpin kelompok, tetapi tergantung pada cara menerapkan tipe/gaya

kepemimpinan tersebut pada situasi yang sesuai. Ada kemungkinan pemimpin akan menjadi

sangat otokratik pada situasi darurat. Dilain pihak seorang pemimpin lembaga penelitian akan

memberi kebebasan kepada peneliti-peneliti untuk melakukan eksperimen, tetapi mungkin agak

otokratik bila para peniltinya menggunakan bahan kimia secara sembarangan.

B.6. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Gaya Kepemimpinan

Robert Tannenbaun dan Warren H.Schmidt berpendapat bahwa faktor-faktor yang

mempengaruhi gaya kepemimpinan , antara lain :

B.6.1. Ciri Pemimipin, dapat dilihat dari latar belakang pendidikan, pengalaman masa lalunya,

nilai-nilai yang dipegangnya. Misalnya sorang pemimpin yakin bahwa kebutuhan-kebutuhan

organisasi adalah yang utama daripada kebutuhan-kebutuhan individu, akan sangat

mengarahkan kegiatan bawahannya.

B.6.2. Ciri Bawahan, Seorang pemimpin akan memberikan kebebasan atau mengikut

sertakan bawahannya dalam mengambil keputusan apabila bawahannya menpunyai

pengetahuan dan pengalaman cukup untuk mengatasi masalah secara efektif. Apabila

bawahan memahami seluruh tujuan organisasi, mempunyai pengetahuan dan pengalaman

untuk memecahkan masalah , maka pemimpin akan cenderung bersikap demokratik dan akan

72

mengikutsertakan bawahannya dalam memimpin. Tetapi apabila bawahan tidak mempunyai

kemampuan tersebut, maka pemimpin akan bergaya otoriter.

B.6.3. Ciri Organisasi, seorang pemimpin akan menentukan gaya kepemimpinannya

berdasarkan iklim organisasi, sikap pekerja organisasi.

Dari hasil studi Robert Tannenbaun dan Warren H.Schmidt, banyak peneliti yang berusaha

mencari faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas kepemimpinan, antara lain :

B.6.3.1. Diri Pemimpin, yaitu : Kepribadian, pengalaman masa lalu, latar belakang dan harapan

pemimpin sangat mempengaruhi efektivitas kepemimpinan di sampingmempengaruhi gaya

kepemimpinan yang dipilihnya.

B.6.3.2. Ciri Atasan Pemimipin, Gaya kepemimpinan dari atasan pemimpin sangat

mempengaruhi orientasi pemimpin

B.6.3.3 Ciri Bawahan, respon yang diberikan bawahan akan menenetukan efektivitas

kepemimpinan.ar belkang pendidikan bawahan sangat menetukan pula cara pemimpin

menentukan gaya kepeimipinannya.

B.6.3.4. Persyaratan tugas, Tuntutan tanggung jawab pekerjaan bawahan akan mempengaruhi

gaya kepemimpinan.

B.6.3.5. Iklim Organisasi dan Kebijakan, akan mempengaruhi harapan dan perilaku anggota

kelompok dan gaya kepemimpinan yang dipilih.

B.6.3.6. Perilaku dan Harapan Rekan Sekerja Pemimpin, Rekan sekerja yang setingkat

pemimpin merupakan acuan yang penting, segala pendapat yang diberikan oleh rekan-rekan

sangat menpengaruhi efektivitas hasil kerja pemimpin.

B.7. Kesimpulan dari urian di atas bahwa ada 3 unsur dalam situasi kerja yang

mempengaruhi gaya kepemimpinan, yaitu :

B.7.1. Hubungan antara pemimpin dan bawahan;

B.7.2. Struktur tugas;

B.7.3. Kedudukan kekuasan pemimpin.

73

C. M o t i v a s i

C.1. Arti Motivasi

Istilah motivasi mencakup dua pengertian :

C.1.1. Suatu aktivitas yang dilaksanakan para pimpinan

Memotivasi (to motivate) berarti tindakan dari seseorang yang ingin mempengaruhi

orang lain untuk berprilaku secara tertentu. Motivasi adalah aktivitas manajemen untuk

mempengaruhi bawahannya untuk bertindak secara organisatoris dengan cara tertentu untuk

menghasilkan hasil-hasil yang efektif

C.1.2. Dorongan psikis seseorang

Suatu dorongan psikis dari dalam diri seseorang yang menyebabkan ia berprilaku

secara tertentu, terutama di dalam suatu lingkungan pekerjaan. Namun motivasi bukan satu-

satunya yang berhubungan dengan prestasi, ada dua faktor yang menyebabkan yaitu

kemampuan dan persepsi tentang perannya.

C.2. Model-model Motivasi

C.2.1. Model Trasdisional

Model motivasi tradisonal, dipelopori okeh F. Taylor, mengemukakan bahwa aspek yang

penting dari tugas pimpinan adalah memastikan bahwa para pekerja menjalankan tugas

mereka dengan berulang-ulang dan membosankan dengan cara yang paling efisien. Dengan

menggunakansistem insetif , pimpinan dapat memotivasi bawahannya. Makin banyak yang

diproduksi makin besar penghasilannya. Dalam banyak situasi pendekatan ini efektif. Dengan

tercapainya efisiensi lebih seikit pekerja yang dibutuhkan untuk tugas tertentu, sesudah

beberapa lama berlangsung pimpinan mengurangi besarnya insentif, pemecatan menjadi biasa

dan para pekerja lebih mencari kemanan kerja dari pada sekedar peningkatan gaji yang sedikit

bersifat sementara.

C.2.1. Model Hubungan Manusia

Elton Mayo dan peniliti hubungan manusia lainnya menemukan bahwa kontak-kontak

sosial antara karyawan selama waktu kerja penting. Tugas yang membosankan dan berulang-

ulang dengan sendirinya mengurangi motivasi. Elton Mayo percaya bahwa pimpinan dapat

memotivasi bawahannya dengan memberikan kesempatan akan kebutuhan sosialnya itu,

karyawan mendapat kebebasan untuk mengambil keputusan dalam pekerjaan.

74

C.2.2. Model Sumber Daya Manusia

Perintis model sumber daya manusia adalah Mc Gregor dn Maslow, menurut kedua

ilmuwan tersebut banyak faktor untuk memotivasi karyawan, bukan hanya dengan uang,

keinginan atau kepuasan, tetapi juga kebutuhan akan pencapaian dan pekerjaan yang berarti,

dengan prestasi kerja yang baik karyawan telah memperolah kepuasan.

Karyawan lama diberikan tanggung jawab yang lebih besar untuk membuat keputusan

dalam menjalankan tugas mereka, pimpinan harus membagi tanggung jawab untuk mencapai

sasaran organisasi, masing-masing individu diberikan kontribusi atas dasar minat dan

kemampuannya.

75