Controlling (Pengontrolan)

Pengontrolan adalah secara langsung terkait kepada perencanaan. Proses pengontrolan dilakukan untuk memastikan bahwa rencana-rencana terlaksana sesuai dg sepantasnya. Dalam fungsi-fungsi manajemen pengontrolan adalah hubungan terakhir dalam rangkaian fungsi berbagai aktifitas manajemen.

Pengontrolan adalah proses memastikan bahwa standar-standar kinerja terbentuk, terkomunikasikan dan terlaksana.Pengontrolan yang efektif menggunakan beberapa mekanisme untuk memonitor berbagai aktifitas dan melakukan tindakan pengoreksian, bila perlu. Pengawas melakukan pengamatan apa yg terjadi dan membandingkan dg apa yg sepatutnya harus terjadi. Pengawas harus melakukan koreksi dengan berpedoman strandar kinerja.Pengontrolan yg efektif memungkinkan pengawas utk mengetahui sejauh mana penerapan suatu program berjalan dg baik

Proses pengontrolan adalah alur yg berlanjut antara pengukuran, pembandingan dan tindakan. Setidaknya ada empat langkah dalam proses pengontrolan yaitu:Langkah1. Menetapkan beberapa Standar Kinerja. Standar-standar diciptakan ketika tujuan-tujuan ditetapkan selama proses perencanaan. Sebuah standar adalah sebuah panduan yang dibuat sebagai dasar bagi pengukuran. Ini adalah praktis, pernyataan yg jelas (tegas) dari beberapa hasil yang diharapkan dari produk, layanan, mesin, individual atau unit organisasi. Ini biasanya diungkapkan secara angka-angka dan ditetapkan untuk mutu, kuantitas, dan waktu.

Langkah 2. Mengukur Keaktualan Kinerja (Actual Performance). Dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan maka para supervisor mengumpulkan data agar dapat mengukur keaktualan data tsb untuk menentukan penyimpangan dari standar. Data tertulis bisa berupa tentang waktu, produk, laporan pemeriksaan.

Langkah 3. Membandingkan Kinerja yang Terukur dengan Standar-standar yang telah ditetapkan. Lakukan perbandingan terhadap hasil-hasilnya dengan beberapa standar yang menentukan perbedaan. Beberapa perbedaan dapat diharapkan dalam semua aktifitas dan jarak dari perbedaan. Manajemen dengan pengecualian membiarkan tindakan-tindakan terus berlangsung selama mereka jatuh dalam batas kontrol yg telah ditentukan. Beberapa penyimpangan atau perbedaan yang melebihi batas akan memperingatkan supervisor tentang suatu masalah atau problem.

Langkah 4. Melakukan Tindakan Perbaikan (Koreksi). Supervisor harus menemukan penyebab penyimpangan dari standar yg telah ditetapkan. Kemudian mengambil tindakan utk menghapus dan mengurangi penyebab tsb. Jika sumber penyimpangan tsb dalam kinerja pekerjaan karena kurangnya aktifitas, maka supervisor harus segera mengembalikannya lagi pada jalurnya. Selain itu, supervisor dapat memilih utk mengambil tindakan koreksi dini yg akan menentukan bgmn dan kenapa kinerjanya menyimpang dan mengoreksi sumber dari penyimpangan. Tindakan pengoreksian secepatnya adalah lebih efisien, bagaimanapun tindakan pengoreksian dini lebih efektif.

Langkah 4. Melakukan Tindakan Perbaikan (Koreksi). Supervisor harus menemukan penyebab penyimpangan dari standar yg telah ditetapkan. Kemudian mengambil tindakan utk menghapus dan mengurangi penyebab tsb. Jika sumber penyimpangan tsb dalam kinerja pekerjaan karena kurangnya aktifitas, maka supervisor harus segera mengembalikannya lagi pada jalurnya. Selain itu, supervisor dapat memilih utk mengambil tindakan koreksi dini yg akan menentukan bgmn dan kenapa kinerjanya menyimpang dan mengoreksi sumber dari penyimpangan. Tindakan pengoreksian secepatnya adalah lebih efisien, bagaimanapun tindakan pengoreksian dini lebih efektif.

Jenis Pengontrolan dengan Pemberian Umpan terlebih dahulu (Feedforward controls) fokusnya pada tindakan-tindakan sebelum mereka memulai pekerjaan. Tujuannya adalah untuk mencegah masalah-masalah telah diperkirakan. Contoh dari pemberian umpan adalah pemeliharaan terjadwal pada mobil dan mesin. Pemeliharaan regular dengan diberitahukan terlebih dahulu adalah untuk menghindari masalah-masalah yang akan timbul. Contoh lainnya termasuk sistem keamanan, program-program pelatihan, dan penganggaran.

Jenis Pengontrolan yang berbarengan (Concurrent controls) menerapkan kepada proses-proses ketika hal tersebut terjadi. Jenis pengontrolan ini dilakukan ketika pekerjaan sedang dilakukan (dilakukannya secara berbarengan).Jenis Pengontrolan Umpan Balik (Feedback controls) fokusnya pada hasil-hasil dari pekerjaan. Para supervisor memberi petunjuk terhadap tindakan yang akan datang setelah memperoleh masukan. Contoh dari feedback controls mencakup pengontrolan (mingguan, bulanan, empat bulanan dan tahunan) laporan-laporan maka penyesuaiannya sangat cepat dapat dibuat..