MICROSOFT EXCEL 2007

Oleh :MARIA ETIK SULISTIYANI

www.amadeodevano.wordpress.com

2

• Microsoft Excel merupakan salah satu program lembar kerja (spreadsheet) berbasis windows

• Fungsi MS Excel : untuk pengolahan data tabel, laporan keuangan, penggajian (payroll), persediaan barang (inventori), grafik , dokumen, perhitungan rumus, kegiatan statistik, dsb

• Extensi program MS Excel 2007 : xlsx

3

Langkah mengaktifkan MS. Excel 2007

- Desktop :Klik icon Microsoft Excel 2007

- Start Menuklik tombol Start All Programs Microsoft Office 2007 Microsoft Office Excel 2007

Office Button

Office Button berisi perintah untuk mengoperasikan file seperti menyimpan, membuka, menutup dan mencetak

Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar perintah yang berisi tombol-tombol untuk mempercepat akses

Title Bar

Title Bar bar untuk menampilkan nama workbook yang sedang aktif

Minimize

Minimize meminimalkan ukuran jendela MS. Excel

Restore/Maximize

Restore mengembalikan besar layar pada kondisi terakhir yang sudah pernah ada sebelumnyaMaximize memaksimalkan ukuran jendela MSExcel

Close

Close menutup lembar kerja MS. excel

Ribbon

Ribbon fasilitas yang berisi content aplikasi pada MS. Excel

Name Box

Name Box kotak yang berisi referensi sel yang sedang aktif

````````````````````````````````````````````````` Tab Menu

Tab Menu bagian yang berbentuk tabulasi dan berisi serangkaian group yang memuat beberapa tombol perintah untuk mengoperasikan MS. Excel

Group

Group berisi sederet tombol perintah untuk menjalankan proses tertentu

Tombol Dialog

Tombol Dialog untuk membuka kotak dialog dengan perintah yang lebih lengkap dan kompleks

Formula Bar

Formula Bar baris yang memuat isi sel yang sedang aktif

Kolom

Kolom berisi nama kolomBanyak kolom pad MS Excel 2007 : A - XFD

Pointer

Pointer menunjukkan sel yang sedang aktifSel : perpotongan/pertemuan baris dan kolomRange :sekumpulan sel yang bersebelahan

Baris

Baris berisi nama barisJumlah baris di MS Excel 2007 : 1048576

Navigasi Sheet

Navigasi Sheet sederetan tombol perintah yang berfungsi untuk pindah antarsheet yang aktif

Tabulasi Sheet

Tabulasi Sheet menampung seluruh data dan formula yang akan digunakan sebagai sumber data pembentuk tabel atau laporan

Insert Worksheet

Insert Worksheet untuk menambah atau menyisipkan worksheet

Worksheet/Spreadsheet View Button

Worksheet/Spreadsheet View Button mengatur tampilan lembar kerja

Zoom

Zoom mengatur ukuran tampilan dokumen dalam lembar kerja

Scrollbar

Scrollbar untuk menggeser layar ke atas /ke bawah dan ke kiri / ke kanan

5

MENGIDENTIFIKASI MENU & IKON MS. EXCEL BESERTA FUNGSINYA

MENGIDENTIFIKASI MENU & IKON PADA OFFICE BUTTON

Membuka dokumen atau file baru/ lembar kerja baru

Membuka file dokumen yang telah ada atau telah tersimpan

Menyimpan perubahan file MS. Excel yang dilakukan

Mencetak dokumen atau fileMenyiapkan file /dokumen yang dibuka untuk didistribusikan dengan memberi properti, memeriksa meta dataa, mengenkripsi file,menambah tanda tangan digital, dsb

Menutup file yang sudah dibuka

Mengirim file yang dibuka lewat email maupu fax

Menyimpan teks dokumen dengan memberi nama file ke dalam beberapa format yang tersedia , juga dapat mengganti nama file lama dengan file baru

Mempublikasikan file yang dibuka pada web, blog, server manajemen file atau workspace pada jaringan

6

FUNGSI TAB PADA RIBBONSTANDARD TABS PADA RIBBON

CONTEXTUAL TABS PADA RIBBON1. Picture tools – Tab Format2. Chart Tools – Tab Design3. Chart Tools – tab Layout4. Chart Tools – tab Format5. SmartArt Tools _ Tab Design6. SmartArt Tools – tab Format7. Header & Footer – Tab Design

7

Standard Tabs pada Ribbon

A. TAB HOME1. Group Clipboard

Paste

Paste memunculkan suatu objek yang dikopi atau dipindahkan dari dokumen lain

Paste Special

Paste Special paste dengan kriteria tertentu yang dimanfaatkan untuk menyalin teks dengan berbagai fasilitas pilihan format hasil salinan

Paste as Hyperlink

Paste As hyperlink memunculkan objek dalam clipboard atau dokumen lain namun tetap ada hubungannya meski berada di tempat yang berbeda dan dapat dimanfaatkan untuk membuat link

Cut

Cut memotong suatu objek dan memasukkan atau memindahkan ke dalam clipboard atau dokumen lain

Copy

Copy menyalin atau mengkopi objek ke dalam dokumen lain

Format Painter

Format Painter mengkopi format dokumen yang sudah ada untuk ditempatkan di bagian lain atau dokumen lain (menyalin format objek)

FUNGSI :

8

2. Group Font Font Size

Font mengubah jenis Font

Font

Font Size mengubah ukuran Font

Grow Font

Grow Font memperbesar font

Shrink Font

Shirnk Font memperkecil Font

Bold

Bold memberi efek cetak tebal pada font

Italic

Italic memberi efek cetak miring pada font

Underline

Underline memberi efek garis bawah pada font

Highlight

Highlight memberi warna latar pada teks dengan warna yang highlight atau mencolok

Font Color

Font Color menentukan atau mengatur warna teks

Borders

Border memberi warna latar pada sel atau range yang dipilih

FUNGSI :

9

3. Group Alignment

Top align

Top Align mengatur perataan data sel pada posisi vertikal dengan rata atas

Middle

Middle mengatur perataan data sel pada posisi vertikal dengan rata tengah

Bottom Align

Bottom Align mengatur perataan data sel pada posisi vertikal dengan rata bawah

Align Text Left

Align Text Left mengatur perataan data sel pada posisi horisontal dengan rata kiri

Center

Center mengatur perataan data sel pada posisi horisontal dengan rata tengah

Align Text Right

Align Text Right mengatur perataan data sel pada posisi horisontal dengan rata kanan

Orientation

Orientation mengatur orientasi penulisan dalam sel

Wrap Text

Wrap Text melipat penulisan data teks dalam sel, biasanya untuk panjang teksyang melebihi ukuran lebar kolom

Merge & Center

Merge & Center menggabungkan beberapa sel menjadi sel tunggal dan meratakan data sel pada bagian tengah horisontal

Decrease Indent

Decrease indent mengurangi jarak indentasi

IncreaseIndent

Increase indent menambah jarak indentasi

FUNGSI :

10

4. Group Number

Number Format

Number Format memformat data-data bertipe angka

Accounting Number Format

Accounting Number Format memformat data numerik dengan format currency atau mata uang

Percent Style

Percent Style memformat data numerik dengan format persen

Comma Style

Comma Style memformat data numerik dengan format akutansi

Increase Decimal

Increase Decimal menambah jumlah digit angka desimal

Decrease Decimal

Decrease Decimal mengurangi jumlah digit angka desimal

FUNGSI :

11

5. Group Style

Conditional Formatting

Conditional Formatting memformat tabel-tabel data berdasarkan kriteria/kondisi khusus

Format as Table

Format as Table memformat data dalam suatu range dari beberapa sel menjadi format tabel

Cells Style

Cell Style memformat data dalam sel dan memiliki berbagai pilihan format

FUNGSI :

6. Group Cells

Insert cells

Insert Cells menyisipkan sel, baris, kolom dan sheet

Delete cells

Delete Cells menghapus sel, baris, kolom dan sheet

Format

Format memformat atau mengatur tinggi baris dan lebar kolom hingga menyembunyikan baris dan kolom

12

FUNGSI :

13

7. Group Editing

Autosum

Autosum menjumlahkan data dalam suatu range sel yang telah ditentukan

Fill

Fill membuat deret data suatu range, menyalin isi data suatu sel atau range

Clear

Clear menghapus data dalam sel atau range yang dipilih, seperti isi, format, dan komentar sel

Sort and Filter

Sort and Filter mengurutkan data dari yang terkecil hingga terbesar begitu juga sebaliknya

Find and Select

Find and select mencari dan mengganti data secara otomatis

FUNGSI :

14

B. TAB INSERT

Group table Menyisipkan pivotable untuk data-data tabel yang kompleks dan membuat tabel untuk mengatur dan menganalisis data

Group Illustrations Menyisipkan gambar, clipart, bentuk-bentuk bangun dan smartart grafik

Group ChartsMenyisipkan grafik dalam berbagai bentuk ke dalam dokumen data

Group Links Membuat hyperlink,misal menghubungkan data dengan web atau program tertentu

Group TextMenyisipkan kotak teks, header and footer, wordart, tanda tangan, objek, dan simbol

FUNGSI :

15

C. TAB PAGE LAYOUT

1. Group Themes

Group themes berfungsi untuk mengatur atau mengubah desain dokumen yang sedang dikerjakan seperti warna (colors), jenis huruf (font), dan efek (effects) sehingga tampilan dokumen lebih menarik

FUNGSI :

16

2. Group Page Setup

Margins

Margins mengatur ukuran margin suatu dokumen, yaitu jarak tulisan terhadap tepi kertas

Orientation

Orientation mengatur orientasi pencetakan dokumen (portrait / landscape)

Size

Size mengatur atau menentukan ukuran kertas

Print Area

Print Area menentukan area cetak pada dokumen atau mencetak range yang diblok saja

Breaks

Breaks membagi dokumen menjadi beberapa bagian atau memisahkan halaman sheet dokumen

Background

Background memberi gambar latar pada lembar kerja

Print Title

Print Title untuk menentuikan range kolom atau baris yang akan dicetak berulang

FUNGSI :

17

3. Group Scale to Fit

Width

Width untuk mengatur agar ukuran lebar dokumen disesuaikan dengan ukuran lebar kertas

Height

Height untuk mengatur agar ukuran lebar dokumen disesuaikan dengan ukuran tinggi kertas

Scale

Scale menentukan nilai persen untuk memperkecil dan memperbesar ukuran dokumen saat dicetak

FUNGSI :

18

4. Group Sheet Options

Group sheet option berfungsi untuk menampilkan garis kisi-kisi sel (gridlines) antara row (baris) dan column (kolom) serta menampilkan heading (bingkai lembar kerja berupa nomor baris dan kolom) dari row dan column tersebut Jika pilihan Print ikut ditandai maka garis-garis dan heading tersebut akan tercetak

FUNGSI :

19

5. Group Arrange

Bring to Front

Bring to front memindah objek terpilih ke urutan paling depan

Send to back

Send To back memindah urutan objek terpilih ke urutan paling belakang

Selection Pane

Selection Pane menampilkan jendela task pane selection and visibility yang digunakan untuk menyeleksi suatu objek gambar untuk ditampilkan atau disembunyikan

Align

Align mengatur perataan objek dengan posisi rata kiri, kanan, tengah, atas, dan bawah

Group

Group mengelompokkan beberapa objek atau gambar dalam satu kelompok sehingga menjadi satu objek

Rotate

Rotate memutar dan membalikkan posisi objek yang sudah dipilih, dapat ke arah kanan, kiri dan sebagainya

FUNGSI :

20

C. TAB FORMULA

1. Group Function Library

Insert Function

Insert function menampilkan kotak dialog insert function yang digunakan untuk menyisipkan fungsi/ rumus tertentu

Autosum

Autosum untuk menjumlahkan data-data dalam suatu range tertentu secara otomatis, menghitung rata –rata data, banyak data, data tertinggi, data terendah dan fungsi lainnya

Recently Used

Recently used untuk memasukkan rumus-rumus dari fungsi yang pernah digunakan

Financial

Financial untuk memasukkan rumus-rumus dari fungsi yang berkaitan dengan keuangan

Logical

Logical untuk membuat fungsi-fungsi dari fungsi logika

Text

Text untuk membuat fungsi-fungsi dari fungsi text

Date & Time

Date & time untuk membuat fungsi-fungsi yang berkaitan dengan waktu dan tanggal

Lookup & Reference

Lookup & reference untuk membuat fungsi-fungsi dari fungsi pembacaan tabel

Math & Trig

Math & trig untuk membuat fungsi-fungsi dari fungsi matematika dan trigonometri

More Function

More Function untuk membuat fungsi-fungsi yang lain seperti fungsi statistik, engineering atau teknik, fungsi informasi dan lain-lain

FUNGSI :

21

2. Group Defined Names

Name Manager

Name manager untuk membuat, mengedit/memperbaiki, menghapus, dan mencari semua nama sel atau range yang digunakan dalam workbook. Nama ini bisa digunakan dalam membuat suatu rumus atau formula

Define Name

Define Name untuk membuat penamaan sel atau range yang telah dipilih dan akan digunakan dalam rumus /formula

Use in Formula

Use in Formula untuk menyisipkan nama sel atau range dalam suatu rumus/formula. Nama sel atau range ini digunakan sebagai pengganti alamat sel atau range dalam penulisan rumus dan fungsi

Create from selection

Create from selection untuk membuat nama dari serangkaian sel baik kolom maupun baris secara otomatis

FUNGSI :

22

3. Group Formula Auditing

Trace Precedents

Trace Precedents untuk menampilkan tanda panah yang mengarah ke satu sel hasil perhitungan suatu rumus atau fungsi dari kelompok sel

FUNGSI :

Trace Dependents

Trace Dependent untuk menampilkan tanda panah dari suatu kelompok sel yang mengarah ke suatu sel yang berisi hasil perhitungan dari suatu rumus fungsi

Remove Arrows

Remove Arrows untuk menghapus tanda panah yang ditampilkan oleh trace precedents dan trace dependents

Show Formulas

Show Formulas untuk menampilkan rumus dari suatu sel hasil perhitungan

Error Checking

Error Checking untuk memeriksa kesalahan suatu rumus

Evaluate Formula

Evaluate Formula untuk mengevaluasi rumus/formula yang digunakan

Watch windows

Watch Window untuk menampilkan jendela watch window, yang digunakan untuk memonitor atau mengamati beberapa sel sekaligus meskipun sedang bekerja pada lembar kerja atau buku kerja yang berbeda

23

3. Group Formula Auditing

FUNGSI :

Calculation Option

Calculation Options untuk memilih formula yang akan dikalkulasi atau dihitung

Calculation Now

Calculate Now untuk mengkalkulasi atau menghitung serangkaian data pada workbook yang sedang dikerjakan. Tombol ini akan dapat digunakan jika perhitungan otomatis tidak aktif.

Calculation sheet

Calculate Sheet untuk mengkalkulasi atau menghitung serangkaian data pada sheet yang sedang dikerjakan. Tombol ini akan dapat digunakan jika perhitungan otomatis tidak aktif

24

D. TAB DATA

1. Group Get External Data

FUNGSI :

From Access

From Access untuk mengambil atau mengimpor data dari program access

From Web

From Web untuk mengambil atau mengimpor data dari halaman web

From Text

From Text untuk mengambil atau mengimpor teks dari file lain

From Other Sources

From other sources untuk mengambil atau mengimpor data dari sumber lainnya

Exiting Connections

Exiting Connections untuk mengambil atau mengimpor data dari koneksi data yang sedang dijalankan atau yang pernah dilakukan

25

2. Group Connections

FUNGSI :Group connections berfungsi untuk memperbarui hubungan data antarworkbook sehingga data yang sudah dikoneksi terlebih dahulu akan selalu update jika data dari sumber lain tersebut diperbarui

26

3. Group Sort & Filter

FUNGSI :

Sort A to Z

Sort A to Z mengurutkan data dari nilai terkecil hingga terbesar

Sort Z to A

Sort Z to A mengurutkan data dari nilai terbesar hingga terkecil

Sort

Sort mengurutkan data dengan kriteria tertentu

Filter

Filter menyaring data untuk mencari data tertentu

27

FUNGSI :

4. Group Data Tools

Text to Columns

Text to Columns untuk memisahkan sel menjadi dua kolom, misalnya memisahkan sel yang mempunyai nama terdiri dari dua kata sehingga menjadi dua sel dengan nama yang diambil dari nama pertama dan kedua

Remove Duplicates

Remove Duplicates untuk membatalkan duplikasi baris dalam suatu sheet

Data Validation

Data Validation untuk melakukan validasi data yang sedang dikerjakan agar data-data yang akan dimasukkan dapat dikontrol

Consolidate

Consolidate untuk menggabungkan beberapa range menjadi satu range

What-is analysis

What is analysis untuk menganalisis atau mencoba beragam nilai untuk formula yang terdapat dalam sheet

28

5. Group Outline

FUNGSI :

Group

Group menggabungkan suatu range menjadi satu sel yang sama

Ungroup

Ungroup memisahkan kembali sel yang sama

Subtotal

Subtotal menjumlahkan data-data dari beberapa baris yang berhubungan secara otomatis dan menyisipkan hasilnya dalam suatu sel yang dipilih

29

E. TAB REVIEW

1. Group Proofing

FUNGSI :

Spelling

Spelling untuk mengontrol spelling atau ejaan dalam data

Research

Research mencari data dari berbagai sumber data

Theasaurus

Theasaurus mencari arti kata dalam kamus

Translate

Translate menerjemahkan kalimat terpilih

30

2. Group Comments

FUNGSI :

Group comment berfungsi menyisipkan komentar atau catatan pada suatu sel.Komentar dapat berupa pertanyaan, dan catatan

31

3. Group Changes

FUNGSI :Group changes berfugnsi untuk memproteksi, atau melindungi data yang dibuat, baik dalam sheet maupun workbook, menelusuri perubahan yang terjadi pada file buku kerja, membagi file workbook untuk digunakan secara bersama-sama dalam suatu kelompok atau organisasi, bahkan setiap orang yang mengakses file dapat melakukan pengeditan atau penyutingan dan perbaikan terhadap file tersebut

32

F. TAB VIEW

1. Group Workbook Views

Normal

Normal untuk menampilkan dokumen dalam tampilan normal

FUNGSI :

Page Layout

Page Layout untuk menampilkan dokumen seperti yang akan tercetak nantinya

Page Layout

Page Break Preview untuk menampilkan preview potongan halaman jika dokumen dicetak

Custom Views

Custom View untuk menampilkan dokumen dalam satu layar penuh

33

2. Group Show/Hide

FUNGSI :

Ruler

Ruler untuk menampilkan atau menyembunyikan penggaris

Gridlines

Gridlines untuk menampilkan atau menyembunyikan garis bantu pembatas setiap kolom dan baris

Message bar

Message Bar untuk membuka message bar yang berfungsi untuk melengkapi tindakan-tindakan yang diperlukan dalam dokumen

Formula bar

Formula bar untuk menampilkan dan menyembunyikan formula bar

Headings

Headings untuk menampilkan atau menyembunyikan kepala kolom dan baris

34

FUNGSI :

Zoom

Zoom memperbesar dan memperkecil tampilan dokumen

100%

100% untuk menampilkan dokumen sesuai ukuran aslinya

Zoom to Selection

Zoom to Selection untuk memperbesar tampilan lembar kerja sehingga range yang dipilih memenuhi tampilan jendela

3. Group Zoom

35

3. Group Window

FUNGSI :

New Window

New Window untuk membuka jendela baru untuk menampilkan dokumen yang sedang dibuka

Arrange all

Arrange all untuk menampilkan semua program terbuka dalam satu layar

Freeze Pane

Freeze Pane untuk membuat sebagian lembar kerja tetap terlihat sementara sebagian lain lagi digulung

Split

Split untuk memecah tampilan jendela lembar kerja menjadi beberapa bagian yang dapat diatur besarnya

Hide

Hide untuk menyembunyikan jendela lembar kerja

unhide

Unhide untuk menampilkan kembali jendela lembar kerja

View Side by Side

View Side by Side untuk menampilkan dua lembar kerja secara berdampingan

Synchronous scrolling

Synchronous scrolling untuk menyelaraskan penggulungan dua dokumen sehingga tergulung bersama-sama

Reset windows position

Reset windows position untuk mereset posisi jendela dokumen yang tampil secara side by side, sehingga keduanya tampil dengan tampilan yang sama pada layar

Save Workspace

Save Workspace untuk menyimpan susunan semua jendela saat ini sebagai sebuah workspace untuk ditampilkan kembali di kemudian waktu

Switch Windows

Switch Windows untuk berpindah ke jendela Excel lainnya yang sedang terbuka

36

4. Group Macros

FUNGSI :

Group macros berfungsi untuk merekam atau mengatur makro

37

Tugas Kelompok

Buat 4 kelompok @6 orang

Carilah fungsi contextual tab ribbon berikut ini :

1. Picture Tools Tab Format dan WordArt Tools Tab Format

2. Chart Tools Tab Design dan Chart tools Tab Format

3. Chart Tools Tab layout dan Header & Footer tab Design

4. Smart Art Tools tab Format dan smartArt tools tab design