PERENCANAAN DAN MERANCANG PROGRAM

A. Perencanaan strategisB. Memilih tujuanC. Menentukan sasaranD. Merancang Program :1. Mengidentifikasi dan

memilih alternatif program

2. Membuat konsep tentang program

3. Mengembangkan rencana penerapan program

4. Melaksanakan program

E. Mengembangkan rencana evaluasi program

Memilih TujuanMemilih Tujuan

Perencanaan strategis difokuskan pada Perencanaan strategis difokuskan pada organisasi secara keseluruhan organisasi secara keseluruhan sedangkan perencanaan operasional sedangkan perencanaan operasional difokuskan pada program individual.difokuskan pada program individual.

Inti dari proses perencanaan adalah Inti dari proses perencanaan adalah memilih tujuan dari program yang akan memilih tujuan dari program yang akan dilaksanakan. dilaksanakan.

Proses perencanaan HSO harus dibuat Proses perencanaan HSO harus dibuat lebih efektif dengan menentukan tujuan lebih efektif dengan menentukan tujuan yang didasari pada tanggung jawabnya yang didasari pada tanggung jawabnya terhadap harapan stakeholders dan terhadap harapan stakeholders dan kemampuannya untuk menterjemahkan kemampuannya untuk menterjemahkan dalam sasaran yang dapat diukur.dalam sasaran yang dapat diukur.

Adapun fungsi tujuan dalam proses Adapun fungsi tujuan dalam proses perencanaan adalah untuk menjadi dasar perencanaan adalah untuk menjadi dasar bagi setiap keputusan yang berkaitan bagi setiap keputusan yang berkaitan dengan program dan pelayanan. Jika dengan program dan pelayanan. Jika tujuan jelas maka sasaran akan mudah tujuan jelas maka sasaran akan mudah ditentukan ditentukan

Menentukan sasaranMenentukan sasaran

Sasaran lebih spesifik daripada tujuan dan Sasaran lebih spesifik daripada tujuan dan dapat diukur dan diarahkan untuk dapat diukur dan diarahkan untuk mencapai tujuan tertentu sehingga jika mencapai tujuan tertentu sehingga jika seluruh sasaran telah tercapai maka seluruh sasaran telah tercapai maka dengan sendirinya tujuan juga telah dengan sendirinya tujuan juga telah tercapai. tercapai.

Sasaran dapat dikelompokkan :Sasaran dapat dikelompokkan :

1. Sasaran organisasional (Organizational 1. Sasaran organisasional (Organizational objectives) yang berkaitan dengan target untuk objectives) yang berkaitan dengan target untuk pengembangan atau perbaikan organisasi.pengembangan atau perbaikan organisasi.

2. Sasaran aktivitas (activity objectives) 2. Sasaran aktivitas (activity objectives) berkaitan dengan aktivitas-aktivitas program berkaitan dengan aktivitas-aktivitas program yg akan dilaksanakan dan atau jml dan jenis2 yg akan dilaksanakan dan atau jml dan jenis2 pelayanan yg akan diberikan pelayanan yg akan diberikan

3. Sasaran hasil (outcome objectives) yang 3. Sasaran hasil (outcome objectives) yang merujuk pada dampak yang diharapkan merujuk pada dampak yang diharapkan terhadap sasaran pelayanan.terhadap sasaran pelayanan.

Sasaran hasil akan memperlihatkan kaitan Sasaran hasil akan memperlihatkan kaitan antara upaya-upaya program dengan hasil antara upaya-upaya program dengan hasil dari program dan yang berarti mengukur dari program dan yang berarti mengukur efektivitas program.efektivitas program.

Ciri-ciri sasaran hasil :Ciri-ciri sasaran hasil :

1. Behavioral : jelas, konkrit, khas & operasional

2. Measurable : merupakan subyek untuk verifikasi yang dapat dilihat

3. Realistic : tidak ditentukan terlalu tinggi dan mampu untuk dicapai dengan sumber-sumber yang tersedia

4. Worthwile : tidak ditentukan terlalu rendah atau sedang sehingga menjadi tidak berarti

5. Adequate : secara substansi dapat menterjemahkan misi dan relevan dengan kebutuhan serta keinginan yang nyata.

Sasaran hasil juga harus dapat Sasaran hasil juga harus dapat menjawab pertanyaan berikut :menjawab pertanyaan berikut :

1. Apa hasil yang diinginkan ? Perilaku, 1. Apa hasil yang diinginkan ? Perilaku, kondisi atau sifat2 apa yg diharapkan kondisi atau sifat2 apa yg diharapkan untuk berubah sebagai hasil dari upaya untuk berubah sebagai hasil dari upaya program ?program ?

2. Siapa sasaran dari upaya2 program ? 2. Siapa sasaran dari upaya2 program ? Siapa yg diharapkan untuk berubah Siapa yg diharapkan untuk berubah sebagai hasil dari program intervensi ?sebagai hasil dari program intervensi ?

3. Berapa banyak klien yangdiharapkan 3. Berapa banyak klien yangdiharapkan akan mencapai hasil yang diinginkan ? akan mencapai hasil yang diinginkan ?

4. Kapan hasil tersebut ingin 4. Kapan hasil tersebut ingin dicapai ? Pada akhir tahun dicapai ? Pada akhir tahun pelaksanaan program atau setelah pelaksanaan program atau setelah 3 kali konseling3 kali konseling

Merancang programMerancang program

1.1. Mengidentifikasi dan memilih Mengidentifikasi dan memilih alternatif programalternatif program

2.2. Membuat konsep tentang programMembuat konsep tentang program

3.3. Mengembangkan rencana Mengembangkan rencana penerapanpenerapan

4.4. Melaksanakan programMelaksanakan program

Mengidentifikasi dan Mengidentifikasi dan memilih alternatif memilih alternatif programprogramDalam melakukan identifikasi dapat Dalam melakukan identifikasi dapat

digunakan “digunakan “Logic model”Logic model” untuk membantu untuk membantu merumuskan secara jelas kegiatan-merumuskan secara jelas kegiatan-kegiatan pelayanan apa yang diinginkan kegiatan pelayanan apa yang diinginkan untuk dapat mengatasi masalah tertentu untuk dapat mengatasi masalah tertentu dan mencapai hasil yang diinginkan.dan mencapai hasil yang diinginkan.

Poertner menggunakan istilah “Poertner menggunakan istilah “theory of theory of helping” helping” untuk menekankan bahwa setiap untuk menekankan bahwa setiap metode yang digunakan haruslah metode yang digunakan haruslah didasarkan pada teori dan bahkan idealnya didasarkan pada teori dan bahkan idealnya telah mempunyai bukti2 efektivitas dalam telah mempunyai bukti2 efektivitas dalam btk hasil-hasil penelitian atau pilot project.btk hasil-hasil penelitian atau pilot project.

Secara mendasar “Secara mendasar “theory of helpingtheory of helping” ” melihat pada apa harapan klien dan staf melihat pada apa harapan klien dan staf dalam mencapai tujuan dan sasaran dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya.yang telah ditentukan sebelumnya.

Setiap metode pelayanan haruslah Setiap metode pelayanan haruslah dijelaskan dan dikritisi dengan dijelaskan dan dikritisi dengan menggunakan “menggunakan “logic modellogic model” untuk ” untuk menjamin bahwa metode yang dipilih menjamin bahwa metode yang dipilih memang mempunyai prospek memang mempunyai prospek keberhasilankeberhasilan

Logic model meliputi :Logic model meliputi :1.1. Problem/need : situasi yang ada sekarang, apa yg ingin Problem/need : situasi yang ada sekarang, apa yg ingin

dirubah, “dirubah, “what iswhat is””2.2. Goal : keadaaan yang ingin dicapai “Goal : keadaaan yang ingin dicapai “what should be?what should be?3.3. Objectives :Objectives : tujuan kecil yang mengarah pada pencapaian tujuan kecil yang mengarah pada pencapaian

tujuantujuan4.4. Inputs : sumber-sumber (konkrit dan dapat dilihat) yg Inputs : sumber-sumber (konkrit dan dapat dilihat) yg

diinginkan utk mencapai sasarandiinginkan utk mencapai sasaran5.5. Methods : pelayanan2 dan aktivitas2 yg menempatkan Methods : pelayanan2 dan aktivitas2 yg menempatkan

sumber-sumber ke dalam pelaksanaan sumber-sumber ke dalam pelaksanaan 6.6. Result : pengaruh jangka pendek dari penerapan input Result : pengaruh jangka pendek dari penerapan input

dan metodedan metode7.7. Outcomes: pengaruh jangka panjang dari penerapan Outcomes: pengaruh jangka panjang dari penerapan

input dan metodeinput dan metode

Pemilihan alternatif dapat dimulai dengan melakukan model tukar pikiran diantara staf mengenai metode baik yang mereka pahami berdasarkan pengalaman, dari lembaga lain atau dari literature mengenai HSO. Disamping juga dapat diperoleh dari presentasi para profesional dalam konfrensi, artikel-artikel dalam newsletter para profesional, laporan2 pemerintah dan terbitan2 akademisi.

Melalui analisis yang kritis maka suatu metode dipilih bukan karena populer atau tidak dikenal tapi karena memenuhi kriteria yg telah ditentukan oleh pembuat kebijakan, pemberi pelayanan, administrator dan konsumer.

Pada dasarnya setiap alternatif haruslah melalui sejumlah test dengan mengajukan pertanyaan berikut :

1. Apakah pelayanan ini sesuai dengan tujuan dan prioritas program lembaga ?

2. Apakah ada dokumen mengenai keberhasilan dari model tersebut ?

3. Apakah tersedia sumber-sumber yang cukup untuk memberikan pelayanan ?

4. Apakah pelayanan tersebut dapat diterima oleh anggota masyarakat dan konsumer ?

5. Apakah pelayanan tersebut dapat diberikan oleh pemberi pelayanan yang ada ?

6. Apakah pelayanan itu menghadapi batasan-batasan kebijakan dimana lembaga atau program itu harus dilaksanakan ?

7. Apakah keuntungan yang akan diperoleh dari pelayanan itu lebih besar daripada biaya yang diperkirakan ?

8. Dapatkah kita mengembangkan rencana pelaksanaan ?

9. Apakah ada resiko-resiko dalam melaksanakan pelayanan ?

Membuat konsep tentang programMembuat konsep tentang program

Seluruh kegiatan organisasi dilaksanakan melalui program-program atau pelayanan-pelayanan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Namun setiap program juga mempunyai tujuan dan sasaran yang akan mengarah pada pencapaian misi organisasi.

Setiap program memiliki sumber-sumber yang telah dialokasikan oleh organisasi. Dengan demikian apabila suatu program telah dipilih maka haruslah dirancang sesuai dgn kebutuhan, tujuan & sasaran.

Kettner dan Daley mengungkapkan bahwa :

“ merancang program merujuk pada cara dimana suatu program dikonseptualisasikan dan unsur-unsurnya disusun dalam upaya mencapai sasaran. Ini meliputi 2 tahap yaitu (1) membuat hipotesa yg eksplisit dari suatu program dan konteks teoritisnya

(2) menguji dan merumuskan setiap unsur-unsur tadi yg harus mengarah pada program yang efektif

Unsur-unsur suatu programUnsur-unsur suatu program

1.1. Inputs : bahan mentah dan sumber2 yang Inputs : bahan mentah dan sumber2 yang mencakup klien, staf, fasilitas dan peralatanmencakup klien, staf, fasilitas dan peralatan

2.2. Throughput : pemberian pelayanan atau Throughput : pemberian pelayanan atau proses pengubahan atau bagaimana proses pengubahan atau bagaimana merubah kondisi klien yang mencakup merubah kondisi klien yang mencakup rumusan tentang pelayanan dan tugas2 rumusan tentang pelayanan dan tugas2 serta metode intervensi (tehnologi yang serta metode intervensi (tehnologi yang digunakan dan cara2 pemberian pelayanan)digunakan dan cara2 pemberian pelayanan)

3.3. Output : hasil spt unit2 pelayanan yang Output : hasil spt unit2 pelayanan yang disediakandisediakan

4.4. Outcome : perubahan2 yg nyata dlm Outcome : perubahan2 yg nyata dlm kualitas kehidupan klien.kualitas kehidupan klien.

Contoh :Contoh :Hipotesa : Gelanggang remaja adalah pusat Hipotesa : Gelanggang remaja adalah pusat

untuk mengurangi pengangguran remajauntuk mengurangi pengangguran remajaInput: remaja pengangguran, staf lembaga & Input: remaja pengangguran, staf lembaga &

fasilitasfasilitasThroughput: mencakup teori2 pemberian Throughput: mencakup teori2 pemberian

pelayanan (mis job training, interview training pelayanan (mis job training, interview training dll) atau aktivitas2 yg menjadi bagian dari dll) atau aktivitas2 yg menjadi bagian dari pemberian pelayananpemberian pelayanan

Output : remaja dgn pengetahuan & ketrampilan Output : remaja dgn pengetahuan & ketrampilan baru yg berkaitan dgn kesempatan kerjabaru yg berkaitan dgn kesempatan kerja

Outcome:remaja yg telah bekerja & pada tkt Outcome:remaja yg telah bekerja & pada tkt makro angka pengangguran menurun pada makro angka pengangguran menurun pada populasi targetpopulasi target

Mengembangkan rencana Mengembangkan rencana penerapanpenerapan

Menurut Young dalam rencana ini harus mencakup :Menurut Young dalam rencana ini harus mencakup :

1.1. Aktivitas2 utama yg diperlukan utk menjalankan Aktivitas2 utama yg diperlukan utk menjalankan metode yg telah dipilihmetode yg telah dipilih

2.2. Siapa yg bertanggung jawab utk melaksanakan Siapa yg bertanggung jawab utk melaksanakan setiap aktivitassetiap aktivitas

3.3. Waktu pelaksanaan (tgl mulai & tgl berakhir)Waktu pelaksanaan (tgl mulai & tgl berakhir)

4.4. Sumber-sumber yg dibutuhkan utk Sumber-sumber yg dibutuhkan utk melaksanakan setiap aktivitas.melaksanakan setiap aktivitas.

Ch Rencana penerapan dari Proyek Ch Rencana penerapan dari Proyek Konseling karir dari Gelanggang Konseling karir dari Gelanggang

RemajaRemajaAktivitasAktivitas PenangPenang

gung gung jawabjawab

MingguMinggu

11 22 33 44 55 66 77 88

Rekruitment/Rekruitment/wwcr konselorwwcr konselor

Direktur Direktur pelatihapelatihann

Meranc.Meranc.

prog. prog. pelatihanpelatihan

Direktur Direktur PelatihaPelatihann

Memilih Memilih konselorkonselor

Direktur Direktur PelatihaPelatihan n

Melatih Melatih konselorkonselor

Direktur PelatihanDirektur Pelatihan

Rekruitmen Rekruitmen dan wwcr dan wwcr klienklien

Dirwktur Dirwktur pelayanan pelayanan msyarakatmsyarakat

Melakukan Melakukan orientasi orientasi klienklien

Direktur Pelayanan Direktur Pelayanan masyarakat masyarakat

Mengamati Mengamati klienklien

Direktur Pelayanan Direktur Pelayanan Masyarak Masyarak

Memulai Memulai program program konselingkonseling

Dirwktur/konselorDirwktur/konselor

Jika perencanaan lebih kompleks maka Jika perencanaan lebih kompleks maka diperlukan pendekatan khusus misalkan diperlukan pendekatan khusus misalkan Program Evaluation and Review Program Evaluation and Review Technique (PERT)Technique (PERT)

AA CC

XX BB DD

YY

EE FF GG

X : Proyek startX : Proyek startA : Rekruitmen konselorA : Rekruitmen konselorB : Merancang program pelatihanB : Merancang program pelatihanC : Pemilihan konselorC : Pemilihan konselorD : Pelatihan konselorD : Pelatihan konselorE : Rekruimen klienE : Rekruimen klienF : Orientasi klienF : Orientasi klienG : Pengamatan terhadap klienG : Pengamatan terhadap klienY : Program konseling dimulaiY : Program konseling dimulaiTe = waktu yg dibutuhkan utk aktivitas dlm Te = waktu yg dibutuhkan utk aktivitas dlm

minggumingguAngka diatas setiap kegiatan=waktu sebelumnya Angka diatas setiap kegiatan=waktu sebelumnya

yg dibutuhkan, total dalam minggu yg dibutuhkan, total dalam minggu

Melaksanakan programDilaksanakan sesuai dengan

rancangan yang telah dibuat

Mengembangkan Mengembangkan rencana evaluasirencana evaluasiPada saat rencana dilaksanakan mak hrs Pada saat rencana dilaksanakan mak hrs

juga dibuat metode yg akan digunakan juga dibuat metode yg akan digunakan utk mengevaluasi keberhasilan utk mengevaluasi keberhasilan pelayanan. Sasaran yg telah ditentukan pelayanan. Sasaran yg telah ditentukan merupakan dasar utk mengevaluasi merupakan dasar utk mengevaluasi hasil dr program.hasil dr program.

Salah satu cara utuk menjamin bhw Salah satu cara utuk menjamin bhw program akan mudah dievaluasi adalah program akan mudah dievaluasi adalah dengan melakukan “evaluability dengan melakukan “evaluability assessment” yg meninjau kembali assessment” yg meninjau kembali model program utk melihat apakah ada model program utk melihat apakah ada unsur2 yg diperlukan utk evaluasi. unsur2 yg diperlukan utk evaluasi.

Tugas utama dari “evaluability assessment” Tugas utama dari “evaluability assessment” adalah untuk menentukan apakah suatu adalah untuk menentukan apakah suatu sasaran program telah dikonseptulaisasikan sasaran program telah dikonseptulaisasikan dan dioperasionalisasikan dlm cara yg dan dioperasionalisasikan dlm cara yg memungkinkan utk melakukan evaluasi yg memungkinkan utk melakukan evaluasi yg berarti. Sistem informasi yg mencakup berarti. Sistem informasi yg mencakup semua dkomen yg relevan spt karakteristik semua dkomen yg relevan spt karakteristik klien, hasil & proses pelayanan yg klien, hasil & proses pelayanan yg dibutuhkan.dibutuhkan.

Dengan mempertimbangkan evaluasi dalam Dengan mempertimbangkan evaluasi dalam proses perencanaan dapat mengurangi proses perencanaan dapat mengurangi masalah-masalah yg muncul berkaitan masalah-masalah yg muncul berkaitan dengan HSO. dengan HSO.