menyusun rencana pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa

Menyusun Rencana Pengelolaan Kontrak

Pengadaan Barang/Jasa

Unit Kompetensi 19

Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa

Jenjang Muda

Unit Kompetensi 05 – Menyusun Harga Perkiraan Sendiri

Penulis Burhanudin

Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP

Tanggal 31 Januari 2016 Versi 2

Informasi Umum

UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J

Mampu melakukan proses pengidentifikasian titik kritis

dalam pelaksanaan kontrak PBJ dan penyusunan

rencana pengelolaan kontrak barang/jasa pada berbagai

jenis dan sektor organisasi PBJ.

Tujuan Umum

• Mengidentifikasi titik kritis dalam pelaksanaan kontrak PBJ

• Menyusun rencana pengelolaan pelaksanaan kontrak PBJ

Tujuan Khusus



PENDAHULUAN

Program mutu pekerjaan adalah sebuah program yang

disusun oleh Penyedia dan harus mendapatkan persetujuan

dari Pengguna yang bertujuan untuk memberikan penjaminan

mutu hasil pelaksanaan kontrak atau quality assurance of contract yang harus disampaikan pada saat Rapat Persiapan

Pelaksanaan Kontrak (RPP/PCM).

Sumber : dfi-eng


• Dalam proses penyusunan draft program mutu,Penyedia dapat melakukan komunikasi/diskusi dengan Pengguna (PPK).

• Program mutu final harus sudah siap sebelum dilakukan rapat pra-pelaksanaan kontrak.

6

Sumber : WordPress


1. Informasi terhadap perkerjaan yang akan dilaksanakan

2. Pengorganisasian yang ditetapkan oleh Penyedia sesuai

dengan yang diusulkan dalam dokumen penawaran

7

Identifikas Titik Kritis Program Mutu (1/4)

(Note : Penyedia yang dalam menetapkan organisasi dan personilnya baik tenaga ahli maupun tenaga terampil serta peralatan yang tidak sesuai dengan

yang ditawarkan harus mengajukan ijin penggantian kepada PPK)


3. Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang akan digunakan :a) Bar chart scheduleb) Curva S schdule c) Network Planning (NWP)d) Vector diagrame) CPM (Critical Path Method)f) Work Breakdown Structure (WBS)g) PDM (Precedence Diagram Method)

Lihat sebagian contohdari metode

penjadwalan kontrakkhusu untuk kontrak

konstruksi

8

(Note : Penyedia mengajukan jadwal pengendalian pelaksanaan kepadakonsultan pengawas untuk diperiksa selanjutnya dibahas dalam RPP untuk

disetujui oleh PPK, kemudian penyedia, konsultan pengawas maupun pengawaslapangan serta PPK menandatangani jadwal secara bersama-sama)



4. Prosedur memulai pelaksanaan pekerjaan :a. Persetujuan ijin kerja atau request of workb. Shop drawing/gambar kerja dan perhitungan rencana

capaian volume atau diagram proses pembuatan/ fabrikasic. Rancangan kerja d. Data pendukung pengujian bahan

5. Tata cara penerbitan prosedur instruksi kerja oleh Pengguna (PPK) kepada Penyedia yang dicantumkan dalam request of work/ijin kerja dan persetujuannya

9



6. Program mutu yang diajukan oleh Penyedia dan sudah disetujui oleh Pengguna dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan berdasarkan kondisi lokasi pekerjaan/lokasi produksi/lokasi fabrikasi

7. Kewajiban Penyedia melakukan updating ataupemutakhiran program mutu apabila terjadiamandemen kontrak yang bersifat mendasar dantimbulnya peristiwa kompensasi

10



CONTOH PENJADWALAN KONTRAK(UNTUK KONTRAK KONSTRUKSI)

11


Bar Chart

Kurva S

Network

Project Evaluation and Review Technique(PERT)

Lines of Balance (LOB)

12

Macam Metode PenjadwalanProyek

Sumber : basis-plus


�

13

Contoh Bar Chart Schedule


NO KEGIATAN Bobot % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 BOBOT KUM

1 GALIAN TANAH 1.464 0.49 0.49 0.49 100

2 PONDASI BATU KALI 3.75 1.25 1.25 1.25 90

3 SLOOF BETON 6.75 2.25 2.25 2.25 80

4 KOLOM DAN BALOK BETON 10.75 2.69 2.69 2.69 2.69 70

5 RING BALOK 5.75 2.88 2.88 60

6 DINDING BATA 18.275 4.57 4.57 4.57 4.57 50

7 PINTU DAN JENDELA 9.75775 3.25 3.25 3.25 40

8 KERAMIK 6.8761 1.72 1.72 1.72 1.72 30

9 CAT 14.57715 3.65 3.65 3.65 3.65 20

10 ATAP 22.05 7.35 7.35 7.35 10

TOTAL 100

RENCANA 0.49 0.49 1.74 3.50 7.91 11.23 12.23 15.88 14.34 13.87 11.00 7.35

RENC.KUM 0.49 0.98 2.72 6.22 14.12 25.35 37.58 53.46 67.80 81.67 92.67 100

AKTUAL

AKT.KUM 14

Contoh Penjadwalan Dengan Kurva S Atau Hanumm CurveMenggunakan Barchart dikombinasi dng Kurva S Rencana

I JEETi

LETi

EETj

LETj

ES

LS

EF

LF

i,j = Nomor peristiwaX = Nama kegiatan

EET = Earliest Event Time (Saat Paling Awal Kegiatan) LET = Latest Event Time (Saat Paling Lambat Kegiatan) Y = Durasi kegiatan ES = Earliest Start Time (Saat paling cepat unt mulai kegiatan) EF = Earliest Finish Time (Saat paling cepat unt akhir kegiatan) LS = Latest Start Time (Saat paling lambat unt mulai kegiatan) LF = Latest Finish Time (Saat paling lambat unt akhir kegiatan)

15

X

Y

PRINSIP METODE PENJADWALAN NETWORK PLANNINGActivity On Arrow Diagram (AOA)


�

16


juni

juli

agust

sept

okt

0 + 000 1 + 000 2 + 000 3 + 000 4 + 000

450 ton

200 ton

600 ton

850 ton

Stationing Ruas Jalan

Pekerjaan Pelapisan Jalan dgn AC dgn waktu Juni sd Oktober dan dari Km 0+000 sd Km 4+000 total produksi 850 ton

rencana

realisasi

CONTOH VECTOR DIAGRAM

�

18

(Note : Di atas adalah contoh CPM untuk pekerjaan IT)

Contoh Critical Path Method


19

Note : Para Pihak membahaslebih rinci lagi dari masing-masing

sub pekerjaan ke dalam uraianrinci (breakdown) meliputi :

volume, kapasitas kerja, alat, SDM, waktu termasuk waktusiklus beserta metode kerja

ContohWork

Breakdown Structure


ES EFNo. Keg

Kegiatan

Durasi

LS TF LF

ES EFNo. Keg

Kegiatan

Durasi

LS TF LF

Finish Side

Start Side

Activity On Node Diagram/Precedence Diagram Method (PDM)

Contoh Prinsip Precedence Diagram Method


1. Pembuatan diagram network dengan menggunakansimpul/node untuk menggambarkan kegiatan.

2. Float, waktu tenggang maksimum dari suatu kegiatana) Total Float, adalah float pada kegiatan : LF – ES – Durasib) Relation Float (RF), float pada hubungan keterkaitan :

21

FS, RF = LSj – Efi – Lead, SS, RF = LSj – ESi – LagFF, RF = LFj – EFi – Lead, SF, RF = LFj – ESi – Lag


3. Lag, jumlah waktu tunggu dari suatu periodekegiatan j terhadap kegiatan i telah dimulai, padahubungan SS dan SF.

4. Lead, jumlah waktu yang mendahuluinya dari suatuperiode kegiatan j sesudah kegiatan i belumselesei, pada hubungan FS dan FF.

5. Dangling, keadaan di mana terdapat beberapakegiatan yang tidak mempunyai kegiatanpendahulu (predecessor) atau kegiatan yang mengikuti (successor). Agar hubungan kegiatantersebut tetap terikat oleh satu kegiatan, dibuatkandummy finish dan dummy start.

22


MANAJEMEN K3

23


24

Matriks PendekatanPDCA


25

Note : OHSAS 18001 : pedoman pengelolaan risiko spesifik bahaya K3

Siklus OHSAS 18001

OHSAS 18001 juga memberikan pedoman pengelolaan risiko yang lebih spesifik untuk bahaya K3 dengan pendekatan sebagai berikut :

– Eliminasi– Substitusi– Pengendalian teknis (engineering control)– Pengendalian administratif– Penggunaan alat pelindung diri (APD)

OHSAS 18001


INSTRUKSI KERJA

27


• Instruksi Kerja adalah bagian dari Sistem Manajemen Mutu. • Instruksi Kerja berisi cara kerja atau petunjuk teknis dari suatu

aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan penjaminanmutu konstruksi pada tingkat Unit Pelaksana.

28

Instruksi Kerja


AcuanInstruksi

Kerja

Spesifikasi Teknik baik bersifat umum atau khusus

Dokumen Rapat Pra Pelaksanaan Kontrak/PCM

Gambar Rencana dan/atau Gambar Barang

Dokumen Rencana Mutu Kontrak

Dokumen Mutual Check

Berita Acara rapat-rapat Teknis dan Notulen Rapat Teknisbaik di Kantor atau di lokasi pekerjaan

29


SISTEM MANAJEMEN MUTU

30


HIRARKI

Hirarki 1

Hirarki 2Hirarki 3

31

Sistem ManajemenMutu


Pekerjaan

4

Data Pendukung Pengujian Bahan

3

Rancangan Kerja

2

Sop drawing/gambar kerja dan perhitungan rencana capaian volume

1

Persetujuan Ijin Kerja atau Request of Work

32

Prosedur Memulai PelaksanaanPekerjaan


MUTUAL CHECK

33


Mutual Check pada progress 0% disebut juga dengan MC-0 (joint check) : kegiatan pemeriksaan

lapangan bersama sebelum serah terima lokasi pekerjaan.

34

Mutual Check

Sumber : Jabar Publisher


Dibuatperhitungan

volume ulang

Dibuat justifikasiteknis

MenerbitkanBA

PenelitianKontrak

35

Mutual Check (1)


Mutual Check atau Joint Check dilakukan oleh Panitia Peneliti

Kontrak bersama

PPK • 1

Penyedia • 2

KonsultanPengawas • 3

PengawasLapangan • 4

KonsultanPerencanaan

dan Tim TeknisLainnya

• 5

36

Mutual Check (MC 0)

37

Hasil Mutual Check

• Hasil pembahasan Mutual Check dituangkan ke dalam BA MC-0%.

• Dasar dari Mutual Check yaitu Detail Engineering Design (DED) atau gambar desain dan hasil ukur ulang bersama di lapangan.

• Hasil pembahasan Mutual Check dituangkan ke dalam BA MC-0%.

• Dasar dari Mutual Check yaitu Detail Engineering Design (DED) atau gambar desain dan hasil ukur ulang bersama di lapangan.

Sumber : Avineon


PENGAWASAN PEKERJAAN

38


Penyediaan barang/jasa termasuk sarana/infrastruksturdi berbagai bidang pekerjaan harus melalui proses penyelenggaraan kontrak pekerjaan meliputi:

– Tahap perencanaan barang/jasa termasuk pekerjaankonstruksi,

– Pelaksanaan beserta pengawasan pekerjaan termasukpekerjaan konstruksi, dan

– Operasi serta– Pemeliharaan.

39

Pengawas Pekerjaan(1)


KHUSUS UNTUK PEKERJAAN KONSTRUKSI MEMILIKIUNDANG-UNDANG DAN PERATURAN PEMERINTAHTENTANG PENYELENGGARAAN JASA KONSTRUKSI

40


Keteknikan

Keamanan, Keselamatan, dan Kesehatan Tempat Kerja

Perlindungan Sosial Tenaga Kerja

Tata Lingkungan Setempat dan Pengelolaan Lingkungan Hidup

Manfaat untuk masyarakat sesuai dengan perencanaan kelayakan

41

UU Nomor 18 Tahun1999


Pengawasan Penyelenggaraan

Pekerjaan Konstruksi

Tercapainya Tertib Penyelenggaraan

Hasil Pekerjaan Konstruksi

Menjaga

Fisik

Non Fisik

Aspek Perencanaan, konstruksi, pengadaan, manajemen

pelaksanaan dan pengendalian

kontrak di lingkungan Departemen

Pekerjaan Umum

42

Tujuan Pengawasan PekerjaanKonstruksi


Proses perencanaan pekerjaan konstruksi sudahdilakukan secara taat, lengkap dan benar

Proses pemilihan penyedia jasa sudah dilakukansecara taat, lengkap dan benar

Proses pelaksanaan pekerjaan konstruksi sudahdilakukan secara taat, lengkap dan benar

43

Sasaran PengawasanPenyelenggaraan Pekerjaan Konstruksi


44

1 • Pengawasan terhadap pemenuhan persyaratan setiap tingkat risiko

2 • Pengawasan terhadap proses perencanaan pekerjaan konstruksi berdasar SNI

3 • Pengawasan terhadap proses pemilihan penyedia jasa yang berkualifikasi

4 • Pengawasan terhadap pengendalian pelaksanaan kontrak

5 • Pengawasan terhadap pelaksanaan kontrak

6 • Pengawasan terhadap tertib administrasi keuangan

7 • Pengawasan terhadap pencapaian manfaat

8 • Pengawasan terhadap risiko kegagalan konstruksi dan kegagalan bangunan

Ruang Lingkup


TITIK KRITIS KONTRAKBARANG/JASA

45


Adalah sebuah keadaan yang sangat krisis danberada pada kondisi waktu yang paling

menentukan sehingga berpotensi sebagai faktoryang dapat menyebabkan masalah tingkat

keburukan dan/atau kegagalan, atau dapat jugadisebut sebagai sesuatu keadaan yang sudah

berada di ambang batas normal dalampengelolaan kontrak.

46

Kritis


“Titik kejadian menurut alur proses pengelolaan kontrak yang harus

mendapat perhatian khusus pada setiapproses, karena apabila diabaikan dapat

menimbulkan masalah yang burukdan/atau dapat menyebabkan terjadinyakegagalan dalam pengelolaan kontrak”

47

TitikKritis


Menetapkan persyaratan lelang yang bersifat diskriminatif secara berlebihan

Membocorkan dokumen pengadaan dan/atau perincian HPS kepada rekanan

Menetapkan PPK, POKJA ULP/PP, PPHP yang tidak kompeten

Merekayasa sistem ITE dan melakukan penyalahgunaan wewenang

Tidak mengumumkan RUP secara terbuka

Jadwal pelaksanaan pengadaan yang disusun tidak realistis karena tidakpaham atau karena faktor keterlambatan DIPA/DPA

48

Titik Kritis PBJ BagiPA/KPA/PPK

UK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B JUK 19M e n y u s u n R e n c a n a P e n g e l o l a a n K o n t r a k P B J

1. Bersifat Strategis. Rencana tindakan atau tindakan yang disusun dan/atau dilakukan berdasarkan strategi (taktik/trick).

2. Berada pada Lintasan Strategis. Merupakan perencanaanberdasarkan jangka waktu tertentu (jangka panjang/menengah) yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembanganvisi dan misi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang harusdicapai organisasi secara keseluruhan.

49

Pengertian Titik Kritis dan Pekerjaanyang Berada pada Lintasan Strategis


“Suatu pekerjaan yang harus dilakukanberdasarkan rencana strategis dengan

menggunakan cara-cara yang taktis, danmerupakan pekerjaan yang bersifat sangat

prioritas dibanding pekerjaan lain pada umumnya”

50

Pekerjaaan yang BersifatStrategis

1 • Surat Perjanjian

2 • SSUK

3 • SSKK

4 • Daftar Kuantitas dan Harga

5 • Spesifikasi Teknis

6 • Gambar Rencana atau Desain

7 • Dokumen Pelengkap Lainnya

8 • Dokumen Administrasi Lain

51

Bagaimana Titik Kritis Pekerjaan Harusdikelola


Lintasan strategis dalam pelaksanaanpekerjaan/kegiatan kontrak adalah urutan kegiatan

baik penunjang ataupun pokok dalam suatupelaksanaan kontrak terutama bagi kontrak dengan

kompleksitas yang tinggi dan bernilai besar.

52

Pekerjaan Berada pada LintasanStrategis


1. Proses SPPBJ2. Proses penyiapan dan penyerahan jaminan pelaksanaan3. Proses penandatanganan kontrak4. Proses penyerahan lokasi pekerjaan5. Proses penerbitan SPMK6. Proses pelaksanaan PCM/RPP7. Proses mutual check/joint check

8. …. lanjut

53

Merekonstruksi Ketentuan Hukum, MengelolaUrutan dan Tahapan Pekerjaan Pada LintasanStrategis


8. Proses penerbitan amandemen kontrak9. Proses pengendalian pelaksanaan10. Proses mengatasi keterlambatan apabila terjadi kontrak

kritis (SCM)11. Proses perubahan kontrak12. Proses perpanjangan waktu pelaksanaan13. Peristiwa kompensasi14. Proses pengendalian tahap lanjut dan ketaatan sistem

pelaporan15. Lanjut…

54



15. Proses penerbitan, penyerahan jaminan pemeliharaan16. Proses serah terima pekerjaan17. Penghentian Kontrak dan Pemutusan Kontrak18. Proses penerbitan amandemen penutup pada akhir masa

pelaksanaan untuk kontrak harga satuan.

55



SENGKETA KONTRAKSECARA UMUM

56


1. Para Pihakwajib

menyelesaikansecara damai

semuaperselisihanyang timbul

2. Penyelesaiansengketa antara parapihak dalam Kontrak

3. Pilihanpenyelesaian

sengketakontrak harusdisepakati danditulis secarajelas dalam

Kontrak

57

Cara Penyelesaian SengketaKontrak


PENGELOLAANJADWAL KONTRAK

58


• PPK wajib memahami cara penyusunan rencanapengelolaan jadwal pelaksanaan kontrak dantidak tergantung dari layanan jasa konsultan

• Meskipun ada konsultan perencana yang direkrutuntuk menyusun dokumen perencanaan.

59


1 • Jenis pengadaan barang/jasa

2 • Lingkup pekerjaan

3 • Target kuantitas atau target volume yang harus dicapai

4 • Metode dan/atau cara pelaksanaan pekerjaan

5 • Tingkat kerumitan dalam melaksanakan pekerjaan

6 • Ketersediaan tenaga kerja, material, alat yang diperlukan, dan lokasi fabrikasi

7 • Tingkat kemudahan mobilisasi

8 • Kapasitas kerja per satuan waktu Î T = V/C

9 • Target yang harus dicapai per satuan waktu

10 • Target kuantitas dan kualitas yang harus dicapai Î QAE

60

• Sehingga dengan mempertimbangkan kesepuluh variabelseperti tersebut di atas akan dapat dihitung jadwal waktuyang diperlukan.

• Dengan diperolehnya jadwal waktu yang diperlukan, maka PPK harus membandingkan dengan sisa waktuyang tersedia sehingga dapat diputuskan layak atautidaknya sisa waktu tersebut.

61


Fast Track Schedule

MenetapkanPabrikan

atau Vendor dari

beberapaSumber

MobilisasiBahan

danPeralatan

Memperbanyak

TenagaKerja

62

Bagi Sisa Waktu Terbatasdapat Digunakan Fast

Track Schedule jikadimungkinkan


1 • Bar Chart Schedule

2 • Curva S Schedule

3 • Network Planning (NWP)

4 • Victor Diagram

5 • CPM (Critical Path Method)

6 • Work Breakdown Structure (WBS)

7 • PDM (Precedence Diagram Method)

8• Kombinasi diantara yang diuraikan di atas dengan sistem monitoring

yang sangat ketat

63

Metode Penjadwalan PelaksanaanPekerjaan


RENCANA BIAYAPELAKSANAAN KONTRAK

64


1 • Komponen biaya tenaga kerja

2 • Biaya pengadaan bahan/material

3 • Biaya pengadaan barang-barang fabrikasi

4 • Biaya peralatan kerja

5 • Biaya tenaga ahli

6 • Biaya lainnya

7 • Biaya overtime tenaga kerja

8 • Profit atau keuntungan bagi Penyedia

9 • Biaya sewa akomodasi atau pergudangan

65


Data HPS

Data HPS

Informasi lain yang dapat dipertanggung jawabkan

Indeks harga sesuai yang tertera dalam indikator ekonomi

Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana

Hasil perbandingan dengan Kontrak sejenis

Inflasi tahun sebelumnya

Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan

Daftar biaya/tarif b/j yang dikeluarkan oleh pabrikan

Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasiterkait

Informasi biaya satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh BPS

Harga Pasar Setempat

66

KUALITASPELAKSANAAN KONTRAK

67


Kualitas Pelaksanaan Kontrak

PekerjaanKonstruksi

PengadaanBarang atauJasa lainnya

JasaKonsultansi(Konstruksiatau non

Konstruksi)

68

Note : KualitasPelaksanaan Kontrak

ditentukan oleh para Pihakterutama Pengguna dan

Penyedia, apabilamelibatkan konsultan

maka termasuk konsultanberperan menentukankualitas kontrak dan

barang/jasa yang dihasilkan

Kualitas PelaksanaanKontrak

3Menerapkan tindak turun tangan secara cepat dan tepat apabila terjadi

permasalahan dan hambatan dalam pelaksanaan kontrak

2

Melakukan pengujian secara check and balance hasil pelaksanaan terhadapketentuan pada SSUK dan SSKK

1

Menerapkan pengendalian secara penuh tahapan-tahapan pelaksanaankontrak sesuai dengan ketentuan yang ada dalam SSUK dan SSKK

69

Tahapan ProsedurPekerjaan


Kontrol terhadap mutu hasil kerja

1

• Pengguna melakukan pengendalian mutu atau pengujian mutu disetiap tahapan pelaksanaan

2

• Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas bahan yang digunakan tidak sesuai dengan spesifikasi

3

• Melakukan tindak turun tangan apabila terdapat kualitas hasil kerja yang dinyatakan cacat mutu kepada Penyedia

4

• Jika didapati penempatan personil/alat yang tidak sesuai, maka segera memerintahkan untuk dilakukan penggantian.

5

• Pengguna harus melakukan pemotongan pembayaran apabila personil yang ditempatkan tidak ada atau bertugas tidak sesuai jadwal.

6

•Apabila produk yang dihasilkan tidak sesuai dan menyimpang dari kaidah keilmuan dan kejujuran intelektual, maka Pengguna dapat menolak dan mengembalikan produk tersebut untuk diperbaiki.

7

•Pengendalian mutu termasuk mengendalikan keterlambatan pelaksanaan pekerjaan dan Pengguna wajib melakukan denda terhadap keterlambatan pelaksanaan kontrak.

70

Kontrol Terhadap Mutu HasilKerja


PENGELOLAAN RISIKO DALAMPENGELOLAAN KONTRAK

71


72

Risiko Kontrak

Risiko Kontrak adalah“Setiap kemungkinanyang dapat terjadi danberakibat timbulnya

kerugian materiil ataunon materiil”

Akibat lain dari risikoadalah “terhambatnya

pencapaian tujuanpelaksanaan kontrak

pengadaan barang/jasapemerintah”


�73

Proses Pengelolaan

Risiko

�

74


1 • Konsolidasi

2 • Globalisasi

3 • Kompleksitas

4 • Langkanya personil

5 • Evolusi teknologi

6 • Diferensiasi pekerjaan

7 • Penawaran terlalu rendah

8 • Regulasi

75

Gejala MunculnyaRisiko


JENIS-JENIS PENGELOLAAN RISIKO MENGHINDARI 1. Dilakukan dengan tidak melakukan aktivitas

yang dapat menimbulkan risiko

2. Risiko jauh melebihi manfaat dari aktivitas, atau risiko sulit diukur

3. Organisasi mempunyai opsi untuk menghindar

4. Menghindari dari risiko seringkali menghilangkan kesempatan

BERBAGI (SHARING)

5. Memecah proses menjadi tahapan yang ditangani oleh institusi lain dan masing-masing

bertanggung jawab atas tahapan kerjanya

6. Melakukan joint financing, joint venture

7. Harus dianalisa untuk menentukan apakah risiko dapat dibagi

TRANSFER 8. Membeli asuransi, reasuransi, melakukan hedging

9. Memastikan apakah risiko telah benar-benar

ditransfer (tanpa recourse) 10. Mentrasfer risiko menimbulkan risiko baru

bahwa pihak yang menerima transfer

(transferfree) tidak melaksanakan kewajiban

sesuai kesepakatan

MENGURANGI

ATAU MEMITIGASI RISIKO

11. Mengurangi kemungkinan terjadinya risiko

melalui pembuatan prosedur dan pengawasan internal, pelatihan, sosialisasi internal

12. Mengurangi dampak atas terjadinya risiko

melalui contingency plan, Penyediaan

cadangan dana, meningkatkan public relation

MENERIMA RISIKO

13. Risiko tidak dapat dihindari atau dikurangi karena sudah merupakan bagian integral dari

lingkup kerja organisasi

14. Sudah diamanatkan oleh undang-undang

76

�77

Hubunganantaraprinsip,

kerangkakerja danproses

manajemenrisiko

�78

KomponenKerangka

KerjaManajemen

Risiko

�79

KomponenProses

ManajemenRisiko

1• Pihak yang terlibat dalam penangan risiko harus memahami

proses pelaksanaan kontrak

2• Penyusunan rencana penanganan risiko melibatkan pihak-pihak

yang berkepentingan dengan risiko

3 • Rencana penanganan risiko harus SMART

4• Memperhatikan dan dialamatkan pada penyebab yang

menimbulkan risiko

5 • Memperhatikan biaya dan manfaat

6• Bukan untuk mengurangi jumlah risiko tetapi hanya untuk

menurunkan level risiko

7 • Rencana penanganan risiko yang telah disusun harus dijalankan

80

Pelaksanaan PenangananRisiko


JENIS RISIKO JADWALDALAM PELAKSANAAN

KONTRAK

81


• Menurut Supply Posisitioning Model (SPM) bahwa perlu menentukan skala prioritas atas penggunaan spesifikasi yang jelas, serta biaya dan jenis b/j yang akan diadakan.

• Melalui penentuan skala prioritas ini dapat dikenali apakahdiperlukan waktu proses pengadaan yang panjang atau tidak, sehingga dapat ditentukan sisa waktu tersedia untukpelaksanaan kontrak

82

SPM Memberikan Persepsi BagiPengguna dalam PenetapanJadwal


PenetapanJadwal

Panjang pendeknya rantai pasok danproses instalasi

Testing dan commissioning

Pelatihan dan proses administrasinya

83

Jadwal vsSCM


ResikoTerhadapKegiatanInstansi

Bottleneck(Khusus)

Routine(Rutin)

Leverage(Umum)

80% of items = 20% of value

20% of items = 80% of value

T

S

R

D

Critical(Kritikal)

0

84

MengenaliSCM

85

Bottleneck(Khusus)

Routine(Rutin)

Leverage(Umum)

Critical(Kritikal)

Posisi dari PengadaanBarang/Jasa


KETERANGAN ROUTINE LEVERAGE BOTTLENECK CRITICAL

Risiko Pengadaan terhadap Instansi

Rendah Rendah Tinggi Tinggi

Jenis barang/jasa

Standart Standart Variatif (tidak

standart)

Variatif (tidak

standart)

Jumlah Penyedia

Barang/Jasa

Sangat banyak

Banyak Sedikit Sedikit

Jumlah nilai pembelian

Rendah Tinggi Rendah Tinggi

Daya tarik Penyedia

Barang/Jasa Rendah Tinggi Rendah Tinggi

86

Posisi dari PengadaanBarang/Jasa

87

Bottleneck Critical

Routine Leverage

SPM PekerjaanKonstruksi


Tingkat dan sifat spesifikasi barang/jasa

Lama proses (produk dalam negeri atau import)

Kesiapan vendor untuk barang/jasa import dan panjang rantai pasok

Volume barang/jasa

Karakter teknis barang/jasa

Tingkat dan sifat birokrasi setempat

Menetapkan risiko terduga atau tidak terduga

88

Faktor Penyebab RisikoJadwal


5

Risiko kerugian keuangan atau risiko ekonomi

4

Sengketa kontrak bila jadwal disusun tidak realistis

3

Kegagalan dalam memenuhi sasaran Penggunaan barang/jasa bagi Pengguna

2

Keterlambatan tetapi tidak diputus kontrak

1

Keterlambatan dan diputusnya kontrak

89

Jenis RisikoJadwal


PENGELOLAAN RISIKO JADWALPELAKSANAAN KONTRAK

90


Menetapkan sifat barang/jasa yang akan diadakan

Menetapkan volume dan membuat forecast tentang kemampuanPenyedia

Mempertimbangkan ketersediaan waktu secara tepat terutama untuk kontrak tahun tunggal

Mengenali dan mengukur secara merata kapasitas kemampuan dan permasalahan Penyedia

Menjabarkan kegiatan dan mengelompokkan bagian yang kritis dan yang tidak kristis

Memilih metode penetapan jadwal secara benar dan terukur

Mengelola penetapan penganggaran dengan jadwal secara tepatterutama bagi K/L/D/I

91

Mengelola RisikoJadwal


92

Solusi Tindakan Atas RisikoJadwal


JENIS RISIKO BIAYA DALAMPELAKSANAAN KONTRAK

93


Kenaikan biaya

pengiriman

Pengurangn nilai tukar mata uang dan Inflasi

Pajak

Biaya tak terduga

94

Jenis Risiko BiayaDalam Pelaksanaan

Kontrak


• Risiko akibat kenaikan biaya dalam pengiriman b/j sangat

mungkin terjadi apabila kondisi ekonomi nasional tidak stabil

atau kondisi ekonomi global yang fluaktuatif.

• Langkah yang harus dilakukan adalah bahwa pada saat

Pengguna mengkalkulasikan perkiraan biaya atau HPS harus

menghitung dengan kecermatan dan pengetahuan yang luas.

95

Kenaikan Biaya Pengiriman(1)


1• Teliti jenis pengadaan barang/jasa

berdasarkan SPM

2• Perhitungkan semua komponen biaya yang

mungkin timbul selama kontrak berlangsung.

3• Komponen biaya

4• Pengguna harus melihat perkembangan harga

dengan menggunakan indikator ekonomi

96

Kenaikan Biaya Pengiriman(2)


Penyedia tidak berminat sehingga proses pemilihan dapat gagal, kebutuhan gagal dan tertundanya sebagian tupoksi K/L/D/I

Apabila pemilihan sudah terlaksana dan ditetapkanpemenangnya, kemungkin Penyedia akan tidak bersediamenandatangani kontrak

Dalam hal kontrak sudah terjadi maka Penyedia akan berusaha mencari barang yang kemungkinan tidak memenuhi spec

Dalam hal kontrak sudah terjadi ternyata Penyedia tidak dapat memperoleh barang/jasa karena HPS terlalu rendah

97

Risiko Nilai Tukar Mata Uang

Pajak bagi barang/jasa

Dalam Negeri

PPN

PPh

Pajak-pajak daerah

Pajak-pajak lain

Import atau Luar Negeri

Pajak dalam negeri

Pajak negaraprodusen

98


3

HPS atau harga penawaran yang tidak memperhitungkan beban pajak

2

Perlu dilakukan kalkulasi ulang

1

HPS tidak akurat

99

Risiko Apabila Tidak MemperhitungkanPajak


Biaya bongkar muat barang

Biaya koordinasi

Biaya keamanan lingkungan masyarakat

Biaya kehilangan akibat tercecernyamaterial/spare parts

Biaya lain-lain sebagai bentukkepedulian lingkungan

100

Komponen Biaya TakTerduga


• Untuk menghindari risiko kegagalanbiaya terutama bagi Penyedia, Penyediatersebut harus memiliki seorang cost estimator yang handal

• Hal ini untuk menghindari terjadi risikobiaya dalam penawaran agar hargayang ditawarkan layak dari berbagaisegi, guna menghindari terjadinyakegagalan pelaksanaan kontrak.

101


PENGELOLAAN RISIKO BIAYAPELAKSANAAN KONTRAK

102


103

Manajemen Risiko Biaya dan SolusiTindakan


JENIS RISIKO KUALITAS DALAMPELAKSANAAN KONTRAK

104


Risiko Kualitas dalam Pelaksanaan Kontrak, adalah tingkat kemungkinan terjadinya “gap”

kondisi antara hasil dalam pelaksanaankontrak dibawah standar/spesifikasi yang

ditentukan dalam kontrak.

105


1• Spesifikasi Teknis yang ditetapkan tidak sesuai atau tidak jelas

kriterianya

2• Pelaksanaan pengujian hasil pelaksanaan kontrak oleh

Pengguna tidak akurat

3• Kurangnya dukungan anggaran bagi Pengguna dalam kegiatan

pengujian

4• Tidak mampunyai Pengguna yang mengenali lebih dini terjadinya

hasil pelaksanaan kontrak yang kualitasnya dibawah spesifikasi

5• Pengguna tidak segera memperbaharui dan/atau memperbaiki

kondisi yang tidak mendukung

106


8Dalam hal-hal kerusakan barang yang disebabkan oleh fungsi operasi barang

7Pengguna tidak memiliki siatem monitoring terhadap barang yang diadakan

6Tidak dimilikinya standar penanganan yang ditetapkan oleh Pengguna

5Tidak profesionalnya tenaga Penyedia yang menangani forwarding dan delivery barang

4Buruknya penanganan barang pada saat forwarding

3Tidak adanya sistem penjaminan kondisi barang melalui pertanggungan asuransi

2Cara pengepakan yang tidak diuraikan dengan jelas

1Sistem asembling yang tidak ditetapkan secara baik dalam kontrak

107

Faktor Penyebab Risiko KerusakanBarang


Akan menjadi faktor penyebab masalah pada saat dilakukan audit

Akan menjadi potensi risiko hukum pidana bagi Pengguna maupunPenyedia

Berpotensi terjadinya kegagalan fungsi dan kegagalan manfaat

Potensi terjadinya kegagalan bangunan dan/atau gagal manfaatbangunan

Pemborosan anggaran dan bila pengadaan/kontrak dibiayai darianggaran pemerintah

Tidak tercapainya target kinerja minimal bagi Penggunabarang/jasa

Tertundanya fungsi pelayanan kepada masyarakat

108

Akibat dari Risiko Spesifikasi yang kurangsesuai


PENGELOLAAN RISIKOATAS KUALITAS

109


PENGGUNA

KONTRAK

PENYEDIA

RISIKO KUALITAS

Akibat Spesifikasi

Tidak Sesuai

Akibat Pengujian

Kurang Tepat

Akibat Kerusakan

Barang

Dikendalikan:

1.Manajemen Risiko2.Solusi Terhadap Terjadinya Risiko

110

Manajemen Risiko Kualitas danSolusinya


111

Solusi TindakanAtas Risiko

Kualitas

DOKUMENTASI RENCANAPENGELOLAAN KONTRAK

112


113

Dokumentasi berasal dari kata dokumen yang berarti barang tertulis. Pelaksanakan metode

dokumentasi, Pengguna dan Penyedia menyelidikibenda-benda tertulis seperti buku-buku, majalah, dokumen, peraturan-peraturan dan sebagainya.


114

PedomanDokumentasi

• memuat garis besar ataukategori yang akan dicaridatanya

Check List

• Daftar variabel yang akandikumpulkan datanya. Delam hal ini penelitimembubuhkan tanda atautally setiap pemunculandata yang dimaksud

Metode dokumentasi dapat dilaksanakan dengan

1• Setiap satuan organisasi/unit organisasi membuat

ringkasan untuk masing-masing jenis informasi

2 • Verifikasi Informasi

3 • Otentikasi Informasi

4 • Pengkodean Informasi

5 • Penataan dan Penyimpanan Informasi

6 • Klarifikasi dokumen

115

Tahapan dalamPendokumentasian


KLAIM (CLAIM)

116


117

PengertianKlaim

Klaim

• tuntutan dimana terdapat ketidak cocokan atas apa yang telah disepakati dalam kontrak yang telah dibuat yang dapatmenimbulkan sengketa antara para pihak (dispute)

Klaim Konstruksi

• klaim yang timbul dari pelaksanaan suatu pekerjaan jasakonstruksi antara pengguna jasa dan penyedia jasa atauantara penyedia jasa utama dengan subpenyedia jasa ataupemasok bahan atau antara pihak luar denganpengguna/penyedia jasa yang biasanya mengenai permintaantambahan waktu, biaya, atau kompensasi lain.


118

1 • Klaim tambahan biaya dan waktu

2 • Klaim biaya tak langsung

3 • Klaim tambahan waktu

4 • Klaim Kompensasi lain

Jenis Klaim


119

PenyebabKlaim


120

Negosiasi

Mediasi

Arbitrasi

Litigasi

Mini Trial

Dispute Review Boards

Penyelesaian Klaim


menyusun rencana pengelolaan kontrak pengadaan barang/jasa

Documents