MENYUSUN PESAN BISNIS BERORIENTASI

AUDIENCE

Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi (audience) karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersifat untuk menyatakan ide dari pada mengesankan audience

PROSES KOMPOSISI PESAN BISNIS

Tahapan yang perlu diperhatikan dalam penyusunan pesan

komunikasi tertulis adalah perencanaan, penyusunan dan komposisi, dan revisi

Perencana yang baik merupakan langkah awal yang berhasil

Perencanaan perlu memperhatikan tiga tahapan yang meliputi:

1. Menentukan tujuan2. Analisis audience dan penyesuaian pesan3. Memilih sarana dan saluran komunikasi

yang sesuai

Perencanaan

Langkah berikutnya adalah menyusun ide dan mulai menata komposisi naskah, memasukkan pemikiran dalam kata-kata, menyusun kalimat dan alinea, dan memilih ilustrasi dan rincian untuk mendukung ide pokok, menyusun kalimat dan alinea

Penyusunan dan komposisi

Dilakukan peninjauan ulang untuk mengetahui kesesuaian ide yang dinyatakan, untuk memastikan pesan telah tersusun dalam struktur yang sesuai dan dapat dipahami agar informasi yang disampaikan jelas dan efektif

Revisi

Beberapa tahap sebagai berikut: Menentukan Tujuan

Tujuan penulisan pesan komunikasi perlu diperhatikan pada saat seseorang merencanakan pesan bisnis. Faktor yang perlu diperhatikan ialah menjaga iktikad baik audience dan menciptakan kesan positif tentang pihak pengiriman pesan tanpa mengesampingkan tujuan tertentu yang ingin dicapai. Tujuan umum setiap pesan bisnis adalah menyampaikan informasi, menganjurkan, dan menjalin kerja sama dengan audience

TAHAPAN DALAM KOMPOSISI PESAN

Pertimbangan Pengiriman PesanFaktor yang perlu dipertimbangkan yang meliputi hal-hal sebagai berikut:* Tujuan yang realistis* Saat yang tepat* Pesan disampaikan oleh orang yang

tepat* Tujuan dapat diterima oleh

perusahaan

Analisis Audience dan Penyesuaian PesanUntuk penerapan analisis audience dan penyesuaian pesan penulis perlu mengetahui audience yang menjadi tujuan komunikasi, sikap audience terhadap pesan yang disampaikan, subjek yang ingin diketahui oleh audience, sikap dan kepedulian audience terhadap pesan komunikasi

Pengembangan Profil AudienceBerkomunikasi dengan orang yang telah dikenal dengan baik, mungkin dengan atasan atau teman sejawat, analisis audience dapat dengan mudah dilakukan.

Mengetahui Pengambil KeputusanApabila pesan akan disampaikan kepada beberapa orang, perlu diupayakan untuk mengetahui pengambilan keputusan dalam kelompok sebagai tujuan penyampaian pesan

Menentukan Jumlah dan Komposisi AudienceJumlah audience juga berpengaruh terhadap pesan yang disampaikan

Memenuhi Kebutuhan InformasiAda empat tahap yg perlu diperhatikan:1. Mencari sesuatu yang ingin diketahui audience2. Menjawab pertanyaan yang tidak diungkapkan secara langsung3. Memberikan informasi yang diperlukan4. Menyampaikan informasi yang akurat

Pemilihan saluran dan media pengiriman pesan komunikasi merupakan faktor yang perlu diperhatikan. Saluran dan media komunikasi menentukan gaya,nada, dan seluruh komposisi pesan. Pemilihan saluran dan media dalam penyimpanan pesan membedakan tingkat efektifitas komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan melalui dua jenis media: lisan dan tertulis. Komunikasi lisan meliputi percakapan tatap muka, pembicaraan telepon, pidato, presentasi, dan rapat. Komunikasi tertulis meliputi surat dan memo, email, laporan dan proposal

MEMILIH SALURAN DAN MEDIA YANG SESUAI

Surat atau memorandum yang merupakan sarana komunikasi tertulis perlu mengikuti ketentuan-ketentuan korespondensi misalnya format,bahasa,penerapan tanda baca,ukuran kerta, dan sebagainya.

Komunikasi Menggunakan suratKomunikasi menggunakan memorandumKomunikasi menggunakan E-mail

Komunikasi Melalui Surat, Memorandum, dan E-mail

Pesan dalam komunikasi tertulis perlu disusun dalam struktur bahasa yang mudah dipahami oleh lawan komunikasi. Pesan yang tersusun dalam tata urutan yang kronologis, mudah dipahami merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan dalam komunikasi tertulis. Untuk menyusun pesan yang baik diperlukan skill, empati, dan keahlian.

MENYUSUN PESAN KOMUNIKASI

Menyusun pesan komunikasi perlu memperhatikan tiga tahapan:

1. Menentukan ide2. Mengelompokan ide3. Menyusun rangkaian ide dengan

memilih pendekatan baik langsung ataupun tidak langsung

PROSES PENYUSUNAN PESANAN KOMUNIKASI

TUJUAN TOPIK, DAN IDE POKOK

Tujuan Umum Khusus Topik Ide pokokMemberi informasi

Mengerjakan kepada karyawan bagian pelayanan konsumen tentang pengarsipan klaim asuransi

Pengarsipan klaim asuransi

Penataan arsip yang baik oleh karyawan untuk efisiensi perusahaan

Memberi saran/masukan

Mendapatkan persetujuan manajemen untuk peningkatan biaya riset dan pengembangan

Pendanaan riset dan pengembangan

Pesaing mengeluarkan biaya lebih besar untuk riset dan pengembangan

Pengelompokan ideIde Pokok

3. Alasan umum

2. Alasan Umum

1. Alasan Umum

BuktiBuktiBuktiBuktiBuktiBukti

Jenis pesan

Kemungkinan

reaksi Audience

Pendekatan

Pembukaan

Inti Pesan Penutup

Pesan rutin, kabar baik, iktikad baik

Senang atau netral

langsung Mulai dengan gagasan pokok, permintaan atau kabar baik

Menyajikan rincian yang diperlukan

Diakhiri dengan komentar yang menyenangkan

Pesan yang kurang menggembirakan

Kurang senang

Tidak langsung

Awali dengan pernyataan netral dan alasan penyampaian pesan

Memberikan alasan atas jawaban yang kurang menggembirakan

Diakhiri dengan salam penutup yang bernada akrab

Pemilihan Alternatif antara Pendekatan Langsung dan Tidak Langsung