MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 1 -

Mengingat ...

PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA

REPUBLIK INDONESIA

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem dan prosedur kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, perlu dilaksanakan pengembangan e-government dalam penanganan tata naskah dinas, khususnya administrasi pengurusan surat dan memorandum serta disposisi secara elektronik. Untuk melaksanakan program pengembangan e-government, Kementerian Sekretariat Negara telah membangun Sistem Persuratan dan Disposisi Elektronik (SPDE) yang dapat mendukung kelancaran kegiatan persuratan serta pelaksanaan tugas dan fungsi satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. SPDE dirancang dan dibangun guna meningkatkan komunikasi antar pejabat dan pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara dalam bentuk surat, memorandum, dan disposisi, serta untuk mendukung proses penyelesaian dokumen persuratan yang biasanya disebut dengan letter-memo drafting. Produk letter-memo drafting berupa konsep surat atau memorandum yang berisi hasil koordinasi, telaah dan kajian, serta laporan yang siap ditandatangani oleh pimpinan.

LAMPIRAN PERATURAN MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 22 TAHUN 2011 TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

3. Tata ...

Mengingat SPDE merupakan bagian dari materi tata naskah dinas elektronik dan telah diterapkan di beberapa satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, maka perlu dibakukan dalam bentuk Petunjuk Pelaksanaan yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Sekretaris Negara. Petunjuk Pelaksanaan tersebut disusun dengan mengacu pada Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Instansi Pemerintah.

B. Maksud dan Tujuan

Petunjuk Pelaksanaan ini dimaksudkan sebagai acuan baku bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan Kementarian Sekretariat Negara dalam menangani tata naskah dinas secara elektronik, khususnya proses pengurusan surat, memorandum, dan disposisi melalui SPDE. Tujuan Petunjuk Pelaksanaan ini adalah agar tercipta panduan tentang tata naskah dinas elektronik yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku serta perkembangan organisasi, sehingga dapat mendukung kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara secara efektif dan efisien.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup materi Petunjuk Pelaksanaan ini meliputi berbagai hal yang berkaitan dengan proses pengurusan surat, memorandum, dan disposisi dengan SPDE, persyaratan dan pengamanan pengoperasian SPDE, serta penggunaan dan pengoperasian SPDE di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

D. Pengertian

1. Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Sekretariat Negara dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsinya.

2. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pegawai di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara.

MENTERI SEKRETARIS NEGARA REPUBLIK INDONESIA

- 3 -

BAB II ...

3. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disebut TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.

4. Aplikasi TNDE adalah suatu sistem pengelolaan naskah dinas yang

dibangun dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi yang bersifat legal.

5. Unit Pengolah adalah satuan organisasi/unit kerja yang menindaklanjuti isi

informasi naskah dinas, termasuk penyelenggaraan penyimpanan arsip aktif atas naskah dinas.

6. lnfrastruktur adalah kelengkapan sistem TNDE yang meliputi perangkat lunak

(software) dan perangkat keras (hardware).

7. Suprastruktur adalah kelengkapan sistem TNDE yang meliputi kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sumber daya manusia.

8. Borang Acuan (Template) adalah format surat baku yang disusun secara

elektronik.

9. Administrator adalah personal yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab teknis dalam mengelola pengoperasian sistem teknologi informasi.

10. Administrator SPDE adalah personal yang bertanggung jawab dalam men-

setup, merawat, monitoring perangkat keras, akses jaringan komputer untuk aplikasi SPDE, backup aplikasi (perangkat lunak) dan database, serta memberikan layanan bantuan teknis terhadap penggunaan SPDE.