MENGOPERASIKAN SOFTWARE PENGOLAH ANGKA

(MS. EXCEL 2007)

Disajikan untuk membantu siswa dalam mempelajari kompetensi Dasar Mengoperasikan software pengolah angka

Disusun oleh:Bambang Suryanta

SMK Negeri 37 JakartaJalan Pertanian III Pasar Minggu Jakarta Selatan 12520

Telp. 7895787

1

MENGOPERASIKAN SOFTWARE PENGOLAH ANGKA(MS. EXCEL 2007)

A. Tujuan

Diharapkan setelah mempelajari kompetensi ini siswa dapat:1. memformat data dengan memanfaatkan fungsi Format Cell,2. menggunakan operasi aritmatika (+, -, /, *),3. menggunakan operasi statistik (avg, max, min, sum, count), dan

4. menyajikan informasi dalam bentuk grafik

B. PENGENALAN SHEETMicrosoft Excel merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik).Fungsi dari Microsoft Excel adalah untuk melakukan operasi perhitungan serta dapatmempresentasikan data kedalam bentuk tabel.

C. Membuka Microsoft Excel

Sebelum kita dapat membuka Microsoft Excel terlebih dahulu komputer harus dinyalakan. Untuk menyalakannya sama saja jika kita akan bekerja dengan Microsoft Word. Setelah program manager muncul di layar baru kita dapat memulai untuk membuka Microsoft Excel. Untuk membukanya lakukan langkah :

a. Klik startb. Program , tarik ke kananc. Ms. Office, tarik ke kanand. Klik Ms.Excel 2007

2

Office button Quick Access Toolbar menu toolbar judul toolbar

Setelah dokumen excel 2007 terbuka, maka kita akan melihat dalam dokumen itu antara lain jendela aplikasi, jendela dokumen, juga worksheet.

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007: a. Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif.

b. Office ButtonBerisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.

c. Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat aksesberkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya

d. ToolbarMerupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.

3

Sel aktifNomor kolom

Penggulung vertikalNomor baris

Lembar aktif

Penggulung horisontal

N ama range fungsi

e. HelpBila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempattersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.

f. Lembar Kerja (Workbook)Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombolpengendali.

g. CellCell merupakan pertemuan antara baris dan kolom. Sedang penggabungan beberapa cell disebut dengan range.

h. Nomor Baris Berisi angka-angka yang menunjukkan posisi baris.

i. Nomor KolomBerisi abjad yang menunjukkan kolom. Misalnya kolom A, adalah merupakan kolom pertama.

j. Nama Rangek. Fungsil. Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layarVertikal dan horisontal.

m.WorksheetWorksheet excel adalah versi elektronik dari spreadsheet kertas, yaitu piranti yang digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis data numerik. Worksheet terdiri dari kisi-kisi kolom dan baris. Kolom diatur menurut huruf di bagian atas worksheet (A – IV), dan baris menurut nomor yang urut di border kiri. Perpotongan kolom dan baris disebut cells. Kumpulan dari beberapa sel disebut range.

D. Menutup excelBila kita telah selesai bekerja dengan excel, sebelum komputer dimatikan

terlebih dahulu excel yang kita gunakan harus kita tutup. Adapun langkah yang kita lakukan adalah :

1. Klik file2. Klik close

Selanjutnya kita keluar dari excel dengan melalui tahap :1. Klik file2. Klik exit.

Sebelum komputer dirapikan terlebih dahulu matikan komputer dengan langkah :1. Klik start2. Klik Shutdown

4

3. Klik OK (bila pada kata”shutdown” sudah ada tanda titik hitam, jika belum klik pada bulatan samping shutdown ,lalu OK)

4. Tunggu proses selesai5. Matikan power di monitor dan stabiliser.

E. Berpindah-pindah di dalam lembaran kerjaDi dalam Excel , karena terdiri dari banyak sel maka dalam bekerja akan selalu berpindah dari sel yang satu ke yang lainnya. Atau juga pidah dari lembaran kerja yang satu ke yang lainnya.

Adapun untuk berpindah-pindah di dalam lembar kerja adalah :1. Geser salah satu kotak penggulung untuk berpindah ke area lain di lembar

kerja.2. Klik salah satu tombol penggulung untuk berpindah ke bagian lembar kerja

yang muncul di layar satu baris ke atas atau ke bawah, atau satu kolom ke kanan atau ke kiri.

3. Tekan panah ke bawah, ke atas, ke kiri, ke kanan untuk berpindah satu sel ke bawah, ke atas, ke kiri, ke kanan.

4. Tekan CTRL + end untuk memilih sel terakhir pada lembar kerja yang berisi data.

5. Tekan HOME untuk berpindah ke kolom pertama pada baris yang sama.6. Tekan CTRL + HOME untuk berpindah ke awal baris dan kolom (A1)7. Klik pada layar penggulung vertikal atau tekan PgUp atau PgDn untuk

berpindah satu layar ke atas atau ke bawah, dan pada lajur penggulung horisontal untuk berpindah satu layar ke kiri atau ke kanan.

8. Tekan CTRL+PgUp untuk berpindah ke lembaran sebelumnya atau tekan CTRL+PgDn untuk berpindah ke lembaran berikutnya pada buku kerja.

F. Memilih cell atau RangeUntuk memilih cell : Klik pada cell yang diinginkan

Untuk memilih Range:Misalnya akan memilih A1:D5: Klik A1 tanpa dilepas Geser sampai D5

G. Memasukkan DataMemasukkan Teks ke dalam cells

Pilih cell yang diinginkan Ketik teks Tekan enter

Teks secara otomatis rata kiri

5

Memasukkan angka ke dalam cells Pilih cell yang diinginkan Ketik angka Tekan enter

Angka otomatis rata kanan

H. Memperbaiki DataUntuk memperbaiki data caranya adalah sebagai berikut :1. Cara pertama :

a. Pilih cell yang akan diperbaiki datanyab. Ketik ulang data yang baruc. Enter

2. Cara yang kedua :a. Pilih cell yang akan diperbaiki datanyab. Tekan F2c. Perbaiki data yang lamad. Enter

3. Cara yang ketiga :a. Pilih cell yang akan diperbaiki datanyab. Klik dua kali tepat di sel tersebutc. Perbaiki data lamad. Enter

I. Menghapus DataUntuk menghapus data di Excel ada beberapa cara antara lain :1. Cara pertama :

a. Pilih cell yang akan dihapus datanyab. Tekan delete pada keyboard

2. Cara kedua :a. Pilih cell yang akan dihapus datanyab. Klik kanan di mousec. Klik clear contents

3. Cara ketiga :a. Pilih cell yang akan dihapus datanyab. Klik menu homec. Klik cleard. Klik clear contents

J. Membatalkan PerintahKita dapat membatalkan perintah yang pernah kita kerjakan pada saat kita bekerja dengan MS. Excel 2007. Adapun cara untuk membatalkan perintah :

6

1. Cara pertama :Klik tombol undo pada quick access toolbar

2. Cara kedua :Tekan CTRL+Z

K. Menformat Lembar Kerja1. Mengubah Tinggi Baris atau Lebar Kolom

a. Mengubah lebar kolom Untuk dapat mengubah lebar kolom lakukan : Blok cells yang mau diubah ukuran lebarnya Klik menu home Klik format Klik column width Ketik lebar pada kotak column width Klik OK

Atau Tempatkan mouse tepat diantara dua kolom (yang ada hurufnya

di atas), sehingga membentuk tanda panah ke kanan atau ke kiri.

Klik jangan dilepas dan tarik ke kanan atau ke kiri sesuai kehendak

b. Mengubah Tinggi barisUntuk dapat mengubah tinggi baris lakukan : Blok cell yang akan diubah tingginya Klik menu home Klik format Klik row height Ketik angka sesuai kehendak pada row height Klik OK

2. Menyembunyikan baris atau koloma. Menyembunyikan baris

Untuk menyembunyikan baris dengan cara :Cara Pertama :

Pilih baris yang akan disembunyikan Klik menu home Klik format Klik hide & unhide Klik hide rows

7

Cara kedua: Tempatkan pointer tepat pada border bawah judul kepala

baris yang akan disembunyikan, sehingga pointer berbentuk panah berkepala dua.

Klik jangan dilepas dan geser sampai baris di atasnya.

Menampilkan kembali baris yang disembunyikan : Klik judul kepala kolom disamping baris yang

disembunyikan. Klik menu home Klik format Klik hide & unhide klik unhide rows

Atau

Tempatkan mouse di atas baris yang disembunyikan sehingga berbentuk panah berkepala dua.

Klik jangan dilepas dan geser sampai baris yang disembunyikan muncul.

b. Menyembunyikan kolomUntuk menyembunyikan kolom lakukan :

pilih kolom yang akan disembunyikanklik menu homeKlik formatKlik hide & unhideklik hide columns

Atau

Tempatkan mouse di border kanan kolom yang akan disembunyikan sehingga berbentuk panah berkepala dua

Klik jangan dilepas dan geser ke kolom sebelumnya.

Menampilkan kembali kolom yang disembunyikan Untuk menampilkan kembali kolom yang disembunyikan lakukan : Klik judul kepala baris di bawah judul kepala kolom Klik menu home Klik hide & unhide Klik format klik unhide columns

8

Atau

Tempatkan mouse di border kanan kolom sebelumnya, sehingga berbentuk panah berkepala dua

Klik jangan dilepas, geser sehingga muncul kembali kolom yang tersembunyi

L. Memformat Data1. Mengubah Font

Untuk dapat mengubah jenis huruf, ukuran huruf dan juga gaya penulisan dapat dilakukan dengan : Blok data yang akan diubah font-nya Klik home Klik font Klik font Pilih Jenis huruf yang digunakan pada font Pilih gaya penulisan pada font style Pilih ukuran huruf pada size Klik OK

2. Menambahkan symbol satuan mata uang ke dalam angka (misalnya: Rp)Untuk memberikan symbol Rp ke dalam angka yang kita tulis dapat dilakukan dengan jalan :

a. Blok data yang akan diberi symbol Rpb. Klik menu homec. Klik formatd. Klik format cellse. Klik numberf. Klik accountingg. Pada symbol pilih Rp Indonesian h. Pilih berapa angka dibelakang koma pada decimal places.i. Klik OK

M. Memindahkan isi cells atau RangeUntuk memindahkan isi cells atau range ikuti langkah :

1. Blok data yang akan dipindahkan2. Klik home3. Klik cut4. Pilih tempat untuk memindahkan data5. Klik paste

Atau1. Blok data yang akan dipindahkan2. Klik kanan pada mouse tepat pada data yang akan dipindahkan

9

3. Pilih cut4. Pilih tempat untuk memindahkan data5. Klik kanan pada mouse tepat pada tempat untuk memindahkan data6. Pilih paste

Atau1. Pilih data yang akan dipindahkan2. Tempatkan pointer tepat pada data yang akan dipindahkan, dan gerakkan

pointer sampai membentuk tanda panah.3. Kemudian klik jangan dilepas, dan4. Gerakkan pointer tadi ke arah tempat pemindahan.

N. Mengkopi cells atau rangeUntuk mengkopi cells atau range lakukan langkah :

1. Pilih data yang akan dikopi2. Klik home3. Klik Copy4. Pilih tempat untuk mengkopi data5. Klik Paste

Ataua. Pilih data yang akan dikopib. Klik kanan tepat pada data yang akan dikopic. Pilih copyd. Pilih tempat untuk mengkopi datae. Klik kanan pada mouse tepat pada tempat untuk mengkopi dataf. Pilih paste

O. Menyimpan DataUntuk menyimpan data di MS. Excel 2007 sama saja dengan menyimpan data di MS. Word 2007. Adapun langkah menyimpan data yang belum pernah disimpan adalah:

1. Klik office button2. Klik save as3. Excel workbook4. Cari tempat penyimpanan ( bila di disket pilih 3 1/2 Floppy (A), bila di

hardisk pilih my document, c atau d)5. Pada file name, tulis nama file6. Klik save

Sedang untuk menyimpan data yang pernah disimpan dilakukan dengan:1. Klik office button2. Klik save

10

AtauKlik save yang ada pada quick access toolbar.

Atau Tekan tombol kombinasi Ctrl + s

P. Menutup dan keluar dari Excel 2007Sebelum keluar, terlebih dahulu harus ditutup data yang dikerjakan dengan langkah :

1. Klik File2. Klik Close

Baru setelah itu keluar dari MS.Excel 2007 dengan langkah :a. Klik fileb. Klik exit

Q. Membuat Bingkai (border)Untuk memperindah tampilan lembar kerja, dapat ditambahkan bingkai atau lebih dikenal dengan border. Untuk dapat membuat border lakukan langkah :

1. Blok data yang akan diberi border2. Klik menu home3. Klik format4. Klik format cells5. Klik border6. Klik pada style untuk memilih bentuk garis yang diinginkan7. Klik outline8. Klik inside untuk membuat garis ke atas/ ke samping9. Klik OK

a. Menghapus bingkai keseluruhanBila berkehendak menghilangkan bingkai (border) yang kita buat dapat dilakukan dengan cara :1. Cara pertama

a. Blok data yang akan kita buang bingkainyab. Klik homec. Klik formatd. Klik format cellse. Klik borderf. Klik noneg. Klik OK

2. Cara keduaa. Blok data yang akan dibuang bingkainyab. Klik home

11

c. Klik formatd. Klik format cellse. Arahkan mouse tepat pada garis yang akan kita buangf. Klik sampai semua garis hilangg. Klik OK

b. Menghapus sebagian dari bingkaiUntuk dapat menghapus sebagian dari bingkai lakukan langkah:1. Blok data yang akan dibuang bingkainya2. Klik home3. Klik format4. Klik format cells5. Arahkan mouse pada garis yang akan dibuang6. Klik OK

c. Menggabungkan cellsKita dapat menggabungkan beberapa cells menjadi satu cells. Cara yang kita lakukan adalah : Blok sel yang akan digabungkan Klik home Klik format Klik format cells Klik alignment Klik pada merger cells Klik OK

R. Membuat Arsiran (shade)Naskah yang kita ketik pada setiap cells dapat kita beri arsiran agar lebih menarik. Adapun cara yang kita lakukan adalah :

1. Blok data yang akan kita beri arsiran2. Klik home3. Klik format 4. Klik format cells5. Klik fill6. Pilih warna yang kita inginkan7. Bila warna yang kita inginkan kurang cocok, cari warna lain dengan cara

klik pada more color8. Pilih warna9. OK

Selain membuat, kita dapat juga menghilangkan kembali arsiran yang kita buat. Caranya adalah :1. Blok arsiran yang akan kita hilangkan2. Klik home

12

3. Klik format4. Klik format cells5. Klik fill6. Klik no color7. Klik OK

S. Mengubah posisi teks1. Mengetengahkan teks

Untuk mengetengahkan teks yang kita buat ada cara yang kita lakukan baik itu mengetengahkan teks dalam satu cells atau dalam beberapa cells .

a. Mengetengahkan teks dalam satu cellsUntuk mengetengahkan teks dalam satu cells lakukan :1) Blok cells yang akan diketengahkan datanya2) Klik center pada toolbar

Atau

1) Blok cells yang akan diketengahkan datanya2) Klik home3) Klik format4) Klik format cells5) Klik alignment6) Klik pada horizontal, pilih center7) Klik OK

b. Mengetengahkan teks pada beberapa cellsUntuk mengetengahkan teks pada beberapa cells, bila teksnya hanya satu baris dapat dilakukan dengan :1. Blok data yang mau diketengahkan sampai dengan kolom yang

dikehendaki2. Klik home3. Klik merge & center pada toolbar.

Atau Blok data yang mau diketengahkan sampai dengan kolom yang

dikehendaki Klik home Klik format Klik format cells Klik alignment Pada horizontal, pilih center across selection Klik merge cells Klik OK

13

Bila teksnya lebih dari satu baris, untuk mengetengahkan dalam beberapa cells lakukan :1. Blok data yang mau diketengahkan sampai dengan kolom yang

dikehendaki2. Klik home3. Klik format4. Klik format cells5. Klik alignment6. Pada horizontal, pilih center across selection7. Klik OK

2. Membuat posisi baris teks miring/tegakPosisi baris teks di dalam Ms. Excel 2007 dapat dirubah kemiringannya dari 90 degrees sampai dengan –90 degrees ( dari tegak ke atas sampai ke bawah). Adapun cara yang dapat kita lakukan adalah :1. Blok data yang akan kita ubah posisi baris teksnya2. Klik home3. Klik format4. Klik format cells5. Klik alignment6. Pada orientation, ubahlah posisi teks dengan cara mengubah angka

pada degrees.7. Klik OK

T. SHEET (Lembar Kerja)a. Menambah sheet baru

Klik di Icon New atau tekan Shift + F11 pada keyboard

sheet baru

b. Menambah book baru tekan CTRL + N

c. Mengganti nama sheetKlik kanan di sheet yang ingin diganti namanyaPilih Rename

d. Menghapus sheetKlik kanan di sheet yang ingin dihapusPilih Delete

14

U. Penggunaan Rumus dan logika1. Rumus Penjumlahan, pengurangan, pembagian dan perkalian

Semua rumus atau logika yang ada di Microsoft Excel 2007 selalu diawali dengan tanda sama dengan(=). a. Rumus penjumlahan

Sebagai contoh akan disajikan suatu data sebagai berikut:

Dari data diatas, hasil dari penjumlahan angka 100 dan 125 adalah 225.Hasil tersebut diperoleh dengan cara:=A2+B2 kemudian tekan enter atau =100+125 kemudian tekan enter

b. Rumus PenguranganDari data diatas, hasil dari pengurangan angka 125 dan 100 adalah 25.Hasil tersebut diperoleh dengan cara:=B2-A2 kemudian tekan enter atau =125-100 kemudian tekan enter

c. Rumus PerkalianPerkalian dilambangkan dengan tanda bintang (*).Dari data diatas, hasil dari perkalian angka 100 dan 125 adalah 12500.Hasil tersebut diperoleh dengan cara:=A2*B2 kemudian tekan enter atau =100*125 kemudian tekan enter

d. Rumus PembagianPembagian dilambangkan dengan tanda garis miring (/).Dari data diatas, hasil dari pembagian angka 125 dan 100 adalah 1.25.Hasil tersebut diperoleh dengan cara:=B2/A2 kemudian tekan enter atau =125/100 kemudian tekan enter

15

2. Rumus sum, average, max dan mina. Rumus Sum

Rumus ini adalah rumus untuk menjumlah sederet angka. Adapun rumus ini adalah:

=Sum(Cells awal:cells akhir)

b. Rumus AverageRumus ini adalah rumus untuk mencari rata-rata. Adapun rumus ini dalah:

=Average(cells awal:cells akhir)

c. Rumus MaxRumus ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi. Adapun penggunaan rumus ini adalah :

=Max(cells awal:cells akhir)

d. Rumus MinRumus ini digunakan untuk mencari nilai terendah. Adapun rumusnya adalah :=Min(cells awal:cells akhir)

3. Rumus logika if-. Rumus if adalah =if(cells yang diuji,kondisi benar,kondisi salah)

-. Bila ada dua kategori, maka if-nya satu, bila ada tiga kategori if-nya dua.

-. Cells yang diuji dan kondisi benar, jumlahnya sama dengan jumlah if.

-. If selalu menggunakan tanda petik dua (“), kecuali angka dan persen

-. Rumus bila berwujud angka dan persen(%) tidak menggunakan tanda petik dua(“)

4. Rumus if(and

Pada dasarnya antara if dan if(and hampir sama. Yang membedakan adalah kalau if tiap kategori hanya memiliki satu kondisi, tetapi if(and tiap kategori memiliki lebih dari satu kondisi.

5. Rumus left, rihgt, dan mid

-. LEFT = mengambil data dari kiri-. RIGHT = mengambil data dari kanan-. MID = mengambil data di tengah

a. Rumus Left adalah :

=Left(cells yang diuji,banyaknya karakter)

16

b. Rumus Right adalah:

=Right(Cells yang diuji,banyaknya karakter)

c. Rumus Mid adalah :

=Mid(Cells yang diuji,mulai karakter, banyaknya karakter)

6. Rumus if(mid, if(left, if(rightPada dasarnya ini adalah gabungan rumus if dan mid, if dan left, serta if dan right. Dimana rumus mid, left atau right ada di dalam rumus if. Dalam pelaksanaannya mid, left atau right merupakan cells yang diuji pada rumus if.

7. Rumus Hlookup dan VlookupPengisian data dengan menggunakan tabel bantu (patokan) ada dua cara, yaitu :

Hlookup yaitu : mencari data secara horisontal dengan menggunakan tabel bantu.Vlookup yaitu : mencari data secara vertikal dengan menggunakan tabel bantu

a. Rumus untuk Hlookup adalah :

=Hlookup(cells yang diuji,blok tabel patokan,tekan F4,baris keberapa)

b. Rumus untuk Vlookup adalah :

=Vlookup(cells yang diuji,blok tabel patokan,tekan F4,kolom keberapa)

17

LATIHAN I:

18

a. PETUNJUK UNTUK TUGAS LATIHAN 1

1. Ketiklah naskah seperti pada Latihan I

2. Untuk mengisi jumlah harga ketentuannya adalah harga barang kali jumlah.

3. Potongannya adalah 5% dari jumlah harga

4. Potongan khusus adalah bila cara pembelian “C”, maka potongan khusus adalah 7%

dari jumlah harga. Bila cara pembelian “K”, maka potongan khusus adalah 2.5%

dari jumlah harga.

5. Harus dibayar ditentukan: Jumlah harga-potongan-potongan khusus

6. Untuk keterangan ditentukan bila lama pembayaran <=20, maka

keterangan=”belum waktu”Bila lama pembayaran >20, maka keterangan=”harus

ditagih”

7. Isilah jumlah, rata-rata, max dan min.

8. Buatlah satuan nilai Rp pada angka yang menunjukkan satuan mata uang.

9. Simpanlah di Drive D folder nama kelas masing-masing dengan nama file Latihan 1

19

20

PETUNJUK UNTUK LATIHAN II

1. Ketiklah naskah seperti pada Latihan II

2. Ketengahkan judul tabel

3. Buatlah Grafik yang berupa grafik batang

4. Buatlah grafik bentuk lainnya.

5. Simpanlah di drive D, di folder masing-masing kelas dengan nama file Latihan II

TERIMA KASIH

CATATAN:Setelah Anda mempelajari kompetensi ini, siapkan diri untuk menghadapi ujian pada pertemuan berikutnya.

Sumber:Buku Siswa Simulasi Digital Jilid 1 Kemendikbud, 2013www.undiksha.ac.id/e-learning/staff/dsnmateri/4/1-203.pdf www.umm.ac.id/files/file/FileDownload/Panduan_ Excel _ 2007 .pdf

21