TRI WINARSIH, S.PD.

SMK NEGERI 2 BLITARADMINISTRASI PERKANTORAN

MENGOPERASIKAN APLIKASI PERANGKAT

LUNAKPENGOLAH KATA

Mendeskripsikan Aplikasi Perangkat Lunak

MATERI PEMBELAJARAN:1. Macam software pengolah kata.2. Cara mengoperasikan software

pengolah kata.3. Lembar kerja software pengolah

kata.4. Menu software pengolah kata 5. Toolbar dan icon software pengolah

kata 6. Shortcut dan kursor software

pengolah kata.

TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Siswa dapat memahami fungsi software pengolah kata.2. Siswa dapat menjalankan software pengolah kata

melalui perintah start, menu, shortcut, dan icon.3. Siswa dapat membuat file baru, membuka, dan

menyimpan.

Software Word Processor (pengolah kata)

Suatu program pengolah dokumen berisi teks dan gambar yang memiliki keistimewaan dan lebih profesional dibanding dengan teks yang sudah

ada.

Macam – macam Software Pengolah

kata

Microsoft Word (Microsoft Office)

Text Document (Star Office)

Writer (Open Office)

Ciri khas software pengolah kata secara

umum adalah pengolahan karakter,

kata, kalimat yang akhirnya membentuk paragraf, sekumpulan

paragraf membentuk satu halaman dan sekumpulan

halaman membentuk sebuah naskah yang

disebut file (dokumen).

Pengolah kata

Penulisan

Pembentukan

Penambahan

Penghapusan

Penyimpanan

Pencetakan

MEMPERSIAPKAN SOFTWARE PENGOLAH KATA

(MS WORD)

Windows

Microsoft Office 2007

terinstal

Menjalankan Aplikasi MS Word

Start

All Program

MS Office

Microsoft Word

1. Melalui Start

Menjalankan Aplikasi MS Word

2. Melalui ShortcutKlik ganda ikon Word ini

shortcut

Menjalankan Aplikasi MS Word

3. Melalui Windows Explorer

Menjalankan Aplikasi MS Word

4. Melalui Search

Ketik judul file di sini

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen.

1. Mengenal MS Word 2007

Istilah – istilah yang dipakai dalam

mengoperasikan Ms Word 2007

Hotkey/Shortcut:Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu.

Toolbar (Ms Word 2007 disebut Ribbon)Pada ms word 2007, perintah – perintah sudah ditampilkan dalam grup – grup terpisah.

Istilah – istilah yang dipakai dalammengoperasikan Ms Word 2007

Ruler margin (Indent)Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman.- First Line Indent : digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf- Hanging Indent : digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraf- Left Indent : digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks- Right Indent : digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

LINGKUNGAN KERJA MS WORD

Mengenali Lingkungan Kerja MS Word• Menampilkan sekumpulan

perintah• Berupa teks / gambar

(image)MENU

•Baris memanjang yang terdiri dari button (tombol) atau kombinasi keduanya•Dapat diaktifkan/dinonaktifkan melalui menu view >>> toolbars

TOOLBAR

LEMBAR KERJA MS WORD

3. MEMBUAT DOKUMEN BARU

1. Pada jendela Microsoft Word, klik Office Button2. kemudian klik New. 3. Kemudian Pilih Blank Document, klik Create4. Atau anda bisa menekan tombol CTRL+N

4. MEMBUKA DOKUMEN YANG SUDAH ADA

1.Klik menu Office Button Kemudian pilih Open, maka akan tampil kotak dialog Open / Klik Ctrl + O

2.Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu.

3.Klik pada file name yang akan dibuka.

4.Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

5. MENYIMPAN DOKUMEN Pada jendela Microsoft Word , pilih menu Office Button ( ), kemudian pilih Save Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen, dan klik Save. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak dengan menekan Ctrl+S.

Alternatif lain dalam penyimpanan file : Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.

Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As apabila sebelumnya belum pernah di save. Ketikkan

nama file dokumen, dan klik Save.

6. MENUTUP FILE DOCUMENT

• Klik icon Office Button ( ) atau klik Alt+F

• Klik Close • Atau Klik Ctrl+W

7. MENUTUP JENDELA MS WORD

1. Klik Office Button ( ) > klik 2. Klik tombol Exit ( ) yang berada pada pojok kanan atas jendela MS Word

MENGGESER INSERT POINT (KURSOR)

TOMBOL FUNGSI→ atau ← Berpindah ke kanan atau ke kiri satu

karakter ↑ atau ↓ Berpindah ke atas atau ke bawah satu

baris CTRL+→ atau CTRL+← Berpindah ke kanan atau ke kiri satu kata

CTRL+↑ atau CTRL+↓ Berpindah ke atas atau kebawah satu

paragraf Home atau End Berpindah ke awal atau ke akhir baris Ctrl+Home atau Ctrl+End

Berpindah ke awal atau ke akhir dokumen

PgUp atau PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu layar

Ctrl+PgUp/Ctrl+PgDn Berpindah ke atas atau ke bawah satu halaman

MENANDAI TEKS (BLOK)MENGGUNAKAN MOUSE

Action Fungsi Untuk Memilih

Sembarang teks Klik tahan (drag) teks yang diinginkan

Sembarang teks

Klik ganda pada kata Satu kataKlik pada selection bars Satu barisDrag pada selection bars Beberapa barisTekan CTRL lalu klik kalimat yang diinginkan

Satu kalimat

Klik ganda pada selection bar atau klik3X pada bagian paragraph

Satu paragraph

Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang dinginkan

Berbentuk kolom

Tekan Ctrl lalu drag mouse ke posisi yang dinginkan

Memilih secara acak

MENGGUNAKAN KEYBOARDTOMBOL FUNGSI

SHIFT +→ Menandai satu karakter disebelah kanan insertion point

SHIFT +← Menandai satu karakter disebelah kiri insertion point

SHIFT +↑ Menandai satu baris ke atas SHIFT + ↓ Menandai satu baris ke bawah CTRL+SHIFT +→ Menandai satu kata disebelah kanan insertion

pointCTRL+SHIFT +← Menandai satu kata disebelah kiri insertion point CTRL+SHIFT +↑ Menandai sampai ke-awal paragraphCTRL+SHIFT + ↓ Menandai sampai ke-akhir paragraphShift+End Menandai sampai ke akhir baris Shift+Home Menandai sampai ke awal barisShift+PgUp Menandai sampai satu layar ka-atas Shift+PgDwn Menandai sampai satu layar ke-bawah Ctrl+Shift+Home Menandai sampai ke awal dokumenCtrl+Shift+End Menandai sampai ke akhir dokumenCtrl+A Menandai seluruh teks yang ada pada dokumen

8. MENGEDIT TEKS Jika Anda membuat kesalahan selama proses pengetikan,

Anda dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini:

Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.

Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.

Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, tekan Ctrl+Y.

Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, tekan Ctrl+Z atau klik tombol Undo pada Quick Access Toolbar.

Untuk membatalkan perintah Undo, klik tombol Redo pada Quick Access Toolbar .

Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift + Enter.

Ctrl+A = Blok semua data dalam dokumenCtrl+B = Menebalkan huruf (Bold)Ctrl+C = Menggandakan/Mengkopi data (Copy)Ctrl+D = Membuka format hurufCtrl+E = Membuat teks rata tengah (Center)Ctrl+F = Mencari data (Find)Ctrl+G = Mencari halamanCtrl+H = Mengganti nama data (Replace)Ctrl+I = Memiringkan huruf (Italic)Ctrl+J = Tulisan rata kiri kanan (Justify)Ctrl+K = Menyisipkan HyperlinkCtrl+L = Rata kiri (Align Left)

Shortcut Keyboard / Kombinasi tombol Ctrl + (A-Z)

Ctrl+M = Sama dengan 'tabulasi'(tambah indent)Ctrl+N = Membuat lembar dokumen baruCtrl+O = Membuka dokumenCtrl+P = Mencetak tulisan (Print)Ctrl+Q = Mengatur tabulasi (remove indent/kebalikan Ctrl+M)Ctrl+R = Tulisan rata kanan (Align Right)Ctrl+S = Menyimpan dataCtrl+T = TabulasiCtrl+U = Garis bawah (Underline)Ctrl+V = Menggandakan data untuk kedua kali (Paste)Ctrl+W = Menutup dataCtrl+X = Memotong data (Cut)Ctrl+Y = Redo (Kebalikan dari Ctrl+Z)Ctrl+Z = Undo (Membatalkan perintah sebelumnya)

Shortcut Keyboard / Kombinasi tombol Ctrl + (A-Z)

9. MENGCOPY TEKS

1. Block teks yang akan dicopy2. Click icon copy ( ) pada ribbon

atau click Ctrl+C3. Click icon paste ( ) pada

ribbon atau click Ctrl+V

10. MEMFORMAT TEKS

Cara pengaturan teks:1. Tandai atau blok terlebih dahulu teks yang akan di atur.2. Kemudian klik icon tentang pengaturan teks ini yang

terdapat pada toolbar formatting.

Jenis Efek Perintah Teks Awal HasilCetak tebal Klik atau

CTRL+BINI CONTOH INI CONTOH

Cetak Miring Klik atau CTRL+I

INI CONTOH INI CONTOH

Cetak Garis Bawah

Klik atau CTRL+U

INI CONTOH INI CONTOH

PENGATURAN HURUFUntuk menambah daya tarik dan mempercantik hasil pengerjaan suatu dokumen, pengaturan huruf sangat diperlukan. Toolbar untuk pengaturan huruf ini terdapat pada menu Home.

Untuk pengaturan huruf kita dapat melakukan Caranya;

Tandai atau blok terlebih dahulu teks yang ingin kita ganti.

Klik item Font sehingga muncul daftar huruf yang disediakan oleh Word. Pilihlah huruf yang Anda inginkan.

Untuk merubah ukuran huruf, kliklah item Font Size yang disebelah item font lalu kliklah ukuran huruf yang diinginkan.

MEMBERI WARNA DAN EFEK

Mewarnai Huruf Tandai atau Blok

terlebih dahulu teks yang akan kita warnai.

Pilih huruf dengan menekan tombol

Memformat teks dengan kotak Dialog Font : Click Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

Efek Huruf

11. Mengatur Paragraf Pengaturan paragraf dapat menggunakan

grup Paragraph pada ribbon

Bullets & NumberingIndent

Border

Mengatur jarak spasi baris Mengatur perataan teks

MENGATUR PERATAAN TEKSRata Kiri (Default) Perintah Hasil

Pelatihan Komputer dan internet

Klik Pelatihan Komputer dan internet

Rata Tengah Perintah HasilPelatihan Komputer dan internet

Klik Pelatihan Komputer dan internet

Rata Kanan Perintah HasilPelatihan Komputer dan internet

Klik Pelatihan Komputer dan internet

Rata Kiri Kanan Perintah HasilPelatihan Komputer dan internet

Klik Pelatihan Komputer dan internet

Keterangan : Alignment, digunakan untuk pengaturan jenis perataan teks. Pada option ini

terdapat 4 pilihan, yaitu : Rata kiri (align left) Rata tengah (center) Rata kanan (align right) Rata kira kanan (justified). Lihat pembahasan tentang pengaturan teks.

Left, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kiri halaman. Right, digunakan untuk menentukan indentasi paragraph dari batas kanan

halaman.

MENGATUR INDENTASI• Cara Mengatur Indentasi Pada

Word• Pengaturan indentasi atau

penggeseran paragraf baik ke kiri maupun ke kanan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Masing-masing cara mempunyai fungsi sesuai dengan tujuan dan variasi pekerjaan yang dilakukan.Cara-cara tersebut adalah:

1. Melalui grup Paragraph pada ribbon Home

Anda dapat langsung menekan tombol Decrease Indent dan Increase Indent yang terdapat pada grup Paragraph (ribon home) untuk menggeser paragraf ke kanan atau ke kiri.

MENGATUR INDENTASI

MENGATUR INDENTASI2. Melalui grup Paragraph pada ribon Page Layout

Cara sebelumnya, pengaturan indentasi tidak dapat diatur ukurannya. Namun melalui grup Paragraph yang terdapat pada Page Layout, Anda dapat mengatur sendiri.

MENGATUR INDENTASI3. Melalui Kotak Dialog Paragraph

Jika ingin melakukan pengaturan paragraf lebih lanjut, caranya dengan mengklik anak panah (tooltip) pada grup paragraph untuk memunculkan kotak dialogParagraph.

Keterangan:Left, jarak indentasi dari margin kiri, Right, jarak indentasi dari margin kananSpecial, indentasi khusus sesuai dengan pengaturan yang kita lakukan sendiri, terdiri dari None (meniadakan indentasi khusus), First Line (indentasi kiri hanya untuk paragraf pertama saja) dan Hanging (untuk membuat indentasi gantung)

MENGATUR INDENTASI4. Melalui Ruler

Selanjutnya Anda juga dapat melakukan pengaturan secara manual melalui ruler. Tentu saja rulernya harus diaktifkan terlebih dahulu yang dapat dilihat pada ribbon View.Selanjutnya seleksi paragraf yang ingin diubah indentasinya, lalu geser indentasi sesuai yang diinginkan menggunakan pointer mouse, seperti gambar berikut: 

MENGATUR JARAK BARIS

Block beberapa paragraf teks yang akan di atur spasi barisnya atau bisa juga menyeleksi semua teksnya secara langsung dengan menclick CTRL+A secara bersamaan.

Pada tab Home pilih Paragraph dialog box pada ribbon.

Mengatur jarak spasi baris

MENGATUR JARAK BARIS Pada kotak dialog yang

muncul, Klik tab  indents and spacing , kemudian tentukan lebar spasi yang di inginkan untuk ukuran standart bisanya 1,5 lines pada line spacing.

Selain itu bisa diatur before dan afternya yang merupakan jarak antar paragraf, tapi jika ingin normal maka cukup kosongkan atau 0 pada before dan afternya.

Kemudian klik tombol OK dan silahkan perhatikan hasilnya

12. BULLET & NUMBERINGBullet and Numbering sangat membantu dalam penulisan karya ilmiah yang terstruktur. Dapat diatur menggunakan ribbon Paragraph

Bullet Numbering

13. STYLES

Fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah dan laporan.

Cara membuat style baru:1. Klik panah ke bawah pada ribbon styles

Lanjutan Membuat Styles

2. Klik pada tombol new style

Lanjutan Membuat Styles

3. Akan muncul kotak dialog sbb:

4. Atur Style yang diinginkan 5. Klik OK

14. BREAK

Page break berfungsi untuk berpindah halaman secara otomatis sehingga tidak perlu menekan tombol enter.Caranya:1. Klik insert2. Klik page break3. Atau dengan

menekan Ctrl+Enter

Tombol untuk membuat tabel ada di menu insert

Tentukan jumlah baris dan kolom yang akan anda buat

Kita dapat membuat tabel dengan memilih kotak-kotak sesuai jumlah baris dan kolom atau kita menggunakan perintah Insert Table.

14. MEMBUAT TABEL

TABEL YANG DIHASILKAN

Untuk mengatur lebar kolom dan baris, kita dapat menggeser baris horisontal dan vertikal dari tabel.

Untuk menggabungkan beberapa cell/kotak, kita terlebih dahulu mem-blok kotak-kotak yang akan kita gabungkan, kemudian klik kanan pada mouse dan klik merge cells.

Untuk mengatur tampilan table dengan mengeblok tabel, klik kanan, klik table properties.

16. MENGEDIT TEKS

Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.

Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.

Tekan Ctrl+Y untuk melakukan pengulangan teks (repeat)

Tekan Ctrl+Z untuk membatalkan suatu perintah yang sudah dilakukan sebelumnya

Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan Shift+Enter

17. PENGATURAN HALAMAN (PAGE LAYOUT)

Klik menu Page Layout

Frame OrientationDigunakan untuk menetukan arah percetakan halaman. Arah pengaturan halaman dokumen ini terbagi dua, yaitu:

• Portrait, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah tegak (vertikal).

• Landscape, adalah metode pengaturan halaman dokumen dengan arah melebar (horizontal).

FRAME MARGIN1. Top, mengatur batas atas dokumen

mulai dari tepi atas kertas. 2. Bottom, mengatur batas bawah

dokumen mulai dari tepi bawah kertas. 3. Left, pengaturan batas kiri dokumen

mulai dari tepi kiri kertas. 4. Right, pengaturan batas kanan

dokumen mulai dari tepi kanan kertas.

5. Gutter, digunakan untuk memberikan jarak tertentu dari tepi kiri kertas atau tepi atas kertas dengan tujuan untuk memberikan lokasi kosong untuk penjilidan. Pengaturan posisi dari gutter ini kita tentukan pada bagian pilihan Gutter position yang menyediakan dua alternatif posisi, yaitu posisi kiri (left) atau atas (top).

TAB PAPER

Paper size, digunakan untuk mengatur ukuran kertas yang digunakan. Jika kita klik simbol ini, maka akan muncul sejumlah ukuran kertas yang disediakan oleh MSWord. Biasanya ukuran kertas akan tampil jika Printer driver sudah terinstall dalam Windows. Kita tinggal pilih jenisnya. Jika ukuran kertas yang kita gunakan tidak ada yang cocok dengan yang disediakan maka pilihlah option Custom Size untuk menentukan ukuran kertas yang Anda inginkan.

Width, digunakan untuk pengaturan ukuran lebar kertas jika kita memilih option custom size.

Height, digunakan untuk pengaturan tinggi kertas yang kita miliki.

Digunakan dalam pengaturan jenis kertas untuk pencetakan dokumen.

Lanjutan TAB PAPER

Apply to, digunakan untuk menentukan data jenis pengaturan. Pada option ini terdapat beberapa option lagi sebagai berikut:

Whole document, artinya pengaturan margin berlaku untuk seluruh dokumen.

This point forward, artinya pengaturan dokumen ini berlaku mulai dari halaman yang aktif (yaitu pada posisi insertion point) sampai halaman terakhir.

TAB LAYOUTKotak Dialog Page Setup Layout. Section Start, digunakan

untuk menentukan di halaman mana layout yang di set dimulai.

Header, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kepala (header) mulai dari tepi atas kertas.

Footer, digunakan untuk pengaturan posisi dari catatan kaki (footer) mulai dari tepi bawah kertas.

Note: Header dan footer ini akan otomatis tampil pada setiap halaman dokumen

18. PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

1) MENYISIPKAN SIMBOL Posisikan kursor di belakang kata yang akan disisipi simbol Klik Insert, pilih simbol pada kotak dialog symbol Klik Insert, maka simbol akan tersisipkan pada teks Klik close pada kotak dialog symbol

Lanjutan PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

2) MENYISIPKAN GAMBAR/FOTO Tempatkan kursor pada posisi yang

akan disisipi gambar Klik Insert kemudian klik Picture Pilih From File foto yang diinginkan Klik double pada foto tersebut, maka

foto yang diinginkan sudah tersisipkan

Contoh penyisipan foto

3) MENYISIPKAN GAMBAR CLIP ART Posisikan kursor di belakang kata yang akan disisipi simbol Klik Insert, pilih simbol pada kotak dialog symbol Klik Insert, maka simbol akan tersisipkan pada teks Klik close pada kotak dialog symbol

Lanjutan PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

Contoh penyisipan clip art

4) MENYISIPKAN WordArt Posisikan kursor pada teks yang akan disisipi WordArt Klik Insert, klik WordArt maka akan muncul kotak dialog WordArt Gallery Klik salah satu model WordArt maka akan muncul kotak dialog Edit WordArt Ketiklah teks yang diinginkan Klik OK

Lanjutan PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

Contoh penyisipan WordArt

Contoh penyisipan WordArt

5) MENYISIPKAN COVER PAGE Klik Insert Klik cover page Pilih salah satu model cover page

dan tulis judul cover pada bagian – bagian yang telah diseting di cover page

Lanjutan PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

6) MENYISIPKAN OBJEK – OBJEK YANG LAIN

Lanjutan PENYISIPAN OBJEK PADA TEKS

MEMBUAT MAIL MERGE

Membuat mail merge

Terima Kasih...