MENGGUNAKAN APLIKASI

SPREADSHEET DENGAN

MICROSOFT EXCEL 2007

September 27

2010 TUJUAN:

1. Mengetahui fitur-fitur dasar aplikasi spreadsheet

2. Mempelajari penggunaan aplikasi spreadsheet untuk

kebutuhan perkuliahan

Microsoft Office

1

I. DASAR TEORI

SPREADSHEET

Spreadsheet adalah aplikasi yang digunakan untuk melakukan simulasi kertas lembar kerja. Namun umumnya digunakan

untuk mengolah data untuk dapat melakukan representasi data yang lebih baik, menghasilkan data baru, atau juga

membuat database. Suatu aplikasi spreadsheet umumnya menampilkan sel-sel yang membentuk grid (garis-garis vertikal

dan horizontal) yang terdiri dari row (baris)dan column (kolom). Tiap sel dapat berisi value yang berupa data teks atau

data numerik. Dalam satu sel, dapat pula berisi formula yang menyatakan fungsi penghitungan untuk menampilkan isi sel

tersebut. Karena kegunaan-kegunaan tersebut, spreadsheet merupakan salah satu aplikasi penting untuk kebutuhan

finansial dan statistika, termasuk untuk mengolah data-data hasil percobaan atau riset.

Dalam perkuliahan, spreadsheet hampir selalu menjadi aplikasi penting kedua setelah word processing terutama saat

digunakan untuk mengolah data praktikum untuk kebutuhan pembuatan laporan. Selain sekedar menampilkan data dalam

bentuk tabel, spreadsheet dibutuhkan juga untuk mempemudah penghitungan pengolahan data dan menampilkan data

dalam grafik.

Software yang tergolong aplikasi spreadsheet antara lain Microsoft Office Excel, Open Office.org Calc, Lotus, dll.

ISTILAH-ISTILAH

Worksheet (lembar kerja): Satu bidang kerja dalam dokumen spreadsheet. Defaultnya saat membuat dokumen baru

pada Microsoft Office Excel, kita diberi 3 buah worksheet (biasa disebut sheet saja).

Cell (Sel): Satu kotak dalam worksheet.

Row (baris): Sekelompok sel dalam satu jajar horizontal.

Column (kolom): Sekelompok sel dalam satu jajar vertikal.

Value: isi (data) dalam suatu sel.

Function (Fungsi): Rumus siap pakai yang digunakan untuk membantu penghitungan. Umumnya, fungsi dilengkapi

dengan argumen yang dapat berupa label, rumus, angka, alamat sel, atau range.

SISTEM DAN APLIKASI

Aplikasi yang digunakan pada praktikum kali ini adalah Microsoft Office Excel 2007.

SISTEMATIKA

Pada praktikum kali ini, kita akan belajar menggunakan Microsoft Office Excel 2007 (excel) dengan efektif, yang meliputi:

1. Mengatur format tampilan sel dan tabel

2. Mempelajari penggunaan fungsi-fungsi dasar dan fungsi-fungsi yang umum digunakan

3. Membuat grafik dari data

2

4. Mengintegrasikan penggunaan wordprocessing dengan spreadsheet

II. AKTIVITAS

CELL FORMATTING

Sel dalam excel dapat diformat dengan beberapa pilihan pemformatan, diantaranya Number, Alignment, Font,

Border, Pattern, dan Protection. Format Protection hanya berpengaruh apabila worksheet dalam keadaan

terproteksi.

Mengatur format tampilan angka

1. Ketikkan tabel sebagai berikut pada sheet 1‟:

2. Pilih sel atau range yang akan diformat, untuk memilih beberapa sel yang berurutan (range).

3. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Number.

4. Pilih kategori format yang diinginkan pada kotak daftar pilihan Category.

5. Pilih bentuk kode format yang diinginkan pada kolom sebelah kanan kategori, pilih OK.

10000

10000

10000

10000

10000

10000

10000

10/15/2008 19:00 20.8

3

Keterangan untuk masing-masing kategori :

Kategori Keterangan

General Format standar sesuai dengan data yang dimasukkan

Number Format angka dengan tempat desimal dan pemisah ribuan

Currency Format angka dengan tampilan simbol mata uang berjarak satu spasi dengan angka

Accounting Format angka akuntansi dengan tampilan simbol mata uang diatur rata kiri

berdasarkan jumlah angka terbanyak

Date Format tanggal dengan tanda pemisah /, -, atau spasi diantara hari, bulan dan tahun

Time Format waktu dalam jam, menit dan detik dengan atau tanpa keterangan am /pM

Percentage Format dengan tampilan tanda %

Fraction Format dengan tampilan angka pecahan seperti ½

Scientific Tampilan angka dengan notasi ilmiah (eksponen)

Text Tampilan angka sebagai teks diatur rata kiri

Special Format khusus dalam database seperti kode pos, dsb

Custom Membuat format tampilan sendiri, simbol # menyatakan satu angka dan 0 mewakili

angka 0

6. Sekarang, cobalah untuk melakukan perubahan number format sehingga data yang dibuat menjadi seperti berikut

(tanpa mengubah value dari sel):

Perlu diingat bahwa value yang sebelumnya kita ketikkan dalam satu sel masih akan

ditampilkan di formula bar (di bagian atas worksheet) saat suatu sel dipilih.

Mengatur perataan tampilan data 1. Masih pada sheet 1, buat lah data tabel sebagai berikut:

2. Pilih sel atau range yang akan diformat

3. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Alignment.

10000

10,000.000

IDR 10,000

IDR 10,000

1000000%

1.E+04

10000 15-Oct-2008

7:00 PM

20 4/5

4

Atur format sesuai yang diinginkan, kemudian pilih OK

Contoh format pada Text alignment, Horizontal :

Contoh format pada Text alignment, Vertikal :

Pada Orientation, ubah degree untuk memutar teks sesuai yang diinginkan. Teks dapat diputar mulai dari –90 derajat

sampai 90 derajat.

4. Sekarang cobalah mengetikkan nama Anda pada beberapa sel kemudian atur tiap sel agar memiliki vertikal alignment

dan horizontal alignment yang berbeda-beda yaitu: Left-top, Center-Center, Right-Bottom, dan Distributed-Center,

dan Center-Center dengan orientation degree 45 derajat sehingga hasilnya seperti berikut:

5

Agar hasilnya dapat lebih terlihat, tambah panjang row atau column dengan menggeser garis horizontal atau vertikal pada

column heading dan row heading (bagian paling atas dan paling kiri dari bidang kerja excel yang berisi nomor index dari

tiap row atau column). Tahan tombol kanan mouse saat menggeser untuk melihat ukuran row atau column yang sedang

diubah panjangnya.

Mengatur jenis huruf

1. Pilih sel atau range yang akan diformat

2. Klik kanan lalu pilih menu format cells, lalu pilih tab Font.

3. Pilih bentuk huruf (Font), gaya tampilan huruf (Font Style), ukuran huruf, warna, garis bawah, dan efek sesuai

yang diinginkan, kemudian pilih OK.

Mengatur bingkai dan warna latar Untuk menonjolkan bagian tertentu dari lembar kerja, dapat ditambahkan bingkai dan warna latar melalui menu Format,

Cells, pada tab Border dan Patterns.

Sekarang coba untuk membuat tabel seperti berikut pada sheet 1:

6

Keterangan: Untuk melakukan cell formatting dengan lebih cepat, Anda bisa memanfaatkan toolbar formatting yang

terletak di atas bidang kerja.

FUNGSI DALAM EXCEL Untuk menuliskan fungsi dalam suatu sel, pertama-tama, tekan „=‟ lalu tuliskan fungsi nya lalu tulis argumennya dengan

diapit tanda kurung. Contoh :

=SUM(16,14,10) menjumlahkan angka 16, 14,dan 10

=SUM(A2,A3,A4) menjumlahkan isi sel A2, A3, dan A4

=SUM(A2:A4) menjumlahkan data dalam range A2 sampai A4

=SUM(A2/3,A2*5) menjumlahkan isi sel A2 dibagi 3, dan A2 dikali 5

7

Menggunakan Fungsi

Sebagai contoh, buatlah lembar kerja sebagai berikut pada sheet2:

Untuk menghitung total unit, dapat digunakan fungsi dengan beberapa cara berikut :

1. Penggunaan fungsi secara manual

a. Pilih sel untuk menempatkan penghitungan, yaitu sel C11.

b. Ketik fungsi dan argument yang diinginkan, yaitu =SUM(C4:C9).

c. Tekan ENTER.

2. Memilih argumen fungsi melalui mouse

a. Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C11, ketikkan fungsi =SUM(

b. Block sel yang akan dihitung, yaitu dari sel C4 hingga sel C9.

c. Tekan ENTER.

3. Pemakaian toolbar paste function

a. Pilih sel untuk menempatkan penghitunganm yaitu sel C11

b. Klik tombol function wizard pada toolbar standard

c. Pada pilihan select a category, pilih Math & Trig. Pada kotak select a function, pilih fungsi SUM, lalu pilih OK.

Selanjutnya, akan muncul kotak dialog berikut

Tombol function wizard

8

e. Pada isian Number1, tentukan range data yang akan dijumlahkan, yaitu dari C4:C9(penentuan range ini lebih mudah

dilakukan dengan menyorot sel C4 sampai C9 dengan mouse).

f. Pilih OK.

Fungsi-fungsi dasar Beberapa fungsi matematika yang sering digunakan :

Fungsi Keterangan

ABS Menghasilkan harga mutlak dari suatu bilangan. =ABS(bilangan)

AVERAGE Menghitung rata-rata dalam suatu range. =AVERAGE(range)

COUNT Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data angka).

=COUNT(range)

INT Membulatkan angka ke bawah ke bilangan bulat terdekat. =INT(bilangan)

MAX Menghitung nilai terbesar dalam suatu range. =MAX(range)

MIN Menghitung nilai terkecil dalam suatu range. =MIN(range)

MOD Menghasilkan nilai sisa dari pembagian dua bilangan. =MOD(pembilang,penyebut),

contoh MOD(23,5) = 3.

RANK Menghasilkan posisi tingkatan dari bilangan tertentu dari sekumpulan bilangan.

=RANK(bilangan,referensi,urutan)

ROUND Membulatkan suatu bilangan yang argumennya ditunjukkan oleh tempat desimal

yang ditentukan. =ROUND(bilangan,banyak angka desimal)

SQRT Menghasilkan akar kuadrat positif dari suatu bilangan. =SQRT(bilangan)

STDEV Mencari simpangan baku dalam range berdasarkan sample data. =STDEV(range)

SUM Menjumlahkan data dalam range. =SUM(range)

VAR Mencari nilai variansi dalam range. =VAR(range)

Beberapa fungsi teks yang sering digunakan :

Fungsi Keterangan

LEFT Mengambil karakter mulai dari kiri sebanyak n karakter dari suatu teks

=LEFT(teks,jumlah karakter)

MID Mengambil karakter mulai dari karakter ke m sebanyak n huruf. =MID(teks,posisi

awal,jumlah karakter)

RIGHT Mengambil karakter dari kanan sebanyak n huruf dari suatu teks.

=RIGHT(teks,jumlah karakter)

UPPER Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kapital. =UPPER(teks)

LOWER Mengubah karakter dalam teks menjadi huruf kecil. =LOWER(teks)

COUNTA Menghitung banyak data yang tidak kosong dalam suatu range (untuk data teks).

=COUNTA(range)

9

Fungsi Logika Digunakan untuk melakukan penilaian apakah suatu pernyataan bernilai benar atau salah. Fungsi yang dapat digunakan

adalah IF, OR, AND, dan NOT.

Bentuk umum : IF(ekspresi logika, perintah jika benar, perintah jika salah)

Contoh :

1. kondisi : IF(NILAI>=60,”LULUS”,”GAGAL”)

artinya, jika NILAI >= 60, maka sel akan diisi “LULUS”, jika tidak maka sel akan diisi “GAGAL”.

2. kondisi : IF(NILAI<50,”GAGAL”, IF(NILAI<60,”PERBAIKAN”,”LULUS”))

artinya jika NILAI <50, maka sel akan diisi teks “GAGAL” jika 50 <= NILAI <60, maka sel akan diisi teks

“PERBAIKAN” jika NILAI>60, maka sel akan diisi teks “LULUS”

Contoh fungsi logika di Excel :

Fungsi Keterangan

IF Memeriksa ekspresi logika dan memberikan nilai tertentu jika benar atau salah.

=IF(ekspresi logika,nilai benar, nilai salah)

OR Menghasilkan nilai salah jika semua argumen salah. =OR(ekspresi 1, ekspresi 2, …)

AND Menghasilkan nilai benar jika semua argumen benar. =AND(ekspresi 1, ekspresi 2, …)

Sekarang buatlah tabel sebagai berikut pada sheet 2:

Kemudian pada baris pertama kolom predikat, ketikkan fungsi berikut:

=IF(C46<50,"Gagal",IF(C46<60,"Perbaikan","Lulus"))

Catatan: “C46‟ dapat diganti tergantung indeks sel baris pertama kolom. Nilai ‟20‟, untuk lebih mudahnya, setelah

mengetikkan “IF” pilih sel “20‟, maka setelah “IF” akan terisi indeks sel “20‟

Tahan titik di ujung kanan bawah sel D46‟ lalu tarik hingga ke sel D51‟

Pada kolom “Predikat‟, akan muncul hasilnya

Silahkan mencoba untuk mengubah-ubah data pada kolom nilai dan lihat perubahan yang terjadi pada kolom predikat

Perhatikan bahwa saat Anda menarik titik ujung sel ke bawah, tiap sel terisi dengan rumus yang sama namun “C46‟ berubah menjadi “C47‟, “C48‟, dst. Jika ingin membuat agar indeks sel tidak berubah sehingga acuan rumus tetap sama,

beri tanda “$‟ di depan indeks baris dan indeks kolom dari sel. Contoh: $C$46. Ini berguna saat kita menyimpan suatu

variable tetap pada worksheet untuk dijadikan acuan pada rumus penghitungan. Silahkan untuk mencoba apa yang terjadi

jika menuliskan $C46 atau C$46 pada rumus.

10

11

Fungsi Tanggal dan Waktu Digunakan untuk memroses data berupa tanggal. Agar data tanggal dapat dilakukan penghitungan, maka setiap tanggal

harus diwakili dengan angka, di Excel disebut sebagai angka seri tanggal yang dimulai dari 1 Januari 1900 (Windows) atau

1 Januari 1904 (Macintosh) sebagai dasar penghitungan. Jenis fungsi tanggal :

Fungsi Keterangan

DATE Menampilkan tanggal untuk penghitungan. =DATE(tahun bulan,tanggal)

TODAY Menampilkan tanggal sistem yang ada di komputer. =TODAY() tanpa argumen

YEAR, MONTH, DAY Menghasilkan nilai angka tahun, angka bulan, dan angka hari dari suatu tanggal.

=YEAR(tanggal), MONTH(tanggal), DAY(tanggal)

DATEVALUE Mengubah tanggal dalam data teks menjadi nilai seri tanggal. =DATEVALUE(teks tanggal)

contoh DATEVALUE(“2/23/2006”) = 38771

WEEKDAY Menampilkan angka urutan hari dalam minggu. =WEEKDAY(tanggal)

Jenis fungsi waktu :

Fungsi Keterangan

TIME Menampilkan waktu. =TIME(jam, menit, detik)

NOW Menampilkan tanggal dan waktu sistem yang ada di komputer = NOW() tanpa argumen

HOUR, MINUTE,

SECOND

Menghasilkan nilai angka jam, angka menit, dan angka detik dari suatu data waktu.

=HOUR(waktu), =MINUTE(waktu), =SECOND(waktu)

TIMEVALUE Mengubah waktu dalam data teks menjadi nilai seri waktu. =TIMEVALUE(teks waktu)

contoh : TIMEVALUE(“00:00”) = 0 TIMEVALUE(“06:00”) = 0.25 TIMEVALUE(“12:00”) =

0.5

Fungsi Pembacaan Tabel Digunakan untuk membaca tabel yang disusun secara horisontal (HLOOKUP) atau vertikal (VLOOKUP).

Bentuk rumus:

HLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks baris)

VLOOKUP(sel kunci, range tabel acuan, no.indeks kolom)

Contoh : Perhatikan tabel lembar kerja di bawah ini

12

Buatlah lembar kerja di bawah ini pada sheet3 dengan VLOOKUP :

Kolom D (NILAI) dan F (SKOR) diisi dengan mengacu kepada tabel acuan pada range A14:C18 dengan menggunakan

fungsi VLOOKUP sbb :

SEL RUMUS

D4 =VLOOKUP(C4,$A$14:$C$18,3)

E4 =B4*D4

F4 =VLOOKUP(C4,$A$14:$C$18,2)

Catatan: Saat mengisi rumus pastikan “Tabel Acuan Vertikal‟ dikunci untuk memudahkan penghitungan caranya yaitu

dengan menekan tombol F4 setelah menyorot array pada worksheet, sehingga tulisan A14:C18 berubah menjadi

$A$14:$C$18.

GRAFIK DALAM EXCEL

Membuat Grafik Grafik dapat ditampilkan dengan dua cara penempatan, yaitu ditempatkan bersama-sama dengan data laporan yang dibuat

pada lembar kerja, atau dapat pula dibuat terpisah namun masih dalam buku kerja yang sama, sehingga grafik dapat

dicetak secara terpisah. Sebagai contoh, buatlah lembar kerja berikut pada sheets (untuk menambah sheet, klik kanan

pada tab sheet di bawah workspace, kemudian pilih insert, lalu klik OK):

13

Untuk membuat grafik pada lembar kerja, dilakukan dengan langkah :

1. Range yang akan dibuat grafiknya diblok, yaitu B6:G14. Range data yang dipilih dapat berupa datanya saja atau bisa

pula dengan mengikutsertakan judul baris dan kolomnya.

2. Pilih menu insert untuk membuka shortcut kotak dialog chart seperti gambar berikut

atau klik tombol diujung kanan bawah dari chat dialog box tersebut yang hasilnya sebagai berikut

3. Pilih jenis grafik yang diinginkan, lalu tekan tombol OK. Hasilnya adalah sebagai berikut:

Chart dialog box

14

4. Untuk menambahkan title dan axis title, pilih chart layout yang sesuai.

Hasilnya adalah sebagai berikut:

5. Edit chart title dan axis title sesuai dengan yang dibutuhkan

15

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

IC ID IIA IIB IIC IID IIIA IIIB

OR

AN

G

JUMLAH PEGAWA

LAPORAN JUMLAH PEGAWAI DEPARTEMEN DALAM NEGRI

JABAR

JAKARTA

JATENG

YOGYA

JATIM

16

Mengubah Tampilan Grafik 1. Pilihlah grafik yang akan diubah jenis tampilannya. Secara otomatis akan muncul toolbar Chart berikut. Klik icon

change chart type pada toolbar.

2. Pilih jenis tampilan grafik yang diinginkan.

Menempatkan Grafik Pada Lembar Kerja Terpisah 1. Pilih range data yang akan dibuat grafiknya.

2. Tekan tombol F11. Lembar kerja grafik baru akan ditampilkan dengan bentuk tampilan grafik standar.

Menampilkan Data pada Excel ke Dokumen Words 1. Buat dokumen words.

2. Pilih tabel pada sheet4, kemudian copy dan paste pada dokumen words.

3. Perhatikan bahwa data yang muncul dapat dalam berbagai pilihan dengan mengklik icon di ujung kanan bawah

tabel saat melakukan paste.

4. Kemudian pilih grafik yang telah dibuat pada sheet4, kemudian copy dan paste pada dokumen words.

5. Perhatikan bahwa grafik yang di-paste dapat muncul dalam berbagai pilihan pula.

III. HASIL 1. Mahasiswa dapat menggunakan software Microsoft Office Excel 2007 untuk keperluan perkuliahan

2. Mahasiswa mendapatkan gambaran mengenai cara penggunaan tools spreadsheet lainnya