MENGELOLA PRODUKTIVITAS

A.Pengertian Produktivitas

Produkivitas adalah hubungan antara keluaran atau

hasil organisasi dengan masukan yang diperlukan.

Menaikan produktivitas dapat dilakukan dengan

memperbaiki rasio produktivitas, dengan menghasilkan

lebih banyak keluaran atau output yang lebih baik dengan

tingkat masukan sumber daya tertentu (Blecher, 1987:3).

Produktivitas sering dibandingkan dengan standar

yang sudah ditentukan sebelumnya. Lebih sedikit masukan

yang diperlukan untuk menghasilkan keluaran maka lebih

sedikit pemborosan dan lebih baik konservasi sumber daya.

Produktivitas sering diukur dalam bentuk masukan dan

keluaran ekonomi. Akan tetapi masukan dan keluaran

sumber daya manusia dansocial juga merupakan faktor

penting. Jika perilaku organisasi baik, dapat memperbaiki

kepuasan kerja sehingga menjadi peningkatan hasil sumber

daya manusia.

Suatu organisasi dikatakan produktif apabila mencapai

tujuannya dan hal itu terjadi dengan mengubah masukan

menjadi keluaran dengan biaya terendah. Produktivitas

merupakan ukuran kinerja, termasuk efektivitas dan

efisiensi.

Efektivitasberkenaan dengan pencapaian tujuan.

Sementara itu, efisiensi adalah rasio keluaran yang efektif

terhadap masukan yang diperlukan untuk mencapainya.

Sebagai contoh, sebuah rumah sakit dikatakan efektif

apabila sukses memenuhi kebutuhan pelanggan.Dikatakan

efisien apabila dapat melakukannya dengan biaya lebih

rendah.

Ukuran efisiensi organisasi adalah return of

investment, keuntungan perupiah dari penjualan, dan hasil

produksi per jam dari pekerja.

Deskripsi lain tentang produktivitas adalah sebagai

rasio keluaran barang dan jasa tersebut, seperti rasio

lainnya dapat diperbaiki dengan meningkatkan keluaran,

menurunkan masukan atau keduanya.

Vincent Ohmachanu dan Joel Ross menyatakan bahwa

perbaikan harus difokuskan pada teknologi dan peralatan

kapital untuk menekan masukan biaya tenaga kerja sambil

menggunakan teknik engineeringindustri untuk

memperbaiki keluaran.Dalam semua tindakan dan teknik

untuk memperbaiki produktivitas tergantung pada

manajemen dan perilaku organisasi.Akhirnya, sampai pada

premis dasar bahwa interaksi antar pemimpin dan pengikut

merupakan faktor penting dalam efektivitas organisasi.

Pakar lain mendeskripsikan bahwa produktivitas

merupakan ukuran tentang seberapa baik suatu sistem

operasi berfungsi dan indicator efisiensi dan daya saing dari

suatu perusahaan atau departemen. Produktivitas adalah

rasio dari keluaran terhadap masukan; merupakan ukuran

efisiensi manajer dalam menggunakan sumber daya

organisasi yang terbatas untuk menghasilkan barang dan

jasa semakin besar nilai rasio semakin besar efisiensi.

Sebagai contoh adalah sebuah kantor lembaga bantuan

hukum dengan delapan orang pengacara menghasilkan

keluaran 100 konsultasi dengan klien perhari. Maka,

produktivitasnya adalah 100:8 atau 12,50. Misalnya

menangani 125 konsultasi dengan klien perhari. Rasio

produktivitasnya menjadi 125:15 atau 8,33. Data tersebut

menunjukan bahwa kantor lembaga hukum pertama

mempunyai produktivitas lebih besar dari pada yang kedua.

Kantor pengacara yang lebih kecil mempunyai rasio

produktivitas kuantitatif lebih tinggi.

B.Tipe Produktivitas

Terdapat dua tipe rasio produktivitas, yaitu total

productivity danpartial productivity. Total productivity ratio

menghubungkan nilai semua keluaran dengan nilai semua

masukan. Partial productivity ratio menghubungkan nilai

semua keluaran dengan nilai kategori utama masukan.

Kantor bantuan hukum diatas menunjukanPartial

productivity ratio, yang dinamakan laborproductivity ratio

atau output perwork-hour ratio.

Kebanyakan ukuran produktivitas yang dipakai

ekonom dan eksekutif bisnis adalah labor productivity

indexkarena tenaga kerja merupakan komponen biaya

terbesar.Ukuran tersebut memberikan indikasi apakah

sumber daya telah digunakan dengan baik ataukah telah

diboroskan.

Produktivitas menunjukan hubungan antara keluaran

yang ditimbulkan oleh system produksi atau jasa dan

masukan yang disediakan untuk menciptakan keluaran

tersebut.Penggunaan sumber daya (tenaga, kerja, kapital,

tanah, bahan, energy, informasi) secara efisien dalam

produksi berbagai barang dan jasa.

Produktivitas juga dapat dilihat dari hubungan antara

hasil danwaktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Semakin singkat waktu yang diperlukan untuk mencapai

hasil yang diinginkan, system tersebut semakin

produktif.Produktivitas dapat berarti berbeda bagi orang

yang berbeda, tetapi konsep dasarnya selalu merupakan

hubungan antara kuantitas dengan kualitas barang dan jasa

yang dihasilkan dan jumlah sumber daya yang

dipergunakan untuk menghasilkan.

Ukuran produktivitas parsial diperoleh dengan

membagi keluaran total organisasi dengan masukan

tunggal. Keluaran dibagi pekerja, bahan-bahan, modal atau

energy.Ukuran produktivitas parsial berguna, tetapi

mempunyai keterbatasan, yaitu satu ukuran parsial dapat

diperbaiki atas beban lainnya.Hal ini dikatakan sebagai

pengaruh subtitusi. Pembangunan peralatan yang

menghemat tenaga kerja, sebagai hasilnya adalah

meningkatnya produktivitas tenaga kerja, tetapi

produktivitas kapital akan turun.

Indikator efektivitas organisasi dalam membawakan

produktivitas adalah ukuran produktivitas total.

Produktivitas total didefinisikan sebagai total keluaran

dibagi dengan jumlah semua masukan. Namun, tidak

terdapat ukuran produktivitas tunggal atau satu satuan

ukuran yang cocok untuk organisasi yang besar dan

kompleks.

C.Kesalahan Pengertian

Prokopenko menilai bahwa sering kali terjadi

kesalahan dalam memberikan makna terhadap pengertian

produktivitas sehingga memberikan presepsi yang salah.

Bentuk kesalahan tersebut antara lain :

1. Produktivitas hanya ditentukan oleh labor

productivity .walaupun data produktivitas tenaga

kerja tetap berguna untuk pembuatan keputusan,

banyak faktor lain yang mempengaruhi

produktivitas. Produktivitas tenaga kerja bukan

satu-satunya faktor yang menentukan produktivitas.

2. Menentukan kinerja semata-mata dengan output.

Ukuran keberhasilan kinerja dapat sangat beragam.

Kinerja dapat saja meningkat tanpa peningkatan

produktivitas.

3. Kerancuan antara produktivitas dan profitabilitas.

Bisnis yang mendapatkan keuntungan tinggi belum

tentu karna produktivitasnya tinggi. Keuntungan

dapat diperoleh dari kenaikan harga walaupun

produktivitas turun.

4. Kerancuan antara produktivitas dan efisiensi.

Efisiensi berarti menghasilkan barang kualitas

tinggi dalam waktu terpendek yang mungkin. Akan

tetapi, kita harus mempertimbangkan apakah

barang tersebut diperlukan. Efektivitas, efisiensi

dan produktivitas ditentukan secara bersama-sam.

5. Pemangkasan biaya selalu memperbaiki

produktivitas. Penurunan biaya tidak akan

memperbaiki produktivitas apabila dilakukan secara

diskriminatif, bahkan dapat berakibat lebih buruk

dalam jangka panjang.

6. Produktivitas hanya dapat diaplikasikan untuk

produksi. Namun, dalam kenyataan produktivitas

relavan dengan setiap organisasi atau sitem,

termasuk dalam bidang jasa.

Sementara menurut Blecher yaitu :

1. Produktivitas sering disamakan dengan produksi.

Misalnya jika lebih banyak barang dan jasa

diperoleh, produktivitas diasumsikan meningkat.

Namun, produksi hanya mencerminkan setengah

dari persamaan. Kita tidak dapat mendapat konklusi

tentang produktivitas tanpa mempertimbangkan

perubahan masukan yang diperlukan untuk

memperbaiki keluaran.

2. Pemberian definisi masukan. Manajer maupun non

manajer sering mengasumsikan produktivitas

semata-mata pada masukan tenaga kerja. Asumsi

tersebut tidak mempunyai dasar rasional kerena

keberhasilan organisasi tergantung pada efektivitas

penggunaan semua sumber daya; bahan baku,

peralatan, dan juga tenaga kerja. Pandangan bahwa

perbaikan produktivitas hanya ditentukan masukan

tenaga kerja merupakan pandangan sempit yang

berbahaya.

3. Produktivitas menghadapi kompleksitas praktis

karena keluaran organisasi sulit didefinisikan.

Keluaran organisasi manufakturing mungkin mudah

bagi pengamat produktivitas, tetapi apakah keluaran

bank atau departemen teknik atau badan

pemerintah? Banyak organisasi nonmanufakturing

gagal merumuskan secara efektif produktivitas

karena ketidakmampuan menghubungkan dengan

bisnisnya.

4. Komplikasi terhadap pengertian kualitas. Apakah

penggunaan sumber daya yang lebih efektif, tetapi

menghasilkan kualitas produk atau jasa yang tidak

memenuhi syarat atau cacat merupakan perbaikan

produktivitas? Apa sebenarnya hubungan antara

kualitas dan produktivitas?

D.Tantangan Mencapai Produktivitas

Produktivitas merupakan gagasan sentral bahwa orang

dari suatu Negara perlu menyerap dan merangkul untuk

mengembangkan kapasitas untuk kemajuan, tanpa

memerhatikan produktivitas, kondisi kemiskinan,

inefisiensi, dan kemubaziran sumber daya nasional akan

berlangsung. Tanpa kepercayaan akan produktivitas,

pendidikan lebih baik hanya akan meningkatkan status

pribadi.

Ekspatriat sering menemukan beberapa manajer local

tidak memahami gagasan produktivitas.Bagi yang sudah

menjalankan, bahkan menghadapi kesulitan dalam

mengomunikasikan kepada supervisor dan pekerja.Manajer

lokal dan pekerja memandang produktivitas dalam

pengertian produksi.

Sebaliknya, publisitas secara ekstensif dan pendidikan

ditujukan pada produktivitas akan menghasilkan quality

product yang memuaskan harapan pelanggan. Manajer

lokal sering mengabaikan metode rasional dalam mengatasi

masalah dan pengambilan keputusan. Mereka cenderung

memperlakukan manajemen sebagai personal art,

memecahkan masalah secara subjektif tanpa perhatian

cukup apakah keputusannya akan memberikan hasil yang

diinginkan.

E.Teknik Memperbaiki Produktivitas

Propenko menunjukan adanya beberapa cara untuk

memperbaiki produktivitas, yaitu industrial engineering

technique, economic analysis, dan behavioral technique.

industrial engineering techniquedilakukan melalui

work study, work simplification, dan pareto analysis

menggunakan management through value analysis, cost-

benefit analysis, zero based budgeting dan cost

productivity allocation. Sementara itu, behavioral

technique menggunakan organization development,

brainstorming, forced field analysis, dan nominal group

technique.

1.Studi kerja

studi kerja merupakan kombinasi studi metode teknik

dan pengukuran kerja, yang digunakan untuk mempelajari

pekerjaan orang dan mengindikasi faktor yang

memengaruhi efisiensi. Work study biasanya digunakan

dalam usaha meningkatkan output dari jumlah sumber

daya tertentu dengan sedikit atau tanpa investasi kapital

lebih lanjut. Hal ini dicapai dengan menganalisis pekerjaan

sedang berjalan, proses, dan metode kerja.

2.Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi adalah proses yang

terencana, dikelola, dan sitematis. Tujuannya adalah

mengubah system, budaya, dan perilaku organisasi dengan

maksud memengaruhi efektivitas organisasi.

3.Curah Gagasan

Brainstorming adalah membangkitkan gagasan secara

terorganisasi untuk menghindari evaluasi terlalu dini

karena apabila demikian, dapat menutup timbulnya

gagasan yang baik. Proses curah gagasan memberikan

kesempatan setiap orang menyampaikan pendapatnya

secara terbuka.

4.Forced Field Analysis

Forced field analysis merupakan alat untuk

menganalisis situasi yang perlu diubah.Hal ini

memfasilitasi perubahan dalam organisasi dengan

meminimalkan usaha dan gangguan.

5.Nominal Group Technique

Nominal group technique merupakan pendekatan

partisifatif pada penemuan fakta, identifikasi masalah dan

kekuatan., membangkitkan gagasan, dan mengevaluasi

progress.

F. Keterkaitan Produktifitas

Produktivitas mempunyai keterkaitan atau

memberikan dampak terhadap kegiatan

lainnya.Produktivitas dapat meningkatkan kepuasan kerja,

mendorong terjadinya penyederhanan kerja, meningkatnya

keterpaduan, dan spesialisasi kerja.Produktivitas dapat

ditingkatkan dengan mengubah desain tempat kerja.

Meningkatnya produktivitas, disamping memberikan

kepuasan kerja kepada pekerja individu atau kelompok,

mendorong motivasi mereka untuk meningkatkan kinerja

lebih baik lagi.

1. Kepuasan Kerja

Kebanyakan orang percaya bahwa pekerja yang puas

adalah pekerja yang produktif. Alasannya adalah pekerja

yang puas cenderung ingin semakin terlibat dalam

pekerjaan sehingga lebih produktif. Namun, penelitian

empiris tidak mendukung pandangan ini.

Kenyataan yang ada menyarankan bahwa hubungan

antara kepuasan kerja dengan produktivits sangat lemah.

Orang cenderung menaksir terlalutinggi tentang pengaruh

kepuasan kerja, dan mereka menaksir terlalu rendah faktor

lain yang member kontribusi pada produktivitas.

Diantara faktor lain tersebut adalah norma kerja

informal, saling ketergantungan tugas, dan mesin pemacu

produktivitas. Kekuatan ini sering membatasi rentang

produktivitas individu. Sebagai contoh, biasanya teman

sekerja tidak mengizinkan individual bekerja terlalu cepat

atau terlalu lambat, agar tidak saling menghambat.

Selanjutnya, mesin dan rencana produksi dirancang

mengurangi ketidakpastian dan memelihara kontrol yang

kuat atas produksi. Faktor ini membatasi kebebasan

pekerja memvariasikan kinerjanya agar cocok dengan

keinginan pribadi.

Mungkin yang menyebabkan kita tidak mendapat

dukungan tesis tentang kepuasan menyebabkan

produktivitas karena studi memfokuskan pada individual.

Ukuran produktivitas tingkat individual tidak

mempertimbangkan semua interaksi dan kompleksitas

dalam proses kerja. Karenanya, sementara kita tidak bisa

mengatakan bahwa pekerja yang bahagia adalah lebih

produktif. Akan tetapi, mungkin benar bahwa organisasi

bahagia lebih produktif.

2. Penyederhanaan Kerja

Akhir-akhir ini dikenal bahwa penyederhanaan kerja

dapat memperbaiki produktivitas sampai pada suatu titik

tertentu. Diluar titik tersebut dapat terjadi ketidakpuasan

pekerja. Pekerja kemudian bersikap bermusuhan terhadap

tugas dan atasan, dan konsekuensinya mengurangi usaha

atau meningkatkan biaya pekerja melalui kemangikiran

atau kepindahan. Tantangannya adalah menemukan tingkat

yang ideal untuk simplifikasi yang memaksimumkan

produktivitas, tanpa beresiko ketidakpuasan pekerja.

Dalam paktik kebanyakan manajer lebih suka

memfokus pada meningkatkan produktivitas pada beberapa

biaya untuk kepuasan pekerja.

Propduktivitas

               

Tinggi Titik penurunan                          

Rendah              Rendah Penyederhanaan kerja Tinggi  

                

Gambar 1: Produktivitas dan penyederhanaan kerja

Sumber: Robert p. Vecchio, Organizational Behavior, 1995:231

3. Keterpaduan

Sebagian peneliti menemukan bahwa kelompok yang

terpadu sangat produktif, sedangkan lainnya menemukan

bahwa tidak seproduktif yang kurang terpadu.

Faktor yang menyebabkan dan menyokong terjadinya

keterpaduan kelompok adalah adanya kesamaan sikap dan

tujuan, adanya tantangan eksternal, besaran kelompok,

sitem penghargaan, penugasan dalam unit kerja dan

karena kelompok merasa terisolasi.

Keterpaduan memengaruhi anggota kelompok dan

organisasi dalam bentuk : meningkatnya kepuasa,

komunikasi diantara anggota, meningkatnya permusuhan

dengan orang diluar kelompok, produktivitasnya

meningkat dan terdapat kecenderungan resisten terhadap

perubahan.

4. Spesialisasi

Kebanyakan manajer sekarang melihat spesialiasasi

kerja sebagai sumber peningkatan produktivitas yang tidak

ada akhirnya. Manajer mengenal manfaat ekonomis

dengan mengusahakan tipe pekerjaan tertentu dan

problem yang dapat timbul apabila dibawa terlalu jauh.

Hubungan antara spesialisasi kerja dengan

produktivitas yaitu adanya spesialisasi pada awalnya akan

meningkatkan produktivitas sampai mencapai titik

optimum, melakukan peningkatan spesialisasi justru

cenderung akan menurunkan produktivitas.

Propduktivitas

               

Tinggi Titik penurunan        

                

Rendah              Rendah Penyederhanaan kerja Tinggi  

                

Gambar 5.2 : keuntungan dan kerugian spesialisasi kerja

Sumber: Stephen P. Robbins, Organizational Behavior, 2003 : 427

5. Desain Tempat Kerja

Kenyataan mengindikasikan bahwa desain tempat

kerja yang meningkatkan akses kenyamanan, dan

fleksibilitas pekerja, mungkin secara positif memengaruhi

motivasi dan produktivitas.

6. Motivasi

Gibson, Ivancevich, dan Donnely melihat adanya

hubungan antara motivasi dalam kelompok dengan

produktivitas. Apabila kelompok berkembang, usahanya

semakin meluas untuk menyelesaikan tujuan kelompok.

Kelompok bekerja dalam kerja sama daripada bersifat

kompetitif. Karena pengalam bekerja sama meningkat,

demikian pula efektivitas, keputusan dan tindakan

kelompok.

G. Proses Perbaikan Produktivitas

Blecher (1987:14) mengungkapkan adanya kesukaran

dalam pelaksanaan perbaikan produktivitas karena hal-hal

berikut.

1. Perintah dari Manajemen Puncak

Eksekutif senior perusahaan atau unit organisasi

sering memanggil bersama-sama bawahannya dan

mengumumkan bahwa diperlukan perbaikan produktivitas.

2. Definisi dan Rasional Tidak jelas

Kebanyakan pekerja berada dalam tipe organisasi yang

kurang memahami produktivitas dan implikasinya.

Perbaikan produktivitas bagi mereka hanya sekedar berarti

bekerja lebih keras. Pekerja kurang memahami bahwa

terdapat perbedaan antara bekerja keras dengan

produktivitas.

3. Komitmen dari Atas Rendah

Senior eksekutif sering cepat memuji manfaat

perbaikan produktivitas dan menyatakan dukungannya atas

usaha perbaikan produktivitasnya, tetapi tindakannya

sering mengingkari kata-katanya.