menentukan efisiensi dan efektivitas

7/27/2019 Menentukan Efisiensi Dan Efektivitas

http://slidepdf.com/reader/full/menentukan-efisiensi-dan-efektivitas 1/6

Menentukan Efisiensi dan EfektivitasPersaingan bisnis yang semakin ketat akan berdampak terhadap ketatnya seleksi perusahaanyang bisa tetap bertahan atau memenangkan persaingan. Terjadinya pergeseran kekuasanpasar dari produsen kepada konsumen, menyebabkan konsumen memiliki kekuatan untukmenentukan cara memenuhi kebutuhannya. Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasaharus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat darikemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Kepuasanpelanggan sangat ditentukan oleh bagaimana perusahaan tersebut memaksimalkan nilaipelanggannya. Nilai pelanggan merupakan selisih antara manfaat yang dapat dinikmatipelanggan dengan apa yang dkorbannnya untuk memperolen manfaat tersebut. Jadi dengandemikian perusahaan yang mampu bersaing adalah perusahaan yang mampu menghasilkanmanfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan. Dua hal yang penting yang bisa dilakukan perusahaan untuk memaksimalkan nilai pelangganadalah melalui :

(1) Meningkatkan manfaat yang dapat dinikmati dengan pengorbanan yang sama dan/ataumemperkecil pengorbanan pelanggan untuk memperoleh manfaat yang minimal sama.

(2) Kedua-duanya sekaligus yaitu meningkatkan manfaat yang diperoleh dengan menurunkanpengorbanannya. Peningkatan customer realization menuntut kemampuan perusahaan untuk selalu berinovasidalam meningkatkan kemampuan (daya guna) produk dalam memenuhi kebutuhanpelanggan. Sedangkan memperkecil pengorbanan pelanggan menuntut perusahaan untukmampu beroperasi secara ekonomis dan efisien. Dalam kondisi seperti ini, perusahaan harusmelibatkan aktivitas-aktivitas yang menambah nilai dalam operasinya. Pembahasan dalam babini lebih menekankan pada bagaimana perusahaan memperkecil pengorbanan pelanggandalam meningkatkan customer value, karena hal ini lebih mudah dihubungkan dalam topic babini tentang bagaimana perusahaan memperbaiki berbagai kelemahan yang terjadi melaluimeningkatkan efisiensi proses dalam operasinya dan efektivitas pencapaian tujuan. Ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) merupakan tiga halpenting yang tidak dapat dipisahkan yang harus dicapai perusahaan dalam meningkatkankemampuan bersaingnya. Operasi yang berjalan hemat dan berdaya guna tanpa mengabaikan

pencapaian tujuan perusahaan (hasil guna) akan mampu menghasilkan produk dengan hargapokok yang relative lebih rendah dengan kualitas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.Produk yang dihasilkan dengan harga yang lebih rendah dapat meningkatkan kemampuanperusahaan dalam memaksimalkan nilai pelanggan melalui pengorbanan yang lebih kecil,karena dalam hal ini perusahaan dapat menjual produknya dengan harga relative lebih rendahdaripada harga pesaing tanpa mengganggu keuntungan yang diharapkan. Pembahasanmengenai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas akan lebih mudah dipahami jika dibahas dalamkerangka Input-Proses-Output. Ekonomisasi Ekonomisasi sering digunakan untuk mengartikan penghematan; tetapi sebenarnya artinyalebih dari itu. Implikasi utamanya adalah adanya manajemen yang berhati-hati atau gunakanhingga mendapatkan keuntungan terbaik tanpa ada sisa. Ekonomisasi berhubungan dengan

bagaimana perusahaan dalam mendapatkan sumber daya yang akan digunakan dalam setiapaktivitas. Sumber daya adalah kapasitas aktivitas yang harus dimiliki perusahaan sehinggaberbagai program yang ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Bagaimana perusahaanmendapatkan sumber daya ini? Apakah telah diperoleh dengan pengorbanan yang paling kecil? Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalamoperasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti perusahaan telah mampumemperoleh sumber daya tersebut dengan cara yang ekonomis. Dengan demikian harga per pokok unit input yang digunakan dalam operasi juga menjadi rendah, yang memungkinkan



perusahaan untuk menghasilkan produk dengan harga yang relatif lebih rendah dibandingkanpara pesaingnya. Berbagai cara dapat dilakukan perusahaan untuk mendapatkan input dengan pengorbananyang paling kecil, seperti melalui kontrak jangka panjang dengan pemasok, menetapkanbeberapa pemasok terpilih yang memiliki kualifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan, danberbagai cara yang lain. Apa pun bentuknya, pada dasarnya usaha untuk memperoleh input

dengan pengorbanan yang minimal tanpa mengabaikan kualitas dan kuantitasnya adalah salahsatu bentuk ekonomisasi perolehan sumber daya. Bentuk-bentuk ekonomisasi diatasmerupakan pilihan perusahaan dengan melibatkan pemasok dalam rencana operasinya dan inimerupakan salah satu bentuk pemanfaatan rantai nilai external dalam mencapai tujuanperusahaan. Efisiensi Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehinggadicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan denganmetode kerja, dalam hubungannya dengan konsep input-proses-output, efisiensi adalah ratioantara output dan input. Seberapa besar output yang dihasilkan dengan menggunakansejumlah tertentu input yang dimiliki perusahaan. Metode kerja yang baik akan dapat memanduproses operasi berjalan dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang dimiliki

perusahaan. Jadi, efisiensi merupakan ukuran proses yang menghubungkan antara input danoutput dalam operasional perusahaan. Seperti telah dikemukan sebelumnya, audit manajemen bertujuan untuk mengidenfikasikegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga denganrekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagaiprogram dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Program atau kegiatan yang dilakukan selalumengonsumsi sumber daya. Sumber daya merupakan kapasitas aktivitas yang dimiliki dantersedia untuk melakukan dalam operasi perusahaan. Suatu program dapat berupa berbagaiupaya yang akan/datang dilakukan dalam mencapai tujuan perusahaan. Promosi adalah salah-satu program pemasaran yang dilakukan untuk meningkatkan hasil pemasaran terhadapproduk-produk perusahaan. Program penerapan teknologi baru dilakukan perusahaan dalamrangka menghasilkan produk yang mampu memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan

perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya. Pengendalian kuaitas (quality control)dilakukan untuk mengendalikan proses produksi sehingga produk yang dihasilkan mampumemenuhi spesifikasi sesuai dengan yang diinginkan pelanggan. Demikian juga berbagaiprogram yang lain. Pengelolaan program-program tersebut harus berjalan secara efisien. Pengelolaan programsecara efisien membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalamperusahaan. Operasi yang efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan, adalah tanggung

jawab bersama secara proporsional setiap bagian dan tingkatan yang terlibat dalam operasiperusahaan. Perbaikan secara terus-menerus menjadi dasar tercapainya proses operasi yangefisien. Setiap hasil yang dicapai saat ini (walaupun telah memenuhi standar yang ditetapkan)harus dipahami bukan sebagai hasil yang terbaik. Keinginan untuk selalu meningkatkan kinerjadari apa yang telah dicapai saat ini harus menjadi budaya di dalam perusahaan.

Efisiensi proses membutuhkan pemahaman yang tepat tentang penyebab terjadinyapemborosan. Jika dihubungkan dengan manajemen berdasarkan aktivitas, terjadinya konsumsisumber daya karena adanya aktivitas dan terjadinya aktivitas di dorong oleh adanya permintaanuntuk melakukan aktivitas tersebut. Oleh sebab itu, pengendalian terhadap penggunaansumber daya harus dimulai dari permintaan atas aktivitas di samping juga pada pelaksanaanaktivitas tersebut. Dalam hal ini perusahaan harus hanya melibatkan aktivitas – aktivitas yangberguna bagi pelanggan dan perusahaan atau hanya melibatkan aktivitas-aktivitas yangmenambah nilai. Efektivitas



Secara singkat pengertian efektivitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan perusahaanuntuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu progra[m/aktivitas telah mencapaitujuannya? Efektivitas merupakan ukuran dari outputnya. Efisiensi dan Efektivitas “Apakah efisiensi dan efektivitas merupakan dua hal yang saling berlawanan ?,”Apakahpencapaian efisiensi harus mengorbankan efektivitas atau sebaliknya?” Sebagian orang

menganggap bahwa untuk mencapai efisiensi sering kali harus mengorbankan efektivitas.Contoh sederhana yang sering ditemukan bahwa produk dengan kualitas tinggi harus dicapaidengan biaya tinggi pula sehingga dianggap wajar jika produk dengan kualitas tinggi harganyamahal. Apakah selalu demikian? Sistem biaya kualitas menunjukkan bahwa kualitas ternyata dapat menjadi salah satu sumber penghematan. Jika perusahaan menghasilkan produk dengan kualitas rendah, maka berbagaiaktivitas tambahan (merupakan aktivitas yang tidak menambah nilai) harus dilakukan untukmemperbaiki kualitas produk tersebut. Aktivitas tambahan ini jelas mengonsumsi sumber daya.

Akhirnya tambahan aktivitas ini membuat harga pokok produk tersebut menjadi lebih tinggidaripada yang seharusnya. Produk dengan kualitas rendah biasanya dihasilkan melalui proses yang tidak baik. Produkberkualitas rendah dapat disebabkan oleh pengendalian proses produksi yang tidak memadai,

pemeliharaan peralatan produksi yang tidak tepat waktu, bahan baku yang tidak memenuhistandar kualitas, dan berbagai kekurangan lainnya. Kekurangan-kekurangan ini merupakanindikasi bahwa proses berjalan dengan tidak efisien. Dengan memperbaikinya, perusahaanakan dapat beroperasi dengan cara yang lebih efisien dan menghasilkan produk berkualitastinggi. Konsep Time Motion Study dalam menentukan ekonomisasi, efisien dan efektivitas Penggunaan istilah Time & Motion Study, mengacu pada salah satu cabang ilmupengetahuan yang berhubungan dengan cara yang sistematik untuk menentukanmetode kerja yang sesuai, menentukan waktu yang dibutuhkan atas penggunaanmesin atau tenaga manusia untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu dan menentukanbahan baku yang dibutuhkan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan. MenurutMarvin E. Mundel (1994:1), istilah Time & Motion Study itu sendiri dapat diartikan

atas dua hal : 1. Motion Study

Aspek motion study terdiri dari deskripsi, analitis sistematis dan pengembangan metode kerja

dalam menentukan bahan baku, desain output, proses, alat, tempat kerja, dan perlengkapan

untuk setiap langkah dalam suatu proses, aktivitas manusia yang mengerjakan setiap

aktivitas itu sendiri. Tujuan metode motion study adalah untuk menentukan atau mendesain

metode kerja yang sesuai untuk menyelesaikan sebuah aktivitas.

2.Time Study

Aspek utama time study terdiri atas keragaman prosedur untuk menentukan lama waktu yang

dibutuhkan dengan standar pengukuran waktu yang ditetapkan, untuk setiap aktivitas yangmelibatkan manusia, mesin atau kombinasi aktivitas. Metode Time & Motion Study ini pada

dasarnya dapat diterapkan ke semua bidang

dan fungsi serta aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam penerapan Time &

Motion Study ini diperlukan tiga asumsi dasar yang harus dipenuhi (Dunner 1994:35) · Secara

umum terdapat banyak cara yang bisa dilakukan untuk menyelesaikan

suatu perkerjaan, tetapi karena keterbatasan pengetahuan yang dimiliki, biasanya



akan muncul satu metode saja yang lebih dominan. Metode-metode scientific untuk

memecahkan masalah lebih sering digunakan dan

memberikan hasil yang baik dibandingkan metode pemecahan masalah yang tidak

bersifat scientific. Standar pengukuran kinerja atau nilai waktu dari sebuah pekerjaan

dapatditentukan dengan baik sehingga memungkinkan manajemen untuk mendesain

standar sesuai dengan kondisi yang sesungguhnya.

3.Ruang Lingkup Penerapan Time & Motion Study

Dalam metode Time & Motion Study ini, pihak manajemen haruslah

memperhatikan asumsi-asumsi mendasar yang harus digunakan pada setiap teknik

pengukuran yang dipakai. Dengan kata lain, prosedur-prosedur yang harus

dilaksanakan dalam metode time & motion study ini haruslah dilandasi pemikiran

bahwa setiap aktivitas, pekerjaan ataupun proses selalu ada pemecahan terbaik, dan

dalam pemecahan tiap aktivitas dan proses tersebut, metode yang bersifat scientific

(ilmiah) selalu menjadi pemecahan terbaik. Selain hal tersebut, dalam penerapan

metode time & motion study ini juga dilandasi pemikiran bahwa nilai waktu dari sebuah

pekerjaan dapat diukur dalam satuan pengukuran yang bersifat konsisten.

Dalam hal ini pemecahan terbaik bukanlah berarti menutup kemungkinan penerapan

metode ilmiah lain yang dipandang lebih baik lagi dibandingkan metode time & motion

study.

Prosedur yang harus dilakukan dalam penerapan metode time & motion study ini terdiri

beberapa langkah-langkah kerja atau prosedur seperti :

1. Penentuan tujuan

Penentuan tujuan yang dimaksud adalah area pekerjaan atau aktivitas yang harus

diselesaikan dan kriteria yang jelas untuk mengevaluasi area pekerjaan yang

dimaksud. Kriteria untuk mengevaluasi tersebut antara lain meliputi kualitas yang

lebih baik, keahlian tenaga kerja yang terbatas, waktu kerja yang makin

berkurang, lebih banyak waktu yang diserap untuk berproduksi, pengurangan

penggunaan material dengan harga yang lebih mahal, hasil yang lebih baik dari

penggunaan material, waktu penggunaan peralatan yang makin sedikit,

pengurangan penggunaan valuta asing dalam bertransaksi dan sebagainya.

2.Analisis

Yaitu prosedur memisahkan keseluruhan metode kerja yang digunakan dalamlangkah-langkah, subdivisi, kesesuaian dengan lingkup pekerjaan, dan sebagainya.

Dalam hal ini keahlian tertentu yang dimiliki oleh tenaga kerja yang melaksanakan

pekerjaan tersebut sangat mempengaruhi kinerja aktivitas yang bersangkutan.

3.Kritisisme

Yaitu aplikasi terhadap analisis data yang telah dilakukan, dan pengecekan terhadap

penyusunan langkah untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.



4.Inovasi

Formulasi atas ide-ide baru yang diberikan untuk melaksanakan tugas danpekerjaan.

5.Tes

Yaitu prosedur evaluasi dengan menggunakan dasar data yang telah dianalisis pada

langkah 3 dengan formulasi metode yang diterapkan pada langkah 4 dengan mengacu pada tujuan yang dirumuskan pada langkah 1

6.Percobaan

Yaitu prosedur pengambilan sampel atas aplikasi dari metode yang digunakan pada

langkah 4 dan dievaluasi dengan langkah 5, sehingga bisa memperhitungkan semua

variabel yang bisa diukur dengan menggunakan metode time & motion study.

7.Aplikasi

Yaitu prosedur terakhir yang diterapkan dan merupakan final standardization, instalasi,

pengukuran, evaluasi dan penggunaan atas metode yang telah dikembangkan tersebut.

Prosedur penggunaan metode time & motion ini pada dasarnya sama untuk semua bidang atau

lingkup kerja, baik digunakan didalam kantor, dalam lingkup industri pabrik, jasa rumah sakit,

industri jasa lainnya bahkan aktivitas yang dilakukan oleh pemerintah. Yang berbeda adalah

detil metode dan pelaksanaan untuk masing-masing industri, serta data yang dirangkum dan

digunakan untuk melaksanakan tiap prosedur dalam time & motion study.

4.Perubahan dalam Metode Kerja

Dalam meningkatkan metode kerja, sangatlah penting untuk empertimbangkan hal-hal apa saja

yang mengalami perubahan karena adanya perubahan metode kerja. Bidang-bidang itu antara

lain adalah :

1. Aktivitas Manusia

2. Workstation (alat, lokasi kerja atau layout, peralatan)

3. Urutan pekerjaan atau work sequence

4. Desain output

5. Input yang digunakan yang akan masuk dalam suatu proses.

Perubahan yang terjadi pada salah satu area atau bidang di atas (kecuali pada area 1),

biasanya mengakibatkan perubahan pada bidang atau area lainnya, sehingga apabila

terdapat perubahan desain output, alasan adanya perubahan tersebut adalah untuk

mempengaruhi biaya salah satu area di atasnya.

Referensi : Hamilton, Alexander,Ph.D.”Manajemen Auditing, meningkatkan efektivitas dan efisiensi, penerbit

Modern Business New York,1986.” B.Sawyer, Lawrence.”Audit Internal Sawyer, penerbit Salemba Empat,2003.” IBK Bayangkara. “ Management Audit, Prosedur dan Implementasi, penerbit Salemba

Empat,2008.” Widjaya Tunggal, Amin.” Management Audit,suatu pengantar, penerbit Rineka Cipta.”



Mundel, Marvin, E. and David L.Dunner (1994), “Motion & Time Study: Improving

Productivity, Seventh edition, Prentice-Hall Publishing Company, USA.”

Diposkan oleh Hospital auditor di 13.41

http://www.blogger.com/profile/12782161358720343174


http://auditor-hospital.blogspot.com/2011/11/menentukan-efisensi-dan-efektivitas.html





menentukan efisiensi dan efektivitas

Documents