membuat daftar isi otomatis..cover versi mtpwk undip
TRANSCRIPT
WWWWWWWWWWWW............AAAAAAAAAAAAgggggggggggguuuuuuuuuuuussssssssssss PPPPPPPPPPPPrrrrrrrrrrrriiiiiiiiiiiiyyyyyyyyyyyyoooooooooooonnnnnnnnnnnnoooooooooooo
MMMMMMMMMMMMEEEEEEEEEEEEMMMMMMMMMMMMBBBBBBBBBBBBUUUUUUUUUUUUAAAAAAAAAAAATTTTTTTTTTTT DDDDDDDDDDDDAAAAAAAAAAAAFFFFFFFFFFFFTTTTTTTTTTTTAAAAAAAAAAAARRRRRRRRRRRR IIIIIIIIIIIISSSSSSSSSSSSIIIIIIIIIIII
OOOOOOOOOOOOTTTTTTTTTTTTOOOOOOOOOOOOMMMMMMMMMMMMAAAAAAAAAAAATTTTTTTTTTTTIIIIIIIIIIIISSSSSSSSSSSS
Trik dan Tips Menggunakan Fasilitas dalam Microsoft Word 2003 untuk Menulis
h t t p : / / w w w . c a t a t a n - g o . b l o g s p o t . c o m
ii
MMMMEMBUATEMBUATEMBUATEMBUAT DDDDAFTARAFTARAFTARAFTAR IIIISISISISI OOOOTOMATITOMATITOMATITOMATISSSS
trik dan tips menggunakan
fasilitas dalam microsoft word 2003 untuk menulis
w . a g u s p r i y o n o
Magister Teknik Pembangunan Wilayah dan Kota Program Pascasarjana Universitas Diponegoro - Semarang
iii
persembahan
buat : faris, zaim dan zidni
iv
Prakata
Selama ini kebanyakan orang hanya mengetahui jika ingin menyusun karya tulis piranti yang cocok – bahkan hampir 99% orang – menggunakan aplikasi office: MS Word. Namun, mereka tidak banyak yang tahu jika MS Word memiliki berbagai fasilitas atau tools yang bisa
membantu bekerja dengan lebih efisien, MS Word hanya dianggap
sebagai pengganti mesin ketik, sehingga menulis dilakukan dengan pemisahan antarbab, pada saat sidang/ujian (terutama bagi mahasiswa), ternyata banyak yang harus direvisi. Al hasil, setelah direvisi terjadi pergeseran terutama nomor halaman naskah karena terjadi penambahan maupun eliminasi materi, dengan demikian si penulis harus menata ulang Daftar Isi (Table of Content), Daftar Gambar dan atau Daftar Tabel. Belum
lagi harus mengedit kata atau teks yang ditulis berulangkali yang tidak baku menjadi kata baku sesuai petunjuk pembimbingnya dan atau kaidah penulisan karya tulis ilmiah, sehingga energi dan waktu yang diperlukan menjadi semakin banyak.
Untuk itu penyusun menulis pengetahuan ini kepada para pembaca berupa panduan sederhana tentang bagaimana menyusun suatu karya tulis dengan MS Word. Tujuan panduan ini disusun bertujuan
memandu bagaimana menyusun naskah-naskah yang membutuhkan kemudahan, terutama naskah-naskah tebal yang membutuhkan Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar secara otomatis, dan pemanfaatan “tools-tools” MS Word lainnya.
Dalam panduan ini penulis menggunakan aplikasi MS Word 2003, oleh karenanya, jika tampilan berbeda dengan versi sebelum atau sesudahnya sebaiknya dilakukan penyesuaian dengan mengikuti petunjuk pada menu yang tersedia.
Penulis sangat berapresiasi terhadap masukan dan kritik guna perbaikan buku kecil ini. Kritik dan saran dapat disampaikan melalui email yang tersedia.
Selamat mencoba.
Penulis WAP Koes [email protected]
v
Daftar Isi
Cover ........................................................................... i
Prakata ..........................................................................iv
Daftar Isi ......................................................................... v
Daftar Gambar .................................................................vii
Bagian 1 Mengenal Kerangka Karya Tulis dan Jendela Microsoft
Word 2003............................................................ 1 1.1. Menu-menu dan Bidang-bidang pada Jendela MS
Word............................................................ 1 1.2. Mengenal Istilah-istilah dalam Jendela Dialog
Box............................................................... 3
Bagian 2 Pengaturan Pracetak ................................................5 2.1. Mengatur Margin, Ukuran dan Layout Kertas 5
Bagian 3 Trik-Trik Menulis dengan MS Word ..........................7 3.1. Mengetik Judul Bab, Sudah Benarkah Anda... 7 3.2. Font dan Ukuran Font................................... 8 3.3. Memberikan Efek pada Font.......................... 8 3.4. Menyesuaikan Font dari Hasil Copy-Paste
Halaman Web............................................... 9 3.5. Memanfaatkan Fasilitas Heading................. 10 3.5.1. Memodifikasi Heading ................................ 11 3.5.2. Memodifikasi Heading sebagai Judul Bab .... 11 3.5.3. Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul / Sub
Bahasan, Anak Sub Judul ............................ 12 3.5.4. Memodifikasi Style sebagai Alinea.............. 14 3.5.5. Memodifikasi Heading sebagai Judul
Gambar/Tabel............................................ 15 3.6. Menggunakan Heading yang Telah
Dimodifikasi ............................................... 15 3.7. Mengatur Paragraf dan Spasi ....................... 17 3.8. Mengecek Spelling Grammar....................... 19 3.9. Mengaktifkan/Menonaktifkan AutoCorrect
Options… dan AutoText ............................. 21 3.9.1. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar
AutoText .................................................... 22 3.9.2. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar
AutoCorrect................................................ 24 3.9.3. Menambah Entry Kata pada AutoCorrect
dengan Formatted Text ............................... 26 3.10. Memanfaatkan Fasilitas Find and Replace ... 28 3.10.1. Menemukan Kata Tertentu dan Mengedit
Naskah dengan Mudah dan Cepat dengan Fasilitas Find dan Replace ........................... 28
vi
3.10.2. Meloncat dari Halaman Satu ke Halaman Lain Secara Cepat dan Mudah dengan Fasilitas Go To .............................................................31
Bagian 4 Memodifikasi Daftar Isi .........................................35 4.1. Membubuhkan Nomor Halaman..................35 4.2. Memodifikasi Daftar Isi ...............................37 4.3. Memodifikasi Daftar Gambar / Tabel ..........41 4.4. Meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan
Daftar Tabel ................................................45
Bagian 5 Penutup..............................................................48
Senarai .........................................................................49
vii
Daftar Gambar
Gambar 1.1. Tampilan Jendela MS Word 2003 dan Kelengkapannya
................................................................................ 2 Gambar 1.2. Fasilitas Ruler pada MS Word 2003 .......................... 2 Gambar 1.3. Text Boundaries, Office Assistant dan Vertical Ruler.. 3 Gambar 1.4. Dialog Box dan Elemen-elemennya (1) ...................... 3 Gambar 1.5. Dialog Box dan Elemen-elemennya (2) ...................... 4 Gambar 1.6. Menu dan Sub-submenu ........................................... 4 Gambar 2.1. Jendela Page Setup untuk Pengaturan Pracetak.......... 5 Gambar 2.2. Pengaturan Pracetak pada Page Setup........................ 6 Gambar 3.1. Trik Menuliskan Judul Bab yang Kurang Tepat dan
yang Paling Tepat ..................................................... 7 Gambar 3.2. Pengaturan Font dan Ukurannya............................... 8 Gambar 3.3. Pengaturan Font lebih Lanjut .................................. 10 Gambar 3.4. Jendela MS Word dengan tampilan fasilitas Task Pane:
Styles and Formatting ............................................. 11 Gambar 3.5. Jendela dialog box Modify Style ............................. 12 Gambar 3.6. Jendela dialog box Modify Style Heading 2............. 13 Gambar 3.7. Pembagian Level untuk Pemodifikasian Daftar Isi ... 13 Gambar 3.8. Menggunakan Heading Styles yang Telah Dimodifikasi
.............................................................................. 16 Gambar 3.9. Jendela dialog box Paragraph ................................. 18 Gambar 3.10 Jendela dialog box Language.................................. 19 Gambar 3.11. Jendela dialog box Spelling and Grammer .............. 20 Gambar 3.12. Tanda Spelling and Grammar telah Dicek Secara
Lengkap ................................................................. 21 Gambar 3.13. Menu AutoCorrect Options..................................... 22 Gambar 3.14. Toolbars AutoText Muncul Setelah Diaktifkan ........ 22
Gambar 3.15. Screen Tip untuk AutoText pada MS Word ............. 23 Gambar 3.16. Memasukkan Perbendaharaan kata AutoText pada MS
Word ..................................................................... 24 Gambar 3.17. Memasukkan Perbendaharaan kata ke AutoCorrect
pada MS Word....................................................... 25 Gambar 3.18 Cara Menambah perbendaharaan (entry) Formatted
text pada AutoCorrect............................................. 27 Gambar 3.19 Cara Menghapus Entry dari AutoCorrect................. 28 Gambar 3.20 Jendela Find and Replace........................................ 29 Gambar 3.21. Pencarian Item dengan Fasilitas Find and Replace 30 Gambar 3.22 Mengedit Item dengan Fasilitas Find and Replace.... 31 Gambar 3.23 Cara Cepat Lain Mengaktifkan Fasilitas Go To ....... 32 Gambar 3.24. Jendela Find and Replace Tab Go To ...................... 33
viii
Gambar 3.25. Tombol Select Browse Object...................................34 Gambar 3.26. Tombol Select Browse Object................................34 Gambar 4.1. Jendela dialog box Page Numbers ........................35 Gambar 4.2. Jendela dialog box Page Number Format..............36 Gambar 4.3 Menu untuk menentukan jenis Break dan jenis Seksi
Break ...................................................................37 Gambar 4.4. Memulai memodifikasi Daftar Isi..........................38 Gambar 4.5. Jendela dialog box Index and Tables dengan Tab
Table of Contents .................................................39 Gambar 4.6. Jendela dialog box Style........................................39 Gambar 4.7. Jendela dialog box Table of Content Options .........40 Gambar 4.8. Hasil Modifikasi Daftar Isi....................................41 Gambar 4.9. Tab Table of Figures pada Jendela Index and Tables
............................................................................42 Gambar 4.10. Jendela Pilihan Style ............................................42 Gambar 4.11. Jendela Table of Figures Options...........................43 Gambar 4.12. Hasil Modifikasi Daftar Gambar (Table of Figures)44 Gambar 4.13. Tautan Hyperlink pada Daftar Isi Memberi
Kemudahan Para Penulis dalam Melakukan Editing............................................................................44
Gambar 4.14. Cara Mengaktifkan Toolbar: Outlining..................45 Gambar 4.15. Toolbar Outlining yang Telah Diaktifkan ..............46 Gambar 4.16. Jendela Dialog Box Update Table of Content ........46
1
Bagian 1
Mengenal Kerangka Karya Tulis dan Jendela
Microsoft Word 2003
Karya Tulis Ilmiah (KTI) sebut saja Tugas Akhir (TA) atau
skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, jurnal dan sebagainya
memiliki tubuh yang dinamakan kerangka karya tulis. Kerangka karya
tulis ini terdiri dari tiga bagian, yakni: (a) bagian awal (preliminary
section); (b) bagian tubuh laporan (main body of the report); dan (c) bagian
akhir (reference section).
Preliminary section terdiri Sampul Depan, Sampul Dalam,
Lembar Pengesahan, Halaman Pernyataan, Halaman Pribadi, Abstrak,
Kata Pengantar, Daftar Isi, Daftar Tabel, Daftar Gambar, Daftar
Lampiran, Dafar Istilah (ketiga tersebut terakhir bila diperlukan).
Main body of the report merupakan tubuh karya tulis, terdiri dari
Bab I Pendahuluan, Bab II Kajian Literatur, Bab III Gambaran
Wilayah Studi, dan seterusnya.
Bagian Akhir atau Reference section terdiri dari Daftar Pustaka
dan lampiran-lampiran pendukung.
Sebelum bekerja dengan MS Word, mari saya ajak mengenal
keseluruhan bagian-bagian ataupun fasilitas yang tersedia pada MS
Word. Tujuan pengenalan ini adalah agar Anda menjadi familiar
terhadap istilah-istilah yang disajikan dalam pembahasan.
1.1. Menu-menu dan Bidang-bidang pada Jendela MS Word
Berikut adalah gambar halaman MS Word dan
perlengkapannya.
2
Gambar 1.1.
Tampilan Jendela MS Word 2003 dan Kelengkapannya
Gambar 1.2.
Fasilitas Ruler pada MS Word 2003
Tab kiri (left)
Indent (Batas Rata) Kiri
Horizontal Ruler
Indent (Batas Rata) Kanan
Menu Bar
Vertical
Scroll Bar
Horizontal
Scroll Bar
Area
Kerja
Task Pane
Standard Tool bar
Formatting Tool bar
Drawing Tool bar
3
Gambar 1.3.
Text Boundaries, Office Assistant dan Vertical Ruler
Ahh... kalo yang ini mah, saya sudah tahu. Basi!
Hmm... terkadang, meskipun saban hari Anda berhadapan
dengan komputer, hal-hal kecil semacam itu luput dari ingatan atau
perhatian kita.
1.2. Mengenal Istilah-istilah dalam Jendela Dialog Box
Seringkali Anda menjumpai istilah-istilah yang berkenaan
dengan dialog box pada sistem operasi Windows. Melalui gambar di
bawah ini diharapkan Anda familiar dengan peristilahan yang sering
dijumpai dalam tutorial ini.
Gambar 1.4.
Dialog Box dan Elemen-elemennya (1)
Text
Boundaries
Office
Assistant
Vertical Ruler
Field / Box
dialog box
4
Gambar 1.5.
Dialog Box dan Elemen-elemennya (2)
Gambar 1.6.
Menu dan Sub-submenu
Menu Drop Down
Tab
Tombol/Button
Bidang/Section
Menu
Sub menu
5
Bagian 2
Pengaturan Pracetak
2.1. Mengatur Margin, Ukuran dan Layout Kertas
Naskah karya tulis ilmiah (tugas akhir), tesis, dan sebagainya
memiliki standar atau pedoman yang sudah baku. Dicetak tidak bolak
balik dengan menggunakan kertas HVS 80 gram ukuran A4, atau
dicetak bolak balik dengan menggunakan kertas ukuran B5 100 gram,
dan sebaiknya mengikuti pedoman yang dikeluarkan oleh
universitas/perguruan tinggi masing-masing.
MS Word menyediakan fasilitas untuk mengatur ukuran
halaman kertas sesuai kebutuhan Anda. Cara mengatur, mengubah
margin, ukuran dan lay-out halaman kertas adalah sebagai berikut:
1. Navigasi mouse ke menu bar, klik File, pilih submenu Page Setup...
2. Setelah itu muncul dialog box Page Setup... seperti berikut
Gambar 2.1.
Jendela Page Setup untuk Pengaturan Pracetak
6
3. Pilih tab Margins untuk mengatur ukuran batas tepi halaman,
umumnya batas tepi halaman kertas, Top dan Left = 4 (3), Bottom
dan Right = 3.
4. Pilih tab Paper untuk memilih ukuran kertas (Paper size), bisa juga
Anda memilih menu Costum size. Pada kotak Width masukkan nilai
21 cm, sedangkan pada Height dengan nilai 28 cm.
5. Pilih tab Layout untuk mengatur ukuran jarak header dan footer.
Secara default MS Word menentukan nilai Header dan Footer dari
tepi (From edge) bernilai: 1,27 cm. Maka Anda dapat mengubahnya
masing-masing menjadi 2 cm.
Gambar 2.2.
Pengaturan Pracetak pada Page Setup
6. Akhiri dengan menekan tombol OK
7
Bagian 3
Trik-Trik Menulis dengan
MS Word
3.1. Mengetik Judul Bab, Sudah Benarkah Anda
Mengetik judul bab ditulis dalam satu paragraf. Sebagian besar
kita selalu mengetik judul bab dalam dua paragraf. Hal tersebut
disebabkan setelah mengetik (misalnya BAB I), kita serta merta
menekan tombol <ENTER> kemudian mengetik PENDAHULUAN.
Ini dapat dicek dengan menekan icon Show/Hide Paragraph .
yang ada pada standard toolbar, atau dengan cara menekan kombinasi
tombol Ctrl+*. Coba deh Anda lakukan menekan tombol Ctrl+*,
maka halaman Word Anda akan tampak seperti ditunjukkan gambar
di bawah ini.
Gambar 3.1.
Trik Menuliskan Judul Bab yang Kurang Tepat dan yang Paling Tepat
Pada gambar kiri terdapat dua tanda yang berarti teks BAB I
PENDAHULUAN diketik dalam dua paragraf. Ini akan mempengaruhi
pada waktu pemodifikasian Daftar Isi otomatis nanti. Langkah-langkah
mengetik dalam satu paragraf adalah sebagai berikut: setelah mengetik
BAB I, tekan kombinasi tombol SHIFT+ENTER baru kemudian ketik
PENDAHULUAN. Hasil pengetikan dengan “trik” ini dapat dicek
dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+* hasilnya seperti gambar
kanan. Kini hanya terdapat satu tanda . Berarti teks judul bab
tersebut diketik dalam satu paragraf. Bandingkan dengan gambar 3.1.
sebelah kiri.
8
3.2. Font dan Ukuran Font
Jika Anda hendak menyusun karya tulis ilmiah (KTI) seperti
tugas akhir: skripsi, tesis, dll, maka KTI diketik dengan jenis huruf
(font) Times New Roman atau Arial dengan ukuran 12 pt untuk body
naskah, 14 pt untuk judul bab, 9 pt untuk caption¹
gambar/tabel/sumber data. Untuk kemudahan dan kecepatan
pengaturan font dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut.
Aktifkan formatting toolbar terlebih dulu yaitu dari menu View,
navigasi mouse ke submenu Toolbar dan pilih/beri tanda centang
Formatting.
Jika telah tampil menu Formatting toolbar klik menu font
(Ctrl+Shift+F) dan ukurannya (Ctrl+Shift+P) sehingga muncul menu
font/ukuran font seperti gambar ini.
Gambar 3.2.
Pengaturan Font dan Ukurannya
3.3. Memberikan Efek pada Font
Untuk memberikan efek pada font, misalnya Anda
menginginkan tampilan teks lebih jelas, Anda bisa memberikan efek
Bold (tebal) pada teks yang dikehendaki, biasanya diberikan kepada
¹ caption = pemerian keterangan / informasi yang berkenaan dengan objek (gambar,
tabel, grafik, dll).
9
teks sebagai judul Bab dan subbab. Pemberian efek Italic (huruf
miring), umumnya diberikan kepada teks berbahasa Asing atau bahasa
daerah/lokal atau istilah yang belum baku dalam perbendaharaan
Bahasa Indonesia.
1. Untuk efek bold, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada formating
toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+B pada
keyboard.
2. Untuk efek Italic, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada formatting
toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+I pada
keyboard.
3. Untuk efek Underlined, blok teks lebih dulu, lalu tekan pada
formating toolbar atau dengan menekan kombinasi tombol Ctrl+U
pada keyboard.
3.4. Menyesuaikan Font dari Hasil Copy-Paste Halaman Web
Ada teman mahasiswa tatkala asistensi dengan dosen
pembimbingnya mendapat sindiran yang pedas karena terdapat
tampilan teks yang tidak “normal” sebagaimana hasil ketikannya
sendiri. Ternyata teman mahasiswa tadi melakukan copy-paste dari
halaman dokumen lain seperti Web, blog, jurnal online dan lain
sejenisnya. Selanjutnya bagaimana supaya tampilan teks hasil copy-
paste tersebut seperti hasil ketikan sendiri?
Cara menyesuaikannya ialah:
Blok teks yang hendak diedit. Arahkan mouse ke menu Format
(atau klik kanan pada mouse) pilih submenu Font, sehingga tampil
jendela Font seperti gambar di bawah ini.
10
Gambar 3.3.
Pengaturan Font lebih Lanjut
1. Lakukan penyesuaian sebagai berikut:
a. Buka tab Font, lakukan penyesuaian jenis dan ukuran font
b. Buka tab Character Spacing; pada bidang Spacing, ubah ke
keadaan Normal, pada bidang Position: tentukan keadaan
Normal dari menu drop-down yang tersedia.
c. Tekan OK untuk mengakhirinya.
d. Jangan lupa menyertakan sumber kutipan yang telah Anda kutip
sesuai ketentuan/petunjuk yang berlaku di universitas/perguruan
tinggi Anda. Jika tidak Anda telah melakukan plagiarisme.
3.5. Memanfaatkan Fasilitas Heading
Untuk memudahkan penulisan judul, sub judul, dan anak sub
judul, gambar, tabel dapat memanfaatkan fasilitas Heading. Anda pun
dapat memodifikasi Heading terlebih dulu sebelum penyusunan karya
tulis ilmiah lebih lanjut.
11
3.5.1. Memodifikasi Heading
Tahapan memodifkasi Heading adalah sebagai berikut:
Aktifkan dulu task pane Styles and Formatting, dengan cara
klik menu Format pilih Styles and Formatting… sehingga tampil task
pane Styles and Formatting di sebelah kanan halaman MS Word.
Gambar 3.4.
Jendela MS Word dengan tampilan fasilitas Task Pane:
Styles and Formatting
3.5.2. Memodifikasi Heading sebagai Judul Bab
Untuk memodifikasi Heading sebagai judul bab (dan
sebagainya), caranya adalah temukan Heading 1 dan klik tombol
kanan pada mouse dan pilih Modify... , sehingga muncul dialog
Modify Style seperti di bawah ini.
Task Pane:
Styles and Formatting
12
Gambar 3.5.
Jendela dialog box Modify Style
Lakukan setting:
1. Pada bidang Properties di kotak Name, ganti Heading 1 dengan
nama Judul Bab atau nama lain menurut selera Anda.
2. Di kotak Style based on, pilih Heading 1
3. Pada bidang Formatting. Lakukan pengaturan font. Pilih jenis font
Times New Romans atau Arial dengan ukuran font 14 pt, klik icon B
(bold) untuk memberi efek tebal (bold) (atau menurut ketentuan pada
fakultas Anda)
4. Dari menu pilih submenu Paragraph, pada kotak Aligment
pilih Centered dengan jarak spasi Single, atau sesuaikan dengan
panduan standard menulis di fakultas/universitas Anda.
3.5.3. Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul / Sub Bahasan,
Anak Sub Judul
Sub Judul adalah sub pokok bahasan yang berfungsi
menjabarkan judul sebagai pokok bahasan utama. Sub judul juga
berfungsi sebagai pentahapan dalam membahas tema utama yang
disebut Bab. Dalam MS Word, judul bab pada pemodifikasian Daftar
Isi (Table of Content) berada pada level 1, sub judul akan berada pada
level 2, anak sub judul pada level 3, sub anak sub judul pada level 4,
13
dst. Untuk membedakan antar level, dapat dibedakan dari berapa
banyak angka yang menunjukkan nomor urut titel sebagai sub judul.
Titel untuk sub judul bisa bernama apa saja tergantung selera penulis
mau menggunakan istilah apa.
Memodifikasi Heading sebagai Sub Judul, tahapannya sama
seperti judul bab, hanya yang berbeda adalah pemilihan jenis
headingnya, jika berada pada level 2, digunakan Heading 2, level 3
digunakan Heading 3, dan seterusnya. Lebih jelasnya dapat dilihat
gambar 3.7
Gambar 3.6.
Jendela dialog box Modify Style Heading 2
Gambar 3.7.
Pembagian Level untuk Pemodifikasian Daftar Isi
14
Dari gambar 3.7, yang dimaksud dengan:
Heading 1 = Level 1 = judul bab (chapter) contoh dalam Gambar
3.7: Bab I Pendahuluan
Heading 2 = Level 2 = Sub Judul, contoh dalam gambar Latar
Belakang, Permasalahan, Tujuan dan
Sasaran (lihat berapa jumlah digit
penomorannya)
Heading 3 = Level 3 = Anak Sub Judul. Contoh dalam gambar
adalah anak sub judul dari sub judul Tujuan
dan Sasaran, yaitu Tujuan, dan Sasaran.
3.5.4. Memodifikasi Style sebagai Alinea
Memodifikasi Style sebagai alinea, tahapannya adalah sebagai
berikut:
1. Klik New Style dari Task Pane Styles and Formatting
2. Pada bidang Properties di kotak Name ganti dengan nama Alinea, di
kotak Style Type, pilih Paragraph.
3. Pada bidang Formating, pilih jenis font (contoh Times New Romans
atau Arial) dengan ukuran font 12 pt.
4. Dari tombol pada bidang:
a. Paragraph, pada kotak Aligment pilih Justify dengan jarak spasi
Double atau 1,5. Tergantung standar fakultas Anda. Huruf
pertama alinea, dimulai pada ketukan ke-7 tombol spasi (1,5 cm).
Pada bidang Indentation, pada kotak Special pilih First Line,
pada kotak By isikan nilai 1,5 cm.
b. Font, pilih jenis huruf dan ukurannya sesuai standar fakultas
Anda
c. Numbering, dari tab Numbered pada jendela Bullets and
Numbering pilih None
d. Bila pengaturan telah dirasa cukup, akhiri dengan menekan OK
5. Untuk keluar dari jendela New Style, tekan OK.
15
3.5.5. Memodifikasi Heading sebagai Judul Gambar/Tabel
Memodifikasi Heading sebagai Judul Gambar atau Tabel,
tahapannya adalah sebagai berikut:
1. Klik New Style dari Styles and Formatting Task Pane
2. Pada bidang Properties:
Di kotak Name ketikkan nama: Judul Gambar/Tabel, di kotak Style
Type, pilih Paragraph.
3. Pada bidang Formatting:
pilih jenis, ukuran, warna dan efek format font (regular, bold, italic,
underline), serta format aligment (left, centered, right, justify), jarak
spasi.
4. Klik tombol , untuk mengatur bidang:
a. Paragraph; pada kotak Aligment pilih Centered dengan jarak
spasi Single
b. Font; pilih jenis huruf dan ukurannya 9 pt
c. Numbering; klik tab Numbered, pada jendela Bullets and
Numbering pilih None.
d. Bila pengaturan telah dirasa cukup, akhiri dengan menekan OK.
5. Untuk keluar dari jendela New Style, tekan OK.
3.6. Menggunakan Heading yang Telah Dimodifikasi
Judul, sub judul, anak sub judul, judul gambar, tabel dapat
dimodifikasi dengan mudah dengan memanfaatkan fasilitas heading
styles. Silahkan Anda praktikan bagaimana menggunakan Heading
hasil modifikasi Anda tadi. Sebagai contoh, berikut disajikan gambar
dan sedikit penjelasan bagaimana menggunakan fasilitas Heading
secara instan.
Menggunakan heading Judul Bab, cara pertama Anda tinggal
mengklik Heading yang bernama “Judul Bab” yang pernah Anda
modifikasi sebelumnya yang masih tersedia pada Task Pane Styles and
16
Formatting yang berada di sebelah kanan jendela MS Word, dan
kursor atau pointer mouse secara otomatis berpindah ke tengah
(centered) halaman Word. Setelah itu baru Anda mengetikkan judul
yang Anda kehendaki, contoh: BAB I PENDAHULUAN. Cara
kedua, ketik dulu nama judul bab, baru klik “Heading 1; Judul Bab”.
Untuk mengawali alinea, klik saja style yang bernama Alinea
yang pernah Anda modifikasi sebelumnya, kursor secara otomatis
menempatkan dirinya pada posisi alinea baru (lihat gambar).
Selanjutnya Anda tuliskan ulasan yang telah Anda rencanakan
sebelumnya.
Untuk menggunakan Style Judul Gambar dan atau Judul
Tabel, caranya juga tidak berbeda dengan keterangan di atas.
Blok lebih dulu judul tabel atau judul gambar, gunakan styles
dengan cara meng-klik styles judul gambar atau tabel. Berikut disajikan
gambar dan penjelasan secukupnya. Dengan cara demikian, Anda
telah melakukan entry basis data untuk memodifikasi Daftar Isi karya
tulis Anda.
Gambar 3.8.
Menggunakan Heading Styles yang Telah Dimodifikasi
|
17
Keterangan Gambar
1. Saat Anda memblok “1.1. Latar Belakang” kemudian mengklik “Heading
2; Sub Judul” pada Styles and Formatting Task Pane, teks tersebut
dengan serta merta memposisikan pada left align (rata kiri) sesuai setting
yang telah Anda lakukan sebelumnya baik ukuran dan format font, serta
jarak spasi maupun format paragrafnya.
2. Demikian pula styles Alinea. Setelah mouse diklik ke style “Alinea” maka
kursor secara otomatis memposisikan dirinya sebagai baris pertama dan
letaknya lebih ke dalam (1,3 cm) dari tepi kiri sebagaimana lazimnya
paragraf pertama. Pada toolbar Formating, juga tampak bahwa heading
“Alinea” sedang digunakan, lihat zoom yang ditunjukkan anak panah
merah dan anak panah biru.
3. Demikian pula dengan style judul gambar maupun tabel, caranya tak
berbeda dengan uaraian di atas. Blok teks penanda judul gambar/tabel,
lalu klik atau pilih styles heading gambar/tabel pada Styles and
Formatting task pane. Mudah bukan?
3.7. Mengatur Paragraf dan Spasi
Yang dimaksud spasi adalah jarak antara baris dengan baris
secara vertikal pada dokumen. Untuk menyusun karya tulis ilmiah
spasi yang digunakan adalah spasi satu setengah atau spasi ganda
(double space). Pada MS Word untuk mengatur jarak spasi
menggunakan perintah submenu Paragraph pada menu Format, atau
dapat juga melalui toolbar Formating dengan mengklik icon line
spacing selanjutnya pilih 1,5 atau 2,0. Jika melalui menu
Format, maka langkahnya adalah:
Buka menu Format dan pilih submenu Paragraph
sehingga dialog box Paragraph terbuka.
18
Gambar 3.9.
Jendela dialog box Paragraph
Jika perlu atur bidang Indention (Left dan Right) dengan nilai
sesuai kebutuhan Anda dan Spacing dengan nilai 6 px (pixel) pada
kotak Before dan After.
1. Pada menu pilihan Line Spacing, pilih line spacing yang diinginkan
yaitu 1,5 lines atau Double. (Tergantung ukuran kertas; untuk ukuran
kertas A4 menggunakan spasi Double, sedangkan jika menggunakan
ukuran kertas B5 menggunakan spasi 1,5)
2. Klik OK untuk mengakhirinya.
Catatan: Pada prinsipnya, jika styles and formatting seperti Alinea telah dimodifikasi
sesuai dengan standar penyusunan karya tulis di faklutas Anda, maka
pengaturan paragraf dan line spacing sebagaimana yang dibahas pada sub
bahasan di atas, tidak diperlukan lagi. Bagaimanamun Anda mengetik
dengan sendirinya Word mengatur jarak spasi sesuai modifikasi sebelumnya.
19
3.8. Mengecek Spelling Grammar
Ada baiknya Anda mengecek spelling grammar ketika Anda
menuliskan kutipan dari literatur asing terutama berbahasa Inggris
dengan menggunakan fasilitas Spelling and Grammar dari menu
Tools. Untuk menggunakan Spelling and Grammar pada dokumen,
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Jika kutipan teks berbahasa Inggris, lakukan pengaturan bahasa
pada submenu Language terlebih dulu ke English. Caranya adalah :
blok teks, arahkan mouse ke menu Tools, pilih submenu Language, pilih
English (U.S.). Jendela Language seperti gambar berikut.
Gambar 3.10
Jendela dialog box Language
Buka menu Tools dan pilih Spelling and Grammar... (atau
tekan F7 pada keyboard). MS Word akan mengecek dokumen. Ketika
MS Word menemukan kata yang tidak sesuai dengan kaidah bahasa
asing (sesuai sumber literatur = Bahasa Inggris) maka dialog box
Spelling and Grammar akan terbuka. Sebaliknya jika teks tersebut
tidak terdapat kesalahan pengetikan, maka dialog box Spelling and
Grammar tidak akan terbuka.
20
Perhatikan contoh kutipan definisi belajar menurut Wolfolk dan Nicolich
(1984:159) dalam bahasa Inggris berikut:
”learning always involves a change in the person who is learning. The change may be for the better or for the worse, deliberate or unintentional. To qualify as learning, this change must be broght about by experience, by the interaction of a person with his or her environtment”.
Dari contoh di atas dapat diperlihatkan kesalahan mengutip
teks yang bersumber bahasa Inggris, yaitu:
Blok teks hasil kutipan, lalu lakukan perintah nomor 2 di atas, hasilnya
dapat dilihat di bawah ini. Teks berwarna merah menunjukkan
kekeliruan, selanjutnya MS Word menyediakan saran untuk koreksi yang
tersedia pada kotak Suggestions dengan highlight berwarna biru.
Tekan tombol Change untuk mengoreksinya.
Gambar 3.11.
Jendela dialog box Spelling and Grammer
1. Tombol Ignore Once digunakan untuk mengabaikan
Suggestions yang tersedia, jika memang kutipan aslinya
demikian adanya.
2. Tekan OK jika muncul dialog box yang muncul berikutnya.
21
Gambar 3.12.
Tanda Spelling and Grammar telah Dicek Secara Lengkap
3.9. Mengaktifkan/Menonaktifkan AutoCorrect Options… dan
AutoText
Dalam menyusun karya tulis, Anda sering menuliskan kata-
kata yang sering muncul dalam penulisan misalnya hal-hal yang
menjadi pokok pembahasan (variabel penelitian), serta istilah-istilah
baku dalam disiplin ilmu Anda. MS Word menyediakan fasilitas
AutoCorret dan AutoText yang dapat Anda gunakan untuk
memperkecil kesalahan penulisan dan atau membantu menghilangkan
kebosanan atau kejenuhan karena menuliskan kata yang sama secara
berulang ulang. Dengan fasilitas AutoText, hal itu akan sedikit
terbantu.
AutoCorrect Options aktif ditandai dengan icon pada
setiap kata/frase kata yang telah menjadi entry/perbendaharaan
AutoCorrect. Jika tanda mata panah diklik, maka akan tampil dialog
seperti ditunjukkan Gambar 3.13. Sehingga apabila Anda tidak
menginginkan kata yang terkoreksi secara otomatis, Anda dapat
menganulirnya dengan mengklik Change back to .... Bila Anda
menginginkan MS Word tidak lagi mengoreksi secara otomatis
kata/frase kata yang telah Anda atur dan memasukkannya ke dalam
daftar AutoCorrect, maka Anda harus menekan tombol Stop
Automatically Correcting .... Tanda titik –titik yang mengakhiri kata
tercetak tebal tersebut adalah kata/frase kata/entry dalam daftar
AutoCorrect komputer Anda. Jika Anda tekan Control AutoCorrect
22
Options... Anda akan dibawa ke dialog box AutoCorrect (gambar.
3.16). preliminary section
Gambar 3.13.
Menu AutoCorrect Options
Bila AutoText belum aktif di komputer Anda, Anda bisa
mengaktifkannya melalui menu View � Toolbars � AutoText.
Setelah diaktifkan, di menu toolbar komputer Anda juga tampil toolbar
seperti ditunjukkan Gambar 3.14.
Gambar 3.14. Toolbars AutoText Muncul Setelah Diaktifkan
3.9.1. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar AutoText
Dari menu Tools pada menu bar, pilih AutoCorrect Options…
Anda dapat mengatur atau mengkondisikan AutoText. Sebagai
contoh, Anda sering memunculkan istilah “Rencana Tata Ruang
Wilayah”, maka dengan fasilitas AutoText, jika Anda mengetik
“Rencana...” akan muncul di layar seperti ditunjukkan anak panah
pada gambar berikut, maka jika memang yang hendak Anda ketik
adalah Rencana Tata Ruang Wilayah, Anda tinggal menekan tombol
<Enter> sesuai screentip yang berbunyi Rencana Tata Ruang Wilayah
(Press ENTER to Insert) yang ditunjukkan anak panah pada Gambar
3.15:
23
Gambar 3.15.
Screen Tip untuk AutoText pada MS Word
Dengan menambahkan perbendaharaan kata yang kita
kehendaki pada Auto Text Anda merasa mendapat kemudahan atau
dapat menghemat waktu dan energi dalam bekerja bahkan bisa untuk
mengantisipasi atau meminimalisir kesalahan pengetikan.
Cara menambahkan perbendaharaan kata yang kita kehendaki
pada fasilitas Auto Text adalah:
1. Navigasi atau arahkan mouse ke menu Tools pada menu bar,
pilih menu AutoCorrect Options...
2. Setelah muncul dialog box AutoCorrect pilih tab AutoText
3. Masukkan kata yang hendak Anda jadikan AutoText seperti
contoh di bawah ini pada kotak Enter AutoText entries here :
4. Agar istilah Rencana Tata Ruang Wilayah masuk dalam daftar
Auto Text MS Word di komputer Anda, maka tekan Add.
5. Begitulah selanjutnya. Anda pun dapat menambahkan lebih
banyak lagi perbendaharaan kata sesuai dengan kebutuhan.
24
Gambar 3.16.
Memasukkan Perbendaharaan kata AutoText pada MS Word
3.9.2. Menambah Perbendaharaan Kata pada Daftar AutoCorrect
Seringkali kita tidak menyadari melakukan kesalahan
pengetikan pada MS Word namun tidak terdeteksi dan terkoreksi.
Untuk mendeteksi dan mengoreksi secara otomatis, MS Word
menyediakan fasilitas AutoCorrect untuk mengoreksi kesalahan
penulisan, maksudnya, jika Anda tidak sengaja menuliskan sesuatu
secara cepat dan tidak sempat untuk menelitinya kembali, maka MS
Word akan secara otomatis melakukan koreksi atas kesalahan Anda
pada waktu mengetik. Sebagai contoh anda mengetik “utk”
dilanjutkan dengan menekan tombol space maka AutoCorrect akan
secara otomatis mengganti ketikan “utk” dengan “untuk”. Jika Anda
mengetik “masayarakat petani berpenghasilan rendah” akan terkoreksi
menjadi “masyarakat petani berpenghasilan rendah”.
Masukkan Entry baru
Perbendaharaan Kata dalam
Daftar AutoText menurut Keinginan
Anda
Lalu Tekan Add
25
Untuk itu ada baiknya Anda mencoba memanfaatkan fasilitas
AutoCorrect. Setelah tampil dialog box AutoCorrect (Gambar 3.16)
maka:
1. Pilih tab AutoCorrect
2. Pastikan pada kotak Replace text as you type tertandai dengan
tanda centang (�)
3. Isikan perbendaharaan kata yang (sering) Anda lakukan kesalahan
mengetik misalnya ”masayarakat” pada kotak Replace
4. Isikan pula kata yang seharusnya untuk mengoreksi
”masayarakat” dengan kata ”masyarakat” pada kotak With.
Gambar 3.17.
Memasukkan Perbendaharaan kata ke
AutoCorrect pada MS Word
5. Tekan tombol Add, Anda juga bisa menambahkan
perbendaharaan kata lainnya ke dalam daftar AutoText di
komputer Anda sesuai dengan kebutuhan atau keinginan Anda.
6. Bila menurut kebutuhan Anda telah cukup, kemudian tekan OK
untuk mengakhirinya.
26
3.9.3. Menambah Entry Kata pada AutoCorrect dengan Formatted
Text
Anda juga dapat menambahkan kata-kata sebagai entry pada
AutoCorrect dengan Formatted Text entry, AutoCorrect akan
mengkoreksi tulisan atau text dengan text yang telah anda format.
Fasilitas ini mungkin akan sangat membantu jika Anda sering
menampilkan istilah dari Bahasa asing. Istilah bahasa Asing, atau
bahasa daerah, dan atau istilah-istilah yang belum baku menurut
Bahasa Indonesia dapat diformat dengan huruf italic. Lihatlah
sepenggal kalimat berikut: “Komoditas lada di Kabupaten Bangka
memiliki Competitive Advantage, karena ….”
Maka formatlah kata Competitive Advantage ke format italic
dahulu, baru bisa dientri ke daftar AutoCorrect. Lakukan berikut:
Dalam contoh ini blok kata Competitive Advantage (dengan kondisi
sudah diformat Italic)
1. Buka menu AutoCorrect…
2. Pada kotak With sudah terdapat kata Competitive Advantage , coba
tandai radio button � Formatted text, maka akan berformat italic
seperti sumber entry-nya.
3. Masukkan pada kotak Replace dengan kata aslinya “competitive
advantage” tanpa format italic. Ini berarti, ketika Anda mengetik
ulang kata yang sama, Anda tak perlu lagi memformat ulang.
Secara otomatis Word akan mengoreksi menjadi berformat italic.
4. Untuk menambah perbendaharaan AutoCorrect tekan tombol Add.
5. Sudahi dengan menekan tombol OK.
6. Demikian dan seterusnya. Sebaiknya setiap kata asing (kecuali
istilah teknis yang tidak bisa di-italic-kan), kata-kata bersumber
dari bahasa daerah dan atau istilah yang belum baku dalam kaidah
Bahasa Indonesia, dalam kaidah penyusunan karya tulis ilmiah
diformat ke italic. Untuk menghindari kesalahan penulisan maupun
27
memudahkan pengulangan kata-kata asing yang berbunyi dan
berformat sama, fasilitas AutoCorrect pantas untuk dimanfaatkan.
Gambar 3.18
Cara Menambah perbendaharaan (entry) Formatted text pada
AutoCorrect
Selanjutnya Anda tidak usah khawatir, daftar perbendaharaan
kata dalam AutoText maupun AutoCorrect dapat didelete atau
dihapus bila tidak diperlukan lagi. Caranya tentu saja harus kembali ke
menu AutoCorret Options... dari menu Tools seperti yang telah
dijelaskan sebelumnya. Contoh di bawah ini adalah sebagai berikut:
1. Setelah dialog box AutoCorrect tampil, cari perbendaharaan kata
dalam daftar AutoCorrect dengan cara menarik naik-turun scroll
bar yang ada pada daftar perbendaharaan kata AutoCorrect. Atau
dengan mengetikkan huruf pertama dari daftar entry yang hendak
Anda delete sehingga muncul kelompok entry yang berawalan huruf
seperti yang Anda kehendaki Misalnya Undang-undang, Anda
tinggal “memanggilnya” dengan mengetik huruf “U”, maka
muncullah semua entry yang berawalan U.
2. Setelah perbendaharaan kata terpilih, tekan tombol Delete.
3. Tekan OK untuk mengakhirinya.
28
Gambar 3.19
Cara Menghapus Entry dari AutoCorrect
3.10. Memanfaatkan Fasilitas Find and Replace
3.10.1. Menemukan Kata Tertentu dan Mengedit Naskah dengan
Mudah dan Cepat dengan Fasilitas Find dan Replace
Menulis terutama karya tulis ilmiah membutuhkan ketelitian
dan harus mengikuti kaidah-kaidah yang telah terstandar. Mengedit
kata-kata yang telah tertulis dengan tidak terstandar (baku) yang
jumlahnya banyak (maksudnya terketik berulang-ulang) dan letaknya
bertebaran di berbagai halaman naskah tentu membuat si penulis jemu.
Ada trik agar Anda sebagai penulis bekerja lebih elegan dan santai.
Suatu kali Anda ingin mencari dan menemukan kata-kata
tertentu dengan tujuan untuk diedit atau diperbaiki atau bahkan
dieliminasi, sedangkan Anda sendiri tidak tahu lagi di halaman mana
kata tertentu itu tertulis. Maka, yang diperlukan adalah fasilitas Find
and Replace. Fasilitas ini dapat diaktifkan dengan menekan kombinasi
tombol Ctrl+F dari keyboard Anda, atau melalui menu Edit ����
29
Find.... Hasilnya tampil jendela seperti ditunjukkan Gambar 3.19 di
bawah ini.
Gambar 3.20
Jendela Find and Replace
Dari Gambar 3.20 dapat Anda gunakan untuk mencari dan
menemukan kata-kata tertentu. Lebih lanjut penggunaan tools ini
adalah seperti dicontohkan berikut:
1. Berikan tanda centang (�) pada menu Highligt all items found
in:, agar Anda dapat memilih menu di bagian mana kata
tersebut berada. Menu-menu tersebut dan fungsinya adalah:
• Current Selection mencari kata atau item yang terdapat pada halaman dimana kursor aktif
• Main Document mencari kata atau item jika berada dalam dokumen/naskah utama
• Headers and Footers mencari kata atau item yang terdapat di bagian Header atau Footer
• Footnotes mencari kata atau item yang terdapat pada catatan kaki
• Text Boxes in Main Document
mencari kata atau item yang terletak pada Text Box dalam dokumen utama.
30
2. Tekan tombol More, untuk menu lebih lanjut, sehingga tampil
jendela seperti Gambar 3.21.
Gambar 3.21.
Pencarian Item dengan Fasilitas Find and Replace
3. Pada Gambar 3.21, dicontohkan mencari kata “baku” yang berada
pada dokumen utama (Main Document).
4. Untuk melanjutkan pencarian, tekan tombol Find All
5. Jika kata “baku” sudah ditemukan, Anda tinggal melakukan apa
yang menjadi rencana pencarian.
6. Jika hanya ingin mengubah format cetakan, Anda tinggal
mengubahnya sesuai kebutuhan.
7. Jika sudah, tutup jendela Find and Replace dengan menekan
tombol Close.
Bagaimanakah mengedit atau mengganti kata-kata terketik
berulang dengan kata baru sesuai kebutuhan? Gunakan saja fasilitas
Find and Replace. Tools ini dapat diaktifkan dengan cara menekan
31
tombol Ctrl+H atau melalui menu Edit ���� Replace... sehingga tampil
Gambar 3.22 di bawah ini.
Gambar 3.22
Mengedit Item dengan Fasilitas Find and Replace
1 Dari Gambar 3.22 misalnya Anda ingin mengganti kata
“baku” menjadi kata “terstandar”, maka pada field Find
what: masukkan kata “baku”
2 Pada field Replace with: masukkan kata “terstandar”
3 Tekan tombol Replace untuk mengganti satu kata “baku”
yang ditemukan oleh MS Word pertama kali, dan atau tekan
tombol Replace All untuk mengganti semua kata “baku”
yang bertebaran di naskah Anda. MS Word akan
melaporkan hasil penggantian dengan memberitahukan
perubahan item yang digantinya (replace).
4 Jika keperluan Anda telah terpenuhi, akhiri dengan menutup
(close) jendela dialog box.
3.10.2. Meloncat dari Halaman Satu ke Halaman Lain Secara
Cepat dan Mudah dengan Fasilitas Go To.
MS Word menyediakan banyak tools sebagai fasilitas untuk
para penggunanya bekerja dengan elegan dan mudah. Suatu saat kita
ingin melakukan editing naskah dengan meloncat dari halaman satu ke
halaman lain. Jika jumlah halaman mencapai ratusan, tentu menjadi
32
masalah dan melelahkan. Ada fasilitas yang disediakan MS Word
untuk ini, yaitu Go To.
Agar Anda dengan mudah mencapai dari halaman satu ke
halaman lain aktifkan dahulu fasilitas Go To. Ada beberapa cara
untuk mengaktifkan fasilitas Go To, yaitu:
1. Menekan Ctrl+G dari keyboard Anda
2. Klik menu Edit ���� Go To....
3. Menekan tombol Ctrl+F lanjutkan menekan tombol Alt+G
4. Klik ganda (double click) mouse pada angka kontrol jumlah
halaman naskah Anda yang berada pada sudut kiri bawah halaman
MS Word Anda (Letakkan dan klik ganda mouse seperti
ditunjukkan Gambar 3.23).
Gambar 3.23
Cara Cepat Lain Mengaktifkan Fasilitas Go To
Setelah tampil jendela Find and Replace | Tab Go To,
masukkan nomor halaman yang hendak Anda tuju. Pada contoh yang
ditunjukkan Gambar 3.24, saya ingin mengedit halaman v yakni
Daftar Isi. Maka pada field (kotak) Enter page number saya masukkan
notasi “v”.
33
Gambar 3.24.
Jendela Find and Replace Tab Go To
Dari jendela Go To, Anda dapat melakukan penjelajahan dari
halaman satu ke halaman lainnya dengan cepat dan mudah.
1. Anda dapat menentukan opsi sebagai pilihan dari menu yang
terdapat pada bidang Go to what
2. Masukkan nomor halaman yang hendak Anda tuju ke field atau
kotak ) Enter page number.
3. Anda juga dapat menentukan berapa halaman yang hendak Anda
lampaui, misalnya +4 berarti Anda akan maju sebanyak empat
halaman dari jendela MS Word yang sedang aktif (sedang di
hadapan Anda).
1. Klik tombol Select Browse Object (Gambar 3.25) atau tekan
kombinasi tombol Alt+Ctrl=Home
2. Pilih menu yang tersedia untuk menjelajah dokumen Anda
dalam rangka editing naskah. Lebih jelasnya dapat dilihat
gambar di bawah ini.
Tips : cara lain mengaktifkan tools Find and Replace dengan Cepat
34
Gambar 3.25.
Tombol Select Browse Object
3. Pilih menu yang tersedia yang tampil seperti ditunjukkan
Gambar 3.26 untuk menjelajah dokumen Anda dalam rangka
editing naskah. Lebih jelasnya dapat dilihat gambar di bawah
ini. Kotak biru pada Gambar 3.26 kiri digunakan untuk
mengaktifkan tools Go To, dan kotak biru kanan (gambar
binocular) untuk mengaktifkan tools Find.
Gambar 3.26.
Tombol Select Browse Object
35
Bagian 4
Memodifikasi Daftar Isi
4.1. Membubuhkan Nomor Halaman
Sebelum memodifikasi Daftar Isi, dokumen atau naskah Anda
perlu dibubuhkan nomor halaman. Untuk ini, yang harus anda
lakukan adalah memisahkan preliminary section atau front matter dengan
bagian main body of the report. Bagian preliminary section adalah haman-
halaman awal seperti halaman judul, pengantar sampai dengan
halaman yang disediakan untuk Daftar Isi, Daftar Tabel maupun
Daftar Gambar dan Daftar Lampiran (jika ada), selanjutnya nanti
disebut Section 1, sedangkan main body of the report (Bab I s.d. selesai)
disebut Section 2.
1. Tempatkan kursor pada halaman paling awal (halaman judul)
2. Bawa mouse Anda ke menu Insert � Page Numbers…
3. Pilihlah posisi dan style alignment menurut selera Anda
Gambar 4.1.
Jendela dialog box Page Numbers
4. Jika tidak ingin menampilkan nomor halaman pertama biarkan
kosong kotak Show number on first page
5. Untuk bagian preliminary section atau front matter format nomor
halaman menggunakan huruf romawi kecil (lowercase).
36
Gambar 4.2.
Jendela dialog box Page Number Format
6. Tentukan format nomornya dengan mengklik tombol
Format… lalu pilih opsi formatnya dari kotak Number format
7. Isikan kotak Start at dengan i (angka romawi dengan
lowercase), lalu tekan OK.
8. Tutup jendela Page Numbers dengan OK
Kini giliran membubuhkan nomor halaman pada bagian main
body of the report.
1 Letakkan kursor pada halaman terakhir bagian front matter
2 Klik menu Insert pada menubar
3 Pilih Break...
4 Dari jendela Break pilih opsi Page break
5 Selanjutnya sekali lagi klik menu Insert pilih Break
6 Pada Section break types, pilih opsi Next page (Gambar 4.3)
7 Tekan OK untuk mengakhiri
37
Gambar 4.3
Menu untuk menentukan jenis Break dan jenis Seksi Break
Kini kursor Anda berada di halaman pertama main body of the
report (Bab I)
1 Dari sini, bawa mouse ke menu Insert pada menubar
2 Pilih opsi pada kotak Position dan pilih pula opsi pada kotak
Alignment 3 Pilih submenu Page Numbers… klik Format…
4 Pada bagian Number format pilih format nomor1,2,3, ...
5 Pada bagian Page numbering, pada kotak Start at: isi dengan 1
sebagai awal nomor halaman pertama. Lanjutkan dengan
menekan tombol OK.
6 Beri tanda centang (�) pada Show number on first page
7 Akhiri dengan menekan OK. Penomoran halaman naskah telah
selesai dilakukan.
4.2. Memodifikasi Daftar Isi
Daftar Isi atau Table of Content (TOC) merupakan halaman
yang bermanfaat untuk mengontrol isi naskah Anda. Kesalahan yang
sering terjadi adalah ketidakcocokan antara Daftar Isi dengan halaman
sesungguhnya, karena pembuatan daftar isi dilakukan secara manual,
penulisan antar bab dilakukan terpisah.
38
Dengan melakukan entry menu untuk daftar isi yang telah
Anda pelajari dari beberapa pembahasan ini, akan sangat membantu
Anda dalam menyusun daftar isi secara otomatis. Anda tidak perlu lagi
menyusun daftar isi secara manual. Yang anda lakukan hanya
memberi perintah kepada komputer melalui fasilitas pembuatan daftar
isi yang telah disediakan oleh MS Word.
Memodifikasi Daftar Isi, langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Sediakan halaman khusus untuk Daftar Isi, biasanya setelah
halaman Kata Pengantar. Pastikan naskah sudah diberi nomor
halaman
Gambar 4.4.
Memulai memodifikasi Daftar Isi
2. Dari menu bar klik Insert, pilih Reference
3. Pilih subsubmenu Index and Tables….(Gambar 4.4) sehingga
muncul dialog box Index and Tables (Gambar 4.5).
4. Pilihlah tab Table of Contents. Pada kotak show levels, pilihlah
sampai level berapa Anda menampilkan menu dalam Daftar Isi.
5. Biarkan tanda centang � pada opsi Show page numbers,
Right align page numbers dan Use hyperlinks instead of
page numbers.
39
Gambar 4.5.
Jendela dialog box Index and Tables dengan Tab Table of Contents
Langkah berikutnya memodifikasi Style. Dari jendela Index
and Tables, lakukan setting berikut:
1. Klik tombol Modify… untuk memilih styles sehingga tampil
dialog box Style (Gambar 4.6).
Gambar 4.6.
Jendela dialog box Style
2. Pilihlah style TOC dari opsi yang disediakan (ada sembilan opsi)
3. Lanjutkan dengan menekan tombol OK.
40
Memodifikasi Daftar Isi berdasarkan level yang dinginkan:
1. Untuk memilih level TOC sesuai keinginan, dari jendela Index and
Tables, klik tombol Options… sehingga muncul jendela seperti
gambar di bawah ini (Gambar 4.7.).
Gambar 4.7.
Jendela dialog box Table of Content Options
2. Pada kotak TOC level, perhatikan Heading 1; Judul sampai
dengan Heading 3; Anak Sub Judul yang ditandai tanda centang
(�), ini merupakan ketersediaan styles sebagaimana macam-
macam Heading yang telah Anda modifikasi (lihat kembali
pembahasan tentang Memodifikasi Heading).
3. Jika sudah, akhiri dengan menekan OK. Tunggu hingga Word
melakukan “tugasnya”. Hasilnya seperti ditunjukkan Gambar 4.8.
41
Gambar 4.8.
Hasil Modifikasi Daftar Isi
4.3. Memodifikasi Daftar Gambar / Tabel
Cara memodifikasi Daftar Gambar maupun Tabel tidak jauh
berbeda dengan Daftar Isi. Dengan cara yang sama seperti subbahasan
4.2 tentang langkah-langkah Mmodifikasi Daftar Isi, maka setelah
tampil jendela Index and Tables, pilihlah tab Table of Figures, seperti
Gambar 4.9.
1. Sediakan halaman khusus untuk Daftar Gambar/Tabel
2. Lakukan langkah seperti halnya Memodifikasi Daftar Isi.
3. Setelah muncul dialog box Index and Tables. Pilih tab Table of
Figures (Gambar 4.9) pada kotak Caption label, pilih Figure.
4. Biarkan tanda centang � pada opsi Show page numbers, Right
align page numbers dan Use hyperlinks instead of page
numbers.
42
5. Klik Modify, hingga muncul jendela Style, bila perlu gantilah
Table of Figures pada kotak Styles (Gambar 4.10) dengan
nama lain menurut selera Anda sendiri.
Gambar 4.9.
Tab Table of Figures pada Jendela Index and Tables
Gambar 4.10. Jendela Pilihan Style
43
Gambar 4.11.
Jendela Table of Figures Options
6. Klik OK untuk melanjutkan / kembali ke Gambar 4.9
7. Kemudian klik Options, sehingga muncul jendela Table of
Figures Options (Gambar 4.11). Pada kotak Style: pilihlah
style yang pernah dimodifikasi yaitu Judul Gambar.
8. Jika sudah lanjutkan dengan menekan OK.
9. Tutup lagi dengan menekan OK pada jendela Index and
Tables (Gambar 4.9).
Tunggu sejenak, dan inilah hasilnya (Gambar 4.12), warna
gelap merupakan tanda atau karakteristik hasil modifikasi yang
dilakukan secara otomatis.
44
Gambar 4.12.
Hasil Modifikasi Daftar Gambar (Table of Figures)
Kini Anda dengan mudah bisa meloncat dari halaman satu ke
halaman lain tanpa susah payah, hanya dengan cara mengklik menu-
menu dalam Daftar Isi, karena daftar isi yang telah Anda modifikasi
dilengkapi dengan fasilitas tautan yang disebut Hyperlink.
Gambar 4.13.
Tautan Hyperlink pada Daftar Isi Memberi Kemudahan Para Penulis
dalam Melakukan Editing
Pada contoh Gambar 4.13, ketika Anda mengarahkan mouse
ke salah satu menu pada Daftar isi, dengan disertai menekan tombol
Ctrl pada keyboard, serta merta pointer mouse merubah penampilan
sebagai gambar tangan kanan yang menunjuk kemana Anda akan
45
dibawa, yaitu ke halaman yang Anda inginkan. Ini merupakan fasilitas
hyperlink diaktifkan.
Dengan demikian apabila Anda ingin melakukan editing, revisi
atau perbaikan materi tulisan, Anda tinggal melakukan perintah “klik”
pada mouse. Dalam hitungan detik Anda dapat melakukan editing
naskah.
4.4. Meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel
Naskah Anda setelah proses editing seperti pengurangan dan
penambahan materi secara otomatis akan mengalami pergeseran
nomor halaman. Dengan sendirinya menu yang ada pada Daftar Isi
juga mengalami ketidaksesuaian. Dalam hal ini, Anda tidak perlu
memodifikasi ulang, yang perlu Anda lakukan adalah memperbarui
atau updating Daftar Isi. MS Word menyediakan fasilitas untuk ini.
Cara meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar maupun Daftar
Tabel adalah Anda harus mengaktifkan Update TOC . Tools ini dapat
Anda aktifkan melalui menu View dari menubar. Dari submenu
Toolbars, Anda tinggal memberi tanda centang (�) pada Outlining.
Secara detail, silahkan perhatikan Gambar 4.14 di bawah ini.
Gambar 4.14.
Cara Mengaktifkan Toolbar: Outlining
46
Setelah toolbar Outlining diaktifkan, pada toolbar menu di
komputer Anda akan muncul tools Update TOC seperti ditunjukkan
Gambar 4.15 di bawah ini.
Gambar 4.15.
Toolbar Outlining yang Telah Diaktifkan
Cara meng-update Daftar Isi, Daftar Gambar dan Daftar Tabel
adalah sebagai berikut:
1. Silahkan Anda menuju ke Daftar Isi (yang hendak di-update). Jika
Anda tidak sedang di halaman Daftar isi, “meloncatlah” dengan
menggunakan fasilitas Go To (lihat kembali pembahasan tentang
fasilitas Go To).
2. Letakkan kursor di sembarang menu Daftar Isi.
3. Klik tombol dari toolbar Outlining (Gambar 4.15),
atau dengan cara yang paling cepat, tekan tombol F9 pada
keyboard Anda. Sehingga tampil dialog box Update Table of
Contens seperti ditunjukkan Gambar 4.16.
Gambar 4.16.
Jendela Dialog Box Update Table of Content
4. Hanya ada dua opsi yang dapat Anda lakukan melalui dialog box
Update Table of Contens:
47
a. Klik Update page numbers only jika pembaharuan (update)
Daftar Isi hanya penyesuaian nomor halaman saja. Artinya
perubahan hanya karena terjadinya pergeseran nomor
halaman.
b. Klik Update entire table jika pembaharuan (update) Daftar Isi
karena perubahan total. Artinya perubahan karena disamping
terjadinya pergeseran nomor halaman juga karena perubahan
keseluruhan isi maupun struktur/kerangka naskah, yang
disebabkan oleh pengurangan maupun penambahan isi dari
naskah atau dokumen Anda.
5. Klik OK untuk melakukan update Daftar Isi.
48
Bagian 5
Penutup
Tulisan ini memang bukan yang pertama kali ada.
Memberi kaweruh kepada yang membutuhkan merupakan sisi lain dari
tujuan tersusunnya buku mungil ini.
Bagaimana menurut Anda: cara saya menerangkan dalam tutorial ini? Tidak
standar? Menjengkelkan, karena Anda jadi lebih bingung? Jika Anda peduli
akan kualitas isi buku ini, silahkan tulis kritik
ke email [email protected]
Semoga bermanfaat dan Selamat Mencoba.
Sungailiat | Tembalang, Semarang, medio Mei – Juni 2010
Penulis,
WWWAAAPPP KKKoooeeesss
© 2010 | WAP KOES
Bagi yang membutuhkan buku mungil ini
dapat diperoleh di
49
XYZ Papers Tembalang Semarang
Senarai
Pedoman Penyusunan Pra Tesis dan Tesis Magister Teknik
pembangunan Wilayah dan Kota Universitas Diponegoro, Semarang:
MTWK Undip.
Software pendukung menyusun tulisan ini :
Screenshot Captor v2.50.01, March 8th, 2009 dapat diunduh dari:
http://www.donationcoder.com