materi pelatihan - coremap.or.idcoremap.or.id/downloads/database1.pdf · database tingkat dasar...

PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI LIPI

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP) Phase II

Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN

Database Tingkat Dasar Menggunakan Microsoft Access

PELATIHAN CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP – LIPI)

CRITC – Coral Reef Information and Training Centers

DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3 1. MENGENAL MS ACCESS................................................................................................................. 3 PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 5 2. MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA ......................................................................................... 5 PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 8 3. MEMBUAT QUERY ........................................................................................................................... 8 PELAJARAN 4............................................................................................................................................ 12 4. MEMBUAT LAPORAN/REPORT .................................................................................................. 12 PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 15 5. MEMBUAT FORM............................................................................................................................ 15

2


PELAJARAN 1

1. MENGENAL MS ACCESS

Pengenalan terhadap MS Access bagi pengguna pemula sangat diperlukan mengingat aplikasi MS Access ini memerlukan pemahaman terhadap data yang terstruktur (database). Sebelum masuk ke dalam aplikasi MS Access perlu dipastikan bahwa aplikasi telah diinstall terlebih dahulu. Dan untuk selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini. 1). Aktifkan aplikasi MS Access dari file (misal :\Program Files\Microsoft

Office\MSACCESS.EXE) atau dari shortcut

2). Bentuk tampilan halaman utama dari MS Actampak seprti gambar berikut ini :

r 3). Setelah tampilan halaman muka, selanjutnya

MDB) dengan klik pada File dan pilih New…

4). Selanjutnya akan ditampilkan popup menu ygambar berikut ini (untuk sistem operasi yanDatabase…

: C

cess dan keterangan bagian-bagiannya seperti

Bidang kerja

buat file database MS Access (dengan extensi atau dengan shorctcut Ctrl+N

ang berisi pilihan jenis isi database seperti g menggunakan Window XP) , pilih Blank

Menubar

Toolbar

Statusba

3


5). Kemudian isikan nama file database MS Access (misal : LATIHAN), dan tentukan posisi direktori di mana file akan disimpan dan klik tombol Create

6). Selanjutnya akan

database yang tertampak pada gam

ditampilkan form utama MS Access yang berisi sekumpulan obyek-obyek diri dari Tables, Queries, Forms, Reports, pages, Macros, Modules, seperti bar berikut ini :

4


PELAJARAN 2

2. MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA

Database merupakan sekumpulan data yang telah ditata sedemikian rupa (dikelola) sehingga mudah untuk dipanggil untuk selanjutnya ditambah, dikurangi, dihapus. Dalam database setiap data umumnya berbentuk tabel yang terdiri dari baris (record) serta kolom (field) dan setiap tabel terdiri dari banyak field dan record (isi data). Setiap field/kolom mempunyai struktur tertentu yang terdiri dari nama field (field name), tipe (data type), ukuran (field size) serta keterangan (description) .

Pada bagian berikut ini akan diuraikan bagaiman cara membuat tabel, membuat struktur datanya, mengisi record, menambah, menghapus dan menyimpan record. 1). Untuk membuat tabe baru, pada form utama pilih Create table in Design view kemudian dari

form utama klik icon , kemudian akan tampak form berikut :

2). Pada form new tableOK

3). Isikan nama file, tipebuka

Field Nam

Nama

NIP

Alamat

Kota

Tgl_lahir

Jabatan

Jns_kelamin

Agama

l

pilih Design View (untuk membuat struktur tabel), kemudian klik tombol

dan field size pada tabel berikut ke dalam struktur tabel yang telah di

e Data Type Field Size Description

text 50

decimal 9

text 75

text 25

Date/Time

text 20

text 1

text 10

5


4). Simpan tabel yang

MASTER, kemudi

5). Kemudian akan dit

6). Klik icon un

tampak pada gamb

7). Masukkan data ke pada field NIP, ala

8). Simpan hasil pema

9). Ulangi semua langstruktur seperti terd

baru dibuat dengan menu File dilanjutkan Save atau Ctrl+S dengan nama an klik OK

a

tua

dm

s

ka

mpilkan form yang menanyakan primary key, abaikan dengan klik NO

k melihat tabel yang telah dibuat. Bentuk tampilan tabelnya seperti
r berikut ini
alam tabel MASTER dengan mengetikkan nama pada field Nama, Nip at pada field alamat dst

ukan data

ah dengan membuat tabel baru dengan struktur serta mengisikan data dari pat di bawah ini :

6


Table 1: PENDIDIKAN

Nama Tabel : Field Name

Data Type Field Size Description

Nama text 6 Nama Karyawan

NIP text 20 NIP

Pendidikan text 20 Tingkat pendidikan terakhir

Institusi text 25 Sekolah/univesitas

Fakultas text 25 Fakultas

Jurusan text 25 Jurusan

ProgStudi text 25 Program Studi/kekhususan

Th_Lulus Number - Tahun lulus

IP Number - Index prestasi terakhir

St_lulus text 10 Status kelulusan

Table 2: TUGAS

Field Name Data Type Field Size Description

Nama text 6 Nama Karyawan

NIP text 20 NIP

Th_tugas Number 4 Tahun mulai bertugas

Bidang text 25 Bidang/bagian penugasan

Jabatan text 25 Jabatan yang dipegang

Golongan text 5 Golongan saat bertugas

Table 3: BIDANG


Kd_Bidang text 5 Nama Karyawan

Nama_Bidang text 20 Nama Bidang/bagian

Keterangan Number 4 Keterangan

Table 4: GOLONGAN


Nama_gol text 6 Nama Karyawan

Masa_kerja Number - Masa kerja

Gaji_pokok Number - Gaji pokok dari golongan ybs

Keterangan text 50 Keterangan

7


PELAJARAN 3

3. MEMBUAT QUERY

Query atau juga disebut SQL (structure query language) merupakan ‘bahasa’ yang digunakan dalam system database untuk membuat menyeleksi atau memilih sejumlah data dari semua data yang ada dalam database. Query merupakan suatu tabel virtual artinya data yang ada pada query bias diberlakukan sebagaimana data yang ada pada sebuah tabel, akan tetapi secara fisik data tersebut tidak tersimpan dalam satu tabel tertentu. Query bisa berasal dari satu table, bisa juga berasal dari dua tabel bahkan lebih. 1). Untuk membuat Query baru, pada form utama pilih object Queries

2). Kemudian pilih Create query in Design view

3). Dari form utama klik icon dan akan tampak form berikut :

4). Pilih Design View dan kem

5). Pilih tabel yang ada dilanj

6). Selanjutnya akan ditampil

7). Isikan pada kolom-kolom

udian klik tombol OK

utkan tekan tombol Add

kan form Select Query

yang ada dengan pilihan seperti contoh pada gambar berikut ini :

8


8). Lihat hasilnya dengan klik icon an tabel hasilnya seperti tampak pada gambar berikut : d

9). Simpan query yang telah dibuat dengan nama QUERY1, dan tutup form query

10). Cara lain untuk membuat qurey, ikuti langkah 1 sampai 3, kemudian pada form New Query pilih Simple Query Wizard dan akan ditampilkan form seperti berikut

11). Isikan pada text box Tables/Query dengan memilih tabel (pilih tabel : MASTER)

12). Pilih field-field yang akan ditampilkan dengan klik field yang ada pada list box sebelah kiri diikuti klik tombol > yang ada di tengah-tengah form atau klik tombol >> untuk memilih semua field

13). Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses pembuatan query

14). Klik timbol Next > untuk proses berikutnya dengan pilihan Detail summary query

15). Isikan nama query baru dengan nama Q_MASTER, dan pilih Modify the query design dan dilanjutkan klik tombol Finish untuk mengakhiri proses pembuatan query dan menapilkan bentuk design form query atau pilih Open the query to view information dilanjutkan klik tombol Finish untuk langsung menampilkan tabel hasilnya

Bentuk desain untuk query pada MS Access sudah dibuat sedemikian agar pengguna mudah memahami dan menjalankan prosedurnya, namun sebenranya bahasa query mempunyai synthax yang dapat dikenali oleh aplikasi database yang lain biasa ditulis secara command line query. Bentuk synthax dasar bahasa query adalah :

SELECT nama field1, nama field2, nama field3, nama fieldn…

FROM nama tabel

9


16). Untuk melihat command line query pada query yang sudah dibuat, buka query Q_MASTER dengan memilihnya kemudian klik icon

17). Posisikan kursor pada bidang tabel form (bagian atas), kemudian klik kanan mouse dan klik menu SQL View…

18). Selanjutnya akan ditampilkan query dalam bentuk command line seperti terdapat pada gambar berikut ini :

19). Posisikan kursor pada active bar yaitu pada bagian atas atau pada sekitar tulisan Select Query, klik kanan mouse dan klik menu Query Design untuk kembali ke bantuk query seperti biasanya

20). Pilih beberapa kolom dengan menempatkan kursor pada bagian atas baris Field:, lalu hapus kolom terpilih dengan menkan tombol Delete

21). Ulangi langkah 17, dan amati perubahan yang terjadi dan bandingkan dengan command line sebelumnya yang terdapat pada gambar langkah 18 di atas

22). Buka file QUERY1, kemudian klik icon

23). Pada kolom Nama dan baris Sort: pilih Ascending

10


24). Lihat hasilnya dengan klik icon

25). Ulangi langkah 10 hingga 13 dengan mengganti kolom Nama dengan kolom lain dan pilihan Sort dari Ascending ke Descending, perhatikan perbedaan yang terjadi

26). Buka file QUERY1, kemudian klik icon , kemudian hilangkan (non-aktif) pilihan Ascending maupun Descending dengan memilih Not Sorted.

27). Pada kolom Kota dan baris Criteria: ketik : “Bekasi” (artinya pilih data sesuai kriteria yaitu kota tempat tinggal adalah Bekasi), dan lihat hasilnya

28). Ulangi langkah 15 namun ganti kriterianya yaitu pada kolom Nama dan pada baris Criteria: ketik : >“k” (artinya pilih data dengan nama yang huruf awalnya setelah K), lihat hasilnya

11


PELAJARAN 4

4. MEMBUAT LAPORAN/REPORT

Data-data yang dikumpulkan, dikelola dan diolah dalam suatu sistem database, tidak akan berarti apa-apa apabila data tidak dapat diambil dan dilihat oleh orang yang berkepentingan/pengguna. Data-data yang dihasilkan oleh database umumnya berupa data tabular yang kadang-kadang susah dipahami oleh pengguna. Oleh karenanya sauatu sistem database juga ditutuntut untuk dapat menampilkan hasil olahan data dalam bentuk yang lebih menarik sehingga mudah dipahami.

MS Access sebagai suatu sistem database, mempunyai fasilitas menghasilkan report/laporan. Bentuk dan format laporan cukup beragam, ada yang standar yang telah disediakan, dan adapula yang dapat dikreasi sendiri oleh pengguna sesuai dengan kebutuhan. Pada pelajaran kali ini akan diuraikan bagaimana membuat laporan sederhana menggunakan MS Access. 1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Reprots

2). Kemudian pilih Create report in Design view


4). Pilih Report Wizard (untuk membuat format laporan menurut standard yang ada pada MS

Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya (misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya

5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

6). Pada form berikutnya abaikan pertanyaan tentang level grouping dengan klik tombol Next >

12


7). Pada form berikutnya pilih field Nama pada combo box no1 untuk mengurutkan data pada field Nama dari huruf A ke Z, kemudian klik tombol Next >

8). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Tabular, kemudian klik

tombol Next >

9). Pada form berikutnya klik tombol Next > untuk mengabaikan pilihan style laporan

10). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish, dan bentuk tampilan laporan yang dibuat seperti berikut ini :

11). Ulangi langkah 3 sampai 8 dengan mengganati pilihan format layout yaitu Columnar, dan beri nama laporan baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan hasil yang ditampilkan

13


12). Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipercepat dengan memilih menu AutoReport : Columnar atau AutoReport : Tabular, dikuti pengisian nama tabel. Cara ini mudah namun pengguna tidak bisa memilih field-field yang ingin ditampilkan dalam laporan.

14


PELAJARAN 5

5. MEMBUAT FORM

Disamping kemampuan menampilkan data dalam bentuk laporan/report, MS Access juga dilengkapi dengan fasilitas pembuatan Form untuk memudahkan pengguna melakukan pemrrosesan database. Dengan adanya pembuat form ini pengguna dapat membuat kreasi bentuk-bentuk tampilan yang familiar untuk entry data maupun yang lain dengan lebih kreatif sesuai dengan selera dan kebutuhan. 1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Forms

2). Kemudian pilih Create report in Design view


4). Pilih Form Wizard (untuk membuat format form menurut standard yang ada pada MS Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya (misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya

5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

15


6). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Columnar, kemudian klik tombol Next >

7). Pada form pilihan style klik tombol Next > untuk memilih form style Standard

8). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish

9). Form hasil yang dibuat dari langkah-langkah di atas seperti gambar berikut ini

16


10). Untuk melihat data-data yang lain dilakukan dengan klik tombol > pada record navigator yang teletak di bagian bawah atau mengetikkan nomor record pada text yang disediakan.

11). Untuk memasukkan data baru melalui form tersebut, klik tombol (add new) yang terdapat deretan tombol navigator pada posisi paling kanan. Hasilnya semua text box akan bersih, kemudian isikan tiap text box dengan data baru

12). Sedang untuk updating data atau edit kesalahan data, posisikan navigator pada record data yang akan diubah. Kemudian klik pada text box yang akan diubah, dan ubah data dengan data yang baru

13). Ulangi langkah 3 dan ganti pilihan format layout yaitu Auto Form: Columnar, dan beri nama form baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan hasil yang ditampilkan

17

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROJECT

(COREMAP) Phase II Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN

Database Tingkat Menengah Menggunakan Microsoft Access

ON THE JOB TRAINING CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP – LIPI)


DAFTAR ISI DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2 PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3 1. MEMBUAT FILE DATABASE.......................................................................................................... 3 PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 4 2. MEMBUAT TABEL ............................................................................................................................ 4 PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 6 3. MEMBUAT LOOKUP......................................................................................................................... 6 PELAJARAN 4.............................................................................................................................................. 9 4. MEMBUAT RELATIONSHIP ........................................................................................................... 9 PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 10 5. MEMBUAT QUERY ......................................................................................................................... 10

5.1 SELEKSI DATA................................................................................................................................... 10 5.2 FUNGSI BUILT-IN QUERY .................................................................................................................. 12 5.3 CROSSTAB QUERY (TABULASI SILANG)............................................................................................. 14

PELAJARAN 6............................................................................................................................................ 16 6. INTEGRASI FORM & REPORT..................................................................................................... 16

6.1 MEMBUAT LAYOUT FORM INPUT DATA............................................................................................ 16 6.2 MEMBUAT FORM REPORT ................................................................................................................. 19 6.3 INTEGRASI FORM & REPORT ............................................................................................................. 20

2


PELAJARAN 1

1. MEMBUAT FILE DATABASE

1). Buka file database : LATIHAN.MDB

2). Selanjutnya akan ditampilkan form yang menanyakan jenis database yang akan dibuat. Pilih Blank database… untuk membuat database baru

3). Posisikan lokasi direktori pa

file database MS Access yanseperti berikut ini

4). Isikan pada text box yang te

ACCESS, kemudian klik OK

5). Isikan nama file database pa

da C:\, kemudian buat folder/di ktori baru untuk menempatkan g akan dibuat, dengan klik icon dan akan tampak tayangan

rsedia dengan nama folder/dire

da text box file name : LATIH

re

ktori baru, misal : LATIHAN MS

AN, kemudian klik OK

3


PELAJARAN 2

2. MEMBUAT TABEL

1). Dari menu utama pilih objects Tables, dilanjutkan memilih menu Create table in Design view

2). Klik icon yang terdapat pada menu bar di bagian atas

3). Pada form New

4). Isikan field namstructure form

Field

Nama

NIP

Alamat

Kota

Tgl_lahir

Jns_kelamin

Agama

Pendidikan

Kd_jbt

Gol

Status

Anak

5). Simpan tabel ya

6). Pilih dengan kliNIP menjadi ke

Table pilih Design View dan klik OK

e, data type, field size dan description pada tabel di bawah ini ke dalam table

Name Data Type Field Size Description

Text 15 Nama karyawan

Text 9 Nomor induk pegawai

Text 50 Alamat karyawan

Text 20 Kota tempat karyawan tinggal

Date/Time - Tanggal lahir karyawan

Text 10 Jenis kelamin

Text 9 Agama yang dianut

Text 12 Pendidikan terakhir

Text 5 Kode jabatan

Text 5 Golongan

Text 14 Status pernikahan

Number - Jumlah anak

ng baru dibuat dengan nama tabel : KARYAWAN

k pada field name NIP, klik kanan mouse dan pilih Primary Key untuk field y untuk tabel ini

4


7). Ulangi langkah 1 – 5 untuk membuat tabel-tabel lain dengan nama tabel dan informasi struktur data seperti pada tabel berikut :

Table 1: Golongan


Gol Text 5 Golongan karyawan

Tnj_istri Number Long integer Tunjangan istri/suami

Tnj_anak Number Long integer Tunjangan anak

Uang_mkn Number Long integer Uang makan

Uang_lembur Number Long integer Lembur per jam

Askse Number Long integer Asuransi kesehatan

Table 2: Jabatan


Kd_jbt Text 5 Kode Jabatan

Nama_jbt Text 20 Nama/posisi jabatan

Tnj_jbt Number Long integer Tunjangan jabatan

8). Isikan beberapa data/record pada tiap-tiap tabel yan

g telah dibuat.

5


PELAJARAN 3

3. MEMBUAT LOOKUP

Lookup merupakan fasilitas untuk melihat data yang ada pada tabel lain (relasi dengan tabel lain). Fungsi lookup ini untuk membantu pengguna dalam melakukan input data dengan hanya memilih item tertentu di mana item tersebut berada pada tabel yang lain. 1). Buka tabel KARYAWAN, dan kemudian klik untuk membuka dan mengatur

struktur datanya

2). Yang akan kita tambahkan lookup adalah fielname Gol dan pada data type pilih Lookup W

3). Kemudian akan ditampilkan form Lookup W

tabel yang sudah ada, kemudian klik Next >

4). Pilih Tables pada pilihan View dan klik pada

Next >

d Gol. Untuk membuat lookup klik pada field izard…

izard, pilih yang atas untuk mengisi lookup dari

listbox Table: GOLONGAN, kemudian klik

6


5). Pilih filed yang diisikan dalam lookup yaitu Gol dengan klik tombol > pada bagian tengah, kemudian klik tombol Next >

6). Pada form pilihan sortasi data, pada text box no. 1 pilih dan tombol sebelah kanan Ascending,

kemudian klik tombol Next >

7). Pada form berikutnya ditanyakan apakah ada pengubahan ukuran kolom (wide) lookup, abaikan dengan klik tombol Next >

8). Isikan nama label kolom lookup pada text box yang disediakan, kemudian klik tombol Finish

> untuk mengakhiri pembuatan lookup wizard

7


9). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Golongan klik maka akan muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data golongan

10). Ulangi langka

sebagai tabel tabel JABATA

11). Untuk membu

field yang akapilih yang bawberikut :

12). Isikan pada ko

Finish untuk

h 1 – 9 dengan mengganti field yang akan diisi lookup-nya yaitu Kd_Jbt dan relasinya adalah tabel JABATAN. Pastikan isikan dulu beberapa record pada

N. Hasilnya seperti gambar di bawah ini :

at lookup tidak dengan relasi tabel lain, ulangi langkah 1 – 3 dengan mengganti n diisi lookup-nya yaitu Agama dan form pilihan pengisisn kolom (langkah 3) ah : I will type in the values than I want, kemudian akan tampak form seperti

lom Col1 nama agama (seperti pada gambar di atas), kemudian klik tombol mengakhiri proses lookup wizard

8


13). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Agama klik maka akan muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data agama

14). Tambhkan beberapa record data dalam tabel tersebut dengan memanfaatkan fasilitas lookup yang telah dibuat

PELAJARAN 4

4. MEMBUAT RELATIONSHIP 1). Dari halaman utama pilih menu Tools, dilanjutkan memilih sub-menu Relationship

9


2). Pilih tabel KARYAWAN, GOLONGAN dan JABATAN kemudian klik tombol Add untuk menambahkan tabel ke dalam form relationship. Form relationship yang akan muncul adalah seperti berikut :

3). Buat relationsh

KARYAWANtabel KARYAWrelationship ya

4). Tutup form rel

5. MEMBUAT

5.1 Seleksi Data

1). Dari menu utamview

ip antara ketiga tabel tersebut dengan key-field : Field Golongan pada tabel berelasi dengan field Gol pada tabel GOLONGAN, dan field Kd_jbt pada

AN berelasi dengan field Kd_jbt pda tabel JABATAN. Sehingga bentuk ng terjadi seperti berikut ini :

ationship, dan simpan hasil perubahan yang terjadi

PELAJARAN 5

QUERY

a pilih objects Queries, dilanjutkan memilih menu Create query in Design

10


2). Klik icon yang terdapat pada menu bar di bagian atas

3). Pilih Design View dan kemudian klik tombol OK

4). Pilih tabel yang ada (misal : KARYAWAN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan tombol Add

5). Isikan pada kolom field di bagian bawah dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN : field Nama, NIP, GOL, Kd_jbt; dari tabel JABATAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel GOLONGAN pilih field : Tunj_istri, Tunj_anak, Uang_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan query sebagai : QUERY1

6). Ke

ter

7). Ul

dibku

8). Klpe

9). Kl

10). Piltom

11). IsifiepilQU

12). Kiua

mudian klik icon atau klik ico untuk mengeksekusi query dan hasilnya seperti dapat pada gamb

angi langkah 1 sauat. Pada kolom

rang dari IIIC yan

ik icon ataurbedaannya deng

ik icon un

ih tabel yang adabol Add

kan pada kolom fld Nama, NIP, Gih field : Tunj_istERY3

ta akan menghitung makan, lembu
ar di bawah ini :
mpai 5, namun den field GOL ketik padg ditampilkan). Sim

ico untuk mean hasil pada langka

tuk membuat query

(misal : KARYAW

ield di bagian bawaOL; dari tabel JABAri, Tunj_anak, Uan

ng gaji yang diterimr serta Askes yang b

n

gan adanya penambahan kriteria pada query yang a baris Criteria : < IIIC (hanya yang bergolongan pan query sebagai : QUERY2

ngeksekusi query. Perhatian hasilnya dan lihat
n h 6
baru

AN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan

h dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN : TAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel GOLONGAN

g_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan query sebagai :

a tiap karyawan yaitu dari penjumlahan tunjangan dan esarnya beda tiap golongan. Arahkan kursor pada

11


kolom terakhir pada baris Field:, kemudian klik kanan mouse dan nampak popup menu seperti gambar berikut ini :

13). Pada popup menu klik Build…, dan selanjutknya akan tampak form Expression Builder

seperti berikut :

14). Isikan pada text box paling atas GAJI : , kemudian klik folder Tables pada list box paling kiri, kemudian klik nama tabel (GOLONGAN). Selanjutnya klik ganda pada field Tnj_istri pada list box tengah. Lalu klik tombol + (tambah). Ikuti dengan klik ganda pada field-field : Uang_mkn, Uang_lembur, Akses.

15). Untuk field Tnj_Anak ada perlakuan khusus mengingat bersarnya tunjangan anak bergantung pada jumlah anak untuk tiap karyawan. Maka untuk menambah besarnya tunjangan anak- setelah langkah 14 ketik peritah berikut : + ([KARYAWAN]![Anak] * [GOLONGAN]![Tnj_Anak]). Kemudian klik tombol OK

16). Klik icon atau icon untuk mengeksekusi query

5.2 Fungsi Built-In Query

Built-in query merupakan sekumpulan perintah yang baku dan hanya digunakan untuk operasi data menggunakan SQL/query 17). Buat query baru dengan memilih dari satu tabel (misal : KARYAWAN)

18). Simpan query yang baru dibuat dengan nama Q_BUILT

19). Isikan semua field yang ada pada tabel KARYAWAN ke kolom-kolom query

12


20). Posisikan kursor pada field paling kanan (yang masih kosong), kemudian klik kanan mouse dan pilih menu Build…

21). Kemudian akan ditampilan form Expression Builder .Ketik pada text box pada bagian atas dengan tulisan : Name :

22). Klik ganda pada folder Functions yang terdapat pada text box paling kiri

23). Klik pada sub-folder Built-In Functions yang terdapat ddalam folder Functions

24). Pilih menu dengan klik UCase yang terdapat pada list box paling kanan untuk membuat text yang ditampilkan dengan huruf kapital (besar)

25). Hapus tulisan yang terdapat diantara tanda kurung setelah tulisan UCase

26). Klik pada folder Tables kemudian klik ganda pada field Nama yang terdapat pada list box tengah, seperti gambar di bawah ini :

27). Klik tombol OK, dan simpan query serta eksekusi query tersebut lihat hasilnya pada field Nama

28). Panggil Q_BUILT, ulangi langkah 20 – 26 dengan mengganti fungsi query UCase dengan mengisikan synthax dari tiap-tiap fungsi yang ada pada tabel berikut ini. Dan bandingkan hasilnya dari tiap built-in fungsi

Fungsi Syntax Keterangan

LCase Name : LCase([KARYAWAN]![Nama]) Membuat huruf kecil

Left Name : Left([KARYAWAN]![Nama],6) Memilih 6 karakter dari kiri

Right Name : Right([KARYAWAN]![Nama],10) Memilih 10 karakter dari kanan

Mid Name : Mid([KARYAWAN]![Nama],4,5) Memilih 5 karakter pd posisi karakter ke 4

Len Name : Len([KARYAWAN]![Nama]) Jumlah semua karakter

13


5.3 Crosstab Query (Tabulasi silang)

29). Untuk membuat suatu crosstab ikuti langkah berikut, buat query baru (langkah 1 - 2) dan akan ditampilkan form New Query

30). Pilih Crosstab Query Wizard, dilanjutkan klik tombol OK dan akan tampil form :

Now Tanggal : Now Mengisi dengan waktu skrg

Trim Name : Trim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di sebelah kiri dan kanan

LTrim Name : LTrim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di sebelah kiri

RTrim Name : RTrim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di sebelah kanan

31). Pilih Tables pada View option, kemudian pilih nama tabel KARYAWAN pada list box, dilanjutkan klik tombol Next >

14


32). Pilih nama field Golongan yang akan ditampilkan sebagai key field dengan cara klik nama field pada list box kiri dan klik tombol > . Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

33). Selanjutnya pilih field yang akan menjadi column heading (judul kolom) dalam hal ini dipilih field Jns_Kelamin. Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih sebagai column heading dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

34). Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

35). Pada form berikutnya pilih Nama pda pilihan Fields: dan Count pada pilihan Function: untuk menghitung jumlah item/record sesuai dengan column heading dan row heading

15


36). Isi nama crosstab query dengan CROSS1 dan pilih Modify the design (untuk melihat bentuk design query), dilanjutkan klik tombol Finish. Hasilnya adalah form crosstab query design seperti gambar berikut

37). Apabila crosstab query tersebut dikesekusi maka hasilnya berupa tabel seperti tampak pada gambar berikut ini :

38). Perhatikan posisi row heading ditempati oleh field Golongan dan column heading oleh field

Jns_kelamin yang terdiri dari Laki-laki dan Perempuan. Tabel tersebut menunjukkan berapa karyawan laki-laki dan perempuan untuk setiap golongan dan ditunjukkan pula jumlah total karyawan yang terdapat pada kolom Total of Nama

PELAJARAN 6

6. INTEGRASI FORM & REPORT Untuk mempermudah dalam pengelolaan database, dalam MS Access pengguna dimungkinkan membuat aplikasi-aplikasi sederhana yang dapat membantu mempercepat pemrosesan data. Integrasi antara form dan report merupakan salah satu upaya membuat apliaksi sederhana di mana pengguna dapat membuat kreasi sendiri dalam penampilan data-data yang dimiliki.

6.1 Membuat Layout Form Input Data

1). Untuk membuat form input data digunakan tabel yang sudah ada dan langkah-langkahnya : Pilih object Forms dan klik icon

16


2). Dari form New Form pilih AutoForm: Columnar dan tabelnya : KARYAWAN dan kemudian klik tombol OK

3). Bentuk tampilan input form untuk Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan tekan tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama F_KARYW

4). Ubah bentuk tampilan dan atur posisi komponen-komponen dengan klik icon Dan akan ditampilkan form design seperti gambar berikut :

5). Perlebar bidang Detail dengan memposisikan kursor di atas bar Form Footer, kemudian klik dan tekan serta geser ke bawah dan lepaskan pada posisi yang dikehendaki

6). Pindahkan caption Status beserta dengan text box data status ke bawah caption Golongan dengan memposisikan kursor pada caption tulisan Satus lalu klik tekan dan geser ke bawah tulisan Golongan. Lakukan hal tersebut juga untuk caption Anak

7). Buat judul (header) untuk form ini dengan melebarkan bidang Form Header yang terletak di atas bidang Detail caranya dengan memposisikan kursor di atas bar Detail. Kemudian klik dan tekan serta geser ke bawah lebar yang dikehendaki

8). Pilih tool komponen Label yang terdapat pada form Toolbox seperti gambar berikut:

9). Lalu buat label pada bidang Form Hedaer dengan klik laku tekan dan geser dan kemudian lepas

10). Kemudian ketik judul form ini misalnya : DATA KARYAWAN

11). Ubah properties fontnya (jenis font, size, warna) sesuai selera

Label

17


12). Simpan perubahan layout form data karyawan tersebut. Untuk melihat hasilnya klik icon dan hasilnya seperti gambar berikut ini :

13). Tambahkan komponen lain untuk membuat tombol-tombol penghubung. Pilih Command

button (tombol perintah)

Command button

14). Posisikan komponen tersebut pada kanan bawah. Dan setelah komponen diletakkan pada posisi yang diinginkan kemudian akan muncul form yang meminta konfirmasi jenis perintah yang diinginkan berikut :

18


15). Pada list box kiri pilih Form Operation dan pada box kanan pilih Close Form artinya tombol

tersebut bila ditekan akan menutup form yang sedang aktif, kemudian tekan tombol Next > untuk konfirmasi selanjutnya

16). Pilih Text kemudian ketik tulisan Tutup pada text box disampingnya bila tombol tersebut

hanya berisi tulisan. Lihat contoh sample hasilnya pada bidang sebelah kiri

17). Beri nama komponen tombol perintah yang baru dibuat. Kemudian klik tombol Finish untuk mengakhirinya dan hasilnya seperti gambar berikut ini

6.2 Membuat Form Report

18). Untuk membuat form report langkahnya : Pilih object Reports dan klik icon

19


19). Dari form New Form pilih AutoReport: Tabular dan tabelnya : KARYAWAN. Kemudian klik tombol OK

20). Bentuk tampilan form report Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan tekan tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama Rp_KARYW

21). Ulangi langkah 18 – 20 untuk membuat form report untuk tabel-tabel JABATAN, GOLONGAN dan tabel lain yang telah dibuat

Setelah form report dibuat maka selanjutnya dapat dibuat integrasi antara form input dengan form report/laporan artinya dari form input dimungkinkan untuk melihat (report preview) dan mencetak report . 6.3 Integrasi Form & Report

22). Untuk menambahkan tombol perintah pembuatan report, ulangi langkah 13 -14

23). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next >

24). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next >

20


25). Selanjutnya ditampilkan daftar nama form report yang akan di lihat/cetak, pilih nama form report kemudian klik tombol Finish untuk mengakhiri. Bila form diaktifkan maka hasilnya seperti gambar di bawah ini

26). Untuk menambahkan tombol perintah mencetak report (print) ulangi langkah 22 - 23, pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Print Report pada list box Actions: , kemudian klik tombol Next >

27). Selanjutnya pada tampilkan daftar nama form report klik tombol Finish untuk mengakhiri. Bila form diaktifkan hasilnya seperti gambar berikut

28). Ulangi semua langkah di atas (1 – 27) untuk tabel-tabel yang lain (JABATAN, GOLONGAN

dn tabel lain yang telah dibuat). Dan jangan lupa untuk selalu menyimpan hasil perubahan yang terjadi

21


22

materi pelatihan - coremap.or.idcoremap.or.id/downloads/database1.pdf · database tingkat dasar...

Documents