Disampaikan pada persiapan KRI 2015

Yogyakarta, 3 Mei 2015

Lo Juri dan Kontingen

Biasa disingkat LO, bertugas di bidang keprotokoleran

Bersifat melekat, dibantu oleh Security Officer (SO)

Bab I pasal 1 UU No. 9 tahun 2010 tentang Keprotokolan:

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan

dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi

yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata

Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada

seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya

dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.

Berkaitan dengan protokoler:

o Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara,

Pejabat Pemerintahan, Perwakilan Negara Asing dan/atau

Organisasi Internasional, serta Tokoh Masyarakat Tertentu,

dan/atau Tamu Negara sesuai dengan kedudukan dalam

negara, pemerintahan, dan masyarakat;

o Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar

berjalan tertib, rapi, lancar, dan teratur sesuai dengan

ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara

nasional maupun internasional; dan

o Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan

antarbangsa

Tugas lainnya:

o Penghubung panitia untuk menginformasikan revisi atau

pemutakhiran berita kepada pihak yang di LO

(pejabat/institusi/peserta)

o Menyampaikan permintaan, data baru, atau keluhan serta

saran dari pihak yang di LO kepada panitia

o Membantu institusi yang dinaungi LO dalam menyukseskan

acara yang sedang berlangsung dengan tetap menjaga

nama baik pribadinya dan institusinya

LO Kontingen

LO Artis (backstage)

LO VIP

Pejabat / Tamu / Peserta

Liaison Officer

Panitia / Institusi

PenyelenggaraUpdating berita

Keinginan /

Keluhan /

update data

Kecil tapi ujung tombak

Kecil tapi utama

Kalau tak ada maka tak berjalan semestinya

LO adalah duta bagi:

PRIBADI

INSTITUSI

NEGARA

Banyak kesalahan

penyelenggaraan acara jadi

TERLUPAKAN karena pelayanan LO

yang memuaskan

Dan banyak keberhasilan

penyelenggaraan acara jadi

TERLUPAKAN karena penyampaian

LO yang tidak paripurna

Pembelajaran bagi seorang LO untuk menjadi seorang GOOD

PLANNER dan GOOD MANNER;

Berlatih dengan perasaan sendiri dan orang lain

Belajar membentuk networking dengan banyak pihak;

penyelenggara + tamu

Belajar menghargai orang dengan mengetahui seluk beluknya

penyelenggara maupun tamu

Mendapatkan fasilitas yang tidak jauh berbeda dengan tamu.

Seperti izin masuk ke ruang acara, pengawalan, konsumsi,

akomodasi, transportasi, dan penghargaan

Perwujudan eksistensi diri baik dihadapan institusi

penyelenggara maupun didepan tamu

Bonus

Tempat

Waktu

Tamu

Pakaian

Lain-lain: notelp taksi, notelp, cara kedatangan

Perlu diketahui mengenai tempat-tempat yang menjadi pusat

penyelenggaraan acara, termasuk sitting arrangement dan

photo session

Perlu diketahui tempat-tempat yang berkaitan langsung

dengan pusat acara, seperti: tempat penjemputan dan

pemulangan; sekretariat; registrasi; tempat menginap; toilet;

mushola; rumah sakit; tempat cetak mencetak; dll

Perlu diketahui tempat-tempat yang tidak berkaitan langsung

dengan acara, seperti: wisata; pusat oleh-oleh; restaurant dll

(termasuk demografi, cerita, dan informasi penting tentang

wilayah sekeliling acara, termasuk institusinya)

Wajib dilakukan oleh seorang LO adalah ORIENTASI

LINGKUNGAN

Perlu diketahui mengenai program acara secara detil: Kapanwaktu yang berkaitan langsung dengan tamu; kapan waktubebas; dan kapan waktu yang tidak wajib dihadiri oleh tamu

Perlu diketahui mengenai waktu kedatangan, kepulangan, waktu pribadi

Perlu diketahui waktu tempuh dari tempat yang berkaitan atautidak berkaitan langsung dengan penyelenggaraan acara

Membantu tamu untuk tidak terlalu lama menunggu dan tidakterlambat dalam melaksanakan tugasnya serta penyelenggaratidak ada kemunduran jadwal

Selalu siap sedia sebelum tamu dan selesai setelah tamu

Wajib dilakukan oleh seorang LO adalah ON TIME

Perlu diketahui mengenai nama dan institusi yang terkait

dengan tamu

Perlu diketahui mengenai food dietary atau makanan yang

dihindari oleh tamu

Perlu mengenal secara cepat karateristik tamu

Meminta kontak yang dapat dihubungi untuk memudahkan

komunikasi selama kegiatan

Perlu diketahui mengenai pakaian yang wajib dikenakan serta

jadwal pemakaian baik kepada tamu maupun LO

Secara umum dalam tugas protokoler, LO menggunakan

pakaian sipil lengkap yakni jas atau blazer (gelap)

Perlu diketahui mengenai kontak person yang dibutuhkan

dalam penyelenggaraan panitia seperti koordinator LO;

sekretariat; kesehatan;

Perlu diketahui mengenai nomor telpon taksi atau travel yang

dibutuhkan

Perlu diketahui estimasi harga transportasi, akomodasi, tiket

masuk atau merchandise.

Perlu mengetahui tentang acara dan institusi penyelenggara

Membawa alat kelengkapan pribadi yang berkaitan dengan

acara seperti alat tulis, obat, dan lain-lain

Menjadi kunci keselamatan bagi seorang LO

Sabar dalam menghadapi tamu

Terus mengupdate informasi terkait dengan acara kepada

koordinator LO

Menjaga kondisi badan

Selalu tampak ramah, menyenangkan, dan murah senyum

Berkoordinasi dengan koordinator LO atau panitia setempat

jika ada pertanyaan tamu yang sulit; bukan dengan jawaban

TIDAK TAHU

Sopan dan rendah hati

Berkepribadian menarik

Trampil dan cekatan (adaptif terhadap setiap perubahan)

Kritis dalam mempertimbangkan setiap langkah yang

diambilnya; konstruktif dan bukan destruktif

Selalu berpikir untuk memberikan dukungan dan pelayanan

yang terbaik bagi Tamu dan penyelenggara

Membatasi diri untuk berbicara, kecuali diminta;

Siap melaksanakan tugas dan siap pula melaporkan tugas

yang dilaksanakan.

Tips: berpikir menjadi pihak yang di LO sebelum meng-LO

Tempat : Mengetahui dimana tamu datang

Waktu : Mengetahui kapan tamu datang

Tamu : Mengetahui ciri-ciri tamu dan jumlahnya

Pakaian : Mengetahui pakaian LO untuk menjemput

Lain-lain :

o Membawa papan nama sebagai identitas penjemputan

o Mengetahui nama, nomor telepon supir, nomor plat mobil yang

mengiringi penjemputan

o Membawa uang cadangan untuk tindakan preventif

Tempat :

Waktu :

Tamu :

Pakaian :

Lain-lain :

Tempat :

Waktu :

Tamu :

Pakaian :

Lain-lain :

Tempat :

Waktu :

Tamu :

Pakaian :

Lain-lain :

Tempat :

Waktu :

Tamu :

Pakaian :

Lain-lain :

Korps LO adalah satu keluarga, saling melengkapi dan akan

menjadi pasukan terdepan untuk mensukseskan

penyelenggaraan acara

Hanya orang-orang yang mau belajar didalam korps LO yang

akan mendapatkan banyak informasi dan kelebihan-kelebihan

Kurangi keluhan dan memaksimalkan kegiatan yang berkaitan

dengan acara

Pemimpin yang baik menciptakan standar yang tinggi dan

membantu anggotanya untuk mencapai standar itu; dan

bukan menurunkan standar tersebut untuk menyenangkan

anggotanya