materi kursus microsoft office

18
1

Upload: endra-wiatma

Post on 29-Jun-2015

1.358 views

Category:

Documents


9 download

TRANSCRIPT

Page 1: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

1

Page 2: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

KETERANGAN DAN FUNGSI IKON

NOKETERANGAN

IKONFUNGSI IKON

1 Judul Merupakan nama judul lembar kerja yang sedang diaktifkan

2 Menu utamaMerupakan menu yang didalamnya terdapat banyak pilihan dalam mengoprasikan Ms. Word

4 New Blank Document Untuk membuat lembar kerja baru yang kosong

5 Open Untuk membuka document

6 Save

Untuk menyimpan document / hasil kerja pada My Document ( general )Untu menyimpan document pada tempat tertentu selain My Document dilakukan dengan cara : Klik File – Save as atau tekan tombol Ctrl dan S bersamaan

7 PrintUntuk mencetak hasil kerja atau bisa dilakukan dengan menekan bersamaan tombol Ctrl dan P

8 Print Preview Untuk melihat hasil kerja secara keseluruhan / diperkecil

9 Cut Untuk memotong / memindahkan objek

10 Copy Untuk mengkopy / menggandakan objek

11 Paste Untuk mengakhiri cut dan copy

12 Undo Typing Kembali ke belakang / tipe sebelumnya

13 Redo Typing Kembali ke depan / tipe selanjutnya setelah dilakukan undo

14 Table and BorderUntuk mengaktifkan toolbars Table and Border yang di dalamnya terdapat menu atau perintah pembuatan tabel dan modifikasi tabel

15 Insert Table Memasukan tabel

16 Coloumns Membuat lembar kerja menjadi beberapa kolom

17 Zoom Ukuran tampilan lembar kerja ( diperbesar atau diperkecil )

18 Minimize

Untuk meminimalkan tampilan lembar kerja ( lembar kerja akan hilang dari tampilan layar ) untuk mengembalikannya Klik nama document / nama lembar kerja di samping kanan START

19 Maximize Untuk memaksimalkan tampilan lembar kerja

20 Close atau ( Alt + F4 ) Untuk mengakhiri atau keluar dari lembar kerja

21 Font / Jenis HurufMerubah jenis huruf yang diinginkan dengan meng KLIK tanda segitiga di sampingkanannya

22 First Line Indent Untuk mementukan baris pertama pada sebuah paragraf Hanging Indent Untuk menentukan baris kedua dan seterusnya pada sebuah

paragraf Left Indent Batas pengetikan sebelah kiri

23Font Size / Ukuran Huruf

Menentukan ukuran huruf ( diberbesar atau diperkecil )

24 Bold Menebalkan huruf / karakter yang diinginkan

25 Italic Membuat huruf / karakter yang diinginkan menjadi miring

26 UnderlineMembuat huruf / karakter / kalimat yang diinginkan menjadi di garisbawah

27 Align Left Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kiri

28 CenterMembuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata tengah antara kiri dan kanan

29 Align Right Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kanan

30 Justify Membuat tulisan / kalimat / karakter menjadi rata kiri - kanan

31 Line Spacing Menentukan jarak spasi / jarak antar baris kalimat

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 2

Page 3: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

32 NumberingUntuk memberikan / memasukan penomoran ( 1, 2, 3 dst ) – 1), 2), 3) dst I, II, III dst A, B, C dst

33 Bullets Untuk memberikan / memasukan titik atau tanda

34 Outside Border Untuk membuat border / bingkai / garis pada tabel

35 Font Colour Untuk merubah warna tulisan

36 Right Indent Batas pengetikan sebelah kanan

37 Vertical ScrollRol untuk menggulung lembar kerja ke atas atau ke bawah atau tekan segi tiga di atas dan bawah

38 Ruler (penggaris)Digunakan untuk mengatur batas pengetikan dan membuat tabulasi

39 Text Boundaries Sebagai batas lembar kerja atau batas pengetikan

40 Horizontal ScrollRol untuk menggulung lembar kerja ke kiri atau ke kanan atau tekan segi tiga di kiri dan kanan

41Line Style, Dash Style, Arrow Style

Line style : jenis tebal tipisnya garis, Dash style : jenis garis putus-putus, Arraw style : jenis kepala dan pangkal anak panah

42 Fill ColourMemberikan warna pada gambar sederhana ( word art atau shapes )

43Insert Picture From File

Untuk menyisipkan objek gambar yang telah kita simpan ke dalam komputer

44 Insert Picture Clip ArtUntuk menyisipkan objek gambar yang telah disediakan oleh microsoft word

45Insert Diagram Chart or Organization Chart

Untuk membuat atau menyisipkan diagram yang telah disediakan oleh microsoft word biasanya kita hanya tinggal mengisi

46 Insert Word Art Memasukan word art / tulisan berbasis gambar

47 Text Box Untuk menggambar kotak yang dapat diisi text

48 Go toMenerangkan halaman / page yang sedang aktif / terlihat dan jumlah halaman keseluruhan

49 Auto Shapes Memasukan gambar / gambar sederhana / shapes

50Page / Nomor Halaman

Menunjukan nomor halaman

51 Draw Menu yang berisi submenu untuk menggambar

52 Ikon Tabulasi Untuk mengatur jenis tabulasi

53Insert Microsoft Exel Worksheet

Untuk menyisipkan worksheet excel ke dalam lembar kerja pada ms word

54Change Text Direction

Untuk merubah posisi teks pada tabel

55 Short Ascending Untuk mengurutkan data dari yang terkecil pada tabel

56 Short Descending Untuk mengurutkan data dari yang terbesar pada tabel

57 Auto Sum Untuk menjumlahkan angka secara otomatis pada tabel

MENU DAN SUB MENU DALAM MICROSOFT WORD 2003

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 3

Page 4: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

FILE EDIT VIEW

INSERT FORMAT TOOLS TABLE

MICROSOFT OFFICE 2003

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 4

Page 5: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

A. MICROSOFT WORD1. Membuka Ms. Word

Membuka Ms. Word dapat dilakukan dengan cara :a. Klik star pada taskbar, klik all program, klik Microsoft office, klik Microsoft word atau;b. Klik 2 kali ikon Ms. Word yang terdapat pada desktop atau;c. Klik kanan ikon Ms. Word pada desktop, klik open, atau;d. Klik ikon Ms. Word pada desktop, kemudian tekan tombol enter pada keyboard, ataue. Klik START, pilih RUN, ketikan WINWORD

2. Filea. New (Membuat lembar kerja baru)

Lembar kerja baru (work sheet) dapat dibuat dengan cara mengklik menu file, new atau dengan mengklik ikon new blank document yang terdapat pada toolbars standar

b. Open (Membuka dokumen)1) Klik menu file, klik open atau klik ikon open pada toolbar standar atau Tekan

tombol CTRL + O pada keyboard secara bersamaan2) Muncul kotak dialog open seperti gambar berikut

3) Pada tab look in pilih tempat penyimpanan dokumen yang akan dibuka4) Doble klik file/ folder yang akan dibuka / klik file/folder yang akan dibuka kemudian

klik openc. Page Setup (Pengaturan Halaman)

1) Klik menu file, klik pilihan page setup, kemudian akan muncul kotak dialog :

2) Pada tab margin atur batas kerja sesuai kebutuhan (top = atas, left = kiri, right = kanan, bottom = bawah, gutter = batas jilid)

3) Orientation pilih posisi kertas (portrait = berdiri, landscape = tidur)D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 5

FOLDER

FILE

Pengaturan margin / batas

pengetikan

Untuk Mengatur posisi kertas

GAMBAR

1

GAMBAR

2

Page 6: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

4) Pada tab paper (lihat ggambar berikut)

5) Klik segitiga kecil pada paper size kemudian pilih salah satu jenis kertas yang sesuai dengan kebutuhan atau dengan kertas yang anda miliki

6) Pada kotak isian width (lebar) atau height (tinggi) anda pun dapat mengisikan ukuran kertas sendiri apabila jenis kertas tidak terdapat pada pilihan

d. Membuat Dokumen Sederhana1) Pembuatan document atau penulisan sebuah naskah dapat dilakukan jika kursor atau

tanda I telah aktif (berkedip) pada lembar kerja.2) Memulai pengetikan harus memperhatikan letak dan posisi kursor berada, kursor

merupakan tanda yang menunjukan tempat dimana penulisan akan dilakukan.3) Kesalahan dalam penulisan dapat diperbaiki dengan cara menghapus dan

menggantinya. Untuk menghapus karakter atau tulisan harus memperhatikan posisi kursor, atau dengan kata lain kita harus menempatkan kursor dikiri atau dikanan karakter / tulisan yang akan dihapus. Untuk menghapuskarakter/tulisan yang terdapat disebelah kanan kursor menggunakan tombol delete pada keyboard. Untuk menghapus karakter yang berada disebelah kiri kursor menggunakan tombol bacakspace pada keyboard

e. Print Preview (Melihat tampilan hasil kerja)1) Print preview merupakan fasilitas untuk menampilkan hasil pekerjaan sesungguhnya

sebelum dicetak / print. Print Preview sangat penting digunakan, karena adakalanya tampilan dalam lembar kerja berbeda dengan hasil cetakannya.

2) Pada fasilitas print preview kita dapat melihat lembar kerja secara keseluruhan atau hanya beberapa halaman sesuai keinginan.

3) Untuk kembali pada tampilan lembar kerja awal kita dapat mengklik menu close print preview yang terdapat pada toolbars standarnya

f. Print (Mencetak Dokumen)1) Klik menu file → print, maka munculah kotak menu seperti pada gambar 4 :2) Pada kotak isian Name pilih jenis printer yang akan digunakan (klik segitiganya)3) Pada kolom page range terdapat 3 pilihan (all untuk mencetak seluruh halaman yang

terdapat pada dokumen yang sedang dibuka, current page untuk mencetak halaman dimana krusor berada, pages untuk mencetak halaman berapa saja yang akan dicetak (isikan nomor halamannya)

4) Pada kolom copies anda dapat memasukkan berapa rangkap anda akan mencetak halaman itu

5) Kemudian klik OK.

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 6

Mengatur jenis kertas

Mengatur ukuran kertas

GAMBAR

3

Page 7: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

g. Save/Save As (Menyimpan dokumen)1) Klik menu file → save / save as atau tekan tombol CTRL + S pada keyboard, maka

munculah kotak dialog di bawah ini

2) Pada tab save in pilih folder yang akan dijadikan tempat penyimpanan dokumen / file, atau buka (double klik folder sebagai tempat penyimpanan)

3) Pada tab file name isikan / tulis / berilah judul / nama dokumen yang akan disimpan4) Klik save atau tekan tombol enter

h. Close/Exit (Menutup Program Ms. Word)Menutup atau keluar dari program dilakukan dengan cara :

1) Klik tombol / toolbox close X pada bagian sudut kanan atas Ms. Word, atau2) Klik menu File, kemudian pilih Exit, atau3) Klik kanan program Ms. Word di bagian Taskbar ( samping kanan Start ) kemudian

klik Close, atau4) Tekan tombol Alt + F4 pada keyboard secara bersamaan

3. Edita. Undo (Kembali ke tipe sebelumnya)

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 7

GAMBAR

4

Nama Printer yang akan

diguna kan

Untuk mengatur menentukan halaman

yang akan dicetak

Untuk mengatur berapa rangkap tiap

halaman akan dicetak

GAMBAR

5

Untuk mengatur tempat penyimpanan

dokumen

Untuk member nama file yang akan

disimpan

Page 8: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

Jika terdapat kecalahan perintah atau eksekusi yang dilakukan, maka hal tersebut dapat dilakukan dengan jalan mengembalikannya ke tipe tertentu sebelumnya dengan menggunakan fasilitas Undo, caranya :1) Klik ikon undo pada toolbars standar, atau2) Klik menu Edit kemudian pilih Undo, atau3) Tekan tombol Ctrl + Z pada keyboard secara bersamaan

b. Redo (Kembali ke tipe setelah undo)Fasilitas redo merupakan kebalikan dari Undo, redo dapat mengembalikan tipe setelah di Undo, caranya;1) Klik ikon undo pada toolbars standar, atau2) Klik menu Edit kemudian pilih Redo, atau3) Tekan tombol Ctrl + Y pada keyboard secara bersamaan

c. Cut (Memotong/memindahkan naskah atau objek)Untuk memindahkan objek atau teks ketempat lain dapat dilakukan dengan cara :1) Blok teks atau klik objek yang akan dipindahkan2) Klik ikon Cut ( gamabar gunting) pada toolbars standar atau klik kanan mouse

kemudian pilih Cut atau tekan tombol Ctrl + X pada keyboard secara bersamaan3) Tempatkan kursor atau klik posisi yang akan dijadikan tempat perpindahan4) Klik ikon Paste pada toolbar standar atau klik kanan mouse kemudian klik

Paste, atau tekan tombol Ctrl + V pada keyboard secara bersamaand. Copy (Menyalin naskah atau objek)

1) Blok teks atau klik objek yang akan disalin / digandakan 2) Klik ikon Copy pada toolbars standar atau klik kanan mouse kemudian pilih

Copy atau tekan tombol Ctrl + C pada keyboard secara bersamaan3) Tempatkan kursor atau klik posisi yang akan dijadikan tempat penyalinan4) Klik ikon Paste pada toolbar standar atau klik kanan mouse kemudian klik

Paste, atau tekan tombol Ctrl + V pada keyboard secara bersamaane. Paste (Mengakhiri atau eksekusi cut / copy)

Pasete merupakan fasilitas untuk melaksanakan atau mengeksekusi perintah Copy dan Cut

f. Clear (Membersihkan/menghapus)Fasilitas Clear berfungsi untuk membersihkan Format atau fasilitas lain yang digunakan pada teks atau objek ( misalnya suatu teks menggunakan bullets and numbering ) cara membersihkannya yaitu :1) Blok teks atau objek yang akan dibersihkan,2) Klik menu Edit, kemudian pilih Clear, maka akan terdapat 2 pilihan, yaitu :

a. Formats : Untuk menghapus / mnonaktifkan format yang digunakan dalam teksb. Contents del : Untuk menghapus teks / karakter yang di blokg. Select All (Memblok seluruh halaman)

Memblok teks, atau objek secara keseluruhan pada work sheet dapat dilakukan dengan cara :1). Klik menu Edit, kemudian pilih Select All 2). Letakan kursor pada awal atau akhir teks/halaman yang akan diblok, kemudian

tekan dan tahan mouse, kemudian drag / gerakan mouse ke awal/akhir teks/halaman yang akan diblok

3). Letakan kursor pada awal atau akhir teks/halaman yang akan diblok, kemudian tekan dan tahan tombol Shift pada keybord, kemudian Klik diawal/akhir teks/halaman yang akan diblok

4). Tekan tombol Ctrl + A pada keyboard secara bersamaan5). Untuk memblok kata / teks tertentu, caranya letakan kursor pada kata / teks yang

akan diblok, kemudian klik 2 kali mouse6). Untuk memblok suatu paragraph caranya dapat dilakukan dengan cara

memnempatkan kursor pada paragraph yang akan diblok, kemudian klik mouse 3 kali

h. Find (Mencari) “ CTRL + F “Pada suatu kesempatan mungkin kita memerlukan beberapa kalimat penting dalam sebuah lembar kerja yang terdiri dari banyak halaman, sehingga kata/teks tersebut sangat membutuhkan waktu untuk mencarinya satu per satu. Maka fasilitas Fine yang berfungsi untuk mencari teks / kalimat pada suatu lembar kerja dapat kita gunakan, caranya :

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 8

Page 9: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

1). Klik menu Edit2). Pilih Fine atau tekan tombol Ctrl + F pada keyboard3). Akan muncul kota dialog seperti dibawah :

4). Pada kotak isian Find What ketiklah kata atau kalimat yang ingin anda cari pada dokumen yang sedang anda buka

5). Klik Find Next

i. Replace (Mengganti) “ CTRL + H “Fasilitas replace berfungsi untuk mengganti kata / teks yang penulisannya salah atau ingin diperbaiki, caranya yaitu :1). Klik menu edit2). Pilih Fine atau tekan tombol Ctrl + H pada keyboard3). Akan muncul kota dialog seperti dibawah :

4). Pada kotak isian Find What isikan kata atau kalimat yang akan diganti5). Pada kotak isian Replace With isikan kata atau kalimat penggantinya

j. Go to (Pergi ke)Sebuah lembar kerja yang terdiri dari cukup banyak halaman akan menyulitkan jika kita harus menggulung layar untuk menuju ke halaman tertentu, maka untuk memudahkannya kita dapat menggunakan fasilitas Go to, caranya :1) Klik menu Edit, kemudian akan muncul kotak dialog seperti dibawah :

2) Pada kotak pilihan go to what pilih pages3) Pada kotak isian enter page number isikan nomor halaman yang dituju4) Klik Go to

4. View

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 9

Page 10: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

Menu View berfungsi untuk mengatur tampilan atau jendela lembar kerja temasuk mengatur tampilan ikon atau toolbars.a. Normal

b. Web Layout

c. Print Layout

d. Reading Layoute. Outlinef. Task Paneg. Toolbarsh. Thumbnailsi. Header and Footerj. Mark up / Mengaktifkan reviewk. Full Screenl. Zoom

5. Inserta. Breakb. Page Numbersc. Date and Timed. Auto Texe. Filedf. Syimbolg. Comment

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 10

Page 11: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

h. Referencei. Picturej. Diagramk. Text Boxl. Filem. Objek

6. Formata. Fontb. Paragraphc. Bullets and Numberingd. Borders and Shadinge. Columnsf. Tabg. Drop Caph. Text Directioni. Change Casej. Backgroundk. Framesl. Auto Formatm. Styles and formattingn. Reveal Formatingo. Object

7. Toolsa. Spelling and Grammarb. Researchc. Languaged. Word Counte. Auto Summarizef. Speechg. Shared Workspaceh. Track Changesi. Compare and Marge Documentsj. Protect Documentk. Online Collaborationl. Letter and Mailingsm. Macron. Tempelates and Add-Inso. Auto Correct Optionsp. Customizeq. Options

8. Tablea. Draw Tableb. Insertc. Deleted. Selecte. Marge Cellsf. Split Cellsg. Split Tableh. Table Auto Formati. Auto Fitj. Heading Rows Repeatk. Convertl. Sortm. Formulan. Hide Gridlineso. Table Properties

9. Windowsa. New Windows

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 11

Page 12: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

b. Arrange Allc. Compare side by side with

10. Help

A. FORMAT PARAGRAF

Untuk membuat bentuk paragraf sesuai dengan yang kita inginkan kita dapat menggunakan menu format ® paragraf.1. Tab alignment

Berfungsi untuk mengatur jenis paragraf (Left : jenis paragraf rata kiri, Centered : jenis paragraf rata tengah, Right : jenis paragraf rata kanan, dan Justified : jenis paragraf rata kiri kanan)

2. IndentationBerfungsi untuk mengatur posisi indent (batas pengetikan)a. Left : batas pengetikan sebelah kirib. Right : batas pengetikan sebelah kanan

3. Spacinga. Before : jarak sebelum paragraf atau jarak paragraf sebelah atasb. After : jarak setelah paragraf atau jarak paragraf sebelah bawahc. Line Spacing : jarak antar baris, yang biasa digunakan adalah Single : satu spasi,

1,5 lines : satu setengah spasi, Double : dua spasi.

B. MENYISIPKAN OBJEK

Selain mengetik kita juga dapat menyisipkan objek seperti gambar dan seni tulisan (word art).Langkah untuk menyisipkan gambar :Klik menu insert ® picture ® ( Clipt Art, from file, From Scaner or Camera, Auto Shapes, Word Art, Organization Chart, Chart ) Setelah muncul kotak dialog insert picture pilihlah folder tempat anda menyimpan file gambar, setelah file-file gambar terbuka maka pilihlah/.klik salah satu gambar yang anda suka lalu klik tombol insert ( untuk inser from file )

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 12

Page 13: MATERI KURSUS MICROSOFT OFFICE

C. FORMAT HALAMAN1. Membuat Nomor Halaman

Untuk memberikan nomor halaman kita tinggal menggunakan perintah Insert ®Page Number. Setelah muncul kotak dialog page number kita tinggal mengatur sesuai keinginan kita.a. Position Untuk menentukan letak nomor halaman (top of page : di atas, bottom of page :

di bawah)b. Alignment Untuk menentukan letak nomor halaman (left : sebelah kiri, center : tengah,

right : kanan)c. Setelah dipilih tekan OK untuk mengaktifkan

2. Mengatur Ukuran Kertas / Lembar KerjaLembar kerja yang kita pakai diibaratkan selembar kertas atau buku dengan ukuran tertentu. Untuk menentukan ukuran lembar kerja dapat dilakukan dengan cara :Klik menu File, Klik Page setup. Pada tab paper tentukan jenis kertas yang akan digunakan dengan cara mengklik tanda segi tiga di samping kanan paper size. Untuk mengatur batas kertas / batas pengetikan dilakukan dengan cara : Klik tab margin pada sub menu margin tentukan ukuran yang diinginkan. Top untuk batas atas, Bottom untuk batas bawah, Left untuk batas kiri dan right untuk batas kanan. Untuk menentukan posisi kertas kita tentukan dengan memilih potrait untuk posisi kertas bersiri atau landscape untuk posisi memanjangSetelah pilihan ditentukan aktifkan atau akhiri dengan mengklik OK atau Enter

3. Membuat Bingkai Lembar KerjaKlik menu format, klik border and shading. Pada tab page border klik salah satu pilihan pada menu seting dan dapat dilihat hasilnya pada bagian preview disebelah kanan. Pada menu style tentukan jenis garis, warna garis pada menu color, ukuran garis/bingkai pada menu width dan gambar/hiasan garis pada menu art, kemudian klik OK

B. MICROSOFT EXCELC. MICROSOFT POWERPOINTD. MICROSOFT ACES

D’tik Comnet-Cikotok Belajar Cepat Microsoft Office 2003 13