PENGANTAR KOMUNIKASI BISNIS SMK IBNU SINA Rajagaluh   Untuk Siswa Kelas X Semester I         Oleh : Asep M Baihaqi., ST Email : asep_ibnusina@live.com

Pesan bisnis adalah suatu pesan atau surat yang digunakan oleh pengirim (source) untuk menyampaikan informasi yang tertulis maupun tidak tertulis, dalam penyelenggaraan kegitan bisnis yang diterima oleh orang ataupun organisasi (receiver).

Onong Effendy, menyatakan bahwa pesan adalah: “suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang dengan menggunakan lambang, bahasa/lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain” (Effendy, 1989: 224).

1. Perencanaan Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga

tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, serta memilih saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

2. Pengorganisasian Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat,

paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima pesan.

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi, sehingga apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur sesuai dengan tujuan organisasi.

Cara Mengembangkan Profil Audiens Penentuan profil audiens dikatakan

gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum dikenal. Komunikator dalam hal ini perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens. Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikemas dalam makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal. Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya besar.

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.

Tingkat pemahaman audiens Jika komunikator dan audiens memiliki latar

belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik.

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi informasi (Informing) persuasi (persuading) dan melakukan kolaborasi, (collaborating) dengan audiens (pelanggan).

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain, contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai yang diharapkan, maka Dia memasang iklan melalui mass media, memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih.

 Dan itu tergantung pada kebijakan perusahaan dengan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut. Contoh yang lain misalnya sebuah Departemen Store memasang tulisan discotn besar-besaran pada produknya.

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan dengan penegasan konfirmasi pesanan pelanggan atau negoisasi dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain, melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon, faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat penting artinya dalam pererat kerja sama bisnis.

Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat secara umum yang dapat diperoleh. 2 manfaat tersebut adalah;

1.    Manfaat Eksternal Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif membawa

dampak positif  dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun citra perusahaan di mata masyarakat.

Contohnya: laporan, brosur dan presentasi bisnis yang disusun secara profesional dapat meningkatkan citra perusahaan.

Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan pelanggan.

Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir eksekutif perusahaan.

8 hal yang menjadi pertimbangan mempromosikan jenjang karir eksekutif;

a). Kemampuan bekerja keras b). Kemampuan manajemen c). Kepercayaan diri d). Kemempuan mengambil keputusan yang sehat e). Latar belakang akademis f). Mempunyai ambisi untuk maju g). Kemampuan berkomunikasi secara efektif h). Berpenampilan menarik

 Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan kepada para bawahannya, kadang kala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini menjadikan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendakinya. Mengapa hal ini biasa terjadi? tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik