Internal Audit

Slide 1Tujuan Audituntuk melihat kesesuaian implementasi SMM terhadap persyaratan standar ISO 9001:2008untuk menentukan efektifitas dari implementasi ISO terhadap tujuan Sekolahuntuk mengidentifikasi area-area yang perlu diperbaiki dalam manajemen Sekolah1Slide 2

3. Instruksi Kerja (SOP)Pedoman Mutu/Manual Mutu

2. Prosedur Mutu sistemProsedur Mutu Proses

4. Catatan Mutu

Dokumen yang diaudit2Slide 3Fungsi-fungsi dalam Audit Manajemen Tim AuditorPenanggung jawab (WMM)Auditee

3Slide 4Tanggung Jawab ManajemenMenunjuk penanggung jawab program audit (WMM)Memberi wewenang untuk merencanakan audit kepada penanggung jawabMenyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakanMenyediakan sumber daya

4Slide 5Penanggung jawab Program Audit /WMMMembuat rencana auditMemonitor dan memastikan pelaksanaan audit Memelihara catatan auditMelaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen

5Slide 6PengetahuanProsedur, alat dan metodologi auditDokumen sistem manajemen Situasi sekolah atau bagian yang diauditPerundang-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan

6Slide 7Pelaksanaan AuditPertemuan pembukaanPelaksanaan auditPertemuan penutup

7Slide 8Pertemuan PembukaanOpening MeetingMemperkenalkan Tim AuditorMenjelaskan Tujuan Audit, Standar dan Metode yang digunakan serta Ruang Lingkup AuditKonfirmasi Jadwal AuditKonfirmasi Auditee per bagianMemberikan penjelasan kepada Auditee tentang hal-hal yang masih dipertanyakan8Slide 9Pelaksanaan AuditMenggunakan checklist yang telah dipersiapkanMelakukan audit berdasarkan pada jadwal yang telah ditentukanMenggunakan Teknik Audit dan Metode Audit

9Slide 10Teknik AuditKlarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelasWawancara dengan menggunakan kata tanya 5 W dan 1 HObservasiVerifikasiPengambilan contohsecara acak

10Slide 11Teknik Bertanya 5W dan 1HApa?Mengapa?Kapan?Siapa?Di mana?Bagaimana?Tunjukkan?

11Slide 12Keterampilan AuditBertanya Secara EfektifMengamati/Mendengar Melakukan Pemeriksaan

Slide 13Rapat Penutupan Mengucapkan terima kasihMengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakanMenyampaikan hasil auditMenentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikanMemberi kesempatan untuk bertanya Slide 14Pelaporan AuditLaporan audit meliputi: Ruang lingkup dan sasaran audit Jadwal audit Anggota tim audit AuditeeIdentifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukanObservasi audit dengan bukti pendukungKetidaksesuaian Kesimpulan/keputusan audit Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya14Slide 15Kategori Temuan AuditKetidaksesuaian Minor :Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan dalam sistem manajemen mutu (mis : prosedur kerja atau instruksi Kerja) dengan pelaksanaan di lapanganBila salah satu dari persyaratan pada standar ISO 9001:2000 tidak konsisten diterapkan

Ketidaksesuaian Major :Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang Total Breakdown Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkanSlide 16Distribusi Laporan AuditTop ManajemenAnggota tim tinjauan manajemenTim audit dan auditeePersonel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan

16Terima Kasih

17