MANUAL MUTU SPMI(MANUAL MUTU = QUALITY MANUAL)

Disampaikan oleh:

Dr. Eming Sudiana, M.Si.

Pelatihan SPMI, Auditor SPMI, dan Akreditasi Prodi Universitas Perjuangan

Tasikmalaya, 3-7 Agustus 2016

Dokumen SPMI

1. Dokumen Kebijakan SPMI

2. Dokumen Manual SPMI

3. Dokumen Standar SPMI

4. Dokumen SOP

5. Dokumen Borang

Manual Mutu SPMI

• Manual Mutu SPMI adalah dokumen berisi petunjuk teknis tentang cara, langkah, atau prosedur Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar Dikti secara berkelanjutan oleh pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan SPMI, baik pada aras unit pengelola program studi maupun pada aras perguruan tinggi.

Manual Mutu SPMI memuat antara lain uraiantentang:

a. Tujuan dan maksud manual Mutu SPMI;

b. Luas lingkup manual Mutu SPMI:

1. Manual penetapan standar dikti;

2. Manual pelaksanaan standar dikti;

3. Manual evaluasi pelaksanaan StandarDikti;

4. Manual pengendalian pelaksanaanStandar Dikti;

5. Manual peningkatan Standar Dikti;

c. Rincian tentang hal yang harus dikerjakan dalam implementasi SPMI oleh pemangku kepentingan internal perguruan tinggi;

d. Pihak yang bertanggung jawab mengerjakan berbagai hal dalam implementasi SPMI;

e. Uraian tentang bagaimana dan bilamana pekerjaan itu harus dilaksanakan;

f. Rincian formulir/borang/proforma yang harus dibuat dan digunakan dalam implementasi SPMI;

g. Rincian sarana yang digunakan sesuai petunjuk dalam manual SPMI.

Manfaat Dokumen Manual SPMI

• memandu para pejabat struktural dan/atau unit SPMI, maupun dosen serta tenaga kependidikan dalam mengimplementasikan SPMI sesuai dengan kewenangan masing-masing;

• menunjukkan cara mencapai visi perguruan tinggi yang dijabarkan dalam Standar Dikti yang harus dipenuhi dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

• membuktikan secara tertulis bahwa SPMI pada perguruan tinggi yang bersangkutan dapat dan telah siap dilaksanakan.

Manual Mutu SPMI, berisi:1. Tujuan dan Maksud Manual Mutu SPMI2. Luas lingkup Manual Mutu SPMI:

a) Manual Penetapan Standar Diktib) Manual Pelaksanaan Standar Diktic) Manual Evaluasi Standar Diktid) Manual Pengendalian St Diktie) Manual Peningkatan St Dikti.

3. Rincian ttg hal yg hrs dikerjakan dlm implementasi SPMI4. Pihak yg bertanggungjawab dlm pelaksanaan imlementasi SPMI5. Uraian ttg bgmn & bilamana implementasi tbs dilaksanakan6. Rincian Formulir/borang yng digunakan7. Rincian sarana yg digunakan sesuai dengan petunjuk dlm Manual

SPMI 8. Pihak yg terlibat dlm pemenuhan Standar Dikti, dan9. Referensi yg terkait dengan Standar Dikti.

Jika dibuat Bab, Isi Manual Mutu SPMI :BAB I. PENDAHULUAN1. Latar Belakang2. Tujuan dan Maksud Manual SPMI3. Definisi IstilahBAB II. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN1. Visi2. Misi3. Tujuan4. SasaranBAB III. LUAS LINGKUP MANUAL MUTU SPMI

Manual mutu SPMI melingkupi:1. Manual Penetapan Standar SPMI2. Manual Pelaksanaan/Pemenuhan Standar SPMI3. Manual Pengendalian Standar SPMI4. Manual Evaluasi Pelaksanaan Standar SPMI5. Manual Peningkatan/Pengembangan Standar SPMI

BAB IV. MANUAL PENETAPAN STANDAR SPMI1. Tujuan Penetapan Standar2. Ruang Lingkup Penetapan Standar3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan6. Rincian Sarana yang digunakan

BAB V. MANUAL PELAKSANAAN STANDAR SPMI1. Tujuan Penetapan Standar2. Ruang Lingkup Penetapan Standar3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan6. Rincian Sarana yang digunakan

BAB VI. MANUAL PENGENDALIAN STANDAR SPMI1. Tujuan Penetapan Standar2. Ruang Lingkup Penetapan Standar3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan6. Rincian Sarana yang digunakan

BAB VII. MANUAL EVALUASI PELAKSANAAN STANDAR SPMI1. Tujuan Penetapan Standar2. Ruang Lingkup Penetapan Standar3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan6. Rincian Sarana yang digunakan

BAB VIII. MANUAL PENINGKATAN/.PENGEMBANGAN STANDAR SPMI

1. Tujuan Penetapan Standar2. Ruang Lingkup Penetapan Standar3. Langkah-langkah Penetapan Standar SPMI4. Kualifikasi Pejabat yang Menetapkan Standar SPMI5. Rincian Formulir/Borang yang digunakan6. Rincian Sarana yang digunakan

1. Manual Penetapan Standar

• Tujuan :

Untuk merancang, merumuskan dan menetapkan standar pada program studi.

• Luas lingkup manual dan penggunaannya:

manual penetapan standar ini berlaku ketika sebuah standar pertama kali dirancang, dirumuskan dan ditetapkan.

Definisi istilah• Merancang standar: olah pikir untuk

menghasilkan standar yg dibutuhkan dlm SPMI;

• Merumuskan standar: menuliskan isi setiap standar, menggunakan rumus ABCD;

• Menetapkan standar: tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar , shg standar berlaku;

• Pengembangan / peningkatan standar: upaya untuk mengevaluasi & memperbaiki mutu isi standar secara periodik & berkelanjutan.

Langkah –langkah atau prosedur

• Menjadikan visi dan misi Unsoed sebagai tujuan akhir, sejak tahap merancang hingga menetapkan standar;

• Mengumpulkan dan mempelajari isi semua peraturan perundang-undangan yang relevan dengan aspek kegiatan yang akan dibuatkan standarnya;

• Melakukan evaluasi diri dengan menerpakan SWOT analisis

Lanjutan…

• Melaksanakan studi pelacakan atau survei tentang aspek yang hendak dibuatkan standarnya, terhadap pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal;

• Merumuskan draft awal standar yang bersangkutan dengan menggunakan rumus ABCD;

• Melakukan uji publik atau sosialisasi draft stnadar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran;

• Merumuskan kembali pernyataan standar dan mengesahkan dan memberlakukan standar melalui penetapan dalam bentuk keputusan.

Kualifikasi Pejabat yang menyusun Standar

• Pada tingkat Universitas Pusat Penjaminan Mutu LP3M Unsoed sebagai perancang dan koordinator, dengan melibatkan pimpinan Unsoed dan semua unit serta para dosen, masing-masing sesuai dengan tugas, kewenangan dan bidang keahliannya.

• Pada tingkat Fakultas , pejabat yang berwenang meliputi Dekan,Wakil Dekan I, Ketua Program Studi yang dibantu Tim Penjaminan Mutu Fakultas

Referensi

• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

• Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan

• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

2. Manual Pelaksanaan/PemenuhanStandar

• Tujuan Manual

• Untuk melaksanakan standar/ memenuhi standar yang telah ditetapkan.

• Luas lingkup Manual dan Penggunaan

Manual pelaksanaan/pemenuhan standar ini berlaku:

• Ketika sebuah standar yang telah ditetapkan harus dilaksanakan dalam kegiatan penyelenggaraan pendidikan di Unsoed oleh semua unit kerja pada semua level;

• Semua standar yang telah ditetapkan.

Definisi Istilah

• Melaksanakan standar adalah ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan dan dipenuhi pencapaiannya;

• Prosedur/SoP adalah uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis dan koheren;

• Instruksi kerja adalah rincian daftar tugas yang hanya dilakukan oleh penerima tugas.

Langkah-langkah atau Prosedur

• Melakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar;

• Mensosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan, dan mahasiswa secara periodik dan konsisten;

• Menyiapakan dokumen tertulis berupa prosedur kerja atau SoP, instruksi kerja atau sejenisnya sesuai dengan isi standar;

• Melaksanakan kegiatan tri dhrama perguruan tinggi dengan menggunakan standar sebagai tolok ukur capaiannya.

Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan SoP

• Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:

Unit khusus SPMI sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya, dan/atau;

Pejabat struktural dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau;

Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

•

Catatan

• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa prosedur/SoP tentang suatu kegiatan sesuai isi setiap standar.

Referensi

• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

• Peraturan Pemerintah Nomor No. 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan

• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.44 tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

3. Manual Pengendalian Standar

• Tujuan Manual

Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar dapat tercapai atau terpenuhi.

• Luas lingkup Manual dan Penggunaan

Manual pengendalian standar ini berlaku:

• Ketika pelaksanaan isi standar memerlukan pemantauan atau pengawasan, pengecekan atau pemeriksaan, dan evaluasi secara rutin dan terus menerus;

• Untuk semua standar yang telah ditetapkan.

Definisi Istilah

• Pemantuan atau monitoring adalah proses mengamati suatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar;

• Pemeriksaan adalah mengecek atau mengaudit secara detail pada semua aspek dari penyelenggaraan pendidikan yang dilakukan secara berkala untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut telah berjalan sesuai dengan isi standar.

Langkah-langkah atau Prosedur

• Melakukan pemantauan secara periodik, terhadap pelaksanaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan;

• Mencatat atau merekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar;

• Mencatat ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerjadan formulir dari setiap standar yang telah dilaksanakan;

• Memeriksa dan mempelajari kegiatan tri dhrama perguruan tinggi penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai;

• Mengambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar;

Lanjutan……….• Mencatat atau merekam semua tindakan korektif

yang diambil;• Memantau terus menerus efek dari tindakan

korektif tersebut, misalnya apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar;

• Membuat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraikan di atas;

• Melaporkan hasil dari pengendalian standar tersebut kepada dekan, wakil rektor bidang akademik dan kemahasiswaan, rektor melalui LP3M disertai saran atau rekomendasi

Kualifikasi Pejabat yang menjalankan pengendalian standar

• Pihak yang harus melaksanakan standar adalah:

• LP3M pada tingkat Universitas, Gugus Kendali Mutu pada tingkat Fakultas, Gugus Penjaminan Mutu pada tingkat program studi,

• Pejabat struktural ( Dekan) dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan, dan/atau;

• Mereka yang secara eksplisit disebut di dalam pernyataan standar yang bersangkutan.

Catatan

• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa prosedur/SoP tentang audit, formulir evaluasi diri dan formulir/borang temuan hasil pemeriksaan/audit.

Referensi

• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

• Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan

• Peraturan Pemerintah Nomor 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi.

• Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.49 tahun 2014 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi

•

4. Manual Pengembangan /Peningkatan Standar

• Tujuan Manual

• Untuk meningkatkan/mengembangkan mutu berkelanjutan pada setiap standar pada saat setiap berakhirnya siklus masing-masing standar.

PDCA (Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan kaizen atau pengembangan berkelanjutan (continuous improvement) mutu pendidikan

tinggi di perguruan tinggi

SDCA

SDCA

SDCA

SDCA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

S : Standard

• Quality first

• Stakeholder - in

•

• The next process is our stakeholder

• Speak with data

•

• Upstream management

•

Peningkatan Mutu IPK

SDCA

SDCA

SDCA

SDCA

PD

CA

PD

CA

PD

CA

PD

CA SDCA

S : Standard

47%

49%

51%

53%

55%

Semester Ganjil 2007

Semester Genap 2008

Semester Ganjil 2009

Semester Genap 2010

Semester Ganjil 2011

Standar turunan dari standar Proses% lulusan yang IPK diatas 3,00 target adalah 55% pada 2011

Luas Lingkup Manual danPenggunaan

Manual pengembangan/peningkatan standar iniberlaku:

• Ketika pelaksanaan isi setiap standar dalamsatu siklus berakhir, dan kemudian standartersebut ditingkatkan mutunya. Satu siklussetiap standar di Unsoed setiap 5 tahun;

• Untuk semua standar yang telah ditetapkan

Definisi Istilah

• Pengembangan atau peningkatan standar adalah upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan;

• Evaluasi standar adalah tindakan menilai isi standar yang didasarkan antara lain:

Hasil isi pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya;Perkembangan situasi dan kondisi Unsoed, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan dan masyarakat pada umumnya, dan Relevansi dengan visi dan misi Unsoed.

• Siklus standar adalah durasi atau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur di dalamnya;

Langkah-langkah atau Prosedur

• Mempelajari laporan hasil pengendalian standar/laporan Audit SPMI;

• Menyelenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang dekan, ketua jurusan dan ketua program studi yang terkait;

• Mengevaluasi isi standar;• Melakukan evaluasi isi standar, sehingga menjadi

standar baru;• Menempuh langkah atau prosedur yang berlaku

dalam penetapan standar.

Kualifikasi Pejabat yang menjalankan peningkatan Standar

• Pihak yang harus meningkatkan standar adalah LP3M Unsoed sesuai dengan tupoksinya, bekerjasama dengan pejabat struktural yang terkait dengan bidang pekerjaan yang diatur oleh standar yang bersangkutan dan dosen.

Catatan

• Untuk melengkapi manual ini dibutuhkan ketersediaan dokumen tertulis berupa formulir/borang. Manual ini digunakan secara bersamaan dengan Manual Penetapan Standar.

REFERENSI

• Undang Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

• Undang Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

• Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005tentang Standar Nasional Pendidikansebagaimana telah diubah menjadi PP No. 32 tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan

Contoh Manual Mutu SPMI

• Manual SPMI Unsoed

1. Manual Penetapan Standar

2. Manual Pelaksanaan Standar

3. Manual Pengendalian Standar

4. Manual Peningkatan Standar

• Manual SPMI UNDANA

wassalam

Terima kasih