manual diktat unik

Upload: widiharto-sohor

Post on 18-Jul-2015

303 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Overview Sistem Administrasi Aplikasi Unik Aplikasi Unik merupakan aplikasi solusi yang dapat menyederhanakan cara kerja Account Officer (AO) Jamsostek dalam bekerja untuk memenuhi kebutuhan SIPT online. Kegiatan rutin dilakukan para AO yang mendukung sistem operasional day to day. Ada beberapa fungsi menu yang tersedia di aplikasi Unik menjadi kebutuhan informasi yang dapat mensinergikan laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan kepada Jamsostek maupun sebaliknya, disamping dipergunakan pelaporan rutin ke Jamsostek aplikasi ini meiliki fungsi registrasi maupun her-registrasi, efektifitas penggunaan aplikasi ini tergantung bagaimana cara AO membuat trobosan untuk mendapatkan outut yang yang berkualitas. Untuk mendalami sistem aplikasi Unik dapat dilihat dalam Overview Sistem Administrasi dan langkah-langkahnya seperti gambar 1 :

Gabar 1 : Overview Menu Administrasi Aplikasi Unik Bagaimana Aplikasi Unik Dapat Dipergunakan Beberapa kebutuhan spesifikasi sistem dapat dioperasionalkan secara baik adalah dengan memperhatikan platform sistem yang harus dipenuhi seperti berikut ini: I. Spesifikasi Komputer / Laptop :

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

1

-

Komputer/PC/Laptop/netbook direkomendasikan dengan operating system (OS) windows XP sp3, sedangkan untuk Windows 7 pada versi Windows7 starter, selain OS ini masih mengalami kendala dalam operasionalnya. o Memori Minimum 512 Megabyte o Karena Aplikasi Unik bersifat single user cara penyimpanan data dapat dilakukan dihadisk, flashdisk, maupun hardisk portable atau dengan sistem Copy ke folder ke hardisk internal pc/notebook, jika seslesai kerja copy kembali ke flasdik mapun exsternal disk sebagai backup, sedangkan kapasitas dapat disesuaikan dengan besar kecilnya jumlah tenaga kerja yang dikelola.

-

Alat cetak / Printer dapat disesuiakan dengan ketersediaan printer apapun, jika user menghendaki pencetakan, namun jika tidak sebaiknya output dapat dipindahkan dalam bentuk file

Menggunakan Aplikasi Bantu Jamsostek / Aplikasi UNIK. Aplikasi UNIK merupakan aplikasi yang diperuntukan kepada Perusahaan Peserta Jamsostek, dengan tujuan dapat membantu dan memudahkan petugas perusahaan dalam pengelolaan data dan pelaporan kepesertaan Jamsostek. Aplikasi UNIK dapat dipergunakan di komputer personal / PC atau Notebook, sekelas Laptop maupun Netbook yang bersisitem operasi Microsoft Windows. Langkah-langkah meng-operasikan Aplikasi UNIK Jamsostek akan memberikan data kepada perusahaan dalam 1 (satu) paket Aplikasi yang berbentuk Folder Nomor Pendaftaran Perushaan (NPP) (data tersebut dapat digunakan di Flashdisk maupun Hardisk. Disarankan lebih aman di copy dalam PC / Laptop (menghindari kerusakan file). Setalah folder dicopykan buka file dalam folder NPP contoh GG020xxx, yang didalamnya sudah terdapat data Kepesertaan Jamsostek sesuai NPP perusahaan. Selanjutnya untuk menjalankan program pilih atau dengan mengklik nama file UNIK, dan selanjutnya aplikasi akan running dan meminta password, dengan password standard adalah JAMSOSTEK (dengan huruf capital).2

-

-

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

-

Program akan berjalan dan dengan menu pilihan sebagai berikut :

I. PENGELOLAAN DATA MENGGUNAKAN UNIK A. DATA PERUSAHAAN Langkah-langkah : 1. Klik menu Pengelolaan Data 2. Pilih Data Perusahaan 3. Isi data perusahaan

4. Simpan data perusahaan B. DATA KARYAWAN 1. Klik menu Pengelolaan Data 2. Pilih Data Karyawan. Akan muncul data perusahaan bulan terakhir pelaporan iuran seperti di bawah ini :

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

3

a. Pendaftaran Karyawan Baru - Klik menu Input Karyawan Baru - Akan muncul formulir pendaftaran dan perubahan data karyawan (Formulir 1a Jamsostek - Isikan formulir sesuai data karyawan (masukkan nomor KPJ karyawan bila karyawan tersebut sudah mempunyai KPJ). Untuk karyawan yang baru menjadi peserta Jamsostek, kosongkan untuk isian Nomor KPJ. Untuk kolom yang berwarna kuning, wajib diisi.

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

4

Contoh isian formulir untuk karyawan baru yang sudah punya KPJ :

-

Klik Simpan Isi Upah Karyawan

-

Klik Simpan untuk menyimpan data

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

5

Contoh isian formulir untuk karyawan baru yang belum punya KPJ :

-

Klik Simpan dan isikan data upah karyawan baru

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

6

-

Klik Simpan untuk menyimpan data upah karyawan baru

Contoh isian formulir untuk perubahan data karyawan (perubahan status, alamat, dan lainlain) : - Klik icon Pengelolaan Data - Klik Data Karyawan - Pilih Ubah Data Karyawan - Ketik nama tenaga kerja yang akan diubah datanya, lalu klik Cari - Akan muncul data karyawan yang lama - Ubah data karyawan (misalnya, karyawan Akh. Faisal dari lajang berubah status menjadi kawin)

- Klik Simpan untuk menyimpan perubahan data karyawan. C ara menonaktifkan karyawan (jika ada karyawan yang keluar) : - Buka menu Pengelolaan Data - Klik Data Karyawan - Klik Edit Isi Field BLTHNA-OFF, rubah menjadi Edit Isi Field BLTHNA-ON. - Klik satu kali di kolom nama lalu pindahkan kursor di kolom BLTHNA masing-masing karyawan yang akan dinonaktifkan sampai muncul tanggal bulan dan tahun karyawan keluar. Misal Saufik dan Anto N.W. keluar di bulan September PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II 7

Pada gambar di atas, setelah diklik kolom BLTHNA Saufik dan Anto N. W. muncullah tanggal, bulan, dan tahun nonaktif (01-09-2010). C. DATA UPAH CARA MENGGANTI UPAH TENAGA KERJA : - Buka menu Pengelolaan Data - Pilih Data Upah - Ketik tahun upah (misal tahun 2010), tekan Enter - Muncul rincian upah karyawan - Sorot upah karyawan yang akan diganti, lalu klik 2 kali - Ubah upah karyawan

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

8

- Klik Simpan untuk menyimpan data upah karyawan yang baru D. PELAPORAN TERJADINYA KECELAKAAN KERJA 1. Setiap kejadian kecelakaan kerja, perusahaan wajib melaporkan kepada Disnaker dan PT Jamsostek (Persero) setempat dalam waktu 2 x 24 jam secara lisan, tertulis, telepon, faksimil atau media komunikasi lain. 2. Setelah melaporkan kejadian (Point 1), perusahaan wajib mengisi dan dan menyerahkan Laporan Kecelakaan Tahap I/Formulir Jamsostek 3 (KK2) paling lambat 7 (tujuh) hari setelah terjadinya kecelakaan dengan melengkapi : a. FC KPJ b. FC KTP c. FC Absensi karyawan d. Surat perintah tugas dari perusahaan (dalam hal ditugaskan lembur, keluar kota atau tugas lain e. BAP Polisi atau keterangan kepolisian (jika terjadi di jalan raya) f. Keterangan kronologis kecelakaan lengkap (kejadian, tempat, waktu, dll) yang dibuat perusahaan dengan menggunakan kertas berkop surat perusahaan,

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

9

ditandatangani HRD berstempel perusahaan dan disertai tanda tangan 2 orang saksi. Cara pengisian formulir KK2 dengan menggunakan aplikasi UNIK : - Klik menu Pengelolaan Data, pilih Kecelakaan Kerja (misal terjadi kecelakaan kerja pada SAUFIK)

-

Klik Simpan untuk menyimpan data Laporan Kecelakaan Kerja dan klik Cetak untuk mencetak KK2 dan distempel oleh Disnaker setempat.

3. Untuk pelaporan kecelakaan kerja tahap II (setelah tenaga kerja sembuh), perusahaan wajib melaporkan kepada Disnaker dan PT Jamsostek (Persero) dalam waktu tidak lebih dari 2 x 24 jam setelah tenaga kerja dinyatakan sembuh, cacat, atau meninggal dunia oleh dokter dengan mengajukan formulilr jamsostek 3a (KK3) dan surat keterangan dokter /formulir jamsostek 3b (KK4) dengan melampirkan : a. Surat Istirahat Dokter b. Kwitansi Asli : - Biaya Pengobatan / Perawatan di rumah sakit beserta rincian - Biaya pengangkutan - Biaya pembelian obat dari apotik beserta copy resep - Biaya pindah rumah sakit harus ada surat konsul (surat pengantar) PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II 10

(Kwitansi yang berjumlah Rp 250.000,00 ke atas diberi materai Rp 3.000,00) (Kwitansi yang berjumlah Rp 1.000.000,00 ke atas diberi materai Rp 6.000,00) Pada saat mengajukan klaim JKK, perusahaan harus membuat daftar/rekapitulasil kwitansi beserta rinciannya dan surat keterangan istirahat dokter yang diajukan dan diurutkan dari tanggal paling awal E. 1. 2. 3. PENGISIAN PILIHAN POLI TEMPAT KARYAWAN BEROBAT Klik Menu Pengelolaan Data Pilih Pilihan Poli Isikan Pilihan Poli berobat masing-masing karyawan dan keluarganya

4. Klik Simpan untuk menyimpan data pilihan poli II. PENCETAKAN DATA MENGGUNAKAN UNIK 1. Buka menu Pencetakan 2. Cetak, formulir yang diperlukan untuk pelaporan pada PT Jamsostek (Persero) Misal akan mencetak F1a (pendaftaran karyawan): - Klik Pencetakan Formulir Karyawan Baru (F1a) - Pilih F1a Karyawan yang akan dicetak dengan memilih icon tanda panah Previous Page dan Next Page - Cetak formulir

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

11

III. PENGECEKAN DATA ERROR YANG DIBUAT PERUSAHAAN 1. Pilih menu Utility 2. Klik Pencarian Data Error 3. Perbaiki data yang error sesuai petunjuk yang ada IV. PELAPORAN DATA KE ACCOUNT OFFICER JAMSOSTEK 1. Pilih menu Utility 2. Klik Export Data Baru, tekan ok, ok, dan ok 3. Klik Export Data Keluar, tekan ok, ok, dan ok 4. Klik Pembuatan DUMTK*, tekan ok, ok, dan ok 5. Klik Pembuatan File Data TK (*.csv), tekan ok, ok, dan ok V. PENUTUPAN DATA PERUSAHAAN BULAN LALU 1. Pilih menu Utility 2. Klik Data Upah Bulan Aktif Dengan demikian, data upah telah ditutup dan dimulailah pembuatan data upah bulan berikutnya.

PT. Jamsostek (Persero) Kantor Wilayah II

12