manual book e-pengadaanaset.jakarta.go.id/fileapp/files/21_mb_pengadaan.pdf · kib memiliki format...
TRANSCRIPT
MANUAL BOOK
E-PENGADAAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
PROVINSI DKI JAKARTA
e-Pengadaan
i
KATA PENGANTAR
Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan
kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder
demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.
Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,
dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi
informasi dalam mewujudkan Good Governance.
Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI
Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi
yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id
Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah
satunya adalah PENGADAAN. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem (Menu)
ePENGADAAN ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi
terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.
Jakarta, Desember 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta Pujiono
NIP. 196412301991121001
e-Pengadaan
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................................... ii
PETUNJUK PENGGUNAAN ............................................................................................... 3
A. AKSES WEB BPAD..................................................................................................... 4
B. AKUN PENGURUS BARANG ....................................................................................... 5
1. User PPTK/PPK ..................................................................................................... 6
2. User PPHP ............................................................................................................. 7
3. User PA/KPA ......................................................................................................... 9
C. AKUN PPTK/PPK .................................................................................................... 10
1. Penyedia ............................................................................................................. 11
2. Form.................................................................................................................... 12
2.1 Kontrak ............................................................................................................ 12
2.2 DHP .................................................................................................................. 14
2.3 Surat Penyerahan Barang ................................................................................ 34
2.4 BAST HP .......................................................................................................... 37
D. AKUN PA/KPA ........................................................................................................ 39
E. AKUN PPHP ............................................................................................................ 41
F. AKUN PENYEDIA .................................................................................................... 46
e-Pengadaan
3
PETUNJUK PENGGUNAAN
E-PENGADAAN
BADAN PENGELOLA ASET DAERAH
Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan
pasokan barang atau jasa dibawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan
bisnis. Pengadaan Barang Milik Daerah adalah kegiatan Pengadaan Barang Milik Daerah oleh
Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBD atau Perolehan lainnya yang sah yang prosesnya sejak
identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Pengadaan Barang Milik
Daerah dilaksanakan berdasarkan prinsip efisien, efektif, transparan, dan terbuka, bersaing, adil
dan akuntabel.
Aplikasi e-Pengadaan dibuat untuk memfasilitasi proses pengadaan Aset Tetap dengan mekanisme
pembayaran atas aset tetap, dimana proses ini dilakukan dengan Integrasi data antara SIERA
(Sistem Inventarisasi Elektronik Rekonsiliasi Aset) dengan SIPKD (Sistem Informasi Pengelolaan
Keuangan Daerah). Kegiatan ini dilakukan dengan memindahkan data SPP (Surat Permintaan
Pembayaran) yang ada di SIPKD ke Sistem e-PENGADAAN pada lingkup SIERA.
Pembangunan Sistem e-Pengadaan bertujuan untuk merubah mindset Pengurus Barang yang
selama ini hanya seadanya saja dalam menginput informasi barang, sekarang harus mengisi
semua informasi dengan lengkap. Jika tidak, dana tidak akan cair.
Aktivitas pokok dalam aplikasi e-Pengadaan
PB
Buat akun PPTK/PPK, PA/KPA & PPHP
PPTK/PPK
Buat akun penyedia
Buat kontrak, DHP, Surat Penyerahan Barang & BAST HP
PA/KPA
Buat Surat Pemeriksaan Barang ke PPHP
PPHP
Buat BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pengadaan)
Penyedia
Cetak Draft Invent
e-Pengadaan
4
A. AKSES WEB BPAD
Buka browser dan akses laman web http://aset.jakarta.go.id
Kemudian akan tampil beberapa menu seperti ini, lalu pilih PENCATATAN
Di dalam menu Pencatatan terdiri dari beberapa sub menu → pilih sub menu
ePENGADAAN.
Kemudian akan tampil menu login seperti gambar dibawah ini :
e-Pengadaan
5
Untuk Sistem ePENGADAAN terdapat 5 user untuk login, yaitu :
a. Akun Pengurus Barang = AS+Kode Lokasi+3
b. Akun PPTK/PPK = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang
c. Akun PPHP = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang
d. Akun PA/KPA = No. ID Dibuat oleh Pengurus Barang
e. Akun Penyedia = No. ID Dibuat oleh PPTK/PPK
B. AKUN PENGURUS BARANG
Akun Pengurus Barang digunakan oleh Pengurus Barang SKPD/UKPD untuk membuat
beberapa akun pihak yang berkaitan dengan proses pengadaan. Akun yang digunakan
adalah AS+Kolok+3. Setelah login maka akan keluar tampilan dashboard. Pada dashboard,
lihat pilihan menu disisi sebelah kiri. Terdapat menu Setup yang terdiri dari beberapa sub
menu yaitu PPTK/PPK, PPHP, dan PA/KPA. Sub menu tersebut merupakan akun pihak-pihak
yang berkaitan dengan proses pengadaan.
e-Pengadaan
6
Berikut adalah tata cara Pengurus Barang dalam membuat akun untuk para pihak yang
terkait dalam proses Pengadaan :
1. User PPTK/PPK
PPTK merupakan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan. Sedangkan PPK merupakan
Pejabat Pembuat Komitmen. PPTK/PPK yang menjabat adalah Kepala Sub Bagian TU
Unit Pengadaan. Berikut langkah yang harus dilakukan untuk membuat user PPTK/PPK :
• Klik Setup -→ PPTK/PPK
• Tambah -→ Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut
e-Pengadaan
7
• Setelah form data diri sudah terisi, klik simpan
• Kemudian akan terlampir daftar PPTK/PPK yang berwenang
2. User PPHP
PPHP merupakan Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. User PPHP digunakan untuk
melakukan pengecekan terhadap validitas data ke sistem dengan BAST 1 dalam hal
volume barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Berikut langkah yang
harus dilakukan untuk membuat user PPHP:
• Klik Setup -→ PPHP
• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut
e-Pengadaan
8
• Jika field telah diisi → klik simpan
• Kemudian akan terlampir daftar PPHP yang berwenang
• NO ID yang tertera merupakan akun yang akan digunakan PPHP untuk login ke
dalam sistem e-PENGADAAN.
e-Pengadaan
9
3. User PA/KPA
PA adalah Pengguna Anggaran dan KPA adalah Kuasa Pengguna Anggaran. User PA/KPA
digunakan untuk menyampaikan surat permohonan pemeriksaan barang ke PPHP
dengan BAST 1 dan memeriksa serta menandatangani BAST 2. Berikut langkah yang
harus dilakukan untuk membuat user PA/KPA :
• Klik Setup -→ PPHP
• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut
• Isi form dengan data yang benar dan lengkap
• Setelah selesai, klik simpan → akan terlampir daftar PA/KPA seperti gambar
dibawah ini
e-Pengadaan
10
C. AKUN PPTK/PPK
Akun PPTK/PPK berwenang untuk membuat akun user Penyedia (Pihak Ketiga). Didalam
akun PPTK/PPK terdapat 2 menu yaitu Setup dan Form. Setup digunakan untuk membuat
akun Penyedia. Sedangkan form digunakan untuk dokumen-dokumen yang diperlukan
terkait dengan proses pengadaan. Terdapat beberapa form yang akan digunakan untuk
proses pengadaan seperti, Kontrak, DHP, Surat Penyerahan Barang dan BAST HP. Form
tersebut diisi dan dilengkapi oleh PPT/PPK sesuai dengan keperluan proses pengadaan.
Berikut adalah tata cara penggunaan sub menu yang terdapat dalam akun PPTK/PPK :
e-Pengadaan
11
1. Penyedia
Penyedia merupakan badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan
Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya. Berikut langkah yang
harus dilakukan untuk membuat user Penyedia :
• Klik Setup -→ Penyedia
• Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian data diri sebagai berikut
• Klik untuk menyimpan data diri penyedia
• Kemudian akan terlampir daftar penyedia seperti gambar dibawah ini
*Note : Form Jenis Penyedia untuk Badan Usaha memerlukan NPWP Badan Usaha
e-Pengadaan
12
2. Form
2.1 Kontrak
Kontrak merupakan formulir yang digunakan dalam perjanjian dengan satu atau
sejumlah penyedia untuk melakukan pengadaan barang/jasa dengan
menetapkan harga satuan (syarat dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian
selama masa perjanjian berlaku).
• Klik Form -→ Kontrak
• Pilih Penyedia Barang
• Klik Tambah -→Kemudian akan tampil form pengisian kontrak sebagai berikut
• Isi semua field dengan benar dan lengkap
e-Pengadaan
13
• Pilih Kegiatan → otomatis akan terisi field Nama Kegiatan, Anggaran, Realisasi,
Kode Program, dan Nama Program.
• Klik untuk menyimpan data kontrak
• Akan terlampir daftar kontrak yang telah dibuat
• Klik rincian kontrak untuk menginput kode rekening
• Pilih kode rekening yang digunakan → isi nilai kontrak
e-Pengadaan
14
• Klik tambah untuk menambah daftar kode rekening
• Jika sudah yakin → klik simpan
• Ketika sudah klik simpan, data tidak bisa dirubah kembali
2.2 DHP
DHP (Daftar Hasil Pengadaan) memiliki formulir untuk setiap KIB. Masing-masing
KIB memiliki format yang berbeda sesuai dengan kriteria barang. Berikut tata cara
pengisian formulir pada setiap KIB :
2.2.1 KIB A
Form untuk pengadaan KIB A (Tanah)
• Klik DHP → KIB A
• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah
* Note : Dalam 1 kontrak dapat memilih beberapa kode rekening, dimana jika di totalkan
nilainya harus sama dengan nilai kontrak
e-Pengadaan
15
• Akan terlampir formulir BAST
• Isi formulir sesuai dengan nilai yang diserah terimakan
• Pilih no referensi kontrak untuk menampilkan informasi kontrak
• Sisa Nilai BAST adalah sisa saldo yang belum diserah terimakan
• Klik simpan jika BAST sudah selesai diisi
• Akan terlampir Daftar Hasil Pengadaan yang telah di input
• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan
*Note : BAST dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan total nilai kontrak
e-Pengadaan
16
• Isi Penetapan Lokasi
Penetapan Lokasi dikeluarkan melalui Keputusan Gubernur atau Kepala
SKPD
• Kemudian isi informasi penilai tanah → akta pelepasan tanah
• Setelah itu isi Hasil Pengadaan Barang Objek Tanah
• Pilih kode barang lama dan kode barang baru sesuai permendagri
108/2016
e-Pengadaan
17
e-Pengadaan
18
• Untuk KIB A terdapat Kas Konsinyasi → Pilih “ADA”
• Klik untuk menyimpan Draft Inventaris Barang
• Akan terlampir daftar Draft Inventaris Barang yang telah dibuat
• Klik proses BAST untuk menyelesaikan tahapan ini
• Status akan pindah menjadi Proses → Cetak Darft Invent
• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat Penyerahan
Barang
2.2.2 KIB B
Form untuk pengadaan KIB B (Peralatan dan Mesin). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
e-Pengadaan
19
• Klik DHP → KIB B
• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah
• Isi formulir BAST → Klik simpan
• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan
*Bentuk form Draft Invent untuk KDO
e-Pengadaan
20
*Bentuk form Draft Invent untuk Non KDO
• Klik tambah untuk menambah daftar barang
• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai
BAST → Klik simpan
• Klik untuk melakukan proses BAST
• Maka dokumen akan pindah status menjadi “Proses”
• Cetak Darft Invent
• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat
Penyerahan Barang
*Note : Setiap barang harus di input satu per satu sesuai
spesifikasi barang
e-Pengadaan
21
2.2.3 KIB C
Form untuk pengadaan KIB C (Gedung dan Bangunan). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
• Klik DHP → KIB C
• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah
• Isi formulir BAST → Klik simpan
• Terdapat beberapa tipe form Draft Invent sesuai dengan jenis
pengadaan barang KIB C
• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan
e-Pengadaan
22
* Bentuk form Draft Invent C1.1 untuk Prototype Gedung
e-Pengadaan
23
* Bentuk form Draft Invent C2.1 untuk Biaya Perencanaan
Pembangunan Gedung dan Bangunan
e-Pengadaan
24
* Bentuk form Draft Invent C2.2 untuk Biaya Pelaksaan
Konstruksi Gedung dan Bangunan
e-Pengadaan
25
* Bentuk form Draft Invent C2.3 untuk Biaya Pengawasan
Pembangunan Gedung dan Bangunan
e-Pengadaan
26
* Bentuk form Draft Invent C2.4 untuk Peratan dan Mesin yang
Pencatatannya Terpisah dari Gedung dan Bangunan
• Klik tambah untuk menambah daftar barang
• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai
BAST → Klik simpan
• Klik untuk melakukan proses BAST
• Maka dokumen akan pindah status menjadi “Proses”
• Cetak Darft Invent
• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat
Penyerahan Barang
e-Pengadaan
27
2.2.4 KIB D
Form untuk pengadaan KIB D (Jalan, Irigasi, Jaringan). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
• Klik DHP → KIB D
• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah
• Isi formulir BAST → Klik simpan
• Terdapat beberapa tipe form Draft Invent sesuai dengan jenis
pengadaan barang KIB C
• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan
* Bentuk form Draft Invent D1.1 Biaya Perencanaan
Pembangunan Jalan
e-Pengadaan
28
* Bentuk form Draft Invent D1.2 Biaya Pelaksanaan Konstruksi
Jalan/Trotoar/Saluran
e-Pengadaan
29
* Bentuk form Draft Invent D1.3 Biaya Pengawasan
Pembangunan Jalan/Trotoar/Saluran
e-Pengadaan
30
* Bentuk form Draft Invent D2.1 Biaya Perencanaan
Pembangunan Jaringan
e-Pengadaan
31
* Bentuk form Draft Invent D2.2 Biaya Pelaksanaan Konstruksi
Jaringan
e-Pengadaan
32
* Bentuk form Draft Invent D2.3 Biaya Pengawasan
Pembangunan Jaringan
• Klik tambah untuk menambah daftar barang
• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai
BAST → Klik simpan
• Klik untuk melakukan proses BAST
• Maka status dokumen menjadi “Proses”→Cetak Darft Invent
• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat
Penyerahan Barang
e-Pengadaan
33
2.2.5 KIB E
Form untuk pengadaan KIB E (Aset Tetap Lainnya). Tahapan yang
dilakukan sama dengan KIB lainnya, hanya berbeda pada pengisian Draft
Invent, sebagai berikut :
• Klik DHP → KIB E
• Pilih Penyedia Barang → Pilih Status → Klik Tambah
• Isi formulir BAST → Klik simpan
• Klik untuk mengisi rincian informasi Daftar Hasil Pengadaan
• Klik tambah untuk menambah daftar barang
• Jika barang sudah terinput semua dan sama dengan total nilai
BAST → Klik simpan
• Klik untuk melakukan proses BAST
• Maka status dokumen menjadi “Proses”→ Cetak Darft Invent
• Setelah itu, akan ada notifikasi untuk pembuatan Surat
Penyerahan Barang
e-Pengadaan
34
2.3 Surat Penyerahan Barang
Surat Penyerahan Barang merupakan surat yang dibuat oleh PPTK/PPK kepada
PA/KPA guna memberikan informasi tentang adanya penyerahan serta
penerimaan suatu barang. Berikut tahapannya :
• Cek notifikasi untuk pembuatan Surat Penyerahan Barang
• Klik untuk membuka Surat Penyerahan Barang
• Terdapat BAST, Informasi Kontrak, dan Daftar Inventaris Barang yang
akan diserahkan
• Buat Surat Penyerahan Barang kepada PA/KPA
• Terlampir form Surat Penyerahan Barang
• Cek kesesuaian data antara BAST dan informasi kontrak
e-Pengadaan
35
e-Pengadaan
36
• Isi informasi PA/KPA yang akan menerima barang
• Masukan no surat dan tanggal Surat Penyerahan Barang dibuat
• Isi keterangan surat sesuai dengan informasi barang yang ingin
disampaikan
• Klik untuk mengirim surat ke PA/KPA
e-Pengadaan
37
2.4 BAST HP
BAST HP (Berita Acara Serah Terima Hasil Pengadaan) dapat dicetak setelah
PPHP menerbitkan BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan).
Berikut tata cara pembuatan BAST HP :
• Klik untuk membuat BAST HP
• Cek kesesuaian informasi yang tertera antara BAST, Informasi Kontrak
dan Daftar Inventaris Barang
e-Pengadaan
38
• Cek No dan Tanggal Surat Penyerahan Barang, Surat Pemeriksaan
Barang, dan BA PAHP
• Isi No dan Tanggal BAST PAHP
• Klik “BAST HP” → cetak pdf
e-Pengadaan
39
D. AKUN PA/KPA
Akun PA/KPA berwenang untuk membuat Surat Pemeriksaan Barang yang akan
disampaikan kepada PPHP berdasarkan Surat Penyerahan Barang yang telah dibuat
oleh PPK. Berikut langkah yang harus dilakukan :
• Login dengan akun PA yang telah dibuat sebelumnya oleh Pengurus Barang.
Contoh : PA.00504000000000.01
• Kemudian akan ada notifikasi seperti gambar dibawah
• Klik untuk membuka dokumen
• Pilih PPK, Penyedia Barang, dan status untuk membuka dokumen yang akan
diperiksa
• Klik untuk melakukan pemeriksaan surat
Keterangan
Open : Surat Pemeriksaan Barang baru akan dibuat
Closed : Surat Pemeriksaan Barang telah selesai dibuat
Kembali : Surat Pemeriksaan Barang tidak jadi dibuat
e-Pengadaan
40
• Akan terlampir form Surat Pemeriksaan Barang yang berisikan informasi BAST,
Kontrak, Daftar Inventaris Barang, dan Surat Penyerahan Barang.
• Cek kesesuaian informasi
• Jika sudah sesuai, isi field Surat Pemeriksaan Barang
e-Pengadaan
41
• Pilih nama PPHP yang berwenang
• Isi no surat dan tanggal surat
• Beri keterangan surat jika sudah disetujui
• Klik proses surat → untuk memindahkan status surat menjadi close
• Status surat close artinya surat sudah berhasil dibuat dan disampaikan ke akun
PPHP
Jika surat tidak disetujui :
• PA harus mengembalikan surat tersebut ke PPK
• Beri catatan pada field alasan pengembalian
• Klik tombol “kembalikan”
• Maka Surat Penyerahan Barang akan kembali pada akun PPK
E. AKUN PPHP
Akun PPHP berwenang untuk melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan berdasarkan Surat
yang dibuat oleh PA. PPHP melakukan pengecekan terhadap validitas data dalam hal
volume barang, total harga, dan kelengkapan informasi barang. Akun PPHP akan membuat
e-Pengadaan
42
BAST PAHP (Pemeriksaan Administrasi Hasil Pekerjaan. Berikut langkah yang harus
dilakukan :
• Login dengan akun PPHP
Contoh : PPHP.00504000000000.01
• Akan ada notifikasi BA PAHP New → klik notifikasi
• BA PAHP dapat dicetak jika PPHP sudah melakukan proses BAST
• Draft invent dapat dicetak untuk mecocokan informasi
• Klik untuk melakukan proses BAST
e-Pengadaan
43
e-Pengadaan
44
• Cek semua informasi yang tersedia antara BAST, Informasi Kontrak, Daftar
Inventaris Barang, Surat Penyerahan Barang dan Surat Pemeriksaan Barang.
• Ceklis semua dokumen yang ada
• Isi No BA PAHP dan Tanggal BA PAHP
• Klik “Proses BAST” → untuk membuat BAST PAHP
• Status akan berubah menjadi “Close”
• Cetak BA PAHP
e-Pengadaan
45
Jika surat tidak disetujui :
• PPHP harus mengembalikan surat tersebut ke PA
• Beri catatan pada field alasan pengembalian
• Klik tombol “kembalikan”
• Maka Surat Pemeriksaan Barang akan kembali pada akun PA
Note : BAST PAHP yang telah selesai dibuat oleh PPHP akan masuk dalam
notifikasi akun PPTK/PPK untuk dicetak
e-Pengadaan
46
F. AKUN PENYEDIA
Akun Penyedia digunakan oleh Pihak Ketiga, dimana hanya berwenang untuk mencetak
draft invent sebagai dokumen pengadaan. Berikut tata cara penggunaan akun penyedia :
• Login dengan akun Penyedia yang sudah dibuat oleh PPTK/PPK
Contoh : V.00504000000000.001
• Klik form → DHP → KIB A → Cetak Draft Invent