manual book e-rkbmdaset.jakarta.go.id/fileapp/files/01_mb_erkbmd.pdf · 2019-11-20 · - pejabat...

MANUAL BOOK

E-RKBMD

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Sub sistem e-RKBMD

i

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk meningkatkan

kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder

demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya.

Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003,

dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi

informasi dalam mewujudkan Good Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD) Provinsi DKI

Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset Yang Terintegrasi

yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id, salah

satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e- RKBMD ini dapat

bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya fungsi e-

government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, November 2019 Kepala Badan Pengelola Aset Daerah

Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

http://aset.jakarta.go.id/

http://aset.jakarta.go.id/

Sub sistem e-RKBMD

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................................. i

DAFTAR ISI ....................................................................................................................... ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD .......................................................... 1

A. DASHBOARD ................................................................................................................. 3

B. SETUP........................................................................................................................... 3

1. Menu Bidang……………………………………………………………………………….…..… 3

2. Menu Subbidang….………………………………………………………………………….…..4

3. Menu Program Kegiatan………………………………………………………………………..4

4. Menu Gedung dan Ruang………………………………………………………………………5

C. RKBMD PENGADAAN………………………………………………………………………………..5

1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)……………………………….…………….5

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)…………………………….10

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)……………………………………………………..11

4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)………………………………………………………….12

Sub sistem e-RKBMD

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB SISTEM E-RKBMD

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri

adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:

- Perencanaan Pengadaan BMD

- Perencanaan Pemeliharaan BMD

- Perencanaan Pemanfaatan BMD

- Perencanaan Penghapusan BMD

Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:

- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)

- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang

- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)

- Pengelola Barang

- Pejabat Penatausahaan Barang

- Pengurus Barang Pengelola

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:

1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan

oleh Pengguna Barang.

2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,

standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).

3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:

- Rusak berat;

- Sedang dalam status penggunaan sementara;

- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;

- dan/atau Sedang menjadi objek pemanfaatan

Sub sistem e-RKBMD

2

Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/rkbmd. Berikut adalah

tampilan awal dari website:

Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:

http://aset.jakarta.go.id/rkbmd

Sub sistem e-RKBMD

3

Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list

username yang akan digunakan pada manual book ini:

Staff UKPD

Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Kepala UKPD


Sekretaris SKPD


Kepala SKPD


Untuk Login yang pertama kali, user akan diarahkan kehalaman edit profile seperti pada

gambar dibawah ini untuk merubah username menjadi lebih simple dan mendefinisikan

password baru:

A. DASHBOARD

Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang berfungsi untuk menampilkan seluruh

rekapitulasi usulan barang dan stasus dari usulan tersebut.

B. SETUP

Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melakukan pendataan bidang,

subbidang, program Kegiatan, Gedung dan Ruang serta Template.

1. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan bidang-bidang yang ada pada SKPD/UKPD

Klik Button Setup Bidang Baru untuk menambahkan bidang

Klik button edit untuk melakukan perubahan data

Sub sistem e-RKBMD

4

2. Menu Subbidang – digunakan untuk mendaftarkan subbidang yang ada pada SKPD/UKPD

3. Menu Program Kegiatan – untuk menambahkan program-program kegiatan yang ada

pada SKPD/UKPD

Input nama bidang pada SKPD, input NIP Kepala bidang, dan Nama Kepala bidang lalu klik Submit


Klik button Delete untuk menghapus data

Klik Button Setup subbidang Baru untuk menambahkan subbidang

Pilih Nama bidang yang sudah di input ditahapan selanjtunya dari drop down list

Input Nama sub bidang, NIP dan Nama Kepala subbidang, dilanjutkan dengan jumlah pegawai pada subbid tersebut

(Jumlah pegawai tanpa menikutsertakan kepala subbidang)


Klik button Delete untuk menghapus data

Klik Button Setup Program/Kegiatan Baru untuk menambahkan

Sub sistem e-RKBMD

5

4. Menu Gedung dan Ruang – untuk melakukan pendefinisian jumlah gedung dan ruangan

pada SKPD/UKPD

5. RKBMD PENGADAAN

1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan

barang dengan cara pilih menu Usulan Barang – klik button +Tambah Barang Usulan Baru

Klik tombol untuk membuat usulan barang baru

Input jumlah Gedung dan jumlah ruang yang ada pada SKPD/UKPD


Sub sistem e-RKBMD

6

Setelah tombol tambah usulan barang baru di klik maka akan muncul tampilan form

Tambah Detail Barang seperti pada gambar dibawah.

Tahapan selanjutnya adalah pengisian Form detail barang. Staff UKPD dapat mengisi form

detail barang dimulai pada bagian A. Barang yang diusulkan dengan melakukan pemilihan

Jenis Kategori Barang yang ada pada Drop down list

Lakukan pemilihan Kategori Barang yang tersedia di drop down list dengan melakukan klik

pada kolom Kategori barang

Pada form detail barang ditunjukkan bahwa terdapat 3 tahapan dalam

proses pengajuan usulan barang yaitu:

- Usulan Kebutuhan barang BMD

- Standar barang dan Standar Kebutuhan

- Review

Pilih jenis Kategori

Barang yang tersedia

dengan melakukan klik

pada kolom yang

tersedia

Setelah Jenis Kategori Barang dipilih

maka list pilihan pada kolom kategori

barang terupdate sesuai jenis kategori

barang dan dapat dipilih

Pilih salah satu kategori

barang pada drop down

list

Sub sistem e-RKBMD

7

Degan cara yang sama seperti pemilihan Jenis Kategori barang dan Kategori barang, isikan

kolom sub Kategori barang, Nama barang, dan spesifikasi secara berurutan menggunakan

list yang tersedia pada drop down list. Sehingga semua kolom terisi seperti gambar dibawah

ini:

Isikan kolom Jumlah barang yang ingin diusulkan dengan cara menginput secara manual,

sedangkan Kolom Satuan default bernilai ‘UNIT’. (Nilai dari kolom jumlah harus > 0)

Bagian B Informasi Barang existing, hanya berfungsi untuk menampilkan informasi

terkait kondisi barang sejenis yang sudah ada di SKPD/UKPD terkait dan tidak dapat

dilakukan perubahan data oleh user. Yang ditampilkan pada bagian ini adalah jumlah berikut

dengan status kondisinya (Baik, Rusak Berat, Rusak Ringan, Usul Hapus, dan idle).

Informasi ini ditujukan untuk mejadi bahan pertimbangan saat menentukan jumlah

kebutuhan pengadaan barang dan pada tahap telaah oleh Kepala UKPD/SKPD

Bagian C Informasi Pendukung, Berfungsi untuk melakukan inputan Dasar usulan,

melakukan upload dokumen dasar usulan berikut Keterangannya sebagai bahan

pertimbangan pengusulan pengadaan barang.

Sub sistem e-RKBMD

8

Tahapan Selanjutnya yaitu Standar Barang Standar Kebutuhan. Pada tahapan ini ditampilkan

rekap jumlah barang sejenis dan satuannya dan juga ditambahkan dengan informasi lainnya

seperi jumlah pegawai, Jumlah gedung, dan jumlah ruang yang ada pada SKPD/UKPD

tersebut.

Tahapan selanjutnya adalah melakukan review terhadap detail barang yang diusukan

sebelum melakukan submit pengajuan. Pada halaman ini akan ditampilkan ringkasan dari

detail barang seperti nama barang, spesifikasi, total barang yang diusulkan, jumlah gedung,

ruang dan pegawai

Setelah pengisian Detail Barang di Submit maka akan muncul tampilan list usulan barang

yang telah dibuat. Untuk melakukan perubahan data dapat men-klik tombol edit pada

kolom opsi dan untuk menghapus usulan barang klik tombol delete

Usulan barang hanya dapat diedit/dihapus selama usulan belum diajukan.

Upload Dokumen

Dasar usulan

Input dasar usulan dan

keterangan pada kolom ini

Jumlah barang sejenis pada SKPD/UKPD

Jumlah ini merupakan akumulasi dari:

Jumlah barang yang diajukan + Jumlah barang Existing

Informasi lainnya yang berisikan

jumlah pegawai, Gedung serta

Ruang yang ada di SKPD/UKPD

Klik Submit untuk menyelesaikan

proses usulan pengadaan barang

Klik Kembali jika ingin melakukan

perubahan data

Sub sistem e-RKBMD

9

Setelah barang diajukan maka barang tersebut akan hilang dari list dan barang sejenis tidak

dapat diajukan kembali

**Notes:

• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang

sama. Jika SKPD/UKPD mengajukan usulan yang sama, Pada tahap akhir menginput

Usulan barang dan di klik tombol submit akan muncul error:

• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut

sudah diajukan maka staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke

pihak yang melakukan telaah terhadap usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala

UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)

• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD dan lalu di

telaah oleh Kepala UKPD dan Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di

Telaah kembali oleh BPAD

• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas –

Approval oleh Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD

Untuk melihat status usulan pengadaan barang pilih menu Daftar Pengadaan:

Klik pada checkbox untuk

menampilkan button

‘Ajukan Barang’

Klik button ‘Ajukan Barang’

untuk mengajukan barang untuk

ditelaah oleh Kepala UKPD/SKPD

Klik button Lihat detail

Barang untuk membuka

halaman detail usula

pengadaan

Klik button Lihat File

Terupload untuk melihat

dokumen dasar usulan

yang diupload

Sub sistem e-RKBMD

10

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul

tampilan awal seperti pada gambar dibawah. Untuk Kepala SKPD/UKP tidak dapat

melakukan penambahan usulan baru sehigga tampilan pada menu usulan Barang

Pengadaan BMD kosong

Tahap selanjutnya adalah melakukan proses telaah. Pilih menu Daftar Pengadaan untuk

menampilkan list usulan pengadaan barang yang telah diajukan oleh staff UKPD seperti pada

gambar dibawah ini

Klik button Lihat Detail Barang

untuk membuka detail usulan

dan melakukan proses telaah

Halaman Detail usulan pengadaan BMD

Berfungsi untuk melihat file

dasar usulan yang di upload

Klik button Telaah

untuk membuka

halaman telaah dan

melakukan telaah

Isikan jumlah barang yang sesuai, jika usulan barang yang diajukan sudah sesuai maka isikan dengan jumlah yang sama seperti usulan

Berikan keterangan terkait hasil telaah

Klik kirim telaah jika sudah selesai melakukan telaah

Sub sistem e-RKBMD

11

Setelah telaah sudah dilakukan kembali ke menu Daftar Pengadaan – checklist usulan

yang telah ditelaah – lalu kli button Ajukan usulan untuk melanjutkan proses ke

Sekretaris SKPD

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)

Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD. Sekretaris SKPD dapat

melakukan pengajuan usulan barang baru seperti yang dilakukan Staf UKPD,

karena sekretaris dinas bertanggung jawab untuk melakukan input RKBMD di

level SKPD

Sekretaris SKPD juga bertugas untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan pengadaan BMD yang diajukan oleh staf UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya,

pilih menu Daftar Barang dan pilih usulan barang yang akan di telaah

Detail spesifikasi barang dan status telaah yang telah dilakukan

Klik bagian ini untuk menampilkan status telaah

Jika button ‘Ajukan Usulan’ Telah di klik maka status usulan barang akan

berubah menjadi ‘Proses Rekap’

Sub sistem e-RKBMD

12

4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)

Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala

SKPD. Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu Daftar Barang dan Pilih usulan

barang yang akan di telaah




pengadaan

Klik button Telaah untuk

membuka halaman telaah

dan melakukan telaah

Menunjukkan bahwa usulan sudah

di telaah oleh Kepala UKPD




Menunjukkan bahwa proses telaah sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD




pengadaan

Sub sistem e-RKBMD

13

Setelah Kepala SKPD selesai menelaah pengajuan usulan barang tahap selanjutnya adalah

menunggu Hasil Telaah dari BPAD. Jika di Approve maka proses pengajuan usulan

pengadaan barang selesai. Jika di tolak maka akan dikembalikan kepada Kepala SKPD untuk

di telaah kembali.

...::: Selesai :::...




Menunjukkan bahwa proses telaah sudah dilakukan oleh sekertaris SKPD

manual book e-rkbmdaset.jakarta.go.id/fileapp/files/01_mb_erkbmd.pdf · 2019-11-20 · - pejabat...

Documents