Manual Book

“Batch No”

Fitur Batch No

Fitur Batch No digunakan untuk mengisi Batch No pada inventory, baik saat penjualan maupun

pembelian. Fitur Batch number umumnya digunakan oleh perusahaan:

a. Distributor makanan/ minuman

b. Pedagang kain/ tali (tambang)/ kertas/ kayu

Setting

1. Inject database dengan SN Batch No

2. Buka Essentials Data | Options | Tab Inventory

3. Nonaktifkan opsi Use Serial Number, lalu klik OK.

4. Tabel Item

a. Buka form Extended Mapping, pilih Item. Lakukan mapping custom field dengan tipe

Boolean dan caption Required Batch No. Hal ini digunakan untuk menentukan apakah

item tersebut harus isi Batch No atau tidak.

b. Default custom field untuk mapping ini adalah custom field 20, namun masih dapat

disesuaikan kembali pada Batch No Setting.

c. Batch No hanya berlaku untuk item tipe Inventory dan Required Batch No yang

diaktifkan

5. Tabel Transaksi

a. Buka Data Entry | Data Entry Template

b. Edit semua form transaksi yang berhubungan dengan item:

i. ItemReserved2 (default) untuk mengisi Batch No

ii. ItemReserved3 (default) untuk mengisi Expired Date.

■ Expired Date selalu disimpan dalam format mm/dd/yyyy sesuai format

Firebird Database, meskipun secara tampilan ada kemungkinan

menggunakan format berbeda ketika dilihat menggunakan Flamerobin

maupun FINA, di mana hal ini disesuaikan dengan Regional Setting

Windows.

c. Default ItemReserved dapat disesuaikan kembali pada Batch No Setting

d. Untuk poin a dan b, jika sudah tidak ada kolom ItemReserved yang kosong, maka proses

inject script tidak akan dilakukan

e. Transaksi yang perlu mengisi Batch No adalah:

● Transaksi masuk barang

○ RI / PI

○ SR

○ JC ke RO (IA Value adjustment)

○ IT (To Warehouse)

● Transaksi keluar barang

○ PR

○ DO / SI

○ JC

○ IA Quantity adjustment

○ IT (From Warehouse)

f. Transaksi yang tidak perlu mengisi Batch No adalah:

● Statement (SI from DO)

● Bill (PI from RI)

6. Batch No Setting

a. Buka form Batch No Setting melalui Essentials Data | Batch No Setting

b. Sesuaikan setting kolom ItemReserved dan Custom Field dengan mapping yang yang

telah dibuat

c. Ada pilihan Auto fill Batch Number. Jika dicentang, maka user dapat melakukan

pengisian Batch No pada form transaksi dengan otomatis jika terdapat item yang sama

dengan Batch No yang berbeda, sesuai qty yang diinput.

Jika tidak dicentang, maka Batch No harus diinput manual untuk item yang sama dengan

Batch No berbeda.

7. Note:

a. Satu Batch No berkorespodensi dengan satu Expired date (one to one) pada semua

warehouse.

b. Tabel ItemSN akan memiliki tambahan field berikut :

○ ExpiredDate

○ WarehouseID

Cara Penggunaan

1. Transaksi Masuk Barang a. Buat satu transaksi masuk barang, misalnya IA Value Adjustment.

b. Lengkapi header dan pilih warehouse

c. Input ItemNo, Selisih Kuantitas, dan Selisih Nilai

d. Input Batch No dan Expired Date untuk masing-masing record secara manual

e. Simpan IA. Proses ini akan meng-update tabel ItemSN dengan menambahkan record

baru

f. List Batch No yang sudah disimpan dapat dilihat pada menu Batch No By Warehouse

2. Transaksi Keluar Barang a. Buat satu transaksi keluar barang, misalnya DO

b. Lengkapi header dan pilih warehouse

c. Input ItemNo dan Qty

d. Input Batch No dan Expired Date di setiap item yang required Batch No dengan cara

manual maupun Auto Fill

(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)

e. Simpan SI

f. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse

3. Transaksi Sales Return

Sales Return termasuk dalam transaksi masuk barang.

a. Buat satu transaksi SR

b. Lengkapi header, pilih warehouse, pilih nomor transaksi yang ingin diretur

c. Pilih item yang ingin diretur dan isi Qty-nya

d. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara manual

e. Simpan SR

f. Note:

i. SR tidak mengecek Batch No dari SI

ii. Untuk verifikasi Batch No dapat dilakukan pada form Verify Batch No di menu

Batch No History

4. Transaksi Inventory Adjustment

Inventory Adjustment bisa menjadi transaksi keluar barang maupun masuk barang

a. Transaksi IA Qty Adjustment (Transaksi Keluar Barang) i. Lengkapi header, pilih warehouse

ii. Pilih ItemNo dan isi Qty yang ingin disesuaikan (Qty minus)

iii. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara

manual maupun Auto Fill

(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)

iv. Simpan IA

v. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse

b. Transaksi IA Value Adjustment (Transaksi Masuk Barang) i. Lengkapi header, pilih warehouse

ii. Pilih ItemNo dan Qty yang ingin disesuaikan

iii. Input Batch No dan Expired Date dengan cara manual

iv. Simpan IA

v. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse

5. Transaksi Item Transfer

Item Transfer bisa menjadi transaksi keluar barang maupun masuk barang, tergantung dari sisi

Gudang mana yang dilihat.

a. Buat satu transaksi IT

b. Lengkapi header, isikan field Warehouse From dan Warehouse To

c. Pilih ItemNo dan Qty yang ingin ditransfer

d. User wajib input Batch No dan Expired Date, baik input manual maupun dengan menu

Pick Batch Number

(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)

e. Simpan IT

f. Note:

i. Update ke tabel ItemSN untuk insert mode :

1. Keluar barang dari Warehouse From

2. Masuk barang Warehouse To

ii. Update ke tabel ItemSN untuk edit / delete mode :

1. Keluar barang dari Warehouse To

2. Masuk barang ke Warehouse From

6. Transaksi Job Costing & Roll Over

Job Costing termasuk dalam transaksi keluar barang. JC-RO termasuk dalam transaksi masuk

barang.

a. Job Costing (Transaksi Keluar Barang)

i. Buat satu transaksi JC

ii. Lengkapi header

iii. Pada detail tab Item, pilih ItemNo, Qty, dan biaya

iv. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara

input manual maupun Autofill Batch No

(Penjelasan dapat dilihat pada submenu Macam-macam cara input Batch No)

v. Simpan JC

vi. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse

b. JC - RO (Transaksi Masuk Barang)

i. Buka transaksi JC yang ingin di-Roll Over

ii. Klik tombol Roll Over (Finishing a Job Costing)

iii. Pilih Roll Over type: To Item

iv. Lengkapi header

v. Pada detail Item, input ItemNo, dan Qty

vi. Input Batch No dan Expired Date pada item yang required Batch No dengan cara

input manual

vii. Klik OK

viii. Setelah proses Roll Over selesai, terbentuk satu IA Value Adjustment

ix. Perubahan Qty Batch No dapat dilihat di menu Batch No by Warehouse

7. Transaksi yang tidak perlu Batch No a. Default form transaksi yang tidak perlu Batch No antara lain:

i. Sales Order

ii. Purchase Order

iii. Item Requisition

b. Ketika proses order atau requisition berlangsung, tidak pernah diketahui Batch No dari

item yang digunakan

Macam-macam cara input Batch No

1. Input manual

Cara input ini dapat digunakan di semua form transaksi. Caranya sebagai berikut:

a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu

b. Selanjutnya klik 2x pada sel Batch No, maka akan muncul form search Available Batch

Number pada warehouse yang dipilih

c. Pilih Batch No yang diinginkan, maka Batch No tersebut akan mengisi detail SI pada

kolom Batch No dan Expired Date otomatis

d. Form Available Batch No:

i. Menampilkan daftar Batch No, Qty, Expired Date sort by Expired Date

ii. Batch No yang muncul hanya Batch No dari warehouse terpilih

iii. Batch No yang muncul hanya Batch No yang qty-nya masih tersedia (tidak nol)

e. Jika setelah klik 2x kolom tidak menampilkan Form Available Batch No, maka proses

input Batch No dapat dilakukan dengan cara mengetikkannya secara manual.

2. Auto Fill Batch No

Cara input ini dapat digunakan pada form DO, SI, IA Quantity, JC

a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu

b. Selanjutnya klik kanan pada sel Batch No, maka akan muncul pop-up option

c. Klik menu Fill Batch Number (Ctrl + A), maka FINA akan otomatis mengisi kolom

Batch No dengan Batch No yang tersedia sesuai urutan yang tersedia di warehouse

(FIFO).

d. Jika Batch No tidak cukup atau sudah nol, maka akan muncul warning

3. Fill Multi Batch No

Cara input ini dapat digunakan pada form RI, PI. Menu ini berfungsi untuk memecah sebuah

Batch No menjadi beberapa Batch No baru untuk Item yang sama.

a. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu (bisa input manual maupun

tarik item dari PO)

b. Input Batch No dan Expired Date untuk masing-masing itu ItemNo yang required BN

c. Lakukan post (bisa dengan menekan tanda panah bawah kemudian panah atas). Hal ini

untuk memastikan data yang diinput terekam sementara (temporary) oleh sistem.

d. Jika post tidak dilakukan, maka data Batch No dan Expired Date yand diinput tidak akan

dikenali oleh Form Fill Multi Batch No. (Akan muncul error “Please input at least 1

Batch No”)

e. Selanjutnya klik kanan pada sel Batch No, maka akan muncul pop-up options

f. Klik menu Fill Multi Batch Number (Ctrl + M), maka FINA akan munculkan sebuah

form Fill Multiple Batch Number

g. Input Batch No baru untuk Batch No item yang ingin dipecah, lengkap dengan Expired

Date dan Quantity per masing-masing Batch No

h. Lakukan post, hingga tanda bintang di sebelah kiri kolom berubah menjadi tanda segitiga

i. Klik OK. Jika Batch No yang dipecah sudah sesuai, maka akan masuk ke dalam grid

detail

j. Note:

● Pemecahan Batch No akan menambah detail baru untuk masing-masing Batch

No

● Jika Qty awal = 10, pemecahan Batch No ini memungkinkan Qty bertambah atau

berkurang, sesuai dengan Qty yang diisikan pada detail Batch No di form Fill

Multi Batch No

● Jika Batch No awal = AAA, pada saat pemecahan Batch No kolom Batch No

diisi dengan BBB dan CCC, maka ketika masuk ke grid detail, baris item dengan

Batch No AAA akan hilang dan digantikan dengan 2 baris item dengan Batch No

BBB dan CCC

● Sesuai ilustrasi di atas, jika pada saat pemecahan Batch No kolom Batch No diisi

dengan AAA, BBB, dan CCC, maka grid detail akan membentuk 3 baris item

dengan Batch No AAA, BBB, dan CCC

4. Pick Batch No

Cara input dapat digunakan pada form Item Transfer

1. Pastikan sudah input ItemNo dan Qty-nya terlebih dahulu

2. Selanjutnya klik kanan atau tekan Ctrl + P, maka muncul form Available Batch No List.

Pastikan kolom Batch No dan Expired Date masih kosong ketika ingin menggunakan

menu ini.

3. Pilih centang Batch No yang ingin digunakan

4. Klik OK, maka item dengan Batch No yang dipilih akan ditambahkan ke detail Item

Transfer

List / Report

a. Batch No History ● Buka menu Transaction List | Inventory | Batch No History

● Pilih ItemNo pada field Item No

● Input Batch No yang ingin dilihat history-nya pada field Batch Number

● Klik tombol Search atau tekan enter

● Akan muncul history untuk Batch No tersebut

● User dapat cetak history atas Batch No tersebut

b. Expired Batch No

● Buka menu Transaction List | Inventory | Expired Item

● Isikan tenggang waktu (berapa jumlah hari dalam angka), untuk melihat item mana saja

yang Batch No-nya akan expired .

● Item yang sudah expired tidak akan muncul.

● Klik OK, maka list item yang akan expired akan dimunculkan dalam bentuk report

c. Batch No By Warehouse

● Buka menu Transaction List | Inventory | Batch No By Warehouse

● Report akan menampilkan:

○ ItemNo

○ Batch No untuk setiap ItemNo tersebut

○ Expired Date untuk setiap Batch No

○ Warehouse-nya

○ Qty untuk setiap Batch No

● Default Warehouse untuk pertama kali buka report adalah warehouse paling pertama

yang pernah dibuat

● User bisa memilih sendiri warehouse mana yang mau dimunculkan Batch No-nya,

diurutkan berdasarkan nama warehouse

Validasi

a. Batch No akan dicatat per warehouse

b. Quantity (Field ItemSN.Quantity) Batch Number per warehouse harus selalu positif

c. Item yang Required BN harus diisi BN-nya pada saat transaksi In maupun Out

d. Jika membuat sebuah transaksi dengan Item yang Required BN, maka setelah transaksi itu

disimpan, opsi Required BN tersebut akan disabled, sehingga tidak bisa diedit. Jika ingin edit,

maka harus hapus semua transaksi yang menggunakan item tersebut

e. BN yang diisi ( dan sudah pernah ada data nya di tabel ItemSN ) harus BN di warehouse sendiri.

Tidak boleh lintas warehouse