Perencanaan Proyek

(Modul 4)

G1

G4

G3

G2

A

G

F

E

D

C

B

J

I

H

C2

C3C1

G23

G22

G21

Perencanaan Proyek Perencanaan Proyek merupakan proses/upaya peletakan dasar

tujuan dan sasaran, temasuk penyiapan segala sumber daya. Sebuah rencana proyek yang baik dapat berfungsi sebagai :

Sarana komunikasi bagi semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek

Dasar pengaturan alokasi sumber daya Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan

menyadari pentingnya unsur waktu Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian

Rencana proyek harus dapat menjawab pertanyaan : Kegiatan apa yang akan dilaksanakan (What) Bagaimana melaksanakannya (How) Siapa yang akan melaksanakannya (Who) Kapan dilaksanakannya (When)

Hirarki Perencanaan Proyek

Menentukan Tujuan dan Sasaran

Menentukan Tujuan dan Sasaran

Merumuskan Perencanaan StrategisMerumuskan Perencanaan Strategis

Menjabarkan Perencanaan Operasional :• Paket Kerja (Struktur Rencana Kegiatan)

• Organisasi• Anggaran• Jadwal

• Sumber Daya (Tenaga Kerja, Alat, Material)• Standar Mutu

Menjabarkan Perencanaan Operasional :• Paket Kerja (Struktur Rencana Kegiatan)

• Organisasi• Anggaran• Jadwal

• Sumber Daya (Tenaga Kerja, Alat, Material)• Standar Mutu

What, How, Who, WhenWhat, How, Who, When

Untuk mencapai tujuan organisasi,sasaran-sasaran proyek (waktu, jadwal, kualitas) harus dicapai terlebih dahulu

Menyangkut kebijakan dan kegiatan organisasi yang mendasar, misalnya : keputusan untuk mengerjakan sendiri atau menyerahkannya kepada kontraktor, konsultan, dll.

Merinci rencana ke dalam bentuk hal-hal yang bersifat operasional, dimulai dari perencanaan lingkup kegiatan proyek, organisasi dan tim pelaksana, anggaran, jadwal pelaksanaan, dan alokasi sumber daya dan menentukan standar mutu.

Menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana caranya, siapa yang mengerjakannya, dan kapan dilaksanakan.

Jadwal Proyek Definisi :

Jadwal Proyek merupakan penjabaran rencana proyek ke dalam urutan kegiatan yang sistematis berikut waktu pelaksanaannya.

Fungsi Jadwal Proyek :◦ Sebagai sarana koordinasi dan integrasi bagi pihak-pihak yang terlibat

dalam pelaksanaan proyek.◦ Sebagai sarana pengendalian, sebagai tolok ukur dalam mengkaji kurun

waktu penyelesaian suatu pekerjaan.◦ Dapat menunjukkan kegiatan yang memerlukan prioritas.

Dalam menyusun jadwal proyek, harus memperhatikan :

◦ Mencakup kegiatan secara menyeluruh, memuat, mengidentifikasi kegiatan, urutan, dan waktu pengerjaan aktivitas proyek.

◦ Anggaran◦ Komunikasi (mudah dipahami)

Penyusunan Jadwal Proyek

Setiap pengelola proyek selalu berusaha mencari metoda yang dapat meningkatkan kemampuannya dalam menangani proyek, sehingga dapat mencapai sasaran (triple constraint)

Metoda-metoda dalam Penyusunan Jadwal Proyek :» Bagan Balok (Bar Chart/Gantt Chart)

Kegiatan disajikan dalam bentuk balok-balok» Analisis Jaringan Kerja (Network Analysis/Network Planning)

Kegiatan disajikan dalam jaringan kerja

Diagram Balok (Gantt Chart)

Ditemukan oleh H.L. Gantt (1917) Sampai saat ini masih digunakan secara luas, baik

secara tersendiri maupun digabung dengan metoda lain, seperti Network Analysis.

Kelebihan :◦ Mudah dibuat dan dipahami.◦ Jika digabung dengan Kurva S dapat digunakan sebagai alat

perencanaan dan komunikasi. Kekurangan :

◦ Tidak menunjukkan hubungan ketergantungan antar kegiatan.◦ Tidak mudah dilakukan updating.◦ Untuk proyek yang berukuran sedang, besar, apalagi yang

kompleks, tidak memungkinkan penyajian yang sistematis.

Diagram Balok (Gantt Chart) Contoh : Waktu yang diperlukan

Kegiatan Rencana (hari) Aktual (hari)ABCDEF

435685

438

belum diketahuibelum diketahuibelum diketahui

Network Planning Penggambaran grafis (model) dari suatu proyek yang memuat informasi

mengenai kegiatan-kegiatan proyek, seperti (waktu/ jadwal pelaksanaan kegiatan, ketergantungan kegiatan, dll.)

Jika dipandang dari segi penyusunan jadwal, dapat dikatakan bahwa metoda ini merupakan suatu langkah penyempurnaan dari Gantt Chart

Beberapa teknik perencanaan yang termasuk ke dalam kelompok ini adalah :

Critical Path Method(CPM)Program Evaluation and Review Technique (PERT)Precedence Diagram Method (PDM)

Untuk menggambarkan keterkaitan antar kegiatan proyek, dikenal 2 macam jaringan :

Activity on Arrow (CPM, PERT)Activity on Node (PDM)

Dapat digunakan dalam perencanaan dan pengendalian jalannya suatu proyek

Network Planning

Simbol dan Notasi (pada Network AOA) :

Event (peristiwa, kejadian) dilambangkan dengan lingkaran dan biasa dinotasikan dengan angka yang dituliskan dalam lingkaran tersebut, contoh :

Event ke-1 dituliskan sebagai Activity (aktivitas, kegiatan) dilambangkan dengan anak panah dan

biasa dinotasikan dengan huruf besar yang dituliskan di atas garis tersebut, contoh :

Aktivitas A dapat dituliskan sebagai Dummy, merupakan aktivitas fiktif

yang perlu digambarkan untuk

menunjukkan ketergantungan

kegiatan, contoh : Aktivitas C dapat dimulai setelah A dan B selesai, sedangkan

aktivitas D dapat dimulai setelah B selesai (tidak tergantung pada A)

A

1

A

DB

C

dummy

Network PlanningAturan dasar logika Jaringan Kerja : Dalam menyusun suatu jaringan kerja, ada beberapa aturan dasar yang

perlu diperhatikan :◦ Sebelum suatu aktivitas boleh dimulai, semua aktivitas yang mendahuluinya

harus sudah berakhir.◦ Tanda panah hanya menyatakan hubungan ketergantungan, panjang dan

kemiringannya tidak mengandung pengertian apapun.◦ Nomor event tidak boleh sama, penomoran biasanya dimulai dari kiri ke

kanan.◦ Di antara dua event tidak boleh terdapat dua aktivitas atau lebih secara

langsung, harus dibuat sebuah aktivitas dummy.◦ Suatu jaringan kerja hanya boleh memiliki sebuah initial event dan sebuah

terminal event.

Contoh Sebuah Network :1

1

1

1

543

C

D2A

B E F3

5

4

12

7 3

Network Planning2

A B - Aktivitas A mendahului aktivitas B.- Aktivitas A merupakan predecessor aktivitas B.- Aktivitas B merupakan successor aktivitas A.

2A

D

B

C

- Aktivitas A mendahului aktivitas B, C, dan D .- Aktivitas A merupakan predecessor aktivitas B, C, dan D .- Aktivitas B, C, dan D merupakan successor aktivitas A.

4B D

A

C

- Aktivitas A, B, dan C mendahului aktivitas D .- Aktivitas A, B, dan C merupakan predecessor aktivitas D .- Aktivitas D merupakan successor aktivitas A, B, dan C.

1 2A

B

s a l a h

- D iagram jaringan kerja yang SALAH , karena dalam duaevent terdapat dua aktivitas secara langsung.

1 3A

B

b e n a r

2

BB

d u m m y

- D iagram jaringan kerja yang BENAR, aktivitas B tidaksecara langsung terjadi antara event 1 dan event 3, tetapimelalui event 2 terlebih dahulu.

- Aktivitas antara event 1 dan event 2 merupakan aktivitassemu (dummy) dan dilambangkan dengan garis terputus-putus.

Network PlanningCritical Path Method (CPM) Pada tahun 1957 sebuah proyek pabrik kimia milik du Pont Company dibangun

dengan rencana anggaran sebesar $10.000.000, rencana ini kemudian diperbaiki, dan hasilnya diperoleh penghematan biaya 10% menjadi $9.000.000. Metode yang digunakan untuk memperbaiki rencana tersebut kemudian dikenal dengan nama Critical Path Method (Metoda Lintasan Kritis).

CPM kini biasa digunakan untuk menjadwalkan proyek yang sudah sering dilakukan sehingga durasi aktivitas (pekerjaan) sudah dapat dipastikan. Biasanya berupa proyek-proyek Engineering Konstruksi.

No. Akt. Nama Akt. Durasi Akt. Pendahulu

1 A 5 -

2 B 4 -

3 C 8 -

4 D 3 A

5 E 7 A

6 F 5 C

7 G 4 C

8 H 3 B, D

9 I 9 F, H

10 J 11 F, H

11 K 8 E, I

12 L 10 G, J

Perkiraan Kurun Waktu Kegiatan

Prinsip-prinsip yang Perlu Diperhatikan dalam Memperkirakan Waktu Kegiatan :

1. Bebas dari waktu pelaksanaan kegiatan sebelum dan sesudahnya2. Perhatikan Ketersediaan Sumber daya3. Gunakan hari kerja normal, tidak lembur dan tidak ada usaha

tambahan lain4. Bebas pertimbangan mencapai target5. Masukkan unsur waktu berkaitan dengan ijin resmi6. Masukkan unsur waktu berkaitan dengan iklim7. Tidak memasukkan hal-hal tidak terduga

aga KerjaJumlah Ten

Jam orang t u (Durasi)Kurun Wakt

Perhitungan Waktu dan Penentuan Lintasan Kritis

Notasi yang digunakan :

TE : Earliest Event Occurence Time (saat paling cepat terjadinya event) TL : Latest Event Occurence Time (saat paling lambat terjadinya event) ES : Earliest Activity Start Time (Earliest Start). Saat paling cepat

dimulainya aktivitas EF : Earliest Activity Finish Time (Earliest Finish). Saat paling cepat

selesainya aktivitas. LS : Latest Activity Start Time (Latest Start). Saat paling lambat

dimulainya aktivitas. LF : Latest Activity Start Time (Latest Finish). Saat paling lambat

selesainya aktivitas. S : Total Slack/Total Float SF : Free Slack/Free Float A : Kode aktivitas t : Duration (time) = waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan

aktivitas.

iTE i

TL i

jTE j

TL j

A

t ij

ESijEFij

LFij

LSij

Perhitungan Waktu Maju (Paling Cepat ) Saat paling cepat terjadinya initial event adalah hari ke 0 sehingga TE0=

0 (kecuali untuk proyek yang berhubungan dengan proyek lain/sebelumnya)

Jika initial event terjadi pada hari ke 0 ( TEi = 0 ; i = 0),

maka

Pada event yang menggabungkan beberapa aktivitas ( Merge Event), berlaku

ESij = TEi = 0EFij = ESij + tij

j

EF i1j

EF i2j

EF i3j

TE j

TL j

TEj = Max{EFi1j, EFi2j, EFi3j}

Karena suatu event hanya terjadi jika aktivitas-aktivitas yang mendahuluinya telah selesai, maka saat paling cepat terjadinya event

tersebut sama dengan nilai terbesar dari saat yang paling cepat selesainya aktivitas-aktivitas yang berakhir pada event.

Perhitungan Waktu Mundur (Paling Lambat )

Pada terminal event berlaku TLj = TEj

Pada saat paling lambat dimulainya suatu aktivitas sama dengan saat paling lambat selesainya aktivitas tersebut dikurangi dengan durasinya.

Pada event yang menyebarkan aktivitas (Burst Event) yang menjadi pangkal beberapa aktivitas berlaku :

Setiap aktivitas hanya dapat dimulai bila event yang mendahuluinya telah terjadi, maka saat paling lambat terjadinya suatu event sama dengan nilai

terkecil dari saat paling lambat dimulainya aktivitas-aktivitas yang berpangkal pada event tersebut.

TLi = Min{LSij1, LSij2, LSij3}

LSij = LFij - tij

LFij = TLj

i

LS ij1

LS ij2

LS ij3

TE i

TL i

Perhitungan Kelonggaran Waktu (Slack/Float)

Free Float/Free Slack (Kelonggaran Bebas, SF)Kelonggaran waktu yang dapat dimanfaatkan untuk mengundurkan pelaksanaan aktivitas proyek tanpa mempengaruhi saat paling cepat dimulainya aktivitas yang mengikutinya.

Dapat dinyatakan sebagai selisih antara TE j (saat paling cepat terjadinya event di akhir suatu aktivitas) dan EFij (saat paling cepat selesainya aktivitas tersebut) : SFij=TEj-EFij dan karena EFij=TEi+Tij maka :

Total Float/Total Slack (Kelonggaran Total, S)Kelonggaran waktu yang dapat dimanfaatkan untuk mengundurkan pelaksanaan aktivitas proyek tanpa mempengaruhi waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Dapat dinyatakan sebagai selisih antara LS ij (saat paling lambat dimulainya suatu aktivitas) dan ESij (saat paling cepat dimulainya suatu aktivitas), atau selisih antara LF ij (saat paling lambat selesainya suatu aktivitas) dan EF ij (saat paling cepat selesainya suatu aktivitas) : Sij=LSij-ESij, dan karena ESij=TEi (dari perhitungan maju) dan LSij=TLj-tij (dari perhitungan mundur), maka :

Sij=LFij-EFij, dan karena EFij=TEi+tij (dari perhitungan maju) dan LFij=TLj (dari perhitungan mundur), maka :

SFij=TEj-TEi -tij

Sij=TLj - tij-TEi

Sij=TLj -TEi - tij

Perhitungan Waktu dan Penentuan Lintasan Kritis Lintasan Kritis dibentuk oleh beberapa Aktivitas Kritis,

yaitu aktivitas yang tidak mempunyai kelonggaran, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan dengan sungguh-sungguh.

Lintasan (path) kritis karena bila kegiatan yang terdapat pada lintasan ini berubah waktu penyelesainnya, maka penyelesaian proyek secara keseluruhan akan berubah (panjang lintasan kritis menunjukkan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan).

Perhitungan parameter waktu untuk lintasan kritis :◦ Perhitungan waktu paling cepat◦ Perhitungan waktu paling lambat

Network PlanningProgram Evaluation and Review Technique (PERT)

Pada tahun yang sama, Angkatan Laut Amerika Serikat (US Navy) merencanakan sebuah proyek Polaris, yaitu proyek pembuatan peluru kendali yang dapat ditembakkan dari kapal selam ke darat atau ke udara. Berdasarkan rencana semula proyek ini akan selesai dalam 5 tahun, mamun kemudian rencana tersebut berhasil diperbaiki menjadi hanya 3 tahun. Metoda yang digunakan kini dikenal dengan PERT.

PERT biasa digunakan untuk menjadwalkan proyek yang belum pernah dilakukan sehingga durasi aktivitas (pekerjaan) sangat probabilistik. Biasanya berupa proyek-proyek penelitian dan pengembangan (R&D)No. Akt. Nama Akt. Optimistic

Time (o)Most Likely

Time (m)PesimistikTime (p)

Pendahulu

1 A 3 5 7 -

2 B 4 4 5 -

3 C 5 8 10 -

4 D 2 3 4 A

5 E 5 7 9 A

6 F 4 5 6 C

7 G 3 4 8 C

8 H 3 3 3 B, D

9 I 9 9 12 F, H

10 J 10 11 12 F, H

11 K 6 8 11 E, I

12 L 8 10 12 G, J

6

4 pmot

22

6

op

Network PlanningProgram Evaluation and Review Technique (PERT)

Target Penyelesaian Proyek Pada penyelenggaraan proyek sering dijumpai sejumlah tonggak kemajuan

(milestone) dengan masing-masing target jadwal atau tanggal penyelesaian yang telah ditentukan.

Pemilik atau pimpinan proyek perlu melakukan suatu analisis untuk mengetahui chance/peluang/kepastian tercapainya target yang diinginkan.

Peluang selesainya proyek dapat dihitung dari Tabel Normal, P(Z), dengan :

S

TDZ

D = Target waktu penyelesaian yang diinginkanT = Waktu penyelesaian yang diperkirakan

(berdasarkan jadwal)S = Deviasi standar proyek (akar kuadrat dari

jumlah varians aktivitas-aktivitas pada suatu lintasan kritis).

Network PlanningPrecendence Diagram Method (PDM) Salah satu prinsip dalam pembuatan network AOA (CPM dan PERT)

adalah bahwa suatu kegiatan dapat dimulai setelah kegiatan pendahulunya selesai dikerjakan, maka pada proyek yang rangkaian kegiatannya tumpang tindih (overlapping) dan berulang-ulang akan dibutuhkan dummy yang banyak sekali, sehingga tidak praktis.

PDM memungkinkan penggambaran kegiatan yang tumpang tindih bahkan jika diperlukan splitting dalam mengerjakan suatu kegiatan.

Menggali Tanah (6)

Memasang Pipa (9)

Menimbun Pipa (7)

Aktivitas 1

MenggaliTanah

66

6

0

0

Aktivitas 3

MenimbunPipa

717

17

10

10

Aktivitas 2

MemasangPipa

913

13

4

4SS(1-2)=4 SS(2-3)=6

Constraint

PDM memungkinkan kegiatan-kegiatan proyek tidak mengikuti aturan dasar network planning yaitu bahwa ‘suatu kegiatan hanya dapat dimulai jika kegiatan yang mendahuluinya sudah selesai dikerjakan’.

Network yang digunakan bertipe AON (Activity on Node) yang memungkinkan penggambaran hubungan kegiatan (constraint) sebagai berikut : Finish to Start (FS)

Suatu kegiatan dapat dimulai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya selesai.

Finish to Finish (FF)Suatu kegiatan harus selesai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya selesai.

Start to Start (SS)Suatu kegiatan dapat dimulai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya dimulai.

Start to Finish (SF)Suatu kegiatan harus selesai n satuan waktu setelah kegiatan pendahulunya dimulai.

Precedence Diagram Method

Contoh Penerapan Constraint Finish to Start (FS)

menunggu mengeringnya semen selama n hari, menunggu keluarnya ijin.

Finish to Finish (FF)bahan menara sebaiknya tiba n hari setelah pengecoran pondasi selesai.

Start to Start (SS)pemasangan batu pondasi dapat dimulai n hari setelah penggalian dimulai.

Start to Finish (SF)suatu pekerjaan harus selesai n hari setelah pekerjaan lain dimulai karena alat yang akan digunakan sama.

Jangka waktu (n) disebut :Lead time, jika berada di depan aktivitas pendahulu (SS dan

SF)Lag time, jika berada di belakang aktivitas pendahulu (FS dan

FF)

Precedence Diagram Method

A B

A B

A B

A B

Perhitungan Waktu dan KelonggaranPerhitungan Waktu Paling Cepat (Perhitungan Maju) :

ESj = Max { ESi+SSij ; EFi+FSij ; ESi+SFij-tj ; EFi+FFij-tj }

EFj = ESj + tj

Catatan : j menyatakan kegiatan yang sedang ditinjau

Perhitungan Waktu Paling Lambat (Perhitungan Mundur) :LFi = Min { LFj-FFij ; LSi-FSij ; LSj-SSij+ti ; LFj-SFij+ti }

LSi = LFi - ti

Catatan : i menyatakan kegiatan yang sedang ditinjau

Perhitungan Kelonggaran (Float)Fi = LFi - EFi

Penghentian Sementara Kegiatan (Splitting)

Dalam PDM dapat dijumpai suatu kegiatan yang dihentikan untuk sementara dan kemudian dilanjutkan lagi, hal ini disebut splitting atau interupsi dan biasanya tejadi akibat dari kegiatan tersebut memiliki beberapa konstrain.

Precedence Diagram Method