Manajemen Proyek Sistem InformasiA Summary by Jay Idoan Sihotang

Manajemen adalah: adalah fungsi, disiplin dan tugas yang harus dikerjakan/dilakukan manajer / profesional dalam disiplin praktis dalam menjalankan fungsinya dan/atau melaksanakan tugasnya. ( Peter Drucker ) adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, mengendalikan usaha-usaha anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang telah ditetapkan. (Stoner& Wankel )Unsur manajemen (ada yang menyebut sebagai faktorproduksi) terdiri atas lima jenis sumberdaya : Manusia Material Mesin (termasuk peralatan, fasilitas dan energi) Uang Metoda dan Informasi (termasuk data)Manajemen dikenal dengan siklus direct-measure-control: Direct-melibatkan pencapaian sasaran, tujuan, standar kinerja dan pertanggung jawaban sdm Measurement-melibatkan kemajuan pemantauan,hasil kerja dan kualitas Control-melibatkan pentingnya perubahan unt menetapkan prioritas, standar, penugasan, alokasi sdguna menjamin tercapainya tujuan organisasi

Apa Keuntungan dari Menggunakan Manajemen Proyek Formal? Kontrol yang lebih baik dari keuangan, sumber daya fisik, dan manusia Peningkatan hubungan kustomer Waktu pengembangan lebih pendek Menurunkan biaya Menaikan kualitas dan peningkatan kehandalan Menaikan profit margin Meningkatan produktivitas Lebih baik koordinasi internal Meningkatkan semangat pekerjaSebuah proyek adalah "usaha/upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk yang unik, layanan, atau hasil (PMBOK Panduan, Edisi Keempat, 2008, hal 5)Operasi adalah pekerjaan yang dilakukan untuk mempertahankan bisnis.Strategi Teknologi Puncak (Gartner) Green IT Komunikasi terpadu Pemodelan proses bisnis Virtualisasi 2.0 Perangkat lunak sosialAtribut Proyek: Memiliki tujuan yang unik: Sementara (tidak terus menerus) Dikembangkan menggunakan elaborasi progresif Membutuhkan sumber daya, sering dari berbagai area Harus memiliki pengguna utama atau sponsor Sponsor proyek biasanya menyediakan arah dan pendanaan untuk proyek Melibatkan ketidakpastian3 Parameter Manajemen Proyek : Lingkup, Waktu, dan BiayaManajemen proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek (PMBOK Panduan, EdisiKeempat, 2008, hal 6). Manajer proyek berusaha untuk memenuhi tiga kendala dengan lingkup menyeimbangkan proyek, waktu, dan tujuan biaya.

Stakeholder adalah orangorang yang terlibat dalam atau dipengaruhi oleh kegiatan kegiatan proyek. Meliputi: Sponsor proyek, Manajer proyek, Tim proyek, Staf Pendukung, Pelanggan, Pengguna, Pemasok, dan Para penentang proyek.9 Area Pengetahuan pada MP 4 Area pengetahuan Inti untuk mencapai tujuan proyek tertentu (lingkup, waktu, biaya, dan kualitas) 4 area yang memfasilitasi adalah agar tujuan proyek tercapai (sumber daya manusia, komunikasi, risiko, dan manajemen pengadaan 1 area pengetahuan (manajemen integrasi proyek) mempengaruhi dan dipengaruhi oleh semua bidang pengetahuan lainnyaSemua daerah pengetahuan adalah penting!Super tools adalah kakas super memiliki penggunaan yang tinggi dan potensi tinggi untuk meningkatkan keberhasilan proyek, seperti: Software untuk penjadwalan tugas (seperti perangkat lunak manajemen proyek) Laporan lingkup Analisis persyaratan Pelajaranbelajar laporan Peralatan yang sudah digunakan secara ekstensif yang telah ditemukan untuk meningkatkan pentingnya proyek mencakup: Laporan kemajuan Kickoff pertemuan Gantt chart Permintaan perubahanAda beberapa indikator untuk mengukur keberhasilan proyek: Proyek sesuai lingkup, waktu, dan tujuan biaya Proyek memenuhi keinginan kustomer / sponsor Hasil dari proyek ini sesuai tujuan utamanya, seperti menghasilkan atau menghemat sejumlah uang tertentu, memberikan pengembalian investasi, atau sederhananya membuat sponsor senang

Hasil penelitian terbaru menunjukkan bahwa perusahaan yang unggul dalam kemampuan mendeliver proyek : Menggunakan toolbox manajemen proyek terpadu (menggunakan standar / alat canggih PM, banyak template) Mengembangkan pemimpin proyek, menekankan aspek bisnis dan soft skill Mengembangkan proses delivery proyek Mengukur kesehatan menggunakan metrik proyek, seperti kepuasan pelanggan atau return on investmentSebuah program adalah "sekelompok proyek yang terkait, dikelola secara terkoordinasi untuk memperoleh manfaat dan tidak tersedia kontrol dari pengelolaan mereka secara individu" (PMBOK Panduan, Edisi Keempat, 2008, hal 9). Seorang manajer program memberikan kepemimpinan dan arah untuk manajer proyek judul proyek dalam program.Contoh program umum di bidang IT meliputi infrastruktur,pengembangan aplikasi, dandukungan pengguna.Sebagai bagian dari manajemen proyek portofolio, organisasi kelompok dan mengelola proyek dan programprogram sebagai portofolio investasi yang berkontribusi terhadap keberhasilanseluruh perusahaan. Manajer portofolio membantu organisasi mereka membuat keputusan investasi yang bijaksana dengan membantu untuk memilih dan menganalisis proyekproyek dari perspektif strategis .

Robert Butrick menunjukkan bahwa organisasi harus mengikuti prinsipprinsip dasar manajemen proyek,termasuk kedua disebutkan sebelumnya dalam bab ini: Pastikan proyek Anda didorong oleh strategi Anda, dapat menunjukkan bagaimana setiap proyek yang Anda lakukan sesuai dengan strategi bisnis Anda, dan buang proyekproyek yang tidak diinginkan sesegera mungkin. Melibatkan para pemangku kepentingan Anda; mengabaikan stakeholder sering menyebabkan kegagalan proyek, pastikan untuk melibatkan para pemangku kepentingan di semua tahap proyek, dan mendorong kerja tim dan komitmen setiap saat.

Manajer proyek perlu berbagai keterampilan. Mereka harus: Jadilah nyaman dengan perubahan. Memahami organisasi mereka bekerja (dimana dan dengan) Mampu memimpin tim untuk mencapai tujuan proyekPeran Manajer Proyek deskripsi pekerjaan bervariasi, tetapi kebanyakan termasuk tanggung jawab sepertiperencanaan, penjadwalan, koordinasi,dan bekerja dengan orangorang untuk mencapai tujuan proyek. 97% Proyek berhasil karena PM berpengalaman.Sepuluh Paling Penting Keterampilan dan Kompetensi untuk Manajer Proyek:1. People skills2. Leadership3. Listening4. Integrity, ethical behavior, consistent5. Strong at building trust6. Verbal communication7. Strong at building teams8. Conflict resolution, conflict management9. Critical thinking, problem solving10. Understands, balances prioritiesThe Project Management Institute (PMI) menyediakan sertifikasi sebagai Project Management Professional (PMP). Seorang PMP telah mendokumentasikan pengalaman proyek yang cukup, setuju untuk mengikuti kode etik, dan lulus ujian PMP.SW Development Lifecycle (Richard Murch) Project Planning Initiate project & organize Project definition & planning Management review & approval Analysis User req & analysis Quality requirement Design Assembly Test RolloutProject Lifecycle (G.Mc Leod): Initiate Determine FS (ada unsur estimasi) Plan (ada unsur estimasi) Execution ( eksekusi tugas, cek hasil/kualitas, pengujian kemajuan pelaporan review dsb.) Terminate

Project Initiation ( Jeffrey A Hoffer)1. Establishing the project initiation team2. Establishing a relationship with the customer3. Establishing the project initial plan4. Establishing management procedure5. Establishing the project management environment and project workbook

Pra Inisiasi Proyek adalah praktik yang baik untuk meletakkan dasar untuk proyek sebelum secara resmi dimulai. Manajer senior sering melakukan beberapa tugas prainisiasi, termasuk yang berikut: Tentukan batasan ruang lingkup, waktu, dan biaya untuk proyek Mengidentifikasi sponsor proyek Pilih manajer proyek Mengembangkan kasus bisnis untuk proyek (lihat Tabel 3-2 untuk contoh) Bertemu dengan manajer proyek untuk meninjau proses dan harapan untuk mengelola proyek Menentukan apakah proyek tersebut harus dibagi menjadi dua atau lebih kecil proyek

Output kunci termasuk dalam proyek JWD meliputi: Sebuah kontrak tim Sebuah pernyataan lingkup proyek Sebuah struktur rincian kerja (WBS) Jadwal proyek, dalam bentuk bagan Gantt dengan semua dependensi dan sumber daya masuk Daftar resiko prioritas (bagian dari daftar risiko)Kelima kelompok proses manajemen proyek adalah memulai/inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan pengendalian, dan penutupan proyek. Dapat dipetakan kegiatan utama dari masing masing kelompok proses untuk sembilan (sekarang sepuluh) bidang pengetahuan. Beberapa organisasi mengembangkan metodologi manajemen proyek teknologi informasi mereka sendiri. Studi kasus JWD Consulting memberikan contoh menggunakan kelompok proses dan menunjukkan beberapa dokumen proyek penting.Kunci Kesuksesan Proyek secara keseluruhan : Integrasi proyek dengan baik. Adapun proses manajemen integrasi proyek adalah: Mengembangkan piagam proyek: bekerja sama dengan para pemangku kepentingan untuk menciptakan dokumen yang resmi wewenang proyek-piagam. Mengembangkan rencana manajemen proyek: mengkoordinasikan semua upaya perencanaan untuk membuat rencana-dokumen manajemen proyek koheren konsisten. Langsung dan mengelola pelaksanaan proyek: melaksanakan rencana manajemen proyek dengan melakukan kegiatan yg termasuk di dalamnya. Memantau dan mengontrol pekerjaan proyek: mengawasi pekerjaan proyek untuk memenuhi tujuan kinerja proyek. Lakukan perubahan kontrol terintegrasi: mengkoordinasikan perubahan yang mempengaruhi deliverable proyek dan aset proses organisasi. Penutupan proyek atau fase proyek: menyelesaikan semua kegiatan proyek untuk secara resmi menutup proyek atau fase proyek.

Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan jangka panjang, memprediksi tren masa depan, memproyeksikan kebutuhan produk dan layanan baru. Organisasi sering melakukan analisis SWOT. Sebagai bagian dari perencanaan strategis, organisasi: Identifikasi proyek potensial. Gunakan metode realistis untuk memilih proyek mana yang akan bekerja pada. Meresmikan inisiasi proyek dengan mengeluarkan project charter.

Metode untuk memilih proyek meliputi: Berfokus pada kebutuhan organisasi yang luas Pengkategorian proyek teknologi informasi Pertunjukan net present value atau analisis keuangan lainnya Menggunakan model scoring tertimbang (weighted) Menerapkan balanced scorecardKategorisasi Proyek IT: Ada masalah, sebuah kesempatan, atau sebuah direktif/arahan. Berapa waktu yang diperlukan dan kapan. Prioritas keseluruhan proyek.Tiga metode utama untuk menentukan nilai keuangan proyeksi proyek: Net present value (NPV) analisis Return on investment (ROI) Analisis PaybackSebuah balanced scorecard: Adalah metodologi yang mengubah value drivers organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan, serangkaian metrik yg didefinisikan.Sebuah rencana manajemen proyek adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan dan pengontrolan proyek. Rencana dibuat dalam bidang pengetahuan lainnya adalah bagian anak perusahaan dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan. Rencana manajemen proyek terdiri dari: Pengenalan/Introduksi atau gambaran proyek Deskripsi bagaimana proyek diorganisir Proses Manajemen dan Teknis yang digunakan pada proyek Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaranMilosevic, Dragan and And Ozbay. Delivering Projects: What the Winners Do.:Para pemenang jelas menguraikan apa yang perlu dilakukan dalam sebuah proyek, oleh siapa, kapan, dan bagaimana. Untuk ini mereka menggunakan peralatan yang terintegrasi, termasuk alat-alat PM, metode, dan teknik ... Jika template penjadwalan dikembangkan dan digunakan berulang-ulang, itu menjadi tindakan berulang yang mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi dan ketidakpastian yang lebih rendah. Tentu, dengan menggunakan penjadwalan template bukanlah terobosan maupun prestasi. Sebaliknya, dalam membangun jadwal manajer proyek mereka dimulai dengan clean sheet, jangan buang-buang waktu.Keterampilan Penting untuk Pelaksanaan Proyek: Ketrampilan Manajemen Umum, seperti ketrampilan Kepemimpinan, Komunikasi, dan Politik. Mempunyai ketrampilan dan pengetahuan pada area produksi, bisnis dan aplikasi. Menggunakan kakas khusus ataupun teknik.Tiga tujuan utama Pengendalian Perubahan Terpadu: Mempengaruhi faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa adanya perubahan yang bermanfaat. Menentukan bahwa perubahan telah terjadi. Mengelola perubahan yang sebenarnya ketika terjadi.Dewan Pengendali Perubahan (CBC): Sebuah kelompok formal orang yg bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan pada sebuah proyek. CCBs memberikan pedoman untuk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengelola pelaksanaan perubahan disetujui. Termasuk para pemangku kepentingan dari seluruh organisasi.Manajemen Konfigurasi: Memastikan bahwa deskripsi produk proyek adalah benar dan lengkap. Melibatkan identifikasi dan mengendalikan karakteristik desain fungsional, desain fisik produk dan dokumentasi dukungan. Spesialis manajemen konfigurasi mengidentifikasi dan mengkonfigurasi dokumen kebutuhan atau persyaratan, pengendalian perubahan, merekam dan melaporkan perubahan, serta audit produk untuk memverifikasi kesesuaian dengan persyaratan.Integrasi manajemen proyek melibatkan koordinasi semua bidang pengetahuan lainnya di seluruh siklus hidup proyek. Proses utama meliputi: Mengembangkan project charter Mengembangkan rencana manajemen proyek Pelaksanaan proyek langsung dan mengelola Memantau dan pengendalian pekerjaan proyek Lakukan kontrol perubahan terpadu Tutup proyek atau fase/tahapan proyekManajemen Lingkup ProyekMengacu pada semua pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan produk dari proyek dan proses yang dilakukan. Sebuah penyampaian hasil (deliverables) adalah hasil yang diproduksi sebagai bagian dari proyek, seperti perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau notulen. Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan mengendalikan apa yang masuk dan atau tidak termasuk dalam proyek.Proses Manajemen Lingkup Proyek: Mengumpulkan kebutuhan/persyaratan: mendefinisikan dan mendokumentasikan fitur dan fungsi dari produk yang dihasilkan selama proyek serta proses yang harus dilakukan. Mendefinisikan lingkup: meninjau piagam proyek, dokumen persyaratan, dan aset proses organisasi untuk membuat pernyataan lingkup. Membuat WBS : pengelompokan deliverable proyek besar menjadi lebih kecil, komponen lebih mudah ditangani. Memverifikasi lingkup: meresmikan penerimaan deliverable proyek. Mengontrol lingkup: mengendalikan perubahan dalam lingkup proyek sepanjang hidup proyek.Sebuah kebutuhan/persyaratan (Requirement) adalah "suatu kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi atau dimiliki oleh sistem, produk, layanan, hasil, atau komponen untuk memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau dokumen resmi lainnya" (PMBOK Guide, 2008). Untuk beberapa proyek TI, akan sangat membantu untuk membagi kebutuhan pengembangan ke dalam kategori yang disebut elisitasi, analisis, spesifikasi, dan validasi.

Metoda untuk mengumpulkan kebutuhan: Wawancara, Diskusi Kelompok Fokus (FGD) dan yang difasilitasi lokakarya, Menggunakan kreativitas kelompok dan teknik pengambilan keputusan, Kuesioner dan survei, Observasi, Prototyping, Kakas perangkat lunak.Dokumen kebutuhan/persyaratan yang sering dihasilkan oleh perangkat lunak termasuk teks, gambar, diagram,video, dan media lainnya, dokumen tsb sering dipecah menjadi kategori yang berbeda seperti fungsional,pelayanan, kinerja, kualitas, persyaratan pelatihan, dan sebagainya. Sebuah manajemen rencana kebutuhan/persyaratan menjelaskan bagaimana kebutuhan/persyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola. Sebuah matriks penelusuran kebutuhan/persyaratan (Req Traceability Matrix) adalah tabel yang berisi daftar kebutuhan/persyaratan, berbagai atribut kebutuhan masing-masing, dan status persyaratan untuk memastikan bahwa semua kebutuhan/persyaratan dibahas.Work Breakdown Structure: Sebuah WBS adalah hasil pengelompokan yang berorientasi pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek guna mendefinisikan total lingkup proyek. WBS adalah dokumen dasar yang menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengelolaan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan. Pengelompokan dekomposisi deliverable proyek menjadi potongan kecil. Sebuah paket pekerjaan adalah tugas pada tingkat terendah dari WBS (Atomic).

Pedoman Pendekatan Pembuatan WBS: Pendekatan analogi: meninjau WBSs proyek-proyek serupa dan disesuaikan dengan proyek. Pendekatan top-down: mulai dengan item dari proyek terbesar dan turun ke yg lebih kecil. Pendekatan bottom-up: mulai dengan tugas-tugas khusus dan meningkat ke yg menaunginya. Pendekatan Mind-mapping: pemetaan pikiran adalah teknik yang menggunakan cabang memancar keluar dari ide inti sesuai struktur pikiran dan ide-ide.Sebuah kamus WBS adalah dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang setiap item WBS. Pernyataan menyetujui lingkup proyek dan WBS dan kamus WBS membentuk dasar ruang lingkup, yang digunakan untuk mengukur kinerja dalam memenuhi tujuan lingkup proyek.Tujuan pengendalian lingkup adalah untuk: Pengaruh faktor-faktor yang menyebabkan perubahan Lingkup. Yakinkan perubahan diproses sesuai dengan prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari pengendalian perubahan terpadu. Mengelola perubahan ketika mereka terjadi.Variance adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan aktual.Praktik Terbaik untuk Menghindari Masalah Lingkup: Dapatkan ruang lingkup realistis. Jangan membuat proyekproyek begitu besar sehingga tidak dapat diselesaikan. Sebaiknya memecah proyek besar ke dalam serangkaian yang lebih kecil. Libatkan pengguna dalam manajemen lingkup proyek. Tetapkan pengguna sbg kunci tim proyek dan beri mereka kepemilikan dalam pendefinisian kebutuhan/persyaratan dan verifikasi ruang lingkup. Gunakan hardware off-the-shelf dan perangkat lunak bila memungkinkan. Banyak orang IT menikmati penggunaan teknologi terbaru dan canggih, namun tren kebutuhan bisnis bukan teknologi, jadi harus diambil prioritas. Ikuti proses manajemen proyek yang baik. Seperti dijelaskan dalam bab ini, ada proses yang terdefinisi dengan baik untuk mengelola ruang lingkup proyek dan lain-lain aspek proyek.Saran untuk Mengurangi Ketidaklengkapan dan Perubahan Kebutuhan: Mengembangkan dan mengikuti proses kebutuhan/persyaratan manajemen. Gunakan teknik seperti prototyping, pemodelan use case, dan JAD untuk mendapatkan keterlibatan lebih pengguna. Masukan persyaratan secara tertulis dan menjaganya. Buat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan mengendalikan persyaratan. Menyediakan tes yang memadai dan melakukan pengujian di seluruh siklus hidup proyek. Perubahan argumen dari perspektif sistem. Tekankan tanggal penyelesaian untuk membantu fokus pada apa yang paling penting. Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani permintaan perubahan / tambahan seperti NWA lakukan dengan ResNet.Rangkuman Manajemen Lingkup Proyek: Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa semua pekerjaan proyek yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan, untukmenyelesaikan proyek dengan sukses. Proses utama meliputi: kumpulkan persyaratan, menentukan ruang lingkup, buat WBS, verifikasi lingkup, kontrol lingkup.

Proses Manajemen Waktu Proyek: Mendefinisikan kegiatan: mengidentifikasi kegiatan spesifik yg harus dilakukan anggota tim proyek dan stakeholder untuk menghasilkan deliverable proyek. Kegiatan Sequencing: mengidentifikasi dan mendokumentasikan hubungan antara kegiatan proyek. Memperkirakan sumber kegiatan: memperkirakan berapa banyak sumber daya tim proyek harus digunakan untuk melakukan kegiatan proyek. Estimasi durasi aktivitas: memperkirakan jumlah periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing kegiatan. Mengembangkan jadwal: menganalisis urutan kegiatan, estimasi sumber daya kegiatan, dan perkiraan durasi kegiatan untuk membuat jadwal proyek. Mengontrol jadwal: mengendalikan dan mengelola perubahan pada jadwal proyek.Milestone adalah peristiwa penting yang biasanya tidak memiliki durasi. Sering membutuhkan beberapa kegiatan dan banyak pekerjaan untuk menyelesaikan Milestone. Merupakan alat yang berguna untuk menetapkan tujuan jadwal dan memantau kemajuan. Contohnya termasuk memperoleh pelanggan sign-off pada dokumen-dokumen penting atau penyelesaian produk tertentu.Tipe-tipe Ketergantungan/Dependensi: Dependensi Wajib: melekat pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan pada proyek, kadang-kadang disebut logika keras. Dependensi Discretionary: ditentukan oleh tim proyek, kadang-kadang disebut sebagai logika lembut dan harus digunakan dengan hati-hati karena mereka dapat membatasi pilihan penjadwalan kemudian. Dependensi eksternal: melibatkan hubungan antara kegiatan proyek dan non-proyek.Diagram jaringan (Network Diagram) adalah teknik yang disukai untuk menunjukkan urutan aktivitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis dari hubungan logis antara, atau urutan, kegiatan proyek. Dua format utama adalah diagram dengan panah sebagai aktivitas (AOA) dan node sebagai aktivitas (AON).

Proses Penyusunan Diagram AOA:1. Cari semua kegiatan yang dimulai pada node 1. Gambar node finishnya dan tarik panah antara node 1 dan simpul tersebut selesai. Masukan huruf kegiatan atau nama dan perkiraan durasi pada panah terkait.2. Lanjutkan gambar diagram jaringan, bekerja dari kiri ke kanan. Carilah pencabangan dan gabungan. Pencabangan terjadi ketika sebuah node tunggal diikuti oleh dua atau lebih aktivitas. Sebuah penggabungan terjadi ketika dua atau lebih node mendahului node tunggal.3. Lanjutkan gambar diagram jaringan proyek sampai semua kegiatan yang disertakan pada diagram yang memiliki dependensi.4. Sebagai aturan praktis, semua kepala panah harus menghadap ke kanan, dan tidak ada panah harus menyeberang pada diagram jaringan AOA.Precedence Diagramming Method Kegiatan yang diwakili oleh kotak/bulatan (node). Panah menunjukkan hubungan antara kegiatan. Lebih populer daripada metode ADM dan digunakan oleh perangkat lunak manajemen proyek. Lebih baik menampilkan berbagai jenis dependensi.

Contoh PDM Network Diagram:

Estimasi Sumber Daya Aktivitas: Sebelum memperkirakan durasi kegiatan, harus memiliki ide yang baik dari jumlah dan jenis sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan; sumber daya manusia, peralatan, dan bahan. Sebuah struktur rincian sumber daya adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek berdasarkan kategori dan jenis.Estimasi Durasi Kegiatan : Durasi meliputi jumlah aktual waktu untuk bekerja pada kegiatan ditambah waktu berlalu. Upaya adalah jumlah hari kerja atau jam kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Upaya biasanya tidak sama durasi. Orang yang melakukan pekerjaan harus membantu membuat perkiraan, dan bila perlu seorang ahli harus mereview-nya.Estimasi Tiga Titik: Menyediakan perkiraan aktivitas sebagai angka diskrit, seperti empat minggu, sering kali hal inimembantu untuk membuat estimasi tiga titik. Perkiraan yang mencakup optimis, kemungkinan besar, dan perkiraan pesimis, seperti tiga minggu untuk optimis, empat minggu untuk paling mungkin, dan lima minggu untuk perkiraanpesimis. Perkiraan tiga titik yang diperlukan untuk PERT dan simulasi Monte Carlo.CONTOH GANTT CHART

Milestone harus: Specific Measurable Assignable Realistic Time-framed

Critical Path Method (CPM): adalah teknik jaringan diagram digunakan untuk memprediksi total durasi proyek. Sebuah jalur kritis untuk sebuah proyek adalah serangkaian kegiatan yang menentukan waktu awal dimana proyek dapat diselesaikan. Jalur kritis adalah jalur terpanjang melalui diagram jaringan dan memiliki paling sedikit kendur atau mengapung. Slack atau float jumlah waktu suatu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda kegiatan berhasil atau tanggal proyek selesai. Contoh perhitungan Critical Path:

Mengetahui jalur kritis membantu Anda membuat trade-offs jadwal. Free Slack atau free float adalah jumlah waktu suatu kegiatan dapat ditunda tanpa menunda awal dari kegiatan segera berikutnya. Total slack atau total float jumlah waktu suatu kegiatan dapat ditunda dari awal tanpa menunda tanggal proyek yg direncanakan selesai. Sebuah forward pass melalui diagram jaringan menentukan tanggal awal dan akhir. Sebuah backward pass menentukan tanggal akhir mulai dan selesai.

Teknik untuk memperpendek jadwal proyek: Mempersingkat durasi tugas-tugas kritis dengan menambahkan lebih banyak sumber daya atau mengubah ruang lingkup mereka. Crashing tugas dengan kompresi jumlah terbesar jadwal dengan sedikit biaya tambahan. Fast Tracking tugas dengan melakukan tugas secara paralel atau tumpang tindih.Penjadwalan rantai kritis : Sebuah metode penjadwalan yang mempertimbangkan sumber daya yang terbatas saat membuat jadwal proyek dan memasukan buffer untuk melindungi tanggal penyelesaian proyek.Menggunakan Teori Kendala (TOC) : Sebuah filosofi manajemen yang dikembangkan oleh Eliyahu M. Goldratt dan diperkenalkan dalam bukunya The Goal.Upaya untuk meminimalkan multitasking: Ketika sumber daya bekerja pada lebih dari satu tugas pada satu waktu.

Critical Chain SchedulingBuffer adalah waktu tambahan sbg cadangan untuk menyelesaikan tugas. Hukum Murphy menyatakan bahwa jika sesuatubisa salah, itu akan dialami. Hukum Parkinson menyatakan bahwa pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang diizinkan. Dalam perkiraan tradisional, orang seringmenambahkan penyangga untuk setiap tugas dan menggunakannya jika diperlukan atau tidak. Penjadwalan rantai kritis menghilangkan buffer dari tugas individu dan sebagai gantinya menciptakan: Buffer proyek atau waktu tambahan yang ditambahkan sebelum tanggal jatuh tempo proyek. Feeding buffer atau waktu tambahan ditambahkan sebelum tugas pada jalur kritis.

Program Evaluation and Review Technique (PERT): adalah teknik analisis jaringan yang digunakan untuk memperkirakan durasi proyek ketika ada tingkat tinggi ketidakpastian tentang perkiraan durasi kegiatan individu. PERT menggunakan perkiraan waktu probabilistik. Perkiraan durasi didasarkan pada menggunakan optimis, kemungkinan besar, dan pesimis perkiraan durasi aktivitas, atau perkiraan tiga titik.

Pengendalian Jadwal : Tujuan adalah untuk mengetahui status jadwal, mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, ditentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika hal tsbTerjadi. Alat dan teknik meliputi: Laporan kemajuan. Sebuah sistem kontrol perubahan jadwal. Perangkat lunak manajemen proyek, termasuk grafik perbandingan jadwal seperti pelacakan grafik Gantt. Analisis varians, seperti menganalisis mengapung atau kendur. Manajemen kinerja, seperti nilai yang diperoleh.Rangkuman Manajemen WaktuManajemen waktu proyek sering dikutip sebagai sumber utama konflik pada proyek-proyek, dan sebagian besar proyek TI melebihi perkiraan waktu. Proses utama meliputi: Penentuan kegiatan Pengurutan kegiatan Perkiraan Sumber aktivitas Perkiraan Jangka waktu kegiatan Mengembangkan jadwal Pengontrolan jadwal

Manajemen Biaya Projek (Project Cost Management)Cost adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti. Cost biasanya diukur dalam unit mata uang seperti dollar, rupiah. Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui.Proses Manajemen Biaya Proyek: Estimasi Biaya: menyusun perkiraan atau estimasi biaya sumberdaya yg diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Penetapan Anggaran: mengalokasikan keseluruhan estimasi biaya ke masing2 pekerjaan guna memantapkan baseline untuk pengukuran kinerja. Pengendalian Biaya: mengendalikan perubahan biaya proyek.Manajer proyek IT harus bisa berbicara dengan bahasa Eksekutif yaitu: Profits pendapatan dikurangi pengeluaran. Profit margin adalah ratio pendapatan dengan keuntungan. Life cycle costing mempertimbangkan biaya total kepemilikan atau pengembangan ditambah biaya pendukung. Cash flow analysis menentukan estimasi biaya tahunan dan manfaat proyek dan aliran.Prinsip Dasar Manajemen Biaya: Tangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat pada organisasi yang dengan mudah diukur dengan dollar atau rupiah. Intangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk diukur dengan ukuran dalam terminologi moneter. Direct costs adalah biaya yang berhubungan langsung dengan produk barang atau jasa dari suatu proyek. Indirect costs adalah biaya yang tidak langsung berhubungan dengan produk barang atau jasa dari suatu proyek ttp tidak langsung berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Sunk cost adalah uang yang telah dibelanjakan pada waktu lalu; ketika diputuskan apakah proyek diinvestasikan atau dilanjutkan, jika tidak dimasukan sunkcost. Learning curve theory menyatakan bahwa ketika banyak item yang diproduksi berulang-ulang, biaya per unit barang menurun dalam pola yang teratur (karena lebih banyak unit yang diproduksi). Cadangan adalah dolar termasuk dalam perkiraan biaya untuk mengurangi resiko biaya dengan memungkinkan untuk situasi masa depan yang sulit untuk memprediksi. Cadangan kontingensi memungkinkan untuk situasi masa depan yang mungkin sebagian direncanakan untuk (kadang-kadang disebut dikenal tidak diketahui) dan termasuk dalam baseline biaya proyek. Cadangan manajemen memungkinkan untuk situasi di masa depan yang tidak terduga (kadang-kadang disebut diketahui tidak diketahui).

TIPE DARI ESTIMASI BIAYA

Rencana manajemen biaya adalah dokumen yang menggambarkan bagaimana organisasi akan mengelola variansi biaya proyek. Prosentase terbesar dari total biaya proyek adalah biaya SDM, jadi PM harus menyususn dan melacak estimasi biaya SDM.Kakas dan Teknik Dasar untuk Estimasi Biaya : Estimasi Analog atau Estimasi top-down : menggunakan biaya aktual proyek sebelumnya, proyek dianggap sama untuk estimasi biaya dari proyek kedepan. Estimasi Bottom-up : melibatkan estimasi kerja atau aktivitas individu dan dijumlahkan untuk keseluruhan biaya proyek. Pemodelan Parametrik menggunakan karakteristik (parameter) proyek pada model matematik untuk mengestimasi biaya proyek.Contoh Estimasi Biaya : Sebelum menyusun estimasi, perlu tahu apa yang akan digunakan untuk mengumpulkan sejumlah informasi yang mungkin, dan menjelaskan dasar aturan dan asumsi yg dipakai dalam estimasi. Jika memungkinkan estimasi biaya menggunakan kategori terkecil pada WBS. Bangun model biaya yang mudah untuk membuat perubahan pada dokumen estimasi.

Earned Value Management (EVM): adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya. Berdasarkan basis dasar (rencana original plus perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan seberapa baik proyek mencapai tujuannya. Kita harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk bisa menggunakan EVM. EVM Terms: The planned value (PV), disebut juga budgeted cost of work scheduled (BCWS) , juga disebut Anggaran, adalah bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu. Actual cost (AC), atau actual cost of work performed (ACWP), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu. The earned value (EV), atau budgeted cost of work performed (BCWP) adalah estimasi nilai dari pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan. EV didasarkan pada biaya yang direncanakan awal untuk proyek atau kegiatan dan tingkat di mana tim ini menyelesaikan pekerjaan pada proyek atau kegiatan sampai saat ini.Formula Earned Value

Angka negatif untuk biaya dan jadwal varians menunjukkan masalah di daerah-daerah. CPI dan SPI kurang dari 100% menunjukkan masalah. Masalah berarti proyek ini biaya lebih dari yang direncanakan (lebih dari anggaran) atau memakan waktu lebih lama dari yang direncanakan (di belakang jadwal). CPI dapat digunakan untuk menghitung estimasi pada penyelesaian (Estimate At Completion), perkiraan berapa biaya untuk menyelesaikan proyek berdasarkan kinerja sampai saat ini, anggaran pada penyelesaian (Budget At Completion) adalah total anggaran asli untuk proyek.

Manajemen Portfolio Proyek: Banyak organisasi mengumpulkan dan mengontrol seluruh paket proyek atau investasi sebagai salah satu rangkaian kegiatan yang saling terkait dalam Portofolio. Lima tingkat manajemen portofolio proyek: Masukan semua proyek dalam satu database. Prioritaskan proyek dalam database. Bagilah proyek menjadi dua atau tiga anggaran berdasarkan jenis investasi. Mengotomatisasi repositori. Terapkan teori portofolio modern, termasuk alat-alat risk return yang memetakan risiko proyek pada kurva.Rangkuman Manajemen Biaya ProyekManajemen biaya proyek adalah daerah yang secara tradisional lemah pada proyek TI, dan manajer proyek harus bekerja untuk meningkatkan kemampuan mereka untuk memberikan proyek-proyek dalam anggaran yang disetujui. Proses utama meliputi: Memperkirakan biaya Menentukan anggaran Mengontrol biaya

Justifikasi Keuangan Nilai waktu uangFV = PV (1 + r)n

Dimana:FV = Future valuePV = Present Valuer = Interest raten = number of compounding periods

Sekarang dan masa depan nilai perhitungan Teknik pengujian Net present value (NPV)Net Present Value dari investasi yang diusulkanadalah jumlah dari semua aruskas proyek didiskontokan ke nilai sekarang

Internal rate of return (IRR)Cara perhitungannya ribet. Menggunakan teknik interpolasi yang membandingkan kedua rate PV.

Dimana:I1 = Rate Bunga yang menghasilkan NPV1I2 = Rate Bunga yang menghasilkan NPV2NPV1 / 2 = Nilai Kas x DF (Sesuai dengan Rate Bunga (r) berlaku)

n = Nilai Periode (Tahun)

Payback (PB)Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukanuntuk membayar kembali pengeluaran modal asli. Accountionh (ARR) juga (ROI)

Perbandingan teknik