manajemen training

1

Management Trainingone step to perfect

- Pelatihan sangat efektif untuk suatu kelompok, tetapi belum tentu berjalan baik pada kelompok lain.

- Pelatihan bisa membangkitkan semangat satu kelompok, tetapi mungkin dapat membuat frustasi pada saat diterapkan pada kelompok lain.

- Dari yang awal tujuannya baik, tetapi ditengah-tengah jalan menghadapi kendala dengan tidak diterimanya pelatihan oleh kelompok tertentu (tidak ada efek)

- Pelatihan lebih dari sekedar pembelajaran

2

“Gagal dalam perencanaan sama dengan merencanakan kegagalan”

Pelatihan merupakan suatu aktifitas yang tahapan pelaksanaannya dikelola secara teratur dan terukur.

Management Training ini dibuat agar setiap orang sesuai kapasitasnya dapat menyelenggarakan pelatihan dengan melihat dan memahami tahapan-tahapan yang ada di dalamnya.

3


Point penting yang harus dikelola

• Program / konsep• Manusia / human capital• Keuangan• Teknis (akomodasi dan konsumsi)• Perlengkapan (peralatan dan fasilitas)

4

5

Business Process Business Process

Tindak Lanjut Evaluasi Penyampaian Pengembangan

Penawaran Baca Potensi Desain Kesepakatan- Proposal

- Brosur

- Foto

- Film

- Kartu Nama

- Stiker

Analisis Kebutuhan

Training

- Program

- Tujuan

- Sasaran

- Metoda

- Durasi

- Tempat

- Harga

- Pra Pelaksanaan

- Pelaksanaan

- Paska Pelaksanaan

- Penyerapan

- Efektifitas

- Rencana Tindak Lanjut

- Laporan

Penolakan MoU / SPK

Modul & RKAP

- Pembinaan

- Penilaian Kinerja

- TOR - Fasilitator

- Materi - CL

- Exercise - Observer

- Durasi - Support

- Alat - PO

- Penanggung Jawab

- Program

- Jumlah Peserta

- Harga

- Tempat

- Waktu

- Hak & Kewajiban

- Sanksi

6

Penawaran merupakan langkah pembuka untuk memperkenalkan profil lembaga melalui presentasi maupun perbincangan yang mengarah pada penawaran jasa yang dimiliki oleh lembaga yang kemudian akan mengarahkan pada sesuatu yang dibutuhkan oleh klien.


PenawaranPenawaran

Dalam pelaksanaanya tim harus dibekali dengan perangkat pengetahuan mengenai jasa yang akan ditawarkan, untuk mendukung proses ini tim akan membawa :

1. Proposal Umum2. Proposal program yang pernah dilaksanakan3. Brosur4. Foto – foto pelatihan5. Film pelatihan6. Kartu Nama7. Kit Presentasi

7


Analisis Kebutuhan TrainingAnalisis Kebutuhan Training

Ada beberapa pendekatan analisa kebutuhan training, yaitu :• Analisis kinerja• Analisis tugas• Studi kompetensi• Survei kebutuhan training

8


DesainDesain

• Mengidentifikasi area konten program• Menentukan tujuan dan sasaran training• Mengidentifikasi metoda training yang sesuai, teknik

fasilitasi dan media• Mengelola point kunci program termasuk jadwal

kegiatan secara global (sequencing point pokok materi)


9


KesepakatanKesepakatan

Kesepakatan merupakan proses otentik yang menjadi kekuatan hukum atas pihak-pihak yang terlibat didalamnya sehingga semua pihak akan melaksanakan sesuai kapasitas yang tercantum dalam kesepakatan tersebut.

Kesepakatan ini di dalamnya harus mencakup sedikitnya antara lain :1. Nama Penanggung jawab dan kapsitasnya2. Program yang akan dilaksanakan3. Peserta dan Jumlah yang akan mengikuti kegiatan4. Harga program (Paket atau per orang)5. Tempat pelaksanaan kegiatan6. Waktu kegiatan (Hari, Tanggal, Bulan, Tahun)7. Hak & Kewajiban pihak-pihak yang terlibat8. Sanksi atas pelanggaran kesepakatan9. Tanda tangan diatas materai Rp.6000,00

10


PengembanganPengembangan

1.Perumusan Sequencing / tahapan pencapaian tujuan pelatihan

Sesi Tujuan Metode Durasi

Ice breaking Pencarian hubungan antara peserta-peserta, peserta-fasilitator

Exercise; energizer

90'

……. ……… ……… …………

11



2. Pembuatan Term of Reference (ToR)

ToR dibuat agar materi yang akan diberikan relevan / sesuai dengan sasaran dan tujuan pelatihan yang akan diberikan kepada peserta pelatihan.

ToR berupa : deskripsi sesi dan kisi-kisi materi yang akan diberikan.

12


PengembanganPengembangan3. Pembuatan kurikulum / training plan

- Kurikulum dibuat untuk menjadi acuan semua orang yang terlibat dalam pelaksanaan pelatihan supaya memiliki kesamaan pandangan dalam pelaksanaan tiap sesi dari pelatihan.- Kurikulum mencakup : - Materi, tujuan khusus, metode, PIC dan durasi per sesi pelatihan. Contoh : Sesi : Kekuatan Paradigma

Materi Tujuan khusus Metode Durasi PIC

13


PengembanganPengembangan4. Pembuatan Rencana Kegiatan dan Anggaran Pelatihan

(RKAP) RKAP merupakan panduan bagi para panitia yang menjalankan

tugas-tugas teknis pelatihan (non program), seperti PO, Support, dll.

RKAP mencakup alur pelaksanaan pelatihan mulai dari H-n, hari H n1, H n2 sampai dengan H +n (akhir pelatihan).

RKAP mencakup segala hal non tehnis yang dibutuhkan untuk mendukung pelaksanaan program pelatihan yang telah dirancang pada kurikulum.

14



5. Pembuatan Modul Pelatihan Modul pelatihan dibuat mengacu kepada

Term of Reference (ToR) yang telah dibuat dengan metode mengambil dari beberapa buku referensi atau langsung dari nara sumber atau bahkan fasilitator.

15


PenyampaianPenyampaian

• Pra Pelaksanaan

Proses ini merupakan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh tim yang terlibat dalam penyampaian program pelatihan dimana aktifitasnya dilakukan sebelum program dilaksanakan, antara lain :

1. Koordinasi Tim 6. Survey2. Pencairan dana 7. Training of Trainer3. Pengadaan 8. Uji program4. Perakitan (alat & Perlengkapan) 9. General Checking5. Pengemasan 10. Penyusunan Jadwal Harian

16


PenyampaianPenyampaian• Pelaksanaan

Proses ini merupakan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh tim yang terlibat dalam penyampaian program pelatihan dimana aktifitasnya dilakukan saat program dilaksanakan, antara lain :

1. Penyiapan Registrasi / Kehadiran 2. Mengajukan Lembar Kontrak Belajar untuk ditandatangani peserta 3. Penyerahan Kit Pelatihan 4. Penyajian Quisioner awal pelatihan 5. Pembukaan Pelatihan 6. Penyajian materi dan memfasilitasi peserta program 7. Pengkondisian untuk break atau istirahat dan Foto Bersama 8. Penyiapan sertifikat pelatihan 9. Penyajian Quisioner akhir pelatihan10. Penutupan

17


PenyampaianPenyampaian

• Pasca Pelaksanaan

Proses ini merupakan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh tim yang terlibat dalam penyampaian program pelatihan dimana aktifitasnya dilakukan setelah program dilaksanakan, antara lain :

1. Pengecekan Awal 2. Pengumpulan alat & Perlengkapan3. Pengemasan4. Pengecekan keseluruhan5. Pengangkutan6. Evaluasi Event Organizer7. Penyusunan & Penyerahan Laporan Keuangan 8. Penyusunan & Penyerahan laporan Kegiatan9. Penandatanganan Berita Acara Penyelesaian & Penagihan

18


EvaluasiEvaluasi

Evaluasi pelatihan dilaksanakan setelah seluruh kegiatan pelatihan selesai. Evaluasi pelatihan ada 2 jenis :1. Evaluasi Teknis pelaksanaan Dikoordinir oleh Project Officer (PO). Merupakan evaluasi untuk melihat efektivitas dan efeisiensi

pelaksanaan pelatihan dari segi tehnis pelaksanaan, mencakup ; persiapan, peralatan, akomodasi, konsumsi, ruang pelatihan, pengadaan barang, dll.

2. Evaluasi Program Dikoordinir oleh bagian program. Merupakan evaluasi untuk meninjau ulang efektivitas dan relevansi

penyampaian materi dan metoda yang telah dijalankan. Hal-hal yang dievaluasi ; sequencing, materi, exercise, modul,

metode penyampaian, masukan dan evaluasi dari peserta (kuesioner evaluasi) dsb.

19


Tindak LanjutTindak Lanjut

Tindak lanjut pacsa pelatihan dapat dilakukan dalam berbagai macam bentuk, akan lebih baik jika disesuaikan dengan evaluasi hasil pelatihan menurut klien (peserta) ataupun menurut training provider.

Pasca pelatihan umumnya klien akan menilai sejauh mana perubahan yang terjadi antara sebelum dengan sesudah pelatihan.Tindak lanjut pasca pelatihan dapat berupa ;- Penilaian kinerja (Performance appraisal)- Pembinaan (maintenance)- Pelatihan lanjutan.

manajemen training

Documents