MANAJEMEN PROYEK & AKUISISI SISTEM TI

PLANNING SCOPE MANAGEMENT : VALIDATINGSCOPE AND CONTROLLING SCOPE

Oleh :

Utama Andri Arjita

Project scope management adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa semua kegiatan yangdilakukan telah mencakupi semua requirement yang telah didefinisikan, dan tidak terdapat kegiatantambahan yang tidak berhubungan dengan requirement. Hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatanProject Scope Management diantaranya adalah :

Planning Scope Mangement(Management perencanaan ruang lingkup), adalah kegiatan untuk mendokumentasikanpendefinisian, proses validasi, dan pengontrolan Proyek. Tujuannya adalah untuk memberikanarahan tentang cara scope pengelolaan dalam proyek.

Validating ScopeProses validasi ini dilakukan berdasarkan Control Quality yang ditinjau oleh Customer atau Sponsor.

Halaman 2

Dokumen yang divalidasi dari proses 8.3 Control Quality pada diagram diatas menyatakan bahwadokumen tersebut telah diterima secara formal oleh pengguna. Bersama dengan dokumen WorkPerformance Data, Project Management Plan serta keluaran dari proses 5.2 Collect Requirementsakan diproses dan menjadi dasar dari validasi akhir. Perbedaan antara Proses 8.3 Control Qualitydengan Proses 5.5 Validate Scope adalah dokumen yang diterima pada Proses 5.5 Validate Scopelebih kearah proses penerimaan sedangkan Proses 8.3 Control Quality lebih pada kebenarandari dokumen yang diterima tersebut. Proses 8.3 Control Quality berjalan lebih dahuludibandingkan Proses 5.5 Validate Scope dan keduanya bisa berjalan bersamaan.

VALIDATE SCOPE

INPUTS

1. Project ManagementPlan

Berisi Scope Management Plan yang menentukan seberapa resmipenerimaan deliverable proyek selesai akan diperoleh

2. RequirementsDocumentation

Daftar semua proyek, produk, dan jenis-jenis kebutuhan untuk proyekdan produk, bersama dengan kriteria penerimaan mereka.

3. Requirementstraceability matrix Dokumen yang menggambarkan fase‐fase daur ulang proyek

4. Verified deliverables Sudah diperiksa secara internal melalui proses Quality Control.

5.. Work performance data Termasuk tingkat kepatuhan terhadap persyaratan, jumlah dan tingkatketidaksesuaian.

TOOLS & TECHNIQUES

1. InspectionMengukur, memeriksa, dan memvalidasi untuk menentukan apakahkerja dan kiriman memenuhi persyaratan dan kriteria penerimaanproduk.

2. Group decision-makingtechniques

Digunakan untuk mencapai kesimpulan ketika validasi dilakukan oleh timproyek dan stakeholder lainnya.

OUTPUTS

1. Accepted deliverables Deliverable documents yang telah divalidasi dan sudah disetujui olehpengguna

2. Change requests Dokumen Perubahan Permintaan untuk memperbaiki kesalahan

3. Work performanceinformation Dokumen Perkembangan hasil pekerjaan.

4. Project documentsupdates Laporan Perkembangan proyek disetiap fase.

Controlling Scopeproses untuk memantau status dari suatu proyek dan scope produk serta mengelola perubahan padascope

Halaman 3

Mengamati ruang lingkup proyek berarti melihat setiap perubahan yang terjadi, memastikanada tindakan yang direkomendasikan atas perubahan proyek dimana tindakan yang dilakukanbisa berupa perbaikan atau pencegahan. Proses tersebut dilakukan pada Proses 4.5 PerformIntegrated Change Control. Perubahan yang tidak terstruktur dan batasan proyek tanpa batasan/ constraint waktu, biaya dan sumber daya disebut Scope Creep. Setiap proyek bisa sajaterjadi adanya perubahan.

.

Halaman 4

CONTROL SCOPE

INPUTS

1. ProjectManagement Plan

Scope baseline— dibandingkan dengan hasil aktual untukmenentukan apakah permintaan perubahan diperlukan

Scope management plan— menjelaskan bagaimana ruang lingkupproyek akan dipantau dan dikontrol

Change management plan— mendefinisikan proses pengelolaanpermintaan perubahan pada sebuah proyek

Configuration management plan— mendefinisikan item yang dapatdikonfigurasi, barang-barang yang memerlukan pengendalianperubahan formal

Requirements management plan— menjelaskan bagaimanapersyaratan proyek akan dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola

2.RequirementsDocumentation

Persyaratan terdokumentasi dengan baik membuatnya lebih mudah untukmendeteksi penyimpangan dalam lingkup yang disepakati untuk proyek atauproduk.

3.Requirementstraceability matrix

Membantu mendeteksi dampak dari setiap perubahan atau penyimpangandari baseline lingkup

4.Work performancedata

Jumlah permintaan perubahan yang diterima, jumlah permintaanperubahan diterima, jumlah kiriman selesai.

5.. OPAs Aset seluruh proses yang ada di perusahaan

TOOLS & TECHNIQUES

1. Variance analysis metode untuk melihat penyebab dan tingkat perbedaan antara baseline dankinerja proyek sebenarnya

OUTPUTS

1.Work performanceinformation

Dokumen yang berisikan informasi korelasi pada sebuah proyek jikaperformanya dibandingkan dengan batasan baseline sepertibagaimana dampaknya jadwal proyek atau biaya, variansi dan perkiraan

2. Change requestsAnalysis of scope performance dapat mengakibatkan permintaan perubahanke scope baseline, atau perubahan seperti perbaikan cacat, tindakankorektif, atau tindakan preventif.

3.Projectmanagement planupdates

Scope baseline updates Cost and schedule baseline updates

4.Project documentsupdates

Requirements documentation Requirements traceability matrix

5. OPA updates

Causes of variance Corrective actions taken Lessons learned from scope control

Halaman 5

DAFTAR PUSTAKA

[1] R. McLeod, Management Information System, Pearson Education, 2007.

[2] R. Thomsett, Radical Project Management, Jakarta: Erlangga, 2003.

[3] C. J. L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman aplikasi, Grasindo, 2008.

[4] W. B. d. T. Jefri, 12 Proyek Sistem Akuisisi Data, Jakarta: Elex media komputindo, 2007.

[5] K. C. L. a. J. P. Laudon, Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Edisi10, Jakarta: Salemba Empat, 2008.