Slide 1

PENGANTAR MANAJEMEN PRODUKSIT.Oerbandono, Manajemen Produksi & MaintenanceT. OERBANDONO, Manajemen ProduksiFungsi Produksi/Operasi Pada PerusahaanOrganisasi dapat berlangsung jika dapat memberi kepuasan kepada konsumen atau dapat melayani konsumen.Kriteria tersebut merupakan persyaratan umum bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.Produk adalah sesuatu yang dapat memuaskan kebutuhan konsumen. Produk dapat berupa fisik (Physical Product) maupun yang tidak berwujud(Intangible Product).Konsumen dapat berada di dalam maupun di luar organisasi. Konsumen tersebut dapat berupa perorangan sebagai pengguna produk maupun sebagai pemakai sebuah sistem.Organisasi digambarkan dengan diagram masukan-keluaran (Input-Output Diagrams). Pada diagram ditunjukkan bahwa kebutuhan konsumen mengalir ke dalam organisasi yang kemudian mentransformasikan menjadi sesuatu yang memuaskan konsumen/produk.OrganisasiKonsumenKonsumenKebutuhan(Need)Alat Pemuas(product)Gambar: Hierarki Diagram Dasar Input/Output OrganisasiT. OERBANDONO, Manajemen ProduksiKarena keluaran(Output) kembali ke tempat semula, maka diagram Input/Output tersebut dapat digambarkan sebagai putaran tertutup (Closed Loop), sebagaimana gambar berikut;Gambar:Siklus Tertutup (Closed Loop) Diagram Hierarki OrganisasiDiagram dasar tersebut dijabarkan menjadi lima diagram Input-Output yang berurutan seperti pada gambar Penjabaran Hierarki Diagram Dasar Organisasi Fasilitas Identifikasi dan PeramalanRamalan-ramalanExplisitKebutuhanKonsumenFasilitas Analisis dan IntegrasiRencana-rencana SumberdayaRamalan-ramalanExplisitFasilitas SuplaiMasukan-masukan Produksi/PengoperasianRencana-rencana Sumberdaya(i)(ii)(iii)Fasilitas TransformasiKeluaran-keluaranMasukan-masukan Produksi/Pengoperasian(iv)Fasilitas DistribusiAlat PemuasKeluaran-keluaran(v)Gambar: Penjabaran Hierarki Diagram Dasar OrganisasiRencana-rencana SumberdayaMasukan produksi/OperasiKeluaran-keluaranRamalan-ramalan EksplisitKebutuhanAlat-alat pemuas (Produk)Gambar: Rangkaian Tertutup Fungsi Manajemen T. OERBANDONO, Manajemen ProduksiKeluaran(output) dari setiap diagram merupakan masukan(input) bagi diagram berikutnya dan keluaran yang terakhir kembali lagi ke awal, diagram keseluruhan ditunjukkan pada gambar transformasi total.Diagram tersebut masih terlalu sederhana. Sebagai contoh ketika manganalisis ramalan mungkin ditemukan bahwa dengan fasilitas-fasilitas yang tersedia tidak dapat diperoleh hasil yang diinginkan. Reaksi umpan balik(Feedback)dari diagram tersebut menyebabkan ramalan tersebut diperbaiki kembali/modifikasi.Demikian pula pada fasilitas distribusi dapat tidak memadai untuk menghasilkan keluaran(produk) dari fasilitas transformasi sehingga perlu diadakan serangkaian modifikasi pada tahap-tahap sebelumnya.Proses Transformasi TotalKarena kaitannya sangat erat maka umumnya fasilitas ii sampai iv dari fungsi manajemen tersebut dianggap sebagai satu fasilitas sehingga manajer produksi/operasi dapat dianggap sebagai sebagai manajer dari seluruh proses transformasi, sebagaimana gambar berikut.InputOutputGambar: Proses Transformasi TotalDemikian Fasilitas Identifikasi dan Peramalan (Forecasting) sangat erat hubungannya dengan fasilitas distribusi sehingga dapat dianggap sebagai suatu kesatuan, yaitu sebagai fasilitas pemasaran. Pada kondisi lain contohnya pada perdagangan eceran fasilitas transformasi mungkin hanya sedikit bahkan tidak ada sama sekali. Meskipun kemungkinan-kemungkinan tersebut ada maka tugas utama dari setiap organisasi dapat dikatakan sebagai Memasarkan dan Memproduksi/Mengoperasikan sebagaimana ditunjukkan pada diagram pembagian fungsi manajemen produksi & pemasaran.Masukan Produksi/OperasiRencana-rencana Sumber dayaKeluaranAlat-alat PemuasKebutuhanRamalanEksplisitPEMASARANPRODUKSI/OPERASIGambar: Pembagian Fungsi Manajemen menjadi Pemasaran dan Produksi/OperasiT. OERBANDONO, Manajemen ProduksiHubungan antara fungsi Pemasaran dan Produksi/Operasi sangat penting sekali bagi kesuksesan atau kelangsungan hidup organisasi.Semakin erat kedekatan kedua fungsi tersebut maka semakin besar kemungkinan untuk sukses.Pada awal berdirinya suatu organisasi fungsi-fungsi pemasaran dan produksi biasanya dilaksanakan oleh orang yang sama.Pemisahan kedua fungsi tersebut maupun pengurangan hubungan keduanya dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya kegagalan organisasi. Hal ini ditunjukkan pada gambar Pengaruh pemisahan fungsi pemasaran dengan produksi.PEMASARANPRODUKSIPEMASARANPRODUKSIPEMASARANPRODUKSIKelangsunganHidup OrganisasiYang MenurunSukses Yang MeningkatGambar: Pengaruh pemisahan fungsi pemasaran dengan produksiPerbedaan antara Produksi dan Operasi .Beberapa keluaran dari fasilitas Transformasi adalah sesuatu yang tak berwujud (intangible) jadi bukan benda melainkan sesuatu yang memungkinkan konsumen melakukan apa yang diinginkannya. Contoh, menghasilkan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan konsumen dalam melakukan hubungan sosial (misal: Entertainment). Dengan demikian proses transformasi menghasilkan penyediaan tempat dengan suasana menyenangkan yang memungkinkan berlangsungnya hubungan sosial.Manager perusahaan tersebut secara konseptual melaksanakan tugas yang sama dengan manager perusahaan yang memproduksi barang-barang.Demikian juga untuk memuat pekerjaan pada perangkat mesin tidak begitu berbeda dengan menyediakan akomodasi penumpang pada sederetan pesawat-pesawat terbang.Penambahan persediaan pada suatu pabrik mempunyai kesamaan karakteristik dengan masalah penambahan staf di sebuah perusahaan penerbangan.Alat-alat yang mantap bagi seorang manajer produksi perusahaan yang menghasilkan barang-barang dapat diterapkan pada manajer di perusahaan yang menghasilkan produk tak berwujud (intangible product). Hal tersebut tidak berarti bahwa setiap teknik dapat juga digunakan dalam setiap keadaan melainkan terdapat gagasan-gagasan yang tersedia yang sebaiknya diketahui oleh para manajer produksi/operasi agar mampu meilih alat yang sesuai.Hal tersebut Sebagaimana seperangkat peralatan (perkakas seperti obeng ) yang lengkap, yang mana tidak semua peralatan tersebut selalu terpakai akan tetapi tetap harus ada dan siap digunakanManajemen tidak sama dengan keahlian teknik atau teknologi. Meskipun terdapat banyak bidang-bidang yang menjadi perhatian bersama.Insinyur atau ahli teknik banyak berurusan dengan pembuatan peralatan fisik sedangkan manajer menaruh perhatian pada organisasi untuk penggunaan alat-alat dan sumber daya lainnya seperti halnya manusia, bahan(material) dan uang.Perlu dimengerti bahwa pengetahuan keahlian teknik dan teknologi dalam jenis apapun bukan merupakan persyaratan yang dibutuhkan bagi seorang manajer produksi/ Operasi. Manajemen Produksi dan keahlian teknik/TeknologiKerangka Konseptual Manajemen ProduksiDari semua tugas-tugas manajemen, fungsi manajemen produksi/operasi merupakan yang paling sulit didefinisikan, karena mencakup begitu banyak tugas yang saling berkaitan.Pembagian fungsi manajemen produksi dan operasi dapat merusak akan tetapi tanpa pembagian maka akan mengalami kesulitan untuk membahas pekerjaan manajer produksi/operasi tersebut.Pembagian tersebut dibuat supaya memberikan kerangka konseptual yang bermanfaat untuk memikirkan pekerjaan produksi/operasi.ProsesprogramGambar: Tugas Manajer Produksi/OperasiManajemen Produksi dan Operasi merupakan penggabungan seluruh aspek berikut; Produk, Manusia, Pabrik, Proses, Program. Hal ini sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut.T. OERBANDONO, Manajemen ProduksiProduk adalah perwujudan yang paling jelas dari pertemuan antara pemasaran dan produksi. Konsumen membutuhkan produk sedangkan organisasi (perusahaan) harus mampu memproduksinya. Karena alasan tersebut sehingga perlu dicapai kesesuaian antara semua fungsi-fungsi bisnis terhadap permasalahan seperti;Prestasi(Performance)Estetika(Aestetics)Kualitas (Quality)Keandalan(Reliability)Kuantitas(Quantity)Harga jual atau biaya produksi (Cost/ Cost Of Production)Tanggal dan waktu penyerahan (Delivery Time)ProdukT. OERBANDONO, Manajemen ProduksiDalam mencapai kesepakatan tentang hal-hal tersebut, pengetahuan akan faktor-faktor eksternal harus diambil seperti kebutuhan pasar dan budaya yang berlaku, batasan hukum dan tuntutan lingkungan(Environtment).Pada saat yang sama terdapat sejumlah pertimbangan internal yang harus diperhatikan Seperti ; kesesuaian produk maupun jasa baru dengan sistem. Fasilitas dan tradisi yang adaApakah perusahaan baru terlalu berlebihan meningkatkan variasi kegiatan yang dijalankan oleh organisasi tersebut.Keputusan untuk meningkatkan keanekaragaman tersebut harus dilakukan dengan sadar. Hal tersebut tidak hanya dilakukan oleh Manajemen Produksi dan Operasi secara sendiri, melainkan harus menjadi bagian penting dari strategi perusahaan(Corporate Strategy) tersebut.Pabrik (Factory):Untuk membuat produk, diperlukan pabrik yang terdiri dari bangunan dan peralatan. Pabrik merupakan aset tetap organisasi perusahaan, yang harus sesuai dengan kebutuhan produk, pasar, operator dan organisasi serta harus selalu terjaga selama kebutuhan konsumen dapat diramalkan. MPO akan menaruh perhatian atas pertanyaan-pertanyaan tentang:Kemungkinan permintaan yang akan datangDesain dan tata letak bangunan dan kantorDaya guna dan keandalanPemeliharaan pestasi(Performance)Keamanan instalasi dan operasiTanggung jawab sosialHal-hal tersebut harus dipertimbangkan dalam hubungan dengan keuangan, perpajakan dan batasan-batasan politik/budaya yang ditimbulkan oleh lingkungan tempat produksi harus dilakukan.Proses:Keputusan tentang pembuatan produk dilakukan dengan menggabungkan antara kebutuhan-kebutuhan yang bersifat teknis dan organisasi dengan orang-orang didalam organisasi.Sangat jarang dijumpai bahwa hanya terdapat satu cara untuk membuat suatu produk maupun untuk menyediakan suatu jasa tertentu.Kecerdikan manusia perlu dibatasi jika tidak maka variasi metode akan meningkat.Pada saat yang sama sangat bijaksana untuk mencoba mengikat kecakapan pengetahuan dan kecerdasan orang-orang yang melakukan proses tersebut.Dalam menentukan suatu proses perlu diperiksa faktor-faktor berikut:Kapasitas yang tersedia Tenaga ahli yang tersediaTipe ProduksiTata letak pabrik dan peralatan pabrikKeselamatanKebutuhan PemeliharaanBiaya yang akan dicapaiProgramJadwal waktu menetapkan tanggal penyerahan barang-barang kepada atau penyediaan jasa bagi, konsumen adalah ungkapan lain yang dapat dilihat tentang pertemuan produksi/pemasaran.Tidak hanya menetapkan waktu dan tanggal melainkan juga menentukan secara efektif arus kas yaitu kendali utama bagi kelangsungan hidup organisasi.Jika program-program tidak disesuaikan secara tepat maka pemrograman akan menjadi janji-janji yang tidak bertanggung jawab dengan sumber-sumber yang tidak memadai.Daftar waktu penyerahan menghasilkan jadwal untuk :PembelianTransformasiPemeliharaankaspenyimpanganTransportasi.Meskipun masalah penyusunan waktu mudah dibuat tetapi penyelesaiannya sangat kompleks.T. OERBANDONO, Manajemen ProduksiFaktor Manusia :Produksi sejak awal hingga akhir bergantung pada orang-orang. Manusia itu sendiri bervariasi baik dalam kecerdasan, kecakapan maupun keinginannya.Pekerjaan para ilmuwan sosial secara kontinu menambah pengertian tentang manusia dan organisasi serta membawa hasil bahwa resep ampuh sederhana seperti: Komunikasi yang lebih baikKelompok-kelompok kecilDemokrasi IndustriPengayaan pekerjaanMeskipun terdapat perkembangan spesialisasi fungsi pernyataan paling tajam tentang kebijakan kepegawaian terjadi di dalam unit produksi itu sendiri, karena disitulah sekelompok orang dipekerjakan.Kebutuhan akan keterlibatan MPO dalam menentukan kebijakan yang demikian adalah jelas. Pemisahan dan perceraian dalam fungsi manajemen akan meningkatkan kemungkinan malapetaka. Oleh sebab itulah manajer produksi hendaknya dilibatkan dalam pembahasan tentang;Upah/gajiKeamananSyarat-syarat kerjaMotivasiSerikat BuruhPendidikan dan Latihan

MPO dan Kebijakan PerusahaanFungsi transformasi akan mempekerjakan banyak karyawan, menggunakan sebagian besar aset fisik dan melibatkan sumber dana yang tidak sedikit.Karena itu besar sekali tekanan untuk memecahkan masalah transformasi dengan cepat.Kegagalan penyerahan barang, mesin yang menggangur , para pekerja yang tidak produktif, penurunan kualitas, proses atau servis yang tidak aman, kesemuanya itu meminta perhatian.Tanpa pemahaman strategi jangka panjang dari organisasi yang diperoleh melalui keikutsertaan dalam penyusunannya maka MPO akan dipaksa untuk mengambil putusan operasional berjangka pendek yang dapat menyebabkan tindakan-tindakan jangka panjang tidak bisa diterima organisasi secara keseluruhan.Harus diingat bahwa faktor-faktor penentu keberhasilan dan kesinambungan operasi setiap perusahaan meliputi antara lain:Kualitas produkKeandalan (reliability) produkPenyerahan ProdukBiaya ProdukArus kas (Cash Flow) OrganisasiTindakan mencoba memisahkan kebijakan MPO dari kebijakan perusahaan merupakan tindakan bunuh diri.Suatu kebijakan mengenai penyerahan (misal: Kebijakan perusahaan adalah untuk menyerahkan dalam waktu 24 jam sejak pesanan diterima akan berarti jika diikuti oleh kebijakan:Pemanfaatan PabrikPemanfaatan Tenaga KerjaInvestasi dalam Persediaan(logistics)BiayaKebijakan MPO adalah istilah yang digunakan untuk aspek-aspek kebijakan perusahaan yang khusus menyangkut bagian produksi atau manufaktur(Pabrik).Hal tersebut jelas merupakan bagian integral dari kebijakan perusahaan dan harus bekerja di dalam dan tidak terlepas dari kebijakan perusahaan tersebut.Manajer produsi/Operasi menentukan kebijakan MPO secara efektif dalam membuat kebijakan dan keputusan operasi yang berada dalam kompetensinya.Kegagalan menyatukan MPO ke dalam kebijakan perusahaan atau memisahkan pertimbangan-pertimbangan produksi dari kebijakan perusahaan tanpa dapat dihindarkan akan membuat konflik yang sangat sering terjadi dan harus dihadapi MPO.Kebijakan MPO(MPO Policy)Mengaudit fungsi MPOMenetapkan kebijakan bukan merupakan pekerjaan yang mudah, demikian pula melaksanakan tugas tersebut dalam fungsi bertahap seperti produksi.Sebelum suatu kebijakan ditetapkan, penting untuk mengaudit situasi dan menemukan apa yang ada dan dibutuhkan.Para ahli strategi perusahaan sejak lama menyarankan bahwa dalam menyusun strategi hal-hal berikut bermanfaat untuk dipertimbangkan;Kekuatan dan kelemahan perusahaan PeluangHambatan Yang dihadapiS= Strength; W=Weakness; O= Opportunity; T= ThreatStrentghWeaknessOpportunityThreatProdukPabrikProsesProgramOrangDalam mempertimbangkan permasalahan MPO maka dapat menggabungkan keempat pertimbangan tersebut dengan lima bagian yang menjadi pusat perhatian MPO sehingga menghasilkan sebuah jaringan(grid): Penyederhanaan Tugas MPOTugas manajer produksi terdiri banyak tahapan (multi faceted). Kenyataannya bahwa manajer produksi mengendalikan setumpuk sumber-sumber fisik dan personel organisasi yang memberikan terus-menerus segudang permasalahan yang harus diselesaikan.Beberapa metode penting dapat digunakan untuk memudahkan pekerjaan manajer produksi/operasi.Putusan-putusan bersifat dapat diprogramkan(programmable) dan tidak dapat diprogramkan(non-programable). Putusan yang bisa diprogramkan bersifat berulang dan rutin, sehingga prosedur yang tetap bisa disusun untuk memecahkannya.Putusan yang tidak bisa diprogramkan adalah baru, tidak teratur(unstructured) dan seringkali berkaitan dengan manusia, yang mana penyelesaiannya tergantung pada pertimbangan, pengetahuan dan pengalaman si pengambil keputusan.

Semakin mudah problem-problem dapat dirumuskan maka semakin mudah pula putusan-putusannya dapat diprogramkan, sehingga semakin banyak waktu yang dapat digunakan untuk mengurus problem-problem yang tidak dapat diselesaikan.

Untuk memudahkan tugas maka manajer produksi/operasi sebaiknya menyusun prosedur yang memungkinkan permasalahan yang telah diprogram dapat dipecahkan sebagai permasalahan rutin. Bidang-bidang yang dapat dibuat seperti hal tersebut antara lain:Manajemen BahanMetode kerjaKebijakan PemeliharaanPenyusunan JadwalPersiapan EstimasiManajemen MutuProsedur KeselamatanKebijakan Pembayaran Upah/gaji

Costumer OrdersAfter Sales DataNoYesNoYesYesNomodifymodifymodifyIs there a market need ?Product IdeaProduct SpecificationConcept DesignDetail DesignIs Design Cost Effective ?PrototypingPrototype OK ?Pilot and test runMarketingCustomermarketProduction PlanningManufactureSalesResearch &DevelopmentmodifyDemandDataGambar : Manufacture Cycle Market researchT. OERBANDONO, Manajemen Produksi