MANAJEMEN LOGISTIK DI RUMAH SAKIT

PANEMBAHAN SENOPATI BANTUL

1. PENGERTIAN MANAJEMEN LOGISTIK

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni

melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima

secara universal.Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni

menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer

bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.Ricky W.

Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,

pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara

efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan,

sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan

sesuai dengan jadwal.

Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai

perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan

pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat-alat. Lebih lanjut, logistik diartikan bagian

dari instansi yang bertugas menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan

operasional suatu instasi dalam jumlah, kualitas dan pada waktu yang tepat (sesuai

kebutuhan) dengan harga serendah mungkin (Adiatama, 2002).

Dalam menjalankan suatu perusahaan atau organisasi tidak dapat melepaskan

peran logistik. Dua alasan utama mengapa logistik diperlukan dalam menjalankan usaha :

1. Barang dan jasa sangat dibutuhkan oleh unit-unit operasional untuk mendukung

kegiatan operasionalnya, yang dapat diwujudkan melalui kegiatan logistik.

2. Logistik memberikan multiplier effect bagi efisiensi dan efektivitas dalam rangka

pencapaian tujuan perusahaan. Kegiatan logistik mempengaruhi efesiensi kegiatan

unit tertentu dalam lembaga usaha dan efesiensi perusahaan dan akhirnya akan

menentukan sejauh mana kemampuan perusahaan untuk mendapatkan keuntungan

bagi pengembangan usaha dan kemakmuran pemilik perusahaan. Demikian pula suatu

kegiatan logistik akan memicu munculnya kegiatan lain seperti transportasi,

pengudangan komputerisasi.

Secara singkat, logistik adalah bagian dari kegiatan pengadaan yang terkait dengan

fungsi pengendalian, sediaan, penggudangan, transportasi, penjaminan dan pengendalian

mutu. Agar dapat terselenggara dengan baik dan dapat berjalan dengan efektif dan efisien

maka logistik harus dikelola dengan baik melalui managemen logistik. Definisi manajemen

logistik beragam menurut berbagai kepustakaan. Mangemen logistik dapat didefinisikan

sebagai Planning ,Organizing, Staffing, Leading, dan Controlling dalam kegiatan yang

terkait dengan pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan dan penghapusan

barang dan jasa untuk mendukung kegiatan fungsi-fungsi utama dalam pencapaian tujuan

organisasi. Batasan pengertian dan ruang lingkup kegiatan manajemen logistik dapat dirinci

sebagai berikut:

1. Kegiatan manajerial: perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan

2. Kegiatan operasional: pengadaan, pencatatan, penggudangan, pendistribusian,

pemeliharaan, dan penghapusan

3. Objek: logistik, perbekalan, barang, material, peralatan, perlengkapan, sarana

prasarana (segala sesuatu/benda yang berwujud dan dapat diperlukan secara fisik,

baik yang dipergunakan untuk kegiatan pokok maupun kegiatan

penunjang/administrasi)

Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan pengadaan barang atau

jasa dan pihak perusahaan atau organisasi tidak mampu mengoptimalkan pemanfaatan

sumberdaya yang dimiliki, secara umum kegitan logistik memiliki tujuan, yaitu:

1. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan dala jumlah yang tepat dan mutu

yang memadai.

2. Tujuan keuangan: dapat melaksanakan tujuan operasional dengan biaya serendah-

rendahnya

3. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan,

penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya.

Terdapat lima komponen penting dalam membetuk sistem logistik yaitu struktur lokal

fasilitas, transportasi, persediaan (inventory), komunikasi dan penanganan serta

penyimpanan. Konsep logistik terpadu terdiri dari 2 usaha yang berkaitan satu sama lainnya :

1. Operasional logistik, terkait dengan manajemen pemindahan dan penyimpanan

material dan produk jadi perusahaan yang berawal dari pengangkutan pertama

material atau komponen-komponen dari sumber perolehannya dan berakhir pada

penyerahan produk yang dibuat atau diolah itu kepada pelanggan

2. Koodinasi logistik, terkait dengan identifikasi kebutuhan pergerakan dan penetapan

rencana untuk memadukan seluruh operasi logistik. Fungsi dari koordinasi logistik ini

adalah memastikan seluruh pergerakan dan penyimpanan diselesaikan seefektif dan

seefisien mungkin.koordinasi dapat dibagi ke dalam 4 bidang manajerial : peramalan

(forecasting) pasar produk, pengolahan pesanan, perencanan operasi dan procurement

atau perencanaan kebutuhan material.

2. Fungsi Manajemen Logistik Rumah Sakit

Fungsi-fungsi manajemen logistik merupakan suatu proses yang terdiri dari: fungsi

perencanaan dan penentuan kebutuhan, fungsi penganggaran, fungsi pengadaan, fungsi

penyimpanan dan penyaluran, fungsi pemeliharaan, fungsi pengendaliaan.

1. Fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan

Fungsi perencanaan mencakup aktivitas dalam menentukan sasaran-sasaran,

pedoman, pengukuran penyelenggaraan bidang logistik, penentuan kebutuhan

merupakan perincian dari fungsi perencanaan.

2. Fungsi penganggaran

Fungsi ini merupakan usaha-usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan

dalam suatu skala standar, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya dengan

memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku.

3. Fungsi pengadaan

Fungsi ini merupakan usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional

yang telah digariskan dalam fungsi perencanaan dan penentuan kepada instansi-

instansi pelaksana.

4. Fungsi penyimpanan dan penyaluran

Fungsi ini merupakan penerimaan, penyimpanan dan penyaluran perlengkapan yang

telah diadakan melalui fungsi-fungsi terdahulu untuk kemudian disalurkan kepada

instansi-instansi pelaksana.

5. Fungsi pemeliharaan

Adalah usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna

dan daya hasil barang inventaris.

6. Fungsi penghapusan

Berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban yang

berlaku. Dengan kata lain, fungsi penghapusan adalah usaha untuk menghapus

kekayaan karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua

dari segi ekonomis maupun teknis, kelebihan, hilang, susut dan karena hal-hal lain

menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku.

7. Fungsi pengendalian

Fungsi ini merupakan fungsi inti dari pengelolaan perlengkapan yang meliputi

kegiatan untuk memastikan bahwa suatu proses produksi atau pelayanan sesuai

dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

3. PERAN LOGISTIK RUMAH SAKIT

Rumah sakit merupakan suatu usaha yang melakukan produksi jasa sehingga logistik

dalam rumah sakit bukan manajemen pendistribusian barang jadi tetapi hanya menyangkut

manajemen persediaan bahan barang serta peralatan yang dibutuhkan untuk memproduksi

jasa tersebut. Logistik dalam rumah sakit bermula dari perolehan (procurement) dan berakhir

dengan sokongan penuh dari usaha-usaha pembedahan dan pengobatan. Sehingga dapat

dikatakan bahwa manajemen logistik dalam lingkungan rumah sakit adalah suatu proses

pengolahan secara strategis terhadap pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta

pemantauan persediaan barang (stock, material, supplies, inventory dll) yang diperlukan bagi

produksi jasa rumah sakit.

Menurut bidang pemanfaatannya, barang dan bahan yang harus disediakan di rumah

sakit dapat dikelompokkan menjadi: logistik obat, logistik alat kesehatan, Logistik Food and

Beverages, logitik habis pakai, logistic barang-barang kuasi, logistic peralatan medis dan

non-medis, logistic sarana dan prasarana gedung, logistic linen. Lingkup kegiatan logistik

dalam rumah sakit meliputi:

1. Logistik Obat

a. Meliputi aktivitas logistik yang terkait dengan obat-obatan yang digunakan

dalam proses pelayanan kesehatan di rumahsakit.

b. Obat merupakan salah satu komponen utama pendapatan rumah sakit.

c. Tantangan dalam melaksanakan logistik obat di rumah sakit secara baik

tergolong tinggi. Berbagai pihak terlibat dalam logistik obat di rumah sakit.

2. Logistik alat kesehatan

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan alat-alat kesehatan yang

digunakan dalam pelayanan kesehatan di rumah sakit.

b. Problem utama yang sering terjadi adalah inventory managemen yang kurang

baik, sehingga mengakibatkan Alkes yang disimpan berlebihan.

3. Logistik Food and Beverages

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan pelayanan gizi, baik untuk pasien

atau untuk karyawan rumah sakit.

b. Problem yang sering muncul adalah barang hilang atau berkurang dan mutu

proses yang bervariasi.

4. Logistik bahan habis pakai

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan yang dikategorikan

sebagai bahan habis pakai.

b. Problem yang sering dihadapi adalah sediaan bahan habis pakai yang

berlebihan.

5. Logistik barang-barang kuasi

a. Adalah kegiatan logistic yang terkait dengan barang-barang kelengkapan

administrasi rumah sakit.

b. Problem yang sering terjadi adalah sediaan barang-barang kuasi yang terlalu

banyak.

6. Logistik peralatan medis dan non-medis

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan peralatan medis dan non-medis

yang digunakan dalam memberikan pelayanan kesehatan.

b. Problem yang sering dihadapi adalah penyimpanan alat-alat dan persediaan

suku-cadang.

7. Logistik sarana dan prasarana gedung

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan sarana dan prasarana gedung

rumah sakit.

b. Nilai sarana dan prasarana gedung rumah sakit dapat mencapai sekitar 40%

dari nilai aset total rumah sakit.

c. Problem yang sering muncul:

- Pembangunan sarana dan prasarana yang tidak efisien

- Pemeliharaan sarana dan prasarana yang tidak sesuai standar yang

ditetapkan.

8. Logistik linen

a. Adalah kegiatan logistik yang terkait dengan bahan-bahan kelompok linen.

b. Problem yang dihadapi adalah sediaan yang berlebihan dan proses yang

bervariasi.

Mutu pelayanan logistik dapat dinilai dari 2 hal yaitu prestasi yang dicapai dan biaya

yang dikeluarkan. Penilaian atas prestasi yang dicapai dapat berupa penyediaan barang,

kemampuan waktu pengantaran, konsistensi, dan mutu dari usaha. Biaya logistik

berhubungan langsung dengan kebijakan prestasi. Makin tinggi biaya logistik yang

dikeluarkan, makin tinggi prestasinya. Kunci untuk mencapai prestasi logistik yang efektif

adalah mengembangkan usaha yang seimbang antara prestasi pelayanan yang diberikan

dengan biaya yang dikeluarkan.