manajemen arsip statis

30
MANAJEMEN ARSIP STATIS MANAJEMEN ARSIP STATIS OLEH: OLEH: DWI MUDALSIH DWI MUDALSIH ARSIP NASIONAL REPUBLIK ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA INDONESIA www.anri.go.id

Upload: oomjoel

Post on 30-Sep-2015

69 views

Category:

Documents


19 download

DESCRIPTION

Manajemen Arsip Statis

TRANSCRIPT

  • MANAJEMEN ARSIP STATISOLEH:DWI MUDALSIH

    ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIAwww.anri.go.id

  • Data DiriNama : Dra. Dwi Mudalsih, M.HumTempat/Tgl Lahir : Klaten,2-9-1963Pangkat/Gol : Pembina Tk. I / IV BJabatan : Arsiparis madyaPendidikan : S2 SejarahUnit Kerja : Direktorat PemanfaatanAlamat Kantor : ANRI Jl. Ampera Raya No.7 Jakarta Selatan 021 7805851

  • Pengalaman KerjaKaryawati Perusahaan Swasta 1990Pegawai Arsip Nasional 1991-sekarang

    Bidang Pengolahan Arsip 1991-1993Bidang Layanan Informasi 1993-1994Pusat Jibang Kearsipan 1994-1997Bidang Pengolahan Arsip Media Baru 1997-1999Bidang Pengolahan Arsip Sebelum 1945 1999-2008Direktorat Pemanfaatan Arsip Juli 2008Anggota Tim Penilai Tk.Pusat 2007Pengajar pada Diklat Kearsipan Tk.Pusat dan DaerahAktif sebagai Tim Citra Daerah 2004-sekarang(NAD, Sultra, Sulut,Sumbar,Kalteng)

  • Diklat/KursusDiklat Ajun Arsiparis 1993TOT Kearsipan I 1996TOT Kearsipan Lanjutan 1997Diklat Paleografi dan Archivistik 2002-2003Training on Preservation, Description and Arrangement NAS Singapura 2003Diklat Supervisi Kearsipan 2004Diklat Tim Penilai 2005Training on Descriprion of Archives 2006,2007Diklat Tutorial Kearsipan 2008

  • UU No.43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2

    Pengertian Arsip adalah: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh LN, Pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orpol, ormas dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara.

  • Arsip Dinamis adalah:arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

    Arsip Statis adalah:arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan permanen yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Ka ANRI dan atau Lembaga Kearsipan.

  • Arsip Aktif adalah:arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan atau terus menerus. Arsip Inaktif adalah:arsip dinamis yang frekuensi penggunaan-nya sudah menurun/ jarang digunakan.

  • Dasar HukumKonvensi Den Haag 1954, yang melindungi arsip dari konflik bersenjata dan perang.Konvensi Wina 1983 tentang Suksesi Negara, yang mengatur tentang arsip pasca kemerdekaan suatu negara.Undang-undang Nomor 43/2009 Tentang Kearsipan.PP 34/1979 tentang Penyusutan Arsip.Keppres 105/2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

  • KEWAJIBAN KEARSIPANLNBP/ MANAJEMEN ARSIP DINAMISANRI/LKD (MANAJEMEN ARSIP STATISMembuat catatanMengaturMenyimpanMemelihara Merawat MengolahMenyerahkan MenyelamatkanMengelola Melayankan Menilai Mengakuisisi

  • Fungsi ArsipFUNGSI STATISUNTUKMASYARAKATPemenuhan hak atas informasi2. Bahan riset 3. Memori kolektif bangsa4. Identitas bangsaAKSES DAN KLASIFIKASI KEAMANANAKSES DAN KLASIFIKASI KEAMANAN

  • ALUR PENGELOLAAN ARSIP STATISAKUISISI

    PENGOLAHAN

    PRESERVASIAKSESPROVENANCE DANORIGINAL ORDER

  • ALUR PENGELOLAAN ARSIP STATISKEPPRES 105 TAHUN 2004 TTG PENGELOLAAN ARSIP STATISPENGUMPULAN

    PENYIMPANAN

    PERAWATANPENYELAMATANPROVENANCE DAN ORIGINAL ORDER PENGGUNAANPenilaianPenataanPembuatan Daftar Arsip StatisPersyaratan tempat dan tata cara teknisPencegahanRestorasiPenduplikasianAlih mediaDi dalamDi luar

  • KEGIATAN PENGUMPULAN Penilaian a. Tradisional (penilaian secara langsung pada daftar dan fisik arsip) b. Modern (strategi dokumentasi, strategi akuisisi, dan pengumpulan kegiatan tidak secara langsung pada fisik arsip tetapi melalui analisis tugas dan fungsi)

    2. Penataan, harus memperhatikan prinsip provenance dan original order

    3. Pembuatan Daftar Arsip Statis, harus memperhatikan standar deskripsi arsip dan disesuaikan dengan jenis finding aids

  • Penataan arsipPrinsip asal usul (principle of Provenance)Arsip diatur tanpa melepaskan dari instansi penciptanya (sumber asal arsip).

    Prinsip aturan asli (principle of original order) arsip diatur sesuai dengan aturan penataan pada masa dinamisnya.

  • Level deskripsiFond (groep arsip)Sub FondSeriFile/berkasItem

  • 5 Elemen Deskripsi ArsipBentuk RedaksiIsi InformasiTanggalTingkat perkembanganBentuk Luar

  • Bentuk redaksiformat naskah yang digunakan dalam merekam informasi ; misalnya surat, laporan, nota dinas, surat keputusan, instruksi, surat perintah dll.Isi informasi informasi apa yang terkandung dalam arsip Tanggalkurun waktu terciptanya arsip. Tingkat perkembangan identitas tingkat keaslian naskah/arsip.Bentuk luarjumlah arsip yang dideskripsi: lembar, berkas, bundel, sampul, map dll.

  • Contoh Deskripsi Arsip StatisPidato Presiden Soekarno pada rapat umum di Palembang, 2 November 1960, asli, 3 lembar

    Pidato Presiden Soekarno pada peresmian pemancangan dasar Pabrik Pupuk di Palembang, Sumatera Selatan, 4 November 1960, asli, 2 lembar

  • Pidato presiden Soekarno di depan para mahasisiwa Universitas Sriwijaya, di Palembang, 3 November 1960. (Peresmian status negeri terhadap universitas sriwijaya Palembang)

    Pidato Presiden Soekarno pada acara pembukaan gedung RRI di Palembang, 10 April 1962.

  • Surat dari Menteri Kesehatan kepada Presiden Soekarno tentang pendirian rumah sakit di Palembang, Sumatera Selatan, 23 Juni 1951, asli, 2 lembar.

    UU Darurat No.6 Tahun 1956 tentang pembentukan Daerah Otonom Kota Kecil dalam lingkungan daerah provinsi Sumatra Selatan, 14 november 1956, copi, 7 lembar

  • Peraturan Pemerintah pengganti UU (Perpu) No. 3 Tahun 1950 tentang pembentukan Provinsi Sumatera Selatan

    Undang-undang No. 10 Tahun 1948 tentang pembagian wilayah Sumatera menjadi 3 (tiga) Provinsi yaitu Sumatra Utara, Sumatera Tengah (Riau, Jambi, Sumatera Barat) dan Sumatera Selatan (Bengkulu, Palembang, Lampung,Bangka-Belitung).

  • Berkas mengenai keadaan PT. Dept.Store Indonesia Sarinah, 1967.Catatan ringkas keadaan PT Departement Store Indonesia Sarinah sejak 1967-1972.Laporan hasil penelitian keadaan PT. Departement Store Indonesia Sarinah sejak berdiri (1963) s/d 1973 Sejarah PT. Dept. Store Indonesia Sarinah, Peletakan batu pertama 23 April 1963 dan Pembukaan 15 Mei 1965).Sarinah diaktifkan kembali sebagai Toserba, Sinar Harapan, Rabu 23 Mei 1973 hal. 1 dan 7.

  • InventarisSarana penemuan kembali arsip statis berupa Susunan hasil deskripsi unit informasi arsip dari suatu group arsip secara menyeluruh yang dilengkapi dengan sejarah organisasi, riwayat arsip, pertanggungjawaban pengaturan/ penataan arsip, indeks, lampiran dll.

  • JudulDaftar IsiPendahuluanSusunan deskripsi arsip1. ---------------2. ---------------3. -------------- dstLampiranStruktur organisasiDaftar singkatanIndeks dll

  • Susunan deskripsiKepegawaian1. Surat dari..kepada..tentang.2 mei 1980, asli, 3 lembar2. Surat dari.kepada tentang.dengan lampiran, 19 Agustus 1981, asli, copi,1 berkas 3. dstKeuangan4. Laporan pertanggungjawaban kegiatan.., 1981, 1 berkas.5dstIII. Perlengkapan6. Laporan inventarisasi barang tahun 1983, asli,1 berkas.

  • PENYIMPANANPersyaratan Tempat:a. Gedungb. Ruangc. Peralatand. Suhu dan Kelembaban2. Tata cara teknis penyimpanan:a. Peta Lokasib. Kode simpanc. Pengamanan (close, semi, open area)

  • PERAWATAN (fisik dan informasi)Pencegahanmembersihkan, mendokumentasikan informasi, mensterilkan/penyucihamaan, pengontrolan, dll

    Restorasi laminasi, penambalan, penyambungan, penjilidan dll

  • PENYELAMATANMenjaga keutuhan dan kelengkapan fisik dan informasi arsip statis.

    PenduplikasianAlih media

    Pimpinan Lembaga Kearsipan memberitahukan kepada pencipta arsip jika dilakukan penduplikasian atau alih media (pasal 21)

  • PENGGUNAANDi dalam Lembaga Kearsipana. di ruang bacab. pameran oleh Lembaga Kearsipan

    2. Di luar Lembaga Kearsipandi gunakan oleh pihak lain, di media masa, pameran, dll.

    3. Penggunaan dalam JIKN

  • TERIMA KASIH

    *****************************