makalah struktur organisasi

25
MAKALAH STRUKTUR ORGANISASI Disusun untuk : Memenuhi Sebagian Tugas Manajemen Perkantoran Oleh : Eki Emiruliana Intan Anggraini AKADEMI SEKRETARI MANAJEMEN

Upload: wullandari20

Post on 06-Feb-2016

49 views

Category:

Documents


2 download

DESCRIPTION

struktur organisasi

TRANSCRIPT

Page 1: Makalah struktur organisasi

MAKALAH

STRUKTUR ORGANISASI

Disusun untuk :

Memenuhi Sebagian Tugas Manajemen Perkantoran

Oleh :

Eki Emiruliana

Intan Anggraini

AKADEMI SEKRETARI MANAJEMEN

MADIUN

TAHUN 2013/2014

Page 2: Makalah struktur organisasi

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala limpahan Rahmat, Inayah,

Taufik dan Hinayahnya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam

bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai

salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.

Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman

bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini untuk

kedepannya dapat lebih baik.

Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki

sangat kurang. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan

masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Madiun, 6 Maret 2014

Penyusun

Page 3: Makalah struktur organisasi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.................................................................................... i

DAFTAR ISI................................................................................................... ii

BAB I

PENDAHULUAN.......................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang......................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah.................................................................................... 2

1.3 Tujuan...................................................................................................... 2

1.4 Manfaat.................................................................................................... 2

BAB II

PEMBAHASAN............................................................................................. 3

2.1 Pengertian dan fungsi struktur organisasi................................................ 3

2.2 Unsur-unsur dan tipe struktur organisasi................................................. 4

2.3 Bentuk-bentuk bagan struktur organisasi................................................ 7

2.4 Tugas, wewenang, dan tanggungjawab.................................................. 9

2.5 Pengorganisasian pekerjaan kantor......................................................... 10

2.6 Pengorganisasian terhadap office service............................................... 11

BAB III

PENUTUP........................................................................................................ 13

3.1 Kesimpulan................................................................................................ 13

Daftar Pustaka................................................................................................... 14

Page 4: Makalah struktur organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota dari beberapa

macam organisasi, seperti organisasi sekolah, perkumpulan olahraga, kelompok musik,

militer ataupun organisasi perusahaan. Organisasi sendiri tumbuh dari adanya kebutuhan

manusia untuk bekerjasama. Manusia dipaksa bekerja untuk kerjasama agar dapat mencapai

tujuan pribadi yang disebabkan oleh adanya keterbatasan fisik, biologis, psikologis dan

sosial. Kerjasama dapat lebih produktif dan tidak mahal dalam segala keadaan dengan

adanya struktur organisai. Organisasi sebagai pengelompokkan aktivitas yang diperlukan

untuk mencapai sasaran, penugasan setiap pengelompokkan kepada seorang manajer dengan

wewenang yang diperlukan untuk mengawasinya, dan saran untuk mengkoordinasi secara

horizontal dan vertical keseluruhan struktur perusahaan.

Organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Salah satu fungsi manajemen yang berperan penting dalam pencapaian operasi

perusahaan secara efektif dan efisien adalah pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian yang

didefinisikan oleh Robbins adalah suatu aktivitas yang menentukan tugas apa yang harus

dikerjakan, siapa yang melaksanakannya, bagaimana tugas tersebut dikelompokkan dan

didistribusikan, kepada siapa akan dilaporkan hasilnya, dan dimana keputusan mengenai hal

tersebut dibuat.

Page 5: Makalah struktur organisasi

Prinsip pengorganisasian yang banyak digunakan oleh banyak manajer berasal dari

berbagai teori manajemen yang telah berkembang sejak lama. Prinsip ini memberikan

petunjuk dasar yang berguna dalam mendesain beberapa aktivitas perusahaan untuk

memandu pencapaian yang telah direncanakan. Untuk lebih jelasnya “struktur organisasi” ini

akan dibahas pada bab selanjutnya.

1.2 Rumusan Masalah :

1. Apa pengertian, fungsi, dan unsur dari struktur organisasi serta bagaimana bentuk-bentuk

bagannya?

2. Apa yang dimaksud dengan tugas, wewenang dan tanggungjawab?

3. Bagaimana pengorganisasian pekerjaan kantor?

4. Bagaimana pengorganisasian terhadap office service?

1.3 Tujuan

1. untuk mengetahui pengertian, fungsi, dan unsur dari struktur organisasi serta bagaimana

bentuk-bentuk bagannya

2. Untuk mengetahui pengertian dan hubungan antaran tugas, wewenang dan

tanggungjawab

3. Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian dalam pekerjaan kantor

4. Untuk mengetahui bagaimana pengorganisasian terhadap office service

1.4 Manfaat

Diharapkan dapat memberikan sumbangan yang berharga dalam memperkaya ilmu

pengetahuan khususnya dalam hal struktur organisasi dan dapat bermanfaat bagi penyusun

dan pembaca dalam mempelajari hal tentang srtuktur organisasi

Page 6: Makalah struktur organisasi

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian dan fungsi struktur organisasi

Pengertian struktur organisasi dari beberapa tokoh :

1. Menurut Prof. Komaruddin

Struktur organisasi adalah suatu susunan yang terdiri atas fungsi-fungsi dan hubungan-

hubungan yang menyatakan keseluruhan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

2. Menurut Winardi dalam bukunya “ Teori Organisasi & Pengorganisasian” Struktur

Organisasi adalah spesifikasi dari aktivitas-aktivitas kerja serta menunjukkan bagaimana

fungsi atau aktivitas-aktivitas yang berbeda berkaitan satu sama lain dalam suatu

organisasi tersebut”.

Kami simpulkan bahwa, Struktur Organisasi ialah suatu susunan dan hubungan antara tiap

bagian secara posisi pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai

suatu tujuan dimana para pekerja dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal.

Fungsi struktur organisasi

1. Memberi kejelasan tentang ekspektasi kinerja

2. Menghindari timbulnya duplikasi

3. Terbentuknya suatu arus aktifitas kerja

4. Saluran-Saluran Komunikasi

5. Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi

6. Upaya-upaya yang difokuskan

Page 7: Makalah struktur organisasi

2.2 Unsur-unsur dan tipe struktur organisasi

Unsur-unsur yang dimiliki oleh struktur organisasi meliputi :

1. spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok

kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi

satuan-satuan kerja

2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk

menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-

fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak)

kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

TIPE STRUKTUR ORGANISASI

1. Struktur organisasi lini : menggambarkan secara jelas wewenang dari atasan secara

vertikal kepada bawahan

Ciri-ciri : organisasi kecil, jumlah karyawan sedikit, wewenang pekerjaan sederhana

Kelebihan :

Garis komando berjalan secara tegas, karena pimpinan berhubungan langsung

dengan bawahan dan terjamin sepenuhnya karena pimpinan berada pada satu

tangan.

Proses pengambilan keputusan cepat.

Page 8: Makalah struktur organisasi

Rasa solidaritas tinggi.

Kelemahan :

Seluruh organisasi tergantung pada satu orang saja, apabila dia tidak mampu

melaksanakan tugas maka seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

2. Struktur organisasi fungsional : pimpinan tidak mempunyai bawahan secara jelas dan

setiap atasan mempunyai wewenang dalam memberikan perintah kepada setiap bawahan,

sepanjang masih ada hubungan terhadap fungsinya. Jadi, satu bawahan bisa mempunyai

atasan lebih dari satu dan berbeda.

Kelebihan :

Pembidangan tugas menjadi lebih jelas.

Spesialisasi karyawan lebih efektif dan dikembangkan.

Solidaritas kerja, semangat kerja karyawan tinggi.

Koordinasi berjalan lancar dan tertib.

Kelemahannya :

Karyawan terlalu memperhatikan bidang spesialisasi sendiri saja

Koordinasi menyeluruh sukar dilaksanakan.

Menimbulkan rasa kelompok yang sangat sempit dari bagian yang sama sehingga

sering timbul konflik.

Page 9: Makalah struktur organisasi

3. Struktur organisasi garis dan staf : merupakan metode kombinasi

Cirri-ciri : tugasnya beragam, karyawan banyak sehingga pimpinan tidak bisa bekerja sendiri,

staf adalah orang yang benar-benar ahli.

Kelebihannya :

Dapat digunakan dalam organisasi yang besar maupun kecil, serta apapun tujuan

perusahaan.

Terdapatnya pembagian tugas antara pimpinan dengan pelaksana sebagai akibat

adaya staf ahli.

Prinsip penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat pula.

Koordinasi lebih baik karena adanya pembagian tugas yang terperinci.

Kelemahannya :

Rasa solidaritas menjadi berkurang, karena karyawan menjadi tidak saling

mengenal.

Atasan dengan staf dapat terjadi adanya perintah sendiri-sendiri padahal

kewenangannya berbeda.

Kesatuan komando berkurang.

Koordinasi kurang baik pada tingkat staf dapat mengakibatkan adanya hambatan

pelaksanaan tugas.

Page 10: Makalah struktur organisasi

2.3 Bentuk-bentuk bagan struktur organisasi

1. Bentuk horizontal 2. Bentuk vertikal

3.Bagan lingkaran 4.bentuk staf pyramidal

Page 11: Makalah struktur organisasi

5.Bentuk fungsional piramidal 6. Bentuk garis piramidal

7.Bentuk matrik 8. Bentuk sirkular

Page 12: Makalah struktur organisasi

2.4 Tugas, wewenang, dan tanggungjawab

Tugas diartikan menjadi sesuatu yg sudah sewajibnya dan harus dilakukan bagi seorang

individu dalam suatu pekerjaannya,

Wewenang merupakan dasar untuk bertindak, berbuat, dan melakukan kegiatan/aktivtas

dalam suatu perusahaan. Wewenang sangat penting bagi seseorang, sebab :

Wewenang merupakan dasar hukum bagi seorang untuk dapat melakukan pekerjaan

atau tugas-tugasnya

Wewenang selalu akan menciptakan power (kekuasaan), right (hak) dan

responsibility

Wewenang menyebabkan perintah-perintah manajer dipatuhi

Wewenang menyebabkan tolok ukur kedudukan, sifat pekerjaan dan tanggung jawab

seorang karyawan dalam perusahaan

Wewenang menjadi batas apa yang boleh dikerjakan dan apa yang tidak boleh

dikerjakan seseorang

Tanggung jawab adalah keharusan untuk melakukan semua kewajiban/tugas-tugas yang

dibebankan kepadanya sebagai akibat dari wewenang yang diterima/dimilikinya

Tanggung jawab tercipta karena adanya penerimaan wewenang

Tanggung jawab harus sama dengan wewenang yang dimiliki

Tanggung jawab tidak dapat dilimpahkan kepada orang atau pihak lain. Wewenang

diterima maka tanggung jawabnyapun harus juga diterima.

Page 13: Makalah struktur organisasi

2.5 Pengorganisasian pekerjaan kantor

Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor ada 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, yaitu :

1. Asas sentralisasi (pemusatan)

Semua pekerjaan kantor dalam organisasi dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah

satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul

pekerjaan operatif (tugasutama)

Keuntungan asas sentralisasi :

1. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya.

2. Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip

3. Mudah melakukan pengawasan

4. Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor

Kerugian asas sentralisasi :

1. Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan

oleh unit tatausaha.

2. Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.

3. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.

2. Asas desentralisasi (pemencaran)

masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan

tugas utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaan yang terdapat dalam satuan

organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi.

Keuntungan asas desentralisasi :

1. Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing.

Page 14: Makalah struktur organisasi

2. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan yang bersangkutan.

3. Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu.

4. Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.

Kerugian asas desentralisasi

1.  pekerjaan akan terlalu bebas.

2. Kurang terdapat harmonisasi dalam organisasi.

3. Adanya pemborosan biaya

3. Asas campuran

Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi pusat untuk melayani

semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan

untuk melayani pekerjaan yang tidak dilaksanakan oleh kantor pusat.

Keuntungan asas campuran

1. pekerjaan kantor cepat terselesaikan

2. pekerjaan kantor selesai sesuai dengan yang diharapkan

kerugian asas campuran

1. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja

2. Sulit mengadakan pengawasan pekerjaan kantor.

2.6 Pengorganisasian terhadap office service

Dalam pengertian yang umum organisasi adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan

oleh sekelompok orang utuk mencapai tujuan tertentu. Sistem di dalam organisasi terdiri

dari 3 unsur yang berbeda, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu.

koordinasi, yaitu keselarasan di antara orang-orang maupun kegiatan-kegiatannya sehingga

semuanya berlangsung secara tertib dan seirama ke arah tercapainya tujuan organisasi.

Page 15: Makalah struktur organisasi

Dengan adanya koordinasi dapat dihindarkan adanya kekacauan, percekcokan, duplikat

kerja atau kekosongan kegiatan. orang-orang dalam organisasi harus mempunyai

wewenang-wewenang tertentu. Demikian pula harus ada wewenang memberikan perintah

dan menyelenggarakan koordinasi dalam setiap organisasi.Wewenang-wewenang pada

tingkat teratas sebagai sumbernya berada di tangan pemimpin. Jadi, Kerjasama harus

mengikuti pembagian wewenang dan di bawah kepemimpinan sesuatu pihak di antara

orang-orang itu. Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh

maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat. Efisien : apa yang

dikerjakan sesuai dengan tujuan sasaran organisasi. Sehat berarti organisasi itu mempunyai

bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta pajabat, tugas dan

wewenangnya dapat menjalankan peranannya dengan baik. Tangung jawab terakhir  mengenai

penunaian secara sepatutnya dari seluruh tugas yang berarti tercapainya tujuan organisasi berada di

atas pundak pihak pimpinan. Jadi, pemimpin organisasi bertanggung jawab atas tercapainya tujuan

organisasinya.

Untuk memperjelas rangkaian ketergantungan dalam pencapaian tujuan organisasi dapat

dilihat dalam bagan di bawah ini :

Tujuan

Pekerjaan

Fungsi

Tugas

Pelimpahan wewenang

Permintaan Tanggungjawab

Kewajiban bertanggungjawab

Page 16: Makalah struktur organisasi

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Organisasi adalah setiap system kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang utuk

mencapai tujuan tertentu. sedangkan Struktur organisasi ialah suatu susunan dan hubungan

antara tiap bagian secara posisi pada perusahaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk

mencapai suatu tujuan dimana para pekerja dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan

secara formal. Asas yang melandasi semua organisasi adalah the principle of coordination

(asas Koordinasi). Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara

penuh maka tataraga harus memenuhi dua syarat, yaitu : efisien dan sehat. Dalam

hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tatausaha dapat

memakai asas pemusatan (sentralisasi), asas pemencaran (desentralisasi), atau asas

campuran. Struktur organisasi memiliki tiga tipe berupa Struktur organisasi lini, Struktur

organisasi fungsional, Struktur organisasi garis dan staf. Selain itu, struktur organisasi juga

memiliki beberapa unsur-unsur untuk memudahkan pekerjaan, yakni berupa : spesialisasi,

standardisasi, koordinasi, sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, dan ukuran

satuan kerja

Page 17: Makalah struktur organisasi

DAFTAR PUSTAKA

http://rizfamoslem.blogspot.com/

http://kadry-yoi.blogspot.com/2011/11/masalah-masalah-pencapaian-koordinasi.html

http://mohamadkemaludin.wordpress.com/2010/11/28/koordinasi/

http://vivitardyansah.blogspot.com/2011/01/pengertian-koordinasi.html

http://satriagosatria.blogspot.com/2009/12/pengertian-wewenang.html

http://tyoset.blogspot.com/2012/01/struktur-lini-dan-staf.html

http://ekacyliiaa.blogspot.com/2010/05/wewenang-lini-staf-dan-fungsional.html

http://gyakuza.wordpress.com/2011/02/01/9-wewenang-dan-delegasi/

http://organisasi.org/definisi_pengertian_sentralisasi_dan_desentralisasi.html