makalah siswa ojt prajabatan hal 1satu

BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

PT. PLN (Persero) saat ini telah mengalami perkembangan yang sangat

pesat dan semakin maju. Hal ini terbukti dengan semakin banyaknya hal-hal

yang telah terorganisir dengan baik dengan berbagai sistem informasi yang

digunakan. Misalnya saja, PT. PLN (Persero) sudah memiliki website sendiri

yang bisa diakses oleh pegawai PLN sendiri maupun pelanggan PLN. Dimana

para pengakses website dapat dengan mudah mencari informasi yang

diperlukan seperti informasi tagihan listrik, e-procurement, rekrutmen

pegawai PLN, website unit-unit PLN lainnya, dan sebagainya.

Di PT. PLN (Persero) memiliki bagian Pelayanan Pelanggan yang

mengolah data piutang pelanggan. Pengolahan data piutang pelanggan biasa

disebut dengan “Laporan TUL IV-04”. Laporan TUL IV-04 berisi penambahan

pemasukan tagihan rekening listrik pelanggan setiap bulannya berupa omzet

yang didapat tagihan BTS Reguler dan Multiguna, Legalisasi TNI/POLRI,

tagihan BUMN, PEMDA, BPDSS, PT. POS, umum dan instansi vertikal yang

dibandingkan pelunasan baik offline, online ataupun yang di notabukukan,

pemindahbukuan ke unit lain dan perhitungan lain-lain. Laporan ini dibuat

oleh bagian pemasaran khususnya bagian Pelayanan Pelanggan / TUL (Tata

Usaha Langganan).

Dahulu, bagian pelayanan pelanggan ini menggunakan cara manual

dalam memproses data, yaitu dengan membuat laporan dengan merekap

data pelanggan, baik dari pelanggan kecil hingga pelanggan besar yang

tagihan rekening listriknya dijumlahkan menggunakan kalkulator. Setelah

satu ranting telah dijumlahkan, maka akan mengerjakan rekap piutang

pelanggan ranting lainnya. Setelah selesai semua ranting-ranting, maka akan

digabungkan menjadi satu laporan, misalnya Laporan Piutang Pelanggan PPJ,

1

Laporan Piutang Pelanggan Materai, dan laporan tersebut digabungkan lagi

menjadi Laporan Piutang Pelanggan (Gabungan).

Namun sekarang, PT. PLN (Persero) Wilayah S2JB khusnya Cabang

Lahat menggunakan suatu Sistem Informasi untuk pembukuan langganan

khususnya pengolahan piutang pelanggan yaitu SIP3 (Sistem Informasi

Pengolahan Piutang Pelanggan). Sistem Informasi ini menggunakan aplikasi

Microsoft Excel khususnya Microsoft Excel 2003, dan bisa menggunakan

Microsoft Excel 2003 ke atas, seperti Microsoft Excel 2007 dan 2010.

Jika dibandingkan antara pengolahan piutang pelanggan saat ini tentu

sangat berbeda dengan pengolahan piutang pelanggan tempo dulu. Mulai

dari waktu yang dikerjakan akan lebih singkat terutama dalam me-revisi

laporan dan tingkat kesalahan lebih kecil serta mempersingkat waktu dalam

pengecekan ulang hasil data piutang pelanggan. Namun kekurangan dari

aplikasi ini adalah adalah sebagai berikut:

1. Sering terjadi heng pada saat peng-input-an data, dimana rumus

yang seharusnya langsung berubah sesuai data, tetapi rumus

tersebut tidak menunjukkan perubahan atau tetap kosong. Hal itu

harus melakukan refresh dahulu agar dapat memperlihatkan hasil

baru pada rumus tersebut.

2. Antara laporan satu dengan laporan lain yang seharusnya saling

berkaitan satu sama lain (mempunya link satu sama lain), terkadang

tidak bisa langsung di-update pada laporan terakhir, yaitu laporan

piutang pelanggan (gabungan).

Namun aplikasi ini hanyalah sarana dalam mempermudah staff atau

pegawai PT. PLN (Persero) dalam membuat Laporan Piutang Pelanggan atau

Laporan TUL IV-04. Yang akan Saya bahas kali ini adalah Laporan TUL IV-04

beserta isinya. Maka berdasarkan hal dan data-data tersebut, Saya

mengambil judul:

PENGOLAHAN PIUTANG PELANGGAN PT. PLN (PERSERO) WS2JBCABANG LAHAT MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

2

1.2 Perumusan Masalah

Saya merumuskan masalah yang akan Saya bahas pada makalah ini,

yaitu sebagai berikut:

1. Darimana data tersebut berasal?

2. Apa saja yang diolah pada data tersebut?

3. Apa saja yang terdapat pada laporan piutang pelanggan?

1.3 Pembatasan Masalah

Dari perumusan masalah diatas, Saya membatasi permasalahan hanya

pada pembuatan Laporan Piutang Pelanggan atau Laporan TUL IV-04.

Dimana Laporan ini dibuat menggunakan software dari perusahaan

Microsoft, yaitu Microsoft Excel 2003.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari makalah ini adalah sebagai berikut:

1. Agar dapat mengetahui darimana saja data-data pengolahan piutang

pelanggan berasal.

2. Agar dapat mengetahui data-data apa saja yang diolah pada Laporan

Piutang Pelanggan.

3. Agar dapat mengetahui isi-isi dari Laporan Piutang Pelanggan.

1.5 Manfaat

Pembuatan makalah ini memiliki manfaat yang dapat menambah

wawasan bagi semua pihak khususnya bagian Pelayanan Pelanggan yang

melakukan pengolahan data piutang pelanggan, membuat pembukuan

langganan (TUL IV) atau Laporan Piutang Pelanggan / TUL IV-04 dan

umumnya dapat menjadi bahan ilmu pengetahuan sebagai acuan pembuatan

laporan dibidang lain yang memerlukan TUL IV-04, seperti Akuntansi dan

sebagainya. Selain itu, manfaat bagi Saya yaitu dapat meningkatkan wawasan

dan kemampuan Saya dalam bidang pengolahan piutang pelanggan.

3

1.6 Metodologi Penulisan

Makalah disusun menggunakan metodologi penulisan sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Saya melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses

pembuatan laporan piutang pelanggan yang Saya lakukan dibawah

bimbingan Supervisor Pelayanan.

2. Metode Konsultasi

Dengan metode ini, Saya mengadakan konsultasi kepada Supervisor

Pelayanan Pelanggan, serta staff bagian Akuntansi yang memiliki

pengetehuan dan wawasan terhadap permasalahan serta dapat

memberikan masukan dan pendapat yang berguna.

1.7 Sistematika Pembahasan

Agar lebih sistematis dan mudah dimengerti dalam penulisan makalah

ini, Saya membahas makalah ini menggunakan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini, Saya mencoba menguraikan mengenai latar belakang

pemilihan judul, perumusan masalah dan pembatasan masalah,

tujuan dan manfaat dibuatnya makalah ini, metodologi penulisan

makalah serta sistematika penulisan makalah.

BAB II PEMBAHASAN

Bab ini menjelaskan mengenai garis besar PT. PLN (Persero)

Wilayah S2JB Cabang Lahat khususnya dibagian Pelayan Pelanggan

dan pembuatan Laporan Piutang Pelanggan

BAB III PENUTUP

Bab terakhir ini, Saya memberikan kesimpulan berdasarkan pada

bab-bab sebelumnya dan Saya mencoba memberikan saran

sehubungan dengan permasalahan yang timbul.

LAMPIRAN

Laporan Kegiatan Bulanan Siswa OJT D1 Bulan Maret 2010.

4

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 GARIS BESAR PT. PLN (PERSERO) WS2JB CABANG LAHAT BAGIAN PELAYANAN PELANGGAN

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki

bagian Pelayanan Pelanggan. Pelayanan Pelanggan dikepalai oleh Supervisor

Pelayanan Pelanggan. Atasan Supervisor Pelayanan Pelanggan adalah Asisten

Manajer Pemasaran dan diatasnya lagi adalah Manajer Cabang. Adapun

strukturnya adalah sebagai berikut:

PT. PLN (Persero) Wilayah Sumatera Selatan Cabang Lahat memiliki 11

Unit dibawahnya, yaitu 1 Rayon dan 10 Ranting. Nama-nama 11 unit tersebut

adalah sebagai berikut:

1. Rayon Lembayung

2. Ranting Muara Enim

3. Ranting Lubuk Linggau

4. Ranting Pagar Alam

5. Ranting Prabumulih

6. Ranting Batu Raja

7. Ranting Martapura

8. Ranting Muara Dua

9. Ranting Muara Beliti

10. Ranting Pendopo

11. Ranting Tebing Tinggi

5

Bagian Pelayanan Pelanggan adalah bagian yang mempunyai tugas-

tugas sebagai berikut:

1. Membuat Laporan Piutang Pelanggan (TUL IV-04)

2. Membuat Laporan BP-UJL

3. Membuat Laporan Mutasi UJL

4. Membuat Laporan Piutang Ragu-ragu

5. Rekapitulasi kWh jual daya 450 VA

Mengenai kewajiban membuat laporan Piutang Pelanggan atau laporan

TUL IV-04. Bukan hanya menyatukan atau menggabungkan laporan-laporan

rayon/ranting, tetapi juga melakukan pengecekan dan atau perbaikan dari

laporan TUL IV-04 yang diberikan dari rayon/ranting. Setelah penginputan

data piutang pelanggan, laporan tersebut harus di rekon atau dicek ulang

oleh bagian Akuntansi mengenai omzet, penambahan dan pengurangan serta

saldo pada laporan tersebut. Saldo laporan tersebut harus sama dengan

Akuntansi agar nilainya sama, dan laporan TUL IV-04 akan dikirimkan ke

PLN Wilayah dan akan dikirimkan lagi ke PLN Pusat.

2.2 PEMBUATAN TUL IV-04

Tata Usaha Langganan (TUL) memiliki 6 Fungsi, yaitu:

Fungsi I : Pelayanan Pelanggan

Fungsi II : Pembacaan Meter

Fungsi III : Pencetakan / Proses Rekening

Fungsi IV : Pembukuan Langganan

Fungsi V : Penagihan

Fungsi VI : Kontrol Piutang

Fungsi TUL IV (Pembukuan Langganan) juga memiliki beberapa

pembagian fungsi-fungsi lagi yaitu, seperti pemberitahuan pelaksanaan

pemutusan sementara (TUL IV-01), pemberitahuan pemutusan bongkar

rampung sambungan tenaga listrik (TUL IV-03), Piutang Ragu-ragu (TUL IV-

06) dan yang kita bahas, yaitu piutang pelanggan (TUL IV-04).

6

Piutang Pelanggan adalah pendapatan atas penjualan tenaga listrik

yang belum dilunasi oleh pelanggan. Pendapatan atas penjualan tenaga listrik

adalah data yang didapat dari proses pencetakan rekening pelanggan

maupun maupun tagihan penjualan tenaga listrik non-pelanggan, seperti BTS

multiguna dan pesta. Dimana data tersebut dibuat menjadi sebuah laporan

penjualan listrik TUL IV-04 bagian pelayanan pelanggan untuk dilaporkan ke

Wilayah.

Saat ini, dalam pengolahan piutang pelanggan PT. PLN (Persero)

menggunakan sebuah sistem informasi berbasis teknologi informasi agar

dapat mempersingkat waktu dan meminimalisir tingkat kesalahan dalam

pembuatan laporan TUL IV-04. Dimana sistem informasi ini disebut SIP3 atau

Sistem Informasi Pengolahan Piutang Pelanggan. SIP3 ini menggunakan

aplikasi Microsoft Excel, dimana satu file Microsoft Excel yang telah diberikan

rumus yang secara otomatis mengolah data piutang pelanggan saling

berhubungan dengan file yang lain dan selalu ter-update antar file apabila ada

data yang diperbaharui.

TUL IV-04 PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat dalam aplikasi SIP3

adalah sebuah folder bernama “404 [bulan_laporan] [tahun_laporan]” contoh

untuk membuat TUL IV-04 bulan Februari 2010, folder yang lama (bulan

Januari 2010 atau sebelumnya) di-copy lalu diberi nama “404 Februari 2010”.

Folder tersebut berisi file-file Microsoft Excel yang dibuat sesuai kebutuhan

laporan TUL IV-04, sehingga menjadi laporan gabungan yang terakhir, yaitu

Laporan Piutang Pelanggan. Dimana pada folder tersebut berisi file-file,

sebagai berikut:

1. Lap. Piutang Pelanggan (gabungan)

2. Lap. Piutang Pelanggan Listrik

3. Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan Rekening

4. Lap. Piutang Pelanggan Tag. Susulan P2TL

5. Lap. Piutang Pelanggan UJL Angsuran

6. Lap. Piutang Pelanggan Materai

7

7. Lap. Piutang Pelanggan PPJ

8. Lap. Piutang Pelanggan PPN

9. Lap. Piutang Pelanggan Pemakaian Sewa Trafo, Kapasitor

10. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan

11. Lap. Piutang Pelanggan BP Angsuran

12. Lap. Piutang pelangganujl angsuran

13. Lap. Piutang pelanggan invoice

Laporan-laporan diatas masing-masing memiliki laporan untuk 11 unit

rayon/ranting dibawah PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang Lahat yang harus

dicek dan atau diperbaiki satu persatu lalu menggabungkan laporan dari 11

unit rayon/ranting tersebut menjadi satu laporan gabungan atau biasa

disebut laporan cabang lahat (gabungan). Dan beberapa dari laporan

tersebut akan digabungkan lagi menjadi Laporan Piutang Pelanggan, dimana

isinya juga 11 unit rayon/ranting yang telah digabungkan dan 1 buah laporan

gabungan dari laporan piutang pelanggan 11 unit tersebut.

Dengan SIP3, setiap laporan diatas yang masing-masing memiliki file-

file Microsoft Excel yang berisi data penjualan tenaga listrik rayon/ranting,

dimana pada saat peng-input-an data piutang pelanggan rumus-rumus pada

file melakukan eksekusi sendiri, seperti penjumlahan menggunakan SUM

penjumlahan menggunakan plus (+), pengurangan (-). Lalu file rayon/ranting

tersebut digabungkan menjadi 1 buah laporan gabungan, yaitu laporan yang

sudah secara otomatis menggabungkan data-data laporan antar

rayon/ranting dan biasanya disebut laporan gabungan cabang lahat,

misalnya laporan piutang pelanggan listrik menjadi laporan piutang

pelanggan listrik cabang lahat atau laporan piutang pelanggan materai

cabang lahat, laporan piutang pelanggan biaya keterlambatan cabang lahat.

Dan beberapa dari laporan tersebut akan digabungkan (dijumlahkan) secara

otomatis dengan menggunakan rumus pada Microsoft Excel sehingga menjadi

Laporan Piutang Pelanggan, yaitu point no.1 dan pada laporan ini terdapat

juga terdapat laporan gabungan.

8

Adapun laporan-laporan yang digabungkan menjadi Laporan Piutang

Pelanggan adalah sebagai berikut:

1. Lap. Piutang Pelanggan Listrik

2. Lap. Piutang Pelanggan Tagihan Susulan Rekening

3. Lap. Piutang Pelanggan Materai

4. Lap. Piutang Pelanggan PPJ

5. Lap. Piutang Pelanggan PPN

6. Lap. Piutang Pelanggan Biaya Keterlambatan

Adapun isi yang terdapat pada laporan TUL IV-04, yaitu sebagai

berikut:

A. Uraian dari Laporan TUL IV-04, yaitu:

1. Saldo Awal

Saldo awal terdiri dari rekening berjalan dan rekening tunggakan,

dimana saldo awal ini didapat dari saldo akhir bulan lalu.

2. Pengurangan

Bagian ini berisi mengenai uraian pelunasan, seperti pelunasan

offline, online, dan dengan nota buku, uraian pembatalan piutang,

dipindahkan ke piutang ragu-ragu, dipindahkan bukukan ke unit

lain, dan diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode golongan,

pembayaran dimuka, beban kantor, selisih opname rekening,

koreksi pelunasan, dan UMTL

3. Penambahan

Bagian ini berisi pencatekan rekening (omzet), rekening perbaikan,

rekening susulan, pemindah bukuan dari unit lain, dan

diperhitungkan berdasarkan penyesuaian kode

4. Saldo Akhir

Saldo akhir terdiri dari, rekening baru, rekening berjalan dan

rekening tunggakan, didapat dari penjumlahan antara

5. Prosentase

Adalah Persentase dari saldo akhir terhadap omzet.

9

B. Lembar dan Rupiah Rekening Pelanggan, yang terdiri dari:

1. 10-60 : Umum

2. 10-61 : TNI/POLRI

3. 10-62 : Instansi Vertikal

4. 10-63 : Pemerintah Daerah

5. 10-64 : BUMN

6. Jumlah : Total dari Lembar dan Rupiah dari 10-60 sampai 10-64

Berikut adalah format uraian dari TUL IV-04

I. SALDO AWAL

a. Rekening berjalanb. Rekening tunggakan

II. PENGURANGAN

a. Pelunasan

1. Konvensional (off line)1.1 Rekening baru1.2 Rekening berjalan1.3 Rekening Tunggakan

2. On line2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan

3. Dengan nota buku3.1 Rekening baru3.2 Rekening berjalan3.3 Rekening Tunggakan

b. Pembatalan piutang

1. Karena perbaikan2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan

2. Karena pembatalan2.1 Rekening baru2.2 Rekening berjalan2.3 Rekening Tunggakan

10

c. Dipindahkan ke piutang ragu-ragu

1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening tunggakan

d. Pemindah bukuan ke unit lain

1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening tunggakan

e. Diperhitungkan

1. Penyesuain kode golongan

1.1 Rekening baru1.2 Rekening berjalan1.3 Rekening tunggakan

2. Pembayaran dimuka


3. Beban kantor


4. Selisih opname rekening


5. Koreksi pelunasan


6. UMTL


11

III. PENAMBAHAN

a. Pencetakan rekening

1. Rekening baru2. Rekening berjalan

b. Rekening perbaikan

1. Rekening baru2. Rekening berjalan3. Rekening Tunggakan

c. Rekening susulan


d. Pemindah bukuan dari unit lain


e. Diperhitungkan

1. Penyesuaian kode golongan


2. Koreksi pelunasan


3. Pemindahan dari piutang ragu-ragu


4. Selisih opname rekening


12

IV. SALDO AKHIR

a. Rekening baru

b. Rekening berjalan

c. Rekening tunggakan

V. PROSENTASE

a. Saldo awal (1) terhadap saldo akhir tahun lalu

b. Saldo akhir (4) terhadap saldo akhir tahun lalu

c. Ratio piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 100%

d. Umur piutang : saldo akhir (4) : (3a1+3a2) x 30 hari

Tidak semua data tersebut ada pada laporan TUL IV-04 rayon/ranting,

dikarenakan tidak semua rayon/ranting pelanggan yang sama. Misalnya

tidak semua rayon/ranting mempunyai pelanggan BUMN, seperti PT. Bukit

Asam adalah pelanggan PLN ranting Muara Enim, dan sebagainya.

Setelah laporan piutang pelanggan dibuat di bagian Pelayanan

Pelanggan, maka TUL IV-04 tersebut diserahkan ke bagian Akuntansi untuk

mencocokkan saldo akhir, apabila masih ada yang berbeda maka aka nada

revisi pada laporan tersebut dan harus dicari dimana kesalahannya. Jika

tidak berarti laporan TUL IV-04 telah benar dan siap dilaporkan ke PLN

Wilayah untuk diolah kembali agar dapat dilaporkan ke PLN Pusat.

13

BAB IIIPENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Dari pembuatan makalah pengolahan piutang pelanggan PT. PLN

(Persero) Wilayah S2JB Cabang Lahat ini, maka Saya menyimpulkan bahwa:

1. Data piutang pelanggan yang didapat dari laporan TUL IV-04 harus

benar dan sama dengan pencetakan rekening tagihan penjualan

listrik pelanggan atau omzet.

2. Laporan TUL IV-04 adalah laporan piutang pelanggan, yaitu

laporan yang berisi pendapatan PT. PLN (Persero) WS2JB Cabang

Lahat atas penjualan tenaga listrik oleh 11 rayon/rantingnya.

3. Laporan TUL IV-04 saling berhubungan antar laporan satu dengan

laporan lainnya, yaitu tergabung dalam laporan piutang pelanggan.

4. Laporan TUL IV-04 terdapat 13 macam laporan, diantaranya

laporan piutang pelanggan, laporan piutang pelanggan listrik,

laporan piutang pelanggan materai, laporan piutang pelanggan PPJ,

laporan piutang pelanggan PPN, laporan piutang pelanggan biaya

keterlambatan.

5. Laporan TUL IV-04 memiliki saldo awal dari saldo akhir bulan

sebelumnya dan memiliki saldo akhir untuk saldo awal bulan

berikutnya. Sehinggan setiap bulannya, laporan TUL IV-04 akan

saling terkait.

3.2 SARAN

Adapun saran yang dapat Saya berikan, yaitu:

1. Diharapkan pada pembuat laporan TUL IV-04 mengetahui dan

memahami data piutang pelanggan dan isi laporan tersebut.

14

2. Diharapkan untuk aplikasi SIP3 dapat diperbaiki, Karena sudah

terdapata heng atau error dalam pengolahan rumus didalamnya.

15

makalah siswa ojt prajabatan hal 1satu

Documents