BAB IPENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi adalah kumpulan unit-unit pengambilan keputusan untuk

mewujudkan tujuan -tujuan. Sebagai sistem, setiap organisasi menerima

masukan-masukan dan mengubah menjadi keluaran-keluaran dalam bentuk

produk atau jasa. Dengan berkembangnya organisasi dan perusahaan pada

era reformasi ini baik dari sektor industri, perdagangan maupun jasa

mengalami berbagai masalah yang kompleks. Oleh karena itu, organisasi

menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan

kemampuan berkompetensi.

Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara manual atau menggunakan

mesin pembukuan sederhana sampai dengan komputer. Tujuan umum dari

pengembangan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan

informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha, untuk memperbaiki informasi

yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki tingkat

keandalan informasi akuntansi dan menyediakan catatan lengkap mengenai

pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Perusahaan

industri membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi yang terkoordinasi

dengan baik.

Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan

data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk.

Kekurangan sistem informasi yang digunakan untuk mendukung aktivitas

siklus produksi dapat menimbulkan masalah bagi sebuah organisasi. Maka

perlu adanya, sistem pengawasan produksi yang ditujukan untuk mengawasi

pelaksanaan order produksi yang dikeluarkan oleh fungsi produksi.

Pengendalian intern atas persediaan dan produksi didasarkan pada fungsi-

1

fungsi terpisah dan catatan-catatan dasar dan dokumentasi. Perlindungan

terhadap persediaan dari pencurian fisik meliputi pengamanan terhadap

persediaan seperti juga dilakukannya perhitungan fisik periodik dan

pengujian terhadap catatan secara independen.

Sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan memainkan peranan penting

dalam siklus produksi. Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat

waktu merupakan input penting dalam keputusan mengenai hal-hal berikut

ini :

• Bauran produk (apa yang akan diproduksi)

• Penetapan harga produk

• Alokasi dan perencanaan sumber daya

• Manajemen biaya (merencanakan dan mengendalikan biaya produksi,

mengevaluasi kinerja).

Keputusan-keputusan ini membutuhkan lebih banyak informasi terinci

mengenai biaya daripada data yang dibutuhkan untuk mempersiapkan

laporan keuangan. Oleh karena itu, desain sistem informasi akuntansi siklus

produksi perusahaan sebaiknya mencakup informasi yang lebih banyak

dengan memenuhi persyaratan pelaporan keuangan untuk kepentingan pihak

luar.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer dan

pengendalian internal atas siklus produksi pada PT Yazaki Technology

Indonesia ?

2. Apakah sistem informasi akuntansi tersebut sudah memadai dalam

meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu dalam

pengambilan keputusan ?

1.3 Tujuan

1. Untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem informasi akuntansi

berbasis komputer dan pengendalian internal atas siklus produksi pada

PT Yazaki Technology Indonesia.

2

2. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi tersebut sudah

memadai dalam meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu

dalam pengambilan keputusan.

3

BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Ikhtisar Konsep Pengendalian

Pengendalian internal (internal control) adalah proses yang dijalankan

untuk menyediakan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan pengendalian

telah dicapai . Tujuan pengendalian sebagai berikut :

1. Mengamankan aset – mencegah atau mendeteksi perolehan,penggunaan,

atau penempatan yang tidak sah.

2. Mengelola catatan dengan detail yang baik untuk melaporkan aset

perusahaan secara akurat dan wajar.

3. Memberikan informasi yang akurat dan reliable.

4. Menyiapkan laporan keuangan yang sesuai dengan kriteria yang

ditetapkan.

5. Mendorong dan memperbaiki efisiensi operasional.

6. Mendorong ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang telah

ditentukan.

7. Mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku.

Fungsi penting dalam pengendalian internal :

1. Pengendalian preventif (preventive control) merupakan pengendalian

dengan mencegah masalah yang belum terjadi.

2. Pengendalian detektif (detective control) merupakan pengendalian untuk

pemeriksaan, dibutuhkan untuk mengungkap masalah setelah terjadinya

masalah.

3. Pengendalian korektif (corrective control) merupakan memecahkan

masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan serta

memperbaiki masalah tersebut.

4

Pengendalian internal dibagi menjadi dua kategori yaitu :

1. Pengendalian umum (general control) merupakan pengendalian yang

memastikan lingkungan pengendalian sebuah organisasi stabil dan

dikelola dengan baik.

2. Pengendalian aplikasi (application control) merupakan pengendalian

dalam mencegah, mendeteksi, dan mengoreksi kesalahan transaksi serta

penipuan di dalam program aplikasi.

2.2 Kerangka Pengendalian

Kerangka Pengendalian dalam mengembangkan sistem pengendalian

internal terdapat tiga kerangka yaitu :

1. Kerangka COBIT

COBIT (control objectives for information and related technology)

merupakan sebuah kerangka keamanan dan pengendalian yang

memungkinkan :

Manajemen untuk membuat tolak ukur praktik-praktik keamanan

dan pengendalian lingkungan TI.

Para pengguna layanan TI dijamin dengan adanyan keamanan dan

pengendalian yang memadai.

Memperkuat opini pengendalian internal auditor dan

mempertimbangkan masalah keamnan TI dan pengendalian yang

dilakukan.

Kerangka COBIT menjelaskan tata kelola manajemen TI yang efektif.

Berikut merupakan 5 prinsip utama dalam COBIT :

1) Memenuhi keperluan pemangku kepentingan

Dalam hal ini COBIT membantu para pengguna mengatur proses

dan prosedur bisnis untuk menciptakan sebuah sistem informasi

yang menambah nilai untuk pemangku kepentingan.

2) Mencakup perusahaan secara keseluruhan

Kerangka COBIT tidak hanya berfokus pada operasi TI. Namun,

mengintegrasikan semua fungsi dan proses TI ke dalam fungsi serta

proses keseluruhan perusahaan.

5

3) Mengajukan sebuah kerangka terintegrasi dan tunggal

Kerangka COBIT dapat disejajarkan pada tingkatan yang tinggi

dengan standard dan kerangka lainnya.

4) Memungkinkan pendekatan holistik

Kerangka COBIT memberikan sebuah pendekatan holistik yang

menghasilakan tata kelola dan manjemen yang efektif dari semua

fungsi TI di perusahaan.

5) Memisahkan tata kelola dari manajemen

Dalam hal ini kerangka COBIT memisahkan tanggung jawab tata

kelola dan tanggung jawab manajemen.

2. Kerangka pengendalian internal COSO

Kerangka pengendalian internal COSO merupakan sebuah kelompok

sector swasta yang terdiri atas :

American Accounting Association

American Institute of Certified Public

Accountants

Institute of Internal Auditors

Institute of Management Accountants

Financial Executives Institute

Lima komponen Model Pengendalian Internal COSO yang saling

berhubungan :

Control environment (lingkungan pengendalian)

Control activities (aktivitas pengendalian)

Risk assessment (penilaian risiko)

Information and communication (informasi dan komunikasi)

Monitoring (pengawasan)

3. Kerangka manajemen resiko perusahaan COSO

Manajemen resiko perusahaan – kerangka terintegrasi adalah sebuah

kerangka COSO yang memperbaiki proses manajemen resiko

denganmenekankan pada kerangka ERM yang digunakan oleh dewan

6

direksi dan manajemen untuk mengatur strategi, mengidentifikasi

kejadian yang mungkin mempengaruhi entitas, menilai dan mengelola

resiko, serta menyediakan jaminan memadai bahwa perusahaan

mencapai tujuan dan sasarannya.

4. Kerangka Manajemen Risiko Perusahaan dan Kerangka Pengendalian

Internal

Kerangka ERM yang lebih komprehensif menggunakan pendekatan

berbasis risiko daripada berbasis pengendalian. ERM menambahkan tiga

elemen tambahan ke kerangka IC COSO yaitu penetapan tujuan,

pengidentifikasian kejadian yang mungkin mempengaruhi perusahaan,

dan pengembangan sebuah respons untuk risiko yang dinilai.

2.3 Lingkungan Internal

Lingkungan internal atau budaya perusahaan merupakan fondasi dari

seluruh elemen lainnya karena mempengaruhi cara organisasi menetapkan

strategi dan tujuannya membuat struktur aktivitas bisnis dan

mengidentifikasi, menilai, serta merespons risiko.

Lingkungan internal mencakup hal-hal sebagai berikut :

Filosofi Pihak Manajemen, Gaya Beroperasi, d an Selera Risiko

Dalam hal ini dijelaskan bahwa semakin bertanggung jawab filosofi dan

gaya pengoperasian manajemen , serta semakin jelas dalam hal komunikasi,

maka semakin besar kemungkinan para pegawai akan bertindak dengan

tanggung jawab. Dan jika manajemen memiliki perhatian yang minim pada

pengendalianinternal dan manajemen risiko, maka kinerja pegawai akan

menurun untuk mencapai tujuan pengendalian.

Komitmen a tas Integritas, Nilai- n ilai Etika d an Kompetisi

Organisasi membutuhkan sebuah budaya yang menekankan integritas dan

komitmen pada nilai-nilai etis serta kompetisi. Perusahaan mendukung

integritas dengan cara :

1. Mengajarkan dan mensyaratkannya secara aktif.

7

2. Menghindari pengharapan atau insentif yang tidak realistis, sehingga

memotivasi tindakan yang illegal.

3. Memberikan penghargaan atas kejujuran serta memberikan label verbal

pada perilaku jujur dan tidak jujur secara konsisten.

4. Mengembangkan sebuah kode etik tertulis yang menjelaskan secara

eksplisit perilaku-perilaku jujur dan tidak jujur.

5. Mewajibkan pegawai untuk melaporkan tindakan tidak jujur atau illegal

dan mendisiplinkan pegawai yang diketahui tidak melaporkannya.

6. Membuat sebuah komitmen untuk kompetisi.

Pengawasan Pengendalian Internal o leh Dewan Direksi

Dalam hal ini dewan direksi yang terlibat mewakili pemangku kepentingan

untuk memberikan tinjauan independen manajemen yang bertindak dalam

pengecekan dan penyeimbangan atas tindakan tersebut.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi perusahaan memberikan sebuah kerangka untuk operasi

perencanaan, pelaksanaa, pengendalian, dan pengawasan. Aspek-aspek

struktur organisasi menyertakan hal-hal sebagai berikut :

Sentralisasi atau desentralisasi wewenang.

Hubungan pengarahan atau matriks pelaporan.

Organisasi berdasarkan industri, lini produk, lokasi, atau jaringan

pemasaran.

Bagaimana alokasi tanggung jawab mempengaruhi ketentuan informasi.

Organisasi dan garis wewenang untuk akuntansi, pengauditan, dan fungsi

sistem informasi.

Ukuran dan jenis aktivitas perusahaan.

Metode u ntuk Memberikan Otoritas d an Tanggung Jawab

Manajemen sebaiknya memastikan para pegawai memahami dan tujuan

entitas, menetapkan wewenang, tanggung jawab untuk sasaran tujuan yang

baik untuk departemen maupun individu, memilih individu untuk

bertanggung jawab dalam mencapai tujuan, serta mendorong penggunaan

inisiatif untuk menyelesaikan masalah.

8

Standar Sumber Daya Manusia y ang Menarik, Mengembangkan, d an

Mempertahankan Individu y ang Kompeten

Kebijakan sumber daya manusia (SDM) dan praktik-praktik yang mengatur

kondisi kerja, insentif pekerjaan, dan kemajuan karier dapat menjadi

kekuatan dalam mendorong kejujuran, efisiensi, dan layanan yang loyal.

Kebijakan SDM harus berisi tingkatan keahlian yang diperlukan, perilaku

etis, dan integritas yang diperlukan.

Pengaruh Eksternal

Pengaruh eksternal meliputi persyaratan-persyaratan yang diajukan oleh

bursa efek, Financial Accounting Standards Board (FASB), PCAOB, dan

SEC. Dalam hal ini juga menyertakan persyaratan yang dipaksakan oleh

badan-badan regulasi, seperti bank, utilitas, dan perusahaan asuransi.

2.4 Penetapan Tujuan

Manajemen mentapkan tujuan pada tingkatan perusahaan dan kemudian

membaginya ke dalam tujuan yang lebih spesifik untuk subunit perusahaan.

Tujuan-tujuan tersebut :

Tujuan strategis (strategic objective) merupakan sasaran tingkat tinggi

yang disejajarkan dengan misi perusahaan, mendukungnya, serta

menciptakan nilai pemegang saham.

Tujuan operasi (operation objective) yaitu berhubungan dengan

efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, menentukan cara

mengalokasikan sumber daya. Tujuan ini merefleksikan preferensi,

pertimbangan, dan gaya manajemen serta merupakan faktor penting

dalam keberhasilan perusahaan.

Tujuan pelaporan (reporting objective) membantu memastikan

ketelitian, kelengkapan, dan keandalan laporan perusahaan dalam

meningkatkan pembuatan keputusan dan mengawasi aktivitas serta

kinerja perusahaan.

Tujuan kepatuhan (compliance objective) membantu perusahaan dalam

mematuhi seluruh hukum dan peraturan yang berlaku.

9

2.5 Identifikasi Kejadian

Kejadian merupakan sebuah insiden atau peristiwa positif atau negative dari

sumber-sumber internal dan eksternal yang mempengaruhi implementasi

strategi atau pencapaian tujuan.

Perusahaan menggunakan beberapa teknik untuk mengidentifikasi kejadian

termasuk penggunaan sebuah daftar komprehensif dari kejadian potensial,

pelaksanaan sebuah analisis internal, pengawasan kejadian-kejadian yang

menjadi penyebab dan titik-titik pemicu, pengadaan seminar dan

wawancara, penggunaan data mining, dan penganalisisan proses-proses

bisnis.

2.6 Penilaian Risiko dan Respons Risiko

Manajemen harus mengidentifikasi dan menganalisis risiko untuk

menentukan cara risiko-risiko seharusnya dikelola. Manajemen juga harus

mengidentifikasi dan menilai perubahan-perubahan yang dapat secara

signifikan berdampak pada sistem pengendalian internal.

Risiko-risiko yang teridentifikasi dinilai dalam beberapa cara yang berbeda

yaitu berdasarkan kemungkinan, dampak positif dan negatif, secara individu

dan berdasarkan kategori, dampak pada unit organisasi yang lain, serta

berdasarkan pada sifat bawaan dan residual.

Manajemen dapat merespons risiko dengan salah satu dari empat cara

berikut :

Mengurangi yaitu mengurangi kemungkinan dan dampak risiko dengan

mengimplementasikan sistem pengendalian internal yang efektif.

Menerima yaitu menerima kemungkanan dan dampak risiko.

Membagikan yaitu membagikan risiko atau mentransfernya kepada

orang lain dengan asuransi pembelian, mengalihdayakan sebuahaktivitas,

atau masuk kedalam transaksi lindung nilai (hedging).

Menghindari yaitu menghindari risiko dengan tidak melakukan aktivitas

yang menciptakan risiko. Hal ini bisa jadi mensyaratkan perusahaan

10

untuk menjual sebuah divisi, keluar dari lini produk, atau tidak

memperluas perusahaan seperti yang diharapkan.

Memperkirakan Kemungkinan dan Dampak

Beberapa kejadian memiliki risiko yang lebih besar karena lebih cenderung

untuk terjadi. Para pegawai cenderung membuat sebuah kesalahan daripada

melakukan penipuan. Dampak dari penipuan biasanya tidak terlalu besar,

karena kebanyakan kasus penipuan tidak menngancam eksistensi

perusahaan. Kemungkinan dan dampak harus dipertimbangan bersamaan

oleh karena itu, keduanya meningkat, baik materialitas dari kejadian

maupun kebutuhan untuk melindunginya akan muncul.

Mengidentifikasi Pengendalian

Manajemen harus mengidentifikasi pengendalian yang melindungi

perusahaan dari setiap kejadian. Pengendalian preventif biasanya superior

dibandingkan pengendalian detektif. Ketika pengendalian preventif gagal,

pengendalian detektif menjadi sangat diperlukan untuk menemukan

masalah. Pengendalian korektif membantu memulihkan dari segala masalah.

Sebuah sistem pengendalian internal yang baik harus menggunakan

ketiganya.

Memperkirakan Biaya dan Manfaat

Tidak ada sistem pengendalian internal yang memberikan perlindungan

sangat mudah terhadap seluruh kejadian, karena memiliki banyak sekali

pengendalian membutuhkan biaya sangat besar dan secara negatif

mempengaruhi efisiensi operasional.

Manfaat dari prosedur pengendalian internal harus melebihi biayanya.

Manfaat-manfaat tersebut sulit dihitung secara akurat, termasuk penjualan

dan produktivitas yang meningkat, kerugian yang dikurangi, integrasi yang

lebih baik dengan pelanggan dan pemasok, loyalitas pelanggan yang

meningkat, keunggulan kompetitif, dan premi asuransi yang lebih rendah.

Biaya biasanya lebih mudah diukur dibandingkan manfaat. Elemen biaya

yang umum, yaitu personel, termasuk waktu untuk menjalankan prosedur

11

pengendalian, biaya perekrutan pegawai tambahan untuk mencapai

pemisahan tugas yang efektif, dan biaya pemrograman pengendalian ke

dalam sebuah sistem komputer.

Salah satu cara untuk memperkirakan nilai pengendalian internal melibatkan

kerugian yang diperkirakan (expected loss) dengan rumus :

Nilai dari prosedur pengendalian adalah selisih antara kerugian yang

diperkirakan dengan prosedur-prosedur pengendalian dan kerugian yang

diperkirakan tanpa prosedur tersebut.

Mengimplementasikan Pengendalian atau Menerima, Membagi, atau

Menghindari Risiko

Pengendalian biaya efektif harus diimplementasikan untuk mengurangi

risiko. Risiko yang tidak dikurangi harus diterima, dibagi, atau dihindari.

Risiko dapat diterima jika ia berada dalam jangkauan toleransi risiko

perusahaan.

2.7 Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian (control activities) adalah kebijakan, prosedur, dan

aturan yang memberikan jaminan memadai bahwa tujuan pengendalian

telah dicapai dan respons risiko dilakuan. Hal tersebut merupakan tanggung

jawab manajemen untuk mengembangkan sebuah sistem yang aman dan

dikendalikan dengan tepat. Manajemen harus memastikan bahwa :

1. Pengendalian dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi

risiko hingga level yang dapat diterima.

2. Pengendalian umum yang sesuai dipilih dan dikembangkan melalui

teknologi.

3. Aktivitas pengendalian diimplementasikan dan dijalankan sesuai

dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah ditentukan.

Pengendalian akan jauh lebih efektif ketika dijalankan sejak sistem

dibangun, daripada sesudah dibangun. Hal yang penting bahwa aktivitas

12

Kerugian yang diperkirakan = Dampak x Kemungkinan

pengendalian tetap berjalan selama musim liburan akhir tahun, karena

jumlah penipuan komputer yang tidak proporsional dan perampokan

keamanan yang dilakukan pada waktu tersebut. Beberapa alasannya yaitu :

1. Liburan pegawai yang diperpanjang berarti bahwa orang yang

“mengurusi toko” lebih sedikit.

2. Para pelajar libur sekolah dan mempunyai waktu lebih.

3. Para hacker yang budayanya berbeda meningkatkan serangan mereka.

Prosedur pengendalian dilakukan dalam kategori-kategori berikut :

1. Otorisasi transaksi dan aktivitas yang layak.

2. Pemisahan tugas.

3. Pengembangan proyek dan pengendalian akuisisi (perolehan).

4. Mengubah pengendalian manajemen.

5. Mendesain dan menggunakan dokumen serta catatan.

6. Pengamanan aset, catatan, dan data.

7. Pengecekan kinerja yang independen.

Otorisasi Transaksi dan Aktivitas yang Tepat

Otorisasi adalah penetapan kebijakan bagi para pegawai untuk diikuti dan

kemudian memberdayakan mereka guna melakukan fungsi organisasi

tertentu. Otorisasi sering didokumentasikan dengan penandatanganan,

penginisialisasian, atau pemasukan kode pengotorisasian pada sebuah

dokumen atau catatan.

Aktivitas atau transaksi tertentu bisa jadi merupakan konsekuensi bahwa

manajemen memberikan otorisasi khusus (specific authorization) agar

aktivitas atau transaksi tersebut terjadi.

Pemisahan Tugas

Pengendalian internal yang baik mensyaratkan tidak ada satu pegawai pun

yang diberi terlalu banyak tanggung jawab atas transaksi atau proses bisnis.

Seorang pegawai tidak boleh berada di sebuah posisi untuk melakukan dan

menyamarkan penipuan. Pemisahan tugas dibagi menjdai dua, yaitu :

13

1. Pemisahan Tugas Akuntansi

Pemisahan tugas akuntansi yang efektif tercapai ketika fungsi-fungsi

berikut dipisahkan :

1) Otorisasi – menyetujui transaksi dan keputusan.

2) Pencatatan – mempersiapkan dokumen sumber; memasukkan data

ke dalam sistem komputer, memelihara jurnal, buku besar, file, atau

database; dan menyiapkan rekonsiliasi dan laporan kinerja.

3) Penyimpanan – menangani kas, peralatan, persediaan, atau aktiva

tetap; menerima cek pelanggan yang datang; menulis cek.

2. Pemisahan Tugas Sistem Pemisahan tugas sistem adalah penerapan prosedur-prosedur

pengendalian untuk membagi wewenang dan tanggung jawab secara

jelas di dalam fungsi sistem informasi. Fungsi-fungsi tersebut yaitu :

1) Administrator sistem – memastikan seluruh komponen sistem

informasi berjalan dengan lancar dan efisien.

2) Manajemen jaringan – memastikan bahwa perangkat ditautkan ke

jaringan internal dan eksternal organisasi dan memastikan pula

bahwa jaringan tersebut beroperasi dengan baik.

3) Manajemen keamanan – memastikan bahwa sistem yang ada

aman dan terlindungi dari ancaman internal dan eksternal.

4) Manajemen perubahan – proses untuk memastikan perubahan

dibuat dengan lancar dan efisien tidak memengaruhi keterandalan,

keamanan, kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan sistem secara

negative.

5) Pengguna – mencatat transaksi, melakukan otorisasi data untuk

diproses, dan menggunakan output sistem.

6) Analisis sistem – membantu pengguna menentukan kebutuhan

informasi mereka dan mendesain sistem agar sesuai dengan

kebutuhan-kebutuhan tersebut.

7) Pemrograman – membuat dan mengembangkan desain analis,

mengodekan, dan menguji program komputer.

8) Operasi komputer – menjalankan perangkat lunak pada komputer

14

perusahaan. Mereka memastikan bahwa data dimasukkan dengan

tepat, diproses dengan benar, dan output yang diperlukan akan

dihasilkan.

9) Perpustakaan sistem informasi – pustakawan sistem informasi

memelihara penyimpanan database, file, dan program perusahaan

dalam area penyimpanan terpisah.

10) Pengendalian data – memastikan bahwa data sumber telah

disetujui dengan semestinya, mengawasi alur kerja melalui

komputer, merekonsiliasi input dan output, memelihara catatan

kesalahan input untuk memastikan kebenaran dan kepatuhannya

kembali, serta mendistribusikan output sistem.

Pengembangan Proyek dan Pengendalian Akuisis (Perolehan)

Memiliki metodologi menjadi hal penting untuk mengatur pengembangan,

akuisisi, implementasi, dan memelihara sistem informasi. Pengendalian

pengembangan sistem yang penting meliputi :

1. Sebuah komite pengarah – memandu dan mengawasi pengembangan

dan akuisisi (perolehan) sistem informasi.

2. Sebuah rencana induk strategis – dikembangkan dan diperbarui setiap

tahun untuk menyelaraskan sistem informasi organisasi dengan strategi-

strategi bisnisnya.

3. Sebuah rencana pengembangan proyek – menunjukkan tugas-tugas

yang dijalankan, orang yang akan menjalankannya, biaya proyek,

tanggal penyelesaian, dan tonggak proyek.

4. Sebuah jadwal pengolahan data – menunjukkan kapan setiap tugas

seharusnya dijalankan.

5. Pengukuran kinerja sistem – ditetapkan untuk mengevaluasi sistem.

6. Sebuah tinjauan pasca implementasi – dijalankan setelah sebuah

proyek pengembangan diselesaikan untuk menentukan apakah manfaat

antisipasian tercapai.

Mendesain dan Menggunakan Dokumen dan Catatan

Desain dan penggunaan dokumen elektronik dan kertas yang sesuai dapat

membantu memastikan pencatatan yang akurat serta lengkap dari seluruh

15

data transaksi yang relevan. Bentuk dan isinya harus sesederhana mungkin,

meminimalkan kesalahan, dan memfasilitasi tinjauan serta verifikasi.

Pengamanan Aset, Catatan, dan Data

Sebuah perusahaan harus melindungi kas dan aset fisik beserta

informasinya. Para pegawai merupakan risiko keamanan yang lebih besar

dibandingkan orang luar. Mereka mampu menyembunyikan tindakan

illegal mereka dengan lebih baik karena mereka mengetahui kelemahan

sistem dengan lebih baik. Berikut merupakan hal-hal yang penting untuk

dilakukan :

Menciptakan dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang tepat.

Memelihara catatan akurat dari seluruh aset.

Membatasi akses terhadap aset.

Melindungi catatan dan dokumen.

Pengecekan Kinerja yang Independen

Pengecekan kinerja yang independen ini meliputi :

1. Tinjauan Tingkat Atas

Manajemen harus mengawasi hasil perusahaan dan membandingkan

kinerja perusahaan secara periodik terhadap (1) kinerja yang

direncanakan; (2) kinerja periode sebelumnya; dan (3) kinerja pesaing.

2. Tinjauan Analitis

Sebuah pemeriksaan hubunga di antara set-set data yang berbeda.

3. Rekonsiliasi Catatan-catatan yang Dikelola secara Independen

Catatan-catatan harus direkonsiliasi terhadap dokumen atau catatan

dengan saldo yang sama.

4. Perbandingan terhadap Kuantitas Aktual dengan Jumlah Dicatat

Aset yang signifikan secara periodik dihitung dan direkonsiliasi

terhadap catatan perusahaan. Pada akhir shift setiap kasir, kas di dalam

mesin kasir harus sesuai dengan jumlah pita mesin kasir.

5. Akuntansi Double-entry

Debit yang seimbang dengan kredit menyediakan berbagai peluang

untuk pengecekan independen.

16

6. Tinjauan Independen

Setelah sebuah transaksi diproses, orang kedua meninjau pekerjaan

orang pertama, mengecek otorisasi yang semestinya, meninjau

dokumen pendukung, dan mengecek ketepatan harga, kuantitas, serta

ekstensi.

2.8 Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi dan komunikasi haruslah memperoleh dan

mempertukarkan informasi yang dibutuhkan untuk mengatur, mengelola,

dan mengendalikan operasi perusahaan. Tujuan utama dari SIA adalah

untuk mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan

mengomunikasikan informasi mengenai sebuah organisasi.

Kerangka IC yang diperbaraui memerinci bahwa tiga prinsip berikut

berlaku di dalam proses informasi dan komunikasi.

1. Mendapatkan atau menghasilkan informasi yang relevan dan

berkualitas tinggi untuk mendukung pengendalian internal.

2. Mengomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan

tanggung jawab yang diperlukan untuk mendukung komponen-

komponen lain dari pengendalian internal.

3. Mengomunikasikan hal-hal pengendalian internal yang relevan kepada

pihak-pihak eksternal.

2.9 Pengawasan

Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus

diawasi secara berkelanjutan, dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai

kebutuhan.

Menjalankan Evaluasi Pengendalian Internal

Efektivitas pengendalian internal diukur dengan menggunakan evaluasi

formal atau evaluasi penilaian diri.

Implementasi Pengawasan yang Efektif

Pengawasan yang efektif melibatkan melatih dan mendampingi pegawai,

mengawasi kinerja, mengoreksi kealahan, dan mengawasi pegawai yang

17

memiliki akses terhadap aset.

Menggunakan Sistem Akuntansi Pertanggungjawaban

Sistem akuntansi pertanggungjawaban meliputi anggaran, kuota, jadwal,

biaya standar, dan standar kualitas; perbandingan laporan kinerja actual dan

yang direncanakan; dan prosedur untuk menyelidiki serta mengoreksi

varians yang signifikan.

Mengawasi Aktivitas Sistem

Seluruh transaksi dan aktivitas sistem harus direkam di dalam sebuah log

yang mengindikasikan siapa mengakses data apa, kapan, dan dari perangkat

online yang mana.

Melacak Perangkat Lunak dan Perangkat Bergerak yang Dibeli

Untuk mematuhi hak cipta dan melindungi dirinya dari gugatan

pembajakan perangkat lunak, perusahaan harus melakukan audit perangkat

lunak secara periodik. Harus ada lisensi yang cukup untuk seluruh

pengguna dan perusahaan tidak wajib membayar untuk lisensi yang lebih

dari yang dibutuhkan.

Menjalankan Audit Berkala

Audit keamanan eksternal, internal, dan jaringan dapat menilai dan

mengawasi risiko maupun mendeteksi penipuan dan kesalahan.

Menginformasikan para pegawai audit membantu menyelesaikan masalah-

masalah privasi, menghalangi penipuan, dan mengurangi kesalahan. Para

auditor harus menguji pengendalian sistem secara regular dan menelusuri

file penggunaan sistem untuk mencari aktivitas mencurigakan secara

periodik.

Mempekerjakan Petugas Keamanan Komputer dan Chief Compliance

Officer

Seorang computer security officer (CSO) bertugas atas keamanan sistem,

independen dari fungsi sistem informasi, dan melapor kepada chief

operating officer (COO).

18

Menyewa Spesialis Forensik

Penyelidik forensik yang memiliki spesialisasi dalam kasus penipuan

adalah kelompok yang tumbuh dengan cepat pada profesi akuntansi. Para

spesialis forensik komputer menemukan, mengekstraksi, mengamankan,

dan mendokumentasi bukti komputer.

Memasang Perangkat Lunak Deteksi Penipuan

Para penipu mengikuti pola-pola yang berbeda dan meninggalkan petunjuk

yang dapat dilacak dengan perangkat lunak deteksi penipuan. Jaringan saraf

merupakan program dengan kemampuan pembelajaran dapat

mengidentifikasi penipuan secara akurat.

Mengimplementasikan Hotline Penipuan

Hotline penipuan adalah nomor telepon yang dapat dihubungi oleh para

pegawai untuk melaporkan penipuan dan penyalahgunaan secara anonym

(tanpa nama).

19

BAB IIIPEMBAHASAN

3.1 Profil Perusahaan

PT Yazaki Technology Indonesia merupakan perusahaan suku cadang

automotif yang termasuk dalam Yazaki Corporation, asal Jepang. Saat ini,

perusahaan tersebut telah memiliki tujuh pabrik di Indonesia yang berlokasi

di Tangerang, Subang, Kabupaten Semarang, Kota Semarang, Jepara,

Mojokerto, dan Pasuruan. Saat ini, perusahaan berencana untuk membangun

tiga pabrik komponen automotif lagi di Indonesia.

3.2 Sistem Informasi Akuntansi PT Yazaki Technology Indonesia

PT Yazaki Technology Indonesia telah menggunakan sistem informasi

akuntansi berbasis komputer untuk mendukung proses produksinya. Sistem

tersebut telah terintegrasi ke semua bagian produksi dan gudang distribusi.

Secara keseluruhan, sistem informasi akuntansi yang dimiliki PT Yazaky

technology Indonesia sudah memadai dalam meningkatkan kinerja bagian

produksi dan membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem

informasi siklus produksi pada PT Yazaki Technology Indonesia

menggunakan transfer slip sebagai dokumen utama. Transfer slip adalah

kartu proses dari setiap produksi barang yang memuat kode dan data-data

kunci terkait dari seluruh proses produksi. Kode dan data tersebut akan

dimasukan kedalam sistem informasi. Transfer slip dapat merekam

pergerakan dan riwayat persediaan, mulai dari persediaan bahan bakusampai

menjadi produk akhir.

Selain dokumen yang menunjukan pergerakan dan riwayat persediaan,

dokumen transfer slip yang diinput kedalam sistem juga memudahkan

direktur dan manager produksi untuk menganalisis kinerja proses produksi

termasuk personel yang bekerja didalamnya. Transfer slip membantu

20

manager produksi untuk mengetahui kinerja masing-masing pengawas dan

operator selama proses produksi, pengaruh jam kerja dan hari libur manager

terhadap produktivitas produksi dan lain-lain. Bagi PPIC (Production

Planning & Inventory Control), transfer slip membantu tugas dalam

efisiensi penggunaan dan pengendalian kehilangan persediaan dan

mengetahui ketepatan waktu pengiriman.

Siklus Produksi PT Yazaki Technology Indonesia:

21

3.3 Analisis Pengendalian Internal dan Tujuan Siklus Produksi di PT

Yazaki Technology Indonesia

Dalam bagian ini dilakukan analisis terhadap pengendalian internal dalam

siklus produksi PT Yazaki Technology Indonesia terkait aktivitas dan

prosedur pengendalian internal berdasarkan COSO Framework. Analisis

juga dilakukan terhadap pencapaian PT Yazaki Technology Indonesia

dalam memenuhi tujuan pengendalian internal pada siklus produksi.

Aktivitas Pengendalian

1. Peninjauan kembali oleh Manajemen Puncak

Pihak manajemen tingkat atas PT Yazaki Technology Indonesia selalu

melakukan peninjauan kembali (review) terhadap kinerja aktual dan

membandingkannya dengan anggaran, perkiraan (forecast), kinerja

sebelumnya dan kompetitor.

2. Aktivitas Manajemen

Manajemen perusahaan menjalankan fungsinya untuk melakukan

pemeriksaan terhadap laporan kinerja atau laporan produksi.

3. Proses Informasi

Perusahaan telah melakukan beberapa fungsi pengendalian untuk

memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan keabsahan setiap transaksi

yang terjadi. Proses informasi tersebut tertuang dalam dokumen SPO,

Prosedur Proses (PP), Prosedur Tetap, dan standar form untuk transaksi.

4. Pengendalian Aset

Perusahaan telah melakukan aktivitas pengendalian untuk perlindungan

aset perusahaan, yaitu dengan penjagaan satpam dan pembatasan untuk

menakses aset. Secara periodik, perusahaan juga melakukan perhitungan

aset dan membandingkannya dengan hasil pencatatan. Namun, penulis

menemukan adanya Gudang Bahan Baku yang penjagaannya kurang

memadai karena dapat diakses secara bebas dan tidak terdapat petugas

gudang.

5. Pemisah Tugas dan Tanggung Jawab

Peraturan dan kebijakan yang dibuat perusahaan telah mengatur adanya

pemisah tugas dan tanggung jawab. Namun, penulis menemukan adanya

22

penggabungan tugas dalam fungsi pengawasan gudang dan pihak yang

mengotorisasi transaksi gudang.

Prosedur Pengendalian Menurut COSO Framework

Prosedur Pengendalian Menurut COSO Framework

Otorisasi yang tepat terhadap setiap transaksi dan

aktivitas oleh pihak yang berwenang

Pemisah tugas antar fungsi yang saling berkaitan

Perubahan pengendalian manajemen

Mendesain dan menggunakan dokumen-dokumen atau

record yang bernomor acak

Penjagaan dan pengamanan terhadap aset, record, dan

data entitas

Pemeriksaan dan pengecekan secara independen terhadap

kinerja

23

BAB IVPENUTUP

4.1 Simpulan

Organisasi adalah kumpulan unit-unit pengambilan keputusan untuk

mewujudkan tujuan - tujuan. Organisasi menggantungkan diri pada sistem

informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetensi. Dari

pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi PT

Yazaki Technology Indonesia yang telah berbasis komputer telah

terintegrasi ke semua bagian produksi dan gudang distribusi. Sehingga

secara keseluruhan, sistem informasi akuntansi yang dimiliki sudah

memadai dalam meningkatkan kinerja bagian produksi dan membantu

manajemen dalam pengambilan keputusan.

Selain itu, secara umum perusahaan telah melaksanakan pengendalian

internal dengan baik dan sesuai dengan COSO Internal Control Framework,

namun masih terdapat kelemahan pada pemisah tugas antar fungsi yang

saling berkaitan belum sepenuhnya dijalankan seperti manajer produksi

yang juga menerima pemesanan barang dan penjagaan pengamanan

terhadap aset, record dan data entitas yang kurang memadai penjagaannya

sehingga gudang dan data mudah di akses oleh orang lain.

4.2 Saran

1. Perusahaan perlu membentuk tim independen yang sewaktu waktu

melakukan pemeriksaan atau perhitungan fisik persediaan. Anggota tim

dipilih dari departemen yang tidak terlibat dalam proses produksi. Hal

tersebut dilakukan sebagai salah satu bentuk pengendalian internal

terhadap perlindungan aset perusahaan.

2. Perlu adanya komunikasi dua arah terkait serah terima barang-barang

baik dalam proses maupun barang jadi. Pihak penerima harus

24

memeriksa kembali kesesuaian atas barang yang diterima,

memverifikasi dan menandatangani dokumen transfer. Hal tersebut

dilakukan agar tidak terjadi kehilangan persediaan.

3. Perlu adanya pemisah tugas dan tanggung jawab antara pihak yang

mengotorisasi pengeluaran barang dengan pihak yang bertanggung

jawab atas gudang. Seperti telah dijelaskan sebelumnya, PPIC selain

mengotorisasi pengeluaran barang juga bertanggung jawab atas

penjagaan gudang dan pengeluaran barang.

4. Perlu adanya pemisah tugas antara pihak yang membuat permintaan

pembelian dengan pihak yang menerima persediaan dari pemasok. Hal

tersebut untuk mencegah terjadinya permintaan pembelian fiktif.

Perusahaan selain membuat permintaan pembelian PPIC juga dapat

menerima persediaan tersebut dari pemasok.

25

DAFTAR PUSTAKA

Romney, Marshall B. and Steinbart, Paul John. 2014. Accounting Information

Systems (Sistem Informasi Akuntansi) Edisi 13. Jakarta: Salemba Empat.

http://autotekno.sindonews.com/read/1030580/184/yazaki-siap-bangun-tiga-

pabrik-lagi-di-indonesia-1438941874

http://darmansyah.weblog.esaunggul.ac.id/category/sistem-informasi-akuntansi/

page/11/

http://www.yazaki-group.com/

26