makalah seminar
TRANSCRIPT
COST-BENEFIT ANALYSISMAKALAH
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian dari Syarat Kelulusan Mata Kuliah
Seminar Pendidikan Ilmu Komputer
Oleh
HANRY MARIFATULLOH056913
PROGRAM ILMU KOMPUTER
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Januari, 2009
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puja dan puji hanya milik Allah azza wa jalla, Rabb
semesta alam. Karena hanya dengan izin-Nya lah penulis bisa menyusun makalah
ini. Shalawat dan salam senantiasa kita sampaikan kepada utusan terakhir,
Nabiyullah Muhammad saw., keluarganya, para sahabat, tabi’in, dan pengikut
beliau hingga hari Akhir.
Makalah ini mengungkapkan sebuah metode/teknik yang digunakan untuk
menghitung kelayakan ekonomis pengembangan sebuah sistem sistem. Teknik ini
disebut dengan teknik cost-benefit analysis yang bisa disebut juga dengan teknik
biaya-keuntungan. Analisi biaya-keuntungan yang nantinya akan merinci berbagai
biaya dan juga mereka manfaat yang didapat dari pengembangan sebuah sistem
informasi. Jadi dengan teknik analisis biaya-keuntungan kelayakan ekonomis
sebuah pengembangan sistem informasi bisa dilihat denga jelas.
Dengan selesainya makalah ini penulis sangat berterimakasih kepada pihak-
pihak yang telah membantu didalam pembuatan makalah ini. Khususnya kepada:
1. Pembimbing seminar Asep Wahyudin, M.T.
2. Koordinator seminar Drs. Eka Fitrajaya Rahman, M.T.
3. semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan
laporan ini.
Akhirnya dalam pengantar makalah ini penulis ingin menyampaikan bahwa
dalam makalah ini, masih banyak kekurangan yang perlu dibenahi oleh penulis.
Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan oleh penulis.
Bandung, 8 Januari 2009
Penulis
1
LEMBAR PENGESAHAN
COST-BENEFIT ANALYSIS
Oleh :
HANRY MARIFATULLOH
NIM. 056913
DISETUJUI DAN DISAHKAN OLEH
Koordinator Seminar Pembimbing
Drs. Eka Fitrajaya Rahman, M.T. Asep Wahyudin, M.T. NIP. 131 911 641 NIP. 132 317 094
2
ABSTRAK
Cost benefit analysis atau sering disebut juga cost effectiveness analysis, merupakan sebuah teknik analisis yang dipergunakan untuk menentukan kelayakan ekonomis dalam membangun sebuah sistem. Teknik analisis ini bertujuan untuk memperkirakan biaya, keuntungan/manfaat dalam pengembangan sebuah sistem. Setiap pengembangan sistem informasi sangat dibutuhkan pengujian kelayakan, salah satu pengujian kelayakan ialah kelayakan ekonomis. Dalam makalah ini kelayakan ekonomis pengembangan sebuah sistem dibahas dengan sebuah teknik yaitu cost-benefit analysis. Dengan dipergunakan teknik cost benefit analysis ini maka sistem yang dibangun akan lebih efektif dan reasional. Teknik cost-benefit analysis memperlihatkan bahwa sistem informasi yang dibangun merupakan sebuah investasi. Untuk itu dalam pelaksanaannya memerlukan biaya, didalam teknik cost-benefit analysis ini akan dirinci komponen-komponen biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Dan juga akan dirinci perkiraan keuntungan dan manfaat yang nanti diperoleh bila menggunakan sistem informasi yang baru. Sehingga setiap investasi yang dikelurkan dan manfaat/keuntungan yang didapat bisa dihitung dengan jelas, dan menyimpulkan bahwa sistem yang dibangun layak untuk direalisasikan. Jika sistem tersebut mengakibatkan kerugian dengan biaya yang lebih besar dari keuntungan maka sistem informasi tersebut tidak layak untuk dibangun. Jadi dengan teknik cost benefit analysis pengembangan sebuah sistem dapat dilihat manfaat dan keuntungannya. Untuk itu sebuah sistem diputuskan layak untuk dibangun dan tidak layak dibangun bergantung pada hasil teknik cost-benefit analysis.
Kata Kunci : Cost benefit analysis, cost effectiveness analysis, kelayakan ekonomis.
3
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR........................................................................................1
LEMBAR PENGESAHAN................................................................................2
ABSTRAK..........................................................................................................3
PENDAHULUAN..............................................................................................5
A. Latar Belakang...........................................................................................5
COST-BENEFIT ANALYSIS............................................................................8
A. Analisis Kelayakan....................................................................................8
B. Pengertian Cost-Benefit Analysis..............................................................12
C. Komponen Biaya.......................................................................................12
D. Komponen Manfaat...................................................................................16
E. Metode Analisis Cost-Benefit....................................................................20
PENUTUP...........................................................................................................26
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................28
4
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Semakin merebaknya dunia (TI) teknologi informasi menjadikan Indonesia
negara yang kaya akan para ahli-ahli dibidang Teknologi Informasi. Sekarang ini
para sarjana dibidang Teknologi Informasi sangat banyak ditemui dikota besar
maupun dikota kecil sekalipun, mereka dituntut dapat merubah lingkungannya
menjadi lingkungan yang sadar akan manfaat dari Teknologi Informasi. Banyak
masyarakat Indonesia yang belum mengerti betul bahawa dengan Teknologi
Informasi setiap kegiatan mereka bisa dipermudah, dari yang bersifat pengguna
saja maupun yang menjadikan Teknologi Informasi sebagai sarana dari usaha
bisnisnya. Dengan kemajuan Teknologi Informasi yang sangat pesat di Indodesia
menjadi momentum bagi para ahli Teknologi Informasi untuk mengembangkan
keahliannya sebagai solusi untuk masyarakat dan dirinya pribadi.
Teknologi informasi yang dipersepsikan adalah teknologi yang bersifat
aplikatif, sehingga masyarakat akan dengan mudah merasakan manfaatnya.
Teknologi informasi yang aplikatif tersebut membutuhkan sebuah sistem yang
akan membuat teknologi itu tepat sasaran dan bermanfaat sepenuhnya. Sebelum
masyarakat umum merasakan manfaat dari sebuah sistem informasi maka para
ahli dibidang Teknologi Informasi mendesain dan menganalisi sistem informasi
tersebut. Dengan desain dan analisis yang baik sebuah sistem informasi akan lebih
bermanfaat dan berguna bagi masyarakat yang menggunakannya. Namun bila
desain dan analisis yang buruk bisa dipastikan sistem informasi yang dibangun
akan mengalami kegagalan ataupun tidak berguna atau bisa disebut gagal.
Permasalahan yang sekarang timbul ditengah-tengah kemajuan Teknologi
Informasi yang sangat pesat ini ialah masyarakat umum yang tertarik akan
menggunakan Teknologi Informasi sebagai solusi, banyak yang belum percaya
bahwa dengan desain analysis yang baik mereka akan mendapatkan keuntungan
yang lebih banyak. Mungkin para pengguna teknologi informasi seperti
pengusaha-pengusaha banyak melihat fenomena kegagalan teknologi informasi
5
membuat mereka untung, bukan menjadi solusi melainkan membuat rugi.
Disinilah peran dan tanggung jawab para ahli dibidang Teknologi Informasi untuk
memberi pemahaman kepada masyrakat bahwa dengan desain dan analysis yang
baik segala permasalahan yang dihadapi akan mudah dan para pengguna teknologi
informasi akan diuntungkan.
Semakin banyaknya para ahli Teknologi Informasi maka diharapkan desain
dan analisis sistem informasi akan semakin membaik sehingga masyarakat
pengguna Teknologi Informasi akan memperolah sistem yang baik dan
bermanfaat. Khususnya yang akan dibahas oleh penulis dengan desain dan analisis
ialah cost dan benefit analysis atau analisis biaya dan manfaat sebuah sistem
informasi. Setiap sistem informasi yang akan dibuat ataupun yang akan
dikembangkan menjadi sebuah sistem informasi lebih besar tidaklah luput dari
pemikiran keuntungan dibuatnya sistem informasi tersebut. Dan yang paling
pertama difikirkan dan dan dipertimbangkan ialah keuntungan yang akan
diperoleh dari sistem informasi tersebut. Tidak mungkin ada masyarakat yang
ingin membuat sistem informasi yang nantinya tidak berguna dan rugi.
Masyarakat pengguna Teknologi Informasi Dengan analisis biaya dan manfaat
para ahli harus bisa menunjukan kepada para masyarakat pengguna Teknologi
Informasi bahwa sebuah sistem informasi yang ia buat atau kembangkan akan
mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Analisis biaya dan manfaat bisa digunakan sebagai rasionalisme keuntungan
sebuah sistem informasi dibuat atau dikembangkan. Para ahli Teknologi Informasi
harus bisa meyakinkan bahwa sebuah sistem informasi layak dibuat atau
dikembangkan. Dengan analisis biaya dan manfaat maka sebuah sistem informasi
akan lebih mudah diterima oleh masyarkat, seperti para pengusaha dan pembisnis
karena mereka bisamengetahui kelayakan ekonomis sebuah sistem informasi .
Dengan analisis biaya dan manfaat yang baik maka para pengguna sistem
informasi akan lebih yakin bahwa sistem informasi yang dibuat ataupun
dikembangkan menjadi solusi dan akan memberikan keuntungan yang lebih
banyak.
6
Pengembangan suatu sistem informasi merupakan sebuah investasi seperti
halnya investasi proyek lainnya, hal ini yang harus para pengguan sistem
informasi ketahui. Oleh karena itu sebelum sebuah sistem informasi dibuat atau
dikembangakan maka harus dilihat beberapa segi kelayakan. Sebagaimana
dikemukakan oleh Whitten,et.a.l (2004:382) bahwa sebagian besar analis setuju
bahwa ada 4 (empat) kategori kelayakan, yaitu: kelayakan opersional, kelayakan
jadwal, kelayakan teknis, dan kelayakan ekonomis. Dengan analisis kelayakan
khususnya yang akan dibahas dimakalah ini ialah kelayakan ekonomis yaitu
teknik analisis biaya dan manfaat, maka tidak ada keraguan bagi para pengguana
sistem informasi bahwa investasi yang dikeluarkannya akan mendapatkan
keuntungan yang lebih banyak dan ini akan meguntungkan para ahli juga dengan
semakin dipercayanya mereka.
7
COST-BENEFIT ANALYSIS
A. Analisis Kelayakan
Di suatu perusahaan setiap system informasi diharapkan akan dapat
menghasilkan manfaat yang lebih. System informasi dijadikan sebuah investasi
modal utama yang harus ditetapkan, sebagai mana halnya pemasaran harus
menetapkan produk baru dan bagian produksi menetapkan gedung atau peralatan
baru. Untuk menentukan apakah investasi akan menghasilkan keuntungan dan
apakah ada investasi lain yang lebih menghasilkan banyak manfaat dan
keuntungan dengan pengeluaran yang sedikit mungkin, hal itu dapat dijawab
dengan menggunakan analisis kelayakan sebuah system informasi.
Bila dilihat dari segi definisi kelayakan bisa diartikan sebagai ukuran akan
seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem informasi
terhadap organisasi. Sedangkan analisis kelayakan adalah proses pengukuran
kelayakan tersebut. Kelayakan sebaiknya diukur disepanjang siklus hidup
(Whitten,et.al. 2004:380). Gambar 1.1 menunjukan titik periksa kelayakan selama
fase analisis sistem pada siklus hidup sistem. Titik periksa tersebut ditampilkan
dengan bentuk berlian. Berlian tersebut mengindikasi bahwa penilaian ulang
kelayakan dan tinjauan menajemen sebaiknya dilakukan pada akhir fase
sebelumnya (sebelum fase berikutnya). Proyek dapat dibatalkan atau direvisi pada
setiap titik periksa, dengan mengabaikan sumber daya yang telah digunakan.
1. Analisis Sistem – Titik Periksa Definisi Lingkup
Analisis kelayakan pertama dilakukan pada fase definisi lingkup. Pada
tahap awal proyek, kelayakan tidak lebih dari pengukuran tingkat
kepentingan persoalan dan perkiraan bagian pertama dari biaya
pengembangan. Hal ini untuk menjawab pertanyaan, apakah persoalan
memerlukan biaya studi dan analisis detail pada sistem baru? Secara
8
realistis, kelayakan tidak dapat diukur secara akurat, sampai persoalan
dan persyaratan dipahami dengan lebih baik. Setelah memperkiran
keuntungan penyelesaian persoalan dan kesempatan, analis
memperkirakan biaya pengembangan sistem yang diharapkan.
Gambar 1.1. Titik Peiksa Kelayakan pada Analisis Sistem (Whitten,et.al. 2004:381).
9
4
DESAIN LOGIKA
Persoalan dan petunjuk masalah
1
LINGKUP DEFINISI
2
ANALISIS MASALA
H
Lingkup&Visi
Pernyataan Masalah
Sasaran Peningkatan
sistem
3
ANALISIS PERSYARATAN
Pernyataan Persyaratan
Bisnis
Desain Logika
5
ANALISIS KEPUTUSAN
6
INTEGRASI &DESAIN
FISIK
Proposal Sistem
Arsitektur Aplikasi
Spesifikasi Desain
7
KONSTRUKSI & PENGUJIAN
8
INSTALASI & PENGIRIMAN
Sistem Fungsional
Sistem Operasional
Pernyataan Kerja
2. Analisis Sistem – Titik Periksa Analisis Masalah
Titik periksa selanjutnya terjadi setelah studi dan analisis persoalan yang
lebih detail pada sistem terbaru. Karena persoalan itu dipahami lebih
baik, maka analis dapat membuat perkiraan yang lebih baik tentang biaya
pengembangan dan keuntungan yang akan diperoleh dari sistem baru.
Biaya pengembangan, pada titik ini hanyalah angka perkiraan. Analis
belum mendefinisikan seluruh persyaratan pengguna atau menetapkan
solusi desain untuk persyaratan tersebut.
3. Desain Sistem – Titik Periksa Analisis Keputusan
Fase analisis keputusan menyatakan aktifitas analisis kelayakan utama
karena fase tersebut memetakan salah satu dari banyak kemungkinan
implementasi sebagai sebagai target untuk desain sistem.
Persoalan dan persyaratan sebaiknya dikenali mulai sekarang. Selama
fase analisis keputusan, solusi alternatif didefinisikan dalam konteks
metode input/output, metode penyimpanan data, persyaratan perangkat
keras dan lunak, metode pengolahan, dan implikasi orangnya.
Dari ketiga titik periksa diatas kita telah mengidentifikasi titik periksa
kelayakan selama analisis sistem. Selain dari titik periksa diatas Whitten,et.a.l
(2004:382) menjelaskan bahwa sebagian besar analis juga setuju bahwa ada empat
kategori pengujian kelayakan.
1. Kelayakan Operasional
Merupakan ukuran sebaik apa solusi tersebut akan bekerja dalam
organisasi. Juga ukuran pendapat orang tentang sistem/proyek tersebut.
Kriteria kelayakan operasional mengukur tingkat kepentingan masalah
(fase survei dan studi) atau tingkat penerimaan solusi (fase definisi
pemilihan, akuisisi, dan desain). Ada dua aspek kelayakan operasional
yang harus dipertimbangkan:
a. Apakah masalah itu cukup berharga untuk diselesaikan dan akankah
solusi yang didapat bermanfaat untuk menyelesaikan masalah?
10
b. Bagaimana pendapat pengguna akhir dan menajemen menggenai
masalah dan solusi yang didapat itu?
2. Kelayakan Teknis
Merupakan ukuran keputusan solusi teknis tertentu dan ketersediaan
sumber dan pakar teknis. Kelayakan teknis mengarah pada hal yang
praktis dan masuk akal, kelayakan teknis ditujukan pada tiga masalah
pokok:
a. Apakah teknologi atau solusi yang diajukan cukup praktis?
b. Apakah saat ini kita telah mempunyai teknologi yang memadai?
c. Apakah perusahaan mempunyai pakar teknis yang memadai?
3. Kelayakan jadwal
Merupakan ukuran kelayakan daftar pelaksanaan proyek tersebut.
Beberapa proyek diawali dengan tenggang waktu yang spesifik. Sangat
perlu untuk menentukan apakah tenggang waktu itu bersifat perintah
(mandatory) atau keinginan.
4. Kelayakan ekonomis
Merupakan ukuran efektifitas biaya sebuah proyek atau solusinya. Hal
yang mendasar dalam banyak proyek adalah kelayakan ekonomis.
Selama fase awal proyek, analisis kelayakan ekonomis hanyalah
menentukan apakah manfaat yang diperoleh dari menyelesaikan
persoalan tersebut cukup berharga. Biaya secara praktis tidak mungkin
dapat diperkirakan pada tahap itu,karena persyaratan pengguna akhir dan
solusi teknis alternatif belum diidentifikasi. Akan tetapi, segera setelah
persyaratan dan solusi spesifik diidentifikasi, analis dapat
memperkirakan biaya dan keuntungan tiap alternative tersebut. Ini
disebut analisis cost-benefit. Analisis cost-benefit akan dibahas kemudian
pada makalah ini.
Kriteria kelayakan teknis dan operasional mengukur kelayakan persoalan
atau solusinya. Kelayakkan operasional adalah people-oriented. Kelayakan teknis
adalah computer-oriented. Kelayakan jadwal menentukan apakah waktu yang
11
dialoakasikan pada sebuah proyek tampak akurat. Kelayakan ekonomis
berhubungan dengan biaya dan keuntungan sistem informasi.
B. Pengertian Cost-Benefit Analysis
Teknik cost-benefit analysis/analisis keuntungan-biaya terdefinisi dari
perlunya perhitungan kelayakan ekonomis pengembangan sebuah sistem
informasi. Hal itu telah dijelaskan sebelumnya dalam empat kategori pengujian
kelayakan pengembangan sebuah sistem. Menurut Jogiyanto.HM (1995:663)
menjelaskan bahwa Analisis biaya-keuntungan disebut juga dengan analisis biaya-
efektivitas(cost-effectiveness analysis).
Dengan teknik analisis manfaat-biaya diharapkan pengembangan sebuah
sistem akan memberikan keuntungan dan manfaat dikemudian hari pada sebuah
perusahaan. Hal itu dikarenakan pengembangan sebuah sistem merupakan suatu
investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi ini berarti
dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa
mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan
sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan
manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-
manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber
daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini tidak bernilai atau tidak layak.
Karena itu dengan teknik analisis manfaat-biaya diharapkan sistem informasi yang
tidak bernilai atau tidak layak tidak akan terjadi.
C. Komponen Biaya
Untuk melakukan analisis cost-benefit diperlukan pengkategorian
komponen biaya. “Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu: Biaya yang
dihubungkan dengan pengembangan sistem dan biaya yang dihubungkan dengan
pengoperasian dan perawatan sebuah sistem” (Whitten,et.al. 2004:385).
.
1. Biaya pengembangan sistem
12
Biaya pengembangan sistem dapat diperkirakan dari permulaan proyek, dan
biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak akan berulang sesudah proyek
selesai. Biaya yang akan berhubungan dengan pengembangan sistem dapat
diklasifikasikan kedalam 3 kategori, yaitu:
a. Biaya pengadaan (procurement cost)
“Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi
berhubungan dengan memperoleh perangkat keras”(Jogiyanto HM.
1995:664). Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut.
1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.
2. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.
3. Biaya instalasi perangkat keras.
4. Biaya ruangan untuk perangkat keras.
5. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.
6. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan
perangkat keras.
Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan
pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan,
kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.
b. Biaya persiapan operasi (start-up cost)
“Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya
untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan”(Jogiyanto. HM.
1995:665). Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal adalah sebagai
berikut ini.
1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.
2. Biaya instalasi peralatan komunikasi (misalnya sambungan telepon)
3. Biaya persiapan personil.
4. Biaya reorganisasi
5. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan
operasi
13
Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-biaya
yang terjadi diawal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan. (Jogiyanto,
HM. 1995:38)
c. Biaya proyek (project-related cost)
“Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya
untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya”(Jogiyanto. HM.
1995:665). Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek adalah sebagai
berikut ini.
1. Biaya dalam tahap analisis sistem.
a. biaya untuk mengumpulkan data.
b. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy, dan lain-lain)
c. biaya rapat.
d. biaya staff analis
e. biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem
2. Biaya dalam tahap desain sistem.
a. biaya dokumentasi
b. biaya rapat
c. biaya staff analis
d. biaya staff pemrogram (programmer)
e. biaya pembelian perangkat lunak aplikasi
f. biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap desain sistem.
3. Biaya dalam tahap penerapan sistem.
a. biaya pembuatan formulir baru.
b. biaya konversi data.
c. biaya latihan personel.
d. biaya manajemen yang terhubungan dengan tahap desain sistem.
(Jogiyanto, HM. 1995:38)
2. Biaya operasi dan biaya perawatan
Biaya operasi dan perawatan dapat diperkirakan hanya sesudah solusi
berbasis komputer yang spesifik telah didefinisikan. Berbeda dengan biaya
14
pengembangan sistem, biaya operasi cenderung berulang sepanjang kehidupan
sistem. Menurut Whitten,et.al (2004:385)Biaya operasi sistem sepanjang sistem
tersebut berfungsi dapat digolongkan sebagai biaya tetap dan tidak tetap.
a. Biaya tetap
Terjadi pada waktu teratur tetapi pada tarif yang relatif tetap. Yang
termasuk biaya operasi tetap ialah:
1. pembayaran sewa dan pembayaran lisensi perangkat lunak
2. gaji rata-rata operator sistem operasi dan personil pendukung
(meskipun gaji cenderung meningkat, peningkatan ini bertahap dan
cenderung tidak berubah secara dramatis dari bulan ke bulan)
b. biaya variable (tidak tetap)
biaya variable bisa disebut juga biaya tidak tetap terjadi sesuai dengan
proporsi beberapa faktor kegunaan. Yang termasuk kedalam biaya variable
sebagai berikut.
1. biaya pemakaian komputer (misalnya, penggunaan waktu CPU,
penggunaan waktu koneksi terminal, penggunaan penyimpangan), yang
berubah seiring dengan beban kerja.
2. Persediaan (misalnya, surat-surat yang dicetak ulang, penggunaan
kertas printer, punched card, floopy disk, tape magnetic, dan biaya lain),
yang berubah seiring dengan beban kerja.
3. Biaya overhead rata-rata (misalnya, utilitas, pemeliharaan, dan layanan
telepon), yang dapat dialokasikan di sepanjang waktu sistem menggunakan
teknik standar penghitungan biaya.
4. Biaya perawatan (misalnya, penambahan modul program, reparasi ,
service, perawatan fasilitas, dan lainnya yang cenderung berubah sesuai
dengan kebutuhan perawatan.
D. Komponen Manfaat
15
Manfaat yang didapat dari sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai
berikut.
1. manfaat mengurangi biaya
2. manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.
3. manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.
4. manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.
(Jogiyanto, HM. 1995:666)
Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk
keuntungan nyata (tangible benefit) dan keuntungan tidak nyata (intangible
benefit)
1. Keuntungan nyata (tangible benefit)
Keuntungan nyata merupakan keuntungan yang berupa penghematan-
penghematan atau peningkatan-peningkatan didalam perusahaan yang dapat
diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan nyata
biasanya diukur dalam konteks penyimpanan bulanan, tahunan atau berdasarkan
profit bagi perusahaan.
Konsep keuntungan nyata sebenarnya cukup sederhana, namun ada baiknya
dipahami sungguh-sungguh. “Berikut ini 4 (empat) buah contoh pendekatan ini
masing-masing terkait dengan teknologi informasi dalam: mereduksi biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost displacement), menghindari biaya yang
harus dikeluarkan oleh perusahaan (cost avoidance),memperbaiki kualitas
keputusan yang diambil (decision analysis), dan menghasilkan dampak positif
yang diperoleh perusahaan (impact analysis)” (Indrajit, R.E. 2004: 41).
.
a. Cost Displacement
Banyak biaya yang dapat direduksi dengan dimanfaatkannya komputer atau
teknologi informasi disebuah perusahaan. Pendekatan ini biasanya
dipergunakan, pada saat teknologi informasi dipergunakan sebagai sarana
untuk meningkatkan keinerja efisiensi, dalam hal ini memanfaatkan
16
keunggulan yang ditawarkan utnuk mengurangi total biaya yang harus
dikeluarkan perusahaan (biasanya terkait dengan biaya overhead). Misalnya
dengan dipergunakan komputer, maka lembur tidak perlu dilakukan lagi
ssehingga biaya tunjangan gaji karyawan dapat dikurangi. Atau dengan
dipergunakan aplikasi spreadsheet, maka tidak perlu lagi direkrut karyawan
honorer untuk membuat laporan konsolidasi dalam bentuk grafik, karena
komputer telah secara otomatis mengeluarkannya.
b. Cost Avoidance
Jika di cost displacement diperoleh manfaat berupa reduksi biaya, maka
prinsip yang dipergunakan dalam costs avoidance adalah dihindarinya atau
diantisipasinya pengeluaran biaya yang tidak perlu karena adanya teknologi
informasi. Misalnya adalah dengan dipergunakannya aplikasi Computer
Based Training (CBT), maka tidak diperlukan lagi pengeluaran biaya
karyawan untuk keperluan administrasi, akomodasi, material, instruktur, dan
transportasi ke luar kota karena proses pelatihan tersebut dapat dilakukan
ditempat kerja.
c. Decision analysis
Terkadang dengan diimpelementasikannya sebuah sistem informasi yang
efektif, manajemen dapat diuntungkan dalam hal pengambilan keputusan
yang lebih baik. Contohnya adalah penerapan Transactional Information
System dan Management Information System untuk proses pemantauan
piutang dan penagihan. Perusahaan yang memiliki pelanggaran hingga
puluhan atau bahkan ratusan ribu, mengalami kesulitan dalam peoses
penagihan piutang (pada umumnya mereka yang tidak ditagih cenderung akan
terlambat membayar hutang). Dengan dibangunnya sebuah sistem apllikasi
yang membantu manajemen dalam menentukan dan memonitor para
pelanggan yang harus segera melunasi kewajibannya, akan banyak manfaat
yang dapat diperoleh. Misalnya akan diperoleh masukan uang tunai dari
piutang pada waktunya, yang kemudian akan berpengaruh terdapat adanya
pemasukan tersebut, yang berarti berkurang tugas debt collector sehingga
17
mereka dapat memanfaatkan waktu untuk melakukan penjualan produk/jasa
perusahaan dan lain sebagainya.
d. Impact analysis
Manfaat lain yang kerap diperoleh dari implementasi teknologi informasi
terkait dengan penghematan waktu, yang berdampak langsung terhadap
penghematan biaya atau peluang memperoleh pendapatan. Misalnya
penerapan Sales Information System untuk menggantikan proses penjualan
secara manual melalui telepon atau tatap muka. Sebelumnya sistem ini
diterapkan, dalam satu hari setiap salesman dapat melakukan sales call
sebanyak 6 kali dengan masing-masing lama pembicaraan sekitar 35 menit
dan pengisian formulir selama 60 menit. Dengan sistem yang baru, maka
lama transaksi dari 35 menit dapat direduksi menjadi 15 menit, dan pengisian
formulir untuk semua pelanggan dari 60 menit dapat dikurangi menjadi 10
menit. Artinya setiap hari akan dihemat waktu sebesar 170 menit dan
perusahaan akan mendapat untung dengan penambahan waktu sales call
sebanyak 3 transaksi perhari.
2. Keuntungan tidak nyata (intangible benefit)
Keuntungan tak nyata (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan
yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang.
Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut.
1. peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.
2. peningkatan kepuasan kerja personil.
3. peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.
Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam satuan uang, maka cara
pengukuran dapat dilakukan dengan taksiran. Whitten,et.al (2004:387)
memberikan cara pengukuran intangible benefits sebagai berikut ini. Pelayanan
kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intingable benefits. Kita
dapat mengukur intangible benefits dengan mencoba analisis sebagai berikut:
18
1. apakah akibat dari pelayanan yang “kurang baik” kepada langganan?
Jawabannya adalah:pesanan langganan akan berkkurang bahkan mungkin
langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.
2. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila
pelayanan kurang baik? Anda mungkin akan mengalami kesulitan untuk
mengukurnya dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi anda dapat
mencobanya bersama-sama dengan pemakaian sistem untuk menaksirnya.
Misalnya dari taksiran ini didapatkan hasil sebagai berikut.
a. Ada kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya.
b. Ada kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya.
c. Ada kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya.
d. Ada kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.
3. Kemudian anda dapat menghitung perkiraan kehilangan pesanan langganan
ini sebagai berikut:
Kehilangan pesanan = 50% x 10% pesanan +
20% x 50% pesanan +
10% x 90% pesanan +
5% x 100% pesanan
= (5% + 10% + 9% + 5%) pesanan
=29% pesanan
Ini berarti akibat dari pelayanan kurang baik, 29% dari pesanan penjualan
akan hilang.
4. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar
Rp1.000.000,-, maka anda dapat memperkirakan akan kehilangan sebesar
29% dari nilai pesanan ini yaitu sebesar Rp290.000,-. Jika perusahaan
mempunyai sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total
dari kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp290.000,- = Rp
14.500.000,-
5. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai
titik awal untuk mengukur intangible benefits
19
E. Metode Analisis Cost-Benefit
Setelah komponen-komponen baya dan manfaat telah dapat diidentifikasi,
selanjutnya analisis biaya-manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah
proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Didalam analisis suatu investasi,
terdapat dua aliran kas keluar (cash outflow) dan aliran masuk (cash inflow).
Aliran kas keluar terjadi karena pengeluaran-pengeluaran uang untuk biaya
investasi. Aliran kas masuk terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi.
Aliran kas masuk ini sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan
bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukan
dalam komponen biaya). “Terdapat beberapa metode yang dapat digunakan untuk
mengukur cost and benefit analysis dimana setiap metode mempunyai fungsi yang
berbeda diantaranya yaitu payback analysis, return on investment, dan net present
value” (Whitten,et.al. 2004:388).
1. Metode Periode Pengembalian (Payback Periode)
Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut
dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak termasuk faktor
bunga kedalam perhitungannya. Metode ini ialah metode yang sederhana dan
popular dalam menentukan bagaimana dan kapan sebuah investasi akan balik
modal. Karena biaya pengembangan sistem telah ada jauh sebelum keuntungan
mulai bertambah, maka akan membutuhkan waktu lama bagi keuntungan untuk
melampaui biaya. Sesudah implementasi, akan ada ongkos operasi tembahan
yang harus diperoleh kembali. Payback analysis menentukan berapa banyak
waktu yang harus diperoleh sebelum keuntungan yang meningkat melampaui
biaya yang meningkat dan berkelanjutan. Periode waktu ini disebut payback
periode.
Contoh:
Suatu proyek sistem informasi bernilai Rp.173.000.000,- (merupakan biaya
pengadaan, biaya persiapan operasi dan biaya proyek). Umur ekonomis sistem
informasi ini adalah selama 4 tahun dengan proceed (berupa selisih dari manfaat
20
yang diperoleh dikurangi dengan biaya operasi dikurangi dengan biaya operasi
dan pemeliharaan sistem) untuk tiap tahunnya adalah:
Proceed tahun 1 sebesar Rp.55.800.000,-
Proceed tahun 2 sebesar Rp.74.500.000,-
Proceed tahun 3 sebesar Rp.97.200.000,-
Proceed tahun 4 sebesar Rp.108.450.000,-
Rincian dari semua biaya yang dikeluarkan dan manfaat yang diterima oleh
proyek sistem informasi ini tampak pada Table 1.1. berikut ini.
Satuan dalam juta (000.000,-)
Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4
I. BIAYA-BIAYA
1. Biaya Pengadaan
a. biaya konsultasi pengadaan perangkat keras 1 0 0 0 0
b. biaya pembelian perangkat keras 50 0 0 0 0
c. biaya instalasi perangkat keras 1 0 0 0 0
d. biaya ruangan untuk perangkat keras
- Perbaikan ruangan 5 0 0 0 0
- Pemasangan 2 AC @ Rp.1000.000,- 2 0 0 0 0
e. biaya manajemen dan staff 3 0 0 0 0
Total biaya pengadaan 62 0 0 0 0
2. Biaya Poyek
a. biaya pembelian perangkat lunak sistem 10 0 0 0 0
b. biaya instalasi peralatan komunikasi 3,5 0 0 0 0
c. biaya reorganisasi 1,5 0 0 0 0
d. Biaya manajemen dan staff 3 0 0 0 0
Total biaya persiapan operasi 18 0 0 0 0
3. biaya proyek
A.Biaya Konsultan
a. 3 orang analis (2500 jam @Rp.20.000,-/jam 50 0 0 0 0
b. 5 orang pemrogram (2500 jam @Rp.10.000,-
/jam20 0 0 0 0
c. biaya perjalanan dan akomodasi 5 0 0 0 0
Total biaya konsultasi 75 0 0 0 0
B. Tahap Analisis Sistem
a. biaya untuk mengumpulkan data. 1 0 0 0 0
21
b. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 0,5 0 0 0 0
c. biaya rapat 1,5 0 0 0 0
d. biaya manajemen dan staff 4 0 0 0 0
Total biaya tahap analisis sistem 7 0 0 0 0
C. Tahap Desain Sistem
a. biaya dokumentasi (kertas, fotocopy) 1 0 0 0 0
b. biaya rapat 1 0 0 0 0
c. biaya manajemen dan staff 2 0 0 0 0
Total biaya tahap desain sistem 4 0 0 0 0
D. Tahap Penerapan Sistem
a. biaya pembuatan formulir baru 1 0 0 0 0
b. biaya konversi data 3 0 0 0 0
c. biaya latihan personal 2 0 0 0 0
d. biaya manajemen dan staff 1 0 0 0 0
Total biaya tahap penerapan sistem 7 0 0 0 0
Total biaya proyek 93 0 0 0 0
Total biaya pengembangan sistem 173 0 0 0 0
4. Biaya operasi dan biaya perawatan
a. biaya personil (operator, bagian administraasi,
pustakawan data, pengawas data0 1,2 1,5 1,8 2,3
b. biaya overhead (pemakaian telepon, listrik,
asuransi, keamanan, supplies)0 1,2 1,5 1,8 2,3
c. biaya perawatan perangkat keras (reparasi,
service0 2 2 2,5 3
d. biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi
program, penambahan modul program)0 3 3 3 3
e. biaya perawatan peralatan dan failitas 0 1 1 1 1
f. biaya manajemen yang terlibat dalam operasi
sistem0 2 2,5 3,5 3,75
Total biaya operasi dan perawatan 0 12,2 13,5 15,8 17,05
Total Biaya-Biaya 173 12,2 13,5 15,8 17,05
II. MANFAAT-MANFAAT
1. Keuntungan Nyata Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4
a. pengurangan pengurangan biaya operasi 0 2 2 2 2
b. pengurangan-pengurangan biaya telekomunikasi 0 2,5 2,5 2,5 2,5
c. pengurangan kesalahan-kesalahan proses 0 1 1 1 1
d. peningkatan penjualan 0 10 12,5 15 17,5
e. pengurangan biaya persediaan 0 15 15 15 15
22
f. pengurangan kredit tak tertagih 0 3 3 3 3
Total keuntungan nyata 0 33,5 36 38,5 41
2. Keuntungan tidak nyata
a. peningkatan palayanan kepada langganan 0 14,5 19,5 24,5 29,5
b. peningkatan kepuasan kerja personil 0 5 7,5 10 10
c. peningkatan keputusan manajemen lebih baik 0 15 25 40 45
Total keuntungan tak nyata 0 34 52 74,5 84,5
Total manfaat-manfaat 0 68 88 113 125,5
Selisih total manfaat dengan total biaya (173) 55,8 74,5 97,2 108,45
Table 1.1. Contoh rincian biaya dan manfaat proyek sistem informasi
Payback periode untuk proyek pengembangan sistem informasi ini adalah:
Nilai investasi = Rp.173.000.000,-
Proceed tahun 1 = Rp. 55.800.000,-
Sisa investasi tahun 2 = Rp.117.200.000,-
Proceed tahun 2 = Rp. 74.500.000,-
Sisa investasi tahun 3 = Rp. 24.700.000,-
Sisa investasi tahun 3 tertutup oleh proceed tahun ke 3 sebagian dari sebesar
Rp. 97.200.000,-, yaitu Rp. 42.700.000,- / Rp. 97.200.000,- = 0.4393 bagian. Jadi
payback periode investasi ini adalah 2 tahun 5,27 bulan => (0,4393 x 12 bulan).
2. Metode Pengembalian Investasi (Return On Investment)
Metode pengembalian investasi digunakan untuk mengukur prosentase
manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya. Return on investment (ROI) dari suatu proyek investasi dapat
dihitung dengan rumus:
Dari contoh di tabel 1.1. didapatkan total manfaat dari proyek adalah:
Manfaat tahun ke 1 = Rp. 68.000.000,-
Manfaat tahun ke 2 = Rp. 88.000.000,-
23
ROI = total manfaat – total biaya Total biaya
Manfaat tahun ke 3 = Rp.113.000.000,-
Manfaat tahun ke 4 = Rp.125.500.000,- +
Total manfaat = Rp.394.500.000,-
Sedang total biaya yang dikeluarkan adalah:
Biaya tahun ke 0 = Rp.173.000.000,-
Biaya tahun ke 1 = Rp. 12.200.000,-
Biaya tahun ke 2 = Rp. 13.500.000,-
Biaya tahun ke 3 = Rp. 15.800.000,-
Biaya tahun ke 4 = Rp. 17.050,000,- +
Total biaya = Rp.231.550.000,-
ROI untuk proyek invstasi ini adalah sebesar:
Rp.394.500.000,- – Rp.231.550.000,-ROI = x 100% = 70,373%
Rp.231.550.000,-
Suatu investasi yang mempunyai ROI lebih besar dari 0 adalah proyek yang
dapat diterima. Pada contoh nilai ROI adalah 0,70373 atau 70,373%, berarti
proyek ini dapat diterima, karena proyek ini akan memberikan keuntungan sebesar
70,373 % dari biaya investasi.
3. Metode nilai sekarang bersih (net present value)
Metode payback periode dan return on investment tidak memperhatikan
nilai waktu dari uang (time value of money atau time preference of money). Satu
rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian
hari. Mengapa? Karena anda dapat menginvestasikan atau menabungnya atau
mendepositokan uang tersebut dalam jangka waktu tertentu dan akan
mendapatkan bunganya. Metode nilai sekarang bersih (net present value)
merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini
menggunakan suku bunga yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari
uangnnya. Net present value dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal
tahun dikurangi dengan total proceed tiap tahun yang dinilai-uangkan ketahun
24
awal denga tingkat bunga (analisis dan disain sistem informasi, hal 675). Besarnya
NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah:
Proceed 1 proceed 2 proceed nNPV= -nilai proyek + + + … (1+i)1 (1+i)2 (1+i)n
Keterangan:
NPV = net present value
i = tingkat bunga yang dipehitungkan
n = umur proyek investasi.
Bila NPV bernilai lebih besar dari nol, berarti investasi menguntungkan dan
dapat diterima.
Contoh:
Dari contoh di table 1.1. akan dihitung besarnya nilai NPV dengan tingkat
bunga yang diperhitungkan adalah sebesar 18% pertahun. Besarnya NPV adalah:
55800000 74500000 97200000 10845000NPV = - 173.000.000 + + + +
(1+0,18)1 (1+0,18)2 (1+0,18)3 (1+0,18)4
55800000 74500000 97200000 10845000NPV = - 173.000.000 + + + +
1,18 1,3924 1,643 1,9388
= - 173000000 + 47288135,59 + 53504740 + 59158920,82 + 55937302,35
= - 173000000 +215889098,6
= Rp. 42.889.098,6
Jadi, dari hasil NPV diatas kita bisa melihat bahwa cotoh kasus
pengembangan sistem informasi diatas merupakan pengembangan yang layak
untuk direalisasikan.
25
PENUTUP
A. Kesimpulan
Analisis biaya dan manfaat ialah suatu metoda analisis hasil definisi dari
kelayakaan ekonomis sebuah sistem informasi. Kelayakan ekonomis merupakan
salah satu dari 4 (empat) kategori pengujian yang diantaranya ialah: Kelayakan
opersional, Kelayakan teknis, Kelayakan jadwal, dan yang terakhir ialah
kelayakan ekonomis. Pada dasarnya pengembangan sistem informasi ialah
investasi yang di keluarkan oleh pihak perusahaan dengan tujuan untuk mendapat
keuntungan yang lebih besar.
Dalam hal penghitungan metoda analisis biaya dan manfaat penulis
mengkategorikan menjadi 3 bagian besar, yaitu
1. Komponen Biaya
Dalam komponen biaya kita menghitung biaya yang akan dikeluarkan
untuk mengembangkan sekaligus mengoperasikan sistem informasi yang akan
dibangun. Untuk itu dalam komponen biaya ditentukan dalam 2 bagian yaitu:
1.1. Biaya pengembangan: baiaya ini bersifat dapat diperkirakan dari
permulaan proyek, dan biasanya merupakan biaya satu kali, yang tidak
berulang setelah proyek selesai. Biaya pengembangan dapat dikategorikan
kembali menjadi 3 kategori yaitu:
1.) Biaya pengadaan
2.) Biaya persiapan operasi
3.) Biaya proyek
26
1.2. Biaya operasi dan biaya perawatan: biaya ini bersifat dapat diperkirakan
hanya sesudah solusi berbasis komputer yang spesifik telah
didefinisikan.biaya ini cenderung akan berulang sepanjang kehidupan
sebuah sistem itu berlangsung. Dalam biaya operasi terdat 2 kategori biaya
operasi dan perawatan yaitu:
1. ) biaya tetap
2. ) biaya variable (tidak tetap)
2. Komponen Manfaat
Dalam menentukan komponen menfaat yang akan didapat ada du
pembagian yaitu: manfaat yang nyata(tangible) dan manfaat yang tidak nyata
(intangible). Manfaat yang tangible seacara sederhana merupakan manfaat yang
dapat dihitung secara financial dan manfaat yang tidak nyata (intangible)
merupakan manfaat yang sulit untuk diterjemahkan seperti contohnya niat baik,
pemujian terhadap suatu produk.
3. Metode Analisis Cost-Benefit/
Yang dimaksudkan pada bagian ini ialah penghitungan metode dengan
beberapa teknik untuk menghitung kelayakan ekonomis, atau disebut juga cost-
effectiveness. Dalam hal ini ada 3 teknik popular yang dibahas yaitu:
1.) Analisis payback periode
2.) Analisis return on investment
3.) net present value
Dengan ketiga itulah penghitungan analisis biaya dan manfaat dapat
dilakukan. Ketiga teknik analisis biaya dan manfaat tersebut menggunakan biaya
dan manfaat yang telah di buat dengan ketentuan pada komponen biaya dan
komponen manfaat. Dengan ketiga teknik itu bisa dilihat apakah pengembangan
sistem layak untuk direalisasikan.
B. Saran
27
Berbicara mengenai metoda analisis biaya dan manfaat akan berhubungan
dengan analisis sitem, manajemen, dan penghitungan uang. Penulis dalam hal ini
mempunya 2 rekomendasi, yang antara lain:
1. Bagi pembaca yang ingin lebih mempelajari analisis ini maka diharapkan
mengenal pula desain dan analisis sistem secara umum.
2. Untuk setiap analis yang sedang atau berkeinginan untuk
mengembangkan sistem informasi pada perusahaannya. Lakukan analisis
kelayakan khususnya analisis biaya dan manfaat, dengan menggunakan
teknik analisis yang lain, agar sistem informasi akan lebih bagus dan efektif
nantinya.
DAFTAR PUSTAKA
Pedoman Penulisan Karya Ilmiah . 2005. UPI. Bandung.
Whitten, J.L., Bently, L.D. and Dittman, K.C. (2004). Metode Desaian dan
Analisis sistem. Yogyakarta: Andi.
HM, Jogiyanto. (1995). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Indrajit, R. E. (2004). Kajian Strategis Cost Benefit Sistem Informasi. Yogyakarta:
Andi
Yuliani, Evi. (2004). "Cost and benefit analysis" pada perencanaan perancangan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi di pt.alnan. [online]. Tersedia: http://romisatriawahono.net/2007/12/31/siapkah-sekolah menerima -internet/ (22 November 2008).
28