MAKALAH

KOMUNIKASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

KELOMPOK 3:

Alhansyah Brata

Asih

pak

DAFTAR ISI:

1

BAB I

PENDAHULUAN

Dewasa ini di dunia bisnis memerlukan presentasi bisnis baik dalam kegiatan

internal perusahaan maupun kegiatan eksternal perusahaan, misalnya presentasi dalam

Rapat Umum Pemegang Saham, presentasi kepada calon investor, dan presentasi kepada

calon konsumen. Namun tidak sedikit orang yang kurang cakap atau tidak memiliki

kemampuan yang baik dalam melakukan presentasi bisnis. Padahal presentasi bisnis sangat

penting dalam menentukan jalannya bisnis suatu perusahaan.

Seorang presenter atau pembicara yang melakukan presentasi dihadapan

pemirsa/audience tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai

tujuan tersebut,seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengn sebaik-baiknya, baik yang

berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu

yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audiens. Secara umun presentasi bisnis

memiliki empat tujuan pokok antara lain menginformasikan pesan-pesan bisinis kepada

audiens, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk

bertindak.

Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti

pengajuan usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain,

bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi

lembaga atau institusi. Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara

matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.

2

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi Presentasi Bisnis

Presentasi bisnis adalah suatu bentuk komunikasi lisan yang berorientasi pada

proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada peserta presentasi yang

relatif homogen dari berbagai tingkatan. Presentasi bisnis berfungsi untuk

menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambilan keputusan. Berbeda dengan

pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih

sering dibawakan dalam acara bisnis.

2.2 Persiapan Presentasi Bisnis

Dalam kegiatan sehari-hari, hampir semua pelaku bisnis membuat laporan secara

lisan dan melakukan presentasi. Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan

informasi baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Persiapan untuk

berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis

yang akan dikirimkan kepada audiens. Persiapan dimulai dengan menentukan tujuan

penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta

medianya.

2.2.1 Menentukan Tujuan

a. Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens

Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah

menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada

audiens (audience). Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus

menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan

bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa

nya sulit dipahami.

b. Menghibur Audiens

Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan

untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan

presentasi bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang

mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi

3

bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana

tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.

Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus

mengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan humor-humor

penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan

dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.

c. Menyentuh Emosi Aaudiens

Selain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga

memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang

pembicara yang berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-

pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens.

Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara

mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa

saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam

keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.

d. Memotivasi Audiens untuk Bertindak

Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi

(motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai

yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara

perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-

basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan

jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghibau para

karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja,

meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan

sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan

reaksi para audiens.

2.2.2 Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah

satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat

mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan

bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan

memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.

4

Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan

presentasi di hadapan audiens.

Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam

pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis

besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi,

dan menentukan gaya/pendekatan.

a. Menentukan Ide Pokok/Utama

Ide pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi

satu kalimat deklaratif. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau

menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan.

b. Menyusun Garis Besar (Outline)

Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis

besar atau pokok-pokok pikiran (outline) presentasi. Garis besar atau

pokok pikiran presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan

disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau

memperjelas ide pokok.

c. Memperkirakan Panjang/Lama Presentasi

Waktu untuk presentasi sering kali sangat dibatasi secara ketat.

Dengan demikian pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang

tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam

suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar presentasi. Caranya,

kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada

umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 menit,

sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit.

Hal yang perlu diperhatikan, baik presentasi dalam waktu yang singkat

maupun presentasi yang panjang, adalah bahwa presentasi harus mengandung

unsur pendahuluan, isi atau batang tubuh, dan penutup. Jika

memungkinkan, dilakukan tanya jawab dengan audiens.

d. Menentukan Gaya/Pendekatan

Secara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal

maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk

menyampaikan hal-hal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum

Pemegang Saham (RUPS) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan

selama satu tahun. Selain itu, dalam presentasi dengan audiens yang

5

jumlahnya banyak sebaiknya juga digunakan pendekatan formal. Untuk

presentasi dengan audiens yang jumlahnya sedikit, cukup digunakan

pendekatan informal. Antara pembicara dengan audiens maupun antara

audiens dengan audiens dapat berinteraksi secara langsung sehingga

penggunaan pendekatan informal menjadi lebih efektif.

2.2.3 Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik

Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana

seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi

pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain:

a. Papan tulis hitam dan putih (blackboard & whiteboard)

merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat

bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti

lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi.

b. Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh.

Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong

selanjutnya atau menyobeknya.

c. Transparansi Overhead Project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para

pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan

kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg

dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik,

gambar, bagan dsb.

d. Papan Tulis Elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga

muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya.

e. Video Cassete Recorder (VCR)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana

untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program

pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format

kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

f. PANEL LCD

6

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis

laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan

port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan

bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

g. Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi

yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis .

dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami

perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau

tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping

Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan

Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer)

maupun komputer meja (desktop komputer) .

2.2.4 Menganalisis Audiens

Secara umum, analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan

menyangkut latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman,

hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang tersebut dapat diketahui kebutuhan

dan keinginan audiens. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audiens

selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/pendekatan dan isi

presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis

ukuran/jumlah (size), komposisi, dan reaksi.

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang

pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui

pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di

mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat

mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat

melakukan berbagai persiapan antisipatif.

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab

enam pertanyaan mendasar berikut ini :

a. Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

b. Apa yang diinginkan audiens?

7

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan,

pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

c. Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat

penting.

d. Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan

persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

e. Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu

menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

f. Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki

strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

2.2.5 Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan,

seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia

akan melakukan presentasi bisnis.

Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perlu

dipertimbangkan sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicara

memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapat

menggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound

system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual

presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR.

Mengingat berbagai macam alat bantu presentasi bisnis memiliki merek yang

berbeda-beda, posisi/letak tombol untuk menghidupkan dan mematikan atau

tombol untuk memfokuskan gambar dan lain-lain juga berbeda.

Disamping mengetahui posisis alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi

juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC

atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan

sejenisnya.

2.2.6 Analisis Bahasa Tubuh

8

Gerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukan oleh

si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk

komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam

melakukan presentasi antara lain:

a. Ekspresi wajah

Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat member

arti senang, sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi

dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu,

pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih

bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan,

kesedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.

b. Senyuman

Dalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat

dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang

lebih akrab dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat

wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar

yang selalu menampakkan raut muka yang cemberut karena suasana kerja

yang baik akan dapat terwujud jika para karyawannya tersenyum.

c. Kontak Mata

Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri

profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi

bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi

keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah

para audien dengan baik, jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau

sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si

pembicara keseluruh audiens menunjukkan bahwa ia berharap semua audiens

memperoleh perhatian yang sama.

d. Gerakan Tangan

Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat

membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic

bahasan tertentu. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saat melakukan

presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.

Misalnya, pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk

menunjukkan kejujuran atau keterbukaan, tangan mengepal seraya diangkat

9

keatas untuk menunjukkan suatu ketegasan atau kebulatan suatu

ide,memasukkan tangan ke dalam saku untuk menunjukkan tidak yakin atau

terlalu santai.

e. Gerakan Bahu

Gerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk

menunjukkan kepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang

diiringi dengan kepala keatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya

diri atau siap untuk tampil. Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti

dengan kepala menunduk menunjukkan suatu sikap yang kurang bergairah

dan tidak siap atau menyerah.

f. Gerakan kepala

Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan

sikap setuju atau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan

kepala untuk menunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu.

Sebaliknya, pembicara yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan

sikap tidak setuju atau menolak sesuatu.

g. Cara Berdiri

Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif

terutama karena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan

mempermudah gerak pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens

merupakan salah satu factor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi

bisnis. Berdirilah dengan sedikit kedepan, bukalah kedua tangan dan jangan

membungkuk.

h. Percaya Diri

Salah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah

adanya factor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak

memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis

yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan.

Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau

perilaku sebagai berikut:

1) Gemetar

10

Tangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa

takut. Itu merupakan suatu proses bomeostatik dari badan yang

membuang kelebihan energi. Gunakan kelebihan energy tersebut secara

positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang

sedang disampaikan kepada audiens.

2) Bicara Terputus-putus

Jika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan

pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan

audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-

lahan, sambil melihat catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada

apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa

yang terlupakan.

3) Mulut Kering

Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut

kering sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara

langsung atau tidak langsung.

4) Tenggorokkan Tersumbat

Apabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis tiba-

tiba tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-

diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang

tengorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.

5) Tersenggal-senggal

Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis,

tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan

cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah

lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas

dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan

lewat bibir.

2.3 Cara Pengembangan Presentasi Bisnis

Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk

mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya laporan tertulis, sebagian

besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari

11

audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi

bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format

presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.

2.3.1. Bagian Pembukaan

Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens,

membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu,

bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima

presentasi.

a. Menarik perhatian audiens

Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat

menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens

merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik

apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens,

presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat

berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties

et. All. 1996:311).

b. Intensitas

Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian,

contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan

intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik melalui OHP

maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki

audiens.

c. Gerakan

Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam.

Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan

lebih menarik perhatian audiens.

d. Keakraban

Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada

keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama,

jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens

daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam

12

presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens

sebelum membahas materi.

e. Kebaruan

Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu

yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang

menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang

sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang

relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill,

1995:601).

f. Humor

Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan

ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian,

humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik.

Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka

jumlahnya relatif kecil.

g. Ketegangan

Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian

audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar

audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan

pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.

h. Membangun kredibilitas

Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens

daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan

kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi

paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas

yang lebih tinggi.

i. Peninjauan audiens

Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens,

yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan

membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi.

Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami

isi presentasi secara keseluruhan.

2.3.2 Bagian Isi (Body)

13

Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari

presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang

mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran,

alasan- alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus

memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami

dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.

a. Penekanan struktur/format

Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah

diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar

yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit

diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat

menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang

menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties

at.al. 1996:316). Sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang

lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang

lain dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A,

pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z,

atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.

b. Urut-urutan bagian isi

Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logis untuk mempermudah

audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan

berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok

pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal,

pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih

pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti

pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara

memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan

situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai

tujuan.

c. Mempertahankan minat audiens

Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka

pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan

perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-

ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan

14

dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan

presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.

Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan

perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan

audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan

antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).

d. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens

Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran

presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens

akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu

kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan

kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi

kebutuhan tersebut.

e. Menggunakan bahasa yang jelas

Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan.

Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami

oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami

atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon).

Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut.

f. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar

Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup

memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik

dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan

hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan

audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di

dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat

audiens.

2.3.3. Bagian Penutup

Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok

yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus

memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2)

menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif

(Bovee & Thill, 1995:604).

15

a. Meringkas pokok pikiran

Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran

yang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok

pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi

presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud

presentasi.

b. Menggarisbawahi tahap selanjutnya

Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens

untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku,

tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan

tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir.

Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa

diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan

pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya

mungkin kurang merasa puas.

2.3 Seni Penyampaian Presentasi Bisnis

2.3.1. Penggunaan Visual Aid

Dalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan

visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah:

1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami

audiens.

2. Visual aid dpat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat

informasi penting dari presentasi itu.

3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi.

Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid

yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton.

a. Menyusun Visual Aid

Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:

1) Visual aid dalam bentuk tulisan (text visual aid).

Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk

menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis

presentasi.

2) Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid).

16

Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis,

diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta.

Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan

dengan kebutuhannya. Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat

membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti

disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu

dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan

visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens.

b. Memilih Media Visual Aid

Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan

grafik, selanjutnya adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam

suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid

tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu

komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.

1) Handout

Handout merupakan visual aid yang paling sederhana dan

mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout

memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan

maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan

kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout berisikan

ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu

pemahaman audiens.

2) Papan tulis dan whiteboard

Papan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana

dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak

orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk

presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu

tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard

adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara

memasrkan produk baru kepada stafnya.

2.3.2. Keterampilan Praktis dalam Presentasi

Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu

memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan

17

presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam

presentasi, diantaranya sebagai berikut:

a. Cara berpakaian

Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara

berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini

perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:

1) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.

2) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan

lain-lain.

3) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju,

kancing baju, tali sepatu dan lain-lain.

4) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up

tidak perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali

karena akan terlihat citra kurang profesional.

b. Pandangan mata

Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus

memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi

kalau sedikit, pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama,

dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan

secara terus menerus pada saat berbicara.

c. Presentasi dengan sikap tubuh berdiri

Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit

terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka.

Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula

untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis,

membuka file presentasi, atau yag lain. Sikap yang harus dihindari adalah

memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak

perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan

menggaruk-garuk kepala.

d. Suara

Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu,

harus mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan

baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan

suara dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.

18

1) Suara jelas dan keras

Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu,

kata- kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh

seluruh audiens.

2) Suara tidak menoton

Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak

menoton. Kata- kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih

keras dan kata lain dapat lebih lemah.

3) Suara bersemangat

Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang

bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya

tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus

menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara

di akhir kalimat.

e. Bahasa

Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau

bahasa formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan

singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena

akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan

jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.

19

BAB III

KESIMPULAN

Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingkatan dalam suatu

perusahaan menengah dan besar merupakan hal yang biasa, baik dalam hal pemasaran,

keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi. Dalam melakukan presentasi bisnis

seorang pembicara sebaiknya melakukan persiapan dimulai dengan menentukan tujuan

penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta

medianya. Secara umum, presentasi bisnis harus mencakup 3 format presentasi yaitu

bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup. Dan salah satu hal yang tidak boleh

dilupakan dalam presentasi bisnis adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan

rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis yang baik.

20

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua, Edisi Bahasa

Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia.

Curties, B. dan et.al. 1996. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Jakarta: Rosda Jayaputra.

Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.

http://purebonline.blogspot.com/2010/05/presentasi-bisnis.html;

http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/;

21