makalah komunikasi dan psikologi audit rev.01

32
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pada masa sekarang ini keberhasilan suatu penugasan audit bukan dari berapa jumlah temuan yang dihasilkan namun dilihat dari kualitas rekomendasi yang diberikan dapat ditindaklanjuti oleh auditan dan mampu menghilangkan akar permasalahan dengan tuntas sehingga tidak terjadi temuan berulang. Dalam perkembangannya, peran dan citra internal auditor sedikit demi sedikit mengalami pergeseran paradigma dari yang sebelumnya dikenal sebagai watchdog terkait perannya sebagai “penjaga” asset organisasi hingga saat ini berkembang menjadi konsultan bagi organisasi yang mampu memberikan nilai tambah (add values) dan sebagai katalisator bagi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa pergeseran paradigma tersebut belum sepenuhnya terjadi. Hal ini terlihat dari masih banyak auditan yang menganggap bahwa auditor internal masih seperti watchdog. Auditor internal masih dicitrakan sebagai sosok yang tidak ramah, sibuk sendiri dan bahkan tidak jarang auditor masih dianggap sewenang-wenang. Gambaran auditor yang demikian tentunya berdampak pada hasil kinerja auditor pada saat pelaksanaan audit. Kerja sama yang baik antara auditor dengan auditan Page 1 of 32

Upload: refdy-anugrah

Post on 16-Nov-2015

157 views

Category:

Documents


5 download

DESCRIPTION

komu

TRANSCRIPT

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar BelakangPada masa sekarang ini keberhasilan suatu penugasan audit bukan dari berapa jumlah temuan yang dihasilkan namun dilihat dari kualitas rekomendasi yang diberikan dapat ditindaklanjuti oleh auditan dan mampu menghilangkan akar permasalahan dengan tuntas sehingga tidak terjadi temuan berulang. Dalam perkembangannya, peran dan citra internal auditor sedikit demi sedikit mengalami pergeseran paradigma dari yang sebelumnya dikenal sebagai watchdog terkait perannya sebagai penjaga asset organisasi hingga saat ini berkembang menjadi konsultan bagi organisasi yang mampu memberikan nilai tambah (add values) dan sebagai katalisator bagi suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Namun tidak dapat dipungkiri bahwa pergeseran paradigma tersebut belum sepenuhnya terjadi. Hal ini terlihat dari masih banyak auditan yang menganggap bahwa auditor internal masih seperti watchdog. Auditor internal masih dicitrakan sebagai sosok yang tidak ramah, sibuk sendiri dan bahkan tidak jarang auditor masih dianggap sewenang-wenang. Gambaran auditor yang demikian tentunya berdampak pada hasil kinerja auditor pada saat pelaksanaan audit. Kerja sama yang baik antara auditor dengan auditan menjadi sulit dibangun karena bagi para auditan yang memiliki pandangan demikian cenderung akan bersikap tertutup dan tidak mau bekerja sama. Dalam meningkatkan profesionalisme seorang auditor haruslah terlebih dahulu memahami dirinya sendiri dan tugas yang akan dilaksanakannya serta selalu meningkatkan dan mengendalikan dirinya dalam berhubungan dengan auditan . Auditor juga harus berusaha memahami perilaku auditan dan juga membangun komunikasi dan kerjasama dengan pihak auditan . Penampilan diri, kemampuan, keahlian teknis, etika pergaulan, gaya berkomunikasi, dan kemampuan membaca sifat psikologis auditan merupakan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan untuk menunjang keberhasilan penugasan.Penerapan cara berkomunikasi yang tepat sangat penting sebagai langkah awal memperoleh informasi dan keterangan dari seluruh pihak yang terkait dengan kegiatan audit. Sedangkan keterampilan psikologi membantu auditor untuk dapat mengidentifikasi diri dan menjaga perilaku pada saat berhadapan dan berkomunikasi dengan auditan. Keterampilan psikologis juga akan membantu auditor untuk lebih mengetahui keadaan psikologis dari auditan dan lingkungannya sehingga suasana kenyamanan akan tercipta selama proses audit.

1.2. PermasalahanBerdasarkan pengalaman penulis ketika masih aktif sebagai auditor internal, sering kali kebuntuan yang dialami oleh seorang auditor dalam mengumpulkan informasi-informasi dari para auditan disebabkan komunikasi antara auditor dengan auditan kurang terjalin dengan baik. Sehingga sebagaimana yang telah disinggung diatas, pihak auditan pun pada akhirnya bersikap defensive, tertutup, dan relatif sulit untuk diajak kerja sama. Disisi lain, komunikasi dengan unit kerja terkait lainnya juga sering mengalami hambatan. Pada saat melakukan persiapan awal pelaksanaan audit kurang mendapat dukungan yang cukup dari unit kerja lainnya. Informasi yang diberikan oleh unit kerja lain kepada auditor mengenai kantor cabang yang akan diaudit sangat minim dan jauh dari harapan. Pada titik ini apabila auditor tidak peka dalam membaca situasi dan tidak segera melakukan perbaikan komunikasi baik dengan pihak auditan maupun unit kerja terkait maka hampir dapat dipastikan audit yang dilakukan akan menemui berbagai macam hambatan sehingga sulit untuk mencapai hasil sebagaimana yang diharapkan.

1.3. Tujuan Penulisan MakalahTujuan penulisan makalah ini adalah untuk mendorong para auditor internal mengembangkan keterampilan komunikasi dan psikologi serta penerapannya dalam setiap pelaksanaan penugasan guna membantu kelancaran sekaligus meningkatkan kualitas audit yang dilakukan

1.4. Ruang Lingkup PembahasanPembahasan makalah ini dibatasi hanya pada pembahasan pentingnya pengembangan keterampilan komunikasi dan psikologi audit bagi para auditor untuk menunjangn kelancaran dan peningkatan kualitas audit.

1.5. Sistematika PembahasanMakalah ini disusun dengan sistematika penulisan sebagai berikut :BAB IPendahuluanMenjelaskan latar belakang, permasalahan yang dibahas dalam makalah ini, tujuan penulisan, ruang lingkup pembahasan, dan sistematika penulisan.

BAB IIRujukan TeoriBab ini menjelaskan tentang rujukan teori dari berbagai sumber seperti pendapat yang dikemukakan oleh para ahli, buku-buku kepustakaan, dan sumber lain (internet) termasuk materi-materi yang telah dipelajari selama mengikuti pembelajaran di YPIA.

BAB IIIPembahasanBab ini membahas tentang penerapan keterampilan komunikasi dan psikologi audit dalam pelaksanaan audit internal berdasarkan rujukan teori yang diperoleh BAB IVKesimpulan dan SaranMenjelaskan kesimpulan-kesimpulan yang bisa diperoleh dari pembahasan masalah serta memberikan saran-saran yang dapat dipergunakan manajemen dalam menunjang kelancaran proses pelaksanaan dan peningkatan kualitas audit yang dilakukan melalui penerapan keterampilan komunikasi dan psikologi audit. -----oooOOOooo-----

BAB IIRUJUKAN TEORI

2.1 Komunikasi Dalam Audit2.1.1 Pengertian dan Definisi KomunikasiKomunikasi dalam sejarahnya berasal dari bahasa Latin yaitu communis (sama), communico, communication atau communicare yang berarti membuat sama. Komunikasi secara umum dapat diartikan sebagai suatu proses penyampaianinformasi(pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Secara sederhana digambarkan bahwa komunikasi suatu proses untuk memperoleh kesamaan gambar mengenai persepsi dan penafsiran antara pihak penyampai pesan dengan pihak penerima pesan. Komunikasi dapat dikatakan efektif apabila pesan yang disampaikan oleh suatu pihak telah dapat ditafsirkan sama dengan pihak penerima pesan tersebut. Sehingga komunikasi sangat bergantung pada kemampuan kita dalam memahami satu dengan yang lainnya (communication depends on our ability to understand one to another).Terdapat sangat banyak pengertian komunikasi yang dikemukakan oleh para ahli. Beberapa pengertian sederhana mengenai komunikasi menurut para ahli antara lain :a. Komunikasi adalah proses pengalihan ide dari sumber kepada satu penerima atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka (Everett M. Rogers)b. Pendapat dari Prof. Dr. Soekanto Reksohadiprojo bahwa komunikasi adalah usaha mendorong orang lain untuk menginterprestasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki oleh orang yang mempunyai pendapat tersebut serta diharapkan diperoleh titik kesamaan untuk pengertian.c. Komunikasi itu siapa mengatakan apa dengan saluran apa kepada siapa dengan pengaruh bagaimana (Who Says What In Which Channel to Whom With and What Effect?) Harold Dwight Lasswel

Dari pendapat-pendapat tersebut maka dapat ditarik kesimpulan bahwa komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan saling pengertian satu sama lain antara sesama manusia baik langsung maupun tidak langsung.

2.1.2 Jenis KomunikasiSecara garis besar komunikasi dapat dibedakan menjadi 2 (dua) bagian besar, yaitu :a. Komunikasi verbal, yaitu suatu proses komunikasi dengan menggunakan simbol atau lambang-lambang. Simbol-simbol yang digunakan selain sudah ada yang diterima menurut konvensi internasional seperti simbol lalu-lintas, alfabet latin, simbol matematika, juga terdapat simbol-simbol lokal yang hanya bisa dimengerti oleh kelompok-kelompok masyarakat tertentu. b. Komunikasi non-verbal, yaitu proses komunikasi dilakukan dengan menggunakan kode-kode non-verbal. Contohnya berkomunikasi dengan menggunakan gerak tubuh (body language)

Dalam konteks organisasi, menurut Soejono Trimo (Analisis Kepemimpinan Angkasa Bandung. 1986) komunikasi dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :a. Downward CommunicationKomunikasi yang berlangsung pada saat pihak yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Informasi yang disampaikan antara lain meliputi kebijakan pemimpin, peraturan, ketentuan yang harus diikuti, jadwal kegiatan atau program, dan alokasi sumber-sumber. b. Upward Communication Komunikasi yang berlangsung pada saat bawahan (subordinate) mengirimkan pesan kepada atasannya. Pesan yang disampaikan berupa laporan pekerjaan, permasalahan yang dialami, sampai dengan penyampaian keluhan-keluhanc. Horizontal CommunicationKomunikasi yang terjadi antar para karyawan antar bagian yang memiliki kesetaraan kedudukan. Pesan atau informasi yang disampaikan bertujuan untuk berbagi informasi, koordinasi, upaya pemecahan masalah, dan membina hubungan kerja antar unit.

2.1.3 Faktor Dalam KomunikasiSecara umum komunikasi dapat terbentuk secara efektif jika telah terjadi kesamaan penafsiran yang dimiliki oleh seorang komunikator dengan komunikan atas pesan yang diberikan dan diterima. Menurut Onong Ichjana Effendy dalam buku Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek (1985) bahwa komunikasi dapat dikatakan berjalan efektif dan memiliki manfaat apabila memenuhi faktor-faktor sebagai berikut, yaitu :a. Tepat Waktu dan Tepat SasaranKetepatan waktu dalam menyampaikan komunikasi harus benar-benar diperhatikan. Apabila penyampaian komunikasi tersebut terlambat maka kemungkinan apa yang disampaikan tersebut tidak ada manfaatnya lagi.b. LengkapSelain komunikasi yang disampaikan harus mudah dimengerti oleh penerima komunikasi, maka komunikasi tersebut harus lengkap sehingga tidak menimbulkan keraguan bagi penerima komunikasi. Hal itu perlu ditekankan karena meskipun komunikasi mudah dimengerti tetapi apabila komunikasi tersebut kurang lengkap maka hal itu menimbulkan keraguan bagi penerima komunikasi sehingga pelaksanaan tidak sesuai dengan apa yang diinginkan.c. Memperhatikan Situasi dan KondisiDalam menyampaikan suatu komunikasi terutama jika komunikasi tersebut merupakan hal-hal yang penting dan perlu pengertian secara mendalam maka faktor situasi dan kondisi yang tepat perlu diperhatikan. Apabila situasi dan kondisi dirasakan kurang tepat kiranya komunikasi yang akan dilakukan sebaiknya ditunda atau ditangguhkan.d. Menghindari Pilihan Kata Yang BurukAgar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti dan direspon dengan baik maka perlu dihindarkan penggunaan kata-kata yang kurang baik terutama kata-kata yang dapat menyinggung perasaan si penerima pesan

e. Persuasi Dalam KomunikasiSeringkali auditor harus merubah dan menyesuaikan sikap, tingkah laku, dan perbuatan dari auditan yang sedang dihadapinya. Agar komunikasi dapat memperoleh hasil yang diinginkan diperlukan hal-hal yang bersifat persuasive didalamnya.

2.1.4 Hambatan Dalam KomunikasiKegagalan dalam berkomunikasi sering terjadi karena banyak hambatan-hambatan. Salah satu hambatan yang ditimbulkan adalah karena persepsi yang berbeda. Perbedaan persepsi cenderung menghambat informasi baru, terutama jika informasi itu bertentangan dengan apa yang diyakini. Persepsi pada hakekatnya adalah proses kognitif yang dialami oleh setiap orang dalam menterjemahkan informasi melalui penglihatan, pendengaran, penghayatan, perasaan dan penciuman

2.1.5 Manfaat komunikasiApabila hambatan dalam berkomunikasi dapat dihilangkan atau setidaknya diperkecil maka kemungkinan komunikasi yang dilaksanakan akan menjadi lebih baik. Komunikasi yang dilakukan dengan baik dalam suatu organisasi dapat memberikan mafaat, seperti :a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjaminKomunikasi yang baik memudahkan seorang auditor untuk menggali informasi seakurat mungkin yang bermanfaat untuk mendukung kelancaran audit.b. Biaya biaya dapat ditekanInformasi yang akurat membantu auditor dalam melakukan pengujian-pengujian yang efisien dan tepat sasaran c. Meningkatkan partisipasiDalam suatu hubungan komunikasi yang baik, pihak auditan akan dengan lebih partisipatif dalam memberikan informasi yang dibutuhkan oleh auditord. Pengawasan dapat dilakukan dengan baikHal-hal yang menyangkut seluruh aktifitas yang dilakukan dapat diketahui sedini mungkin jika komunikasi antar individu dibangun dengan baik. 2.2 Psikologi Dalam Audit2.2.1 Pengertian PsikologiPsikologi dalam sejarahnya berasal dari bahasa Yunani Kuno, yaitu psyche yang berarti jiwa dan logos yang berarti ilmu. Psikologi dapat diartikan sebagai suatu ilmu yang mempelajari tentang jiwa manusia. Hal ini berkaitan dengan kepribadian, perilaku, dan sifat manusia.Manusia sebagai individu merupakan kesatuan yang integral dan tidak dapat dipisah-pisahkan antara aspek-aspek fisiologis, psikologis, dan sosial sebagai berikut :a. Aspek FisiologisManusia sebagai organisme dengan segala masalah biologis serta fungsinya seperti fungsi penginderaan, fungsi kelenjar, fungsi susunaan syaraf pusat,fungsi peredaaraan darah, dan lain sebagainyab. Aspek PsikologisManusia dengan segala fungsi kemampuan psikis seperti pengamatan, perasaan, pikiran dan sebagainyac. Aspek SosialManusia dengan penghayatan pada kedua hal diatas dalam interaksinya dengan lingkungan atau dunia luar, baik secara pasif maupun aktif.

Dalam setiap tingkah laku, aspek-aspek tersebut memainkan peranannya sendiri-sendiri namun dalam keadaan tertentu salah satu aspek mungkin lebih menonjol dari aspek lainnya. Untuk memahami makna tingkah laku, semua aspek tersebut perlu diperhitungkan peranannya. 2.2.2 Praktek PsikologiDalam prakteknya, cara dan gaya berkomunikasi yang tepat dari seorang auditor sangat dipengaruhi oleh keterampilan psikologi yang dimilikinya. Untuk melakukan komunikasi yang efektif seorang auditor harus mampu membaca dan mencermati lingkungan disekitarnya. Di mana dan sedang dalam kondisi apa dia saat ini berada, situasi apa yang secara umum sedang terjadi disekitarnya, dan dengan siapa dia berhadapan. Jika hal-hal tersebut dapat dicermati dengan baik, maka auditor dapat dengan mudah menentukan bagaimana sikap dan cara berkomunikasi yang tepat dengan lingkungan sekitar. Dalam hal ini kaitan peranan faktor psikologi dengan praktek audit bagi seorang auditor adalah :a. Penguasaan personal, yakni ketrampilan untuk mengklarifikasi dan memahami visi orang, dan mempunyai kesabaran dalam mencapai tujuanb. Ketrampilan membuat asumsi, generalisasi, gambaran atau kesan secara mendalam dalam memahami kehidupan dan menentukan sikap yang harus diambil.c. Ketrampilan dalam menciptakan visi bersama sehingga segala usaha menuju tujuan tersebut tercapai.Seorang auditor harus dapat menciptakan suasana nyaman dan aman sehingga secara psikologis auditan tidak merasa terancam dalam memberikan segala sesuatu atau informasi yang akan dibutuhkan dalam pelaksanaan proses audit.Secara normal aspek psikologis bekerja bedasarkan aspek fisiologis yang sehat dan disesuaikan dengan keadaaan linngkungan sosial, fasilitas sekitarnya, serta nilai-nilai kehidupan yang ada. Kesatuan dari ketiga aspek tersebut dalam perkembangannya pada setiap orang berbeda.

-----oooOOOooo-----

BAB IIIPEMBAHASAN MASALAH

3.1. Faktor Yang Mempengaruhi Kualitas Tenaga Auditor3.1.1. Kebijakan Sistem Rekrutmen dan PenempatanPada umumnya pegawai yang ditempatkan di Unit Internal Audit adalah hasil perekrutan baru yang masih minim kompetensi baik dari sisi pengalaman maupun keterampilan. Sehingga secara umum perusahaan masih membutuhkan banyak waktu dan biaya untuk meningkatkan kompetensi auditor tersebut.Kebijakan rekrutmen dan penempatan tenaga auditor belum sepenuhnya memperhatikan konsep the right men on the right place. Para auditor yang ditempatkan belum melalui semacam proses assesment untuk mengetahui tingkat kelayakan dan karakter pribadi tenaga auditor yang dibutuhkan.Sering kali auditor-auditor baru mengalami kebuntuan pada saat pelaksanaan audit. Hal ini disebabkan auditor baru belum mampu memahami situasi, lingkungan, dengan siapa dia berhadapan, dan permasalahan apa yang sebenarnya dihadapi saat itu. Auditor tersebut sulit untuk berkomunikasi dengan cara yang tepat dan pada akhirnya dia menggunakan cara-cara yang cenderung arogan. Kebijakan rekrutmen/penempatan pegawai di Unit Internal Audit yang semacam ini sudah saatnya diubah. Perusahaan seharusnya tidak memberikan kesan asal-asalan dalam memenuhi kebutuhan tenaga auditor. Penempatan tenaga auditor seharusnya tetap memperhatikan faktor keahlian, keterampilan, dan pengalaman tanpa mengesampingkan faktor karakter dan kepribadian calon auditor. Perubahan sistem dan kebijakan rekrutmen ini dapat dilakukan sebagai berikut :1. Penetapan Persyaratan MinimalPersyaratan minimal yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut :a. Masa Kerja dan Pengalamanb. Latar Belakang Pendidikan (formal dan non-formal)c. Kemampuan dan Keterampilan Teknis (komputer dan aplikasi)

2. Pemanfaatan Metode dan Proses Assesment Metode dan proses assessment bagi para calon auditor diperlukan untuk mengetahui :a. Tingkat kelayakan dan potensi calon auditor terhadap pekerjaan yang akan diberikanb. Faktor psikologi dari calon auditor seperti kepribadian, tingkah laku, dan kemampuan intelektual.

3.1.2. Program Pelatihan Tenaga Auditor Program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi para auditor sangatlah penting. Agar pada setiap penugasan yang diberikan, para auditor sudah memiliki bekal keterampilan (termasuk keterampilan berkomunikasi) yang memadai untuk menunjang keberhasilan audit. Dari total sebanyak 5 (lima) orang tenaga auditor yang dimiliki, 3 (tiga) orang memiliki pengalaman lebih dari 3 tahun. Jika dilihat dari sisi kompetensi, seluruhnya sudah pernah diikutkan dalam program pelatihan namun baru 1 (satu) orang auditor yang saat ini sudah memiliki gelar profesi internal auditor. Sedangkan sisanya hanya pernah sekadar diikutkan saja. Sedangkan untuk program peningkatan kompetensi lainnya seperti melalui seminar dan lainnya pun hampir dapat dikatakan tidak pernah. Dalam hal ini, pengembangan wawasan dari para auditor belum menjadi bagian yang diperhatikan. Pemetaan kompetensi auditor yang ada tergambar pada tabel dibawah ini :

Selain kemampuan teknis, minimnya pengalaman dan wawasan yang dimiliki adalah faktor yang sangat mempengaruhi cara dan perilaku auditor dalam menjalankan tugasnya. Pada akhirnya akan mempengaruhi kelancaran tugas dan kualitas audit yang dilakukan termasuk citra auditor itu sendiri. Untuk menghilangkan permasalahan ini, perlu dilakukan perubahan terhadap sistem dan kebijakan yang berkenaan dengan pengembangan kompetensi para auditor. Perubahan sistem kebijakan pelatihan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :a. Penetapan Prosentase Pelatihan dan Pengembangan Kompetensi Para auditor wajib mengikuti pelatihan dan pengembangan kompetensi minimal sebanyak 25% hari kerja dalam 1 tahun. Misalnya, dari rata-rata 240 hari kerja dalam 1 tahun para auditor diikutkan dan diberikan kesempatan minimal 60 hari untuk mengembangkan kompetensi, wawasan, dan kemampuannya.b. Kewajiban Pemenuhan Gelar ProfesionalPara auditor wajib untuk memenuhi persyaratan gelar professional yang berkaitan dengan bidang kerjanya. Seperti Qualified Internal Auditr (QIA) dan Ajun Ahli Asuransi Kerugian Indonesia (AAAI-K). Dapat juga ditambahkan bahwa gelar professional menjadi salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam proses promosi di jabatan-jabatan tertentu.

3.2. Praktek Komunikasi Dalam Suatu Penugasan3.2.1. Monitoring Unit Kerja Untuk menambah referensi informasi yang berkaitan dengan obyek yang akan diaudit, biasanya dalam tahap persiapan awal Internal Audit berkomunikasi dengan seluruh unit-unit kerja di Kantor Pusat melalui media persuratan internal (memo) perihal hasil evaluasi unit tersebut terhadap objek yang akan diaudit.Pada prakteknya hasil monitoring ini hanya berisikan tentang permasalahan-permasalahan yang ada secara to the point seperti jumlah piutang, saldo harian kas dan bank yang melebihi limit, penerbitan polis yang tidak sesuai, jumlah hutang klaim dan lain-lain tanpa menguraikan secara jelas hal-hal yang lebih terperinci mengenai kondisi tersebut. Dengan kata lain hasil monitoring unit yang diperoleh masih kurang informatif. Belum terbangunnya komunikasi yang baik antara Unit Internal Audit dengan unit kerja lainnya merupakan penyebab utama permasalahan ini. Dalam arti lain komunikasi horizontal (horizontal communication) belum berjalan baik. Hal semacam ini tentunya belum memberikan banyak memberikan manfaat kepada auditor sehingga biasanya pada saat pelaksanaan audit di kantor cabang, auditor harus menelusuri kembali hal-hal yang disampaikan oleh unit kerja tersebut dan menyebabkan pelaksanaan audit memerlukan waktu yang relatif lebih lama.

3.2.2. Daftar Pertanyaan AuditDaftar Pertanyaan Audit sebagai salah satu bentuk media komunikasi dengan pihak auditan . Daftar Pertanyaan Audit ini bertujuan sebagai alat untuk penggalian informasi awal atas objek yang akan diaudit. Daftar Pertanyaan Audit ini disampaikan kepada pihak auditan 14 (empat belas) hari sebelum audit dilaksanakan.Pada umumnya, Daftar Pertanyaan Audit ini belum sepenuhnya dapat memberikan informasi yang jelas dan berguna bagi auditor. Hal ini disebabkan daftar pertanyaan tersebut masih berbentuk checklist dengan menggunakan bahasa pertanyaan yang bersifat tertutup seperti apakah, sudahkan, adakah dan hanya menggunakan pilihan jawaban ya dan tidak saja. Agar dapat lebih memberikan manfaat kepada auditor, sebaiknya Daftar pertanyaan menggunakan bahasa pertanyaan yang bersifat terbuka seperti bagaimanakah, uraikan, jelaskan, dan lain sebagainya. Dengan pertanyaan seperti itu maka jawaban dari auditan diharapkan akan lebih terperinci, lengkap, dan memberikan informasi yang lebih mendalam.

3.2.3. WawancaraWawancara merupakan suatu proses interaksi yang dilakukan dengan komunikasi lisan dengan menggunakan metode tanya jawab yang mempunyai tujuan untuk menggali informasi tertentu. Wawancara merupakan salah satu bentuk dari komunikasi langsung (direct communication). Pada dasarnya wawancara dilakukan secara berhadap-hadapan fisik antara auditor dan auditan Dalam situasi seperti ini diperlukan keterampilan komunikasi dan psikologi yang baik.

Berdasarkan pengamatan dan pengalaman, penulis berkesimpulan bahwa wawancara dapat dilakukan dengan 2 (dua) metode, yaitu :1. Open Interview, dilakukan secara terang-terangan dan disadari oleh auditan bahwa dia sedang diwawancara oleh auditor. Cara wawancara seperti ini yang paling lazim dilakukan dalam setiap pelaksanaan audit. 2. Hidden Interview, dilakukan dengan tanpa disadari oleh auditan bahwa yang bersangkutan sebenarnya sedang diwawancarai. Hal ini dilakukan mana kala auditor memerlukan informasi dari auditan yang bersikap deffensive. Dibutuhkan kepiawaian auditor dalam berkomunikasi dan membaca psikologi auditan Kelemahan dari cara ini adalah informasi yang diperoleh tidak dapat dimuat secara jelas dalam kertas kerja audit, tapi paling tidak bisa dijadikan panduan dalam tindakan yang akan diambil auditor selanjutnya.Sebagai metode pelengkap, wawancara diperlukan untuk melengkapi informasi dari suatu kondisi yang belum diperoleh dari kegiatan-kegiatan sebelumnya. Namun hasil wawancara tersebut dapat digunakan sebagai criteria dimana pada saat dilakukan pengujian kebenaran suatu bukti audit biasanya mengacu dari informasi yang diperoleh melalui hasil wawancara.Dalam praktek yang baik, wawancara audit perlu mempertimbangkan diciptakannya suasana psikologis yang penuh persahabatan, ramah tamah, saling menghargai, dan saling mempercayai. Hal ini penting agar auditan merasa aman, nyaman dan tidak merasa terancam sehingga informasi audit dapat diperoleh sesuai tujuannya. Pada kondisi demikian auditor diharapkan dapat menjaga penampilan diri, menguasai suasana dan benar benar menimbulkan suasana yang bebas pada auditan Dalam prakteknya, wawancara sering kali dipersamakan dengan interogasi. Auditor tidak memperhatikan dan bahkan tidak berusaha untuk membuat kondisi senyaman mungkin. Misalnya, auditor tidak mau melakukan wawancara selain di ruang kerja auditor, wawancara dilakukan di dalam ruangan yang hanya berisi sekelompok auditor saja sehingga auditan seolah-olah sedang disidang. Dalam melakukan audit regular, wawancara dengan pendekatan seperti ini sangat tidak tepat. Auditan yang masih dilingkari dengan perasaan tidak suka, takut, dan was-was biasanya akan cenderung bersikap tertutup dan menjawab apa adanya. Kondisi ini dapat menjadi lebih parah manakala auditan bersikap defensive, melawan, dan tidak mau bekerja sama. Tujuan utama dari wawancara untuk menggali informasi sedetil mungkin pun dengan sendirinya akan gagal.3.2.4. Pemaparan dan Penyampaian Hasil AuditBentuk komunikasi pada akhir satu rangkaian penugasan adalah pemaparan dan penyampaian hasil audit. Pada situasi ini auditor masih harus memperhatikan dan mencermati situasi dan psikologi lingkungan auditan pada saat itu. Hal ini penting agar pada saat auditor memaparkan hasil auditnya seluruh audience yang hadir mau mendengarkan dengan penuh antusias sehingga tujuan untuk memperoleh penafsiran yang sama antara pesan atau maksud yang disampaikan dengan yang diterima dapat terpenuhi.Selanjutnya hasil audit kemudian dituangkan dalam bentuk laporan. Laporan Hasil Audit adalah salah satu bentuk dari alat komunikasi dimana melalui laporan ini internal auditor mengkomunikasikan hasil audit yang diperolehnya kepada para pembaca laporan. Laporan ini harus menggambarkan dengan jelas mengenai pesan yang disampaikan sehingga dapat diperoleh kesamaan penafsiran sesuai dengan maksud dari auditor. Agar komunikasi melalui laporan dapat berjalan efektif, maka dalam membuat dan menyampaikan laporan auditor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Lengkap dan Informatif, hanya memuat poin-poin penting dari hal-hal yang disampaikan, dirancang sedemikan rupa agar terhindar dari kesalahan penafsiran dari pembacanya.2. Pilihan Kata Yang Tepat, menggunakan bahasa yang sederhana, mudah dimengerti dengan pilihan kata yang tepat.3. Tepat Waktu, laporan harus disampaikan secara tepat waktu dan tidak terlalu lama agar informasi-informasi yang disampaikan dapat memberikan manfaat dan relevan dengan kondisi terkini. Keberhasilan dari suatu penugasan audit adalah rekomendasi yang diberikan dapat secara tuntas menghilangkan akar permasalahan dan tidak terjadi lagi temuan berulang. Hal ini sangat tergantung dari bagaimana dalam melakukan pekerjaannya auditor dapat dengan semaksimal mungkin memperoleh segala informasi yang dibutuhkannya. Keterampilan berkomunikasi adalah faktor yang sangat menentukan dalam setiap usaha menggali informasi dari auditan Keterampilan berkomunikasi ini perlu didukung dengan keterampilan psikologi agar auditor dapat menentukan cara dan gaya berkomunikasi yang tepat sehingga kelancaran proses dan kualitas audit dapat lebih ditingkatkan.

-----oooOOOooo-----

BAB IV PENUTUP

4.1. KesimpulanDari uraian yang telah dibahas pada bab-bab sebelumnya dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :a. Salah satu faktor yang sangat mempengaruhi kelancaran proses audit adalah terjalinnya hubungan komunikasi yang baik antara auditor dengan auditan. Dalam hal ini auditor harus memiliki keterampilan komunikasi dan psikologi yang baik. Pemahaman mengenai tingkah laku auditan menjadi penting manakala terjadi interaksi antara auditor dengan auditan. b. Selain hubungan dengan auditan, komunikasi horizontal antara Internal Auditor dengan unit kerja lain juga harus tercipta dengan baik sehingga masing-masing unit kerja menyadari peran dan fungsi Internal Audit dan turut berpartisipasi dalam pemberian informasi yang lengkap dan akurat atas hasil evaluasi terhadap objek yang akan diaudit.c. Auditor didorong untuk dapat mengenali dirinya sendiri dan tugas yang diembannya. Pengendalian diri dalam berhubungan dengan lingkungannya seperti penampilan, kemampuan dan keahlian, etika pergaulan, kemampuan berkomunikasi, mampu membaca psikologis auditan dan sifat kepemimpinan merupakan faktor yang sangat penting dalam membangun komunikasi baik dengan auditan maupun dengan unit-unit kerja untuk mendukung keberhasilan penugasan audit.d. Organisasi turut berperan dalam peningkatan kualitas dan pengembangan keterampilan serta keahlian para auditor yang dimilikinya. Untuk itu perlu dirancang kebijakan rekrutmen dan penempatan pegawai di Internal Auditor yang tepat dan selanjutnya merancang program dan sistem pengembangan kompetensi bagi para auditornya.e. Dalam hal ini dituntut peran serta perusahaan dalam hal pengembangan wawasan perusahaan dengan merancang suatu sistem dan kebijakan yang berkaitan dengan program pengembangan kompetensi para auditornya.

4.2. Saran-SaranAdapun saran-saran perbaikan yang dapat diberikan penulis adalah sebagai berikut :a. Manajemen melalui Divisi Umum dan SDM secara bersama-sama dengan Divisi Internal Audit agar :1. Merancang kebijakan sistem rekrutmen dan penempatan tenaga auditor dengan mengedepankan prinsip the right man on the right place2. Menetapkan standar kompetensi minimal dan melakukan proses assesment bagi para calon auditor yang akan ditempatkan di Divisi Internal Audit3. Merancang sistem dan program pengembangan kompetensi karyawan khususnya pada auditor sehingga dapat memiliki tenaga-tenaga auditor dengan kemampuan yang memadaib. Para auditor di Internal Audit menerapkan praktek komunikasi yang baik dalam setiap penugasan dengan tujuan agar kelancaran penugasan dan kualitas rekomendasi yang dihasilkan dapat lebih ditingkatkan. c. Internal Audit dapat meningkatkan hubungan komunikasi dan pengembangan wawasan mengenai peranan dan fungsi internal audit kepada unit-unit kerja melalui sosialisasi dalam setiap pertemuan-pertemuan yang diadakan.

-----oooOOOooo-----

DAFTAR PUSTAKA

1. Materi Komunikasi dan Psikologi Audit, Yayasan Pendidikan Internal Audit (2014)2. Analisis Kepemimpinan, Soejono Trimo (1986)3. Makalah Pendekatan Psikologi dan Komunikasi Audit Dalam Mendukung Penugasan Profesional Audit, Achmad Badjuri (2008)4. Teknik Komunikasi Audit, Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (2007)

CURRICULUM VITAEA. PERSONAL DATA Full Name :M. ERICK CRIZAL Place / Date of Birth:Jakarta, September 3rd 1976 Current Address:Jl. Cenderawasih V No. 143/36Makassar Sulawesi Selatan Contact Number:0819 3397 41000411 830252 Gender:Male Marital Status:Married Nationality:Indonesian

B. EDUCATIONAL BACKGROUNDa.Formal 1984 1990:SDN 09 PagiRagunan South Jakarta 1990 1993:SMP Negeri 2 Ciputat South Jakarta 1993 1996:SMA Negeri 47 Tanah Kusir South Jakarta 2005 2009:Management Major on Economic Faculty (Strata 1) STIE Paripurna Tangerangb.Non-Formal 1996 1997:Accounting for Banking NBABusinessCollege Jakarta 2002 present:Professional Degree of AAAI-K(4 subjects)Asosiasi Ahli Manajemen Asuransi Indonesia (AAMAI) 2002 present:Professional Degree of Qualified Internal Auditor (QIA)(On process)Yayasan Pendidikan Internal Auditor (YPIA)

C. FAMILY BACKGROUNDNoFull NameAgeEducational BackgroundFamily Status

1M. Erick Crizal37S 1Husband

2Suzy LaureenReskeHendriks35S 1Wife

3Alessandria Arabella PuteriCrizal6-Children

4Alessandro Nesta Putera Crizal1-Children

D. WORK EXPERIENCES 1997 1998:Administration Staff PT. Bina Setia Corpora (Labour Supplier) 1998 1999:Business Consultant StaffPT. Rimbadana Panca Mukti (Commodity Trader) 1999 2000:Forensic Auditor Staff PricewaterhouseCooppers PwC (Public Accountant) 2000 2010:Internal Auditor SupervisorPT. Jasaraharja Putera Head Office 2010 present:Finance & Administration (HR & GA) ManagerPT. Jasaraharja Putera Manado

E. CERTIFICATES 2005:Quality Internal Auditor for ISO 9001 : 2000Premysis Standard Consultant 2009:Managerial and Corporate Leadership CourseEconomic Faculty of Universitas Indonesia 2002 - 2009:Qualified Internal Auditor (Level 1 4)Yayasan Pendidikan Internal Auditor

Page 2 of 21

Sheet1NOJabatanJmlPengalamanPendidikan0 - 3 thn3 - 5 th> 5 thnQIANon-QIASeminar1Kepala Internal Audit1112Auditor Tk II1113Auditor Tk. III22114Staff Auditor111T o t a l5221140