MAKALAH

FORMULIR KANTOR

DISUSUN OLEH:

1. MAHSA ANYA ANORA (10)2. PUJI CAHYANINGRUM (17)3. PUTRI SANURIA R. L (18)4. VIVI KRISTIYANI (26)

POLITEKNIK NEGERI MALANGJl. Soekarno Hatta No. 9 Malang 65145

Telp : 0341-404424,404425. Fax : 0341-404420

1

HALAMAN PENGESAHAN

Makalah dengan judul “FORMULIR KANTOR” yang disusun oleh : Mahsa

Anya A, Puji Cahyaningrum, Putri Sanuria R.L, dan Vivi Kristiyani sebagai tugas

mata kuliah Kesekretariatan yang dibimbing oleh Ibu Diana Eka P selaku dosen mata

kuliah di Politeknik Negeri Malang.

Telah disahkan pada tanggal........

Oleh

Diana Eka P Dosen Pembimbing

2

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat, taufik

dan hidayahNYA, kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan benar serta

selesai tepat pada waktunya. Tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih yang

sebesar-besarnya kepada Ibu Diana Eka P selaku dosen pembimbing kesekretariatan

yang telah membimbing kami dalam pengerjaan tugas makalah ini. Kami juga

mengucapkan terima kasih kepada teman-teman kami yang selalu setia membantu

kami dalam hal mengumpulkan data dalam pembuatan makalah ini.

Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang pengertian formulir, jenis

formulir, ciri-ciri formulir yang baik (syarat), cara mendesain formulir, manfaat

formulir, bagian-bagian formulir serta memberikan contoh formulir. Dan apabila

dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum kami ketahui. Maka

dari itu kami mohon saran & kritik dari teman-teman maupun dosen demi tercapainya

makalah yang sempurna dan perbaikan di masa yang akan datang.

Malang, 17 Oktober 2013

Penyusun

3

DAFTAR ISI

Halaman Judul ……………………………………………………………….……......1

Halaman Pengesahan ………………………………............................................ 2

Kata Pengantar ………………………………………………………………………. 3

Daftar Isi ……………………………………………………………….................... 4

Bab I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ………………………………………..…………………. 5

1.2 Rumusan Masalah ……………………………………..………………… 5

1.3 Tujuan Umum …………………………………………..……………….. 5

1.4 Manfaat …………………………………………………..……………… 5

Bab II ISI/PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Formulir............................................................................6

2.2 Jenis formulir..................................................................................................7

2.3 Ciri Formulir yang Baik .................................................................................7

2.4 Prinsip Perancangan formulir.........................................................................8

2.5 Manfaat Formulir..........................................................………......………..9

2.6 Bagian-Bagian Formulir ............................................................................10

2.7 Contoh Formulir ..........................................................................................11

Bab III PENUTUPAN ……………..…………………………………………..........12

Daftar Pustaka …………………………………………………………………...... ..13

4

BAB IPENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dalam ruang lingkup pekerjaan sebagai administrasi, formulir

memiliki peranan yang penting karena mampu membantu mempermudah

pekerjaan administrasi seperti pencatatan transaksi bisnis, memperlancar

pelaksanaan prosedur, memberikan data untuk pengawas, serta

memperlancar pencatatan transaksi bisnis.

1.2 RUMUSAN MASALAH

Dalam kehidupan ini terdapat berbagai macam profesi yang digeluti

oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Dan salah satunya

adalah seorang administrasi. Dan untuk menjadi seorang administrasi harus

memahami hal-hal yang ada dalam dunia administratif seperti formulir.

Formulir memiliki peranan penting bagi perusahaan dan merupakan alat

untuk mempermudah pekerjaan administratif.

1.3 TUJUAN UMUM

a. Menjelaskan pengertian formulir.

b. Menjelaskan jenis formulir.

c. Menjelaskan ciri-ciri formulir yang baik.

d. Menjelaskan cara mendesain formulir.

e. Menjelaskan manfaat formulir.

f. Menjelaskan bagian-bagian formulir

g. Memberikan gambaran contoh dari formulir

1.4 MANFAAT

a. Mengetahui dan memahami secara umum pengertian formulir.

b. Mengetahui dan memahami jenis formulir.

c. Mengetahui dan memahami ciri-ciri formulir yang baik.

d. Mengetahui dan memahami cara mendesain formulir.

e. Mengetahui dan memahami manfaat formulir.

f. Mengetahui dan memahami bagian-bagian formulir

g. Mengetahui dan memahami contoh formulir

5

BAB II

ISI/PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Formulir

Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering

juga disebut dokumen.

Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian

rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga

memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb.

Contoh formulir : Faktur penjualan

Berikut di bawah ini pengertian formulir menurut beberapa tokoh :

1. Winardi : sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk

dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan

diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau

perusahaan-perusahaan lain.

2. Nuraida Ida : selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat

kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan

intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang

harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian

diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah

dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut.

3. Danang Leo Handoko : bentuk lembaran kartu atau kertas yang terlepas

yang memiliki ukuran tertentu yang telah dicetak disertai uraian garis,

ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang

diperlukan.

Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih yang

menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi yang

akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain.

6

2.2 Jenis Formulir

1. Menurut sumbernya : Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan.

Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan.

Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll Formulir yang diterima dari pihak luar.

Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll.2. Menurut tujuan penggunaannya :

Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan.Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll

Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll.

Jenis formulir ada dua macam, yaitu :

1. Formulir intern : formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah

kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-wakil sebuah

perkantoran.

Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik,

permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan, keterangan

mengenai hasil pekerjaan pegawai.

2. Formulir ekstern : formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor

yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para langganan.

Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit.

2.3 Ciri-Ciri Formulir yang Baik

1. Mempunyai identitas yang jelas, terdiri dari :

a. Judul/nama yang mudah dimengerti

b. Nomor formulir

2. Kandungan informasinya harus :

a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya

b. Sesuai dengan sistem, prosedur dan metode yang digunakan

c. Tidak informasi yang diulang

7

3. Unsur pengisian informasi

a. Sesuai dengan metode pengisiannya, misal : manual/mesin

b. Penyediaan dan pengaturan kolom-kolom dan kotak-kotak isian

harus baik

c. Pengelompokan informasi

d. Pengaturan lay-out, baik secara vertikal maupun horisontal

e. Ukuran dari formulir

4. Pengolahan informasi

a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan

5. Dapat membantu pemakai formulir

a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas

b. Penggunaan garis pembantu

c. Judul kolom yang jelas

d. Metode pengisian yang mudah

e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda

6. Biaya yang murah yang meliputi :

a. Biaya pembuatan atau penggandaan

b. Biaya produksi

c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standart

7. Tindak lanjut yang mudah, seperti :

a. Untuk keperluan penyimpanan formulir

b. Untuk pengecekan, apakah tersedia sarananya

c. pengiriman

2.4 Perancangan Formulir

a. Prinsip

1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk

formulir ke pihak luar perusahaan

2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir

3. Memiliki tembusan/copy

4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data

5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang

8

6. Memiliki nomor urut tercetak

b. Desain

Disebabkan karena formulir bagi semua pekerjaan kantor maka formulir

perlu mempunyai desain yang efesien dan ekonomis.

Desain formulir dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbangan-

pertimbangan ;

1. Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara

formulir digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa kepadanya,

dan jumlah kopi yang diperlukan

Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih

besar melalui pertimbangan fungsional.

2. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis

cetakan,kertas,ukuran,dan biaya cetak.

2.5 Bagian Pokok Formulir

Bagian pokok, yaitu:

1. Pengenalan (introduction)

Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul

formulir dan nomor formulir.

2. Instruksi (Instruction)

Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa

yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian.

3. Isi Utama (main body)

Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama

pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) yang

digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data

yang dicatat.

4. Kesimpulan (conclusion)

Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus

memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan

atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda

tangan persetujuan dan tanggalnya.

9

2.6 Manfaat Formulir

Berikut beberapa manfaat formulir, diantaranya :1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis.

Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut.Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian.

2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan.Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis.Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll.

3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan.Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya.Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok.

4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain.Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi.

10

2.7 Contoh Formulir

11

BAB III

12

PENUTUPAN

Kesimpulan

            Dalam dunia administrasi formulir sangatlah penting dalam

mempermudah pekerjaan karena formulir adalah selembar kertas atau lebih

yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi

yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain. Dalam

hal ini, formulir juga memiliki beberapa ketentuan dalam pembuatannya

serta memiliki banyak manfaat.

Saran

Dengan ini, diharapkan para administrasi dapat memahami dan

mempraktekkanilmu pembuatan serta info mengenai formulir yang memang

memiliki peranan yang penting dalam dunia administrasi.

DAFTAR PUSTAKA

13

1. Fotokopi modul kesekretariatan mengenai formulir kantor

2. http://www.batan.go.id/ppin/admin/UserFiles/upload/Contoh%20Prosedur

%20Pengendalian%20Dokumen.doc

3. http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/AKB4007fcad/document/

PPT.SIA.6.ppt

4. http://www.bpadjogja.info/file/37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf

5. http://vikingblack.files.wordpress.com/2009/04/sia03-formulir.ppt

6. file:///H:/FORM%20BAHAN.htm

14