EXCEL

BAB I

PENDAHULUANA. LATAR BELAKANG

Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Speadsheet yang bekerja dibawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat digunakan untuk menghitung angka-angka, bekerja dengan daftar data, dan menganalisa data-data serta mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram.

B.PERMASALAHAN

Sebagai penunjang dalam menghadapi era globalisasi,setiap orang di tuntut untuk menguasai berbagai program yang telah di keluarkan oleh berbagai pabrikan software,diantaranya adalah program Microsoft Excel. Namun tidak semua orang dapat menguasai serta menjalankan program bawaan tersebut. Dari permasalahan yang timbul diatas, disini akan sedikit di ulas tentang bagaimana menjalankan program oprasi Microsoft Excel.

BAB II

MENDEFINISIKAN FUNGSI PROGRAM KERJA

DALAM MENJALANKAN MICROSOFT EXCELA.Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data.

Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif.mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah .Barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan. Menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi .Lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih.Kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak

perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau .Penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian .Permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yangdisediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.Excel termasuk program spreadsheet atau program pengolah angka. Karena itu untuk mempermudah pengolahan datanya, lembar kerja Excel bentuknya berlajur dan terdiri dari baris (65536 baris) dan kolom (256 kolom). Seperti nampak dalam gambar berikut ini :

Mengolah Sheet di Excel

Dalam sebuah file Excel, kita bisa memiliki beberapa lembar kerja (sheet). Lembar kerja tersebut bisa ditambah atau disisipi lembar kerja baru (Insert), dihapus (Delete), diganti namanya (Rename) dan dipindah atau disalin (move or copy). Cara melakukannya dengan cara klik kanan lembar kerja (sheet), seperti nampak pada gambar berikut ini :

Atau dengan cara :

a. Untuk menyisipkan lembar kerja baru pilih menu Insert - Worksheet

b. Untuk mengganti nama lembar kerja pilih menu Format - Sheet - Rename.

c. Untuk menghapus lembar kerja pilih menu Edit - Delete Sheet.

d. Untuk memindah atau menyalin lembar kerja pilih menu Edit - Move or Copy Sheet. Maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini :

Jika ingin menyalin lembar kerja check box Create a Copy harus diaktifkan. To Book berarti lembar kerja aktif akan dipindah atau disalin ke buku atau file yang lainnya (dapat dipilih pada drop down menu). Before sheet berarti dipindah atau disalin sebelumlembar kerja yang lainnya (pilih sheet yang diinginkan). Akhiri dengan OK.

Macam Data

Excel membedakan data menjadi 2 macam, yaitu :

1. Value, adalah data yang bisa digunakan untuk operasi matematis, antara lain : angka, rumus, formula dan fungsi (function). Jika menulis data Value, jangan diawali tanda atau simbol apapun. Misalnya : diawali huruf, tanda baca, spasi dan tanda khusus lainnya (' "" < > * ^, dll). Sedangkan untuk penulisan rumus dan fungsi harus diawali dengan '=' (sama dengan).

2. Label, adalah data yang tidak bisa digunakan untuk operasi matematis, seperti huruf, angka atau karakter yang diawali oleh tanda baca (' " ^ / spasi, dll).

Format Number

Excel adalah program paket pengolah angka dan tabel. Sebab itu program ini dilengkapi dengan berbagai perintah dan menu yang digunakan untuk mengolah, mengubah bentuk tampilan angka dan membuat tabel. Berikut ini adalah perintah untuk membuat tabel dan mengubah tampilan angka : Pilih menu Format - Cells, maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini :

Dalam kotak dialog tersebut ada 6 pilihan tab, yaitu :

1. Number

Berisi beberapa pilihan untuk mengubah tampilan angka, antara lain :

a. General : Penulisan angka biasa tanpa format khusus.

b. Number : Penulisan angka dengan pengaturan jumlah digit desimal (Desimal Places), pemisah ribuan (Use 1000 separator) dan bentuk penulisan bilangan negatif (Negative Numbers). Atau dapat juga menggunakan Toolbar Formatting : Comma Style untuk pemakaian pemisah ribuan. Increase Decimal untuk menambah digit desimal. Decrease Decimal untuk mengurangi digit desimal.

c. Currency : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang.

d. Accounting : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang dan pemisah ribuan.

e. Date : Macam-macam bentuk penulisan tanggal.

f. Time : Macam-macam bentuk penulisan jam.

g. Percentage : Penulisan angka dalam persen (%).

h. Fraction : Penulisan angka pecahan.

i. Scientific : Penulisan angka eksponensial (pangkat).

j. Text : Penulisan angka berbentuk teks.

k. Special : Penulisan angka untuk database (kode area, nomor telepon, dll).

l. Custom : Penulisan angka dengan format yang bisa diatur sendiri. 2. Alignment

Berisi perintah-perintah antara lain :

a. Text Alignment, untuk mengatur teks secara horizontal (rata normal, kanan, kiri, tengah, memenuhi sel, rata penuh atau diantara beberapa sel) atau vertikal (rata terhadap batas atas sel, tengah, bawah atau rata penuh). b. Text Control, untuk mengatur pelipatan teks (wrap text), pengisian penuh/penyusutan teks (shrink to fit) dan pengabunggan sel-sel (merge cells).

c. Orientation, untuk mengatur orientasi atau bentuk tegak teks terhadap sumbu X; atau derajat perputaran teks terhadap garis horizontal. 3. Font

Untuk mengatur pemakaian teks : jenis huruf (font), bentuk huruf (font style), ukuran huruf (size), warna (color), garis bawah (underline) dan efek teks (effects).

4. Format Border

Digunakan untuk membuat bingkai atau garis pada tabel yang dibuat.

5. Pattern

Berisi perintah-perintah untuk memberi warna atau pola arsir pada sel.

6. Protection

Untuk mengaktifkan kondisi lembar kerja yang diproteksi atau disembunyikan.

Pengolahan Data

Data berupa angka dapat diproses atau diolah, misalnya menjumlahkannya yaitu dengan menggunakan rumus (formula) atau dengan fungsi (function). Agar terjadi perubahan otomatis pada hasil pengolahannya setiap kali ada perubahan data, sebaiknya rumus atau fungsi ditulis alamat selnya.

Misalnya : kita akan menjumlahkan angka 4,5,6 dan 7 yang terdpat pada sel berturut-turut B1, B2, B3 dan B4. Rumusnya adalah sebagai berikut :

= B1 + B2 + B3 + B4

Atau jika menggunakan fungsi, ditulis demikian :

= SUM(B1:B4)

PERHATIAN : Penulisan rumus atau fungsi harus diawali dengan tanda '=' (sama dengan). Tanda ':' (titik dua) artinya sampai. Untuk contoh di atas B1:B4 berarti sel B1 sampai sel B4.

Berikut ini adalah fungsi statistik yang sering digunakan :

=SUM(Alamat sel):menjumlahkan isi sel

=MIN(Alamat sel):mencari angka terendah

=MAX(Alamat sel):mencari angka tertinggi

=AVERAGE(Alamat sel):mencari rata-rata

=COUNT(Alamat sel numerik):mencari banyaknya sel yang berisi angka

Copy & Fill Series

Copy atau menyalin isi sel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

a. Dengan fasilitas Clipboard : Copy, Paste pada toolbar Standard.

b. Dengan fasilitas Autofill : letakkan pointer mouse di sudut kanan bawah pointer worksheet hingga pointer mouse berbentuk plus hitam (fill handle) lalu drag sesuai yang diminta. Perhatikan gambar berikut : \

Untuk membuat data berurutan dapat digunakan 2 cara :

a. Dengan fasilitas Autofill.

b. Dengan menu Edit - Fill - Series.

Address Cell

Jika suatu rumus, misalnya =A1*B1 di-copy dari C1 sampai C10, maka alamat barisnya akan berubah menjadi =A2*B2, =A3*B3, dst. Demikian pula bila rumus tersebut di-copy dari C1 sampai H1, maka alamat kolomnya akan berubah menjadi =B1*C1, =C1*D1, dst. Agar alamat sel data tidak berubah, harus ada 'simbol' yang berfungsi untuk mengikat alamat sel tersebut.

Tanda '$' berfungsi untuk mengunci atau menjadikan suatu alamat sel tetap tidak berubah.

Berikut ini adalah macam-macam bentuk penulisan Address Cell atau alamat sel :

a.Alamat sel Relatif:Alamat sel yang berubah-ubah baik kolom maupun barisnya

Contoh Penulisan:A1 -> Alamat kolom (A) dan barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.

b.Alamat sel Semi Absolut:Alamat sel yang tetap kolom maupun barisnya

Contoh Penulisan:$A1 -> Alamat kolom (A) absolut atau tetap, dan alamat barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.

c.Alamat sel Absolut:Alamat sel yang tetap tidak berubah.

Contoh Penulisan:$A$1 -> Alamat kolom (A) dan baris (1) absolut atau tetap bila di-copy ke alamat sel yang lain.

A. Pengenalan Layar Kerja Ms.Excel

Keterangan :

Formula Bar adalah : tempat dimana kita menuliskan rumus formula, tapi harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka melainkan alamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=) atau tanda tambah (+)

Name Box adalah : tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang ditunjuk oleh pointer.Name box mencatat alamat cell pointer dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor baris (1-65536), sebagai contoh : cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni kolom B) baris ke-5.B. Pengaturan Gerak PointerEnter : memindahkan cell pointer dari atas ke bawah

Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke atas

Tab

: memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan

Shift Tab : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri

Page Up : 1 layar ke atas

Page down : 1 layar ke bawah

: ke kiri, kanan, atas, dan bawah

Ctrl atau: ke batas data yang paling kiri atau kanan

Ctrl atau: ke batas data yang paling atas atau bawahCtrl End : menuju ke data yang paling akhir

Ctrl Home : menuju ke awal cell (A1)

Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama

C. Bentuk Kursor Dalam Oprasi Ms.ExcelBentuk kursorJika mouse di dragPosisi mouse pointer

(Membuat Blok, memilih daerah yang akan diolahDitengah-tengah cell yang sedang dipilih

(Menyalin Blok ke cell yang dilaluinyaDisebelah kanan bawah cell yang sedang dipilih

Memindahkan Blok ke cell yang dituju mouseDitepi (garis batas) cell yang sedang dipilih

BAB IIIMENGIDENTIFIKASI FUNGSI FORMULA

DALAM PROGRAM OPRASI MS.WORD

A. Pemakaian Fungsi ( Formula Rumus )Formula adalah fasilitas pada Microsoft Excel yang berguna untuk mengolah angka-angka dengan rumus serta dapat mengcopy rumus tersebut.

Untuk dapat melihat/memakai formula caranya yaitu :

Klik menu Insert >> Function

1. Fungsi Aritmatik

Penjumlahan, pengurangan, perkalian, pembagian,dan pangkat di lakukan dengan cara menuliskan alamat selnya bukan angkanya pada formula bar.

Misal : Penjumlahan [ + ]: =A1+B1 atau +A1+B1.

Pengurangan [ - ]: =A1-B1 atau +A1-B1.

Perkalian [ * ]: =A1*B1 atau +A1*B1.

Pembagian [ / ]: =A1/B1 atau +A1/B1.

Pangkat 2 [ ^ ]: =A1^2 atau A1^2.2. Fungsi Bantu Statistik1. Max (Range): mencari nilai terbesar dari suatu range.

2. Min (Range) : mencari nilai terkecil dari suatu range.

3. Sum (Range): mencari jumlah dari isi data yg terdapat pada range

4. Average (Range): mencari nilai rata-rata dari suatu range.

5. Count (Range) : mencari jumlah data yg terdapat pada suatu range.

3. Fugsi Kelompok Text

1. Left : mengambil karakter yang ada di sebelah kiri dari satu kesatuan karakter.

Penulisan : =LEFT(teks, jumlah_karakter)

2. Right : mengambil karakter yang ada di sebelah kanan dari satu kesatuan karakter.

Penulisan : =RIGHT(teks, jumlah_karakter)3. Mid : mengambil karakter yang ada di tengah dari satu kesatuan karakter.

Penulisan : =MID(teks, angka_awal, jumlah_karakter)

4. Upper : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital.

Contoh : =UPPER(saya) menghasilkan SAYA

5. Lower : mengubah semua karakter dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf kecil.

Contoh : =LOWER(SAYA) menghasilkan saya

6. Proper : mengubah karakter pertama dalam setiap kata yang ada pada suatu teks menjadi huruf besar / kapital dan mengubah huruf berikutnya dengan huruf kecil.

Contoh: =PROPER(saya sedang praktikum) menghasilkan Saya Sedang Praktikum

7. Len : mengambil karakter terkiri sejumlah yang dinyatakan pada argumen jumlah_karakter.

Contoh : =Len(Praktikum) menghasilkan 9

Catatan !!!

tanda koma ( , ) diatas dapat juga diganti dengan tanda titik koma ( ; ), disesuiankan dengan komputer yang dipakai.

4. Fungsi Bantu Logika

1. And (Logical 1,logical 2,,logical 30)

menghasilkan argument true jika semua logika benar.

2. Or (Logical 1,logical 2,,logical 30)

menghasilkan argument true jika salah satu logika benar.

3. Not (Logical)

menghasilkan kebalikan logika.

4. If (Logical Text, Value True, Value False)

menghasilkan argument dengan pemenuhan syarat yang telah ditentukan.5. Fungsi AbsolutFungsi penggunaan absolut ini adalah apabila kita tidak ingin referensi cell berubah saat suatu formula disalin, buatlah referensi cell absolut dengan mengetik tanda dollar ($) atau tekan F4 apabila pengetikan referensi cell yang anda ingin tidak berubah. Seperti contoh formula =D4 berubah saat anda salin ke cell lain, tetapi $D$4 selalu merujuk pada cell yang sama.Namun jika penggunaannya hanya ditujukan untuk meng-absholutkan baris / kolom saja maka cara penggunaannya sama, hanya saja ketika kita menekan F4, kita perlu memperhatikan penempatan tanda dolar ($). Yaitu apabila untuk :

Absolut kolom [ $D4 ] : tanda $ (dollar) berada di depan kolom (A) maka artinya kolom A mutlak tidak dapat diubah-ubah akibat pengkopian

Absolut baris [ D$4 ] : tanda $ (dollar) terletak di depan baris (4) maka artinya baris 4 mutlak tidak dapat diubah-ubah akibat pengkopian 6. Fungsi Lookupa. Vertical Lookup (vlookup)Fungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.

Penulisan: =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)

b. Horisontal Loolup (hlookup)

Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.

Penulisan: : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)BAB IV

PENUTUPPuji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan karunia-NYA hingga terselesaikannya makalah yang telah penyusun rangkum ini.

Penyusun menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, karna dalam penyelesaiaannya tentu tiada luput dari banyak kekurangan dan kekhilafan. Sebagai insan biasa tiada lupa saya ucapkan banyak kata maaf terhadap pembaca semuanya. Kemudian kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan guna penyempurnaan makalah ini.Besar harapan penyusun, semoga apa yang telah dimuat dalam makalah ini dapat memberi manfaat bagi para pembaca semuanya, sehingga dapat menambah pengalaman serta wawasan dikemudian hari.Wassalamualaikum Wr. Wb

DAFTAR PUSTAKASuuarna.Nana.ST.2005.Microsoft Office 2003 :Yrama WidyaIrawan,Andri.Drs.dkk.2006.Teknologi Informasi & Komunikasi.Klaten:Viva Parkindo

Tutorial Microsoft Excel.2005.Sistem Informasi UKDW.Menu Bar

Formula bar

Tool Bar

Title Bar

Name

Box

Name

Box

Tool Bar

Name

Box

Pointer

Tabulasi

Status Bar

Lembar Kerja

Scrol Bar

22