y : BAGUS WIJAYA - NIM. 05140004, Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga YogyakartaCreated : 2008-06-06, with 1 files

Keyword : katalog, mahasiswa, persepsi, pemanfaatan katalog, webABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana persepsi mahasiswa terhadap pemanfatan katalog berbasis web di perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Jenis Penelitian ini adalah deskriptif, dengan subjek penelitian pengguna perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada dan obyek penelitian adalah katalog berbasis web di perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Populasi dari penelitian ini adalah seluruh mahasiswa Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada yang menjadi anggota perpustakaan yang berjumlah 327 orang. Dari populasi tersebut diambil sampel berdasarkan rumus Simamora didapat sampel sejumlah 80 orang . Variabel dalam penelitian ini bersifat tunggal yaitu efektivitas pemanfaatan catalog berbasis web di perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada. Metode dan teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu metode kuesioner, observasi dan studi pustaka. Analisis data secara deskriptif kuantitatif. Pengukuran efektivitas berdasarkan skala likert (5-1) yang hasilnya ditafsirkan menjadi sangat setuju, setuju, ragu-ragu, tidak setuju dan sangat tidak setuju. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan katalog berbasis web di Perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada sudah memenuhi kebutuhan anggota dengan hasil total nilai rata-rata 3,88. Berdasarkan hal tersebut, maka disarankan kepada perpustakaan Jurusan Teknik Sipil Fakultas Teknik Universitas Gadjah Mada untuk lebih meningkatkan pelayanan katalog berbasis web.

Description Alternative :

ABSTRACT

The purposed of this study is to know the student perception of use of web based catalogue at the Library of Civil Engineering Department of Engineering Faculty, Gadjah Mada University. The type of this study is a descriptive research with the library user of Civil Engineering Department as a subject and web based catalogue at Library of Civil Engineering Department as an object. Population of the research is all of the students of Civil Engineering Department at library numbering 327 person. Of the population was taken as sample, according to Simamora formula, equal with 80 persons of the research. The variable of this study is only one that is usability efektivity catalogue web based at the Library of Civil Engineering Department of Engineering Faculty, Gadjah Mada University. The method and technique of the questionnaire, observation and data collection are library. The data were analysed by using a quantitative descriptive approach. Measuring the efectivity is based on the Likert (1-5), then the interpretation of the efectivity uses the terms : very agree, agree, confuse, disagree, very disagree. The result of the study indicates that the efectivitiy catalogue web based at the Library of Civil Engineering Department of Engineering Faculty, Gadjah Mada University is efectiv with the average value 3,88. Based on the result of the research, it is suggested that the library should still improve its web based catalogue.

: Persepsi Mahasiswa terhadap kualitas pelayanan di perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas MaretRabu, 10 Juni 2009 by Daryono | Artikel Perpustakaan  

ABSTRAK

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahi dan menggambarkan persepsi mahasiswa terhadap kualitas layanan di Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penelitian ini menggunakan lima aspek kualitas pelayanan yaitu keandalan, keresponsifan, keyakinan, empati dan berwujud.

Populasi dari dari penelitian ini adalah sebagian mahasiswa di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik UNS berjumlah 100 orang, Dari populasi tersebut diambil sampel 49 berdasarkan tabel Hasan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif yaitu pengumpulan data untuk memberikan gambaran atau penegasan suatu konsep atau gejala, juga menjawab pertanyaan-pertanyaan sehubungan dengan suatu subyek penelitian, serta menggunakan kategori berjenjang untuk mengelompokkan tingkat persepsi responden dengan Skala Likert.

Dalam analisis data secara keseluruhan menunjukkakan bahwa kualitas pelayanan di Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik berada pada tingkat cukup baik. Analisis pada aspek keandalan, keyakinan, dan empati sedangkan pada aspek berwujud dan keresponsifan tingkat menurut persepsi mahasiswa berada pada tingkatan buruk.

Sebagai saran, Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik untuk lebih meningkatkan fasilitas dan memperlebar ruangan agar lebih nyaman dan selain itu petugas perpustakaan lebih meningkatkan responsifitas yang menurut persepsi mahasiswa masih dianggap buruk, hal ini terlihat pada mahasiswa berkunjung pada sore / petang hari, petugas Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik sudah kecapekan sehingga dalam memberikan pelayanan kurang maksimal dan mestinya petugas dalam melayanai pengguna dibuat sheff kerja mengingat jam kerja yang begitu panjang.

Kata kunci : Persepsi, Kualitas Layanan, Palayanan Perpustakaan

PerpustakaanJumat, 9 Mei 2008 by Ajick | Artikel Perpustakaan  

Perpustakaan sebagai suatu organisasi yang memberikan layanan kepada masyarakat memerlukan kesiapan petugas untuk mengemban tugas tersebut. Baik dan buruknya citra perpustakaan sangat ditentukan oleh baik dan buruknya jasa layanan yang diberikan oleh perpustakaan yang bersangkutan.

Seperti organisasi lainnya, perpustakaan dan organisasi informasi lainnya mempekerjakan banyak tipe orang yang berbeda watak, kebiasaan dan budayanya yang kemudian membentuk suatu kelompok. Jelas bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan organisasi itu adalah kondisi interaksi kelompok tersebut, yakni komunikasi antar pegawai, antara pimpinan dengan bawahan dan antara suatu kelompok dengan kelompok yang lain di dalam suatu organisasi serta antara petugas dengan pengguna perpustakaan.

Dalam hal ini setiap individu seyogyanya menyadari bahwa seseorang mungkin memiliki kelebihan, sedangkan yang lain mempunyai kekurangan dalam ketrampilan interaksi sosial. Dengan menyadari kondisi ini, diharapkan bahwa keterpaduan kelompok dapat ditegakkan. Karena integrasi suatu ketrampilan kelompok dapat memungkinkan suatu organisasi mencapai tujuannya secara efektif. Dan sebaliknya seringkali kelompok kerja terpecah akibat kurang komunikasi antar anggota atau antar bagian di dalam organisasi tersebut. Agar pekerjaan dapat dikerjakan secara efektif, keterpaduan yang menimbulkan kerjasama tetap diperlukan

sumber : Psikologi Perpustakaan (Ir. Toha Nursalam, S.IP)

Senin, 28 April 2008 by Aji | Artikel Perpustakaan  

A. Pendahuluan

Setiap perpustakaan tentunya mempunyai visi yang berbeda, namun dapat dipastikan bahwa perpustakaan itu dikatakan berhasil bila banyak digunakan oleh komunitasnya. Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat derni kepentingan pengguna perpustakaan. Pustakawan yang diberi tugas di bidang pengembangan koleksi, harus tahu betul apa tujuan perpustakaan tempat mereka bekerja dan siapa penggunanya, serta apa kebutuhannya.

Untuk melihat apakah tujuan perpustakaan sudah tercapai dan bagaimana kualitas koleksi yang telah dikembangkan tersebut sudah memenuhi standar, perlu diadakan suatu analisis dan evaluasi koleksi. Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna. Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association membagi metode kedalarn ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus. Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan sistematik untuk memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi, dan perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani.

Perpustakaan sebagai unit pemberi jasa/layanan selalu menaruh perhatian pada pengukuran kinerja dalam memenuhi kebutuhan para penggunanya, dan meyakinkan diri bahwa berbagai sumber daya yang dipilih bermanfaat bagi konsumennya. Akhir-akhir ini minat untuk pengukuran kinerja semakin menguat. Hal itu sebagian disebabkan oleh tekanan untuk lebih memanfaatkan sumber daya dengan lebih efisien, bersarnaan dengan perhatian pada pemenuhan kebutuhan pengguna dengan lebih efektif. Disamping itu juga adanya tekanan dari pihak penyandang dana untuk memanfaatkan dana secara optimum, pada waktu yang sama pengguna dari jasa-jasa perpustakaan semakin tinggi tuntutannya. Setiap penilaian pada koleksi seharusnya memasukkan sebuah petimbangan pada seberapa baiknya koleksi itu memenuhi harapan dan kebutuhan pengguna.

B. Mengapa Evaluasi Koleksi Perlu Dilakukan?

Sebuah perpustakaan seringkali menghadapi berbagai pertanyaan baik dari organisasi induk maupun dari komunitasnya. Beberapa pertanyaan yang timbul, antara lain:

 

Apakah kekuatan dari koleksi perpustakaan itu? Seberapa efektif perpustakaan memanfaatkan dana pengembangan koleksi? Seberapa besar manfaat koleksi terhadap komunitas yang dilayani? Bagaimana keadaan koleksi perpustakaan itu dibandingkan dengan koleksi perpustakaan yang

setara?

Begitu juga dengan segala sesuatu yang telah kita putuskan perlu ditinjau kembali, apakah sudah mencapai tujuan yang telah ditentukan atau belum. Demikian pula halnya dengan koleksi perpustakaan. Bila perpustakaan telah membuat suatu kebijakan pengembangan koleksi, kemudian

telah melakukan pembelian bahan pustaka serta mengembangkan koleksinya, seringkali timbul pertanyaan apakah koleksi yang dibeli tersebut sesuai dengan standar tertentu? Ada beberapa pedoman standar untuk perpustakaan umum, perpustakaan sekolah, dan juga perpustakaan perguruan tinggi yang dapat digunakan untuk suatu evaluasi koleksi.

Itulah sebagian dari pertanyaan yang bisa dijawab melalui program penilaian evaluasi koleksi. Evaluasi melengkapi siklus pembangunan koleksi dan membawa kembali pada kegiatan kajian kebutuhan informasi pengguna. Siklus pembangunan koleksi di perpustakaan secara lengkap dimulai dari seleksi (dengan memperhatikan dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi"), pengadaan (termasuk proses pembelian, penerimaan, inventarisasi, penempelan barcode untuk sistem yang terkomputerisasi), katalogisasi dan klasifikasi (termasuk entri data katalog ke komputer untuk sistem yang telah terkomputerisasi), pascakatalogisasi (penempelan label nomor panggil, slip tanggal kembali, kartu buku dan kantong buku untuk sistem yang masih manual), dilanjutkan dengan layanan sirkulasi dan referensi, kemudian dilakukan CREW (Continues Review, Evaluation, and Weeding), istilah yang diperkenalkan oleh Moore, dengan memperhatikan hasil kajian kebutuhan pengguna. Hasil dari proses CREW ini akan memberikan masukan pada dokumen "Kebijakan Pengembangan Koleksi", dan seterusnya. Makalah ini hanya membahas masalah evaluasi koleksi, karena pokok bahasan lain sudah sering dibahas di berbagai tulisan.

Walaupun istilah evaluasi mempunyai beberapa definisi, ada unsur yang umum dari semua definisi itu terkait pada penentuan sebuah nilai atau harga pada sebuah objek atau kegiatan. Evaluasi koleksi melibatkan baik objek rnaupun kegiatan, begitu juga dengan nilai kuantitatif dan kualitatif. Dasar-dasar evaluasi tidak berubah dari waktu ke waktu, namun penerapan dasar-dasar tersebut semakin canggih dari tahun ke tahun. Pemanfaatan komputer memungkinkan untuk menangani data yang lebih banyak, dan lebih beragam. Beberapa institusi di negara maju menawarkan pangkalan data bibliografi dalam bentuk CD-ROM untuk penilaian dan perbandingan koleksi.

Perpustakaan, seperti juga organisasi lainnya, ingin mengetahui keadaan mereka dibandingkan dengan organisasi yang sama. Data perbandingan dapat bermanfaat, tetapi bisa juga menyesatkan. Dalam membandingkan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain harus diperhatikan apakah berbagai aspek yang melatarbelakangi data yang diperbandingkan itu sudah sama? Sebagai contoh, sebuah perpustakaan yang kecil tidak bisa dibandingkan dengan perpustakaan lain yang besar. Tentunya akan banyak hal yang berbeda. Misalkan sebuah perpustakaan A mempunyai koleksi 120.000 judul buku, sedangkan perpustakaan B mempunyai koleksi 50.000 judul buku. Dengan data yang demikian itu tidak bisa langsung mengatakan bahwa perpustakaan A lebih baik dari B.

Bila diteliti lebih lanjut, pengguna yang harus dilayani perpustakaan A ada 20.000 orang dan pengguna yang harus dilayani perpustakaan B ada 1500 orang. Itupun harus diteliti lebih lanjut, apakah koleksi yang tersedia itu merupakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan penggunanya? Bisa terjadi koleksi yang kelihatannya begitu besar bagi kedua perpustakaan itu, ternyata dipenuhi buku-buku lama yang tidak terpakai oleh penggunanya. Walapun demikian membandingkan data antar perpustakaan itu menarik dan bisa membantu dalam mengevaluasi sebuah perpustakaan, hanya diperlukan data yang lengkap dan harus jeli dalam menganalisis semua data.

Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.

Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut dokumen "Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi" (2005) adalah:

1. mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi2. menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi3. mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi4. meningkatkan nilai informasi5. mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi

6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi.

Walaupun tujuan yang disebutkan di atas untuk perpustakaan perguruan tinggi, namun materi tersebut bisa digunakan untuk perpustakaanjenis yang lain.

Ada banyak kriteria untuk penentuan nilai dari sebuah buku atau keseluruhan koleksi, sebagai contoh: secara ekonomi, moral, keagamaan, estetika, intelektual, pendidikan, politis, dan sosial. Nilai sebuah benda atau koleksi berfluktuasi tergantung pada ukuran mana yang digunakan. Mengkombinasikan beberapa ukuran adalah efektif sepanjang ada kesepakatan menyangkut bobot relatifnya. Banyak faktor-faktor subjektif berlaku dalam proses evaluasi yang harus dilalui sebelum mulai melaksanakan proses tersebut. Satu keuntungan bila sudah ditentukan tujuan dan kriteria nilai-nilai sebelumnya, sehingga interpretasi hasil bisa dilakukan dengan lebih mudah. Hal itu juga akan membantu memperkecil perbedaan dalam pemikiran tentang hasil-hasil.

Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:

Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada

Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan koleksi

c. Metode Evaluasi

Pokok bahasan berikut ini adalah beberapa metode dalam evaluasi. Berbagai metode evaluasi koleksi telah dibahas dalam berbagai tulisan, untuk memilihnya tergantung pada tujuan dan kedalaman dari proses evaluasi. George Bonn (dalam Evans, 2000) memberikan lima pendekatan umum terhadap evaluasi, yaitu:

1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki2. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi3. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan4. Pemeriksaan koleksi langsung5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.

Kebanyakan metode yang dikembangkan akhir-akhir ini mengambil teknik-teknik statistik. Beberapa standar dan pedoman dari asosiasi profesional dan badan-badan akreditasi menggunakan pendekatan dan formula-formula statistik yang memberikan kepada pelaksana evaluasi beberapa indikator kuantitatif dalam melakukan penilaian. Berbagai standar, daftar pencocokan (checklist), katalog, dan bibliografi adalah beberapa sarana lain bagi pelaksana evaluasi.

Pedoman untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan yang dikeluarkan oleh American Library Association (ALA's Guide to the Evaluation of Library Collections) membagi metode kedalam ukuran-ukuran terpusat pada koleksi dan ukuran-ukuran terpusat pada penggunaan. Dalam setiap kategori ada sejumlah metode evaluasi khusus.Pedoman itu meringkas sebagian besar teknik-teknik yang digunakan sekarang ini untuk mengevaluasi koleksi. Metode tersebut difokuskan untuk sumber daya tercetak, tetapi ada unsur-unsur yang dapat digunakan dalam evaluasi sumber daya elektronik. Ada pun metode itu adalah:

1. Metode Terpusat pada Koleksi

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:

· Pencocokan terhadap daftar tertentu, bibliografi, atau katalog· Penilaian dari pakar· perbandingan data statistik· Perbandingan pada berbagai standar koleksi

2. Metode Terpusat pada Penggunaan

Pada metode ini terdapat beberapa cara untuk melakukan evaluasi koleksi, yaitu:· Melakukan kajian sirkulasi· Meminta pendapat pengguna· Menganalisis statistik pinjam antar perpustakaan· Melakukan kajian sitiran· Melakukan kajian penggunaan di tempat (ruang baca)· Memeriksa ketersediaan koleksi di rakSetiap metode mempunyai kelebihan dan kekurangan. Seringkali yang terbaik adalah menggunakan beberapa metode yang saling dapat menutupi kelemahannya. Di bawah ini akan dibahas secara ringkas berbagai metode tersebut.

1. Metode Terpusat pada Koleksi Pencocokan pada Daftar

Metode dengan menggunakan daftar pencocokan (checklist) merupakan cara lama yang telah digunakan oleh para pelaku evaluasi. Metode ini dapat digunakan dengan berbagai tujuan, baik dengan satu metode ini saja maupun dikombinasikan dengan teknik yang lain, biasanya menghasilkan data numerik seperti: "perpustakaan A mempunyai x % dari buku-buku yang ada di daftar itu". Jadi pelaku evaluasi mencocokkan antara koleksi yang dimiliki sebuah perpustakaan dengan bibliografi yang standar. Beberapa contoh bibliografi yang standar adalah: Books for College Libraries, Business Journals of the United States, Public Library Catalog, Guide to Reference Books, Best Books for Junior High Readers (standar ini banyak dikeluarkan oleh American Library Association) dan Core Lists untuk berbagai subjek tertentu (dikumpulkan oleh Association of College and Research Libraries, Amerika Serikat). Untuk terbitan dari Indonesia belum ada, karena membuat dokumen seperti itu membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang sangat besar.

Bila bibliografi standar tidak dimiliki, pelaku evaluasi bisa mengundang beberapa pakar dalam subjek yang akan dievaluasi. Pakar tersebut diminta untuk melihat beberapa bibliografi dalam subjek keahliannya dan menentukan bibliografi yang bisa dijadikan dasar untuk mengevaluasi koleksi dalam subjek itu. Disarankan koleksi perpustakaan dievaluasi sesering mungkin terhadap bibliografi yang standar, agar mutu koleksi itu tetap terjaga. Semakin tinggi persentase kecocokan antara koleksi dengan bibliografi standar untuk subjek tertentu, semakin baik. Asosiasi profesi di negara-ngara maju biasa mengeluarkan daftar publikasi terbaik pada tahun itu (the best-of-the year list), yang bisa dijadikan standar untuk mengetahui publikasi yang bermutu untuk bidang ilmu profesi tersebut. Jadi banyak sekali sumber yang bisa dirujuk untuk mengetahui koleksi yang seharusnya dimiliki oleh sebuah perpustakaan.

Evaluasi koleksi menggunakan bibiografi sebagai daftar pencocokan dilakukan pertama kali pada tahun 1933 oleh pustakawan di perpustakaan University of Chicago. Pada saat itu mereka menggunakan 300 bibliografi untuk mencocokkan seluruh koleksi yang ada di perpustakaan, dalam rangka penentuan kebutuhan pengguna di masa depan.Untuk melakukan evaluasi koleksi, berbagai daftar pencocokan bisa digunakan. Terkait masalah banyaknya daftar yang akan digunakan tergantung pada ketersediaan waktu untuk melakukan evaluasi, karena jelas semakin banyak daftar yang akan dicocokkan semakin banyak waktu dibutuhkan untuk melakukannya. Namun terlalu sedikit daftar yang digunakan untuk evaluasi koleksi juga memberikan hasil yang kurang baik.

Memang dengan adanya data katalog di komputer, OPAC (Online Public Access Catalog), akan sangat mempercepat proses pencocokan koleksi dengan daftar. Perlu juga diteliti apakah publikasi

yang didaftar pada daftar pencocokan (checklist) itu sesuai dengan tujuan dari perpustakaan. Bisa saja daftar itu memang tidak sesuai dengan koleksi yang harus dibina di perpustakaan itu. Di negara maju seperti Amerika Serikat dimana pangkalan data dari jaringan berbagai perpustakaan banyak tersedia, mereka membuat bibliografi khusus yang memang diperuntukkan sebagai sarana untuk evaluasi koleksi. Bibliografi yang dibuat khusus itu lebih tepat untuk sarana evaluasi koleksi.Ada beberapa kelemahan dalam teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi, yaitu:

Pemilihan judul untuk penggunaan yang khusus, tidak berlaku umum.Hampir semua daftar selektif dan bisa saja mengabaikan banyak judul-judul publikasi yang bermutuBanyak judul yang tidak sesuai untuk sebuah komunitas perpustakaan yang khususDaftar-daftar itu mungkin saja sudah kedaluwarsaSebuah perpustakaan mungkin saja mempunyai banyak judul yang tidak tercantum pada daftar pencocokan, namun publikasi itu karna baiknya dengan yang ada di daftarDaftar pencocokan tidak memasukkan materi yang khusus yang sangat penting bagi sebuah perpustakaan tertentuTidak ada salahnya memiliki publikasi yang kurang bermutu

Untuk menjawab berbagai kritik tersebut, daftar pencocokan seharusnya mendaftar semua bahan pustaka untuk semua perpustakaan. Hanya perlu diingat bahwa tidak semua bahan pustaka mempunyai nilai yang sama, atau sama bergunanya untuk sebuah perpustakaan tertentu. Banyak buku-buku lama yang masih sangat berguna bagi pembaca, namun daftar pencocokan yang sudah kedaluwarsa sangat kecil kemungkinannya untuk bermanfaat sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan.

Hasil pencocokan terhadap sebuah daftar menunjukkan persentase buku-buku dari daftar yang ada dalam koleksi. Tetapi tidak ada standar berapa persen dari daftar pencocokan yang harus ada dalarn koleksi sebuah perpustakaan. Misalkan sebuah perpustakaan memiliki 53% dari buku-buku yang ada pada sebuah daftar pencocokan. Apakah nilai itu sudah memadai, apakah penting untuk memiliki semua buku yang ada di daftar? Membandingkan angka persentase dari daftar untuk kepemilikan sebuah perpustakaan dengan perpustakaan lain kecil manfaatnya, kecuali kedua perpustakaan itu mempunyai populasi yang dilayani yang sarna. Kelemahan teknik pencocokan pada daftar untuk evaluasi koleksi masih terus didiskusikan, namun tetap saja teknik ini bermanfaat bagi perpustakaan dalam mengevaluasi koleksi.

Sayang sekali di Indonesia belum memiliki pangkalan data jaringan perpustakaan yang secara resmi bekerja sama atau bibliografi yang dibuat khusus untuk evaluasi koleksi. Ada juga beberapa pustakawan yang mengumpulkan data katalog dari berbagai perpustakaan, namun data itu merupakan hasil usaha perorangan dan tidak ada kepastian perbaharuan data secara berkala. Salah satu jalan keluarnya, seorang pustakawan dari perpustakaan sejenis menanyakan buku-buku atau jurnal yang seharusnya dimiliki kepada perpustakaan lain yang sudah diketahui umum bahwa badan induknya merupakan sebuah institusi yang bermutu dalarn bidang subjek tertentu. Sebagai contoh, Institut Pertanian Bogor (IPB) sudah diketahui di Indonesia sebagai perguruan tinggi terpercaya dalam bidang pertanian. Bisa terjadi seorang pustakawan dari Fakultas Pertanian universitas lain bertanya kepada pustakawan di IPB buku-buku yang menjadi buku wajib dalam kurikulum di IPB dan jurnal utama yang dilanggan di Perpustakaan IPB. Perbandingan itu bisa dilakukan bila kedua perpustakaan itu sama-sama perpustakaan perguruan tinggi.

Penilaian Pakar

Metode ini tergantung pada keahlian seseorang untuk melakukan penilaian dan penguasaan terhadap subjek yang dinilai. Dalam metode ini pemeriksaan terhadap koleksi dalam hubungannya dengan kebijakan dan tujuan perpustakaan, dan seberapa baiknya koleksi itu memenuhi tujuan perpustakaan. Prosesnya bisa memerlukan peninjauan terhadap keseluruhan koleksi menggunakan daftar pengrakan (shelflist), bisa terbatas hanya pada satu subjek, itu yang sering terjadi, tetapi bisa juga mencakup berbagai subjek tergantung pada penguasaan pakar tersebut terhadap subjek yang akan dievaluasi.

Biasanya metode ini berfokus pada penilaian terhadap kualitas seperti kedalaman koleksi, kegunaannya terkait dengan kurikulum atau penelitian, serta kekurangan dan kekuatan koleksi.

Teknik mengandalkan pada penilaian seorang pakar ini jarang digunakan tanpa dikombinasikan dengan teknik lain. Sering kali pelaku evaluasi yang menggunakan teknik ini merasa tidak cukup bila hanya melihat keadaan di rak. Mereka merasa perlu untuk mendapatkan kesan dari komunitas yang dilayani. Pengumpulan pandangan dari berbagai pengguna bisa dianggap mewakili pandangan komunitas. Dengan dernikian pengguna didorong untuk terlibat dalam proses evaluasi koleksi.

Perbandingan Data Statistik

Perbandingan diantara institusi bermanfaat untuk data evaluasi. Namun ada keterbatasan disebabkan oleh perbedaan institusional dalam tujuan, program-program, dan populasi yang dilayani. Sebagai contoh, perpustakaan yang ada di sebuah sekolah tinggi untuk bidang ilmu tertentu, misalkan ilmu ekonomi, tentunya berbeda dengan perpustakaan yang ada di sebuah universitas yang mempunyai banyak fakultas dengan berbagai bidang ilmu. Dengan hanya menyatakan jumlah koleksi secara kuantitatif, sulit untuk dapat menyatakan kecukupan dari koleksi sebuah perpustakaan. Jumlah judul atau eksemplar saja tidak dapat dijadikan ukuran untuk melihat pertumbuhan koleksi. Tetapi dirasakan penting untuk mengembangkan pendekatan kuantitatif untuk mengevaluasi koleksi yang berguna untuk pengambilan keputusan, tetap dengan cara yang sederhana.

Dengan dimanfaatkannya komputer untuk menyimpan data bibliografi bahan pustaka telah menciptakan sarana evaluasi yang sangat berguna. Di Amerika Serikat sebuah pangkalan data yang meliputi koleksi berbagai perpustakaan yang tergabung dalam sebuah jaringan bernama Washington Library Network (WLN) merupakan sarana evaluasi koleksi yang banyak digunakan. Sebuah perpustakaan bisa membandingkan koleksi yang dimiliki dengan koleksi perpustakaan lain yang tergabung dalam jaringan WLN. Berhubung banyak perpustakaan di Amerika Serikat menggunakan standar klasifikasi Library of Congress, untuk membandingkan koleksi sebuah perpustakaan dengan data yang ada di WLN, data statistik koleksi dibandingkan berdasarkan nomor klasifikasi Library of Congress. Dengan menggunakan pangkalan data jaringan WLN bisa diperoleh data seperti jumlah judul buku yang ada di koleksi sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi dibandingkan dengan koleksi perpustakaan lain, jumlah judul buku yang hanya dimiliki oleh sebuah perpustakaan untuk setiap nomor klasifikasi, dan berapa jumlah judul buku yang sarna yang ada di koleksi berbagai perpustakaan lain untuk setiap nomor klasifikasi, serta berbagai perbandingan data stastistik koleksi lainnya.

Perbandingan dengan Berbagai Standar Koleksi

Tersedia berbagai standar yang diterbitkan untuk hampir setiap jenis perpustakaan. Standar itu memuat semua aspek dari perpustakaan, termasuk mengenai koleksi. Standar itu ada yang menggunakan pendekatan kuantitatif, ada pula yang menggunakan pendekatan kualitatif Contoh dari standar adalah Standards for College Libraries, antara lain memuat informasi mengenai cara untuk menentukan tingkatan kelas sebuah perpustakaan dalam ukuran koleksi berdasarkan persentase koleksi yang dimiliki dibandingkan dengan ukuran yang ideal. Bila ukuran koleksi sebuah perpustakaan sama atau melebihi dari yang ideal, maka perpustakaan itu mendapat kelas A. Untuk perpustakaan yang ukuran koleksinya di bawah yang ideal mendapat kelas di bawah A. Sebuah contoh standar yang lain, Books for College Libraries menyatakan bahwa sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program pendidikan sarjana empat tahun seharusnya mempunyai koleksi minimum 150.000 eksemplar, 20% diantaranya seharusnya terbitan berkala yang sudah dijilid dan sisanya 80% adalah judul-judul monograf

2. Metode Terpusat pada Penggunaan

Melakukan Kajian Sirkulasi

Pengkajian pola penggunaan koleksi sebagai sarana untuk mengevaluasi koleksi semakin populer. Dua asumsi dasar dalam kajian pengguna/penggunaan adalah:1) kecukupan koleksi buku terkait langsung dengan pemanfaatannya oleh pengguna2) statistik sirkulasi memberikan gambaran yang layak mewakili penggunaan koleksi

Dengan digunakannya komputer dalam melaksanakan transaksi peminjaman, maka semakin mudah untuk memantau data sirkulasi.

Ada masalah dengan data sirkulasi dikaitkan dengan nilai koleksi, karena data itu tidak termasuk data koleksi yang dibaca di dalam perpustakaan. Beberapa jenis koleksi seperti referens dan jurnal biasanya tidak dipinjarnkan. Jadi data sirkulasi belum mewakili keseluruhan data pemanfaatan koleksi.

Meminta Pendapat Pengguna

Survei untuk mendapatkan data persepsi pengguna tentang kecukupan koleksi baik secara kualitatif maupun kuantitatif merupakan salah satu data yang sangat berguna dalam program evaluasi koleksi. Hanya perlu diperhatikan keobjektifan dari pengguna dalam menilai kecukupan koleksi dalam memenuhi kebutuhannya. Jangan sampai ketidaktahuan pengguna dalam mencari informasi di perpustakaan mengakibatkan penilaian kurangnya koleksi untuk memenuhi kebutuhan akan informasinya. Begitu juga dengan lemahnya sistem temu kembali bisa mengakibatkan seolah-olah koleksi perpustakaan itu tidak bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Perlu juga diketahui latar belakang pengguna mengapa seseorang mengatakan positif atau negatif tentang koleksi. Tentunya pengguna yang sudah sering menggunakan perpustakaan akan memberikan pendapat yang lebih objektif dibandingkan dengan pengguna yang baru atau bahkan tidak pemah menggunakan perpustakaan. Namun demikian bukan berarti bahwa pengguna atau calon pengguna yang demikian pendapatnya tidak perlu didengar. Penentuan responden secara acak tentunya akan memasukkan semua unsur dalam populasi pengguna, termasuk pengguna potensial (belum menjadi pengguna). Perlu juga ada pertanyaan bagi pengguna potensial mengapa mereka tidak menjadi pengguna perpustakaan, apakah karena koleksinya tidak memenuhi kebutuhan mereka, ataukah karena mereka tidak mengetahui apa yang ada di koleksi perpustakaan? Dengan demikian yang menjadi masalah bukanlah koleksinya, tetapi masalah promosi perpustakaan. Semua itu harus menjadi masukan bagi evaluasi koleksi. Penentuan pertanyaan yang jeli akan menghasilkan kesimpulan yang lebih akurat, menghilangkan kemungkinan kesimpulan yang menyesatkan.

Menganalisis Statistik Pinjam Antar Perpustakaan (Pemanfaatan Perpustakaan Lain)

Bila pengguna sebuah perpustakaan banyak menggunakan perpustakaan lain bisa jadi ada masalah dengan koleksi perpustakaan itu. Namun bisa juga ada hal lain yang menyebabkan penggunanya lebih suka menggunakan perpustakaan lain seperti petugas di perpustakaan lain lebih ramah, pelayanannya lebih baik, keadaan perpustakaannya lebih nyaman, lebih mudah dan cepat menemukan buku di rak, lebih dekat dengan rumah atau kantornya, jam bukanya lebih sesuai dengan waktu yang dimiliki, tempat parkir mobilnya lebih mudah dan aman, dan berbagai alasan lainnya yang tidak ada hubungannya dengan kecukupan koleksi. Tetapi tetap saja ada kemungkinan bahwa sumber dari semua masalah adalah koleksi yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna Pustakawan harus mencari informasi mengapa hal itu terjadi dan alasan utama terjadinya penggunaan perpustakaan lain oleh komunitasnya.

Pustakawan pengembangan koleksi juga harus secara berkala memeriksa data pinjam antar perpustakaan, bila pelayanan itu ada. Bila ada buku atau jurnal yang tidak dimiliki perpustakaan, tetapi sering diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti buku atau jurnal itu mempunyai peminat yang tinggi, sehingga sewajarnya bila buku atau jurnal itu dimiliki oleh perpustakaan. Bila buku atau jurnal itu sudah ada di koleksi, tetapi juga banyak diminta melalui pinjam antar perpustakaan, berarti diperlukan duplikat yang lebih banyak untuk buku tersebut. Untuk jurnal yang biasanya sangat mahal harga berlangganannya, perlu dipikirkan bagaimana sistem baca di tempat

yang lebih memberikan kesempatan yang merata kepada pengguna.

Melakukan Kajian Sitiran

Metode ini dapat digunakan untuk mengevaluasi koleksi perpustakaan perguruan tinggi dan khusus dengan menggunakan sejumlah contoh dari publikasi penelitian yang sesuai dengan tujuan perpustakaan. Sebagai contoh di perpustakaan perguruan tinggi yang mempunyai program doktor dapat menggunakan disertasi sebagai bahan untuk kajian sitiran. Disertasi merupakan dokumen yang mempunyai nilai paling tinggi dalam perjalanan pendidikan seseorang, dengan demikian bahan pustaka yang dirujuk dalam disertasi dianggap sangat bernilai bagi penulisan disertasi itu, sehingga sangat beralasan untuk dijadikan sarana mengevaluasi koleksi. Kajian sitiran dilakukan dengan mencatat semua bahan pustaka yang dijadikan daftar pustaka pada sejumlah disertasi yang terpilih sebagai contoh. Data itu kemudian dicocokkan dengan data katalog, maka akan diketahui berapa persen dari bahan pustaka yang dirujuk disertasi ada di koleksi perpustakaan. Bila persentase itu kecil berarti koleksi perpustakaan tidak cukup untuk mendukung program doktor yang ada di perguruan tinggi itu. Dapat dikatakan bahwa para mahasiswa program doktor itu lebih banyak menggunakan perpustakaan di luar perpustakaan perguruan tinggi tersebut.

Kajian sitiran tidak terlalu sulit dilakukan, hanya memerlukan ketekunan dan kecermatan yang tinggi, serta jelas menyita waktu yang cukup banyak. Hasil kajian sitiran sebenarnya tidak hanya memberikan data persentase koleksi yang dirujuk, tetapi juga jenis koleksi apa yang banyak digunakan, selang tahun publikasi yang dirujuk, bahkan sampai kepada judul jurnal yang paling banyak dirujuk untuk setiap bidang ilmu dari disertasi tersebut.

Melakukan Kajian Penggunaan Di Tempat (Ruang Baca)

Melengkapi data yang diperoleh pada kajian sirkulasi, kajian terhadap buku dan jurnal yang dibaca di tempat/rnang baca perlu dilakukan. Kajian dapat dilakukan dengan menghitung buku dan jurnal yang ada di meja baca setelah selesai dibaca pengguna pada kurun waktu tertentu. Idealnya buku dan jurnal yang telah selesai dibaca itu dihitung seluruhnya sepanjang tahun. Namun pelaksanaan penghitungan itu akan menghabiskan waktu dan tenaga pustakawan. Oleh karena itu penghitungan dilakukan dengan pengambilan contoh pada waktu-waktu tertentu dan sepanjang kurun waktu tertentu pula. Misalkan ditetapkan pengambilan contoh akan dilakukan untuk kurun waktu tiga bulan, dan dalam satu minggu pengambilan contoh dilakukan selama tiga hari, serta pencatatan dilakukan setiap dua jam.

Pengumpulan data dilakukan dengan menugaskan satu orang atau lebih petugas untuk mencatat banyaknya buku yang dibaca di ruang baca. Minggu pertama dipilih hari Senin, Selasa, dan Rabu petugas mencatat buku-buku yang dibaca pengguna setiap dua jam. Minggu berikutnya dipilih hari Kamis, Jum'at, dan Sabtu untuk melakukan pencatatan buku yang dibaca setiap dua jam, terus berlanjut sampai tiga bulan. Semua data terkumpul itu dijumlahkan, hanya karena pengambilan data dilakukan hanya setengah minggu, jadj untuk mengetahui jumlah data buku yang dibaca di tempat selama tiga bulan angka hasil penjumlahan itu dikalikan dua. Bila ingin dinyatakan data per tahun, maka data jumlah buku yang dibaca di tempat selama tiga bulan tinggal dikalikan empat. Dalam pengumpulan data perlu dipikirkan masa sepi dan ramainya pengguna yang menggunakan perpustakaan. Masa pengambilan data harus mewakili kedua macam pola penggunaan perpustakaan, karena bila data diambil hanya pada masa-masa tingginya penggunaan perpustakaan, angka yang diperoleh akan lebih tinggi dari yang seharusnya. Sebaliknya bila pengumpulan data dilakukan pada masa-masa rendahnya penggunaan perpustakaan, maka angka yang diperoleh akan lebih rendah dari angka yang seharusnya.

Karena tujuan pengumpulan data ini adalah untuk mengevaluasi koleksi, maka tidak cukup hanya mengetahui jumlah buku yang dibaca di tempat. Lebih rinci lagi, mungkin perlu diketahui jumlah buku yang dibaca di tempat berdasarkan nomor klasifikasi. Petugas pengumpul data perlu dibekali tabel yang telah dibagi kolom-kolomnya menurut nomor kelas dari 0 - 9. Dengan demikian bisa

diketahui nomor kelas besar yang mana yang paling banyak digunakan, dan nomor kelas mana yang paling rendah digunakan. Tingginya penggunaan untuk buku-buku kelompok kelas tertentu bisa berarti bahwa pengguna memang membutuhkan informasi dalam subjek itu dan buku-buku yang ada corok dengan kebutuhan pengguna. Sedangkan rendahnya penggunaan kelompok kelas tertentu bisa berarti pengguna kurang membutuhkan informasi untuk subjek tersebut, atau buku-buku yang ada dalam subjek itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Untuk itu diperlukan data pendapat dari pengguna mengenai koleksi untuk subjek itu.

Untuk mengevaluasi jurnal yang dibaca di tempat diperlukan data judul jurnal yang dibaca oleh pengguna, tidak cukup hanya jumlah nomor jurnal yang dibaca. Bisa terjadi juga jurnal yang banyak dibutuhkan pengguna bahkan tidak dimiliki perpustakaan. Data dari survei kebutuhan pengguna sangat dibutuhkan untuk mengetahui kebutuhan jurnal oleh pengguna perpustakaan.

Memeriksa Ketersediaan Koleksi di Rak

Pustakawan perlu melakukan pengumpulan data mengenai ketersediaan koleksi di rak pada kurun waktu tertentu. Maksud dari pengumpulan data ini untuk mengetahui seberapa tinggi bahan pustaka yang dicari pengguna tersedia di rak koleksi. Bila persentase penemuan tinggi, bisa berarti bahwa koleksi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bila persentase ketidaktersediaan bahan pustaka yang dieari tinggi, ada dua kemugkinannya. Pertama, bahan pustaka itu dimiliki oleh perpustakaan tetapi sedang dipinjam atau dibaca oleh pengguna lain, artinya perpustakaan perlu menambah duplikat bahan pustaka itu. Kedua, bahan pustaka yang dicari memang tidak dimiliki perpustakaan, artinya bila sesuai dengan Kebijakan Pengembangan Koleksi maka bahan pustaka itu perlu diadakan.

Untuk pengumpulan data ini diperlukan petugas khusus untuk melakukannya. Cara pengumpulan data bisa dilakukan seperti yang dilakukan untuk kajian penggunaan koleksi di tempat. Namun untuk mendapatkan data judul-judul bahan pustaka yang banyak diperlukan tetapi belum tersedia di rak bisa dilakukan secara terus menerus sepanjang tahun. Pengguna diminta untuk menuliskan judul tersebut pada sehelai daftar isian yang akan dikaji oleh pustakawan pengembangan koleksi untuk keputusan pembeliannya.

Evaluasi Terbitan Berkala

Untuk mengevaluasi terbitan berkala, selain menggunakan metode yang telah disebutkan di atas yang berlaku umum, ada hal-hal lain yang perlu diperhatikan. Perbedaan ini disebabkan oleh sifat terbitnya yang berbeda dari jenis-jenis bahan pustaka yang lain. Proses evaluasi pada terbitan berkala mencakup:

a) apakah akan melanjutkan atau menghentikan langganan terhadap sebuah judul terbitan berkalab) apakah akan menambah langganan terhadap sebuah judul terbitan berkala yang belum dimiliki

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan adalah:

· apakah judul itu termasuk dalam banyak jurnal/database indeks/abstrak?· apakah judul itu sangat relevan dengan kebutuhan pengguna?· bagaimana ruang lingkup dan isi dari judul itu?· seberapa tinggi penggooaan judul itu, didukung dengan data penggooaan di perpustakaan dan permintaan silang layan?· apakah kualitas terbitan berseri itu baik?· apakah harga langganan judul itu wajar?· apakah bahasa dan dari negara manakah judul itu?· apakah judul itu merupakan salah satu judul yang terkait dengan kerjasama pengadaan dengan perpustakaan lain?

D. Penutup

Bila evaluasi koleksi ini ingin dilakukan secara objektif, maka diperlukan serangkaian riset untuk mendukung pengambilan keputusan. Diakui bahwa tugas evaluasi koleksi itu sulit, dan sering kali hasilnya itu subjektif. Jadi seorang pelaksana evaluasi koleksi harus bisa menyatakan apa adanya tentang koleksi. Metode evaluasi koleksi yang tersedia tidak ada yang sempurna untuk dapat digunakan secara tunggal. Oleh karena itu disarankan menggunakan kombinasi beberapa metode, sehingga dapat saling menutupi kekurangan masing-masing metode. Langkah-langkah berikut ini disarankan untuk diambil dalam mengevaluasi koleksi:1. Mengembangkan seperangkat kriteria ootuk standar nilai dan mutu.2. Mengambil contoh secara acak dari koleksi dan memeriksa pemanfaatan buku itu.3. Mengumpulkan data tentang judul-judul yang diinginkan pengguna tetapi tidak tersedia di koleksi perpustakaan.4. Mengumpulkan datajudul-judul yang dibaca di tempat.5. Mengumpulkan data dari aktivitas pinjam antar perpustakaan.6. Mendata berapa banyak bahan pustaka yang usang yang ada dalam koleksi (sebagai contoh, bahan pustaka mengenai ilmu-ilmu dasar/murni yang telah berusia lebih dari 15 tahoo dan tidak termasuk dalam bahan pustaka yang klasik) .7. Jika sebuah daftar pencocokan (checklist) terkait erat dengan kebutuhan perpustakaan, gunakan daftar itu, tetapi teliti juga apakah daftar itu memang bermanfaat untuk perpustakaan.8. Kaitkan semua hasil-hasil itu dengan tujuan dan fungsi perpustakaan.Melakukan evaluasi koleksi memang menyita banyak waktu, tetapi dari hasil evaluasi ini akan diketahui kekuatan dan kelemahan koleksi. Dengan data itu, maka staf pengembangan koleksi dapat memformulasikan kembali perencanaan untuk terus memelihara koleksi yang kuat dan memperbaiki koleksi yang lemah. Semua aktivitas evaluasi ini tentunya harus sejalan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan, serta kebutuhan komunitas. Bila evaluasi koleksi ini sudah dilakukan secara rutin, akan terasa semakin ringannya tugas ini, terlebih bila diingat bahwa proses ini akan membawa koleksi perpustakaan semakin dekat dengan kebutuhan komunitas yang dilayani.

Daftar Pustaka

_________, 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. ed. ke 3. Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Departemen Pendidikan Nasional RI. Jakarta.

_________, Collection Evaluation and Weeding. Chapter 6. htto://www.emro.who.int/HIS/VHSL/ Doc/part2/CHAP6.pdf (diambil tgl. 29 September 2006).

Dickstein, Ruth dan Hovendick, Kelly Barrick. 2002. University of Arizona Women's Studies Collection Evaluation. http://oratt.edu/~johnso2/UArizcollectioneval.html (diambil tgl. 29 September 2006).

Evans, G. Edward and Zarnosky, Margaret R. 2000. Developing Library and Information Center Collections. Libraries Unlimited. Englewood, Colorado.

Jenkins, Clare and Morley, Mary (ed.). 1999. Collection Management in Academic Libraries.

Moore, Jo Anne. Guidelines for Collection Evaluation and Weeding. http://www.tea.state.tx.us/technology/libraries/lib_downloads/weedingl.pdf (diambil tgl. 29 September 2006) 2nd ed. Gower Publishing. Hampshire, England.

Sujana, Janti G. dan Yulia, Yuyu. 2006. Modul Pengembangan Koleksi. Universitas Terbuka. Jakarta.

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Pustaka Utama. Jakarta.

Selasa, 3 Juni 2008 by Ajick | Artikel Perpustakaan  

oleh: Tri Hardiningtyas

Peran Pustakawan dalam Pengelolaan Perpustakaan

PENGANTAR

Pandangan umum tentang seorang pustakawan yakni sebagai manusia aneh dengan

kacamata minus tanpa keramahtamahan. Hal ini dikarenakan asumsi yang beranggapan bahwa

seorang pustakawan berkutat dengan kumpulan buku-buku usang dengan ruangan remang-remang

gelap dan tidak sedap dipandang. Akan tetapi, ada juga yang berpendapat sebaliknya, bahwa

pustakawan laksana kamus berjalan yaitu tempat bertanya segala informasi. Sebagaimana pendapat

yang mengatakan bahwa perpustakaan yang merupakan tempat kegiatan seorang pustakawan

disebut sebagai gudang ilmu, pusat informasi dunia, atau sarana kita mencari informasi sebagai

jendela dunia.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, maka peran pustakawan pada sebuah

perpustakaan sebagai media penyampai informasi dapat dengan menggunakan berbagai program

kemasan informasi dengan aneka penyajian. Dalam dunia belajar mengajar atau pendidikan dan

pengajaran, peran perpustakaan masih menjadi kebutuhan pokok bagi para pendidik dan peneliti. Hal

ini dikarenakan tidak semua informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah. Berkaitan

dengan sarana pembelajaran sebagai mitra dalam memperoleh informasi dari berbagai bidang ilmu

pengetahuan, maka pustakawan sebagai mediator informasi sangat berperan. Oleh karena itu,

kalangan pendidik atau siapapun yang ingin berperan sebagai penyampai ilmu pengetahuan

(informasi) wajib mengetahui peran seorang pustakawan.

Perpustakaan sebaiknya dikelola sesuai tujuan penyelenggaraan sebuah pusat informasi.

Komunikasi informasi kepada pemakai saat ini melalui aneka media yang ada. Pada peran inilah

(media informasi) pustakawan dibutuhkan agar informasi sampai kepada pemakai. Aneka kemasan

informasi diolah oleh pustakawan sehingga siap untuk dimanfaatkan. Tidak dapat dipungkiri sehingga

peran seorang pustakawan menjadi tolok ukur apakah informasi yang disampaikan bermanfaat atau

tidak, sesuaikah dengan kebutuhan para pengguna atau pengunjung perpustakaan. Perpustakaan

tanpa adanya pengguna, hanya menjadi gudang koleksi yang akhirnya menjadi sarang debu, seperti

rumah tak bertuan. Karenanya, penting kiranya mengenal peran seorang pustakawan dalam

mengelola sebuah perpustakaan, apa yang harus dilakukan terhadap koleksi perpustakaan agar

informasi yang terdapat dalam sebuah koleksi bermanfaat bagi pengguna/pengunjung perpustakaan.

PROFESI PUSTAKAWAN

Pengertian pustakawan dalam hal ini adalah seorang yang menyelenggarakan kegiatan

perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas

lembaga induknya berdasarkan ilmu yang dimiliki melalui pendidikan (Kode Etik Pustakawan,

1998:1). Menurut definisi tersebut maka seseorang yang ingin menjadi pustakawan atau

penyelenggara sebuah perpustakaan merupakan orang yang mempunyai pendidikan tertentu. Artinya

tanpa bekal ilmu mengelola informasi janganlah bertekad mendirikan sebuah perpustakaan. Kecuali

pengelola yang bersangkutan telah belajar mandiri (otodidak) mengenai penyelenggaraan suatu

perpustakaan (pusat informasi). Sampai atau tidaknya sebuah informasi kepada pemakai akan

tergantung kepada peran pustakawan.

Pustakawan yang bagaimana yang diharapkan oleh pemakai perpustakaan, sehingga

pemakai perpustakaan mendapat informasi yang berguna sesuai yang diinginkan. Beberapa

ketrampilan yang harus dimiliki seseorang yang berprofesi sebagai pustakawan sebagai berikut :

1. Pustakawan hendaknya cepat berubah menyesuaikan keadaan yang menantang.

2. Pustakawan adalah mitra intelektual yang memberikan jasanya kepada pemakai. Jadi

seorang pustakawan harus ahli dalam berkomunikasi baik lisan maupun tulisan dengan

pemakai.

3. Seorang pustakawan harus selalu berpikir positif.

4. Pustakawan tidak hanya ahli dalam mengkatalog, mengindeks, mengklasifikasi koleksi, akan

tetapi harus mempunyai nilai tambah, karena informasi terus berkembang.

5. Pustakawan sudah waktunya untuk berpikir kewirausahaan. Bagaimana mengemas informasi

agar laku dijual tapi layak pakai.

6. Ledakan informasi yang pesat membuat pustakawan tidak lagi bekerja hanya antar sesama

pustakawan, akan tetapi dituntut untuk bekrjasama dengan bidang profesi lain dengan tim

kerja yang solid dalam mengelola informasi (Profesionalisme Pustakawan di Era Global,

2001).

Sementara itu, yang dimaksudkan dengan pengelolaan perpustakaan adalah kegiatan

mengurus sesuatu, dapat diartikan sebagai mengurus atau menyelenggarakan perpustakaan (Kamus

Besar Bahasa Indonesiai, 1976:469). Dengan demikian peran pustakawan tidaklah ringan seperti

pendapat pada umumnya yang mengatakan bahwa seorang pustakawan merupakan pegawai tak

bermutu yang kerjanya menunggui tumpukan buku-buku. Pustakawan sudah saatnya

mengekspresikan diri sebagai media informasi yang berkualitas. Pustakawan harus mampu

membuang stempel kutu buku yang sudah melekat begitu lama. Bukan hal yang mudah

mengembalikan peran pustakawan sebagaimana mestinya sebagai media informasi (penyelenggara

komunikasi informasi). Sehubungan dengan hal tersebut, maka pustakawan dituntut untuk

memberikan pelayanan yang memuaskan pemakai. Bagaimana kualitas pelayanan yang dapat

memuaskan pemakai informasi? Salah satunya adalah peran aktif pustakawan yang kreatif dalam

mengelola informasi. Pustakawan dituntut untuk aktif dan giat bekerja dalam menyampaikan informasi

dalam aneka produk kemasan-kemasan yang menarik dan sampai kepada pemakai.

PERAN PUSTAKAWAN DALAM PELAYANAN PEMAKAI

Pelayanan pemakai yang diberikan oleh suatu perpustakaan pada umumnya meliputi pelayanan

administrasi, pengadaan koleksi, dan pendayagunaan koleksi.

1. Pelayanan administrasi meliputi: struktur organisasi, pendaftaran anggota perpustakaan,

peraturan tata tertib penyelenggaraan perpustakaan, agenda surat menyurat. Keberadaan

pengguna harus didata untuk pengaturan pemanfaatan koleksi. Pengelolaan data pengguna

diolah dalam sistem yang telah ditentukan sehingga pengguna perpustakaan siap untuk

mendayagunakan koleksi yang ada.

2. Pelayanan pengadaan koleksi perpustakaan melaksanakan tugas-tugas pengadaan sarana

dan prasarana penyelenggaraan suatu perpustakaan, sehingga tujuan pengelolaan

perpustakaan dapat berjalan dan berkelanjutan. Pelayanan pengadaan melaksanakan tugas-

tugas mengadakan koleksi perpustakaan dan juga peralatan sistem yang digunakan dalam

menunjang kelancaran jalannya perpustakaan. Baik berupa perangkat lunak maupun

perangkat keras.

3. Pelayanan pendayagunaan koleksi perpustakaan merupakan jenis pelayanan perpustakaan

yang mengolah informasi sedemikian rupa sehingga menjadi informasi yang siap pakai.

Koleksi harus diberi ciri atau kode agar dikenali sebagai hak milik suatu perpustakaan atau

pusat informasi tertentu. Kode bisa berupa cap atau tanda gambar tertentu yang

menunjukkan hak kepemilikan. Selain itu, koleksi perlu diatur penempatannya pada rak-rak

atau tempat yang disediakan agar tertata dan tersusun sesuai dengan pembagian kelompok

bidang ilmu pengetahuan yang sedang berkembang. Pendayagunaan koleksi diharapkan

informasi dari koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan dapat digunakan sesuai kebutuhan

pemakai peprustakaan. Hal ini sehubungan dengan pelayanan yang diberikan kepada

pemakai perpustakaan agar informasi yang dibutuhkan siap pakai. Dalam hal pelayanan

pendayagunaan koleksi, peran pemakai perpustakaan merupakan aset penting dalam

penyelengaraan perpustakaan. Berkembang tidaknya suatu perpustakaan tergantung dari

jenis layanan yang diminta pengguna. Tanpa pengguna, informasi yang disajikan suatu

perpustakaan menjadi informasi yang basi dan tak berguna.

Berdasarkan uraian jenis pelayanan pemakai yang diberikan suatu perpustakaan, maka

kualitas pelayanan menjadi ukuran manfaat tidaknya suatu perpustakaan bagi pemakainya. Definisi

mengenai kualitas suatu pelayanan memang tidak dapat diterima secara universal. Menurut Kotler

dalam Tjiptono (2001:6), pelayanan (jasa) didefinisikan sebagai setiap tindakan atau perbuatan yang

dapat ditawarkan oleh suatu pihak lain yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud fisik)

dan tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu. Sebagaimana telah dijelaskan di atas, layanan

perpustakaan tidak berorientasi kepada hasil fisik, meskipun demikian pustakawan tetap diminta

untuk kreatif dalam menyajikan kemasan informasi yang diberikan kepada pemakai.

Menurut definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan (jasa) adalah setiap tindakan

atau aktivitas yang pada dasarnya tidak berujud fisik yang ditawarkan dari suatu pihak kepada pihak

yag lain sehingga mendatangkan kepuasan atau kemanfaatan. Pengertian pelayanan yang dimaksud

adalah pelayanan kepada masyarakat umum atau pelayanan pemakai perpustakaan. Pelayanan

mempunyai sifat universal, artinya berlaku terhadap siapa saja yang menginginkannya. Oleh

karenanya, pelayanan yang memuaskan pemakai memegang peranan penting agar perpustakaan

dapat eksis.

Lebih lanjut Moenir (1995:410) mengungkapkan perwujudan pelayanan yang didambakan adalah :

1. Adanya kemudahan dalam pengurusan kepentingan dengan pelayanan yang cepat dalam arti tanpa hambatan yang kadang dibuat-buat

2. Memperoleh pelayanan secara wajar tanpa gerutu atau sindiran yang mengarah kepada permintaan sesuatu, baik dengan alasan untuk dinas maupun kesejahteraan.

3. Mendapatkan perlakuan yang sama dalam pelayanan terhadap kepentingan yang sama, tertib dan tidak pandang bulu.

4. Pelayanan yang jujur dan terus terang.

Menurut berbagai definisi tersebut di atas, terdapat beberapa kesamaan, yaitu :

1. Kualitas meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan2. Kualitas mencakup produk, jasa manusia, proses, lingkungan3. Kualitas merupakan kondisi yang selalu berubah (misalnya apa yang dianggap merupakan

kualitas saat ini mungkin kurang berkualitas di masa mendatang) (Tjiptono,1998:40).

Pelayanan perpustakaan sudah selayaknya berorientasi pada pemakai, sehingga kepuasan

pemakai selalu diutamakan dalam rangka meningkatkan hubungan antara pelanggan dan pengelola.

Setiap pelayanan terdapat berbagai faktor yang mempengaruhi. Faktor-faktor tersebut bisa berasal

dari dalam maupun dari luar sistem penyelenggaraan.

Faktor yang mempengaruhi tesebut di antaranya:

1) Faktor kesadaran para pejabat serta petugas yang berkecimpung dalam pelayanan

2) Aturan kerja yang melandasi kerja pelayanan

3) Pendapatan yang dapat memenuhi kebutuhan hidup minimal

4) Faktor ketrampilan petugas

5) Faktor sarana dalam pelaksanaan tugas pelayanan

6) Faktor organisasi yang merupakan alat serta sistem yang memungkinkan berjalannya mekanisme

kegiatan pelayanan (Moenir, 1995:88).

Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa mendengarkan “suara

pelanggan” merupakan suatu hal yang perlu dilakukan perpustakaan, baik perpustakaan besar

maupun kecil. Jadi meningkatkan kualitas layanan suatu perpustakaan harus dimulai dari diri sendiri

sebagai pelayan/penyampai informasi terlebih dahulu; yaitu meningkatakan ketrampilan dan kualitas

pribadi sebagai pelayan yang dapat memberikan kepuasan pemakai. Kewajiban pustakawan

terhadap diri sendiri sebagaimana tercantum dalam kode etik pustakawan. Diantaranya, setiap

pustakawan dituntut untuk selalu mengikuti perkembangan ilmu, memelihara akhlak dan kesehatan

untuk dapat hidup dengan tenteram, dan bekerja dengan baik; serta selalu meningkatkan

pengetahuan dan ketrampilan dalam pergaulan dan bermasyarakat (Kode Etik Pustakawan, 1998:3).

PENUTUP

Profesi sebagai seorang pustakawan harus aktif kreatif melakukan pengembangan diri dalam rangka

penyelenggaraan perpustakaan yang berorientasi pada kepuasan pemakai informasi. Peran dan

tanggungjawab seorang pustakawan menjadi tolok ukur kepuasan pemakai. Peran pustakawan

dituntut untuk mendengarkan dan menerima ‘suara-suara’ pelanggan dengan lapang dada demi

kemajuan dan peningkatan pelayanan. Pesatnya peredaran informasi membuat profesi pustakawan

harus mau bekerjasama dalam tim kerja dengan profesi bidang lain.

DAFTAR PUSTAKA

A.S. Moenir, 1995. Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Jakarta : Bumi Aksara.

Ahmad. Profesionalisme Pustakawan di Era Global. Makalah dalam Rapat Kerja IPI XI, Jakarta: 5-7

November, 2001.

Fandy Tjiptono. 1998. Prinsip-prinsip Total Service. Yogyakarta: Andi Offset

Fandy Tjiptono. 2001. Strategi Pemasaran. Yogyakarta: Andi OffsetFandy

Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka, 1976.

Kode Etik pustakawan dalam Kiprah Pustakawan. Jakarta: IPI, 1998.

Rosady Ruslan. 2001. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi (Konsep dan Aplikasi).

Jakarta : Raja Grafindo Persada.

Keperluan Pengguna

Pustakawan harus dapat melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke informasi yang diperlukan dari dalam maupun luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir dalam penggunaan teknologi informasi sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang diperlukan.

Apa yang harus diketahui dan dikerjakan oleh pustakawan dalam mengautomasikan perpustakaannya :

Paham akan maksud dan ruang lingkup dan unsur dari AP Paham dan bisa mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang

menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem Paham akan dan bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem dan desain, implementasi,

evaluasi dan maintenance. Paham akan proses evaluasi software sejalan dengan proposal sebelum menentukan

sebuah sistem Paham akan dan bisa mengapresiasi pentingnya pelatihan untuk staf dan keterlibatan

mereka dalam seluruh proses kerja

Unsur-unsur Automasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya, unsur-unsur atau syarat tersebut adalah :

1. Pengguna (users)

Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan pengguna-penggunanya yang meliputi pustakawan, staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tersebut? Apa kebutuhan informasi mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab

dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna.

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan mereka. Namun perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi bisa juga keliru.

Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya.

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan.

Kecenderungan perkembangan komputer :

Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar Harga terjangkau (murah) Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai. Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yang lebih handal, dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user).

Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi. Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDS/ISIS, WINISIS yang mudah didapat dan gratis

freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan, mulai dari pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Kriteria Penilaian Software

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan, untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan. Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut :1. Kegunaan : fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan

informasi tepat pada waktu (realtime) dan relevan untuk proses pengambilan keputusan.2. Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai

dengan hasil yang didapatkan.3. Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terus-

menerus.4. Kapasitas : mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu

kembali yang cepat.5. Sederhana : menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif

dengan pengguna6. Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun

memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut. 

Menentukan Software

Membangun sendiriMengontrakan keluarMembeli software jadi yang ada di pasaran Pilihan apapun yang dijatuhkan, software harus1. Sesuai dengan keperluan2. Memiliki ijin pemakaian3. Ada dukungan teknis, pelatihan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.4. Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan evaluasi software.5. Memilih dan membeli perangkat lunak merupakan suatu proses tersedianya dukungan

pemakai, karena diperlukan banyak pelatihan dan pemecahan masalah sebelum sistem tersebut dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara untuk memastikan dukungan pelanggan adalah memilih perangkat lunak yang digunakan oleh sejumlah perpustakaan. Sekelompok besar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan sebagai hal yang subtansial. Selain itu, pengguna dapat saling membantu dalam pemecahan masalah.

6. Spesifikasi perangkat keras harus memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi perangkat lunak.

4. Network / Jaringan

Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi.

Komponen perangkat keras jaringan antara lain : komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.

 

Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah :

Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan (LAN, WAN)

Lokasi dari hardware : komputer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

Protokol komunikasi yang digunakan

Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, file dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Standar basis data katalog

Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan jika masing-masing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan suka-suka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada. Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu. Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar, hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standar-standar dan prosedur-prosedur yang digunakan bersama.

Persoalan lain dalam standardisasi format penulisan data katalog adalah bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yang menggunakan bahasa pengantar berbeda-beda. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul jelas harus diisi sesuai dengan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana dengan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan di Indonesia) atau dengan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, dengan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yang berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ?

Kesimpulan

Unsur dan syarat automasi perpustakaan ada banyak. Biasanya, pustakawan berharap terlalu banyak dari sistem ini dan oleh karenannya merasa kecewa bilamana sistem tersebut tidak bekerja seperti yang diharapkan. Untuk memastikan adanya keberhasilan dalam automasi perpustakaan dibutuhkan kerjasama yang optimal dan berkelanjutan diantara pengguna sehingga tercipta kepuasan diantara pengguna, suatu penilain mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan pengguna harus dilakukan sebelum rencana detail untuk automasi dilakukan. Perlu tersedianya staf (pustakawan, operator, teknisi/administrator) yang terlatih. Seluruh anggota staf harus mengerti tentang sistem automasi perpustakaan.

 

   

 ABSTRAK

Analisis Pengelolaan Perpustakaan Umum Dalam Rangka Meningkatkan Minat Baca Masyarakat Di Perpustakaan Umum Kabupaten Madiun

Membangun perpustakaan sekolah yang bermutu membutuhkan dana yang cukup besar, berbagai aspek perpustakaan yang harus dipenuhi, meliputi status perpustakaan, ruang perpustakaan, tenaga terampil, sarana dan prasarana, koleksi, layanan, pengguna perpustakaan, dana dan lain-lain. Pemerintah seharusnya menyediakan sarana tersebut dan hal itu merupakan bentuk kepedulian pemerintah dalam pengembangan Perpustakaan Sekolah agar berfungsi sebagaimana mestinya.

III. Penutup

Perpustakaan sebagai jantung suatu lembaga pendidikan yang memiliki kekuatan dan kemampuan yang langsung mempengaruhi hasil pendidikan serta menentukan masa depan pendidikan itu sendiri. Perpustakaan sebagai pusat kegiatan belajar, sehingga mutu perpustakaan menentukan mutu pendidikan di suatu lembaga pendidikan. Perpustakaan dapat memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk memperluas dan menghidupkan pembelajaran. Dengan mengoptimalkan peran dan fungsi perpustakaan sekolah, otomatis memupuk dan meningkatkan minat baca peserta didik. Minat baca akan menjadi budaya baca yang dapat meningkatkan kualitas generasi muda ke arah yang lebih baik lagi dan tentunya dapat meningkatkan kualitas bangsa. Telah terbukti, jika para pustakawan dan guru bekerja sama, maka pesrta didik akan mencapai tingkat literasi, kemampuan membaca, belajar, memecahkan masalah serta keterampilan teknologi informasi dan komunikasi yang lebih tinggi.

Daftar Pustaka

____________________. 2006. Intisari, No.: 520, p.: 108.Al Mandari, Syafinuddin. 2004. Rumahku Sekolahku: panduan Islami untuk mencerdaskan anak dalam lingkungan keluarga. Jakarta: Pustaka Zahra.Hasan, Fuad. Tersedia di: http://www.waspada.co.id/serba_serbi/pendidikan/artikel.php?article_id=74540, diakses tanggal 5 April 2006 jam 20.15 WIB.International Federation of Library Associations and Institutions. Tersedia di: http://www.ifla.org/VII/s11/pubs/manifesto-id.htm, diakses 13 Agustus 2008 jam 13.10 WIB.Ki Supriyoko. 2004. Tersedia di: http://www.pikiran-rakyat.com/cetak/0304/23/0801.htm, diakses tanggal 5 April 2006 jam 20.00 WIB.Pradityo. Tersedia di: http://www.sdsmsy.com/didaktika4.htm, diakses tanggal 5 April 2006 jam 20.13 WIB.Smith, Tracy dan Budi Riza. Tersedia di: http://www.sdsmsy.com/didaktika3.htm, diakses tanggal 5 April 2006 jam 20.17 WIB.Sulistyowati. Tersedia di: http://www.pikiran-rakyat.com/cetak/1104/01/0312.htmSumardjo. 2004.Kebijakan Pemantapan Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Perpustakaan Nasional Republik Indonesi

Penulis : Wahyudiati S.Sos

Memperkuat sistem optimasi perpustakaan

Senin, 6 Juni 2011 by Admin | Artikel Perpustakaan  

Oleh Bambang Hermanto (Pustakawan UNS Solo)

A. Pendahuluan

Sebagian besar masyarakat terutama mereka yang bergantung pada akses layanan

perpustakaan, kebutuhan akan sistem layanan perpustakaan yang cepat, mudah dan sederhana

sangat diharapkan. Kebutuhan ini menuntut senantiasa berkembang sesuai dengan dinamika

kebutuhan pemustaka dan perkembangan teknologi informasi.

Untuk menjawab kebutuhan pemustaka, pengelolaan perpustakaan saat ini harus dapat

bersinergi dengan sumber daya dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan, yang pada

akhirnya teknologi menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan. Teknologi

menjadi tulang punggung dalam pengelolaan perpustakaan dikarenakan dengan teknologi

memungkinkan perpustakaan memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pemustaka.

Kemajuan teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh perpustakaan sebagai kekuatan dalam

pengolahan, pelayanan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi yang terus

berkembang seiring dengan kebutuhan manusia akan informasi.

Pada saat ini, UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret menerapkan teknologi

informasi dalam bentuk otomasi perpustakaan. Dengan pertimbangan dari kemampuan

software dan hardware yang digunakan, sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan

teknologi informasi yang mendukung, maka jaringan otomasi perpustakaan diintegrasikan

dengan jaringan internet. Dalam perjalanan waktu otomasi perpustakaan di UPT

Perpustakaan Universitas Sebelas Maret terjadi permasalahan mengenai software, hardware

dan jaringan komputer. Misalnya software otomasi perpustakaan kena virus, komputer mudah

hang atau crash, komputer bekerja lambat, jaringan komputer tidak stabil, server tidak bisa

diakses dari komputer client sehingga menyebabkan terganggunya sistem kerja otomasi

perpustakaan.

 

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diangkat dalam makalah ini adalah bagaimana cara menjawab

kebutuhan pemustaka dengan sistem kerja otomasi perpustakaan di UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret?

 

C. Pembahasan

Dengan bantuan teknologi informasi diharapkan pekerjaan manual dapat dipercepat,

lebih efektif dan efisien. Otomasi perpustakaan akan mempermudahkan pemustaka dalam

melakukan penelusuran atau temu kembali informasi yang dibutuhkan. Bagi pustakawan

otomasi perpustakaan akan memberikan kemudahan dan mempercepat pekerjaan serta akan

memberi peluang bagi pustakawan untuk lebih mengembangkan tugas-tugas kepustakawan

yang lain.

Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, pustakawan dan mengatasi masalah yang

timbul dalam penerapan otomasi perpustakaan diperlukan cara yang tepat untuk memperkuat

sistem kerja otomasi perpustakaan. Adapun cara yang dilakukan di UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret antara lain:

1. Menggunakan Router

Sebelum menggunakan router, jaringan dalam dan internet terpisah/berdiri

sendiri-sendiri. Jaringan lokal dibuat khusus untuk mengakses otomasi

perpustakaan, sedangkan jaringan luar yang terhubung dari UPT Komputer ke

perpustakaan untuk akses layanan internet. Sehubungan dengan adanya kebijakan

dari pimpinan perpustakaan bahwa untuk server yang digunakan untuk katalog

online ada di UPT Komputer maka untuk kegiatan upload data dari program

otomasi perpustakaan (program UNSLA) ke pangkalan data di UPT Komputer

dengan cara menghubungkan jaringan lokal dan luar, setelah proses upload data

selesai jaringan dipisahkan lagi. Dengan kemajuan teknologi, UPT Perpustakaan

Universitas Sebelas Maret dalam manajemen jaringan komputer menggunakan

router. Router yang dipasang di UPT Perpustakaan digunakan untuk

menghubungkan jaringan lokal dengan jaringan luar (internet). Selain itu

digunakan digunakan untuk mengatur komputer mana saja yang diizinkan untuk

otomasi perpustakaan, akses internet atau bisa untuk otomasi perpustakaan dan

akses internet.

2. Memasang program deep freeze

Komputer client diinstal program deep freeze dengan tujuan agar dapat

memproteksi komputer dari virus. Program deep freeze bagi komputer client

untuk merekam isi partisi sebelum deep freeze diaktifkan, sehingga apapun yang

terjadi perubahan/kerusakan waktu melakukan pelayanan, input data dan

penelusuran informasi bisa teratasi dengan cepat.

3. Upgrade hardware

Menguprade komputer merupakan cara untuk meningkatkan kinerja suatu

komputer, seperti kecepatan proses, kapasitas memori untuk menampung data,

dan tampilan gambar. Upgrade hardware dilakukan dengan cara menambahkan

atau mengganti komponen komputer dengan komputer yang mempunyai

kemampuan dan kecepatan yang lebih tinggi dari pada sebelumnya. Komponen

yang sering diupgrade adalah prosesor, motherbord, memori, VGA card, hardsik

dan power suplai.

4. Membackup data

Untuk mengantisipasi apabila terjadinya kerusakan di komputer server/pangkalan

data dengan cara melakukan backup data, baik data koleksi , anggota maupun

peminjaman koleksi. Backup data dengan cara mengcopykan file data ke

komputer dan dialihkan ke hardisk eksternal. Kegiatan ini dilakukan setiap hari

dan idealnya dilakukan pada waktu layanan perpustakaan sudah tutup.

5. Upgrade software

Upgrade software dilakukan dengan cara mengganti sistem lama dengan sistem

yang baru. Misalnya untuk sistem operasi yang lama menggunakan windows 98

diuprade dengan windows XP.

6. Melakukan pemeliharaan infrastruktur TI secara berkala

Pemeliharaan dan perawatan peralatan TI bertujuan untuk memperlancar sistem

layanan perpustakaan di perpustakaan. Untuk mempermudah mekanisme

pelaksanaan ditentukan parameter pemeliharaan dan perawatan terlebih dahulu,

kemudian dibuatkan jadwal pelaksanaannya. Adapun bentuk pemeliharaan dan

perawatan infrastruktur TI sebagai berikut :

a. Membersihkan motherboard dan hardware lainnya dari debu secara berkala.

Untuk membersihkannya dapat menggunakan kuas halus ukuran kecil dan

sedang. Buka casingnya terlebih dahulu kemudian bersihkan motherboard

dan hardware lain (RAM, video card, modem, sound card) dengan sikat

halus. Kegiatan ini dilakukan secara berkala yaitu setiap 3 bulan sekali.

b. Uninstall atau buang program yang tidak berguna. Ruang hardisk yang

terlalu banyak tersita akan memperlambat proses write hardisk sehingga

beban kerjanya akan lebih berat dan akan hardisk akan cepat rusak.

c. Membersihkan recycle bin secara rutin

d. Melakukan update antivirus secara berkala

e. Tutup/close program yang tidak berguna. Setiap program yang dijalankan

membutuhkan memory (RAM) sehingga semakin banyak program yang

dijalankan semakin banyak memory yang tersita. Hal ini dapat

menyebabkan komputer berjalan lambat dan beban kerja menjadi lebih

berat yang akhirnya dapat memperpendek umur komponen/komputer.

7. Memasang program antivirus

Antivirus digunakan untuk mengamankan, mendeteksi, dan menghapus virus

komputer dari sistem komputer. Antivirus juga dapat menentukan apakah sebuah

sistem komputer telah terinfeksi dengan sebuah virus atau tidak

8. Menyediakan UPS atau stavolt

UPS atau stavolt dipasang di server maupun komputer untuk mengantisipasi listrik

mati secara tiba-tiba yang dapat mengakibatkan kerusakan pada komponen

komputer seperti hardisk.

9. Melakukan perbaikan peralatan TI berkala dan berkeseimbangan

Untuk kerusakan yang ringan dan sedang ditangani oleh tim TI UPT Perpustakaan

sedangkan peralatan TI yang mengalami kerusakan yang tidak bisa ditangani oleh

tim TI perpustakaan diusulkan ke bagian perlengkapan. Misalnya motherboard,

hardware dan power suplai mati atau tidak bisa difungsikan lagi.

D. Penutup

Untuk memenuhi kebutuhan pemustaka tentang sistem layanan perpustakaan yang

cepat, mudah dan efektif, maka UPT Perpustakaan Universitas Sebelas Maret melakukan cara

memperkuat sistem kerja otomasi perpustakaan. Adapun manfaat lain yang diperoleh dari

memperkuat sistem kerja otomasi perpustakaan di UPT Perpustakaan Universitas Sebelas

Maret antara lain:

1. sistem kerja otomasi perpustakaan berjalan normal

2. virus tidak mudah menyebar ke komputer lain

3. meningkatkan layanan perpustakaan

4. memperlancar pekerjaan pustakawan

5. memperlancar penelusuran atau temu kembali informasi

 

Daftar Pustaka

_________. Amankah komputer dan warnet anda dengan deep freeze. 11 Mei 2010.                                             http://jumper99.blogspot.com/2010/05/amankan-komputer-dan-warnet-anda-dengan.html

Aminudin, Ahmad.  Router. Agustus 2006. http://aminudin.net/?p=49

Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi Perpustakaan. 11 Juli 2006. (http://aurajogja.wordpress.com/2006/07/11/otomasi-perpustakaan )

Harmawan. Pengantar otomasi Perpustakaan. 1 Augustus 2008.  http://pustaka.uns.ac.id/? opt=1001&menu=news&option=detail&nid=56/

Kelwin. Proteksi Komputer Anda Dengan Deep Freeze. 3 Desember 2009. http://www.kelwin-win.co.cc/2009/12/proteksi-komputer-anda-dengan-deep.html

Nur, Hasan.  Otomasi Perpustakaan. 28 Pebruari 2007. http://librarycorner.org/          2007/02/28/otomasi-perpustakaan )

Sulistyo-Basuki. Periodisasi Perpustakaan Indonesia. Bandung : Remaja Rosdakarya, 1994

Wikipedia Bahasa Indonesia. Router.  s.n. < http://id.wikipedia.org/wiki/ Router )

Manfaat Katalog online

Penulis : Bambang Hermanto (Pustakawan UNS)

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi begitu cepat perpustakaan dituntut untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna secara cepat dan tepat. Layanan penelusuran informasi merupakan bagian terpenting dalam temu kembali informasi di perpustakaan. Temu kembali informasi merupakan suatu usaha untuk menemukan kembali informasi yang terdapat di perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Untuk menunjang kegiatan penelusuran informasi bahan pustaka, perpustakaan memerlukan alat bantu baik secara manual maupun menggunakan komputer yang disebut dengan katalog. Tanpa adanya alat telusur lokasi bahan pustaka, pengguna tidak mungkin menemukan kembali suatu bahan pustaka yang diinginkannya diantara sekian banyaknya koleksi perpustakaan.

Kebutuhan para pemakai perpustakaan pada dasarnya cenderung lebih menginginkan informasi cepat dan tepat dalam mendapatkan informasi, mudah dalam mengakses, praktis dan efisien serta tidak memerlukan waktu yang lama dalam mendapatkan informasi. Sekarang terjadi perubahan perilaku pemakai perpustakaan yang mencari informasi dari manual bergeser komputer dan melalui internet.Katalog online

Perpustakaan merupakan organisasi berupa lembaga atau unit kerja yang bertugas menghimpun bahan pustaka, mengolah dan merawat pustaka dan menyediakan koleksi pustaka untuk dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan.

Penelusuran bahan pustaka adalah suatu cara yang dilakukan pengguna untuk menemukan bahan pustaka yang diinginkannya di perpustakaan. Untuk menelusur keberadaan bahan pustaka diperlukan alat telusur salah satunya yaitu OPAC. Katalog online adalah suatu sistem temu balik informasi berbasis komputer untuk menemukan kembali koleksi yang ada disuatu perpustakaan. OPAC ini merupakan sistem katalog terotomasi, sehingga katalognya disimpan dalam bentuk yang terbaca mesin serta dapat diakses secara online oleh pengguna perpustakaan melalui terminal dan menggunakan perangkat lunak yang mudah dioperasikan.

Menurut Sulistyo-Basuki OPAC dibuat dengan menggunakan format MARC yaitu berupa format katalog dimana data bibliograi disimpan atau dimasukkan ke dalam tengara (tag) yang telah ditentukan. Penyimpanan itu berdampak terhadap proses temu balik dan pertukaran data bibliografis. Dampak utama otomasi terhadap katalog perpustakaan adalah memberi fasilitas penelusuran yang sangat cepat, dan akses yang efektif kepada koleksi perpustakaan.

Kemajuan teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam layanan perpustakaan untuk lebih memperlancar, mempercepat dan mempernyaman layanan. Dengan teknologi informasi, semua koleksi pustaka di beberapa perpustakaan yang berjauhan dapat diintegrasikan

sehingga mempermudah pencarian pustaka oleh pengguna dari manapun melalui jaringan internet.

Manfaat menggunakan katalog online adalah

- penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat

- penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan

- menghemat waktu dan tenaga

- pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak

- pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka

- dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan

- meningkatkan layanan perpustakaan

- keberadaan perpustakaan diketahui masyarakat luas

 

Kekurangan mengunakan katalog online adalah

- apabila ada bahan pustaka belum masuk ke data base pengguna mengalami kesulitan dalam melakukan penelusuran

- tergantung aliran listrik, bila listrik mati maka kegiatan penelusuran bahan pustaka akan terganggu

 

Penutup

Penelusuran bahan pustaka menggunakan katalog online merupakan alat bantu penelusuran yang tepat, cepat dan efektif. Dengan katalog online pengguna perpustakaan mendapatkan beberapa manfaat antara lain :

- penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat

- penelusuran dapat dilakukan dimana saja tidak harus datang ke perpustakaan

- menghemat waktu dan tenaga

- pengguna dapat mengetahui keberadaan koleksi dan status koleksi apakah sedang dipinjam atau tidak

- pengguna mendapatkan peluang lebih banyak dalam menelusur bahan pustaka

- dapat menemukan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.

 

 

Bahan Pustaka

 

Arif, Ikhwan. 2005. Online Publice Acce Catalogue. Yogyakarta : Media Informasi

Vol. XIV No. 20

Lasa HS. 1990. Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius

Soetminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius

Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Jaya