MAKALAH

“ Kasus Audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil Milik

PT Serat Sutra “

Disusun untuk memenuhi

salah satu tugas mata kuliah Audit Manajemen

Disusun Oleh:

Kelompok 5

YULIARTI ARDIN C 301 12 210

ABDI GUMELAR C 301 12 045

MOH. SYAWAL C 301 11 178

MOH. HARY S.P C 301 11 059

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN AKUNTANSI NON REGULER (S1)

UNIVERSITAS TADULAKO

2015

1

Palu, 11 Mei 2015

No : 033/KAP/V/2015

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth. Direktur Utama PT. Serat Sutra

Ny. Shri Utami

Di Tempat

Kami telah melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil milik

PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit kami tidak dimaksudkan untuk

memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya

kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya

mencakup bidang Keterlambatan Produksi yang dimiliki (terjadi pada) PT. Serat Sutra.

Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya

guna), dan efektivitas (hasil guna). Audit atas Keterlambatan Produksi di PT. Indojewel

yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pelayanan yang

ditemukan selama audit, sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai

perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih

ekonomis, efisien, dan lebih efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III : Rekomendasi

Bab IV : Ruang Lingkup Audit

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan

kerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan

pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang

telah terjalin dengan baik.

KAP & Management Consultant

Rawiatmaja & Partener

2

Tn. Pram Sanjaya

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

Nama Perusahaan : PT Serat Sutra

Jenis Usaha : Pabrik Tekstil

Gambaran Umum Perusahaan:

PT Serat Sutra awalnya adalah pabrik tenun traidisional dengan fasilitas produksi

berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Ny. Shri Utami adalah generasi terakhir dari

penggunaan ATBN di pabrik ini. Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total

meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern

dengan investasi yang cukup besar. Penggunaan ATBN hanya digunakan untuk

menghormati pendahulunya, sehingga budaya menenun di kalangan keluarga tidak hanya

tinggal sejarah.

Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp 3,5 triliun dalam lima

tahun terakhir.

Susunan Direksi Perusahaan:

Direktur Utama : Ny. Shri Utami

Direktur Pemasaran : Tn. Hendro Sukantja

Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Trini Ray

Tujuan Dilakukan Audit:

1. Menilai kecukupan prosedur Produksi Tekstil yang digunakan dalam penyelengaraan

operasional perusahaan.

2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses Produksi Tekstil yang dimiliki

perusahaan.

3. Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan Proses Produksi yang ditemukan.

3

Permasalahan Umum Perusahaan:

Permasalahan perusahaan ini baru muncul di tahun 2006, di mana keluhan

pelanggan meningkat begitu tinggi terutama disebabkan pemenuhan pesanan yang selalu

terlambat. Sebagai akibat dari kcterlambatan ini juga terjadi pembatalan pesanan dan

beberapa pelanggan di kawasan Timur Tengah bahkan menunda pembayaran sebagai

jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan berikutnya. Di samping itu, di dalam

negeri, pasar juga mengalami penurunan karena permasalahan yang sama. Perusahaan

tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan

kebutuhan. Hal ini berdampak pada kinerja perusahaan di mana dua tahun terakhir ini laba

mengalami penurunan cukup signifikan.

Terjadi pembatalan pesanan sebesar 15% dari Rp 750 miliar total pesanan

pelanggan di Timur Tengah dan 10% dari 575 Miliar total pesanan pelanggan di kawasan

Eropa selama tahun 2006. Di samping itu pasar di dalam negeri mengalami penurunan

sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun lalu yang mencapai 525 Miliar.

Arus kas juga sedikit terganggu belakangan ini, karena berkurangnya penerimaan

perusahaan dan terjadinya pembatalan pesanan dan penurunan daya serap pasar di dalam

negeri menyebabkan terjadinya kehilangan potensi pendapatan sebesar 209,375 miliar.

Dengan asumsi margin 22,5% seperti yang terjadi saat ini, perusahaan telah kehilangan

lebih dari 47 miliar potensi laba kotor.

Hasil pertemuan para direksi menemukan bahwa tidak ada masalah dengan

kapasitas produksi dan perawatan mesin. Fasilitas produksi juga bekerja selama waktu

yang ditentukan dalam kapasitas normal 85%. Bahkan di gudang menumpuk beberapa

jenis barang yang menunggu untuk dikirirn kepada pelanggaan.

4

Audit Pendahuluan

Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut:

1. Tujuan produksi adalah untuk memenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil

untuk memenuhi persediaan. Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat

minimum untuk menjaga stabilitas keuangannya.

2. PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang

berbeda. Bahan baku sebagaian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak

tersedia cukup di dalam negeri.

3. Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah

untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-

rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam

negeri.

4. Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas

produksi 300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra dan 4.750 meter

untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki,

perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.

5. Pengendalian kualitas produk dimulai dari pengendalian bahan baku (input), proses

produksi dan penanganan produk jadi (output).

6. Produksi disusun brdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi

pengolahan bahan yang tersedia.

5

BAB II

KESIMPULAN AUDIT YANG DIDUKUNG DENGAN TEMUAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan,

kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1. Tujuan produksi telah dirumuskan secara tertulis adalah untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan dalam kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang tepat dan harga

bersaing.

2. Berdasarkan kebijakan bisnis perusahaan, pengiriman barang sudah dilakukan paling

lambat dalam waktu 7 hari sejak pesanan diterima.

3. Jadwal produksi tcrintegrasi dengan jadwal penerimaan bahan baku.

4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala

bagian yang berbeda.

5. Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan

perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari

pelanggan.

6. Laporan biaya kualitas terdokumentasi dengan baik dan digunakan sebagai umpan balik

dalam peningkatan kualitas produk.

7. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi,

pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya

keterlambatan produksi.

Kriteria:

1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana pcnjualan yang secara ketat

menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis

produk.

2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan.

a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan

untuk setiap jenis barang,

b. Biaya penyetelan (setup) mesin,

6

c. Upah lembur, dan

d. Pengangguran sumber daya.

3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:

a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik

6 jam sebelum proses produksi dimulai.

b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk

dioperasikan.

c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan

diterima.

4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.

6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang

diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak

mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:

1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (temtama untuk produk berbahan dasar

sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering

terlambat. Dari catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan

baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi,

2. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk

memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik,

walaupun belum waktunya untuk diproses.

3. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.

4. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang

sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah

ditetapkan.

5. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan

dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.

Akibat:

1. Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai

kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai

dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.

7

2. Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

3. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih

diperbaiki, yang berakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari.

4. Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang

terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.

5. Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18

jam dalam 1 minggu.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Produksi

8

Daftar Ringkasan Temuan Audit

No Kondisi Kriteria Penyebab Akibat

1 Dari catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi,

Jadwal produksi harus terintegrasi dengan

a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap di lokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.

b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.

c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.

Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (teutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.

Karena keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.

2 Produksi tetap dilakukan walaupun belum waktunya untuk diproses.

Jadwal produksi harus mampu meminimumkan:a. Biaya persediaan, di mana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang,b. Biaya penyetelan (setup) mesin,c. Upah lembur, dand. Pengangguran sumber daya.

Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk

Terjadi penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

3 Perusahaan sulit memenuhi pesanan yang mendadak dari pelanggan

Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

Pesanan pelanggan yang mendadak, menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.

4 Pada saat beberapa komponen Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada pemeliharaan mesin tidak selalu tepat Terjadinya waktu tunggu rata-rata 1

9

mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki

fungsi-fungsi yang lain. dengan jadwal penggunaannya. jam dalam setiap hari.

5 Perusahaan sulit memenuhi pesanan pelanggan yang mengalami tambahan (perubahan)

Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.

Jika terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.

10

BAB III

REKOMENDASI

Berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan ditemukan beberapa kelemahan yang

harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan tersebut

diantaranya yaitu:

1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi.

2. Keterlambatan proses produksi terjadi karena belum adanya kesesuaian antara:

a. Perencanaan kebutuhan dan pembelian bahan baku yang belum tepat.

b. Pemeliharaan fasilitas produksi yang kurang sesuai.

3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang kurang sesuai.

4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh

adanya tambahan (perubahan) permintaan pelanggan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai

koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki

kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

Perusahaan dapat melakukan langkah-langkah perbaikan atas kelemahan dalam proses

produksi antara lain dengan:

1. Perusahaan perlu menyusun jadwal produksi dengan menyesuaikan antara bagian

produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah

terjadinya keterlambatan produksi.

a. Pembelian bahan baku perlu disesuaikan dengan pesanan pelanggan atau dengan

memprediksi pesanan yang sering dipesan oleh pelanggan sehingga dapat

menyesuaikan rencana pemesanan bahan baku termasuk estimasi jadwal pengiriman

bahan baku terutama untuk bahan impor, sehingga bahan baku dapat tepat waktu

digunakan untuk proses produksi.

b. Ada baiknya perusahaan melakukan pemeliharaan fasilitas produksi seperti mesin

sesuai dengan kapasitas produksi. Perusahaan perlu menentukan waktu yang tepat

untuk melakukan pemeliharaan berkala mesin-mesin produksi agar tidak terjadi

ketidaksiapan mesin saat akan digunakan untuk proses produksi. Selain itu, karena

11

operator mesin dan bagian pemeliharaan dikendalikan oleh orang yang berbeda,

diperlukan juga adanya penyesuaian jadwal di antara keduanya.

2. Jika integrasi antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas

produksi telah dapat disesuaikan dengan baik, perusahaan dapat menerapkan sistem

produksi secara just in time dengan hanya memproduksi barang sesuai dengan pesanan

pelanggan sehingga meminimalkan penumpukan persediaan yang dapat menyebabkan

meningkatnya biaya persediaan.

3. Perusahaan perlu membuat pedoman tertulis mengenai kemungkinan perubahan jadwal

produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan yang mendadak.

Perusahaan sebaiknya selalu siap terhadap kemungkinan-kemungkinan penambahan

atau perubahan pesanan pelanggan yang terjadi secara mendadak dengan

mempersiapkan juga bahan baku serta dapat memanfaatkan kapasitas mesin yang masih

menganggur sebagai antisipasi perubahan pesanan tersebut.

4. Perusahaan juga perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan

sebagai tolak ukur dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu,

kuantitas, maupun kualitas produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada

manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan akan

terjadi akibat yang lebih buruk pada pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa

mendatang.

12

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya

meliputi masalah Keterlambatan Produksi PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006. Audit

kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Proses

Produksi, petugas yang bertanggung jawab mengelola, serta aktivitas produksi itu sendiri.

13