1

Pertemuan <<02>><<Dasar- dasar EUIS >>

Matakuliah : <<M0164>>/<<End User Information Syste>>

Tahun : <<2005>>

Versi : <<1/1i>>

2

Learning Outcomes

Pada akhir pertemuan ini, diharapkan mahasiswa

akan mampu :

• Mahasiswa dapat menerangkan manfaat EUIS dan pengaruhnya terhadap lingkungan kerja

3

Outline Materi

• Dampak EUIS dalam pekerjaan :

• Hubungan EUIS dengan value bisnis,

• human factor,

• proses bisnis

• Perencanaan dan implementasi EUIS

• Staf dan jenjang karir

4

End-User Information Systems:

PENGANTAR

Supported by student resource Web Site:

www.prenhall.com/regan

5

OBJEKTIF OBJEKTIF

• Latar Belakang

• Definisi EUIS

• Beberapa alternatif aplikasi EUIS

• Bagaimana membangun aplikasi EUIS

6

Latar Belakang (1)

Lebih dua dekade. Ketergantungan user kepada

IT-spesialist (developer) besar

Terbatasnya pemahaman requirement user

Permintaan perubahan lambat direspon

Aplikasi sulit menyesuaikan dengan

perkembangan

Kinerja aplikasi rendah

Terjadi backlog

7

Latar Belakang (2)

Di lain pihak,

Pengalaman user meningkat

Kebutuhan / requirement bertambah

seiring meningkatnya bisnis

Teknologi (TI) mengarah pada

kemudahan bagi user: PC, WP, EUC-

tools

8

Latar Belakang (3)

Kenyataannya, Developer membangun aplikasi hanya

jangka waktu tertentu (sebagai Proyek)

Sedangkan aplikasi digunakan oleh user sepanjang waktu

Requirement meningkat dan teknologi cepat berkembang

Mestinya, peran end-user lebih dominan dalam mengelola aplikasi

9

End User (1) : Siapakah mereka ?

• Eksekutif

• Manajer

• Profesional/Teknikal

• Sales/Marketing

• Administration

• Paraprofesional

• Legal Officier

10

Siapakah End User (2)PERGESERAN PERAN• Awalnya, penggunaan komputer untuk membuat

keputusan dan perencanaan hanya terjadi pada tingkat puncak (top level) struktur organisasi.

• Organisasi berkembang dan terjadi distribusi tanggung jawab ke bawah (knowledge worker)

• Pertanyaan ‘ jenis pekerjaan apa untuk meningkatkan produktivitas ’ jauh lebih penting daripada pertanyaan ‘ bagaimana pekerjaan itu dilakukan’

• sehingga struktur yang awalnya berbentuk segitiga berubah menjadi diamond dengan adanya penyempitan pada bagian clerical / bawah.

11

Production/Clerical

Siapakah End UserSiapakah End User ( (33))

ProfessionalTechnical

Supervisory

Management

Hirarki organisasi konvensional

berubah menjadi…

12

Professional/Technicaland Sales Staff

Knowledge Workers

Siapakah End User (Siapakah End User (44))

Kecenderungan hirarki organisasi saat ini

ClericalStaff

Supervisory Staff

Management

13

Definisi EUIS (1)

• EUIS adalah aplikasi TI yang mendukung proses-proses bisnis dan kinerja user dengan tujuan meningkatkan efektifitas organisasi dalam pencapaian sasaran dan strategi bisnisnya. (Organization Systems Research Assosiation) (Regan,2002)

• Pemanfaatan teknologi seperti PC, 4GL, grafis, web, akses data, reporting yang dilakukan oleh USER

14

Definisi EUIS (2)EUIS berbeda dengan End User Computing(EUC)• EUC merupakan upaya user sebagai pemakai

aplikasi, yang karena berkembangnya masalah bisnis, aplikasi tidak memenuhi kebutuhan, lalu mereka menggunakan TI utk memecahkannya

• EUIS, berawal dari ide user/knowledge worker yang melihat kebutuhan strategis organisasi. Lalu mengembangkan aplikasi untuk meningkatkan kinerja organisasi

• Cakupan EUIS lebih luas, dimana end-user memakai TI untuk memenuhi kebutuhan individu, kelompok dan perusahaan.

• EUIS adalah aplikasi teknologi informasi untuk mendukung kinerja suatu area kerja(work area).

15

Letak EUIS (3)Letak EUIS dalam SI Perusahaan

• Ent-IS dikelola oleh sebuah departemen, terdiri beberapa fungsi, pusat olah data dan layanan komputer, juga melakukan pengembangan aplikasi, serta dukungan operasi komputer,

• EUIS berada pada masing-masing pemakai di departemen yang terpisah.

16

Definisi EUIS (4)

Letak EUIS dalam SI Perusahan• Transaction Processing System (TPS)• Management Information Systems

(MIS) • Decision Support Systems (DSS)• Executives Information Systems (EIS)• End User Information Systems(EUIS)

atau Knowledge Work Systems (KWS)

(Regan,2002,12)

17

Ciri EUIS (5)

Ciri EUIS : Fokus pada produktivitas individu dan work

group Respon cepat Menganalisa kebutuhan user, aliran kerja

(workflow), mengevaluasi hardware dan software serta merekomendasikan solusi

Memakai paket aplikasi software seperti Excel, Lotus 123, serta 4GL.

Tool yang terintegrasi di lingkungan kerja

18

Tools pengembangan aplikasi EUIS Text handling / document management,

contoh : WP, desktop publishing, integrated document management systems, workflow.

Data handling tools :spreadsheet, database, statistical package, project management, DSS

Multimedia / graphic and design, contoh : computer graphics, presentation software,

CAD, web-publishing, Communication tools : LAN, e-mail, teleconferencing. Group systems / collaborative technologies :

GSS, net-meeting, distance learning S/W

Time management : e-calendaring, e-notebooks, PDA

19

Beberapa alternatif aplikasi EUISProfesional/ Technical :• help desk • tracking systems• Forecasting• statistical analysis• Modeling• graph production• report generation• What If analysis • access to corporate information

resources • access to outside reference sources

20

Beberapa alternatif aplikasi EUIS

Sales / Marketing :

• prospect management

• client information

• sales presentation material

• product & price information

• paper work

• client services

• lead generation

21

Beberapa alternatif aplikasi EUIS

Administration Support :• word processing• arranging meeting• handling calls• handling visitor• Calendaring• tracking & follow-up• filling system• travel arrange, dll

22

Beberapa alternatif aplikasi EUIS

Paraprofesional :• search public record• making arrangement• assisting tax• conduct interview

Legal Offices:• Drafting• Research• manage docket calendar

23

Beberapa alternatif aplikasi EUIS

Aplikasi Workgroup• Calendaring, document handling• desktop video conferencing• distance learning• group support systems• support software agentsAplikasi tingkat Organisasi :• Perencanaan Strategi EUIS ( Strategic

Planning for EUIS)

• Pemodelan bisnis proses

24

Bagaimana Membangun aplikasi (EPM)

1. Define project scope : goal, ruang lingkup, stakeholder, outcomes, waktu

2. Plan the project : menyusun organisasi tim proyek, serta membuat rencana kerja dan estimasi

3. Access requirements : gambaran sistem yang berjalan pernyataan yang menghubungkan goal dengan teknologi

4. Describe the proposed solution in detail : spesifikasi rancangan proses bisnis, prosedur dan job

25

Bagaimana Membangun aplikasi (EPM)

5. Select or develop solution : menyusun kontrak, men-develop aplikasi, test hardware dan software

6. Implement the solution : install sistem, training, job design

7. Evaluate results : laporan hasil pelaksanaan proyek, penambahan aplikasi dan training

8. Institutionalize new business processes : usulan prosedur baru, aplikasi baru

26

Contoh : identifikasi masalah (define

scope)Dari hasil observasi di tempat User :a. Apakah perlu mengubah cara kelola

dokumen agar efisien b. Apakah diperlukan tools untuk tugas-

tugas khusus kelompok kerjac. Apakah dibutuhkan data untuk penelitian

pasard. Apakah perlu memasang perangkat di

ruang konferensi untuk meeting dan training

e. Streamlining proses invoice dan tagihan

27

Contoh : plan the project

1. Membuat daftar aktivitas-aktivitas2. Membuat daftar tenaga ahli3. Membuat Jadwal kerja4. Menyusun Anggaran5. Urutan aktivitas (milestone)

proyek6. Melakukan review bersama user7. Komunikasi kepada stakeholder

28

Contoh : Access equirement

1. Organizational communications approach : bagaimana individu berkomunikasi

2. Functional approach : menentukan tools utk dukungan peningkatan kinerja dept

3. IRM approach : meningkatkan value informasi

4. Decision approach : meningkatkan kualitas kualitas decision

5. QWL approach : cara kerja benar, motivasi kerja, job design

6. Management of computing resources approach

29

<< PENUTUP>>

Selanjutnya Pert. 03

Kehidupan di Era Digital