lpj pendekar(1)

LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN

PENDEKAR

(Pelatihan Dasar Kepemimpinan Dan Eksplorasi Karakter)

“Mencetak Pemimpin Berkarakter Ksatria dari Bumi Bulaksumur”

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

KELUARGA MAHASISWA

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2015

Gelanggang Mahasiswa UGM Sayap Barat, Bulaksumur, Yogyakarta

Telp. 0274-902581 Fax. 0274-566171 Situs : www.bemkmugm.ac.id

Contact person : Vina Windani 085799456682

1

LEMBAR PENGESAHAN

1. Judul Kegiatan : Pendekar2. Waktu Pelaksanaan : Sabtu-Senin, 14-16 Maret 20153. Tempat Pelaksanaan : Pakem, Yogyakarta4. Jumlah Mahasiswa yang terlibat : 200 Mahasiswa5. Jumlah Dosen yang terlibat : 1 Dosen6. Biaya yang digunakan : Rp 8,658,800.007. Biaya yang diajukan : Rp 50,988,500,00

Yogyakarta, 20 Maret 2015Laporan Pelaksanaan Kegiatan

PendekarMencetak Pemimpin Berkarakter Ksatria dari Bumi Bulaksumur

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA KELUARGA MAHASISWAUNIVERSITAS GADJAH MADA (BEM KM UGM) 2015

Kabinet Bulaksumur Muda

Mengetahui,

Ketua BEM KM

Satria Triputra WisnumurtiNIM.10/300444/PN/12041

Ketua Panitia

Widhastio Rozasa Akbar P.NIM. 13/348728/TP/10756

Mengetahui Pembina KM

Oce Madril, S.H.,M.H NPU. 1120110130

Mengesahkan, Direktur Kemahasiswaan UGM

Dr. Drs. Senawi, M.P. NIP. 196403101990031001

2

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberi rahmat dan hidayah-Nya

sehingga saya mampu menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Pendekar ini.

Kemudian tak luput saya haturkan ucapan terima kasih kepada seluruh pihak-pihak yang

telah membantu terselenggaranya kegiatan ini, khusunya seluruh panitia Pendekar BEM

KM UGM 2015 yang telah membantu baik di dalam proses persiapan, pelaksanaan,

hingga penyusunan laporan pertanggungjawaban ini.

Kegiatan yang merupakan pelatihan dasar kepemimpinan ini diharapkan mampu

menjadi bekal bagi kader-kader baru BEM KM UGM untuk meneruskan tongkat estafet

perjuangan BEM KM UGM 2015, khususnya di Kabinet Bulaksumur Muda ini. Selain

itu, besar harapan saya kegiatan ini pun diharapkan mampu melahirkan pemimpin-

pemimpin masa depan yang mampu membawa kemajuan Bangsa Indonesia.

Di dalam penyelenggaraan kegiatan ini, bukanlah tanpa hambatan. Baik hambatan

teknis, maupun hambatan non-teknis datang menghadang silih berganti, namun

hambatan tersebut tidak menyurutkan kerja sama antarpanitia untuk menyelenggarakan

kegiatan ini dengan baik.

Sebagai seorang manusia yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan, meskipun

saya dan panitia telah berusaha untuk meminimalisasi kesalahan yang ada dan

mengambil pelajaran dari pengalaman Delegasi Melodi Perubahan #2 BEM KM UGM

2014 sebelumnya. Saya selaku ketua panitia mewakili diri saya sendiri dan panitia

menghaturkan maaf. Terakhir, semoga apa yang saya dan panitia laporkan di laporan

pertanggungjawaban ini dapat diterima. Mudah-mudahan laporan pertanggungjawaban

ini dapat menjadi pembelajaran bagi kegiatan latihan dasar kepemimpinan selanjutnya.

Yogyakarta, 20 Maret 2015

Ketua Panitita

3

DAFTAR ISI

Halaman Judul 1

Halaman Pengesahan 2

Kata Pengantar 3

Daftar Isi 4

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar belakang 5

B. Hasil 6

BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Waktu Kegiatan 7

B. Tempat Kegiatan 7

C. Jadwal Kegiatan 7

D. Komponen yang Terlibat 9

BAB III EVALUASI KEGIATAN

A. Ketua 10

B. Sie Acara 12

C. Sie Humas 14

D. Sie Kesekretariatan 15

E. Sie Konsumsi 15

F. Sie Medis 16

G. Sie Publikasi Dan Dokumentasi 17

H. Sie Perlengkapan 18

I. Sie Keamanan Dan Transportasi 19

J. Sie Pemandu 20

BAB IV PENUTUP 21

LAMPIRAN 22

4

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Setiap tahun dalam suatu organisasi akan mengalami pergantian anggota dan masing–

masing individu dapat mengembangkan kapasitas yang dimilikinya melalui berbagai

kegiatan baik dalam sebuah kepanitiaan maupun keorganisasian. Untuk itu, BEM KM

UGM membuka kesempatan kepada seluruh mahasiswa mahasiswi UGM untuk ikut

bergabung dalam keluarga BEM KM kabinet Bulaksumur Muda ini, sebagai wadah

untuk mencetak pemuda pemudi yang dapat membawa perubahan pada bangsa tercinta

ini. Dengan mengemban nilai kekeluargaan, egaliter, kepemimpinan serta kebebasan

berpikir. Pemuda adalah kekuatan yang nyata dari sebuah bangsa. Bangsa itu akan maju

ketika para pemudanya turut membangun dan memberikan sumbangsih perubahan ke

arah yang lebih baik. Sebab, dengan usia yang masih muda, pemuda memang identik

dengan kemampuan mobilitas, daya kreativitas, dan inovasi yang lebih tinggi daripada

usia di atasnya.

Dengan semangat pemuda demi mewujudkan Indonesia yang berdaulat, BEM KM

UGM mempersembahkan sebuah kegiatan dalam kabinet Bulaksumur Muda ini. Proses

kaderisasi, yang selanjutnya kami sebut dengan Pendekar (Pelatihan Dasar

Kepemimpinan Dan Eksplorasi Karakter) merupakan kegiatan yang diperlukan sebagai

langkah awal untuk mencetak pemimpin-pemimpin muda sebelum masuk ke dalam

organisasi BEM KM UGM. Kegiatan Pendekar ini akan diisi oleh berbagai materi

kepemimpinan serta kegiatan praktikal lainnya yang tidak lain adalah sebuah tahap awal

kaderisasi dalam BEM KM UGM yang kedepannya masih akan ada tahap lanjutan dari

kaderisasi tersebut. Setelah melalui proses kaderisasi ini, para pemuda sekaligus

pemimpin masa depan Indonesia ini nantinya diharapkan dapat berkontribusi aktif dalam

mewujudkan cita-cita Indonesia yang berdaulat.

5

B. Hasil

Hasil yang dicapai dari kegiatan Pendekar ini mencakup beberapa poin yang

merupakan bagian dari materi-materi yang diberikan selama tiga hari. Poin-poin tersebut

diantaranya ialah: 1) pemahaman akan nilai-nilai yang ditanamkan, seperti nilai Pancasila

dan kemanusiaan yang secara material maupun praktikal telah didapatkan oleh para

peserta Pendekar; 2) kemampuan berorganisasi dan bekerjasama dengan orang lain,

dimana selama kegiatan ini berlangsung, para peserta dikondisikan untuk berkelompok

secara acak dan selama beberapa kali bergabung di dalam kelompok besar dan juga

sesekali berganti kelompok untuk meningkatkan rasa kerja sama; 3) kepekaan terhadap

masalah yang timbul di sekitar, hal ini secara praktikal dilakukan ketika hari kedua

Pendekar dengan melakukan observasi dan analisa sosial di daerah sekitar lokasi

Pendekar ini; 4) kedisiplinan, yakni melalui ketepatan waktu, kerapihan peserta,

kebersihan lingkungan, dan beberapa elemen kedisiplinan lainnya selama Pendekar ini

berlangsung; 5) kemampuan untuk menemukan dan memecahkan masalah, melalui debat

saat FGD dan analisa sosial; serta 5) semangat nasioalisme yang tinggi, melalui setiap

materi yang disampaikan oleh para pembicara.

6

BAB II

PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Waktu Kegiatan

Hari, tanggal : Sabtu-Senin, 14-16 Maret 2015

B. Tempat Kegiatan

Pakem, Yogyakarta

C. Jadwal Kegiatan

Sabtu, 14 Maret 2015

Waktu Kegiatan17.30-17.50 APEL Sore

17.50-18.30 Ishoma

18.30-19.00 Pendirian Tenda

19.00-19.30 Sholat Isha

19.30-21.00 Materi I “Peran Mahasiswa Dan BEM KM”

21.00-22.00 Forum Group Discussion

22.00-22.20 APEL Malam

22.20-04.00 Peserta Tidur

Minggu, 15 Maret 2015

Waktu Kegiatan04.15-04.30 Peserta Bangun

04.30-05.00 Sholat Subuh

05.00-06.00 Peserta Mandi

06.00-06.30 Senam Pagi

06.30-06.45 Makan Pagi

06.45-07.00 APEL Pagi

07.00-08.30 Materi II “Lobi Dan Negosiasi”

08.30-09.30 Materi III “Analisis Dan Kritik Sosial”

7

09.30-11.30 ANSOS Ke Masyarakat

11.30-12.00 Presentasi

12.00-12.40 Ishoma

12.40-14.10 Seminar I “Tekad Seorang Pemimpi(n) Untuk Menginspirasi”

14.10-15.40 Seminar II “Negarawan Muda Memimpin Bangsa”

15.40-16.40 Materi IV “Pergerakan Mahasiswa”

16.40-17.40 Materi V “Leadership”

17.40-18.00 Ice Breaking

18.00-19.30 Ishoma

19.30-22.00 Pentas Seni

22.20-22.30 Bersih-Bersih dan Tidur

23.30-03.00 Jurit Malam

Senin, 16 Maret 2015

Waktu Kegiatan04.30-05.00 Sholat Subuh

05.00-06.45 Persiapan Peserta

06.45-07.30 APEL Pagi

07.30-08.30 Materi VI “Aksi Dan Propaganda”

08.30-09.30 Simulasi Aksi Massa

09.30-12.00 Outbond

12.00-12.40 Ishoma

12.40-14.10 Brainstorming

14.10-14.40 Packing

14.40-15.30 APEL Terakhir

15.30-16.30 Perjalanan Pulang

8

D. Komponen yang Terlibat

Komponen yang terlibat di dalam pelaksaan Pendekar ini adalah sekitar 200

mahasiswa yang terdiri dari kurang lebih 50 panitia dan 150 peserta. Panitia Pendekar ini

merupakan staf BEM KM UGM yang merupakan gabungan dari berbagai kementrian,

sedangkan peserta Pendekar sendiri ialah calon anggota baru BEM KM UGM yang terdiri

dari mahasiswa S1 dan D3 Universitas Gadjah Mada angkatan 2012-2015. Selain itu,

dalam kegiatan Pendekar ini juga melibatkan beberapa alumni BEM KM UGM, dosen,

serta beberapa tokoh, mulai dari lingkup kampus hingga nasional.

BAB III

EVALUASI KEGIATAN

9

A. KETUA

Hasil Yang telah dicapai

Acara Pendekar sudah berjalan dengan lancar sesuai dengan apa yang sudah

direncanakan dan diharapkan oleh seluruh panitia. Meskipun terdapat kendala pada masa

waktu persiapan yang terlalu sedikit, tetapi semua dapat diatasi dengan kerjasama dan

koordinasi yang baik.

Semua panitia bisa bekerjasama dengan baik terutama untuk persiapan secara teknis

yang ditangani oleh sie perlengkapan sehingga segala keperluan secara teknis, baik untuk

acara maupun untuk keperluan sie yang lain dapat terpenuhi walaupun waktu yang

diberikan untuk mencari segala perengkapan sangat terbatas. Untuk sie acara, secara

umum acara dapat berjalan dengan baik serta meskipun ada sebagian pembicara yang

datang melebihi waktu yang ditentukan panitia dan beberapa rencana kegiatan yang

terpaksa dikurangi karena keterbatasan waktu, tetapi semua dapat terkendalikan oleh sie

acara dengan memberikan acara yang telah masuk dalam rencana cadangan. Kemudian

untuk sie konsumsi, menu makanan sudah sesuai dengan rencana awal yang telah

ditentukan semua panitia sebelum acara dimulai. Untuk medis, peserta yang sakit mampu

tertangani dengan baik dan cekatan sehingga peserta yang harus menerima penanganan

medis lebih, dengan sigap langsung dirujuk ke rumah sakit. Untuk Komisi Kedisiplinan

mampu mendisiplinkan peserta sehingga acara bisa berjalan sesuai dengan jadwalnya

dan mampu memberikan suatu nilai mengenai kedisiplinan yang diharapkan akan selalu

diterapkan oleh para peserta dalam kehidupan sehari-hari mereka. Untuk publikasi dan

dokumentasi sudah bekerja dengan baik, ide-ide publikasinya unik dan kreatif sehingga

mampu menarik banyak peserta walaupun waktu pembukaan pendaftaran peserta kurang

dari dua minggu. Untuk Kesekretariatan sudah mampu berkoordinasi dengan 200 orang

peserta serta tanggap dalam situasi apapun terutama dalam hal memberikan

pengumuman kepada peserta terkait persiapan Pendekar dan pemberian izin kepada

peserta yang menghendaki untuk izin saat acara Pendekar. Untuk Keamanan dan

Transportasi sudah bekerja dengan baik dalam hal mengamankan barang-barang bawaan

peserta dan penyediaan transportasi pulang-pergi untuk peserta. Untuk pemandu juga

sudah bekerja dengan sangat baik dan benar-benar mampu menjadi seperti teman yang

mengayomi peserta tanpa ada unsur senioritas. Untuk sekretaris dan bendahara keduanya

bekerja dengan baik tanpa ada kendala yang berarti.

Kendala10

Ada beberapa sie yang memang perlu dikoreksi dalam acara Pendekar ini seperti

Keamanan dan Transportasi, Bendahara, dan Acara. Untuk Keamanan dan Transportasi

tidak maksimal karena kurangnya anggota yang ada dan banyaknya pekerjaan yang harus

mereka lakukan. Biasanya Sie Keamanan dan Sie Transportasi dipisah namun untuk

merampingkan kepanitiaan kita coba untuk digabung pada kesempatan kali ini. Ternyata

pekerjaan mereka sangat berat ketika digabung karena Keamanan harus berjaga di

malam hari saat peserta tidur untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan lalu pada

siang harinya mereka memiliki tugas untuk menjemput pembicara yang tidak mengetahui

pasti lokasi kegiatan sehingga sulit bagi mereka untuk menemukan waktu beristirahat.

Lalu untuk bendahara hampir tidak terlihat dalam persiapan kegiatan karena memiliki

kegiatan lain yang tidak bisa ditinggal pada waktu bersamaan sehingga tugas-tugas

bendahara harus dilimpahkan ke sekretaris. Untuk sie acara sebenarnya sudah mampu

mengonsep acara dengan baik namun masih kurang dalam hal pembatasan waktu

kegiatan sehingga beberapa kali waktu kegiatan molor dari waktu yang telah ditentukan.

Untungnya sie acara tetap sigap dalam mencari rencana cadangan untuk menyelesaikan

permasalahan tersebut.

Untuk kendala-kendala berikutnya, yang pertama adalah masalah waktu persiapan.

Waktu persiapan yang kurang dari sebulan membuat penitia harus bekerja dengan ekstra

keras. Terutama untuk masalah perizinan, peminjaman, dan tempat. Perizinan yang

memerlukan waktu membuat panitia sedikit khawatir apakah mampu diselesaikan

perizinannya. Lalu kebutuhan dari acara yang banyak juga memaksa sie perlengkapan

bekerja keras mencari peminjaman alat ke fakultas-fakultas. Untuk masalah tempat

seluruh panitia sempat kebingungan dengan tempat pelaksanaan kegiatan karena tempat-

tempat yang direncanakan oleh panitia sudah digunakan oleh orang lain sehingga panitia

harus mencari tempat lain yang memadai dalam hal fasilitas maupun harga, untungnya

pada h-4 kegiatan berhasil ditemukan tempat perkemahan yang memiliki fasilitas sesuai

dengan keinginan panitia yang akhirnya menjadi lokasi kegiatan Pendekar. Kemudian

dari peserta terlalu banyak yang meminta izin dengan berbagai macam alasan sehingga

membuat perhitungan untuk tindak lanjut setelah Pendekar menjadi sulit bagi

Kesekretariatan. Selanjutnya untuk masalah dana sementara ini kekurangan dana masih

mampu ditutupi sementara dengan meminjam ke beberapa panitia selagi menunggu dana

yang diharapkan turun.

Rencana tindak lanjut Kegiatan

11

Untuk kegiatan Latihan Dasar Kepemimpinan (LDK) selanjutnya, dimohon untuk

seluruh panitia diharapkan untuk selalu bisa mobile agar kinerja panitia secara

keseluruhan dapat berjalan lancar. Kemudian yang terakhir untuk semua panitia untuk

menerapkan kedisiplinan, terutama ketepatan waktu di semua keadaan sehingga semua

rencana berjalan sesuai waktu yang telah dialokasikan karena apa yang dilakukan panitia

akan selalu menjadi panutan dan contoh bagi para peserta.

B. SIE ACARA

Hasil yang Dicapai

Pelatihan Dasar Kepemimpin dan Eksplorasi Karakter atau yang disingkat

PENDEKAR telah dilaksanakan selama 3 hari dua malam pada tanggal 14 hingga 16

Maret 2015. Pendekar ini merupakan Kaderisasi pertama dan utama dari BEM KM

UGM 2015 untuk menginternalisasikan nilai-nilai yang seharusnya dimiliki seorang

kader BEM KM UGM, juga untuk mengenalkan calon kader baru BEM KM UGM 2015

kepada dunia ke-BEM-an khususnya dunia pergerakan mahasiswa, serta untuk

mempererat hubungan antara anggota lama dengan calon anggota baru BEM KM UGM.

Hasil lain yang diperoleh dari diselenggarakannya Pendekar yakni:

1. Peningkatan jiwa kepemimpinan dan softskill calon anggota BEM KM sebagai dasar

dalam berorganisasi

2. Calon anggota BEM KM mendapatkan pengetahuan yang cukup luas mengenai dunia

ke-BEM-an

3. Calon anggota BEM KM mengetahui bahwa dalam bergerak haruslah berdasarkan

kepahaman.

4. Kesadaran calon anggota BEM KM akan perannya sebagai Mahasiswa maupun calon

anggota BEM KM dalam lingkungan masyarakat.

5. Menumbuhkan ke-kritis-an, kepekaan dan kepedulian sosial calon anggota BEM KM

terhadap persoalan yang ada di lingkungan sekitar.

6. Kepahaman calon anggota BEM KM untuk bergerak secara cerdas dan taktis dalam

melangkah bersama BEM KM UGM kedepannya.

7. Kepahaman calon anggota BEM KM tentang arti penting dari kekeluargaan dan

kerjasama antar anggota dalam mencapai visi dan misi.

8. Calon anggota BEM KM paham dan menghormati akan perbedaan yang ada baik itu

antara peserta maupun panitia ataupun sesama peserta.

12

9. Kebebasan untuk berpikir dan keberanian mengemukakan gagasan ataupun pendapat

secara langsung dan bertanggung jawab.

Kendala

Dalam acara apapun, tak luput dari segala macam kendala. Demikian pula dengan

acara Pendekar ini, masih terdapat beberapa kendala. Berikut kami paparkan secara garis

besar kendala yang ada. Diantaranya ialah:

1. Waktu persiapan yang kurang lebih hanya 1 bulan menyebabkan panitia harus bekerja

keras dari awal acara hingga pada pelaksanaan tanpa adanya jeda waktu, sehingga

pada hari pelaksanaan ada beberapa panitia yang kurang maksimal dalam

menjalankan tugasnya.

2. Kurang strategisnya lokasi kegiatan Pendekar sehingga untuk beberapa acara yang

sudah direncanakan peserta kurang maksimal dalam menyerap nilai-nilai yang

disampaikan oleh panitia.

3. Kondisi cuaca yang kurang bersahabat menjadikan panitia harus berpikir keras untuk

mempersiapkan plan-plan cadangan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.

4. Lingkungan sekitar kegiatan yang dikelilingi oleh hutan yang dihuni banyak hewan

terutama monyet liar menyebabkan ada beberapa makanan dari peserta yang dicuri

monyet tersebut dan juga hal ini mengganggu jalannya kegiatan sehingga panitia

perlu ekstra dalam menjaga keamanan sekitar.

5. Kurangnya ruangan yang tersedia baik ruang untuk panitia maupun ruang kelas untuk

pematerian peserta menyebabkan adanya perbedaan jumlah peserta yang besar dalam

setiap kelasnya sehingga peserta tidak dapat memaksimalkan waktu yang ada untuk

mengenal peserta lainnya. Serta saat kegiatan berlangsung, panitia yang ingin

beristirahat harus rela bergantian karena ruangan yang bisa digunakan sebagai ruang

panitia sangat terbatas.

Rencana Tindak Lanjut Kegiatan

Untuk menanggulangi kendala-kendala yang terjadi pada acara Pendekar tersebut ada

beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk tindak lanjut kegiatan selanjutnya.

1. Mengingat singkatnya waktu yang tersedia dalam perencanaan Pendekar panitia perlu

untuk memprioritaskan hal-hal yang penting terlebih dahulu untuk dikerjakan.

2. Panitia perlu untuk mencari lokasi kegiatan yang letak posisinya strategis dan

memfiksasikan lokasi kegiatan tersebut sejak awal perencanaan acara.

13

3. Panitia perlu mempertahankan alur koordinasi, komunitas serta ke-sinergis-an yang

sudah terjalin dengan baik antara panitia, Pengurus Harian BEM KM UGM 2015

serta peserta Pendekar.

4. Panitia, anggota BEM KM UGM serta Pengurus Harian perlu menempatkan diri

masing-masing sesuai dengan kondisi yang ada pada saat pelaksanan kegiatan agar

dapat menjadi teladan bagi peserta Pendekar.

5. Perlu untuk menyerap lebih banyak lagi anggota BEM KM UGM lainnya untuk

berkomitmen membantu dalam kepanitiaan Pendekar agar rentetan acara-acara dalam

Pendekar yang membutuhkan SDM banyak dapat berjalan dengan maksimal meski

dalam waktu perencanaan yang cukup singkat.

C. SIE HUMAS

Hasil yang Dicapai

Humas merupakan salah satu sie dalam acara Pendekar yang memiliki tugas

diantaranya:

1. Menghubungi pengisi acara sebagai pemateri dan pembicara dalam seminar.

2. Perizinan tempat kepada pengelola, warga sekitar dan kepolisian sector tersebut.

Dari tugas yang diamanahkan pada Humas ketika hari pelaksanaan sebagian besar

pembicara dapat hadir dan mengisi acara sesuai tugasnya. Acara dapat berjalan dengan

lancar.

Kendala

Dari kerja humas terdapat beberapa kendala diantaranya:

1. Kurangnya jumlah anggota sie humas.

2. Kurang koordinasi dengan sie acara terkait acara yang akan dilaksanakan.

3. Rundown yang belum fix hingga h-3 acara.

4. Ketidaksediaan pemateri untuk mengisi dalam acara tersebut dikarenakan alasan

tertentu.


Untuk menindak lanjuti dari kendala yang dialami maka terdapat beberapa solusi:

1. Jumlah anggota humas sesuai dengan yang dibutuhkan.

2. Memperkuat koordinasi antar sie.

3. Kepastian acara sejak jauh-jauh hari.

4. Selalu menghubungi pembicara untuk kepastian dari mereka untuk mengisi.

D. SIE KESEKRETARIATAN14

Hasil yang dicapai

1. Open recruitment staff panitia Pendekar BEM KM 2015.

2. Membuat e-mail.

3. Membuat form pendaftaran.

4. Open recruitment peserta pendekar.

5. Membuat surat izin dan surat telat.

6. Membuat daftar hadir .

7. Pembagian kelompok.

8. Rekap peserta yang datang super-camp.

9. Membuat daftar hadir peserta yang datang super-camp.

10. Membuat daftar hadir peserta yang datang matrikulasi.

11. Membuat daftar hadir wawancara.

12. Membuat daftar peserta.

Kendala yang dihadapi

1. Kurang komunikasi dengan staff.

2. Waktu yang diberikan sangat mepet.

3. Banyak peserta yang mengirimkan form pendaftaran lebih dari satu.

4. Banyak peserta yang izin dan suratnya tidak sampai ke sie Kesekretariatan.

Rencana tindak lanjut

1. Membuat grup WhatsApp/Line.

2. Waktu yang diberikan ada rentang.

3. Alur komunikasi dengan coordinator sie yang lain diperbaiki.

E. SIE KONSUMSI

Hasil yang Dicapai

1. Konsumsi untuk acara Pra-Pendekar terpenuhi.

2. Konsumsi untuk acara Pendekar terpenuhi.

Kendala

Dana konsumsi yang belum terpenuhi.


Diadakan acara matrikulasi untuk peserta Pendekar.

F. SIE MEDIS

Hasil yang Dicapai15

Pendekar telah dilaksanakan selama tiga hari dua malam pada tanggal 14-16 Maret

2015. Pengkaderan utama BEM KM UGM ini mengantarkan kader-kader baru BEM KM

untuk lebih mengenal dunia ke BEM KM-an dan mendekatkan antar anggota lama

dengan anggota baru. Hasil lain yang diperoleh dari diselenggarakannya PENDEKAR

yakni:

1. Kader baru mendapat ilmu tentang ke-BEM KM-an.

2. Pemahaman tentang pentingnya kerjasama antar anggota BEM KM.

3. Meningkatnya kepekaan sosial kader terhadap lingkungan sekitar.

4. Mengetahui posisi BEM KM dalam ranah akademis maupun politis.

5. Kader-kader BEM KM UGM menjadi kritis dan cerdas terhadap situasi.

6. Peserta dapat memetik nilai-nilai yang ditanamkan dalam rangkaian acara.

7. Peserta dapat mengaplikasikan nilai-nilai yang sudah ditanamkan dalam rangkaian

acara pada kegiatan BEM KM UGM maupun kehidupan sehari-hari.

8. Kader BEM KM yang peka dan peduli terhadap permasalahan yang ada.

9. Dijunjungnya pluralisme sebagai dasar berorganisasi.

10. Keberanian untuk berpikir bebas dan mengeluarkan pendapat secara bertanggung

jawab.

Kendala

Rencana sudah dirancang sebaik-baiknya, namun fakta dilapangan terdapat beberapa

kendala yang terjadi. Diantaranya ialah:

1. Kurangnya staff medis dalam acara tersebut.

2. Kurangnya kerjasama antar staff terhadap panitia lain.

3. Obat-obatan kurang menunjang.

4. Peralatan serta barang yang dibutuhkan di dalam ruang medis kurang memadai.


Untuk menanggulangi kendala-kendala yang terjadi pada Pendekar ada beberapa hal

yang perlu disiapkan untuk kegiatan selanjutnya.

1. Apabila ingin menetukan jumlah staff hendaknya melihat keadaan dan kondisi serta

jumlah peserta di lapangan seperti apa.

2. Obat-obatan hendaknya dilengkapi.

3. Diperlukannya kotak obat P3K di Sekretariat BEM KM UGM untuk menunjang

kegiatan selanjutnya.

16

4. Untuk kegiatan selanjutnya diharapkan untuk memilih panitia yang benar-benar

mau berkomitmen untuk mensukseskan rangkaian acara bersama sehingga rangkaian

kegiatan dapat berjalan maksimal.

G. SIE PUBLIKASI DOKUMENTASI DAN DEKORASI (PDD)

Hasil yang Dicapai

Dalam sie PDD (Publikasi Dan Dokumentasi) hasil yang diperoleh dari

diselenggarakannya acara Pendekar antara lain:

1. Terlaksananya publikasi dengan baik, sehingga para peserta dapat mengetahui

informasi pendaftaran dan tugas yang harus dijalankan.

2. Terlaksananya kegiatan dokumentasi dengan baik, sehingga setiap kegiatan dapat

terdokumentasi.

3. Panitia mau berkomitmen menyukseskan rangkaian acara bersama sehingga kegiatan

dapat berjalan maksimal.

Kendala

Walaupun suatu rencana telah dirancang sebaik-baiknya, namun terdapat fakta

dilapangan dimana terjadi beberapa kendala yang mengganggu rangkaian kegiatan.

Diantaranya ialah:

1. Terlambatnya publikasi dari tanggal semestinya. Publikasi pendaftaran baru dimulai

tanggal 28 Februari 2015, padahal pendafaran telah dibuka sejak 25 Februari – 7

Maret 2015 sehingga peserta hanya memiliki waktu ±1 minggu untuk mengetahui

informasi pendaftaran dan menyelesaikan tugasnya.

2. Pembuatan piagam untuk pemateri dan pembicara belum berjalan maksimal

dikarenakan kesalahan dalam menentukan baik jenis kertas maupun warna (tidak baik

untuk distempel) dan kurangnya biaya untuk membuat bingkai, sehingga hanya 1

pembicara (Bpk. Eko Prasetyo) saja yang mendapatkan piagam.

3. Pembuatan nametag untuk panitia belum berjalan maksimal.


Untuk menanggulangi kendala-kendala yang terjadi ada beberapa hal yang perlu

disiapkan untuk kegiatan selanjutnya, antara lain:

1. Menyiapkan bahan publikasi sedahulu mungkin, sehingga kegiatan publikasi dapat

berjalan tepat sesuai tanggal yang direncanakan.

2. Pembuatan piagam terlebih dahulu melakukan cross-check kertas yang digunakan,

sehingga piagam yang digunakan mendapatkan hasil yang maksimal.17

3. Pembuatan nametag dilakukan sedahulu mungkin, sehingga nametag yang digunakan

mendapatkan hasil yang maksimal.

H. SIE PERLENGKAPAN

Hasil yang Dicapai

Sie Perlengkapan telah mendukung penyelenggaraan Pendekar dengan menyediakan

keperluan dan perlengkapan yang dibutuhkan oleh panitia dari masing–masing sie,

mencakup sie acara, sie konsumsi, dan sie medis.

Kendala

1. Sie Acara terlalu membebankan banyak hal kepada sie perlengkapan, mulai dari

perlengkapan yang berlebihan, perizinan ruang, juga keperluan – keperluan lainnya

yang seharusnya bukan tanggungan dari sie perlengkapan, walau memang mungkin

mengatasnamakan “jaga–jaga” namun tetap saja, pengadaan barang yang berlebihan

dengan didampingi oleh masukann yang hampir tidak ada sama sekali di setiap

rapatnya merupakan sesuatu yang sangat membuat sie perlengkapan kesulitan dalam

menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan, parahnya lagi keputusan yang fix akan

kebutuhan barang dijatuhkan tempokan terlalu berdekatan dengan saat pelaksanaan

kegiatan, hal ini sangatlah tidak bisa diterima, memang tugas dari sie perlengkapan

hanya sekedar menyediakan perlengkapan saja, namun tetap saja, dalam

menyediakan barang utamanya tentu harus mencari dimana barang tersebut, hal ini

lah yang membuat sie perlengkapan kesusahan, mulai dari fiksasi perizinan sampai

pada fiksasi perlengkapan yang digunakan, dengan mengatasnamakan

mempertimbangkan jikalau, apabila ada masukan lagi di kemudian waktu hal ini

sangat tidak bisa diterima, karena kami bekerja berdasarkan rencana yang sudah di

set dalam jangka waktu yang panjang sebelumnya, kami tidak didesain untuk bekerja

dalam kurun waktu fiksasi yang sangat mepet dengan penyelenggaraan kegiatan

apapun itu alasannya.

2. Kejelasan dari kerja masing–masing sie juga dipertanyakan, apakah tidak patut

dipertanyakan jika tiba–tiba sie perlengkapan mendapat perintah dari sie lainnya

untuk secara tiba–tiba mempunyai kewajiban untuk menyewa sebuah ruangan mulai

dari mengurusi secara administrasi sampai pada lobby juga. Sie perlengkapan

bertugas untuk menyediakan perlengkapan yang akan digunaka untuk

berlangsungnya acara, bukan melingkupi hal seperti administrasi maupun lobby.

18

3. Sekali lagi, peran sie perlengkapan adalah untuk menyediakan barang, bukan untuk

memperbaiki maupun mendesain barang, apalagi untuk mengerjakan kewajiban

tanggung jawab dari sie lainnya, disinilah letak kesalahpahaman yang sering

dijumpai dalam pelaksanaan kegitan Pendekar, sie perlengkapan tidak memiliki

tanggung jawab dalam melaksanakan tanggung jawab sie lainnya.

4. Dana yang terbatas juga menjadi hambatan bagi berjalannya pengadaan barang–

barang, mengingat bahwa masing–masing dari panitia jugalah hanya mahasiswa

biasa yang memiliki keterbatasan pengeluaran. Sebenarnya hal ini juga sudah

dirancang untuk dapat diminimalisir dalam rancangan pengeluaran perlengkapan

termasuk di dalamnya adalah dugaan pengeluaran kaget yang selalu ada dalam setiap

kegiatannya, namun tampaknya, bagi yang mengeluarkan uang tidak mempercayai

adanya dugaan pengeluaran kaget ini, dan benar saja dalam pelaksanaan acara

dijumpai pengeluaran yang tiba–tiba untuk kebutuhan perlengkapan yang fiksasinya

juga datang secara tiba-tiba.


1. Diharapkan pada kedepannya sie acara tidak terlalu berlebihan dalam penentuan

perlengkapan apa saja yang diperlukan Dan tidak membebankan kerja dari sie lain

kepada sie perlengkapan.

2. Fiksasi perlengkapan dalam waktu H-5 menit sudah biasa, namun fiksasi dalam

waktu H-1 menit sangat terlalu mengada–ada dan memberatkan kerja sie

perlengkapan, diharapkan kesadarannya dalam merencanakan sesuatunya jauh–jauh

lebih matang, terlebih lagi mengenai tempat acara.

3. Masing–masing koor harus mengerti dimana letak tanggung jawab sie nya masing–

masing dan setiap sie memiliki kewajiban untuk mengurus kegiatannya masing–

masing, bukan melemparnya kepada sie yang lainnya.

4. Diharapkan dana pribadi yang telah dikeluarkan dari masing–masing panitia agar di

kembalikan. Mengingat panitia juga mahasiswa yang butuh makan sehari–hari.

I. SIE KEAMANAN DAN TRANSPORTASI

Hasil yang Dicapai

1. Keamanan kendaraan peserta yang dititipkan pada Pos PKKK Sektor Timur aman terkendali

2. Situasi dan kondisi peserta dan panitia saat kegiatan Pendekar berlangsung aman terkendali, tidak ada keributan ataupun kerusuhan anatar peserta dengan peserta lainnya ataupun dengan panitia dan warga sekitar

19

Kendala

1. Sebagian panitia yang kurang berkomitmen dalam kegiatan ini sehingga agak kesulitan dalam mengamankan lingkungan kegiatan saat ada serangan dari para pasukan monyet liar

2. Kurangnya koordinasi antar sie sehingga sering terjdi misscom contonya saat pemberangkatan kedua pihak ksk tidak memberikan list peserta yang akan ikut pada pemberngaktan kedua.

3. Survei tempat yang waktunya terlalu mepet dengan hari Rencana Tindak Lanjut Kegiatan

Untuk kegiatan selanjutnya diharapkan untuk memilih panitia yang benar-benar mau

berkomitmen menyukseskan rangkaian acara bersama sehingga rangkaian kegiatan dapat

berjalan maksimal.

J. SIE PEMANDU

Hasil yang Dicapai

1. Pemandu dapat memahami hakikat menjadi seorang pemandu dan nilai-nilai yang

harus ditanamkan kepada peserta Pendekar, karena adanya Sekolah Kepemanduan

2. Pemandu dapat menanamkan nilai-nilai kekeluargaan kepada peserta.

3. Pemandu dapat menjadi fasilitator acara saat pemateri belum hadir.

4. Pemandu dapat menggantikan kelompok yang tidak ada pemandunya.

Kendala

1. Banyak pemandu yang tidak dapat hadir saat hari pelaksanaan, atau tidak bisa full saat

hari pelaksanaan acara.

2. Kurangnya koordinasi dengan sie-sie lain seperti acara.


1. Jumlah pemandu harus lebih banyak lagi sehingga tidak kekurangan.

2. Koordinasi dengan sie-sie lain dimaksimalkan jauh sebelum hari pelaksanaan.

3. Koordinasi tentang teknis penilaian, teknis tugas pemandu saat Materi lebih

dimaksimalkan lagi.

BAB IV

PENUTUP

20

Demikian laporan pertanggungjawaban ini kami buat dalam rangka memenuhi

kewajiban kami atas terselenggaranya kegiatan Pendekar ini. Kami meminta maaf apabila

dalam persiapan, penyelenggaraan, serta selesainya acara terdapat kekurangan dan kesalahan,

baik dari panitia sebagai Organizing Committe (OC) maupun dari para pengurus harian BEM

KM UGM sebagai Steering Committee (SC). Tidak lupa, kami juga menyampaikan terima

kasih kepada setiap pihak yang turut terlibat, baik langsung maupun tidak langsung, dalam

terselenggaranya acara Pendekar ini sebagai salah satu pelaksanaan program kerja kementrian

Pengembangan Sumber Daya Manusia (PSDM) BEM KM UGM 2015 Kabinet Bulaksumur

Muda.

LAMPIRAN

21

LAPORAN KEUANGAN

PENDEKAR

PengeluaranNo Uraian Banyaknya Harga Satuan Jumlah

Sewa1 Sewa Alat P3K 2 paket Rp 25,000.00 Rp 50,000.002 Sewa Tempat 3 hari Rp 3,170,000.00 Rp 3,170,000.003 Sewa Truk 3 unit Rp 1,600,000.00 Rp 1,600,000.004 Sewa Sound & Wireless 1 unit Rp 300,000.00 Rp 300,000.00

Total Rp 5,120,000.00Publikasi dan Dokumentasi

1 Figura 3 buah Rp 25,000.00 Rp 75,000.002 Sertifikat Pembicara 15 lembar Rp 80,800.00 Rp 80,800.003 Poster 21 lembar Rp 2,000.00 Rp 42,000.004 Name Tag Panitia 80 orang Rp 85,500.00 Rp 85,500.00

Total Rp 283,300.00Perlengkapan

1 Kayu Bakar 5 paket Rp 5,000.00 Rp 25,000.002 Sedotan 2 pack Rp 5,000.00 Rp 10,000.003 Gandum 1 kg Rp 7,500.00 Rp 7,500.004 Plastik 0,5 kg 2 pack Rp 2,300.00 Rp 4,600.005 Trash bag 1 pack Rp 7,000.00 Rp 7,000.006 Kertas Label 2 pack Rp 2,000.00 Rp 4,000.007 Jarum Peniti 2 pack Rp 500.00 Rp 1,000.008 Gula 1 pack Rp 4,950.00 Rp 4,950.009 Sabun Cuci 1 buah Rp 2,500.00 Rp 2,500.00

Total Rp 66,550.00Konsumsi

1 Konsumsi Peserta dan Panitia 550 paket Rp 4,000.00 Rp 2,200,000.002 Snack Pembicara 20 paket Rp 9,705.00 Rp 194,100.003 Air Minum Pembicara 19 buah Rp 1,400.00 Rp 26,600.004 Air Minum Peserta 4 pack Rp 17,000.00 Rp 68,000.005 Air Minum Panitia 2 buah Rp 10,000.00 Rp 20,000.006 Susu 1000 ml 1 buah Rp 15,000.00 Rp 15,000.007 Snack Peserta 3 pack Rp 148,000.00 Rp 148,000.00

Total Rp 2,671,700.00Kesekertariatan

1 Fotocopy 133 lembar Rp 30,000.00 Rp 30,000.002 Print dan Jilid Proposal 5 eksemplar Rp 6,700.00 Rp 33,500.003 Stopmap observer 20 buah Rp 1,425.00 Rp 28,500.00

Total Rp 94,000.00P3K Medis

1 Layanan UGD 1 orang Rp 52,250.00 Rp 52,250.002 Obat 5 pack Rp 14,200.00 Rp 71,000.00

22

PemasukanDana Rektorat Rp 50,988,500.00JumlahPemasukan Rp 50,988,500.00

Total Rp 123,250.00Lain-lain

1 Retribusi Bumi Perkemahan Rp 300,000.00 Rp 300,000.00Total Rp 300,000.00

Total Pengeluaran Rp 8,658,800.00

23

lpj pendekar(1)

Documents