2010

Himpunan Mahasiswa Fisika Teknik ITB Divisi Human Resources Development

[LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN] Laporang pertanggungjawaban kegiatan Diklat Aktivis Himpunan 2010

1

Kata Pengantar

Segala puji bagi Tuhan Yang Maha Kuasa atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga kita masih

dapat menjalankan keseharian kita, dan atas Rahmat-Nya juga sehingga kegiatan Diklat Aktivis

Himpunan ini berhasil terlaksana.

Tak lupa kami divisi Human Resources Development mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya

kepada semua pihak yang telah membantu keberjalanan kegiatan kami ini karena jika tidak dengan

bantuan teman-teman semuanya, kegiatan ini tidak akan mungkin terlaksana dengan baik. Selain itu

kami dari divisi Human Resources Development juga mengucapkan banyak terima kasih kepada

bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI atas kesediaannya untuk hadir pada kegiatan kami

sebagai trainer. Serta, ucapan terima kasih juga kami sampaikan kepada ketua HMFT ITB, Rahman

Agil, serta BP HMFT yang telah datang pada pelaksanaan kegiatan ini.

Laporan pertanggungjawaban kegiatan ini memberikan penjelasan tentang pelaksanaan Diklat

Aktivis Himpunan secara terperinci, baik dari segi latar belakang, tujuan, struktur kepanitiaan, serta

pembagian tugas anggota panitia. Laporan pertanggungjawaban ini dibuat dengan maksud untuk

memberikan informasi kepada massa HMFT terutama BP HMFT di kepengurusan berikutnya, sebagai

masukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang serupa dengan kegiatan ini. Serta dengan

maksud baik untuk memperbaiki beberapa kesalahan yang mungkin terjadi pada Diklat Aktivis

Himpunan sebelumnya. Selain itu laporan pertanggungjawaban ini juga bertujuan untuk

memberikan kontribusi nyata bagi HMFT ITB dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada

di HMFT ITB.

Akhir kata kami meminta maaf atas semua kekurangan yang telah terjadi baik itu disengaja maupun

tidak disengaja pada kegiatan kami ini, karena tidak ada gading yang tak retak, seperti itu juga

kegiatan yang telah kami lakukan, tentu saja ada kekurangan selama kerberjalanan kegiatan kami ini.

Selain itu, segala bentuk kritik dan saran yang membangun sangat kami terima dengan senang hati

demi HMFT yang lebih baik.

Bandung, Agustus 2010

Kepala divisi Human Resources Development

Riza Nuari

13307038

2

Daftar Isi

KATA PENGANTAR ............................................................................................................................................. 1

DAFTAR ISI ......................................................................................................................................................... 2

PENDAHULUAN .................................................................................................................................................. 3

LATAR BELAKANG ................................................................................................................................................ 3

TUJUAN ............................................................................................................................................................ 3

STRUKTUR KEPANITIAAN ....................................................................................................................................... 3

LAPORAN KEGIATAN MASING-MASING DIVISI .................................................................................................. 5

DESKRIPSI TUGAS ................................................................................................................................................ 5

RENCANA KEGIATAN ............................................................................................................................................ 5

JUMLAH SDM DARI WAKTU KE WAKTU .................................................................................................................. 7

SISTEM KOORDINASI ............................................................................................................................................ 7

PARAMETER KEBERHASILAN ................................................................................................................................... 7

PENCAPAIAN KERJA ............................................................................................................................................. 7

EVALUASI KEGIATAN ............................................................................................................................................ 8

SARAN .............................................................................................................................................................. 8

PENUTUP ......................................................................................................................................................... 10

LAMPIRAN ....................................................................................................................................................... 11

DAFTAR HADIR PESERTA ..................................................................................................................................... 11

3

Pendahuluan

Latar Belakang

Kegiatan yang berjudul Diklat Aktivis Himpunan ini merupakan suatu bagian yang sangat penting

dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada di HMFT ITB. Hal itu menjadi sangat penting

mengingat dari tahun ke tahun selalu diadakan kegiatan ini, yang mengindikasikan bahwa kegiatan

ini merupakan kegiatan yang sangat penting dalam pengembangan sumber daya manusia yang ada

di HMFT ITB. Sedangkan target dari pelaksanaan Diklat Aktivisi Himpunan ini adalah angkatan 2008

yang merupakan angkatan yang akan memegang kepemimpinan HMFT ITB pada tahun berikutnya.

Dari pengalaman Diklat Aktivis Himpunan pada tahun 2009, terdapat sedikit kesalahan yaitu pada

penempatan waktunya. Kekurangtahuan pengetahuan mengenai pelaksanaan Diklat Aktivis

Himpunan ini menyebabkan waktu pelaksanaan yang terlalu dekat dengan pelantikan anggota muda

HMFT dan pemilihan ketua himpunan yang baru.

Diklat Aktivis Himpunan sebelum ini diadakan oleh divisi PSDA (Pengembangan Sumber Daya

Manusia) ITB. Dan pada kesempatan kali ini, Diklat Aktivis Himpunan pada tahun 2010 dilaksanakan

oleh divisi Human Resources Development. Mengingat pengalaman tahun 2009 yang lalu, Diklat

Aktivis Himpunan dilaksanakan pada waktu yang tidak tepat yaitu pada akhir bulan November 2010

yang berdekatan dengan saat pelantikan anggota muda HMFT ITB dan pemilihan ketua himpunan

yang baru. Oleh sebab itu, kami divisi Human Resources Development mengadakan Diklat Aktivis

Himpunan untuk tahun 2010 pada akhir bulan Juli. Adapun pertimbangan kami untuk melaksanakan

kegiatan ini pada akhir bulan Juli adalah sebagai berikut:

1) Anggota HMFT ITB angkatan 2008 lebih dari 50% mengikuti semester pendek

2) Waktu daftar ulang yang bertepatan pada awal bulan Agustus yang mengharuskan anggota

HMFT ITB yang pulang kampung untuk berada di Bandung pada akhir bulan Juli

3) Mengejar pelaksanaan kaderisasi angkatan 2009 yang akan dilaksanakan pada minggu pertama

saat masuk kuliah agar tidak mengganggu pelaksanaan kaderisasi angkatan 2009

Tujuan

Setiap kegiatan seyogyanya memiliki suatu tujuan. Demikian pula kegiatan yang kami lakukan ini.

Dalam pelaksanaan Diklat Aktivis Himpunan ini, divisi Human Resources Development memilik tujuan

baik yaitu:

1) Memberikan bekal pengetahuan organisasi kepada angkatan 2008

2) Memberikan semangat organisasi kepada angkatan 2008 agar regenerasi HMFT ITB dapat

terlaksana dengan baik

3) Memberikan bekal pengalaman berupa kegiatan-kegiatan yang bersifat keorganisasian agar

angkatan 2008 tidak mengalami kesulitan pada saat menjalankan kepengurusan HMFT ITB di

kemudian hari

Struktur Kepanitiaan

4

Pada kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010, hanya sedikit orang yang langsung melaksanakan

kegiatan ini sebagai panitia. Adapun struktur kepanitiaan pada Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010

adalah sebagai berikut:

Kepala divisi HRD/ketua acara : Riza Nuari (13307038)

Acara : Riza Nuari (13307038)

Logistik : Tri Puji Heriyanto (13307003)

Perizinan : Riza Hakam (13307001)

Kepala Divisi HRD sebagai ketua acara

Logistik Perizinan Acara

5

Laporan Kegiatan Masing-Masing Divisi

Pada kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010 kepanitiaan haruslah dipegang seluruhnya oleh

angkatan yang telah mendapatkan materi Diklat Aktivis Himpunan yaitu angkatan 2007. Namun,

dikarenakan pada bulan Juli masih banyak anggota HMFT ITB angkatan 2007 yang Kerja Praktek (KP)

maka kepanitiaan diketuai langsung oleh kepala divisi Human Resources Development dan

anggotanya adalah anggota HMFT ITB angkatan 2007 yang sedang berada di bandung.

Deskripsi Tugas

Pada pelaksanaan kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tahun 2010 dapat dipaparkan pembagian tugas

masing-masing anggota sebagai berikut:

1) Kepala divisi HRD sekaligus ketua acara

Kepala divisi HRD yang sekaligus merupakan ketua acara bertugas mempersiapkan dan

mengoordinasikan hal-hal yang dibutuhkan demi keberjalanan kegiatan. Adapun hal-hal yang

dilakukan adalah sebagai berikut:

a) Menghubungi bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI sebagai pengisi acara utama

b) Mengoordinasikan tugas ke Logistik dan Perizinan

c) Memberikan informasi ke angkatan 2008 tentang penyelenggaraan kegiatan Diklat Aktivis

Himpunan melalui media SMS Gateway dan event di facebook

d) Menghubungi ketua angkatan 2008 sebagai bentuk koordinasi terhadap angkatan 2008

e) Mendata peserta yang datang pada hari kegiatan

2) Logistik

Logistik bertugas mempersiapkan semua hal yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan.

Adapun hal-hal yang dipersiapkan oleh Logistik adalah sebagai berikut:

a) Perlengkapan permainan team building dan hal-hal lainnya

b) Makanan dan minuman untuk peserta dan pengisi acara

c) Tanda kenang-kenangan berupa plakat kepada pengisi acara

3) Perizinan

Perizinan bertugas meminta izin kepada program studi Teknik Fisika dalam hal peminjaman

ruang seminar TF lantai 1 sebagai tempat pelaksanaan kegiatan dan kemudian

mengoordinasikan ke Logistik.

Rencana Kegiatan

Pada pelaksanaan kegiatan ini, proses perencanaan dilakukan semenjak 2 minggu sebelum

pelaksanaan. Dalam proses pelaksanaan, rapat diadakan sebanyak 2 kali dengan kepala departemen

MSDA dan dengan ketua HMFT ITB. Semua persiapan selesai dalam waktu 1 minggu, dengan

mengadakan pemberitahuan mulai dari 2 minggu sebelum pelaksanaan. Pada saat pemberitahuan

pertama masih belum dipastikan tanggal berapa kegiatan ini akan dilaksanakan. Namun, kami dari

pihak Human Resources Development telah mewanti-wanti bahwa pelaksanaan akan dilaksanakan

pada akhir bulan Juli atau awal bulan Agustus.

6

Setelah didapatkan kepastian dari pengisi acara, maka segera diberitahukan mengenai pelaksanaan

kegiatan ini kepada angkatan 2008 dengan terlebih dahulu menghubungi ketua angkatan 2008.

Pemberitahuan terus dilakukan sebanyak 2 kali pada 1 minggu sebelum kegiatan.

Sebagai tambahan, berikut ini disertakan rundown kegiatan pada tanggal 31 Juli 2010 yang diberikan

oleh bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI:

Waktu Agenda Workshop Persiapan yang Diperlukan

Indoor Outdoor (1) (2) (3) (4)

Persiapan (sblm jam

08.00 WIB)

Panitia telah menyiapkan fasilitas workshop dalam kondisi siap pakai

a. LCD proyektor + layar b. Flipchart + kertas +

spidol c. Sound systems/audio

a. Lokasi untuk foto bersama (+ 80 orang)

b. Lokasi game outdoor (lapangan yg cukup luas)

c. Install + permainan game : 1) People to people 2) Line up + variasinya 3) Sinergi stick 4) Lempar bola

(kecil/besar) 5) Blind square

(kecil/besar)

08.00 – 09.30

1. Opening + do’a pembukaan 2. Lagu Bagimu Negeri 3. Membangun Tim Berkinerja Tinggi

a. Opening : Lion king + Bagimu Negeri

b. Lecture : modul tim berkinerja tinggi

c. Video clip : Freewilly

09.30 – 11.00 Outdoor activity Foto bersama +

11.00 – 12.15 4. Strategic creative thinking

a. Lecture : modul Creative Thinking

b. Energizer : four square + paradigm shift

Sinergi Consulting : 1) Pengaturan alat,

segera masuk mobil 2) Edit foto bersama

(photoshop)

12.15 – 13.00 Istirahat – sholat – makan

siang PENTING : Panitia menjaga agar peserta masuk tepat waktu

13.00 – 14.30 5. Kepemimpinan dalam Organisasi

a. Lecture : modul Kepemimpinan Org.

b. Energizer : whos the leader

c. Video clip : Braveheart

Sinergi Consulting : Edit video clip: “You raise me up”

14.30 – 15.30 6. Perubahan Lingkungan organisasi

a. Lecture : modul Perubahan Lingk. Strat.

b. Energizer : six boom / finger dance

Sinergi Consulting : Proses render video clip

15.30 – 16.00 Istirahat – sholat ashar PENTING : Panitia menjaga agar peserta masuk tepat waktu

16.00 – 17.00 7. Mobilisasi Komitmen

a. Lecture : modul Mobilisasi Komitmen

b. Video clip : HIO + Masih ada waktu

Catatan : usahakan dipercepat, spare waktu untuk membangun komitmen

17.00 – 17.30 Proses membangun komitmen HMFT

Peserta + Panitia : diskusi untuk membangun kesepakatan komitmen

17.30 – 17.45 Penandatangan komitmen Video clip masih ada waktu (diputar ulang)

17.45 – 18.10

8. Closing ceremony : 1) Learning point + Speech

from SINERGI (*) 2) Pembacaan komitmen +

penyerahan 3) Lagu Bagimu Negeri

(bersama) 4) Do’a penutup

(*) Learning point + speech from Sinergi, sambil menunggu proses printing (**) peserta berdiri – bergandeng tangan

Sinergi Consulting : Say thanks and good luck to peserta and panitia

7

Waktu Agenda Workshop Persiapan yang Diperlukan

Indoor Outdoor (1) (2) (3) (4)

5) Memorable event video clip (**)

18.10 – 18.40

o Beres-beres semua peralatan (check kelengkapan) + masuk mobil

o Sholat maghrib o Berangkat ke Jakarta

Jumlah SDM Dari Waktu Ke Waktu

Pada kegiatan ini, hanya ada sebanyak 3 orang yang berperan langsung. Mengenai siapa saja yang

berperan langsung dapat dilihat pada struktur kepanitiaan yang telah dicantumkan di atas. Namun,

ada pula yang berperan secara tidak langsung dalam pelaksanaan kegiatan ini antara lain:

1) Ketua HMFT ITB, Rahman Agil

2) Kepala Departemen MSDA, Alven Haeckal

3) Kepala Divisi Kaderisasi, Riza Hakam, dan anggotanya, Tri Puji Heriyanto

4) Sekretaris HMFT ITB, Niken Prasasti Martono

Sistem Koordinasi

Sistem koordinasi pada pelaksanaan kegiatan ini sangat sederhana, dengan kepada divisi Human

Resources Development sebagai penggerak utama dari kegiatan ini yang langsung memantau dan

mengoordinir rencana serta keberjalanan kegiatan.

Parameter Keberhasilan

Untuk parameter keberhasilan kegiatan ini antara lain:

Jumlah peserta yang datang lebih dari 50 orang

Peserta yang diutamakan berasal dari angkatan 2008

Pencapaian Kerja

Kegiatan ini dilaksanakan pada hari sabtu, tanggal 31 Juli 2010. Durasi waktu pada pelaksanaan

kegiatan ini yaitu dari jam 8 pagi sampai jam 6 sore hari. Untuk informasi mengenai kegiatan ini telah

diinformasikan sebelumnya kepada massa himpunan angkatan 2008 dengan menggunakan media

SMS gateway dan dengan membuat event di facebook dan mengundang semua massa himpunan

angkatan 2008. Namun, pada pelaksanaannya peserta yang hadir pada kegiatan ini hanya berjumlah

33 orang dan dilampirkan pada laporan pertanggungjawaban ini.

Pada pelaksanaan terdapat masalah utama, yaitu mengenai kehadiran massa angkatan 2008 pada

hari kegiatan. Selain itu yang menjadi masalah utama dari pelaksanaan ini adalah kurangnya biaya

yang ada pada kas HMFT ITB yang menyebabkan pelaksanaan hanya bisa seadanya saja. Pada awal

perencanaan, diputuskan bahwa Diklat Aktivis Himpunan akan dilaksanakan di tempat pelatihan

keorganisasian UNISBA di dago atas. Namun, hal utama yang menghambat kegiatan ini adalah syarat

8

yang mengharuskan kami meminta surat izin kegiatan ke pembimbing kemahasiswaan Teknik Fisika

ITB yang merupakan suatu kemustahilan mengingat kurangnya perhatian atas kegiatan yang bersifat

keorganisasian dari pembimbing kemahasiswaan tersebut. Sempat terpikir untuk menggunakan GSG

ITB. Namun, lagi-lagi kami terbentur masalah perizinan dengan program studi Teknik Fisika ITB.

Kemudian kami menjatuhkan pilihan ke GSG Salman. Namun, harga sewa yang mahal menyebabkan

kami harus ‘gigit jari’ dengan kegiatan kami.

Setelah mempertimbangkan kondisi keuangan dan kondisi perizinan untuk mengadakan kegiatan di

luar kampus. Akhirnya kami sampai pada keputusan untuk menggunakan ruang seminar TF lantai 1

yang ada di dalam gedung program studi Teknik Fisika ITB.

Untuk masalah pengisi acara, kami benar-benar mendapatkan kemudahan. Tidak seperti

permasalahan tempat, kami mendapat kemudahan dikarenakan pengisi acara yaitu bapak Nugroho

Ananto dan tim SINERGI bersedia tidak diberikan biaya untuk mengisi acara. Selain itu untuk masalah

logistik, kami juga mendapat kemudahan dikarenakan bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI

membawa hampir semua perlengkapan yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan kegiatan

sehingga kami tidak perlu mempersiapkan banyak hal untuk menyelenggarakan kegiatan ini. Karena

hal tersebut kami sangat berterima kasih kepada bapak Nugroho Ananto dan tim NUGISINERGI atas

kerjasama mereka dalam mendukung keberhasilan kegiatan kami.

Evaluasi Kegiatan

Secara umum, kegiatan yang dilaksanakan tidak optimal bahkan dapat dikatakan hampir gagal

dikarenakan hal-hal berikut:

Terbatasnya biaya dalam menyelenggarakan kegiatan

Kendala besar berupa sulitnya meminta izin untuk melaksanakan kegiatan di tempat-tempat

yang membutuhkan izin program studi

Kurangnya kerjasama serta informasi ke angkatan 2008 sehingga parameter jumlah peserta yang

datang tidak dapat dipenuhi

Selain itu, dalam melaksanakan kegiatan sangat perlu mempertimbangkan waktu pelaksanaan dan

sumber daya manusia serta jadwal yang telah ditetapkan secara akademik oleh kampus ITB. Dan tak

lupa, setiap kegiatan membutuhkan biaya. Untuk itu pastikan dahulu biaya yang ada di kas sebelum

mengadakan kegiatan. Karena sebagus apapun kegiatan yang kita rencanakan, bila tidak didukung

oleh faktor biaya maka kita hanya bisa ‘gigit jari’ dengan apa yang kita rencanakan.

Serta, koordinasi antara angkatan yang merupakan target utama juga harus diperhatikan. Karena

mereka merupakan alasan untuk melaksanakan kegiatan Diklat Aktivis Himpunan tersebut. Jika biaya

sudah ada, waktu telah sesuai, namun pada hari kegiatan ternyata parameter yang menjadi faktor

utama keberhasilan tidak tercapai maka kegiatan yang dilakukan akan sia-sia saja.

Saran

Berdasarkan kegiatan ini terdapat saran yang dapat kami sampaikan, yaitu:

Untuk melaksanakan kegiatan penting seperti ini, benar-bener dibutuhkan biaya

9

Waktu pelaksanaan merupakan hal penting dalam melaksanakan kegiatan, supaya tidak sia-sia

menjalankan kegiatan

Pemberitahuan harus benar-benar terkoordinasi dengan ketua angkatan

Informasi diberitahukan terus menerus agar peserta yang merupakan parameter utama dapat

datang pada hari kegiatan

10

Penutup

Laporan ini selain merupakan laporan pertanggungjawaban juga merupakan sarana peningkatan

kinerja HMFT ITB untuk kedepannya. Dan sebagai bahan pertanggungjawaban, LPJ kegiatan ini juga

merupakan sarana introspeksi diri bagi kami divisi Human Resources Development dan diharapkan

dapat memberikan umpan balik yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan kegiatan

serta dapat berguna dalam menyusun rencana kegiatan serupa dengan ini di masa mendatang.

Berdasarkan pada parameter, evaluasi dan pencapaian kerja yang telah dilakukan, dapat dikatakan

bahwa kegiatan Diklat Aktivis Himpunan HMFT ITB tahun 2010 mengalami kegagalan dalam

melaksanakan tugas divisi Human Resources Development berupa pengembangan sumber daya

manusia yang ada di HMFT ITB.

Karena kegagalan ini, saya selaku kepala divisi mewakili teman-teman divisi Human Resources

Development HMFT ITB meminta maaf atas segala kekurangan yang telah saya perbuat pada

kegiatan ini sehingga tujuan pengembangan sumber daya manusia HMFT ITB tidak dapat terlaksana.

11

LAMPIRAN

Daftar Hadir Peserta

12