lidia maziyyatun nikmah 131810401035 msdm biologi.docx
TRANSCRIPT
DESAIN dan ANALISIS PEKERJAAN STRUKTUR ORGANISASI TATA
USAHA SMPN 2 RAMBIPUJI
PAPER MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun sebagai Pemenuhan Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia
Oleh:
JURUSAN BIOLOGI
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS JEMBER
2015
Nama : Lidia Maziyyatun
Nikmah
NIM : 131810401035
Jurusan : Biologi
BAB I. PENDAHULUAN
Menurut Sutarto (dalam Usman, 2009:146) organisasi adalah kumpulan orang,
proses pembagian kerja, dan sistem kerja sama atau sistem sosial. Defenisi yang
dikemukakan Sutarto menekankan kepada tiga hal yaitu (1) adanya kumpulan orang,
(2) ada proses pembagian kerja antara orang-orang tersebut, dan (3) ada sistem
kerjasama atau sistem sosial di antara orang-orang tersebut.Dalam mencapai
tujuannya, organisasi memerlukan berbagai macam sumber daya. Mulai dari sumber
daya manusia, peralatan, mesin, keuangan, dan sumber daya informasi.
Sumber daya manusia sebagai salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi
memegang peranan yang penting dalam keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Sumber daya manusia menggunakan sumber daya-sumber daya lain yang dimiliki
oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Sumber daya manusia adalah
penduduk yang siap, mau dan mampu memberikan sumbangan terhadap usaha
mencapai tujuan organisasional. Dalam ilmu kependudukan, konsep sumber daya
manusia ini dapat disejajarkan dengan konsep tenaga kerja (manpower) yang meliputi
angkatan kerja (labor force) dan bukan angkatan kerja. Angkatan kerja yang bekerja
disebut juga dengan pekerja (Siagian, 1995)
Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab
suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanya ada dua kegiatan utama
dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk
mencapai tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan
yang ada di perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para
anggotanya. Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas
organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over,
dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan
baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain
pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang
mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi. Dalam sebuah instansi
perlu adanya pengumpulan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu
pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam. Dan terdapat pembagian tugas dan
fungsi masing-masing pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh
masing-masing anggota. Serta menyusun suatu organiasasi yang saling berinteraksi
dan saling bekerja sama sehingga tujuan dari organisme dapat tercapai dengan efektif
dan efisien.
BAB II. PEMBAHASAN
Desain pekerjaan menguraikan cakupan, kedalaman, dan tujuan dari setiap
pekerjaan yang membedakan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang
lainnya. Tujuan pekerjaan dilaksanakan melalui analisis kerja, dimana para menejer
menguraiakan pekerjaan sesuai dengan aktifitas yang dituntut agar membuahkan
hasil. Desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur tugas-tugas yang
tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan
yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari
perusahaan (Dessler, 2006).
Unsur organisasi terdiri dari :
1. Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu
pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga. Hasil pengumpulan
identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi. Pendekatan ini lebih
menekankan pada faktor efisiensi waktu, tenaga, biaya, dan latihan
2. Aliran kerja dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu
organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan
pekerjaan.
3. Praktek–praktek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa
berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau
kontrak serikat kerja karyawan (Hakim, 2003).
Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.
Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan
mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab
suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanya ada dua kegiatan utama
dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan
tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.
Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.
Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang
juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis
pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan
kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang
kondusif (Sastrohadiwiryo,2002).
Menurut Marwansyah (2010:3), manajemen sumber daya manusia dapat diartikan
sebagai pendayagunaan sumber daya manusia di dalam organisasi, yang dilakukan
melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,
pengembangan sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan karir,
pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan
hubungan industrial.
Fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia, menurut Flippo (1994) secara
garis besar dibagi dua, yaitu fungsi-fungsi manajemen dan fungsi-fungsi operasional.
Fungsi-fungsi tersebut di antaranya :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengendalian
5. Pengadaan tenaga kerja
6. Pengembangan
7. Kompensasi
8. Integrasi
9. Pemeliharaan
10. Pemisahan (separation)
Suhartatik adalah Kepala Tata Usaha di SMPN 2 Rambipuji. Tugas utama
yang dijalankannya adalah sebagai Ketua Tata Usaha. Fungsi dari Ketua Tata Usaha
adalah untuk mengatur dan mengadministrasikan segala kegiatan sekolah yang juga
bertanggung jawab terhadap surat menyurat, kepagawaian, keuangan, sarana dan
prasarana, mutasi siswa, dan kearsipan. Kondisi lingkungan dalam bekerja baik dan
penuh kekeluargaan. Beliau tidak menghadapi tuntutan mental, emosi, ataupun fisik.
Tantangan yang dihadapi dalam menjalani tugas sebagai Ketua Tata Usaha adalah :
Kekurangan staf yang sudah PNS karena sudah kurang lebih 20 tahun tidak pernah
ada pengangkatan pegawai; Model pelaporan yang mendadak dari atasan; dan
Ketidakfahaman wali murid terhadap kebijakan sekolah. Karena tugas yang diberikan
oleh kepala sekolah dengan pertimbangan pengalaman, dan profesionalisme dalam
bekerja yang membuat beliau dijadikan sebagai Ketua Tata Usaha. Beliau pernah
bekerja di sekolah lain sebagai PNS yaitu sebagai guru di SMP PGRI Rambipuji.
Prosedur yang telah dilalui untuk mencapai posisi ini adalah : mengagendakan
kegiatan rutin dalam bentuk program semester dan tahunan; memerikasa surat masuk
dan keluar; mengerjakan administrasi rutin.
Kewajiban tertentu yang dilakukan oleh Ketua Tata Usaha secara berkala
antara lain : membuat laporan rutin bulanan ke dinas pendidikan kabupaten;
mengajukan formasi tenaga administrasi dan tenaga guru beserta kekurangannya;
memproses kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat baik teaga kerja administrasi
maupun guru; menotulen hasil keputusan rapat. Instruksi yang bias diberikan oleh
atasan yaitu berupa : memuat surat tugas atau SPPD bagi tenaga guru atau karyawan
yang mengikuti diklat atau pelantikan; menindaklanjuti instruksi kepala sekolah
tentang berbagai kegiatan yang harus dikerjakan dan ditidaklanjuti. Beliau memiliki
beberapa staf dibawahnya. Tidak ada ketentuan pendidikan apapun dalam mencapai
posisinya saat ini. Untuk menjadi staf beliau, harus memiliki kemampuan khusus
yang antinya mereka akan ditempatkan berdasarkan kemampuan mereka masing-
masing. Pekerjaan yang sulit dilakukan yaitu mengisi identitas guru dan karyawan
beserta keluarganya di saat liburan. Terdapat beberapa alat penunjang untuk
memudahkan pekerjaan beliau, atara lain: komputer, handpjone, mesin foto copy,
mesin print, dan alat tulis.
Persyaratan yang harus dimili oleh pengganti beliau sebagai Ketua Tata Usaha
yaitu dipertimbangkan DUK, profesionalisme, dan pendidikannya telebih dahulu.
Dalam menghargai kerja keras para staf, maka beliau akan memberikan reward
berupa pujian dan hadiah, namun jika staf melakukan hal yang salah beliau akan
memberikan punishment (hukuman) berupa teguran dan penundaan kenaikan
pangkat. Target yang ingin dicapaioleh Ketua Tata Usaha adalah semua pekerjaan
selesai dengan baik dan benar. Untuk memenuhi target tersebut, jam kerja yang
diterapkan setiap hari kerja adalah dari jam 07:00 pagi sampai jam 15:00 sore.
Profil SMP NEGERI 2 RAMBIPUJI
1. Nama Sekolah : SMP Negeri 2 Rambipuji
2. Alamat : Jl. Widuri No.1 Pecoro-Rambipuji
3. Kecamatan : Rambipuji
4. Kabupate : Jember
5. Propisi : Jawa Timur
6. Nomor Telepo : ( 0331 ) 711411
7. NSS/NSM/NDS : 201052415149
8. Waktu ajar : pagi
9. Nama Kepala Sekolah : SIGIT SUYITNO, Spd, M. Pd
10. No. Telp/HP : ( 0331 ) 333604 / 081559553460
11. Kategori Sekolah : SMP
12. Tahun didirikan beroperasi : 1983
13. Tahun Beroperasi : 1983
14. Kepemilikan Tanah : Milik pemerintah
a. Luas Tanah/Status Tanah : 15.125 Sertifikat Hak Milik (SHM)
b. Luas Bangunan : 1.880
15. Rekening Rutin Sekolah :
a. Nomor :
b. Atas nama : SMPN 2 Rambipuji
c. Nama Bank dan cabang :
PROGRAM KERJA KEPALA TATA USAHA
TAHUN PELAJARAN 2015 / 2016
I. PROGRAM UMUM
1. Menyusun Program Kerja Tata Usaha Sekolah
2. Melaksanakan Urusan Keuangan Sekolah
3. Melaksanakan Urusan Perlengkapan/Inventaris Sekolah dan
Pemeliharaan Gedung serta pemeliharaan Inventaris Sekolah
4. Melaksanakan Urusan Kepegawaian
5. Melaksanakan Urusan Kurikulum
6. Melaksanakan Urusan Kesiswaan
7. Melaksanakan Urusan Surat menyurat
8. Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah
9. Membagi Tugas Pegawai tata Usaha sekolah
10. Menyusun dan menyajikan dan statistik sekoalh
11. Membagi Tugas Pegawai Tata Usaha Sekolah
12. Mengawasi dan menilai prestasi kerja Pegawai Tata Usaha sekolah
13. Mengkoordinasikan Pelaksanaan 7 K
14. Menyusun pelaksanaan kegiatan pengurusan Ketata Usahaan Sekolah
secara berkala
15. Melaksanakan Tugas lain yang diberikan oleh atasan
II. PROGRAM KHUSUS
A. Kegiatan harian
1. Memeriksa daftar hadir Pegawai Tata Usaha
2. Memeriksa surat – menyurat
3. Mengawasi dan memantau kehadiran Pegawai Tata Usaha Sekolah
B. Kegiatan Mingguan
1. Upacara bendera tiap hari Senin
2. Gotong royong tiap hari jumat
C. Kegiatan Bulanan
1. Menyelesaikan SPP gaji dan Pembayaran gaji
2. Merekap daftar hadir Guru dan pegawai
3. Laporan / SPJ keuangan rutin dan gaji
4. Laporan mutasi siswa
D. Kegiatan Triwulan
1. Laporan mutasi barang inventaris
2. Laporan pemeriksaan keuangan
E. Kegiatan Semester
1. Menyiapkan test semester
2. Membuat dan mengisi statistic keadaan guru dan pegawai serta keadaan
siswa
F. Kegiatan Tahunan
1. Membuat daftar nominative bagi siswa yang mengikuti ujian
2. Membuat daftar induk siswa
3. Membuat buku klepper
4. Membuat daftar kelas
5. Membuat absen kelas
6. Membuat daftar niali kelas
7. Membuat jurnal kelas
8. Membuat dan mengisi statistik keadaan guru, pegawai Tata Usaha dan
keadaan siswa
9. Membuat laporan Guru, Pegawai dan Siswa
10. Membuat isian untuk kelas I baru
11. Membuat laporan Daftar Urut kepangkatan ( DUK )
12. Menyusun Program Kerja tata Usaha Sekolah
13. Menyiapkan daftar pelajaran siswa
14. Membuat rekap daftar hadir guru dan pegawai
15. Menyiapkan UN / US dan kenaikan kelas
16. Menyiapkan penerimaan siswa baru
17. Menyiapkan dan membuat daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan
( DP3 )
18. Perbaikan dan pengecekan gedung
19. Mengevaluasi kegiatan pelaksanaan pegawai tata usaha
20. Rekreasi
A. Uraian Tugas Kepala Tata Usaha, yaitu:
1. Menyusun program kerja Tata Usaha
2. Mengkoordinir tugas-tugas tata usaha
3. Membina dan mengembangkan tugas-tugas ketatausahaan.
4. Mengatur pengurusan kepegawaian
5. Meneliti dan kemudian membuat surat, baik surat masuk maupun surat keluar
sesuai dengan disposisi/instruksi Kepala Sekolah.
6. Memantau pelaksanakan 6K.
7. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan alat-alat sekolah
8. Membantu Kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS
9. Bertanggung jawab atas penggunaan stempel sekolah.
a. TU bagian Kepegawaian
1. Menangani setiap mutasi kepegawaian yang menyangkut tentang
pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan tingkat, perubahan gaji,
pemberhentian dan mutasi lain baik untuk guru maupun karyawan.
2. Mengerjakan buku induk pegawai.
3. Mengurusi presensi guru dan karyawan.
4. Membuat daftar urutan kepangkatan (DUK)
5. Mengurus SK GTT dan PTT.
6. Menyusun data dan laporan kepegawaian.
7. Membantu proses tentang penetapan angka kredit.
8. Melaksanakan kearsipan personal kepegawaian
b. TU bagian Inventaris barang/Logistik
1. Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan serta menginventarisasikan
barang/barang-barang milik sekolah.
2. Menyiapkan dan mengerjakan buku induk inventaris maupun non inventaris
lengkap dengan nomor dan kode masing-masing barang.
3. Menjaga dan memelihara alat-alat dan barang-barang inventaris sekolah
4. Mengajukan kebutuhan keutuhan barang-barang inventaris umum.
5. Mengerjakan/membuat laporan mengenai barang-barang inventaris
6. Mengurus peralatan rumah tangga dan alat-alat gudang
7. Menerima dan menyimpan barang belanja kantor ke gudang
8. Membuat laporan barang habis pakai berkala
9. Koordinator bagian kebersihan
10. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan
langsung
c. TU bagian keuangan
2. Mengurus dan menangani gaji guru dan karyawan
3. Mengelola anggaran belanja sekolah khususnya belanja rutin meliputi
menerima, membukukan, menyimpan, membayar dan
mepertanggungjawabkan.
4. Mengerjakan kuisioner maupun data lain yang berkaitan dengan keuangan
sekolah.
5. Membantu penyusunan RAPBS.
6. Melaporkan SPT tahunan baik sekolah maupun guru dan karyawan.
7. Membantu menerima tugas pembayaran yang lain.
8. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan
langsung
d. TU Kesiswaan
2. Mengurus/mengerjakan buku induk siswa.
3. Menyiapkan dan mengisi buku klaper.
4. Mengurusi presensi siswa dan jurnal kelas
5. Mengerjakan leger nilai.
6. Membuat data statistic dan rekapitulasi siswa tiap bulan
7. Mengelola administrasi beasiswa
8. Menangani pengarsipan dokumen kesiwaan
9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan
langsung
e. TU Persuratan
1. Menangani buku agenda masuk dan keluar.
2. Menangani surat masuk dan keluar
3. Menangani pengarsipan surat/dokumen sekolah sesuai dengan kode
persuratan.
4. Mendistribusikan surat undangan baik guru, karyawan dan kesiswaan
5. Menangani penerimaan wesel
6. Menerima dan melayani tamu sekolah
7. Melayani legalisasi
8. Pengetikan persuratan dan membantu operator komputer
9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan
langsung
BAB III. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil pembahasan yang telah didapatkan dan dijelaskan diatas
dapat disimpulkan bahwa:
Desain pekerjaan dibuat oleh suatu instansi untuk mengatur tugas-tugas yang
tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan
yang baik dalam melaksanakan tugas tersebut demi mencapai tujuan dari suatu
instansi. Analisis pekerjaan sangat penting untuk menempatkan tenaga kerja pada
posisi yang tepat berdasarkan kemampuan dan keahliannya sehingga tenaga kerja
tersebut dapat melakukan pekerjaannya secara optimal, dan menciptakan kondisi
yang kondusif dan efisien dalam tempat kerja. Manajemen sumber daya manusia
adalah pemanfaatan sumber daya manusia di dalam suatu organisasi, yang dilakukan
melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,
pengembangan sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan karir,
pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan
hubungan industrial. Pada struktur organisasi Tata Usaha SMPN 2 Rambipuji telah
menerapkan fungsi-fungsi dari manajemen sumber daya manusia serta analisis
pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian sumber daya yang ada,
sehingga target yang diinginkan oleh Tata Usaha SMPN 2 Rambipuji telah tercapai
serta dapat mengembangkan potensi sekolah untuk lebih unggul lagi dalam bidang
prestasi akademik maupun non akademik.
DAFTAR PUSTAKA
Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks.
Flippo, Edwin. B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta:
Erlangga.
Hakim, M. Hasibuan. 2003. Manajemen Sumberdaya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara
Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua. Bandung:
Alfabeta.
Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:
Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.
Siagian, S. P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Usman, Husaini. 2009. Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Jakarta:
Bumi Aksara.
https://alfiyah90.wordpress.com/2013/03/20/tugas-pokok-dan-fungsi-tata-usaha-
sekolahmadrasah/
http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/28072/Chapter
%20II.pdf;jsessionid=E9A97E4763306F0FE5812650FC74F50E?sequence=4
ftp://ftp.unm.ac.id/permendiknas-2008/24-2008.pdf
http://jetjetsemut.blogspot.com/2015/01/daftar-uraian-tugas-tata-usaha-sekolah.html
Lampiran
1. Struktur Organisasi SMPN 2 Rambipuji
2. Denah SMPN 2 Rambipuji