DESAIN dan ANALISIS PEKERJAAN STRUKTUR ORGANISASI TATA

USAHA SMPN 2 RAMBIPUJI

PAPER MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Disusun sebagai Pemenuhan Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia

Oleh:

JURUSAN BIOLOGI

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS JEMBER

2015

Nama : Lidia Maziyyatun

Nikmah

NIM : 131810401035

Jurusan : Biologi

BAB I. PENDAHULUAN

Menurut Sutarto (dalam Usman, 2009:146) organisasi adalah kumpulan orang,

proses pembagian kerja, dan sistem kerja sama atau sistem sosial. Defenisi yang

dikemukakan Sutarto menekankan kepada tiga hal yaitu (1) adanya kumpulan orang,

(2) ada proses pembagian kerja antara orang-orang tersebut, dan (3) ada sistem

kerjasama atau sistem sosial di antara orang-orang tersebut.Dalam mencapai

tujuannya, organisasi memerlukan berbagai macam sumber daya. Mulai dari sumber

daya manusia, peralatan, mesin, keuangan, dan sumber daya informasi.

Sumber daya manusia sebagai salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi

memegang peranan yang penting dalam keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.

Sumber daya manusia menggunakan sumber daya-sumber daya lain yang dimiliki

oleh organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Sumber daya manusia adalah

penduduk yang siap, mau dan mampu memberikan sumbangan terhadap usaha

mencapai tujuan organisasional. Dalam ilmu kependudukan, konsep sumber daya

manusia ini dapat disejajarkan dengan konsep tenaga kerja (manpower) yang meliputi

angkatan kerja (labor force) dan bukan angkatan kerja. Angkatan kerja yang bekerja

disebut juga dengan pekerja (Siagian, 1995)

Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan

mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab

suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanya ada dua kegiatan utama

dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan

tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk

mencapai tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan

yang ada di perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para

anggotanya. Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas

organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over,

dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan

baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain

pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang

mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi. Dalam sebuah instansi

perlu adanya pengumpulan informasi tentang operasi dan tanggung jawab suatu

pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam. Dan terdapat pembagian tugas dan

fungsi masing-masing pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh

masing-masing anggota. Serta menyusun suatu organiasasi yang saling berinteraksi

dan saling bekerja sama sehingga tujuan dari organisme dapat tercapai dengan efektif

dan efisien.

BAB II. PEMBAHASAN

Desain pekerjaan menguraikan cakupan, kedalaman, dan tujuan dari setiap

pekerjaan yang membedakan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang

lainnya. Tujuan pekerjaan dilaksanakan melalui analisis kerja, dimana para menejer

menguraiakan pekerjaan sesuai dengan aktifitas yang dituntut agar membuahkan

hasil. Desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur tugas-tugas yang

tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan

yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari

perusahaan (Dessler, 2006).

Unsur organisasi terdiri dari :

1. Pendekatan mekanik berupaya mengidentifikasi setiap tugas dalam suatu

pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga. Hasil pengumpulan

identifikasi tugas akan menentukan spesialisasi. Pendekatan ini lebih

menekankan pada faktor efisiensi waktu, tenaga, biaya, dan latihan

2. Aliran kerja dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu

organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan

pekerjaan.

3. Praktek–praktek kerja yaitu pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, ini bisa

berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau

kontrak serikat kerja karyawan (Hakim, 2003).

Analisis pekerjaan merupakan bagian dari perencanaan sumber daya manusia.

Menurut Flippo (1994), “Analisis pekerjaan adalah proses mempelajari dan

mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan operasi dan tanggung jawab

suatu pekerjaaan tertentu.” Flippo menekankan bahwasanya ada dua kegiatan utama

dalam analisis pekerjaan, yaitu mengumpulkan informasi tentang operasi dan

tanggung jawab suatu pekerjaan dan mempelajarinya lebih mendalam.

Analisis pekerjaan penting dilakukan sebelum diadakan perekrutan tenaga kerja.

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dengan mengadakan analisis pekerjaan, yang

juga merupakan tujuan dari dilakukannya analisis jabatan. Adapun tujuan analisis

pekerjaan yaitu, (1) memperoleh tenaga kerja pada posisi yang tepat, (2) memberikan

kepuasan pada diri tenaga kerja, (3) menciptakan iklim dan kondisi kerja yang

kondusif (Sastrohadiwiryo,2002).

Menurut Marwansyah (2010:3), manajemen sumber daya manusia dapat diartikan

sebagai pendayagunaan sumber daya manusia di dalam organisasi, yang dilakukan

melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,

pengembangan sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan karir,

pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan

hubungan industrial.

Fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia, menurut Flippo (1994) secara

garis besar dibagi dua, yaitu fungsi-fungsi manajemen dan fungsi-fungsi operasional.

Fungsi-fungsi tersebut di antaranya :

1. Perencanaan

2. Pengorganisasian

3. Pengarahan

4. Pengendalian

5. Pengadaan tenaga kerja

6. Pengembangan

7. Kompensasi

8. Integrasi

9. Pemeliharaan

10. Pemisahan (separation)

Suhartatik adalah Kepala Tata Usaha di SMPN 2 Rambipuji. Tugas utama

yang dijalankannya adalah sebagai Ketua Tata Usaha. Fungsi dari Ketua Tata Usaha

adalah untuk mengatur dan mengadministrasikan segala kegiatan sekolah yang juga

bertanggung jawab terhadap surat menyurat, kepagawaian, keuangan, sarana dan

prasarana, mutasi siswa, dan kearsipan. Kondisi lingkungan dalam bekerja baik dan

penuh kekeluargaan. Beliau tidak menghadapi tuntutan mental, emosi, ataupun fisik.

Tantangan yang dihadapi dalam menjalani tugas sebagai Ketua Tata Usaha adalah :

Kekurangan staf yang sudah PNS karena sudah kurang lebih 20 tahun tidak pernah

ada pengangkatan pegawai; Model pelaporan yang mendadak dari atasan; dan

Ketidakfahaman wali murid terhadap kebijakan sekolah. Karena tugas yang diberikan

oleh kepala sekolah dengan pertimbangan pengalaman, dan profesionalisme dalam

bekerja yang membuat beliau dijadikan sebagai Ketua Tata Usaha. Beliau pernah

bekerja di sekolah lain sebagai PNS yaitu sebagai guru di SMP PGRI Rambipuji.

Prosedur yang telah dilalui untuk mencapai posisi ini adalah : mengagendakan

kegiatan rutin dalam bentuk program semester dan tahunan; memerikasa surat masuk

dan keluar; mengerjakan administrasi rutin.

Kewajiban tertentu yang dilakukan oleh Ketua Tata Usaha secara berkala

antara lain : membuat laporan rutin bulanan ke dinas pendidikan kabupaten;

mengajukan formasi tenaga administrasi dan tenaga guru beserta kekurangannya;

memproses kenaikan gaji berkala dan kenaikan pangkat baik teaga kerja administrasi

maupun guru; menotulen hasil keputusan rapat. Instruksi yang bias diberikan oleh

atasan yaitu berupa : memuat surat tugas atau SPPD bagi tenaga guru atau karyawan

yang mengikuti diklat atau pelantikan; menindaklanjuti instruksi kepala sekolah

tentang berbagai kegiatan yang harus dikerjakan dan ditidaklanjuti. Beliau memiliki

beberapa staf dibawahnya. Tidak ada ketentuan pendidikan apapun dalam mencapai

posisinya saat ini. Untuk menjadi staf beliau, harus memiliki kemampuan khusus

yang antinya mereka akan ditempatkan berdasarkan kemampuan mereka masing-

masing. Pekerjaan yang sulit dilakukan yaitu mengisi identitas guru dan karyawan

beserta keluarganya di saat liburan. Terdapat beberapa alat penunjang untuk

memudahkan pekerjaan beliau, atara lain: komputer, handpjone, mesin foto copy,

mesin print, dan alat tulis.

Persyaratan yang harus dimili oleh pengganti beliau sebagai Ketua Tata Usaha

yaitu dipertimbangkan DUK, profesionalisme, dan pendidikannya telebih dahulu.

Dalam menghargai kerja keras para staf, maka beliau akan memberikan reward

berupa pujian dan hadiah, namun jika staf melakukan hal yang salah beliau akan

memberikan punishment (hukuman) berupa teguran dan penundaan kenaikan

pangkat. Target yang ingin dicapaioleh Ketua Tata Usaha adalah semua pekerjaan

selesai dengan baik dan benar. Untuk memenuhi target tersebut, jam kerja yang

diterapkan setiap hari kerja adalah dari jam 07:00 pagi sampai jam 15:00 sore.

Profil SMP NEGERI 2 RAMBIPUJI

1. Nama Sekolah : SMP Negeri 2 Rambipuji

2. Alamat : Jl. Widuri No.1 Pecoro-Rambipuji

3. Kecamatan : Rambipuji

4. Kabupate : Jember

5. Propisi : Jawa Timur

6. Nomor Telepo : ( 0331 ) 711411

7. NSS/NSM/NDS : 201052415149

8. Waktu ajar : pagi

9. Nama Kepala Sekolah : SIGIT SUYITNO, Spd, M. Pd

10. No. Telp/HP : ( 0331 ) 333604 / 081559553460

11. Kategori Sekolah : SMP

12. Tahun didirikan beroperasi : 1983

13. Tahun Beroperasi : 1983

14. Kepemilikan Tanah : Milik pemerintah

a. Luas Tanah/Status Tanah : 15.125 Sertifikat Hak Milik (SHM)

b. Luas Bangunan : 1.880

15. Rekening Rutin Sekolah :

a. Nomor :

b. Atas nama : SMPN 2 Rambipuji

c. Nama Bank dan cabang :

PROGRAM KERJA KEPALA TATA USAHA

TAHUN PELAJARAN 2015 / 2016

I. PROGRAM UMUM

1. Menyusun Program Kerja Tata Usaha Sekolah

2. Melaksanakan Urusan Keuangan Sekolah

3. Melaksanakan Urusan Perlengkapan/Inventaris Sekolah dan

Pemeliharaan Gedung serta pemeliharaan Inventaris Sekolah

4. Melaksanakan Urusan Kepegawaian

5. Melaksanakan Urusan Kurikulum

6. Melaksanakan Urusan Kesiswaan

7. Melaksanakan Urusan Surat menyurat

8. Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah

9. Membagi Tugas Pegawai tata Usaha sekolah

10. Menyusun dan menyajikan dan statistik sekoalh

11. Membagi Tugas Pegawai Tata Usaha Sekolah

12. Mengawasi dan menilai prestasi kerja Pegawai Tata Usaha sekolah

13. Mengkoordinasikan Pelaksanaan 7 K

14. Menyusun pelaksanaan kegiatan pengurusan Ketata Usahaan Sekolah

secara berkala

15. Melaksanakan Tugas lain yang diberikan oleh atasan

II. PROGRAM KHUSUS

A. Kegiatan harian

1. Memeriksa daftar hadir Pegawai Tata Usaha

2. Memeriksa surat – menyurat

3. Mengawasi dan memantau kehadiran Pegawai Tata Usaha Sekolah

B. Kegiatan Mingguan

1. Upacara bendera tiap hari Senin

2. Gotong royong tiap hari jumat            

C. Kegiatan Bulanan

1. Menyelesaikan SPP gaji dan Pembayaran gaji

2. Merekap daftar hadir Guru dan pegawai

3. Laporan / SPJ keuangan rutin dan gaji

4. Laporan mutasi siswa

D. Kegiatan Triwulan

1. Laporan mutasi barang inventaris

2. Laporan pemeriksaan keuangan

E. Kegiatan Semester

1. Menyiapkan test semester

2. Membuat dan mengisi statistic keadaan guru dan pegawai serta keadaan

siswa

F. Kegiatan Tahunan

1. Membuat daftar nominative bagi siswa yang mengikuti ujian

2. Membuat daftar induk siswa

3. Membuat buku klepper

4. Membuat daftar kelas

5. Membuat absen kelas

6. Membuat daftar niali kelas

7. Membuat jurnal kelas

8. Membuat dan mengisi statistik keadaan guru, pegawai Tata Usaha dan

keadaan siswa

9. Membuat laporan Guru, Pegawai dan Siswa

10. Membuat isian untuk kelas I baru

11. Membuat laporan Daftar Urut kepangkatan ( DUK )

12. Menyusun Program Kerja tata Usaha Sekolah

13. Menyiapkan daftar pelajaran siswa

14. Membuat rekap daftar hadir guru dan pegawai

15. Menyiapkan UN / US dan kenaikan kelas

16. Menyiapkan penerimaan siswa baru

17. Menyiapkan dan membuat daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan

( DP3 )

18. Perbaikan dan pengecekan gedung

19. Mengevaluasi kegiatan pelaksanaan pegawai tata usaha

20. Rekreasi 

A. Uraian Tugas Kepala Tata Usaha, yaitu:

1. Menyusun program kerja Tata Usaha

2. Mengkoordinir tugas-tugas tata usaha

3. Membina dan mengembangkan tugas-tugas ketatausahaan.

4. Mengatur pengurusan kepegawaian

5. Meneliti dan kemudian membuat surat, baik surat masuk maupun surat keluar

sesuai dengan disposisi/instruksi Kepala Sekolah.

6. Memantau pelaksanakan 6K.

7. Mengawasi dan mengendalikan penggunaan alat-alat sekolah

8. Membantu Kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS

9. Bertanggung jawab atas penggunaan stempel sekolah.

a. TU bagian Kepegawaian

1. Menangani setiap mutasi kepegawaian yang menyangkut tentang

pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan tingkat, perubahan gaji,

pemberhentian dan mutasi lain baik untuk guru maupun karyawan.

2. Mengerjakan buku induk pegawai.

3. Mengurusi presensi guru dan karyawan.

4. Membuat daftar urutan kepangkatan  (DUK)

5. Mengurus SK GTT dan PTT.

6. Menyusun data dan laporan kepegawaian.

7. Membantu proses tentang penetapan angka kredit.

8. Melaksanakan kearsipan personal kepegawaian

b. TU bagian Inventaris barang/Logistik

1. Melaksanakan penerimaan dan penyimpanan serta menginventarisasikan

barang/barang-barang milik sekolah.

2. Menyiapkan dan mengerjakan buku induk inventaris maupun non inventaris

lengkap dengan nomor dan kode masing-masing barang.

3. Menjaga dan memelihara alat-alat dan barang-barang inventaris sekolah

4. Mengajukan kebutuhan keutuhan barang-barang inventaris umum.

5. Mengerjakan/membuat laporan mengenai barang-barang inventaris

6.  Mengurus peralatan rumah tangga dan alat-alat gudang

7. Menerima dan menyimpan barang belanja kantor ke gudang

8. Membuat laporan barang habis pakai berkala

9. Koordinator bagian kebersihan

10.  Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan

langsung

c. TU bagian keuangan

2. Mengurus dan menangani gaji guru dan karyawan

3. Mengelola anggaran belanja sekolah khususnya belanja rutin meliputi

menerima, membukukan, menyimpan, membayar dan

mepertanggungjawabkan.

4. Mengerjakan kuisioner maupun data lain yang berkaitan dengan keuangan

sekolah.

5. Membantu penyusunan RAPBS.

6. Melaporkan SPT tahunan baik sekolah maupun guru dan karyawan.

7. Membantu menerima tugas pembayaran yang lain.

8. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan

langsung

d. TU Kesiswaan

2. Mengurus/mengerjakan buku induk siswa.

3. Menyiapkan dan mengisi  buku klaper.

4. Mengurusi presensi siswa dan jurnal kelas

5. Mengerjakan leger nilai.

6. Membuat data statistic dan rekapitulasi  siswa tiap bulan

7. Mengelola administrasi beasiswa

8. Menangani pengarsipan dokumen kesiwaan

9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan

langsung

e. TU Persuratan

1. Menangani buku agenda masuk dan keluar.

2. Menangani surat masuk dan keluar

3. Menangani pengarsipan surat/dokumen sekolah sesuai dengan kode

persuratan.

4. Mendistribusikan surat undangan baik guru, karyawan dan kesiswaan

5. Menangani penerimaan wesel

6. Menerima dan melayani tamu sekolah

7. Melayani legalisasi

8. Pengetikan persuratan dan membantu operator komputer

9. Membantu dan melaksanakan tugas lain yang relevan yang diberikan atasan

langsung

BAB III. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pembahasan yang telah didapatkan dan dijelaskan diatas

dapat disimpulkan bahwa:

Desain pekerjaan dibuat oleh suatu instansi untuk mengatur tugas-tugas yang

tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan

yang baik dalam melaksanakan tugas tersebut demi mencapai tujuan dari suatu

instansi. Analisis pekerjaan sangat penting untuk menempatkan tenaga kerja pada

posisi yang tepat berdasarkan kemampuan dan keahliannya sehingga tenaga kerja

tersebut dapat melakukan pekerjaannya secara optimal, dan menciptakan kondisi

yang kondusif dan efisien dalam tempat kerja. Manajemen sumber daya manusia

adalah pemanfaatan sumber daya manusia di dalam suatu organisasi, yang dilakukan

melalui fungsi-fungsi perencanaan sumber daya manusia, rekrutmen dan seleksi,

pengembangan sumber daya manusia, perencanaan dan pengembangan karir,

pemberian kompensasi dan kesejahteraan, keselamatan dan kesehatan kerja, dan

hubungan industrial. Pada struktur organisasi Tata Usaha SMPN 2 Rambipuji telah

menerapkan fungsi-fungsi dari manajemen sumber daya manusia serta analisis

pekerjaan yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian sumber daya yang ada,

sehingga target yang diinginkan oleh Tata Usaha SMPN 2 Rambipuji telah tercapai

serta dapat mengembangkan potensi sekolah untuk lebih unggul lagi dalam bidang

prestasi akademik maupun non akademik.

DAFTAR PUSTAKA

Dessler, G. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Indeks.

Flippo, Edwin. B. 1994. Manajemen Personalia: Edisi Keenam, Jilid 1. Jakarta:

Erlangga.

Hakim, M. Hasibuan. 2003. Manajemen Sumberdaya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

Marwansyah. 2010. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Kedua. Bandung:

Alfabeta.

Sastrohadiwiryo, B. Siswanto. 2002. Manajemen Tenaga Kerja Indonesia:

Pendekatan Administratif dan Operasional. Jakarta: Bumi Aksara.

Siagian, S. P. 1995. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.

Usman, Husaini. 2009. Manajemen: Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan. Jakarta:

Bumi Aksara.

https://alfiyah90.wordpress.com/2013/03/20/tugas-pokok-dan-fungsi-tata-usaha-

sekolahmadrasah/

http://repository.usu.ac.id/bitstream/handle/123456789/28072/Chapter

%20II.pdf;jsessionid=E9A97E4763306F0FE5812650FC74F50E?sequence=4

ftp://ftp.unm.ac.id/permendiknas-2008/24-2008.pdf

http://jetjetsemut.blogspot.com/2015/01/daftar-uraian-tugas-tata-usaha-sekolah.html

Lampiran

1. Struktur Organisasi SMPN 2 Rambipuji

2. Denah SMPN 2 Rambipuji