lean management - iknow

Professional • Care • Accountable

LEAN MANAGEMENT

speakerTim Lean ManagementPT Pelindo Husada Citra

Tujuan Pembelajaran Peserta mampu merencanakan dan melaksanakan

pekerjaan secara efektif dan efisien Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan

analisis untuk menyelesaikan masalah Peserta mampu menjelaskan peran lean management

dalam kendali mutu dan biaya perusahaan


Tim Lean Management

RUANG LINGKUP / SASARAN

1. PT. Pelindo Husada Citra

2. Rumah Sakit PHC Surabaya

3. Klinik PHC Semarang

4. Klinik PHC Surabaya & Banjarmasin

Tim Lean Management

STRUKTUR TIM LEAN MANAJEMEN PT.PHC

JABATAN NAMA UNIT KERJA

Pelindung / Pengarah President Director PT. Pelindo Husada Citra

Ketua Aprillia Laksmi Palupi Risk & Quality Management

Sekretaris Dika Febriany Wahyu Utami Procurement

Anggota drg Sinta Mayasari Customer Care

Rahayu Susiana Inpatient

Noor Wendo Internal Audit

Siti Nurhidayati Human Capital

Nur Hayati Ningsih Nursing

Betty Lustigkes AJ Medical

Achmad Subiantoro Hospital Administration

Erwin Pramasatya Sabatini Information Technology

Jihan Anfa Human Capital

Novi Dwi Ira Suryani Human Capital

SPPT Tim Lean No. Um.5.02.SPPT/9/18/PT.PHC-2020 ; 13 Maret 2020

Tim Lean Management

• Critical issue in global healthcare

• Di era JKN rumah sakit mengalami perubahan dalam system

pembayaran From FEE for Service to PROSPECTIVE

PAYMENT SISTEM

• Target layanan bagi rumah sakit swasta dari Middle-up market

Middle - low

• RS harus tetap untung dengan kondisi pembayaran klaim yang

minim & tersendat, shg salah satu upaya adalah

penghematan/ efisiensi di segala bidang

LATAR BELAKANG

Tim Lean Management

MULAI DARI MANA???

BENTUK KEGIATAN LEAN ITU SEPERTI APA???

BERAPA LAMA WAKTU

IMPLEMENTASI?

SIAPA YANG HARUS DIAJAK MELAKUKAN LEAN??

9/9/2020 7Tim Lean Management

Sebuah pendekatan strategi bahkan filosofi dengan dua prinsip utama yaitu :

1. Eleminasi kegiatan tanpa nilai manfaat ( Elemination of waste ) dan

2. Menghargai pegawai (Respect to people).

LEAN Management

Tim Lean Management

LEAN Healthcare

R I N G K A S

• Eliminasi pemborosan dalam setiap bidang kegiatan dengan

tujuan mengurangi persediaan, siklus waktu layanan, dan biaya,

sehingga pada akhirnya pelayanan pasien bermutu tinggi dapat

diberikan dengan cara se-efisien, se-efektif, dan se-responsif

mungkin, sementara tetap mempertahankan nilai ekonomis

organisasi (Doss dan Orr, 2007)

Tim Lean Management

LEAN Management Tools

Diagram Proses (Value Stream Mapping) Pemetaan alur produksi

maupun alur informasi untuk memproduksi produk yang bermutu

KAIZEN (Continuous Improvement) Suatu perbaikan yang dilakukan

mandiri dari pelaksana di area kerja masing-masing secara berkelanjutan dan tidak

terhenti sampai yang diinginkan tercapai untuk mengurangi pemborosan

Budaya 5R Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Visual Management Membuat masalah lebih mudah terlihat, mudah

dilihat agar dapat segera dicari solusinya (kartu ide kaizen, papan kaizen, dll)

T i m L e a n M a n a g e m e n t

KerjakanMelakukan apa yang telah

direncanakan dan dicanangkan

RencanakanMeletakkan sasaran dan proses yang dibutuhkan untuk memberikan hasil

yang sesuai

CheckMenguji hasil perbaikan

yang telah dikerjakan

Tindak LanjutiStandarisasi Hasil Perbaikan sehingga dapat dipergunakan

secara berkesinambungan Act Plan

DoCheck

Konsep - Plan Do Check Act (PDCA)

PDCA banyak dipergunakan untuk menemukan dan menentukan Akar Masalah, sehingga Solusi Pemecahan Masalah tepat dan akurat

5 R Sebagai Alat Bantu


Ringkas

Rapi

Resik

Rawat

Rajin

Tim Lean Management

Implementasi

BUDAYA 5R

Tim Lean Manajemen PT.PHC

SK.Direksi PT.PHC No: Um.5.02.SPPT/11/9/PT.PHC-2019, Tgl. 07 Mei 2019

di Lingkungan PT. Pelindo Husada Citra

2Tim Lean Management

MULAI DARI MANA???

BENTUK KEGIATAN 5R ITU SEPERTI

APA???BERAPA LAMA

WAKTU IMPLEMENTASI?

SIAPA YANG HARUS DIAJAK

MELAKUKAN 5R??

Tujuan Pembelajaran

1

Konsep 5R2

Tahapan 5R

Dampak 5R

Pelaksanaan 5R

Materi3

4Program 5R

5

6

Tim Lean Management

Tim Lean Management

5 R

Penerapan Prinsip 5R

1. Menciptakan kepedulian dan pemahaman dasar-dasar 5R

2. Meningkatkan pengetahuan tentang konsep dan teknik 5R

3. Mengimplementasikan secara bertahap prinsip dan teknik 5R di lingkungan kerja

4. Meningkatkan produktivitas dan efisiensi di tempat kerja

Tujuan Pembelajaran

1

Bagaimana Penerapan 5 R ???

Tim Lean Management

MULAI DARI

MANA???SIAPA YANG

HARUS DIAJAK

MELAKUKAN 5R??

BENTUK KEGIATAN 5R ITU SEPERTI APA???

Tim Lean Management

Apa itu 5R???

5R adalah kependekan dari Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan

Rajin

5R adalah suatu cara (metode) untuk mengatur mengelola

tempat kerja menjadi tempat kerja yang lebih baik secara berkelanjutan.

2. KENAL KONSEP 5R

Tim Lean Management

Kenapa harus 5R???

R Efisiensi meningkat dengan mengatasi kesemrawutan di ruang kerja

yang sangat terorganisir dengan baik

R Memudahkan dalam mengidentifikasi alat dan komponen yanyg

diperlukan

R Set-up time berkurang karena organisasi peralatan secara jelas

diberi label dan sangat terlihat secara visual

R Pekerjaan akan lebih mudah

R Kualitas ditingkatkan karena cara standar atau pemeliharaan kerja

R Meningkatkan keselamatan karena penghapusan kesemrawutan

yang menciptakan bahaya

Tim Lean Management

Tidak menyalahkan

Membangun partisipasi

Tidak ada satupun ide yang jelek

Tim Lean Management

RINGKAS adalah

RINGKAS artinya :

• Memilah barang yg diperlukan & tidak diperlukan

• Memilah barang yang rusak & yg masih dapat digunakan

• Memilah barang yg harus dibuang atau tidak

• Memilah barang yang sering atau jarang digunakan

www.cakrawijaya.com

Tim Lean Management

www.cakrawijaya.com

Tim Lean Management

RAPI adalah

Setiap item yang diperlukan di area kerja memiliki tempat penyimpanannya dan

jelas status keberadaannya.

RAPI artinya :

• Menata/ mengurutkan peralatan/barang berdasarkan alur proses kerja

• Menata/ mengurutkan peralatan/ barang berdasarkan keseringan

penggunaannya, keseragaman, fungsi, dan batas waktu penggunaannya

• Pengaturan (pengendalian) visual spy peralatan/ barang mudah ditemukan,

teratur, dan selalu pada tempatnya

Tim Lean Management

Menciptakan sistim penyimpanan dan tata letak sarana kerja untuk menjamin

bahwa barang-barang yang diperlukan menjadi mudah dikenali dan mudah

ditemukan serta mudah dikembalikan ke kondisi standarnya

SASARAN “RAPI”

Tim Lean Management

RESIK adalah

Setiap item yang diperlukan di area kerja dalam kondisi yang optimum dan area

kerja yang bebas dari sumber kontaminasi.

RESIK artinya :

• Membersihkan tempat kerja dari dari semua kotoran, debu, dan sampah

• Menyediakan sarana dan prasarana kebersihan di tempat kerja

• Meminimalisir sumber sumber kotoran dan sampah

• Memperbarui/ memperbaiki tempat kerja yang sudah usang/ rusak

Tim Lean Management

Kendali Visual RESIK “5D”

D-dengar D-sentuh D-lihat D-hirup D-rasakan

Tim Lean Management

RAWAT adalah

Menjadikan sebagai sebuah standar yang dipelihara, dirawat, dibiasakan dan

dilakukan secara teratur

SASARAN “RAWAT”

Memperkuat 3R (Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan menghasilkan

prosedur kerja standar, menetapkan cara terbaik dari praktek pekerjaan

dan menemukan cara untuk memastikan bahwa setiap orang melakukan

dengan cara yang sama "terbaiknya"

Tim Lean Management

STANDAR PROSEDUR KERJA

Tim Lean Management

RAJIN adalah

Lakukan secara berkelanjutan, dan kembangkan perbaikan berkelanjutan bila

memungkinkan

Sasaran Penerapan “RAJIN”

• Kepemimpinan

• Sosialisasi dan Pelatihan Pegawai

• Penghargaan dan Pengakuan Manajemen terhadap pegawai yang telah

berupaya mencapai 5R perusahaan

Tim Lean Management

Dalam Penerapan 5R di area kerja, tahapan sikap kerja yang :

o DIPAKSA (Manusia pada dasarnya Malas)

o TERPAKSA (Kendali dg Sistem)

o BISA (Proses pembelajaran sampai TAHU)

o BIASA (Sikap yg TERMOTIVASI)

o BUDAYA (Perilaku yg mengarah pada KEYAKINAN)

3. TAHAPAN SIKAP 5R

4

1. RINGKAS

ü Membuang barang yg tdk perlukan

ü Pengelompokkan barang (rusak, dibuang, dipindah dll)

3. RESIK

ü Mengatur prosedur kebersihan harian termasuk penanggung jawab

2. RAPI

ü Membenahi tempat penyimpanan

ü Mengatur tata letak peralatan kerja

4. RAWAT

ü Mempertahankan dan menindaklanjuti dari ke-3 langkah sebelumnya

ü Pemeriksaan ke lapangan

PROGRAM PENERAPAN 5R

5. RAJIN

ü Pengendalian visual tempat kerjaü Menciptakan KEBIASAAN yg rajin sehingga menjadi BUDAYAü Membuat Slogan-slogan

Tim Lean Management

Tim Lean Management

Tim Lean Management

5. PELAKSANAAN 5R

Tim Lean Management

FOTO (Before) KETERANGAN

KODE 5R (0)

Tanggal 14 Juni 2017

Lokasi Pintu masuk ruang Hemodialisa

Uraian (5R)

Kursi roda pasien tidak tertata rapi Wastafel tertutup kursi roda jika pasien penuh Area kursi roda terlihat sempit Tidak ada tulisan tempat kursi roda Tidak ada penandaan area kursi roda

FOTO (After) KETERANGAN

KODE 5R (1)



Uraian (5R)

R Kursi roda pasien tertata lebih rapiR Wastafel tidak tertutup kursi rodaR Area kursi roda terlihat lebih luasR Terdapat tulisan tempat kursi roda dan

himbauan untuk melipat kursi rodaR Area kursi roda diberi pembatas/penanda

menggunakan lakban warna kuning

Foto “NOW”

KETERANGAN

KODE 5R (2)

Tanggal 11 November 2019


Uraian (5R)

R Kursi roda pasien tidak dilipat, ada kursi roda di area tunggu HD (kursi roda tidak pada tempatnya

R Wastafel tidak tertutup kursi rodaR Area kursi roda terlihat lebih luasR Terdapat tulisan tempat kursi roda dan

himbauan untuk melipat kursi rodaR Area kursi roda diberi pembatas/penanda

menggunakan lakban warna kuning

Tim Lean Management


KODE 5R (0)


Lokasi Ruang Pasien Hemodialisa

Uraian (5R)

Tensi meter tidak tertata rapi Tensi meter sering berpindah tempat/tidak

kembali ke tempat semula Inventarisasi alat tensimeter tidak dapat

dilakukan secara cepat Tidak ada penanda penempatan alat tensimeter


KODE 5R (1)



Uraian (5R)

R Tensi meter tertata rapiR Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke

tempat semula (sesuai tanda)R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya

secara cepat (inventarisasi)R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa

lakban warna kuning

Foto “NOW”

KETERANGAN

KODE 5R (2)



Uraian (5R)

R Tensi meter tertata rapiR Setelah pemakaian, tensi meter dikembalikan ke

tempat semula (sesuai tanda)R Alat tensimeter dapat di deteksi keberadaannya

secara cepat (inventarisasi)R Ada penanda tempat alat tensimeter berupa

lakban warna kuning

Tim Lean Management


KODE 5R (0)


Lokasi Alkes Counter Ruang Mirah

Uraian (5R)

Dokumen berantakan Kesulitan mencari barang yang dibutuhkan

dengan cepat Tempat alat tidak ada penanda dan identitas


KODE 5R (1)



Uraian (5R)

R Rapi dan bersihR Setiap alkes diberi identitasR Penandaan tempat alat menggunakan lakban

warna

Foto “NOW”

KETERANGAN

KODE 5R (2)



Uraian (5R)

R Rapi dan bersihR Penandaan tempat alat menggunakan

lakban warna

Menurunkan INVENTORYMenurunkan lamanya pencarian barang

Memperbaiki fungsi peralatan / mesinMengefisienkan pekerjaan

Memperbaiki suasana kerjaMeningkatkan produktivitasMembersihkan dan memeriksa mesin

Mengurangi kesemrawutan dan kecelakaan kerjaMeningkatkan disiplin

Mematuhi aturanHubungan kerja lebih baik

RAWAT

RESIK

RAPI

RINGKAS

RAJIN

6. DAMPAK IMPLEMENTASI 5R

5RProduktivitas, Mutu, Biaya, Waktu, Keselamatan kerja, Semangat kerja

SASARAN :

Tim Lean Management

Lean Journey

Tim Lean Management

Tim Lean Management


KAIZEN(CONTINUOUS IMPROVEMENT)

speakerTim Lean ManagementPT. Pelindo Husada Citra

• Peserta mampu merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan secara efektif dalam menyelesaikan pekerjaan


• Peserta mampu membiasakan inisiatif dalam bekerja

• Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis untuk menyelesaikan masalah

• Peserta mampu menjelaskan peran lean management dalam kendali mutu dan biaya perusahaan


( CONTINUOUS IMPROVEMENT)


KAIZEN INOVASI

1. Orientasi Umum 1. Orientasi pada Keahlian

2. Orientasi pada Manusia / proses 2. Orientasi pada Teknologi / hasil

3. Perhatian pada Pendalaman 3. Perhatian Lompatan Jauh

4. Dibangun dengan Teknologi yang ada 4. Cari Teknologi Baru

5. Informasi terbuka, dibagikan 5. Informasi tertutup, Perorangan

6. Kelompok Kerja 6. Individual


Manfaat KAIZEN

R Karyawan/Pegawai

1. Mampu melakukan perbaikan secara terus-menerus dengan

memunculkan ide dan memberikan aksi/tindakan perbaikan yang

bernilai bagi pasien/pelanggan.

2. Mampu berkoordinasi dan lebih komunikatif dalam mewujudkan ide

perbaikan dengan menggunakan media yang ter-visualisasi

R Perusahaan

1. Mampu mendapatkan kualitas pelayanan yang lebih baik dengan

Kendali Mutu dan Kendali Biaya

2. Menciptakan kaderisasi kepemimpinan perusahaan yang unggul

melalui penilaian kinerja pegawai secara langsung.


LEAN (No 3M)

Muri

Mura

Muda

Biaya Rendah / Tanpa Biaya

Mengurangi/menghilangkan DOWNTIME

Terukur dengan satuan

Mengutamakan kreatifitas pemilik proses /pelaksana dalam menyelesaikan masalah


MUDA (8 Waste/Pemborosan)

D O W N

T I M E

Tim Lean Management

DEFECTSv Mengulang pekerjaan akibat terjadi kesalahan terkait masalah kualitas atau

peralatan

AREA NON-KLINIS

• Salah ketik Surat Rujukan

• Salah mencetak surat tagihan

• Informasi tidak akurat

AREA KLINIS

• Salah pemberian obat

• Infeksi nosokomial

• Pasien jatuh

Tim Lean Management

OVER-PRODUKSIv Memproduksi lebih awal atau lebih cepat dari yang diperlukan proses berikutnya

AREA KLINIS

• Meminta pemeriksaan lab lengkap tanpa melihat kebutuhan

spesifik pasien

• Meminta darah berlebihan untuk operasi kecil dan sedang

• Obat tidak terpakai dan dikembalikan ke farmasi

AREA NON-KLINIS

• Mencetak copy surat terlalu banyak

• Memfotokopi KTP & KK pasien di setiap titik pelayanan

Tim Lean Management

WAITINGv Penundaan waktu, saat tidak terjadi aktivitas apapun

AREA KLINIS

• Pasien menunggu dokter, pasien menunggu obat

• Dokter bedah menunggu pasien diantar dari rawat inap

• Pasien menunggu obat pulang

AREA NON-KLINIS

• Surat pengadaan/pesanan menunggu persetujuan tanda

tangan Direktur/Pimpinan

• Menunggu proses loading aplikasi SIRS di komputer

Tim Lean Management

NON UTILIZED TALENTv Pemanfaatan pegawai yang tidak sesuai dengan kompetensi atau keterampilannya

yang berisiko pada keselamatan pasien, organisasi dan dirinya sendiri

AREA KLINIS

• Perawat, Apoteker, Analis Lab datang jam 07.00 tetapi dokter

mulai praktik jam 10.00

• DPJP tidak diminta berkontribusi dalam penyusunan Clinical

Pathway

AREA NON-KLINIS

• Penempatan SDM tidak sesuai kompetensi tetapi

berdasarkan senioritas atau kedekatan personal

Tim Lean Management

TRANSPORTv Pergerakan produk atau pasien yang tidak perlu

AREA KLINIS

• Perpindahan alat medis (contoh : syringe pump) dari satu

unit ke unit lainnya

• Perjalanan pasien dari titik registrasi – ke kamar periksa- ke

lab – ke farmasi – dst sampai pulang

AREA NON-KLINIS

• Perjalanan pasien atau keluarganya untuk tanda tangan

billing rawat inap di bagian depan RS, yang seharusnya dapat

di print di masing-masing ruang perawatan

Tim Lean Management

INVENTORYv Memproduksi, menyimpan atau membeli barang yang tidak perlu. Kehabisan

barang akibat salah perencanaan

AREA KLINIS

• Penumpukan obat di loker pasien rawat inap di hari pasien

pulang

• Penumpukan obat-obat nyaris expired di gudang obat

AREA NON-KLINIS

• Penumpukan form tidak dipakai atau tidak berlaku di laci-laci

counter perawat/admisi

Tim Lean Management

MOTIONv Pergerakan yang berlebihan dari staff, posisi kerja yang tidak ergonomik

AREA KLINIS

• Pergerakan perawat (berjalan, membungkuk, mengangkat

beban) saat menangani pasien

• Pergerakan asisten apoteker saat penyiapan obat di farmasi

AREA NON-KLINIS

• Gerakan bolak-balik oleh petugas satpam, kebersihan,

tukang parkir, tukang kebun karena tidak diatur zona/area

Tim Lean Management

EXTRA PROCESSINGv Melakukan proses yang tidak perlu, memberikan kualitas lebih tinggi daripada

yang dibutuhkan proses selanjutnya

AREA KLINIS

• Mengisi informasi identitas pasien yang sama pada formulir

yang berbeda-beda

AREA NON-KLINIS

• Laporan terlalu panjang

• Mengulang input data


KAIZEN Kecil (point Kaizen)

KAIZEN Sedang (Kaizen Event)

KAIZEN Besar (Sistem Kaizen)


KAIZEN ITU MUDAH1. Temukan pemborosan

(DOWNTIME)Temukan

Diskusikan

Implementasikan

Dokumentasikan

Bagikan

2. Diskusikan ide untuk menghilangkan/ mengurangi pemborosan (Diagram Proses)

3. Implementasikan ide terpilih (Papan Ide Kaizen)

4. Dokumentasikan proses perbaikan (sebelum dan sesudah)

5. Bagikan hasilnya dengan kelompok lain


Before 06.00 06.30 07.00 07.30 08.00 09.00 10.00

After 06.00 06.30 07.00 07.30 - - -

KEGIATANWAKTU

BEFORE AFTER

1. Persiapan Layanan Penunjang

07.00 06.00

2. Pelayanan Registrasi

07.30 06.30

3. Pemeriksaan Dokter

09.00 07.00

4. Pelayanan Farmasi 10.00 07.30

5. Pelayanan admisi rujukan poli

10.00 07.30

PERUBAHAN WAKTU LAYANAN POLIKLINIK DI PAGI HARI

2. PELAYANAN REGISTRASI

Pelayanan registrasi pasien dimulai 06.30

3. PEMERIKSAAN DOKTER

Pelayanan dimulai 07.00

1. PERSIAPAN OPERASIONAL PELAYANANPerawat, Gizi, Rekam

Medis, Cleaning Service, Admision, Farmasi dimulai

06.30

4. PELAYANAN FARMASIdimulai 07.30

5. PELAYANAN ADMISI RUJUKAN POLI

dimulai 07.30

1. PERSIAPAN OPERASIONAL PELAYANAN

Perawat, Gizi, Rekam Medis, C S, Admision,

Farmasi dimulai 07.00

2. PELAYANAN REGISTRASI

Pelayanan registrasi pasien dimulai 07.30 3. PEMERIKSAAN

DOKTERPelayanan dimulai

09.00 / 10.00

4. PELAYANAN FARMASIdimulai 10.00

5. PELAYANAN ADMISI RUJUKAN POLI

dimulai 10.00

DAMPAK BAGI PELAYANAN PASIEN

Pasien poliklinik pagi hari dapat terlayani

lebih cepat 2 jam oleh dokter, hal ini sangat

SIGNIFIKAN mengurai ANTRIAN

REGISTRASI, ANTRIAN DOKTER, ANTRIAN

FARMASI dan ANTRIAN PARKIR

PERUBAHAN JADWAL PRAKTEK DOKTER POLIKLINIK


1. Penyediaan ruang transit pasien masuk rawat inap telah

menurunkan waktu tunggu pasien dari 3 jam 0,5 jam

2. Pengaturan kedatangan pasien berbasis kloter telah

menurunkan waktu tunggu dari 2 jam 10 menit

3. Penggunaan tas pinggang perawat saat assesment dari

15 menit 5 menit

4. Visite dokter di zona pelayanan memberikan

kenyamanan kepada dokter dan perawat

5. Sentralisasi obat telah menurunkan waktu penyiapan

obat/pasien dari 1,5 jam 20 menit

6. Nurse satelit telah menurunkan respon time kepada

pasien dari 15 menit 2 menit

7. Tas doraemon sangat membantu perawat dalam mencari

dokumen pasien secara cepat

8. Assesment <24 jam telah membantu perawat untuk

tertib melaksanakannya

9. Pengembalian status pasien 1x24 jam membantu

casemix lebih cepat melakukan klaim tagihan ke BPJS

10. Adanya denda terhadap perawat yang melanggar

HANDHYGIENE, KEPATUHAN IPSG dan INISIAL

ASSESMENT <24 jam

PENERIMAAN PASIEN

ASSESMENT AWAL PASIEN

PROSES RAWAT INAP

PELAYANAN KEPERAWATAN

PELAYANAN PASIEN PULANG

• Visite dokter di ZONA PELAYANAN TIM

• Sentralisasi loker obat di nurse station untuk

kelas 1-3

• Penempatan lemari obat di ruang pasien

untuk pasien VIP

• Pembuatan NURSE SATELIT di ruang rawat

inap

• Penyimpanan dokumen pasien di tas

doraemon untuk acute care, ICU & IGD

• Kepatuhan HANDHYGIENE & Five Moments

bagi perawat

• Peningkatan kepatuhan IPSG & inisial

assesment <24 jam

• Penggunaan TAS PINGGANG oleh perawat saat melakukan assesment awal

• Pengaturan antrian fisioterapi & hemodialisa berbasis KLOTER KEDATANGAN

• Pembuatan RUANGAN TRANSIT pasien masuk rawat inap

• Pengembalian status pasien 1x24 jam


Diagram Proses (potensi Waste)Farmasi Rawat Jalan

Pelayanan obat rawat jalan

Pelayanan sesuai standar

1. Layanan Administrasi

1.1 Penerimaan resep (1’) 1.2. Verifikasi :

- BPJS (10’)- Non BPJS (1’)

Motion

3. Layanan Penyerahan Obat

2.1. Pengambilan obat (3’)

1.4 Pembayaran (2’)1.5 Pemberian no

antrian (1’)

2. Layanan Penyiapan Obat

3.1 Penyerahan obat (4’)

Non-Utilized Talent

2.2 Peracikan (15’)

3.2 Penandatanganan resep dan konfirmasi no telp pasien (2’)

1.3. Entry resep dan nota (3’)

Waiting Time

Inventory

Motion

2.3. Penulisan etiket (6’)Extra

Processing2.4 Pengecekan (3’)

• Lead Time (39’)• Cycle time

admin pasien BPJS (15’)

• Cycle time admin pasien non-BPJS (8’)


Diagram ProsesLayanan Rencana Operasi

1. Layanan pasien rencana operasi

2. Layanan Operasi

1. 1. Layanan Konsultasi Pasien

1.1.1. Dokter merencanakan

tindakan/intervensi

1.5. Pemanggilan pasien rencana tindakan

1.2. Konsultasi anestesi

1.5.2. Pasien masuk rawat inap

1.1.2. Informed Consent

1.5.1. Menghubungi pasien untuk check ini dan

konfirmasi untuk kesesuaian jadwal

1.2.1. Pemeriksaan/assesment untuk kesiapan anestesi

1.2.2. Melengkapi konsul/pemeriksaan yang diperlukan untuk kesiapan anestesi

1.1.3. membuat surat pengantar

tindakan

1. 3. Layanan case manager

1.3.2. Penyusunan pasien tindakan operasi sesuai dengan jadwal

1.3.1. Evaluasi kasus sesuai

dengan tingkat urgensi

1.3.3. Pemesanan tempat ke case

manager admision1.5.3. Apabila batal menghubungi case

manager admision untuk penjadwalan ulang

1.4.2. Konfirmasi ke case manager kamar bedah

1.4. Layanan case manager admision

1.4.1. Mencari tempat sesuai hak kelas

1.4.3. Pemesanan/konfirmasi alat kesehatan sesuai

dengan jadwal

Poliklinik

Kamar bedah

Poli anestesi

Admission

Farmasi, CSSD


QUOTE

KAIZEN is about changing the way things are.

If you assume that things are all right the way

they are, you can't do KAIZEN.

Taiichi Ohno“TOYOTA”

“So CHANGE SOMETHING!!”


#Salam RINGKAS, STOP Waste


KAIZEN(CONTINUOUS IMPROVEMENT)

speakerTim Lean Management

WORKSHOP

Tujuan Pembelajaran

• Peserta mampu menyampaikan ide solusi yang ter-visualisasi

• Peserta mampu menggunakan logika, penalaran dan analisis

untuk menyelesaikan masalah dengan menggunakan

tahapan metode KAIZEN Story (Papan Kaizen)



ü Tinggalkan ide statis/dogmatis

ü Tinggalkan alasan

ü Cari SOLUSI

ü Koreksi PROSES (bukan Orangnya)

ü Pilih solusi paling sederhana

ü Perbaiki Defek/kesalahan dengan segera

ü Gunakan KREATIVITAS (bukan uang)

ü MASALAH = Gunung Emas

ü Tanya “Mengapa?” untuk mencari masalah

ü Cari IDE dari banyak orang

ü Perbaikan terus menerus


1

MASALAH

1

PROSES

1

TEMA PERBAIKAN


1. IDENTIFIKASI MASALAH

DESKRIPSIKAN MASALAH DENGAN JELAS APA MASALAHNYA??

DIMANA TERJADI MASALAH

TERSEBUT??


2. PENGUKURAN KONDISI SAAT INI (AS IS)

UKURAN DARI MASALAH

Gunakan satuan yang mudah diukur dan relevan :

Waktu, Rupiah, Jumlah tes, Jumlah komplain, Jumlah pasien

TENTUKAN TARGET PERBAIKAN !!!


3. ANALISA AKAR MASALAH

q GENBA

Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan

atau Tempat sesungguhnya

q TULISKAN SEMUA PENYEBAB MASALAH YANG

TERIDENTIFIKASI

q PILIH 1 AKAR MASALAH YANG AKAN

DISELESAIKAN

5 Whys Analysis• Pertanyaan mengapa yang diulang beberapa kali sampai

menemukan akar masalah• Untuk sampai pada akar masalah, bisa pada pertanyaan ke 5 atau

lebih/ kurang tergantung tipe masalah• Hal ini untuk mencegah masalah tersebut berulang

Contoh : Masalah mesin breakdown1. Mengapa ? Komponen automator tidak berfungsi2. Mengapa tidak berfungsi ? Usia melebihi lifetime 12 bulan3. Mengapa tidak diganti ? Tidak ada yang tahu4. Mengapa tidak ada yg tahu ? Tdk ada jadwal rutin maintenance5. Mengapa tidak ada jadwal ? → Inilah Akar Masalah


Penumpukan Antrian pendaftaran pasien BPJS di Front Office GRHA

Metode 5 Why Jawaban

Mengapa terjadi penumpukan antrian pendaftaran pasien BPJS di Front Office?

Karena verifikasi data pasien yang dilakukan petugas FO berlangsung lama

Mengapa verifikasi data pasien yang dilakukan petugas FO berlangsung lama?

Karena banyak berkas yang diverifikasi ternyata kurang lengkap

Mengapa banyak berkas yang diverifikasi ternyata kurang lengkap ?

Karena tidak semua pasien tahu berkas apa saja yang harus dibawa

Mengapa tidak semua pasien tahu berkas apa saja yang harus dibawa?

Karena belum ada pengumuman berkas apa saja yang harus dibawa

Mengapa belum ada pengumuman berkas apa saja yang harus dibawa ? Akar Masalah


4. KUMPULKAN IDE

Ø KUMPULKAN IDE DARI ANGGOTA TIM,

BAGAIMANA MEMECAHKAN AKAR

MASALAH YANG SUDAH DIPILIH

BERSAMA

Ø GUNAKAN KARTU KAIZEN DAN

PAPAN KAIZEN


Permasalahan

Kenaikan Take Home Pay

Ide / Gagasan

Ada insentif berbasis kinerja

Manfaat yang diharapkan : Langkah/Tahapan Pelaksanaan : - Motivasi kerja - Rapat antar unit, identifikasi indikator kinerja

- Loyalitas - Sepakati % dari keuntungan untuk dibagi ke

karyawan - Semangat kerja - Minta tolong diajukan ke Direksi - Sepakati indikator dan % dari keuntungan disahkan

dalam SK DireksiUnit Kerja / Pihak yang Terlibat : - Buat tim susun formula rumusan pembagian insentif- SDM - Basis indeks pengukuran menggunakan kinerja unit

kerja, kinerja individu, dll - Setiap bulan nilai indeks pencapaian indikator

diumumkan/diedarkan jadi pegawai mengetahui - SAYA bersedia SIAP jadi TIMnya PAK

Tgl. Ide Disampaikan 03 Mei 2018

Pemilik Ide Ttd/paraf

Nama & Unit Kerja Sutikno (Customer Care)

Perlu Persetujuan Atasan Tidak

Tgl. Selesai 05 Juli 2018 Merupakan Metode Baru Tidak

Contoh Pengisian KARTU IDE

Ya

Ya


Permasalahan

Pencapaian mutu pelayanan unit kerja belum dapat diketahui secara cepat dan tepat oleh Direksi – DEFECT

Ide / Gagasan

Pembuatan aplikasi/program indikator mutu yang akan diisi oleh PIC unit kerja

Manfaat yang diharapkan : Langkah/Tahapan Pelaksanaan :

- Efisiensi kertas- Draft usulan indikator mutu berdasarkan peraturan

pemerintah

- Akurasi data- Meminta usulan indikator mutu ke unit kerja melalui

E-Doc (tembusan Direksi)- Kecepatan pengumpulan data mutu - Rapat pembahasan penentuan indikator mutu

antara Unit Mutu dengan Unit Kerja yang nantinya ditetapkan melalui SK Direksi

- Usulan pembuatan aplikasi/program ke Unit TI untuk pengisian indikator mutu oleh PIC Unit Kerja (SISMADAK –Akreditasi)

Unit Kerja / Pihak yang Terlibat : - Sosialisasi penggunaan aplikasi ke PIC Unit Kerja- Teknologi dan Informasi (TI) - Pemantauan dan evaluasi pencapaian indikator

- Semua unit kerja dan tim/panitiaTgl. Ide Disampaikan 03 Mei 2018

Pemilik Ide Ttd/paraf

Nama & Unit Kerja Syafrida (Risk & Quality)

Perlu Persetujuan Atasan Tidak

Tgl. Selesai 03 Oktober 2018 Merupakan Metode Baru Ya

Contoh Pengisian KARTU IDE

Ya

Tdk


5. PILIH 1 IDE SOLUSI YANG AKAN DIIMPLEMENTASIKAN

Ø Pilih 1 ide solusi berdasarkan

kesepakatan anggota Tim

1 IDE UNTUK DIIMPLEMENTASIKAN 1 WAKTU !!!


6. IMPLEMENTASIKAN PADA MASA UJI COBA

Ø Lakukan persiapan implementasi

Ø Tetapkan apa yang akan diukur selama masa uji coba

(sesuaikan dengan ukuran masalah – As Is)


7. EVALUASI

Ø Bandingkan data selama uji coba dengan

data As-IsØ Apakah sudah tercapai targetnya?

Ø Apakah perubahan yang dilakukan sudah

memberikan manfaat positif bagi

stakeholdernya?

Ø Jika targetnya belum tercapai, cari ide

solusi lain dari Papan Kaizen

Ø Ulangi proses 5,6,7


8. STABILISASI & STANDARISASI

Ø APAKAH SOLUSI YANG DIPEROLEH

MERUPAKAN METODE BARU?

• Jika YA, buatkan standarisasinya

• Jika TIDAK, stabilkan dengan revisi

atau tambahan instruksi kerja atau

ceklist dan sejenisnya

Ø AGAR SETIAP ORANG DI GEMBA

TERSEBUT MELAKUKAN PEKERJAAN

DENGAN CARA YANG SAMA


9. RAYAKAN !!!

R Dokumentasikan hasil perbaikan (form

dokumentasi KAIZEN)

R Deskripsikan kondisi “Sebelum” dan

“Sesudah”

R Tuliskan nama-nama orang yang terlibat

R Publikasikan/bagikan saat Briefing, Rapat,

grup Sosial Media

R Pilih hasil-hasil KAIZEN untuk KAIZEN

Event

R Buat slide presentasi singkatnya

R Laporkan


10. NEXT KAIZEN


#Salam RINGKAS, STOP Waste

lean management - iknow

Documents