laporan - website poltekkes medanpoltekkes-medan.ac.id/files/proper/laporan.docx · web viewproyek...

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan

hidayahnya sehingga penulis dapat menyelesaikan proyek perubahan yang berjudul

“Optimalisasi Wahana Praktik Untuk Meningkatkan Kinerja BLU Poltekkes Kemenkes

Medan”.

Proyek perubahan ini sebagai salah satu tugas Diklat Kepemimpinan Tingkat III Pola

Baru Angkatan 1 Tahun 2016 yang diselenggarakan di Balai Besar Pelatihan Kesehatan Jakarta.

Penulisan tugas ini dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan, semua ini

tidak terlepas karena bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis

menyampaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Ibu dr. Kirana Pritasari, MQIH selaku atasan langsung dan mentor yang telah banyak

memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis dalam mewujudkan poyek perubahan.

2. Ibu Margaretha Yuliani, SKM., M.Kes selaku Coach yang telah memberikan masukan dan

bimbingan keada penulis dalam menyelesaikan

3. Seluruh jajaran Direksi Poltekkes Kemenkes Medan yang telah memberikan dukungan serta

masukan kepada penulis dalam menyelesaikan proyek perubahan.

4. Widyaiswara Balai Besar Pelatihan Kesehatan Jakarta dan Lembaga Administrasi Negara

yang telah membekali penulis dengan berbagai materi yang sangat bermanfaat dalam

membuat proyek perubahan.

5. Teman-teman peserta Diklat PIM III Pola Baru Angkatan 1 Tahun 2016 yang telah

membantu, memberi masukan dan selalu memberi semangat dalam menyelesaikan proyek

perubahan ini.

6. Tim Efektif yang telah bekerjasama dengan penulis dalam mewujudkan terciptanya proyek

perubahan ini

7. Rekan-rekan yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Laporan Implementasi Perubahan Page i

Penulis berharap proyek perubahan ini dapat dilanjutkan untuk seterusnya dan memberi

manfaat bagi mahasiswa dan pegawai/dosen Poltekkes Kemenkes Medan serta masyarakat di

Lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan demi meningkatkan derajat kesehatan yang optimal.

Demikian dan terima kasih.

Medan, 12 Agustus 2016

Penulis,

Dra. Ida Nurhayati, M.Kes

Laporan Implementasi Perubahan Page ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN..............................................................................................................i

KATA PENGANTAR.....................................................................................................................ii

DAFTAR ISI..................................................................................................................................iv

BAB I PENDAHULUAN................................................................................................................1

A. LATAR BELAKANG..........................................................................................................1

B. TUJUAN...............................................................................................................................5

C. AREA PROYEK PERUBAHAN.........................................................................................5

D. MANFAAT PERUBAHAN.................................................................................................6

E. RUANG LINGKUP..............................................................................................................7

F. FAKTOR KUNCI DAN KRITERIA KEBERHASILAN....................................................9

G. ANGGARAN.......................................................................................................................9

BAB II PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN..................................................................11

A. PENTAHAPAN KEGIATAN............................................................................................11

B. ID ENTIFIKASI POTENSI DAN KENDALA MASALAH.............................................30

C. UPAYA UNTUK MENGATASI MASALAH..................................................................30

D. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN................................................................................31

E. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN...................................................................31

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN......................................................................................32

A. KESIMPULAN...................................................................................................................32

B. SARAN...............................................................................................................................32

DAFTAR LAMPIRAN.................................................................................................................34

Laporan Implementasi Perubahan Page iii

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Poltekkes Medan merupakan Poltekkes BLU (Badan Layanan Umum), dalam prosesnya

sebagai Poltekkes BLU, Poltekkes Medan diwajibkan mengembangkan unit bisnis yang

merupakan unit penunjang yang ada di Poltekkes Medan untuk menambah pendapatan BLU.

Mengingat wahana praktik mahasiswa yang ada di Sumatera Utara sangat terbatas karena

banyaknya Sekolah Tinggi Kesehatan (STIKES) dan Perguruan Tinggi (PT) Kesehatan milik

swasta, maka salah satu bentuk pengembangan yang akan dilakukan adalah Optimalisasi Wahana

Praktik yang meliputi Balai Pengobatan, Laboratorium Terpadu dan Laboratorium Bahasa.

Wahana praktik ini menyediakan program pembelajaran yang komprehensif sesuai

dengan kurikulum nasional dan muatan lokal yang integratif dengan dunia kerja. Pembelajaran

mencakup hard skill keterampilan kerja, kemampuan bahasa, komplementer dan

enterpreneurship, dengan tetap menekankan penguasaan soft skill etika kerja, komunikasi, EQ

dan SQ dengan menggunakan metode atau media pembelajaran, praktik manajemen kampus,

mengembangkan hasil penelitian, serta praktik pengabdian kepada masyarakat.

Disamping itu dalam melaksanakan proses pendidikan tenaga kesehatan sangat

diperlukan wahana praktik. Ketersediaan wahana praktik yang sesuai sangat membantu peserta

didik dalam menerapkan teori dan praktik yang diperolehnya dari ruang kuliah dan dari ruang

laboratorium dalam tatanan nyata sehingga mencapai kompetensi yang sesuai dengan tuntutan

kurikulum.

Poltekkes Kemenkes Medan mempunyai wahana praktik berupa Klinik Pengobatan,

Laboratoium terpadu dan Laboratorium Bahasa/Mini Theathre. Dalam rangka mengoptimalisasi

Laporan Implementasi Perubahan Page 1

wahana praktik, maka akan dikembangkan Balai Pengobatan sebagai klinik pratama atau FKTP-

1 bahkan FKTP-2, pengembangan laboratorium terpadu sebagai tempat pemeriksaan

laboratorium untuk kepentingan penelitian dan pengabdian masyarakat serta labotorium

pemeriksaan kesehatan untuk masyarakat.Sedangkan pengembangan Laboratorium Bahasa untuk

mendidik tenaga kesehatan atau alumni yang akan bekerja ke Luar Negeri.

Standar Laboratorium pendidikan tenaga kesehatan merupakan acuan penyelenggaraan

pendidikan Diploma III dalam mengembangkan dan merencanakan laboratorium. Pendidikan

tenaga kesehatan merupakan pendidikan yang diharapkan menghasilkan keterampilan

khusus/spesifik, sehingga laboratorium memegang peranan penting dalam pencapaian

kompetensi yang disyaratkan dalam kurikulum

Laboratorium terpadu sudah ada di Poltekkes Kemenkes Medan, yang merupakan unit

penunjang, selama ini berperan penting dalam memfasilitasi mahasiswa, dosen dan peneliti

dalam mengerjakan tugas maupun penelitian di laboratorium.Politeknik Kesehatan Kemenkes

Medan memiliki laboratorium di masing-masing jurusan/ program studi. Tuntutan akan mutu

pendidikan membawa konsekuensi untuk memperkuat penguasaan Ilmu Pengetahuan dan

Teknologi (IPTEK) khususnya pembelajaran praktek di laboratorium. Laboratorium adalah

tempat riset ilmiah, eksperimen, pengukuran ataupun pelatihan ilmiah. Laboratorium terpadu ini

akan menyediakan data based untuk kepentingan penelitian masyarakat.

Klinik pengobatan Poltekkes Medan berdiri sejak tahun 2012 melalui Surat Izin Dinas

Kesehatan Pemerintah Kota Medan No. 448/192.32/VII/2012 tentang Surat Izin Pelayanan

Kesehatan Swasta. Berdirinya klinik pengobatan ini adalah karena kesehatan merupakan faktor

yang paling dominan dalam kehidupan masyarakat kita, untuk itu diperlukan suatu lembaga atau

balai yang bisa menangani pelayanan di bidang kesehatan dengan melihat potensi yang ada di


wilayah Kecamatan Medan Tuntungan baik potensi Sumber Daya Manusia (SDM), potensi

lingkungan maupun potensi penduduk yang kurang lebih mencapai 82.000 jiwa.

Untuk memenuhi tuntutan pelayanan kesehatan yang maksimal sesuai dengan apa yang

diharapkan masyarakatberupa penyediaan fasilitaspelayanankesehatan primer untuk masyarakat

dilingkunganPoltekkes, Poltekkes Kemenkes Medan akan mengembangkan klinik pengobatan

ini dari klinik pratama dengan fasilitas rawat jalan menjadi klinik pratama dengan fasilitas rawat

inap.Klinik pratama adalah klinik yang menyelenggarakan pelayanan medik dasar baik umum

maupun khusus yang bisa dimiliki oleh pemerintah pusat, pemerintah daerah atau masyarakat.

Adapun fasilitas yang sudah dimiliki oleh klinik pratama saat ini sudah sesuai dengan

Permenkes No. 9 Tahun 2014 yaitu adanya bangunan klinik yang terdiri atas :

1. Ruang pendaftaran/ ruang tunggu

2. Ruang konsultasi yang terdiri dari konsultasi gizi, konsultasi keperawatan, konsultasi dokter

umum, konsultasi keperawatan gigi dan konsultasi kebidanan

3. Ruang administrasi

4. Ruang Obat dan bahan habis pakai

5. Ruang tindakan yang terdiri dari tindakan keperawatan, tindakan kebidanan dan pelayanan

gigi

6. Ruang/ pojok ASI

7. Kamar mandi/ WC

Saat ini klinik pratama Poltekkes sudah memiliki ruang yang diperlukan untuk pelayanan

rawat inap sesuai dengan Permenkes tersebut yaitu :

1. Ruang rawat inap dengan kapasitar 7 tempat tidur

2. Ruang farmasi


3. Ruang laboratorium

4. Ruang dapur

Klinik pratama dengan rawat inap Poltekkes Kemenkes Medan diciptakansesuai dengan

kebutuhan masyuarakat, suasana yang tenang dan lingkungan yang sejuk dan tertata rapi dengan

adanya pohon-pohon yang rindang di sekeliling klinik serta pelayanan yang sesuai dengan

standart pelayanan seperti yang tercantum pada permenkes tersebut diatas diharapkan membuat

masyarakat yang berobat menjadi nyaman.

Selanjutnya, sebagai lembaga yang terpercaya, profesional, dan berwawasan ke depan

unit Laboratorium Bahasa memiliki peran strategis untuk memberikan pelayanan di bidang

kebahasaan kepada sivitas akademika dan masyarakat luas. Dalam era globalisasi dan informasi,

penguasaan ketrampilan berbahasa, khususnya Bahasa Inggris sangat penting untuk dimiliki oleh

siapa saja yang ingin berkompetisi di dalamnya. Laboratorium bahasa akan dijadikan sebagai

sarana Traning Centercalon TKKI (Tenaga Kerja Kesehatan Indonesia) ke luar negeri.

Saat ini Unit Laboratorium Bahasa juga memiliki Mini Theatre terdiri dari 2 ruang. 1

ruang untuk laboratorium bahasa, administrasi, ruang dosen dan ruang resource center.1 ruang

untuk mini theatre. Dengan fasilitas yang lebih lengkap dan ber-AC, Laboratorium Bahasa

mampu memberikan layanan kebahasaan secara lebih optimal kepada sivitas akademika dan

masyarakat luas.

Dalam rangka mengembangka1n Balai Pengobatan, Laboratorium Terpadu, dan

Laboratorium Bahasa/Mini Theathre, maka dibuat sebuah rancangan proyek perubahan yang

akan merubah Balai Pengobatan, Laboratorium Terpadu, dan Laboratorium Bahasa/Mini

Theathre menjadi sebuah mini hospital sehingga dapat meningkatkan status dari Balai

Pengobatan menjadi FKTP-1 (Fasilitas Kesehatan Tingkat Pelayanan-1/Dasar) sampai dengan


KONDISI SAAT INIBalai Pengobatan masih belum berfungsi, masih sedikit pasien yang berobat (mahasiswa dan dosen)Laboratorium terpadu dan Laboratorium Bahasa/ Mini Theatre dengan sarana prasarana yang lengkap hanya digunakan mahasiswa jurusan di lingkungan Poltekkes Medan

PROYEK PERUBAHANButuh inovasi sebuah optimalisasi wahana praktik untuk pengembangan balai pengobatan, laboratorium terpadu dan laboratorium bahasa/mini Theatre

PERMASALAHANPoltekkes Medan sebagai BLU dituntut untuk mempuyai kinerja layanan yang tinggiMasyarakat masih belum mengetahui keberadaan balai pengobatan Mahasiswa lain diluar Poltekkes Medan belum memanfaatkan laboratorium terpadu untuk kegiatan penelitianMasyarakat dan mahasiswa di luar Poltekkes Medan belum mengetahui bahwa Laboratorium Bahasa/mini theatre sudah menyediakan les dan tes TOEFL dengan sertifikat yang telah diakuiLaboratorium bahasa belum digunakan untuk training centre kerjasama dengan BNP2TKI

FKTP-2 (Fasilitas Kesehatan Tingkat Pelayanan-2/ utama) yang secara keseluruhan merupakan

Wahana Praktik untuk meningkatkan kinerja BLU.

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi dan permasalahan yang

sudah dikemukakan diatas, maka dibuat sebuah kerangka pemikiran sebagai berikut :

B. TUJUAN

Tersosialisasikannya pengembangan wahana praktik untuk menaikkan kinerja BLU

kepada seluruh stakeholder internal dan eksternal dan terhimpunnya peserta BPJS serta

pengurusan rekomendasi dan ijin FKTP1.

C. AREA PROYEK PERUBAHAN

Berdasarkan pada Peraturan Pemerintah No.23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan

Keuangan Badan Layanan Umum dan mengacu pada Keputusan Menteri Kesehatan RI No.


HK.02.03/I/2/06284/2014 tentang Perubahan Ketiga atas Peraturan Menkes RI Nomor HK

03.05/I.2/03086/2012 tentang Petunjuk Teknis Organisasi dan Tatalaksana Poltekkes Kemenkes

Medan. Sebagai Badan layanan umum Poltekkes Medan dituntut untuk meningkatkan layanan

diantaranya melalui unit bisnis. Unit Bisnis adalah unit penunjang teknis bidang bisnis dan usaha

yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Direktur dan secara teknis fungsional

sehari-hari dibina oleh Pudir III melalui koordinasi dengan ketua jurusan. Unit Bisnis

berkoordinasi dengan beberapa unit antara lain Balai Pengobatan, laboratorium terpadu dan

laboratorium bahasa/mini theatre.

D. MANFAAT PERUBAHAN

Dengan optimalisasi wahana praktik maka manfaat yang diperoleh adalah sebagai berikut :

- Manfaat bagi Poltekkes Medan :

1. Peningkatan kinerja BLU

2. Peningkatan manfaat Wahana praktik mahasiswa dan dosen serta masyarakat

3. Tempat penelitian dan pengabdian masyarakat

4. Tempat magang alumni

5. Tempat trainning center TKI Kesehatan ke LN

6. Meningkatkan kompetensi mahasiswa dan dosen terutama skill Lab

7. Dapat mengeluarkan sertifikat TOEFL sendiri

8. Promosi Poltekkes Medan

- Manfaat bagi Masyarakat

1. Wahana praktik bagi mahasiswa dan dosen dari institusi di luar Poltekkes

2. Alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan pelayanan klinik dan ANAFARMA

3. Alternatif bagi masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatan baik BPJS, mandiri

maupun sosial (Posyandu, sunatan masal, dll)


4. Penambahan pengetahuan masyarakat melalui penyuluhan dan edukasi kesehatan

5. Wahana pelatihan bagi alumni yang akan bekerja ke LN

- Manfaat bagi BPJS

1. Salah satu FKTP Tk-1 dan 2

2. Membantu penambahan keanggotaan Program BPJS

- Manfaat bagi Pemerintah Daerah

1. Membantu penyediaan fasilitas pelayanan kesehatan pada masyarakat di Kota Medan dan

Kab Deli Serdang.

2. Membantu dalam meningkatkan derajat kesehatan di Provinsi Sumatera Utara umumnya

dan Kota Medan serta Kab. Deli Serdang khususnya.

E. RUANG LINGKUP

Proyek perubahan ini mengacu kepada tahapan kegiata, yaitu tahapan jangka pendek,

jangka menengah dan jangka panjang. Ruang lingkup perubahan yang akan dilakukan adalah

sebagai berikut :

- Perubahan dalam jangka pendek yaitu selama 2 bulan masih dalam waktu Diklat Pim

III meliputi :

1. Membentuk tim efektif Proyek Perubahan dengan nanggungjawab Balai Pengobatan,

Ka.Unit Lab terpadu dan Ka. Unit Lab bahasa

2. Sosialisasi Program ditujukan kepada :

a. Internal

b. Masyarakat

c. Ikatan Alumni

d. Stakeholder

3. Pertemuan koordinasi dengan stakeholder (internal/ekternal)


4. Menghimpun peserta BPJS dari civitas akademika dan masyarakat

5. Pengurusan Rekomendasi ijin FKTP1 dari Dinkes Prop Sumut

6. Pengurusan Perizinan peningkatan stastus Balai Pengobatan ke FKTP1 dengan Dinkes

Kota Medan

7. Membuat kerjasama dengan lembaga bahasa

- Perubahan Jangka Menengah yaitu selama 1 tahun setelah Diklat Pim III meliputi :

1. Koordinasi dengan Pemda Tk. I dan Tk II

2. Mengadakan MoU / PKS dengan BPJS, RS, Puskesmas, Praktik Mandiri dan lembaga

bahasa.

3. Pengurusan jejaring dengan Apotik

4. Pengurusan AMDAL

5. Memulai kerjasama dengan lembaga bahasa

6. Memulai kerjasama dengan BNP2 TKI

7. Memulai kerjasama dengan Rumah Sakit H. Adam Malik

8. Advokasi dengan Pemda TK1 dan 2

9. Memulai kerjasama dengan Praktik MandiriMemulai kerjasama dengan Organisasi

Profesi

10. Memulai kerjasama dengan Bapelkes

11. Mengusulkan penambahan Sarana Prasarana

12. Optimalisasi IT pelayanan kesehatan

13. Wahana praktik bagi mhs dan dosen dari institusi di luar Poltekkes

14. Pelayanan klinik dan ANAFARMA

15. Pelayanan kesehatan baik BPJS, mandiri maupun sosial (Posyandu, sunatan masal, dll)


16. Pelayanan penyuluhan dan edukasi kesehatan

17. Pelayanan pelatihan bagi alumni yg akan bekerja ke LN

- Perubahan jangka Panjang yaitu selama >2 tahun setelah Diklat Pim III meliputi :

1. Pelayanan Pelatihan Hom Care Bagi Alumni

2. Memulai pelayanan Home Care bagi masyarakat

3. Penambahan sarana dan prasarana

4. Peningkatan Pelayanan ke FKTP-2

5. Mengadakan MOU / PKS dengan Vendor Alat HD.

6. Pelayanan HD

F. FAKTOR KUNCI DAN KRITERIA KEBERHASILAN

Beberapa faktor kunci dan kriteria keberhasilan dalam proyek perubahan ini adalah :

1. Adanya dukungan penuh dari Direktur dan jajaran direksi lainnya

2. Adanya dukungan dan komitmen dari stakeholder yang terkait

3. Adanya tim efektif yang membantu pelaksanaan proyek perubahan

4. Adanya sarana dan prasarana yang mendukung

G. ANGGARAN

No Jenis Kegiatan Biaya KeteranganA. Jangka Pendek

1. Rapat koordinasi dan sosialisasi dengan stakeholder dan internal Poltekkes Medan

2.000.000 Konsumsi rapat + transport

2. Rapat pembentukan tim dan draft SK Tim 500.000 Konsumsi rapat3. Cetak Brosur dan sosialisasi di media masa 1.000.000

B. Jangka Menengah1. Rapat koordinasi 500.000 Konsumsi rapat +

transport2. Pengembangan IT Layanan Kesehatan 3.000.0003. Pengusulan sarana prasarana 500.000 Konsumsi rapat +

transport4. Perencanaan Gambar pengembangan Gedung 55.000.000 Biaya Konsultan


5. Biaya Promosi 4..000.000 Konsumsi rapat + transport

6. Pengembangan instrumen 3.000.000 Konsumsi rapat + transport

C Jangka Panjang1. Pengembangan gedung Balai Pengobatan 2.000.000.00

0Bangunan Fisik

2. Penambahan sarana Prasarana 500.000.000Total Kebutuhan biaya 2.569.500.00

0


BAB II

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Pengembangan Balai Pengobatan, Laboratorium Terpadu, dan Laboratorium Bahasa/Mini

Theathre yang secara keseluruhan merupakan Wahana Praktik untuk meningkatkan kinerja BLU,

kegiatan direncanakan dalam tiga tahapan sebagai milestones yang akan dicapai selama

pelaksanaan proyek perubahan.

A. PENTAHAPAN KEGIATAN

Kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek perubahan Wahana Praktik untuk

meningkatkan kinerja BLU, memiliki tiga tahapan pelaksanaan, yaitu sebagai berikut :

1. Jangka Pendek Jangka Pendek ( 18 Mei s.d 12 Agustus 2016)

2. Jangka Menengah ( sampai dengan 1 tahun setelah Diklat Pim III)

3. Jangka Panjang (sampai dengan >2 tahun setelah Diklat Pim III)

Berikut diuraikan kegiatan jangka pendek dalam rentang waktu 18 Mei s.d 12 Agustus

2016, dan beberapa kegiatan jangka menengah sebagai berikut :

1. Rapat Koordinasi internal bersama tim efektif tentang Proyek Perubahan dengan

Penanggungjawab Balai Pengobatan, Ka.Unit Lab terpadu dan Ka. Unit Lab bahasa

a. Pertemuan tanggal 18 Mei 2016 : Penyampaian gagasan sekaligus Rapat untuk

pembentukan tim efektif.

1. Penyampaian gagasan sekaligus rapat untuk pembentukan tim efektif dipimpin oleh

Direktur beserta jajaran direksi lainnya di Ruang Rapat Poltekkes Kemenkes

Medan.


2. Dilakukan komitmen bersama tim efektif untuk penyusunan proposal proyek

perubahan dan menginstruksikan tim efektif untuk pelaksanaan kegiatan proyek

perubahan.

3. Tim Efektif terdiri atas :

- Wakil Direktur I : merupakan pejabat yang berwenang dalam mengkoordinir

unit-unit terkait dengan proyek perubahan yaitu Unit Laboratorium Terpadu

dan Laboratorium Bahasa/Mini Theatre.

- Wakil Direktur II : merupakan pejabat yang berwenang dalam mengelola

keuangan sekaligus pelaksanaan BLU (Badan Layanan Umum) Poltekkes

Medan.

- Wakil Direktur III : merupakan pejabat yang berwenang dalam mengkoordinir

unit-unit terkait dengan optimalisasi wahana praktik yaitu Unit Bisnis (Balai

Pengobatan)

- Kepala Sub Bagian ADUM : merupakan pejabat yang berwenang bersama

Wakil Direktur II dalam mengelola keuangan sekaligus pelaksanaan BLU

(Badan Layanan Umum) Poltekkes Medan.

- Kepala Sub Bagian ADAK : merupakan pejabat yang berwenang bersama

Wakil Direktur I dan Wakil Direktur III untuk berkoordinasi dengan unit

terkait dalam optimalisasi wahana praktik yaitu Unit Bisnis (Balai

Pengobatan), Unit Laboratorium Terpadu dan Laboratorium Bahasa/Mini

Theatre.

- Kepala Unit Diklat dan Pengembangan : merupakan unit penunjang yang

memberi masukan dan memfasilitasi sosialisasi optimalisasi wahana praktik.


- Kepala Unit Bisnis : merupakan unit penunjang yang memberi masukan dan

memfasilitasi sosialisasi wahana praktik terutama pada balai pengobatan.

- Kepala Unit Laboratorium Terpadu : merupakan unit penunjang yang memberi

masukan dan memfasilitasi sosialisasi wahana praktik dalam menjalin

kerjasama dengan stakeholder

- Kepala Unit Laboratorium Bahasa/Mini Theatre : merupakan unit penunjang

yang memberi masukan dan memfasilitasi sosialisasi wahana praktik dalam

menjalin kerjasama dengan stakeholder

- Kepala Balai Pengobatan : memberikan pengaruh positif dalam optimalisasi

wahana praktik dalam menjalin kerjasama dengan stakeholder.

- Kepala Urusan Humas dan Kerjasama : memberikan pengaruh positif dalam

optimalisasi wahana praktik dalam pembuatan MOU dengan stakeholder.

- Kepala Urusan Sistem Informasi : memberikan pengaruh positif dalam

optimalisasi wahana praktik dalam penyebaran informasi kepada mahasiswa

dan masyarakat.

4. Output : Terbentuknya SK Tim Efektif, adanya laporan penyampaian gagasan,

terbentuknya Nota kesepakatan bersama dengan Tim Efektif serta tersedianya

foto sebagai dokumentasi kegiatan.

5. Output Antara : Undangan, notulen rapat, daftar hadir.


2. Sosialisasi Program Internal tentang Optimalisasi Balai Pengobatan, Laboratorium

bahasa dan Laboratorium terpadu

a. Pertemuan tanggal 30 Mei 2016 : Sosialisasi Program Internal tentang Optimalisasi

Balai Pengobatan, Laboratorium Bahasa/Mini Theatre dan Laboratorium

Terpadu dengan Kepala Urusan dan Kepala Unit di jajaran Poltekkes Kemenkes

Medan

1. Dalam undangannya tertulis “Undangan Rapat Percepatan Proyek Perubahan

Poltekkes Kemenkes Medan” dipimpin oleh Direktur beserta jajaran direksi lainnya

di Ruang Rapat Poltekkes Kemenkes Medan.

2. Dilakukan penyampaian informasi kepada Kepala Urusan dan Kepala Unit di jajaran

Poltekkes Medan tentang proyek perubahan Poltekes Kemenkes Medan yaitu

optimalisasi wahana praktik, sekaligus mengharapkan para Kepala Urusan dan

Kepala Unit untuk turut mendukung pelaksanaan kegiatan.

3. Kepala Urusan dan Kepala Unit terdiri atas : Kepala Urusan Akademik, Kepala

Urusan Kemahasiswaan, Kepala Urusan Sistem Informasi, Kepala Urusan


Kepegawaian, Kepala Urusan BMN, Kepala Urusan Humas dan Kerjasama, Kepala

Urusan Umum, Kepala Urusan Keuangan, Kepala Unit Bisnis, Kepala Unit

Penjaminan Mutu, Kepala Unit Penelitian, Kepala Unit Pengabdian Masyarakat,

Kepala Unit Diklat dan Pengembangan, Kepala Unit Laboratorium Bahasa/Mini

Theatre, Kepala Unit Asesmen, Kepala Unit Komputer, Kepala Unit Pengendalian

Gratifikasi dan Kepala Unit Laboratorium Terpadu.

4. Output : Tersampaikannya informasi kepada kepala urusan dan kepala unit,

tersedianya bahan sosialisasi dan laporan.

5. Output Antara : Undangan, notulen rapat, daftar hadir dokumentasi

b. Pertemuan tanggal 31 Mei 2016 : Sosialisasi Program Internal tentang Optimalisasi

Balai Pengobatan, Laboratorium Bahasa/Mini Theatre dan Laboratorium Terpadu

dengan Ketua Jurusan dan Ketua Prodi di jajaran Poltekkes Kemenkes Medan.

1. Dalam undangan tertulis “Undangan Rapat Pembahasan Proyek Perubahan Poltekkes

Kemenkes Medan dipimpin oleh Direktur beserta jajaran direksi lainnya di Ruang

Rapat Poltekkes Kemenkes Medan.


2. Dilakukan penyampaian informasi dan penyebaran leaflet kepada Ketua Jurusan dan

Ketua Prodi di jajaran Poltekkes Medan tentang optimalisasi wahana praktik,

sekaligus mengajak para Ketua Jurusan dan Ketua Prodi untuk melakukan sosialisasi

kepada mahasiswa dan masyarakat di Lingkungan Jurusan/Prodi tentang optimalisasi

wahana praktik Poltekkes Kemenkes Medan serta menjalin kerjasama dengan stake

holder terkait.

3. Ketua Jurusan dan Ketua Prodi terdiri atas : Ketua Jurusan Analis Kesehatan, Ketua

Jurusan Farmasi, Ketua Jurusan Gizi, Ketua Jurusan Keperawatan, Ketua Jurusan

Keperawatan Gigi, Ketua Jurusan Kebidanan, Ketua Prodi D3 dan D4 Gizi, Ketua

Prodi D3 dan D4 Keperawatan, Ketua Prodi D3 dan D4 Kebidanan Medan, Ketua

Prodi D3 Kebidanan Pematang Siantar, dan Ketua Prodi D3 Kebidanan

Padangsidimpuan.

4. Output : Tersampaikannya informasi kepada Ketua Jurusan dan Ketua Prodi,

tersedianya bahan sosialisasi dan laporan, para Ketua Jurusan dan Ketua Prodi

bersedia melakukan sosialisasi tentang optimalisasi wahana praktik

5. Output Antara : Undangan, notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi, bukti peneriman

leaflet

c. Sosialisasi Program Internal tentang Optimalisasi Balai Pengobatan, Laboratorium

Bahasa/Mini Theatre dan Laboratorium Terpadu dengan para dosen Poltekkes

Kemenkes Medan.

1. Sosialisasi dilakukan di Aula Poltekkes Kemenkes Medan dipimpin oleh Direktur

beserta jajaran direksi lainnya.


2. Dilakukan penyampaian informasi kepada Dosen-dosen Poltekkes Medan tentang

optimalisasi wahana praktik, sekaligus mengajak para dosen untuk turut

mendukung pelaksanaan program.

3. Dosen yang hadir pada kegiatan sosialisasi ini sebanyak 174 orang

4. Output : Tersampaikannya informasi kepada dosen, tersedianya bahan sosialisasi

dan laporan.

5. Output Antara : Undangan, notulen rapat, daftar hadir, dokumentasi

3. Sosialisasi dengan masyarakat menggunakan media

a. Pertemuan tanggal 6 Juni 2016 : Sosialisasi Program Internal tentang

Optimalisasi Balai Pengobatan, Laboratorium Bahasa dan Laboratorium

Terpadu dengan masyarakat di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Medan.

1. Pertemuan diawali dengan mengirim surat kepada Kepala Desa Laucih Medan

Tuntungan, permohonan untuk sosialisasi optimalisasi wahana praktik kepada

masyarakat Desa Laucih.


2. Pertemuan dilakukan oleh Kepala Balai Pengobatan Poltekkes Medan beserta

Penanggungjawab klinik

3. Output : Jadwal sosialisasi dengan masyarakat, bahan sosialisasi dan laporan

4. Output Antara : Surat, undangan, notulen pertemuan, daftar hadir

b. Tanggal 9 Juni 2016 : Sosialisasi dengan Masyarakat berupa Penyebaran Leaflet

1. Sosialisasi optimalisasi wahana praktik kepada masyarakat Desa Laucih dilakukan

dengan penyebaran leaflet.

2. Sosialisasi dilakukan oleh Kepala Balai Pengobatan Poltekkes Medan beserta

Penanggungjawab klinik dan tim Efektif

3. Output : Bahan sosialisasi dan laporan

4. Output Antara : Undangan, notulen pertemuan, daftar hadir, leaflet


4. Sosialisasi Program Optimalisasi Balai Pengobatan, Laboratorium Bahasa dan

Laboratorium Terpadu dengan Ikatan Alumni Poltekkes Kemenkes Medan.

a. Pertemuan tanggal 22 Juli 2016 : Sosialisasi Program Optimalisasi Balai

Pengobatan, Laboratorium Bahasa dan Laboratorium Terpadu dengan Ikatan

Alumni Poltekkes Kemenkes Medan.

1. Sosialisasi dilakukan bersamaan dengan Pelantikan Ikatan Alumni Poltekkes

Kemenkes Medan sekaligus Seminar Nasional bertempat di Aula Poltekkes

Kemenkes Medan

2. Dilakukan sosialisasi untuk menarik minat para alumni untuk mendukung

optimalisasi wahana praktik, sekaligus mengenalkan wahana praktik sebagai sarana

magang bagi alumni yang belum bekerja. Wahana praktik menjadi training centre

bagi alumni yang akan bekerja di luar negeri.

3. Sosialisasi dengan Ikatan Alumni terdiri atas 700 orang peserta, baik dari dalam

maupun luar Provinsi Sumatera Utara.


4. Output : Tersosialisasinya optimalisasi wahana praktik kepada seluruh alumni

Poltekkes Kemenkes Medan beserta bahan sosialisasi dan laporan

5. Output Antara : Undangan, Notulen, Daftar Hadir dan Dokumentasi

5. Rapat Koordinasi dengan stakeholder (internal/ekternal)

a. Pertemuan 6 Juni 2016 dengan lembaga bahasa Inggris yaitu Twins English Course

1. Pertemuan dilakukan di Twins English Course Kota Medan

2. Ditandai dengan ditandatanginya MOU kerjasama untuk menjadi penyedia layanan

latihan/ kursus bahasa Inggris bagi mahasiswa, dosen, staf dan juga masyarakat

umum.

3. Pertemuan dilakukan oleh Kepala Unit Laboratorium Bahasa

4. Ouput : Penandatangan MOU dilengkapi dengan Berita Acara

5. Ouput Antara : Surat Tugas, Notulen, Daftar Hadir


b. Pertemuan tanggal 1 Juni 2016 dilakukan kegiatan pemaparan program dan

rencana MOU dengan BPJS.

1. Pertemuan dilakukan di Kantor BPJS Jl. Karya Medan

2. Dilakukan pemaparan program dengan BPJS, dan hasil yang diperoleh dari

pertemuan tersebut bahwa untuk menjadi FKTP sebuah faskes harus memiliki 500

keanggotaan BPJS. Dalam pertemuan tersebut juga dilakukan penandatangan

kerjasama/MOU antara Poltekkes Kemenkes Medan dengan BPJS

3. Pertemuan dengan BPJS ini dilakukan oleh Kepala Balai Pengobatan Poltekkes

Medan beserta Penanggung Jawab masing-masing Klinik

4. Output : Persetujuan kerjasama berupa penandatanganan MOU dilengkapi dengan

berita acara

5. Output Antara : Surat Tugas, Daftar Hadir, Notulen dan Dokumentasi

c. Pertemuan tanggal 2 Juni 2016 pengiriman surat permohonan pemindahan

kepesertaan BPJS.


1. Permohonan pemindahan kepesertaan BPJS langsung ke Kantor BPJS Jl. Karya

Medan

2. Permohonan pemindahan kepesertaan BPJS sebagai syarat untuk menjadi FKTP.

Pemindahan kepesertaan BPJS yang dimaksud adalah pemindahan rujukan ke semua

kartu BPJS pegawai dan mahasiswa ke Balai Pengobatan Poltekkes Kemenkes

Medan.

3. Permonan Kepesertaan BPJS ini dilakukan oleh Kepala Balai Pengobatan Poltekkes

Medan beserta Penanggung Jawab masing-masing Klinik

4. Output : Bahan sosialisasi dan laporan.

5. Output Antara : Surat Tugas, Daftar Hadir, dan Notulen

6. Rapat Koordinasi dengan stakeholder (internal/ekternal) Pertemuan tanggal 20 dan 28

Juli 2016 dilakukan kegiatan pemaparan program dan rencana MOU dengan BNN

1. Pertemuan dilakukan di Kantor BNN Jl. Williem Iskandar Medan

2. Dilakukan pemaparan program dengan BNN, dan hasil yang diperoleh dari pertemuan

tersebut adalah programa kerjasama antara Poltekkes Kemenkes Medan dengan BNN


dalam melakukan pemeriksaaan narkoba kepada mahasiswa baru Poltekkes

Kemenkes Medan, selanjutnya ke depan juga dapat melakukan pemeriksaaan narkoba

kepada masyarakat umum.

3. Pertemuan dengan BNN ini dilakukan oleh Kepala Urusan Humas, Kepala Balai

Pengobatan Poltekkes Medan beserta Penanggung Jawab masing-masing Klinik

4. Output : Persetujuan kerjasama berupa penandatanganan MOU dilengkapi dengan

berita acara


7. Pertemuan tanggal 14 Juni 2016 Menjalin kerjasama dengan Badan Perlindungan dan

penempatan Tenaga Kerja Indonesia (BNP2TKI) / BP3TKI Medan

1. Pertemuan dilakukan di BP3TKI Medan.

2. Dalam pertemuan tersebut disampaikan surat permohonan kerjasama ke BP3TKI

Medan. Poltekkes Kemenkes Medan mengharapkan BP3TKI Medan dapat melakukan

sosialisasi Pengiriman Tenaga Kesehatan ke Luar Negeri kepada alumni Poltekkes

Kemenkes Medan. Poltekkes Kemenkes Medan siap menyediakan sarana prasarana

untuk membantu kegiatan BP3TKI Medan. Dalam pertemuan ini belum sampai

kepada sosialisasi wahana praktik.

3. Pertemuan dengan BP3TKI Medan ini dilakukan oleh Kepala Unit Diklat dan

Pengembangan beserta Kepala Unit Laboratorium Bahasa.

4. Output : Persetujuan kerjasama berupa rencana penandatanganan MOU yang akan

dilakukan di Poltekkes Kemenkes Medan pada saat sosialiasasi wahana praktik.



6. Sosialisasi Program Optimalisasi Balai Pengobatan, Laboratorium Bahasa dan

Laboratorium Terpadu dengan Stakeholder baik internal maupun eksternal

a. Pertemuan 6 Juni 2016 dilakukan sosialiasi program optimalisasi wahana praktik

dengan lembaga bahasa Inggris yaitu Twins English Course

1. Sosialisasi dilakukan di lembaga bahasa Inggris Twins English Course

2. Dalam sosialisasi disampaikan bahwa optimalisasi wahana praktik sebagai training

centre bagi mahasiswa, dosen, staf dan juga masyarakat umum, dan diharapkan

lembaga bahasa Inggris yaitu Twins English Course menjadi penyedia layanan

latihan/ kursus bahasa Inggris bagi mahasiswa, dosen, staf dan juga masyarakat

umum.

3. Sosialisasi dilakukan oleh Kepala Unit Laboratorium Bahasa

4. Output : tersosialisasinya program optimalisasi wahana praktik dan sebagai bahan

laporan sosialisasi


b. Pertemuan 29 Juli 2016 dilakukan sosialiasi program optimalisasi wahana praktik

dengan BP3TKI Medan

1. Sosialisasi dilakukan di Ruang Rapat Poltekkes Kemenkes Medan dipimpin oleh

Direktur Poltekkes Kemenkes Medan beserta Tim Efektif.

2. Dalam sosialisasi disampaikan optimalisasi wahana praktik sebagai training centre

bagi alumni dan masyarakat umum, yang akan bekerja ke luar negeri, dan

menyediakan pelatihan bagi tenaga kesehatan yang akan dikirim ke luar negeri.

Sosialisasi dilanjutkan dengan penandatanganan kerjasama Poltekkes Kemenkes

Medan dengan BP3TKI Medan.


3. Sosialisasi dilakukan oleh Direktur Poltekkes Kemenkes Medan beserta Tim Efektif

dan perwakilan dari BP3TKI Medan.

4. Output : tersosialisasinya program optimalisasi wahana praktik dan sebagai bahan

laporan sosialisasi serta MOU

5. Output Antara : Daftar Hadir, Notulen dan Dokumentasi

7. Menghimpun peserta BPJS dari civitas akademika dan masyarakat

a. Tanggal 1 Agustus 2016 : Menghimpun peserta BPJS dari civitas akademika dan

masyarakat


1. Permohonan pemindahan kepesertaan BPJS langsung ke Kantor BPJS Jl. Karya

Medan

2. Permohonan pemindahan kepesertaan BPJS sebagai syarat untuk menjadi FKTP.

Pemindahan kepesertaan BPJS yang dimaksud adalah pemindahan rujukan ke semua

kartu BPJS pegawai dan mahasiswa ke Balai Pengobatan Poltekkes Kemenkes

Medan.

3. Permohonan Kepesertaan BPJS ini dilakukan oleh Kepala Balai Pengobatan

Poltekkes Medan beserta Penanggung Jawab masing-masing Klinik

4. Output : Bahan sosialisasi dan laporan.

5. Output Antara : Surat Tugas, Daftar Hadir, dan Notulen

7. Pengurusan Rekomendasi dari Dinas Kesehatan Prop Sumut

a. Pengurusan rekomendasi dilakukan pada bulan Juli 2016 melalui beberapa kali

pertemuan dan konsultasi baik dilakukan di Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara

maupu di Poltekkes Kemenkes Medan.


b. Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara melalui Kepala Dinas menyambut baik adanya

pengembangan wahana praktik Poltekkes Kemenkes Medan.

c. Output antara: notulen, daftar hadir

9. Memulai kerjasama jejaring Apotik

a. Guna mendukung pengembangan wahana praktik maka dilakukan kerjasama dengan

jejaring apotik. Adapun apotik yang sudah melakukan MOU dengan Klinik

Poltekkes Medan adalah apotik Haemes yang beralamat di Jl Darusalam No 15 C

Medan

b. Output: Terjalin kerjasama dengan jejaring apotik

c. Output antara: MOU

11. Pengurusan AMDAL

a. Pada tanggal 21 Juli 2016 dilakukan penjajakan pengurusan SPPL Ke kantor Walikota

b. Pada tanggal tgl 28 juli 2016 dilakukan penjajakan ke kantor BLH untuk mencoba

menjajaki pengurusan UPL-UKL dengan dasar pemikiran rencana jangka panjang

menjadikan klinik Poltekes Kemenkes Medan sebagai klinik pratama dengan rawat inap.


c. Output antara: surat tugas

13. Mengusulkan penambahan Sarana Prasarana

a. Dalam rangka pengembangan wahana praktek, maka dilakukan pengusulan penambahan

sarana prasarana pada bulan Juli 2016.

b. Adapun jenis sarana prasarana yang diusulkan berupa: bed side cabinet, ranjang

elektrik, fetal doppler Bistos bt 200, printer, komputer, kursi ruang tunggu, tv, Lcd,

food model, timbangan bayi, tempat sampah medis dan handrub dispenser.

c. Output: Surat Usulan Sarana Prasarana

14. Pelayanan klinik

a. Jenis pelayanan klinik yang sudah dilakukan pemeriksaan berupa pemeriksaan kesehatan

gigi dan mulut, pemeriksaan laboratorium seperti hemoglobin, cholestrol, kadar gula

darah, dan asam urat dan pengambilan donor darah serta pelayanan penyuluhan dan

edukasi.

b. Pelayanan kesehatan yang dilakukan berupa pasien peserta BPJS, Pasien Umum maupun

sosial.


B. ID ENTIFIKASI POTENSI DAN KENDALA MASALAH

Potensi kendala yang dapat terjadi selama pelaksanaan proyek perubahan :

1. Jadwal tugas kedinasan yang dilakukan project leader dalam masa implementasi proyek

perubahan mempengaruhi kelancaran sosialiasi program.

2. Pengaturan jadwal pertemuan dengan stakeholder yang rumit, karena kesibukan

masing-masing pihak

3. Tim efektif memiliki tugas masing-masing sehingga sulit mengatur waktu pertemuan

C. UPAYA UNTUK MENGATASI MASALAH

Beberapa upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala dan masalah dalam proyek

perubahan ini antara lain :

1. Mengatur jadwal tugas kedinasan project leader dengan pelaksanaan proyek perubahan,

dan terus menjalin komunikasi dengan mentor serta tim efektif

2. Menyediakan sarana komunikasi untuk kelancaran koordinasi dengan anggota tim

efektif serta stakeholder, sarana komunikasi berupa teepon/Hp, grup Whatsapp serta

email, jika tidak memungkinkan untuk pertemuan langsung.


3. Menyediakan waktu untuk tim efektif mengadakan pertemuan di jadwal-jadwal tertentu

yang tidak mengganggu tugas kedinasan masing-masing.

D. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa laporan implementasi ini berfikus pada

rincian kegiatan jangka pendek dan beberapa jangka menengah yang telah dilakukan dalam

rentang waktu 18 Mei sampai dengan Agustus 2016. Capain kerja dari proyek perubahan ini

berdasarkan milestone yang telah dibuat, yaitu :

1. Pengembangan wahana praktik untuk menaikkan kinerja BLU sudah disosialisasikan

kepada seluruh stakeholder internal dan eksternal dan terhimpunnya peserta BPJS serta

pengurusan rekomendasi dan ijin FKTP.

2. Kerjasama dengan stakeholder sudah diperoleh dalam bentuk penandatanganan MOU

3. Terbitnya perijinan FKTP dan sudah terlaksananya beberapa kegiatan pada wahana

praktik

E. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

Keberhasilan proyek perubahan ini tidak lepas dari beberapa faktor pendukung antara lain :

1. Dukungan dari coach

2. Dukungan dari seluruh jajaran Direksi Poltekkes Kemenkes Medan

3. Dukungan dari Ketua Jurusan dan Ketua Prodi di Lingkungan Poltekkes

Kemenkes Medan

4. Dukungan dari Kepala Urusan dan Kepala Unnit beserta Penanggunga Jawab dan

Staf

5. Dukungan dan kepercayaan para Stakeholder baik internal maupun eksternal

6. Adanya kepercayaan diri yang kuat dan keyakinan yang tinggi dari project leader

dalam mencapai keberhasilan

7. Adanya kerjasama yang baik sesama anggota tim efektif proyek perubahan


BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

1. Proyek perubahan ini merupakan sebuah inovasi untuk mengoptimalisasi balai

pengobatan. Laboratorium bahasa dan laboratorium Terpadu menjadi wahana praktik

yang dilakukan untuk meningkatkan Kinerja BLU di Poltekkes Kemenkes Medan.

2. Proyek perubahan ini dilaksanakan berdasarkan pada milestone yang telah direncanakan

dan terbagi dalam 3 (tiga) tahapan yaitu jangka pendek, jangka menengah dan jangka

panjang.

3. Laporan implementasi ini berisikan uraian tentang kegiatan yang telah dilakukan pada

jangka pendek, dan beberapa kegiatan yang telah dilakukan pada jangka menengah.

4. Pelaksanaan proyek perubahan ini melibatkan beberapa pihak yaitu Direksi beserta

jajarannya, Ketua Jurusan/Prodi, Kepala Urusan dan Kepala Unit, Stakehoder Internal

maupu Eksternal, serta Tim Efektif Proyek Perubahan.

5. Kegiatan dalam wahana praktik telah dilakukan seperti menerima pasien BPJS, perizinan

untuk FKTP sudah diterima, sudah ada MOU dengan stakeholder, Laboratorium Bahasa

sudah menerima pelatihan bahasa inggris bekerjasama dengan lembaga bahasa, namun

masih perlu upaya untuk lebih mengoptimalisasi semua unit yang terkait dengan wahana

praktik dan melakukan evaluasi secara berkelanjutan.

B. SARAN

Proyek perubahan ini merupakan suatu program yang dapat membawa dampak

bagi budaya kerja yang ada di Poltekkes Kemenkes Medan, sehingga perlu kerjasama semua


pihak yang terkait untuk tetap mempertahankan pelaksanaan proyek yang sudah berjalan dan

mendukung terus untuk peningkatan proyek perubahan ini selanjutnya.


DAFTAR LAMPIRAN


laporan - website poltekkes medanpoltekkes-medan.ac.id/files/proper/laporan.docx · web viewproyek...

Documents