laporan tugas akhir prosedur pengelolaan arsip … · arsip dinamis aktif di rumah sakit ortopedi...
TRANSCRIPT
i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA
Disusun Oleh :
NOFI IRIANTI
D1514072
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli
Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
ii
PERSETUJUAN
PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF
DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA
Disusu n Oleh :
NOFI IRIANTI
D1514072
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta, 21 April 2017
Pembimbing,
Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si
NIP. 19531009190032003
iii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Disusun Oleh :
NOFI IRIANTI
D1514072
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan
1. Penguji 1 Drs. Budiarjo, M.Si …………
2. Penguji 2 Dra. Lestariningsih, M.Si …………
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si
NIP. 196108251986012001
iv
PERNYATAAN
Nama : NOFI IRIANTI
N I M : D1514072
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI
PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang
saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Nofi Irianti
v
MOTTO
Bertakwalah pada Allah maka Allah akan mengajarimu. Sesungguhnya Allah
Maha Mengetahui segala sesuatu.
(QS Al-Baqarah:282)
Barang siapa bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhannya itu adalah
untuk dirinya sendiri.
(QS Al-Ankabut:6)
Waktumu terbatas. Jangan terperangkap dalam dogma dimana kamu hidup dengan
apa yang orang lain pikirkan. Jangan biarkan pendapat orang lain
menenggelamkan suara batinmu sendiri. Kamu harus punya keberanian untuk
mengikuti hati dan intuismu. Mereka kadang tahu akan jadi apa kamu sebenarnya.
Yang lainnya hanya tambahan.
(Steve Jobs)
vi
PERSEMBAHAN
Karya ini penulis persembahkan kepada :
Rabbi-Ku yang kasih-Nya tak pernah bisa saya ungkapkan
Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi tauladan
Abah dan Almh. Umi tercinta yang selalu menjadi motivasi
Adikku tersayang
Bulek dan Om terkasih yang telah memberi perhatian
Teman-temanku dan Sahabat-sahabatku termasuk Rosa,
Iccha, Rika, Ira, Yuni, Septian, Adhi, Ana, Ani terimakasih
atas kebersamaan dan dukungan selama ini
Semua teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi
angkatan 2014
vii
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah
melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul “Prosedur Pengelolaan
Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta”
sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md.)
jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.
Dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak sangat besar
pengaruhnya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu
penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah
meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan
petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan.
2. Bapak Drs. Budiarjo, M.Si selaku dosen penguji Tugas Akhir yang telah
membantu dalam kelancaran penyusunan tugas akhir ini.
3. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen pembimbing akademik yang telah
membantu selama proses studi perkuliahan.
4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen
Administrasi.
6. Ibu Tutik Sulestari, SKM selaku Kepala Bagian Urusan Rumah Tangga
Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta yang selalu sabar
memberikan bimbingan dan petunjuk mengenai data dan informasi dalam
rangka penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini.
7. Bapak Bakori, SKp, M.Pd selaku Kepala Bagian Umum yang telah
memberikan ijin penulis untuk melakukan kuliah kerja manajemen
administrasi di Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta.
viii
8. Bapak Mursid Effendi, S.Psi., M.Ph selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan
yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk informasi dalam rangka
penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini.
9. Bapak Jaimin, S.Ag, AKS, MPSSp. selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha
dan Rumah Tangga yang telah memberikan kesempatan dan membantu
penulis dalam proses magang di Bagian Umum khususnya pada bagian Tata
Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta.
10. Segenap staf dan karyawan Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.
Soeharso Surakarta yang telah ramah dan selalu membantu penulis pada saat
menjalani magang.
11. Semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya Laporan Tugas Akhir
ini.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna baik
materi pembahasannya dan tata bahasanya. Semua ini karena keterbatasan
kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, dalam kesederhanaan ini semoga
tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca.
Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih atas bantuan semua pihak
dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat
bermanfaat, Amin.
Surakarta,
Yang Membuat Pernyataan,
Nofi Irianti
ix
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ................................................................................... i
PERSETUJUAN ......................................................................................... ii
PENGESAHAN .......................................................................................... iii
PERNYATAAN .......................................................................................... iv
MOTTO ...................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ....................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ................................................................................ vii
DAFTAR ISI ............................................................................................... ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xii
DAFTAR TABEL ....................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xiv
ABSTRAK .................................................................................................. xv
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1
B. Perumusan Masalah .................................................................... 4
C. Tujuan Pengamatan .................................................................... 4
D. Manfaat Pengamatan .................................................................. 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........ 6
A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 6
1. Prosedur ............................................................................... 6
2. Pengeloaan ........................................................................... 6
3. Arsip .................................................................................... 7
x
a. Pengertian Arsip ........................................................... 7
b. Jenis Arsip .................................................................... 8
c. Tujuan Kearsipan ......................................................... 10
4. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ........................................ 11
a. Penciptaan Arsip ........................................................... 11
b. Penggunaan Arsip ......................................................... 15
c. Pemeliharaan Arsip ...................................................... 16
B. Metode Pengamatan ................................................................... 24
1. Lokasi Pengamatan .............................................................. 24
2. Jenis Pengamatan................................................................. 24
3. Teknik Pengumpulan Data .................................................. 25
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 27
A. Sejarah Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta................................................................................... 27
B. Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta................................................................................... 30
C. Visi, Misi dan Motto ................................................................ 31
D. Struktur Organisasi ................................................................... 32
E. Staf Tata Usaha berkaitan dengan Pengelolaan Surat dan
Arsip ......................................................................................... 36
F. Evaluasi Kinerja Bagian Tata Usaha dalam Menangani
Surat dan Arsip ........................................................................ 42
BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................. 43
xi
A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ............................................ 43
1. Penciptaan Arsip .................................................................. 43
a. Pembuatan Surat ........................................................... 43
b. Penerimaan Surat Masuk .............................................. 50
2. Penggunaan Arsip ................................................................ 52
3. Pemeliharaan Arsip ............................................................. 54
a. Penyimpanan Arsip ...................................................... 54
b. Pengorganisasian Arsip ................................................ 57
c. Penjagaan Arsip ............................................................ 58
B. Sarana dan Prasarana Kearsipan .............................................. 58
C. Kendala dalam Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif
di RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ..................... 61
BAB V PENUTUP ...................................................................................... 63
A. Kesimpulan............................................................................... 63
B. Saran ......................................................................................... 65
Daftar Pustaka ............................................................................................. 67
Lampiran-lampiran
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Contoh Pengkodean dan Penomoran Surat ............................. 13
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sub.Bagian Tata Usaha dan Rumah
Tangga Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta.................................................................................. 33
Gambar 4.1 Alur Penciptaan Arsip ............................................................. 43
Gambar 4.2 Teknik Pengkodean dan Penomoran Surat Rumah Sakit
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta .............................. 47
Gambar 4.3 Contoh Penggunaan Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi Prof.
Dr. R. Soeharso Surakarta ...................................................... 55
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Daftar Sub.Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof.
Dr. R. Soeharso Surakarta Pada Tahun 2017 ............................... 41
Tabel 3.2 Evaluasi Kinerja dalam Menangani Surat pada Bagian Tata
Usaha RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Tahun
2016.............................................................................................. 42
Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Keluar Bagian Tata Usaha Rumah Sakit
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ................................... 46
Tabel 4.2 Daftar Kode Unit Pengolah Rumah Sakit Ortopedi Prof.
Dr. R. Soeharso Surakarta .......................................................... 48
Tabel 4.3 Buku Agenda Surat Masuk Bagian Tata Usaha Rumah Sakit
Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ................................... 51
Tabel 4.4 Contoh Beberapa Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian ................ 53
Tabel 4.5 Contoh Beberapa Pola Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi
Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta .................................................. 56
Tabel 4.6 Daftar Sarana & Prasarana Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha ... 61
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Tugas
2. Surat Keterangan
3. Form Monitoring Magang Periode 1 Februari 2017 – 7 Februari 2017
4. Form Monitoring Magang Periode 8 Februari 2017 – 14 Februari 2017
5. Form Monitoring Magang Periode 15 Februari 2017 – 21 Februari 2017
6. Form Monitoring Magang Periode 22 Februari 2017 – 28 Februari 2017
7. Form Presensi Magang
8. Form Penilaian Magang
9. Kartu Kendali Surat Masuk
10. Kartu Kendali Surat Keluar
11. Form Daftar Berkas
12. Form Daftar Isi Berkas
13. Daftar Arsip Aktif Tahun 2016 (Daftar Isi Berkas)
14. Gambar Sarana dan Prasarana
15. Gambar Penataan Arsip dan Gudang
xv
ABSTRAK
NOFI IRIANTI, D1514072. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP
DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R.
SOEHARSO SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program
Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret,
2017, 67 Halaman.
Arsip aktif dalam pemeliharaannya lebih memerlukan pengelolaan dan
penataan yang lebih dibandingkan arsip inaktif. Arsip aktif masih memiliki
peranan penting dan sangat dibutuhkan oleh suatu instansi dalam menjalankan
administrasinya. Dari beberapa kegiatan instansi masih saja ada permasalahan
yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif yang tidak sesuai. Dari
urutan prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif masih banyak yang tidak
mengetahui bagaimana cara memelihara arsip yang benar. Pengelolaan arsip
dinamis aktif pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta belum
bisa dikatakan efektif. Masih sering terjadi penumpukan arsip pada sub-sub
bagian dan beberapa surat-surat yang tidak ikut proses pengarsipan. Pengelolaan
arsip Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta dengan cara manual
terkadang mengakibatkan adanya surat yang tertinggal dan tidak ikut tersimpan
sehingga sukar saat penemuan kembali.
Tujuan Pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip
dinamis aktif yang diterapkan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso
Surakarta.
Pengamatan ini menggunakan metode observasi berperan aktif dengan
berperan langsung dengan memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan
dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya.
Hasil Pengamatan menunjukkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip
dinamis aktif terdapat tiga tahap yakni tahap penciptaan, tahap penggunaan dan
tahap pemeliharaan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional ketatausahaan
bagian umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Penciptaan
Arsip yang meliputi pembuatan surat dan penerimaan surat. Tahap Penggunaan
mengenai kegunaan dan peminjaman arsip. Pemeliharaan Arsip yang meliputi
penyimpanan arsip, pengorganisasian arsip yang menggunakan asas kombinasi
dan penjagaan arsip. Adapun kesimpulan yang dapat diambil bahwa prosedur
pengelolaan dari tahap penciptaan dan tahap penggunaan arsip sudah baik, namun
pada tahap pemeliharaan masih kurang karena kurang sumber daya ahli yang
mengelola arsip dan kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung
pengelolaan arsip secara efektif dan efisien. Sehingga dalam pengelolaan atau
manajemen arsip masih kurang.
Kata Kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip Dinamis Aktif.