laporan tugas akhir prosedur pengelolaan arsip … · arsip dinamis aktif di rumah sakit ortopedi...

17
i LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA Disusun Oleh : NOFI IRIANTI D1514072 Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2017

Upload: hoangdung

Post on 08-Mar-2019

268 views

Category:

Documents


6 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

i

LAPORAN TUGAS AKHIR

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA

Disusun Oleh :

NOFI IRIANTI

D1514072

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli

Madya ( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

Page 2: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

ii

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA

Disusu n Oleh :

NOFI IRIANTI

D1514072

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 21 April 2017

Pembimbing,

Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si

NIP. 19531009190032003

Page 3: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Disusun Oleh :

NOFI IRIANTI

D1514072

Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Drs. Budiarjo, M.Si …………

2. Penguji 2 Dra. Lestariningsih, M.Si …………

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si

NIP. 196108251986012001

Page 4: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

iv

PERNYATAAN

Nama : NOFI IRIANTI

N I M : D1514072

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “PROSEDUR

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI

PROF. DR. R. SOEHARSO SURAKARTA” adalah betul-betul karya sendiri.

Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan

ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang

saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Nofi Irianti

Page 5: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

v

MOTTO

Bertakwalah pada Allah maka Allah akan mengajarimu. Sesungguhnya Allah

Maha Mengetahui segala sesuatu.

(QS Al-Baqarah:282)

Barang siapa bersungguh-sungguh, sesungguhnya kesungguhannya itu adalah

untuk dirinya sendiri.

(QS Al-Ankabut:6)

Waktumu terbatas. Jangan terperangkap dalam dogma dimana kamu hidup dengan

apa yang orang lain pikirkan. Jangan biarkan pendapat orang lain

menenggelamkan suara batinmu sendiri. Kamu harus punya keberanian untuk

mengikuti hati dan intuismu. Mereka kadang tahu akan jadi apa kamu sebenarnya.

Yang lainnya hanya tambahan.

(Steve Jobs)

Page 6: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini penulis persembahkan kepada :

Rabbi-Ku yang kasih-Nya tak pernah bisa saya ungkapkan

Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi tauladan

Abah dan Almh. Umi tercinta yang selalu menjadi motivasi

Adikku tersayang

Bulek dan Om terkasih yang telah memberi perhatian

Teman-temanku dan Sahabat-sahabatku termasuk Rosa,

Iccha, Rika, Ira, Yuni, Septian, Adhi, Ana, Ani terimakasih

atas kebersamaan dan dukungan selama ini

Semua teman-teman seperjuangan Manajemen Administrasi

angkatan 2014

Page 7: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan

pengamatan dan penyusunan tugas akhir dengan judul “Prosedur Pengelolaan

Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta”

sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan vokasi Ahli Madya (A.Md.)

jurusan Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik.

Dukungan, bimbingan dan bantuan dari semua pihak sangat besar

pengaruhnya bagi penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu

penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :

1. Ibu Dra. Hj. Lestariningsih, M.Si selaku pembimbing Tugas Akhir yang telah

meluangkan waktunya dan selalu sabar memberikan bimbingan, arahan dan

petunjuk sehingga penyusunan tugas akhir ini dapat terselesaikan.

2. Bapak Drs. Budiarjo, M.Si selaku dosen penguji Tugas Akhir yang telah

membantu dalam kelancaran penyusunan tugas akhir ini.

3. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen pembimbing akademik yang telah

membantu selama proses studi perkuliahan.

4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Diploma III Manajemen

Administrasi.

6. Ibu Tutik Sulestari, SKM selaku Kepala Bagian Urusan Rumah Tangga

Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta yang selalu sabar

memberikan bimbingan dan petunjuk mengenai data dan informasi dalam

rangka penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini.

7. Bapak Bakori, SKp, M.Pd selaku Kepala Bagian Umum yang telah

memberikan ijin penulis untuk melakukan kuliah kerja manajemen

administrasi di Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso

Surakarta.

Page 8: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

viii

8. Bapak Mursid Effendi, S.Psi., M.Ph selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan

yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk informasi dalam rangka

penyusunan dan penyelesaian Tugas Akhir ini.

9. Bapak Jaimin, S.Ag, AKS, MPSSp. selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha

dan Rumah Tangga yang telah memberikan kesempatan dan membantu

penulis dalam proses magang di Bagian Umum khususnya pada bagian Tata

Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta.

10. Segenap staf dan karyawan Bagian Umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R.

Soeharso Surakarta yang telah ramah dan selalu membantu penulis pada saat

menjalani magang.

11. Semua pihak yang telah mendukung terselesaikannya Laporan Tugas Akhir

ini.

Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna baik

materi pembahasannya dan tata bahasanya. Semua ini karena keterbatasan

kemampuan yang ada pada penulis. Akan tetapi, dalam kesederhanaan ini semoga

tidak mengurangi baik arti maupun manfaatnya terutama bagi para pembaca.

Penulis hanya dapat mengucapkan terima kasih atas bantuan semua pihak

dan semoga Allah SWT membalasnya serta penulisan tugas akhir ini dapat

bermanfaat, Amin.

Surakarta,

Yang Membuat Pernyataan,

Nofi Irianti

Page 9: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ................................................................................... i

PERSETUJUAN ......................................................................................... ii

PENGESAHAN .......................................................................................... iii

PERNYATAAN .......................................................................................... iv

MOTTO ...................................................................................................... v

PERSEMBAHAN ....................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................ vii

DAFTAR ISI ............................................................................................... ix

DAFTAR GAMBAR .................................................................................. xii

DAFTAR TABEL ....................................................................................... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xiv

ABSTRAK .................................................................................................. xv

BAB I PENDAHULUAN ........................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................. 1

B. Perumusan Masalah .................................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan .................................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan .................................................................. 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ........ 6

A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 6

1. Prosedur ............................................................................... 6

2. Pengeloaan ........................................................................... 6

3. Arsip .................................................................................... 7

Page 10: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

x

a. Pengertian Arsip ........................................................... 7

b. Jenis Arsip .................................................................... 8

c. Tujuan Kearsipan ......................................................... 10

4. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ........................................ 11

a. Penciptaan Arsip ........................................................... 11

b. Penggunaan Arsip ......................................................... 15

c. Pemeliharaan Arsip ...................................................... 16

B. Metode Pengamatan ................................................................... 24

1. Lokasi Pengamatan .............................................................. 24

2. Jenis Pengamatan................................................................. 24

3. Teknik Pengumpulan Data .................................................. 25

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ............................................................... 27

A. Sejarah Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso

Surakarta................................................................................... 27

B. Profil Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso

Surakarta................................................................................... 30

C. Visi, Misi dan Motto ................................................................ 31

D. Struktur Organisasi ................................................................... 32

E. Staf Tata Usaha berkaitan dengan Pengelolaan Surat dan

Arsip ......................................................................................... 36

F. Evaluasi Kinerja Bagian Tata Usaha dalam Menangani

Surat dan Arsip ........................................................................ 42

BAB IV PEMBAHASAN HASIL PENGAMATAN ................................. 43

Page 11: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

xi

A. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif ............................................ 43

1. Penciptaan Arsip .................................................................. 43

a. Pembuatan Surat ........................................................... 43

b. Penerimaan Surat Masuk .............................................. 50

2. Penggunaan Arsip ................................................................ 52

3. Pemeliharaan Arsip ............................................................. 54

a. Penyimpanan Arsip ...................................................... 54

b. Pengorganisasian Arsip ................................................ 57

c. Penjagaan Arsip ............................................................ 58

B. Sarana dan Prasarana Kearsipan .............................................. 58

C. Kendala dalam Prosedur Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

di RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ..................... 61

BAB V PENUTUP ...................................................................................... 63

A. Kesimpulan............................................................................... 63

B. Saran ......................................................................................... 65

Daftar Pustaka ............................................................................................. 67

Lampiran-lampiran

Page 12: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

xii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Contoh Pengkodean dan Penomoran Surat ............................. 13

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sub.Bagian Tata Usaha dan Rumah

Tangga Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso

Surakarta.................................................................................. 33

Gambar 4.1 Alur Penciptaan Arsip ............................................................. 43

Gambar 4.2 Teknik Pengkodean dan Penomoran Surat Rumah Sakit

Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta .............................. 47

Gambar 4.3 Contoh Penggunaan Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi Prof.

Dr. R. Soeharso Surakarta ...................................................... 55

Page 13: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

xiii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Sub.Bagian Tata Usaha Rumah Sakit Ortopedi Prof.

Dr. R. Soeharso Surakarta Pada Tahun 2017 ............................... 41

Tabel 3.2 Evaluasi Kinerja dalam Menangani Surat pada Bagian Tata

Usaha RS. Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta Tahun

2016.............................................................................................. 42

Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Keluar Bagian Tata Usaha Rumah Sakit

Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ................................... 46

Tabel 4.2 Daftar Kode Unit Pengolah Rumah Sakit Ortopedi Prof.

Dr. R. Soeharso Surakarta .......................................................... 48

Tabel 4.3 Buku Agenda Surat Masuk Bagian Tata Usaha Rumah Sakit

Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta ................................... 51

Tabel 4.4 Contoh Beberapa Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian ................ 53

Tabel 4.5 Contoh Beberapa Pola Klasifikasi Rumah Sakit Ortopedi

Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta .................................................. 56

Tabel 4.6 Daftar Sarana & Prasarana Kearsipan Sub Bagian Tata Usaha ... 61

Page 14: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

xiv

DAFTAR LAMPIRAN

1. Surat Tugas

2. Surat Keterangan

3. Form Monitoring Magang Periode 1 Februari 2017 – 7 Februari 2017

4. Form Monitoring Magang Periode 8 Februari 2017 – 14 Februari 2017

5. Form Monitoring Magang Periode 15 Februari 2017 – 21 Februari 2017

6. Form Monitoring Magang Periode 22 Februari 2017 – 28 Februari 2017

7. Form Presensi Magang

8. Form Penilaian Magang

9. Kartu Kendali Surat Masuk

10. Kartu Kendali Surat Keluar

11. Form Daftar Berkas

12. Form Daftar Isi Berkas

13. Daftar Arsip Aktif Tahun 2016 (Daftar Isi Berkas)

14. Gambar Sarana dan Prasarana

15. Gambar Penataan Arsip dan Gudang

Page 15: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan

xv

ABSTRAK

NOFI IRIANTI, D1514072. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP

DINAMIS AKTIF DI RUMAH SAKIT ORTOPEDI PROF. DR. R.

SOEHARSO SURAKARTA, Program Studi Manajemen Administrasi, Program

Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret,

2017, 67 Halaman.

Arsip aktif dalam pemeliharaannya lebih memerlukan pengelolaan dan

penataan yang lebih dibandingkan arsip inaktif. Arsip aktif masih memiliki

peranan penting dan sangat dibutuhkan oleh suatu instansi dalam menjalankan

administrasinya. Dari beberapa kegiatan instansi masih saja ada permasalahan

yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis aktif yang tidak sesuai. Dari

urutan prosedur pengelolaan arsip dinamis aktif masih banyak yang tidak

mengetahui bagaimana cara memelihara arsip yang benar. Pengelolaan arsip

dinamis aktif pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta belum

bisa dikatakan efektif. Masih sering terjadi penumpukan arsip pada sub-sub

bagian dan beberapa surat-surat yang tidak ikut proses pengarsipan. Pengelolaan

arsip Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R Soeharso Surakarta dengan cara manual

terkadang mengakibatkan adanya surat yang tertinggal dan tidak ikut tersimpan

sehingga sukar saat penemuan kembali.

Tujuan Pengamatan ini adalah untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip

dinamis aktif yang diterapkan pada Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso

Surakarta.

Pengamatan ini menggunakan metode observasi berperan aktif dengan

berperan langsung dengan memainkan berbagai peranan yang dimungkinkan

dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya.

Hasil Pengamatan menunjukkan bahwa dalam prosedur pengelolaan arsip

dinamis aktif terdapat tiga tahap yakni tahap penciptaan, tahap penggunaan dan

tahap pemeliharaan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional ketatausahaan

bagian umum Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta. Penciptaan

Arsip yang meliputi pembuatan surat dan penerimaan surat. Tahap Penggunaan

mengenai kegunaan dan peminjaman arsip. Pemeliharaan Arsip yang meliputi

penyimpanan arsip, pengorganisasian arsip yang menggunakan asas kombinasi

dan penjagaan arsip. Adapun kesimpulan yang dapat diambil bahwa prosedur

pengelolaan dari tahap penciptaan dan tahap penggunaan arsip sudah baik, namun

pada tahap pemeliharaan masih kurang karena kurang sumber daya ahli yang

mengelola arsip dan kurangnya sarana dan prasarana yang mendukung

pengelolaan arsip secara efektif dan efisien. Sehingga dalam pengelolaan atau

manajemen arsip masih kurang.

Kata Kunci : Prosedur, Pengelolaan, Arsip Dinamis Aktif.

Page 16: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan
Page 17: LAPORAN TUGAS AKHIR PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP … · Arsip Dinamis Aktif di Rumah Sakit Ortopedi Prof. Dr. R. Soeharso Surakarta” sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan