laporan praktik kerja lapangan pada bank ...memberikan bantuan kepada praktikan. 6. orang tua dan...
TRANSCRIPT
LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA BANK INDONESIA KANTOR PUSAT JAKARTA IRZANNI RAHMANI 8143108221
Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu persyaratan mendapatkan Gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta
PROGRAM STUDI D3 SEKRETARI JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA 2013
iv
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Segala puji dan syukur praktikan panjatkan kepada Allah SWT, atas
rahmat dan karunia-Nya praktikan dapat menyelesaikan laporan Praktik
Kerja Lapangan ini. Adapun maksud dari penyusunan laporan ini adalah
sebagai salah satu syarat dalam mencapai jenjang Diploma III Program
Studi Sekretari Jurusan Ekonomi dan Administrasi Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.agar
Laporan PKL ini disusun berdasarkan hasil kerja lapangan yang telah
dilaksanakan pada tanggal 04 Februari 2013 – 28 Maret 2013 di Bank
Indonesia Kantor Pusat Jakarta yang berlokasi di Jalan MH. Thamrin
Nomor 2 Jakarta. Laporan ini ditulis berdasarkan data – data yang
diperoleh praktikan selama melakukan praktik kerja. Pada kesempatan ini,
praktikan hendak menyampaikan rasa terima kasih atas segala dorongan
moril maupun materil kepada:
1. Dra. Nuryetty Zain, MM, selaku Pembimbing Laporan Praktik Kerja
Lapangan dan Ketua Program Studi D3 Sekretari Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.
2. Ari Saptono, SE, M.Pd, selaku Ketua Jurusan Ekonomi dan
Administrasi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.
v
3. Dra. Hj. Nurahma Hajat, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.
4. Ibu Lonny selaku assisten pembimbing di bagian divisi APHI – Bank
Indonesia Kantor Pusat Jakarta yang telah membimbing praktikan.
5. Seluruh karyawan Bank Indonesia Kantor Pusat Jakarta yang telah
memberikan bantuan kepada praktikan.
6. Orang tua dan keluarga praktikan yang selalu mendoakan dan
memotivasi Praktikan.
Praktikan menyadari Laporan Praktik Kerja Lapangan ini tidak luput
dari kesalahan, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun
dan bermanfaat sangat diharapkan oleh praktikan. Semoga laporan ini
dapat bermanfaat bagi mahasiswa dan mahasiswi Universitas Negeri
Jakarta khususnya Fakultas Ekonomi dan pihak-pihak yang
membutuhkannya.
Wassalamualaikum Wr. Wb
Jakarta, April 2013
Praktikan
vi
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................... ii DAFTAR ISI .............................................................................................. iv DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................. v BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ............................................................... 1 B. Maksud dan Tujuan ....................................................... 2 C. Kegunaan PKL .............................................................. 3 D. Tempat PKL .................................................................. 5 E. Jadwal PKL .................................................................... 5
BAB II TINJAUAN UMUM BANK INDONESIA
A. Sejarah Bank Indonesia ................................................ 6 B. Status dan Kedudukan Bank Indonesia ......................... 7 C. Visi, Misi dan Sasaran Strategis Bani Indonesia .......... 9 D. Tujuan Bank Indonesia .................................................. 10 E. Tugas Bank Indonesia dalam Sistem Pembayaran ........ 11
BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Bidang Kerja .................................................................. 15 B. Pelaksanaan Kerja .......................................................... 16 C. Kendala yang Dihadapi ................................................. 27 D. Cara Mengatasi Kendala ................................................ 28
BAB IV KESIMPULAN
A. Kesimpulan .................................................................... 31 B. Saran .............................................................................. 32
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN – LAMPIRAN
vii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 : Logo Bank Indonesia ................................................. 36
Lampiran 2 : Struktur Organisasi Bank Indonesia .......................... 37
Lampiran 3 : Surat Permohonan Izin PKL ...................................... 38
Lampiran 4 : Surat Penerimaan PKL .............................................. 39
Lampiran 5 : Formulir Penilaian PKL ............................................. 40
Lampiran 6 : Daftar Hadir PKL ...................................................... 41
Lampiran 7 : Tabel Kegiatan Praktikan Selama PKL ..................... 44
Lampiran 8 : Contoh Lembar Ekspedisi ......................................... 48
Lampiran 9 : Contoh Daftar Dokumen Masuk (DDM) ................... 49
Lampiran 10 : Contoh Daftar Dokumen Keluar (DDK) ................... 51
Lampiran 11 : Contoh Lembar Disposisi .......................................... 53
Lampiran 12 : Contoh Formulir Transaksi Single Debit ................... 54
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Perkembangan dunia kerja pada saat ini sangatlah pesat, kemajuan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang meningkat membuat setiap perusahaan baik
swasta maupun instansi pemerintah mencari sumber daya manusia yang
berkualitas dan profesional dibidangnya, agar perusahaan dapat tetap bersaing
dengan perusahaan lainnya. Oleh karena itu, keterampilan, kemampuan,
keahlian dan pengetahuan yang luas, sangatlah dibutuhkan dalam era
globalisasi seperti sekarang ini.
Dalam menghadapi perubahan dan persaingan yang semakin ketat, maka
perguruan tinggi baik negeri maupun swasta bersaing untuk menghasilkan
lulusan yang berkualitas. Untuk itu Universitas Negeri Jakarta (UNJ)
mengadakan program Praktik Kerja Lapangan (PKL) yang diwajibkan bagi
mahasiswa D3 Program Studi Sekretari Fakultas Ekonomi. Praktik Kerja
Lapangan ini mempunyai peranan didalam pengembangan ilmu pengetahuan
dan keterampilan yang dimiliki oleh praktikan serta mengenalkan dunia kerja
yang sebenarnya kepada praktikan.
PKL juga merupakan salah satu syarat kelulusan bagi mahasiswa D3.
Pelaksanaan PKL dilakukan sebagai salah satu latihan bagi para mahasiswa
sebelum mengakhiri masa studinya. Mahasiswa diharapkan mampu
2
menerapkan ilmu yang diperoleh dibangku perkuliahan dengan
mengaplikasikannya didunia kerja secara profesional. Pelaksanaan PKL
adalah praktik yang tepat dalam menerapkan hasil belajar yang dimiliki.
Salah satunya untuk membandingkan teori yang dimiliki dengan kondisi
lapangan yang sebenarnya. Kondisi yang sebenarnya ada di lapangan
merupakan kenyataan yang harus dikaji secara baik mengenai hal-hal apa saja
yang harus diterapkan untuk bekal setelah lulus.
Dengan berbagai pertimbangan yang dilihat dari berbagai aspek,
praktikan memilih salah satu lembaga negara yang bersifat independen yaitu
Bank Indonesia. Berdasarkan latar belakang praktikan, perusahaan
menempatkan praktikan di Departemen Internasional pada Divisi Analisi
Pinjaman Luar Negeri dan Hubungan Investor sebagai Asisten Sekretaris
Wakil Direktur Departemen Internasional. Pada divisi ini praktikan ditugaskan
untuk membantu sekretaris Wakil Direktur Departemen Internasional seperti
Mengarsip dokumen/warkat, Menangani telepon, Menerima tamu, Menangani
surat masuk dan keluar, Menggunakan peralatan kantor, Mengetik formulir
isian, dan Mempersiapkan konsumsi rapat.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud dari PKL diantaranya:
a. Memenuhi salah satu syarat kelulusan mata kuliah PKL.
b. Membandingkan dan menerapkan pengetahuan akademis yang telah
didapatkan dengan kenyataan kerja yang sebenarnya di lapangan.
3
c. Mempelajari suatu bidang pekerjaan tertentu yang sesuai dengan latar
belakang pendidikan.
d. Mempersiapkan mental sebagai calon tenaga kerja profesional dan
membekali praktikan dalam menghadapi tantangan dan persaingan
dunia kerja.
2. Tujuan PKL diantaranya:
a. Bertujuan untuk mendapatkan gambaran yang lebih komprehensif
mengenai dunia kerja sekaligus memberikan kesempatan
mengaplikasikan teori dan praktek di lapangan.
b. Bertujuan untuk mengembangkan sikap profesional dalam bekerja.
c. Bertujuan untuk memperoleh pengetahuan secara langsung kepada
praktikan dalam dunia kerja yang tidak didapatkan dalam perkuliahan.
d. Bertujuan untuk dapat lebih mengenal, mengetahui, dan berlatih
menganalisis kondisi lingkungan dunia kerja yang ada sebagai upaya
untuk mempersiapkan diri dalam memasuki dunia kerja.
C. Kegunaan PKL
Adapun kegunaan PKL yang akan praktikan paparkan menjadi tiga, yaitu
kegunaan PKL bagi perusahaan, bagi mahasiswa, dan bagi Fakultas Ekonomi
Universitas Negeri Jakarta.
4
1. Bagi Perusahaan diantaranya:
a. Menumbuhkan kerjasama yang saling menguntungkan dan
bermanfaat antara perusahaan/instansi terkait dan UNJ.
b. Memungkinkan instansi perusahaan untuk merekrut mahasiswa-
mahasiswa UNJ yang berkualitas untuk ditempatkan ke dalam
perusahaannya.
2. Bagi Mahasiswa diantaranya:
a. Menambah pengetahuan dan pengalaman tentang dunia kerja yang
sesungguhnya.
b. Melatih mental dan keterampilan mahasiswa.
c. Memudahkan mahasiswa dalam mendapatkan tempat bekerja.
3. Bagi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta diantaranya:
a. Dapat menyempurnakan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan saat ini.
b. Mengetahui seberapa besar kemampuan dan pemahaman
mahasiswa dalam menyerap ilmu yang didapat dalam perkuliahan
kedalam praktek kerja yang sesungguhnya.
c. Mengembangkan kegiatan PKL.
5
D. Tempat PKL
Praktikan melaksanakan PKL pada:
Nama Perusahaan : Bank Indonesia
Alamat : Jl. MH Thamrin Nomor 2 Jakarta 10350
Telepon : (62 – 21) 381 – 7187
Faksimili : (62 – 21) 350 – 1867
Homepage : www.bi.go.id
Email : [email protected]
Alasan praktikan memilih perusahaan tempat praktikan PKL adalah karena
perusahaan tersebut merupakan BUMN yang telah berdiri cukup lama,
memiliki reputasi yang baik dan Bank Sentral Negara.
E. Jadwal Waktu PKL
Praktikan melaksanakan PKL selama dua bulan terhitung sejak tanggal 4
Februari 2013 sampai dengan 28 Maret 2013. Praktikan melaksanakan PKL
dari hari Senin sampai dengan Jumat. Sedangkan waktu pelaksanaan praktik
adalah dari pukul 07.00 - 16.15.
6
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PKL
A. Sejarah Bank Indonesia
Pada 1828 De Javasche Bank didirikan oleh Pemerintah Hindia Belanda
sebagai bank sirkulasi yang bertugas mencetak dan mengedarkan uang. Tahun
1953, Undang-Undang Pokok Bank Indonesia menetapkan pendirian Bank
Indonesia untuk menggantikan fungsi De Javasche Bank sebagai bank sentral,
dengan tiga tugas utama di bidang moneter, perbankan, dan sistem
pembayaran. Di samping itu, Bank Indonesia diberi tugas penting lain dalam
hubungannya dengan Pemerintah dan melanjutkan fungsi bank komersial yang
dilakukan oleh DJB sebelumnya.
Pada tahun 1968 diterbitkan Undang-Undang Bank Sentral yang mengatur
kedudukan dan tugas Bank Indonesia sebagai bank sentral, terpisah dari bank-
bank lain yang melakukan fungsi komersial. Selain tiga tugas pokok bank
sentral, Bank Indonesia juga bertugas membantu Pemerintah sebagai agen
pembangunan mendorong kelancaran produksi dan pembangunan serta
memperluas kesempatan kerja guna meningkatkan taraf hidup rakyat.
Tahun 1999 merupakan Babak baru dalam sejarah Bank Indonesia, sesuai
dengan UU No.23/1999 yang menetapkan tujuan tunggal Bank Indonesia
yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.
7
Pada tahun 2004, Undang-Undang Bank Indonesia diamandemen dengan
fokus pada aspek penting yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan
wewenang Bank Indonesia, termasuk penguatan governance. Pada tahun
2008, Pemerintah mengeluarkan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-
Undang No.2 tahun 2008 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang
No.23 tahun 1999 tentang Bank Indonesia sebagai bagian dari upaya menjaga
stabilitas sistem keuangan. Amandemen dimaksudkan untuk meningkatkan
ketahanan perbankan nasional dalam menghadapi krisis global melalui
peningkatan akses perbankan terhadap Fasilitas Pembiayaan Jangka Pendek
dari Bank Indonesia
B. Status dan Kedudukan Bank Indonesia
1. Lembaga Negara yang Independen
Babak baru dalam sejarah Bank Indonesia sebagai Bank Sentral yang
independen dimulai ketika sebuah undang-undang baru, yaitu UU No.
23/1999 tentang Bank Indonesia, dinyatakan berlaku pada tanggal 17 Mei
1999 dan sebagaimana telah diubah dengan UU. No 3/2004 tanggal 15
Januari 2004. Undang-undang ini memberikan status dan kedudukan
sebagai suatu lembaga negara yang independen dan bebas dari campur
tangan Pemerintah ataupun pihak lainnya.
Sebagai suatu lembaga negara yang independen, Bank Indonesia
mempunyai otonomi penuh dalam merumuskan dan melaksanakan setiap
tugas dan wewenangnya sebagaimana ditentukan dalam undang-undang
8
tersebut. Pihak luar tidak dibenarkan mencampuri pelaksanaan tugas Bank
Indonesia, dan Bank Indonesia juga berkewajiban untuk menolak atau
mengabaikan intervensi dalam bentuk apapun dari pihak manapun juga.
Untuk lebih menjamin independensi tersebut, undang-undang ini telah
memberikan kedudukan khusus kepada Bank Indonesia dalam struktur
ketatanegaraan Republik Indonesia. Sebagai Lembaga negara yang
independen kedudukan Bank Indonesia tidak sejajar dengan Lembaga
Tinggi Negara. Disamping itu, kedudukan Bank Indonesia juga tidak sama
dengan Departemen, karena kedudukan Bank Indonesia berada diluar
Pemerintah.
Status dan kedudukan yang khusus tersebut diperlukan agar Bank
Indonesia dapat melaksanakan peran dan fungsinya sebagai otoritas
moneter secara lebih efektif dan efisien.
2. Sebagai Badan Hukum
Status Bank Indonesia baik sebagai badan hukum publik maupun
badan hukum perdata ditetapkan dengan undang-undang. Sebagai badan
hukum publik Bank Indonesia berwenang menetapkan peraturan-peraturan
hukum yang merupakan pelaksanaan dari undang-undang yang mengikat
seluruh masyarakat luas sesuai dengan tugas dan wewenangnya. Sebagai
badan hukum perdata, Bank Indonesia dapat bertindak untuk dan atas
nama sendiri di dalam maupun di luar pengadilan.
9
C. Misi, Visi dan Sasaran Strategis Bank Indonesia
Misi
Mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah melalui pemeliharaan
kestabilan moneter dan pengembangan stabilitas sistem keuangan untuk
pembangunan nasional jangka panjang yang berkesinambungan.
Visi
Menjadi lembaga bank sentral yang dapat dipercaya (kredibel) secara nasional
maupun internasional melalui penguatan nilai-nilai strategis yang dimiliki
serta pencapaian inflasi yang rendah dan stabil.
Nilai-Nilai Strategis
Kompetensi - Integritas - Transparansi - Akuntabilitas - Kebersamaan (KITA -
Kompak)
Sasaran Strategis
Untuk mewujudkan Misi, Visi dan Nilai-nilai Strategis tersebut, Bank
Indonesia menetapkan sasaran strategis jangka menengah panjang, yaitu :
1. Terpeliharanya Kestabilan Moneter.
2. Terpeliharanya Stabilitas Sistem Keuangan.
3. Terpeliharanya kondisi keuangan Bank Indonesia yang sehat dan
akuntabel.
4. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi manajemen moneter.
10
5. Memelihara SSK :
a. melalui efektifitas pengaturan dan pengawasan bank, surveillance
sektor keuangan, dan manajemen krisis serta.
b. mendorong fungsi intermediasi.
6. Memelihara keamanan dan efisiensi sistem pembayaran.
7. Meningkatkan kapabilitas organisasi, SDM dan sistem informasi.
8. Memperkuat institusi melalui good governance, efektivitas komunikasi
dan kerangka Hukum.
9. Mengoptimalkan pencapaian dan manfaat inisiatif Bank Indonesia.
D. Tujuan Bank Indonesia
Dalam kapasitasnya sebagai bank sentral, Bank Indonesia mempunyai
satu tujuan tunggal, yaitu mencapai dan memelihara kestabilan nilai rupiah.
Kestabilan nilai rupiah ini mengandung dua aspek, yaitu kestabilan nilai mata
uang terhadap barang dan jasa, serta kestabilan terhadap mata uang negara
lain.
Aspek pertama tercermin pada perkembangan laju inflasi, sementara
aspek kedua tercermin pada perkembangan nilai tukar rupiah terhadap mata
uang negara lain. Perumusan tujuan tunggal ini dimaksudkan untuk
memperjelas sasaran yang harus dicapai Bank Indonesia serta batas-batas
11
tanggung jawabnya. Dengan demikian, tercapai atau tidaknya tujuan Bank
Indonesia ini kelak akan dapat diukur dengan mudah.
E. Tugas Bank Indonesia dalam Sistem Pembayaran
Menjaga stabilitas nilai tukar rupiah adalah tujuan Bank Indonesia
sebagaimana diamanatkan Undang-Undang No. 23 tahun 1999 tentang Bank
Indonesia. Untuk menjaga stabilitas rupiah itu perlu disokong pengaturan dan
pengelolaan akan kelancaran Sistem Pembayaran Nasional (SPN). Kelancaran
SPN ini juga perlu didukung oleh infrastruktur yang handal (robust). Jadi,
semakin lancar dan hadal SPN, maka akan semakin lancar pula transmisi
kebijakan moneter yang bersifat time critical. Bila kebijakan moneter berjalan
lancar maka muaranya adalah stabilitas nilai tukar.
Selain itu masih ada tugas BI dalam SPN, misalnya, peran sebagai
penyelenggara sistem kliring antarbank untuk jenis alat-alat pembayaran
tertentu. Bank sentral juga adalah satu-satunya lembaga yang berhak
mengeluarkan dan mengedarkan alat pembayaran tunai seperti uang rupiah. BI
juga berhak mencabut, menarik hingga memusnahkan uang rupiah yang sudah
tak berlaku dari peredaran.
Berbekal kewenangan itu, BI pun menetapkan sejumlah kebijakan dari
komponen SPN ini. Misalnya, alat pembayaran apa yang boleh dipergunakan
di Indonesia. BI juga menentukan standar alat-alat pembayaran tadi serta
12
pihak-pihak yang dapat menerbitkan atau memproses alat-alat pembayaran
tersebut. BI juga berhak menetapkan lembaga-lembaga yang dapat
menyelenggarakan sistem pembayaran.
Di sisi alat pembayaran tunai, Bank Indonesia merupakan satu-satunya
lembaga yang berwenang untuk mengeluarkan dan mengedarkan uang rupiah
serta mencabut, menarik dan memusnahkan uang dari peredaran. Terkait
dengan peran BI dalam mengeluarkan dan mengedarkan uang, Bank Indonesia
senantiasa berupaya untuk dapat memenuhi kebutuhan uang kartal di
masyarakat baik dalam nominal yang cukup, jenis pecahan yang sesuai, tepat
waktu, dan dalam kondisi yang layak edar (clean money policy). Untuk
mewujudkan clean money policy tersebut, pengelolaan pengedaran uang yang
dilakukan oleh Bank Indonesia dilakukan mulai dari pengeluaran uang,
pengedaran uang, pencabutan dan penarikan uang sampai dengan pemusnahan
uang.
Sebelum melakukan pengeluaran uang rupiah, terlebih dahulu dilakukan
perencanaan agar uang yang dikeluarkan memiliki kualitas yang baik sehingga
kepercayaan masyarakat tetap terjaga. Perencanaan yang dilakukan Bank
Indonesia meliputi perencanaan pengeluaran emisi baru dengan
mempertimbangkan tingkat pemalsuan, nilai intrinsik serta masa edar uang.
Selain itu dilakukan pula perencanaan terhadap jumlah serta komposisi
pecahan uang yang akan dicetak selama satu tahun kedepan. Berdasarkan
perencanaan tersebut kemudian dilakukan pengadaan uang baik untuk
13
pengeluaran uang emisi baru maupun pencetakan rutin terhadap uang emisi
lama yang telah dikeluarkan.
Uang rupiah yang telah dikeluarkan tadi kemudian didistribusikan atau
diedarkan di seluruh wilayah melalui Kantor Bank Indonesia. Kebutuhan uang
Rupiah di setiap kantor Bank Indonesia didasarkan pada jumlah persediaan,
keperluan pembayaran, penukaran dan penggantian uang selama jangka waktu
tertentu. Kegitan distribusi dilakukan melalui sarana angkutan darat, laut dan
udara. Untuk menjamin keamanan jalur distribusi senantiasa dilakukan baik
melalui pengawalan yang memadai maupun dengan peningkatan sarana sistem
monitoring.
Kegiatan pengedaran uang juga dilakukan melalui pelayanan kas kepada
bank umum maupun masyarakat umum. Layanan kas kepada bank umum
dilakukan melalui penerimaan setoran dan pembayaran uang Rupiah.
Sedangkan kepada masyarakat dilakukan melalui penukaran secara langsung
melalui loket-loket penukaran di seluruh kantor Bank Indonesia atau melalui
kerjasama dengan perusahaan yang menyediakan jasa penukaran uang kecil.
Lebih lanjut, kegiatan pengelolaan uang Rupiah yang dilakukan Bank
Indonesia adalah pencabutan uang terhadap suatu pecahan dengan tahun emisi
tertentu yang tidak lagi berlaku sebagai alat pembayaran yang sah. Pencabutan
uang dari peredaran dimaksudkan untuk mencegah dan meminimalisasi
peredaran uang palsu serta menyederhanakan komposisi dan emisi pecahan.
14
Uang rupiah yang dicabut tersebut dapat ditarik dengan cara menukarkan ke
Bank Indonesia atau pihak lain yang telah ditunjuk oleh Bank Indonesia.
Sementara itu untuk menjaga menjaga kualitas uang rupiah dalam kondisi
yang layak edar di masyarakat, Bank Indonesia melakukan kegiatan
pemusnahan uang. Uang yang dimusnahkan tersebut adalah uang yang sudah
dicabut dan ditarik dari peredaran, uang hasil cetak kurang sempurna dan uang
yang sudah tidak layak edar. Kegiatan pemusnahan uang diatur melalui
prosedur dan dilaksanakan oleh jasa pihak ketiga yang dengan pengawasan
oleh tim Bank Indonesia (BI).
15
BAB III
PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN
A. Bidang Kerja
Pelaksanaan praktik kerja di Bank Indonesia Kantor Pusat Jakarta
berlangsung dari tanggal 04 Februari sampai dengan 28 Maret 2013. Selama
masa itu, praktikan ditempatkan sebagai Asisten Sekretaris Wakil Direktur
Departemen Internasioanl pada Divisi Analisis Pinjaman Luar Negeri dan
Hubungan Investor (APHI) yaitu salah satu divisi pada perusahaan yang
bertugas mengelola data-data yang berhubungan dengan pinjaman luar negeri
dan berhubungan dengan para investor. Adapun bidang pekerjaan yang
dilakukan praktikan adalah sebagai berikut:
1. Mengarsip dokumen/warkat.
2. Menangani telepon
3. Menerima tamu
4. Menangani surat masuk dan keluar
5. Menggunakan peralatan kantor
6. Mengetik formulir isian, dan
7. Mempersiapkan konsumsi rapat.
16
B. Pelaksanaan Kerja
Selama melaksanakan praktik kerja lapangan praktikan melakukan
beberapa pekerjaan keseketarisan di bagian Divisi Analisis Pinjaman Luar
Negeri dan Hubungan Investor. Adapun pekerjaan yang praktikan kerjakan
selama praktik, antara lain:
1. Mengarsip Dokumen/Warkat
Salah satu tugas sekretaris adalah mengarsip dokumen/warkat.
Dokumen/warkat merupakan alat komunikasi dan informasi yang sangat
berharga bagi suatu perusahaan, sehingga dokumen/warkat tersebut harus
dijaga dan disimpan dengan baik agar mudah ditemukan kembali pada saat
dibutuhkan.
Langkah – langkah yang dilakukan praktikan, antara lain sebagai
berikut:
a. Praktikan mempersiapkan dokumen/warkat yang akan di arsip beserta
peralatannya yaitu folder dan box arsip.
b. Dokumen/warkat tersebut di sortir oleh praktikan sesuai dengan
masalah kemudian dimasukkan kedalam folder – folder yang telah
disediakan. Contohnya folder Rapat Dewan Gubernur, Kajian dan lain
sebagainya.
c. Dokumen/warkat yang ada didalam folder disusun oleh praktikan
dengan menggunakan sistem kronologis. Contohnya tanggal
dokumen/warkat yang paling bawah adalah tanggal surat yang paling
tua.
17
d. Setelah dokumen/warkat tersusun dengan rapi, praktikan membuat
daftar isi dokumen dengan cara membubuhkan nomor urut di
warkat/dokumen tersebut lalu diketik informasinya (jenis, nomor
dokumen, perihal dan tanggal dokumen/warkat) di microsoft Exel
dengan format Nomor, Jenis, nomor dokumen/warkat, perihal dan
tanggal dokumen/warkat.
e. Hasil ketikan tersebut di cetak oleh praktikan untuk ditempelkan di
depan folder.
f. Semua folder disusun secara urut dan diberi daftar isi dokumen/warkat,
kemudian praktikan memasukan folder – folder tersebut kedalam box
arsip yang telah disediakan.
2. Penanganan Telepon
a. Menangani Telepon Masuk
Praktikan diberi pekerjaan untuk menangani telepon, baik telepon
masuk maupun telepon keluar Sekretaris Wakil Direktur Departemen
Internasioanl pada Divisi Analisis Pinjaman Luar Negeri dan
Hubungan Investor (APHI). Telepon adalah salah satu alat untuk
berkomunikasi di kantor. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan etika
dalam berbicara melalui telepon. Apabila ada telepon masuk maka
praktikan berusaha untuk mempraktikkan cara menangani telepon yang
baik. Dengan cara sebagai berikut :
1) Praktikan mempersiapkan alat tulis dan kertas untuk mencatat
pesan saat telepon masuk berdering pada dering pertama.
18
2) Saat masuk dering ketiga praktikan mengangkat telepon, dengan
menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan memegang pena
untuk mencatat pesan dikertas serta posisi duduk yang sempurna.
3) Praktikan menjawab telepon dengan suara yang ramah dan sopan,
mengucapkan salam, perkenalkan diri serta menawarkan bantuan.
“Selamat pagi, Bank Indonesia dengan Irzanni, ada yang bisa saya
bantu”
4) Praktikan menanyakan terlebih dahulu identitas, maksud dan
tujuan si penelpon serta menanyakan ingin berbicara dengan siapa.
5) Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, praktikan
mempersilahkan penelpon menunggu dengan menekan tombol
tanda tunggu. Kemudian praktikan melakukan konfirmasi kepada
pimpinan terlebih dahulu apakah beliau bersedia berbicara dengan
si penelepon.
6) Apabila pimpinan bersedia menerima telepon, maka praktikan
langsung menyambungkan telepon tersebut ke pimpinan.
7) Namun apabila pimpinan tidak bersedia, sedang sibuk atau sedang
tidak ada ditempat, maka praktikan menawarkan penelpon untuk
meninggalkan pesan.
8) Apabila ada pesan yang ditinggalkan praktikan mencatat pesan
tersebut di kertas pesan yang telah disediakan. Praktikan juga
mencatat waktu, hari, tanggal, dan identitas penelpon. Kemudian
19
pesan yang telah dicatat diulang oleh praktikan untuk konfirmasi
agar tidak ada kesalahan informasi.
9) Apabila pembicaraan sudah selesai, praktikan mengucapkan salam
dan menunggu penelpon menutup telepon terlebih dahulu.
10) Kemudian praktikan memberikan kertas pesan telepon masuk
tersebut kepada pimpinan.
b. Menangani Telepon Keluar
Praktikan juga diberi kepercayaan untuk menelpon sekretaris –
sekretaris pimpinan departemen/divisi lain di bank Indonesia untuk
menyampaikan pesan ataupun memperoleh informasi – informasi yang
dibutuhkan. Adapun langkah – langkah yang dilakukan praktikan
sebagai berikut:
1) Sebelum menelpon praktikan mencatat nomor dan nama yang
akan dihubungi serta mencatat pesan/daftar informasi yang
dibutuhkan terlebih dahulu.
2) Praktikan mengangkat gagang telepon dengan menggunakan
tangan kiri sedangkan tangan kanan menekan nomor telepon yang
akan dihubungi.
3) Setelah telepon tersambung praktikan mengucapkan salam dan
menyebutkan identitas diri dengan ramah dan sopan, “Selamat
pagi, saya Irzanni dari divisi APHI”.
20
4) Kemudian praktikan menanyakan apa benar nomor tesebut adalah
nomor yang dituju. Setelah dipastikan benar, jelaskan maksud dan
tujuan menelepon.
5) Praktikan menyampaikan pesan ataupun menanyakan informasi
yang dibutuhkan sesuai dengan apa yang telah ditulis dikertas.
6) Apabila informasi telah di dapat praktikan mencatat informasi
tersebut di kertas yang telah disediakan.
7) Pada akhir pembicaraan praktikan mengucapkan terima kasih dan
salam lalu menutup telepon dengan perlahan.
3. Menerima Tamu
Tamu adalah seseorang atau lebih yang datang ke suatu kantor atau
rumah untuk maksud tertentu baik dengan janji atau tanpa janji terlebih
dahulu, baik kepentingan dinas atau pribadi. Dalam kegiatan menerima
tamu yang dilakukan, praktikan harus memperhatikan etika – etika yang
berlaku.
Etika berguna untuk menciptakan suasana yang menyenangkan di
lingkungan kerja dan membantu urusan bisnis menjadi lebih lancar dan
membuat citra perusahaan menjadi baik. Etika atau tata cara yang
praktikan lakukan dalam menerima tamu yang datang untuk menemui
pimpinan ataupun karyawan di divisi APHI adalah sebagai berikut:
a. Praktikan menerima tamu dengan ramah dan mengucapkan salam, lalu
menayakan identitas dan apa keperluannya serta apakah sudah
21
membuat janji terlebih dahulu kepada pimpinan atau karyawan yang
akan di temui.
b. Apabila sudah membuat janji, praktikan meminta tamu untuk
menunggu sebentar dan mempersilahkan duduk terlebih dahulu di
tempat yang telah di sediakan.
c. Praktikan menemui pimpinan atau karyawan yang akan ditemui oleh
tamu.
d. Apabila pimpinan/karyawan yang bersangkutan bersedia menemui
tamu tersebut, maka praktikan mengantar pimpinan/karyawan sampai
menemui tamu tersebut.
e. Apabila tamu tersebut jangka waktu berkunjungnya lama, praktikan
memesan minuman dan makanan kecil kemudian dihidangkan ke
pimpinan/karyawan dan tamu tersebut.
f. Apabila pimpinan/karyawan yang bersangkutan tidak ada ditempat
atau tidak bersedia menemui karena sedang rapat/sibuk, maka
praktikan menemui tamu tersebut dan menjelaskan kepada tamu bahwa
pimpinan/karyawan yang bersangkutan sedang tidak ada ditempat.
Praktikan juga menanyakan apakah ada pesan yang akan disampaikan,
apabila ada praktikan mencatatnya dan memberikan kepada yang
bersangkutan setelah berada ditempat. Apabila tidak ada praktikan
mempersilahkan tamu untuk kembali lagi lain waktu dengan ramah
dan sopan.
22
4. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar
Setiap perusahaan tidak lepas dari kegiatan surat menyurat, dalam
melaksanakan PKL praktikan juga ditugaskan menangani surat masuk dan
surat keluar di divisi APHI. Adapun kegiatan – kegiatan yang dilakukan
sebagai berikut:
a. Surat Masuk
1. Praktikan menerima surat masuk dari messenger dan
membubuhkan paraf di lembar penerimaan surat atau apabila dari
intern adalah daftar pengantar memorandum/tembusan surat antar
satuan kerja.
2. Pastikan surat tersebut benar untuk divisi APHI, lalu buka
amplop/sampul surat tersebut. Apabila surat tersebut rahasia
praktikan tidak membuka surat tersebut.
3. Praktikan mengecek kelengkapan surat termasuk lampiran.
Kemudian surat tersebut dibaca untuk mengetahui intinya.
4. Semua informasi surat (nomor, tanggal, perihal, pengirim surat) di
catat oleh praktikan kedalam Daftar Dokumen Masuk (DDM).
5. Praktikan memberikan lembar disposisi yang telah disediakan pada
surat tersebut lalu menuliskan informasi surat untuk mempermudah
pimpinan menuliskan disposisi kepada bawahannya.
6. Setelah selesai pencatatan dan pendisposisian kemudian praktikan
memberikan surat tersebut kepada pimpinan atau kepada yang
ditujukan disurat.
23
b. Surat Keluar
1. Praktikan menerima surat/memo/catatan yang telah selesai dibuat
oleh karyawan dan telah dibubuhi tanda tangan pimpinan,
kemudian praktikan memberi nomor dan tanggal pada
surat/memo/catatan tersebut lalu mencatatnya di lembar Daftar
Dokumen Keluar (DDK), serta mengecek kelengkapan lampiran
surat/memo/catatan tersebut.
2. 2 lembar copyan surat/memo/catatan tersebut dibubuhkan cap
arsip dan tembusan oleh praktikan.
3. Untuk copyan yang dibubuhkan cap arsip, praktikan langsung
mengarsipnya ke dalam bindeks surat keluar yang telah disediakan,
sedangakan untuk copyan yang dibubuhkan cap tembusan,
diberikan kepada staf yang membuat surat/memo/catatan tersebut.
4. Sebelum surat di kirim praktikan menuliskan nomor, tanggal,
perihal dan kepada siapa surat/memo/catatan tersebut diberikan di
Lembar Ekspedisi Surat yang telah disediakan.
5. Surat/memo/catatan berserta lampirannya (jika ada) praktikan
masukkan kedalam amplop/sampul yang telah disediakan.
Kemudian surat/memo/catatan tersebut diberikan kepada kurir
(messenger) untuk dikirim.
24
5. Menggunakan Peralatan Kantor
Saat melaksanakan pekerjaan selama PKL, praktikan diberkikan tugas
untuk menggunakan peralatan kantor yaitu mesin fax. Mesin fax
digunakan untuk menerima atau mengirim dokumen dengan cepat baik
dalam ataupun luar negeri. Oleh karena itu untuk menghemat waktu dalam
penyampaian surat kepada si penerima, khususnya surat yang bersifat
segera dan jaraknya jauh, maka pengiriman surat melalui fax sangatlah
penting. Adapun langkah – langkah yang praktikan lakukan:
a. Mengirim Fax
1) Praktikan mempersiapkan dan memastikan kebenaran nomor fax
yang akan dituju serta dokumen/surat yang akan di kirim.
2) Kemudian praktikan meletakan dokumen/surat tersebut di mesin
fax ditempat yang telah disediakan dengan posisi kepala surat
dibawah dan isi surat tersebut menghadap kebelakang (dibalik).
3) Tekan nomor fax yang akan dituju, lalu tekan tombol start.
4) Apabila dokumen/surat tersebut akan dikirim ke luar negeri, maka
sebelumnya praktikan menelpon ke 107 terlebih dahulu untuk
diatur kode negaranya. Saat menelpon ke 107 praktikan
memberitahu akan mengirim fax ke Negara X, setelah dari operator
107 bilang ok, praktikan tutup telepon dan langsung kirim
dokumen/surat tersebut sesuai dengan nomor fax perusahaan yang
dituju.
25
b. Menerima Fax
1) Saat mendengar bunyi panggilan masuk pada mesin fax, praktikan
memastikan adanya kertas di mesin tersebut dan menunggu
keluarnya seluruh dokumen/surat.
2) Lalu praktikan mengambil dokumen/surat di tempat keluarnya
kertas dan membaca kepada siapa dokumen/surat ditujukan.
3) Praktikan mencatat informasi fax (nomor, tanggal, perihal) di
DDM (Daftar Dokumen Masuk), kemudian memberikan lembar
disposisi yang telah disediakan pada dokumen/surat tersebut dan
menuliskan informasi dokumen/surat untuk mempermudah
pimpinan menuliskan disposisi kepada bawahannya. (jika perlu).
4) Setelah selesai pencatatan dan pendisposisian kemudian praktikan
memberikan surat tersebut kepada pimpinan atau kepada yang
ditujukan disurat.
6. Mengetik Formulir Isian.
Dalam melaksanakan pekerjaan saat PKL, praktikan juga diberi tugas
untuk mengetik dengan menggunakan mesin tik elektrik di formulir yang
telah disediakan.
Adapun langkah – langkah yang dilakukan praktikan, sebagai berikut:
1. Praktikan menyiapkan formulir dan data yang akan diketik serta
memastikan datanya sudah benar.
26
2. Untuk menyalakan mesin tik elektrik praktikan memastikan kabel
mesin sudah terhubung ke stopkontak lalu menekan tombol ON pada
mesin tersebut. Kemudian praktikan memasukan formulir isian
ditempat yang telah disediakan.
3. Karena berbentuk formulir, praktikan tidak perlu menetapkan margin,
praktikan hanya mengepaskan titik ketikan kedalam kolom – kolom
yang ada di formulir.
4. Setelah semua data diketik semua kedalam formulir, lalu praktikan
membuka pembebas kertas untuk mengambil formulir tersebut.
5. Setelah selesai praktikan memeriksa hasil ketikan terlebih dahulu, dan
memastikan tidak ada kesalahan sebelum diberikan kepada yang
bersangkutan.
7. Mempersiapkan Konsumsi Rapat
Disetiap rapat yang dilakukan di Divisi APHI baik intern ataupun
ekstern pasti memerlukan konsumsi. Konsumsi rapat merupakan salah satu
cerminan perusahaan, apabila konsumsi tidak ada/tidak enak maka situasi
rapat menjadi tidak kondusif dikarenakan peserta rapat yang lapar. Salah
satu tugas praktikan saat PKL adalah mempersiapkan konsumsi rapat.
Adapun langkah – langkah yang dilakukan sebagai berikut:
a. Praktikan memastikan berapa banyak peserta rapat dan berapa lama
rapat akan dilaksanakan. Apabila dari pagi hingga siang praktikan
27
mempersiapkan 1 kali snack dan 1 kali makan siang. Apabila sebentar
praktikan hanya memesan 1 kali snack saja.
b. Setelah mengetahui berapa banyak dan berapa lama dilaksanakannya
rapat, praktikan menelpon ke bagian food courd yang telah disediakan
perusahaan.
c. Saat menelpon untuk memesan makanan, praktikan juga menanyakan
ada menu apa saja hari ini, agar praktikan dapat memilih makanan apa
yang cocok untuk peserta rapat.
d. Setelah ditentukan, praktikan memesan snack/makan sesuai dengan
jumlah peserta rapat.
e. 30 menit sebelum rapat dimulai praktikan memastikan konsumsi rapat
sudah berada di ruang rapat, apabila belum ada praktikan menelpon
kembali ke bagian pemesanan makan untuk mengingatkan dan
meminta untuk segera diantar pesanannya.
f. Setelah rapat berjalan, praktikan memastikan semua peserta rapat telah
mendapatkan konsumsi.
C. Kendala yang Dihadapi
Selama melakukan Praktik Kerja Lapangan di divisi APHI, praktikan pun
mempunyai beberapa kendala, baik kendala yang berasal dari dalam diri
sendiri maupun dari luar. Adapun kendala – kendala yang dihadapi oleh
praktikan sebagai berikut:
28
1. Praktikan mengalami kesulitan pada minggu – minggu pertama masuk
PKL, karena praktikan tidak percaya diri dengan kemampuan yang
dimiliki sehingga praktikan tidak maksimal dalam menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan.
2. Praktikan tidak diberikan fasilitas komputer dan menggunakan komputer
bergantian dengan karyawan sehingga lambat dalam menyelesaikan
pekerjaan yang berkaitan dengan pengetikan data.
3. Praktikan tidak mengetahui singkatan – singkatan internal yang digunakan
di dalam lingkungan perusahaan sehari – hari, seperti DKM, DSM, DLP,
DPB, Dint, DSDM dan juga di disposisi pimpinan terdapat singkatan
RAD, JK, dan juga Her.
D. Cara Mengatasi Kendala
1. Tidak percaya diri dengan kemampuan yang dimiliki sehingga hasil
pekerjaan tidak maksimal.
Cara mengatasi rasa tidak percaya diri yang dialami oleh praktikan,
adalah dengan cara praktikan selalu berfikir positif dengan kemampuan
yang dimiliki. Selain itu kepercayaan diri juga dapat ditingkatkan dengan
cara berlatih. Menurut Ignatius Wursanto dalam bukunya yang berjudul
Kompetensi sekretaris profesional:
Rasa percaya diri merupakan aspek pribadi yang berkaitan dengan kebiasaan berpikir positif, kematangan mental, pengalaman masa lalu yang baik yang pem bentukannya dipengaruhi oleh budaya. Rasa kurang percaya diri tampak dalam bentuk perilaku ragu – ragu, tidak tegas dan tidak berwibawa, lamban dan kurang produktif. Rasa
29
percaya diri bisa ditingkatkan dengan latihan, terlibat dalam kegiatan sosial, mengambil peran yang tidak terlalu besar, yang kemungkinann dapat berhasil dilaksanakan.1
Berdasarkan terori tersebut maka praktikan dapat menyimpulkan
bahwa rasa percaya diri dapat ditingkatkan dengan banyak berlatih
mengerjakan pekerjaan yang diberikan. Menurut Hassa Nurrohohim dan
Lina Anatan ”Dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut
diperlukan adanya komunikasi”2. Oleh karena itu praktikan juga menjalin
komunikasi dengan para karyawan agar lebih akrab dan dapat bekerja
sama sehingga praktikan dapat meningkatkan rasa percaya dirinya dan
pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik.
2. Lambat dalam menyelesaikan pekerjaan yang diberikan karena tidak
disediakannya fasilitas yang memadai.
Dalam menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan
pengetikan, praktikan memerlukan komputer untuk mengerjakannya.
Namun perusahaan tidak menyediakannya. Menurut Saiman:
Aktivitas kerja sekretaris pada prinsipnya adalah menitikberatkan pada pekerjaan kantor/perusahaan yaitu membantu melayani berbagai bidang kegiatan/kelancaran kantor. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan perlengkapan kantor (office equipment), salah satunya adalah peralatan kantor.3
Berdasarkan teori tersebut maka praktikan menyadari bahwa
pentingnya ada peralatan kantor untuk kelancaran penyelesaian pekerjaan,
1 Ignatius Wursanto. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: ANDI
Yogyakarta, 2006, P. 322 – 323. 2 Hassa Nurrohim dan Lina Anatan, Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi .Jurnal
Manajemen, Vol.7, No.4, Mei 2009. P.2 3 Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002, P. 84.
30
oleh karena itu praktikan berinisiatif untuk membawa netbook sendiri agar
pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat.
3. Praktikan tidak mengetahui singkatan – singkatan internal yang digunakan
di dalam lingkungan perusahaan sehari – hari.
Singkatan – singkatan internal yang digunakan oleh perusahaan tidak
diketahui oleh praktikan. Menurut Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiani:
Sifat keingintahuan yang tinggi dapat bermanfaat untuk dapat mengembangkan diri secara optimal. Selain itu senantiasa keingintahuan akan membimbing untuk memecahkan masalah secara komprehensive dengan pertimbangan yang kaya dari segala segi.4
Berdasarkan teori tersebut maka praktikan berusaha mencari tahu
singkatan – singkatan yang ada dengan cara bertanya pada karyawan
setempat. Dari hasil bertanya kepada karyawan, maka praktikan
mengetahui arti dari singkatan – singkatan tersebut.
Singkatan – singkatan yang sudah diketahui oleh praktikan seperti
DSDM adalah singkatan Departemen Sumber Daya Manusia, DInt adalah
singkatan dari Departemen Internasional, DPB adalah singkatan dari
Departemen Pengawas Bank dan lain sebagainya. Untuk singkatan yang
ada didisposisi pimpinan RAD adalah singkatan dari Rizal A. Djaafar
selaku Direktur Eksekutif Departemen Internasional, JK adalah singkatan
dari Jefry Kahuripan selaku Direktur Eksekutif Departermen Internasional
setelah menggantikan Bapak Rizal A. Djaafar dan juga Her adalah
singkatan Herawanto selaku Direktur Departemen Internasional.
4 Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiyani. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor
yang Efektif. Jogjakarta: Gava Media, 2005, P. 9.
31
BAB IV
KESIMPULAN
A. Kesimpulan
Dalam melaksanakan Praktik Kerja Lapangan dan dalam pembuatan
laporan PKL ini banyak sekali yang telah didapat dan dihasilkan oleh
Praktikan. Berdasarkan pembahasan di Bab III maka praktikan dapat
menyimpulkan, antara lain:
1. Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di Bank Indonesia
Kantor Pusat Jakarta dan ditempatkan pada Departemen Internasional di
Bagian Divisi Analisis Pinjaman Luar Negeri dan Hubungan Inverstor
(APHI) sebagai asisten sekretaris wakil direktur Departemen Internasional.
2. Praktikan melakukan pekerjaan kesekretarisan selama melaksanakan PKL.
Adapun pekerjaan praktikan yang dilakukan selama PKL, yaitu:
Pengarsipan, Menangani telepon, Menerima tamu, Menangani surat masuk
dan keluar, Menggunakan peralatan kantor, Mengetik formulir isian, dan
Mempersiapkan konsumsi rapat.
3. Selama melaksanakan PKL praktikan memiliki beberapa kendala yang
dihadapi baik kendala dari dalam diri sendiri maupun dari luar, antara lain
praktikan mengalami kesulitan pada minggu – minggu pertama masuk
PKL, karena praktikan tidak percaya diri dengan kemampuan yang
dimiliki sehingga praktikan tidak maksimal dalam menyelesaikan
pekerjaan yang diberikan, praktikan lambat dalam menyelesaikan
32
pekerjaan yang berkaitan dengan pengetikan data karena praktikan tidak
diberikan fasilitas komputer oleh perusahaan dan praktikan tidak
mengetahui istilah – istilah internal yang digunakan sehari – hari yang ada
di lingkungan BI.
4. Praktikan mengatasi kendala-kendala yang dihadapi dengan cara
meningkatkan rasa percaya dirinya yaitu dengan selalu berfikir positif dan
banyak berlatih untuk meningkatkan kemampuan yang telah dimiliki.
Praktikan juga menjalin komunikasi dengan para karyawan agar lebih
akrab sehingga praktikan dapat meningkatkan rasa percaya dirinya.
Praktikan juga membawa netbook sendiri untuk mempercepat
penyelesaian pekerjaan yang diberikan. Untuk mengetahui istilah – istilah
yang ada praktikan menanyakan langsung kepada para karyawan di
departemen internasional.
B. Saran
Dari pengalaman yang didapat praktikan selama PKL di Bank Indonesia
Kantor Pusat Jakarta, melalui laporan PKL ini praktikan bermaksud untuk
memberikan saran yang positif sehingga dapat dijadikan acuan untuk pihak-
pihak yang terkait. Adapun beberapa saran yang dapat praktikan berikan
antara lain bagi mahasiswa, bagi FE UNJ, dan bagi perusahaan.
33
1. Bagi Mahasiswa adalah sebagai berikut:
a. Mahasiswa sebaiknya mencari tempat PKL 3 bulan sebelum waktu
pelaksanaan. Hal ini dimaksudkan agar mahasiswa telah siap pada saat
pelaksanaan PKL. Selain itu juga untuk mengantisipasi tidak dapatnya
tempat PKL karena diperusahaan tersebut sudah menerima mahasiswa
– mahasiswa dari universitas lain yang lebih dahulu mendaftarkan diri
pada perusahaan untuk melaksanakan PKL.
b. Mahasiswa sebaiknya memilih perusahaan yang sesuai dengan jurusan
dan ilmu yang dipelajarinya sehingga dapat mengaplikasikan ilmu
tersebut sepenuhnya selama PKL.
c. Mahasiswa disarankan untuk mempersiapkan diri sebaik mungkin
dalam hal akademik, keterampilan, fisik dan mental untuk
mengantisipasi hambatan-hambatan yang mungkin terjadi agar
pelaksanaan PKL dapat berjalan dengan baik.
2. Bagi FE UNJ disarankan untuk menjalin hubungan yang baik dengan
perusahaan – perusahaan baik perusahaan milik swasta maupun
pemerintah. Hal ini dimaksudkan untuk membantu mahasiswa dalam
mencari tempat untuk melaksanakan PKL.
3. Untuk Bank Indonesia Kantor Pusat Jakarta.
a. Pihak BI diharapkan dapat memberikan informasi kepada
mahasiswa/mahasiswi yang ingin melakukan PKL tentang cara dan
34
syarat serta memberi lebih banyak kesempatan kepada
mahasiswa/mahasiswi untuk melaksanakan PKL di Bank Indonesia.
b. Pihak BI diharapkan dapat memberikan fasilitas komputer kepada
mahasiswa/mahasiswi yang sedang melaksanakan PKL agar pekerjaan
yang diberikan dapat diselesaikan lebih cepat.
c. Pihak BI diharapkan dapat lebih cepat dalam memproses dokumen
yang diperlukan mahasiswa/mahasiswi setelah menyelesaikan masa
PKLnya khususnya surat keterangan telah melaksanakan PKL.
d. Pihak BI diharapkan dapat memberikan kemudahan akses
keluar/masuk gedung bagi mahasiswa/mahasiswi yang sedang
melaksanakan PKL.
35
DAFTAR PUSTAKA
Bank Indonesia. http://www.bi.go.id/web/id/Tentang+BI (Diakses tanggal 22 April 2012).
Departemen Pendidikan Nasional. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Pusat Bahasa, 2008.
Fakultas Ekonomi. Pedoman Praktik Kerja Lapangan. Jakarta: UNJ, 2012.
Nurrohim, Hassa dan Lina Anatan. Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi. Jurnal Manajemen, Vol.7, No.4, Mei 2009.
Rosidah dan Ambar Teguh Sulistiayani. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor yang Efektif. Jogjakarta: Gava Media, 2005.
Saiman. Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia, 2002.
Sejarah Bank Indonesia, http://id.wikipedia.org/wiki/Bank_Indonesia (Diakases tanggal 10 April 2013).
Wursanto, Ignatius. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: ANDI Yogyakarta, 2006.
LAMPIRAN – LAMPIRAN
36
Lampiran 1
Logo Bank Indonesia
37
Lampiran 2
Struktur Organisasi Bank Indonesia
38
Lampiran 3
Surat Permohonan Izin PKL
39
Lampiran 4
Surat Penerimaan PKL
40
Lampiran 5
Formulir Penilaian PKL
41
Lampiran 6
Daftar Hadir PKL
42
Daftar Hadir PKL
43
Daftar Hadir PKL
44
Lampiran 7
Tabel Kegiatan Praktikan Selama PKL
HARI /TANGGAL KEGIATAN PEMBIMBING
Senin, 4 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar. Ibu Lonny
Selasa, 5 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Mengarsip dokumen/warkat.
Ibu Lonny
Rabu, 6 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk, Mengarsip dokumen/warkat.
Ibu Lonny
Kamis, 7 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk, Mengarsip dokumen/warkat, Menerima fax masuk.
Ibu Lonny
Jumat, 8 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar, Mengarsip dokumen/warkat.
Ibu Lonny
Senin, 11 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Mengarsip dokumen/warkat.
Ibu Lonny
Selasa, 12 Februari 2013 Mengarisip dokumen/warkat, Menangani telepon masuk, Menangani surat keluar.
Ibu Lonny
Rabu, 13 Februari 2013 Menangani telepon masuk, Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menangani surat masuk.
Ibu Lonny,
Bapak Istanto
Kamis, 14 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar. Ibu Lonny
Jumat, 15 Februari 2013 Mengirim surat melalui mesin fax, Menangani telepon masuk, Menerima tamu
Ibu Lonny,
Bapak Heri.
Senin, 18 Februari 2013 Mengarsip dokumen/warkat, Menangani telepon masuk.
Ibu Lonny,
Bapak Lukman
Selasa, 19 Februari 2013 Mengarsip dokumen/warkat. Menerima tamu
Bapak Lukman, Bapak Heri.
45
HARI /TANGGAL KEGIATAN PEMBIMBING
Rabu, 20 Februari 2013 Mengarsip dokumen/warkat, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Bapak Lukman,
Ibu Lonny
Kamis, 21 Februari 2013 Mengarsip dokumen/warkat, Menangani telepon masuk, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Bapak Lukman,
Ibu Lonny
Jumat, 22 Februari 2013 Mengarsip dokumen/warkat, Menangani surat masuk dan keluar, Menangani telepon masuk.
Bapak Lukman,
Ibu Lonny
Senin, 25 Februari 2013 Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon keluar.
Ibu Lonny,
Bapak Istanto.
Selasa, 26 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar.
Ibu Lonny
Rabu, 27 Februari 2013 Menangani telepon Masuk, Menangani surat masuk dan surat keluar, Mengirim surat melalui fax.
Ibu Tora,
Ibu Lonny.
Kamis, 28 Februari 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menerima tamu, Menerima telepon masuk.
Ibu Lonny,
Ibu Irma
Jumat, 1 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar. Ibu Lonny
Senin, 4 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar.
Ibu Lonny
Ibu Tora
Selasa, 5 Maret 2013 Mempersiapkan konsumsi rapat, Menangani telepon keluar, Mengangani surat masuk dan surat keluar.
Ibu Lonny
Rabu, 6 Maret 2013 Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menangani surat masuk.
Bapak Istanto, Ibu Lonny
46
HARI /TANGGAL KEGIATAN PEMBIMBING
Kamis, 7 Maret 2013 Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Bapak Istanto,
Ibu Lonny
Jumat, 8 Maret 2013 Mengirim surat melalui mesin fax, Menangani surat masuk dan surat keluar, Mempersiapkan konsumsi rapat.
Ibu Lonny
Senin, 11 Maret 2013 Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menerima tamu, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Ibu Lonny,
Bapak Istanto
Rabu, 13 Maret 2013 Menerima surat melalui mesin fax, Menangani surat masuk dan surat keluar, menangani telepon masuk.
Ibu Lonny,
Ibu Tora
Kamis, 14 Maret 2013 Menerima tamu, Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar.
Ibu Lonny,
Ibu Tora
Jumat, 15 Maret 2013 Mempersiapkan konsumsi rapat, Menangani telepon masuk dan telepon keluar.
Ibu Lonny
Senin, 18 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menerima tamu, Menangani telepon masuk.
Ibu Lonny,
Ibu Irma
Selasa, 19 Maret 2013 Mengetik formulir isian transaksi single debit, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Bapak Istanto,
Ibu Lonny
Rabu, 20 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk, Menerima surat melalui mesin fax.
Ibu Lonny
Kamis, 21 Maret 2013 Menangani telepon masuk dan telepon keluar, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Ibu Lonny
Jumat, 22 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar. Ibu Lonny
47
HARI /TANGGAL KEGIATAN PEMBIMBING
Senin, 25 Maret 2013 Mengirim surat melalui mesin fax, Menerima tamu, Menangani surat masuk dan surat keluar.
Ibu Lonny,
Bapak Danu
Selasa, 26 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar, Mengarsip dokumen/warkat.
Ibu Lonny,
Bapak Lukman
Rabu, 27 Maret 2013 Menangani telepon masuk dan telepon keluar, Menangani surat masuk dan surat keluar, Mempersiapkan konsumsi rapat.
Ibu Lonny,
Ibu Tora
Kamis, 28 Maret 2013 Menangani surat masuk dan surat keluar, Menangani telepon masuk dan telepon keluar, Menerima tamu.
Ibu Lonny,
Ibu Irma
48
Lampiran 8
Contoh Lembar Ekspedisi
Lembar Ekspedisi Intern Lembar Ekspedisi Ekstern
Lembar Ekspedisi Ekstern By Hand
49
Lampiran 9
Contoh Daftar Dokumen Masuk (DDM)
Daftar Dokumen Masuk (DDM) dari Atasan dan Pihak ke – 3
50
Daftar Dokumen Masuk (DDM) Antar Satuan Kerja
51
Lampiran 10
Contoh Daftar Dokumen Keluar (DDK)
Daftar Dokumen Keluar Intern
52
Daftar Dokumen Keluar Ekstern
53
Lampiran 11
Contoh Lembar Disposisi
54
Lampiran 12
Contoh Formulir Transaksi Single Debit