laporan khusus kp

PERENCANAAN DISTRIBUSI PRODUK SPRITE MEDIUM DENGAN

SISTIM DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP) UNTUK

MEMINIMASI BIAYA DISTRIBUSI DI

PT. COCA-COLA BOTTLING INDONESIA CENTRAL JAVA

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada era perkembangan industri saat ini banyak perusahaan yang bersaing

untuk mendapatkan kualitas dari sumber dayanya maupun produk yang dihasilkan.

Dalam persaingn ini perlu ada peningkatan kualitas mutu, terutama pada industri

pangan dan minuman untuk bias menjaga kualitas dan pasokan produk terpenugi

guna memenuhi permintaan pasar. Kondisi seperti ini memicu persaingan dalam

merebut pengsa pasar, terlebih pada produk sejenis. Untuk menyikapi hal tersebut,

para produsen akan berusaha meningkatkan pelayanan pelanggan dengan lebih baik.

Salah satunya adalah dengan memenuhi permintaan produknya disetiap wilayah

pendistribusian.

Pendistribusian produk ke konsumen memainkan peranan yang sangat penting

bagi fungsi distribusi perusahaan, dimana produk yang telah diproduksi oleh

produsen dan disalurkan oleh distributor harus dapat memenuhi kebutuhan pelanggan

pada waktu dan jumlah yang tepat. Selain itu dengan sistem pendistribusian produk

yang tepat dapat terhindar dari kelangkaan produk di pasar pada saat konsumen

membutuhkan dan diharapkan dapat mengurangi pemborosan yang akan terjadi

Laporan khusus 1

seperti biaya pengiriman, penyimpanan dan kelebihan stok akibat produk tidak

terjual.

PT. Coca-cola Bottling Indonesia (CCBI) Central Java adalah perusahaan

yang bergerak dalam industri minuman ringan dengan brand andalan adalah Coca-

cola. CCBI memiliki tiga region untuk penyaluran produknya yaitu South, east dan

west region yang kesemaunya ada 14 Sales Center. untuk itu diperlukan suatu

perancangan kebutuhan jaringan distribusi yang tepat guna memenuhi permintaan

konsumen. Sistem distribusi yang digunakan adalah dengan menggunakan metode

Distribution Requirement Planning (DRP).

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas dapat diambil suatu

perumusan masalah yaitu bagaimana menentukan jumlah produk yang harus dikirim

ke setiap SC agar setiap SC tidak kekurangan stock produk dan mempertimbangkan

masalah biaya untuk meminimasi biaya pendistribusian dari plan ke 14 SC.

1.3. Batasan Masalah

Dalam penelitian ini diambil batasan masalah agar pembahasan tidak

menyimpang dari pokok yang seharusnya. Batasan – batasan tersebut adalah sebagai

berikut :

Laporan khusus 2

a. Penelitian dilakukandi PT. Coca-cola Bottling Indonesia (CCBI) Central

java

b. Obyek penelitian pada produk Sprite medium RGB 295 ml

c. Obyek penelitian pada 14 SC

d. Data permintaan pada Sales Center diambil selama penelitian dari Bulan

Januari – September 2008.

e. Rencana pendistribusian untuk tiga bulan ke depan yaitu untuk Bulan

Oktober 2008 – Desember 2008

1.4. Asumsi

Adapun asumsi-asumsi yang digunakan adalah sebagai berikut :

a. Dalam permintaan pasar tidak terjadi Back order

b. Produksi di plan tidak mengalami kekurangan dan keterlambatan.

c. Dalam 1 bulan ada 4 minggu

d. Transportasi lancar

1.5. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:

a. Menentukan jumlah produk yang harus didistribusikan dan meminimasi

biaya dalam pendistribusian untuk stiap 14 SC.

1.6. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perusahaan

Perusahaan dapat mengetahui bagaimana didtem pendistribusian yang

efektif dengan memperhatikan jumlah yang di distribusikan dengan biaya

Laporan khusus 3

yang minimal. Sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam

perencanaan distribusi yang dilakukan CCBI

2. LANDASAN TEORI

2.1. Manajemen Persediaan

Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh aset

yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi haruslah tepat

waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka akan tersimpan lebih sedikit

persediaan, mengurangi biaya dan mengirimkan produk lebih cepat ke pelanggan.

Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan asset yang sangat mahal

yang disebut persediaan menjadi asset yang lebih murah yang disebut informasi.

Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak persediaan yang perlu

dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan, permintaan pelanggan dan

pengiriman pemasok. Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:

1. Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan

Semakin akurat peramalan penjualan setiap produk, maka akan semakin kecil

kesalahan peramalan, dan sedikit persediaan yang diperlukan untuk

mempertahankan tingkat pelayanan tertentu. Dengan menyimpan lebih sedikit

persediaan, kapasitas mesin yang diperlukan untuk menghasilkan produk akan

terpakai lebih baik. Persediaan tidak diadakan sebelum dibutuhkan, sehingga

mencegah kesalahan menentukan kapasitas mesin terlalu cepat.

Laporan khusus 4

2. Memaksimalkan efisiensi pembelian dan produksi

Berbagai barang dapat saja dibeli dalam jumlah yang lebih besar ketimbang

yang dibutuhkan untuk mencapai efisiensi pembelian atau tranportasi. Jika

barang dibeli dengan alasan ini maka akan timbul persediaan. Meskipun

demikian, bisa ditetapkan kesepakatan yang disebut “order pembelian

berdasarkan volume” Dengan kesepakatan ini, diskon akan meningkat seiring

dengan meningkatnya volume dan pada saat yang sama ditetapkan kapan

pengiriman perlu dilakukan.

3. Memaksimalkan profit

Profit dapat dimaksimalkan dengan meningkatkan pendapatan atau

menurunkan biaya. Salah satu cara adalah melakukan manajemen persediaan

yang tepat.

4. Meminimalkan investasi persediaan

Persediaan akan mengikat uang yang seharusnya dapat digunakan perusahaan

untuk berbagai hal lain dalam bisnis. Persediaan yang berlebihan dapat

menciptakan aliran kas negatif, dan hal ini harus dihindarkan. Hal ini

menyebabkan bagian keuangan berusaha menjaga persediaan serendah

mungkin.

Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu:

1. Bahan baku

Bahan baku mencakup semua komponen dan bahan yang dibeli untuk

menghasilkan produk akhir. Persediaan jenis ini menambah nilai produk saat

Laporan khusus 5

diproses menjadi subrakit, rakitan dan akhirnya menjadi produk yang siap

dikirimkan.

2. Barang setengah jadi

Barang setengah jadi merupakan persediaan dalam proses dirakit menjadi

produk akhir. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dan berpindah ke tempat

kerja. Karyawan (tenaga kerja langsung) dan atau mesin digunakan untuk

menambah nilainya dengan cara memproses seluruh komponen menjadi

subrakit, rakitan dan kemudian menjadi produk akhir. Komponen – komponen

ini dapat disimpan kembali sementara waktu hingga diambil untuk kegunaan

lebih lanjut dalam proses produksi. Dalam kondisi ini, komponen tersebut

dikatakan sebagai rakitan semi jadi (Barang setengah jadi).

3. Barang jadi

Barang jadi merupakan persediaan yang siap dikirim ke pusat distribusi,

pengecer, distributor, atau langsung ke pelanggan.

4. Persediaan distribusi

Persediaan distribusi disimpan pada titik atau lokasi yang sedekat mungkin

dengan pelanggan. Titik distribusi bisa saja dimiliki dan dioperasikan secara

terpisah.

5. Barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi.

Sebagian besar perusahaan menyimpan barang pemeliharaan, perbaikan dan

operasi. Persediaan ini seringkali berbiaya rendah dan termasuk alat tulis

kantor serta barang – barang untuk operasional dan pelayanan.

Laporan khusus 6

Persediaan dilakukan karena adanya permintaan, dimana permintaan ada dua

macam yaitu permintaan independen (independent demand) dan permintaan

dependen (dependent demand). Permintaan independen merupakan metode untuk

mengelola

produk yang permintaannya dipengaruhi oleh permintaan pelanggan atau

permintaan pihak diluar kendali perusahaan atau bisa juga diartikan sebagai

permintaan untuk semua item yang terjadi secara terpisah tanpa terkait dengan

permintaan untuk item lain. Metode ini digunakan untuk perusahaan pengecer,

distributor dan manufaktur. Sebagai contoh independent demand adalah permintaan

untuk produk akhir, parts atau produk yang digunakan untuk pengujian produk itu,

dan suku cadang (spare parts) untuk pemeliharaan. Sedangkan permintaan dependen

adalah permintaan atas semua komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi

permintaan independen atau diartikan sebagai permintaan untuk suatu item yang

terkait dengan permintaan untuk item yang lain. Sebagai contoh item – item yang ada

dalam struktur produk (Bill of Material/BOM) untuk membentuk produk akhir.

2.2. Manajemen Persediaan Distribusi

Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh material

(pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan manufaktur (manufaktur

produk) dan distribusi. Logistik dapat dikelompokan sebagai berikut:

1. Perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requirements

Planning)

Laporan khusus 7

Serangkaian kegiatan untuk memenuhi pelanggan serta menerima dan

menyimpan barang dengan biaya serendah mungkin.

2. Perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource Planning)

Melanjutkan perencanaan kebutuhan distribusi ke arah perencanaan sumber

daya penting yang terkandung dalam sistem distribusi: ruang gudang, tenaga

kerja, biaya angkutan.

3. Persediaan distribusi meliputi semua persediaan di manapun dalam

sistem distribusi.

Strategi dan kebijakan perusahaan adalah bagian yang terintegrasi dengan

perusahaan yang mencakup semua area fungsional seperti pemasaran, teknologi,

keuangan dan manufaktur. Pada sistem DRP telah dijelaskan berkaitan erat dengan

penyaluran fisik atau distribusi fisik (phisical distribution) yang tepat. Distribusi fisik

mempunyai sifat mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arus bahan

dan produk final dari tempat asal ke tempat pemakai untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan dengan memperoleh keuntungan. Sedangkan tujuannya adalah membawa

barang yang tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah

mungkin. Tak ada sistem distribusi fisik yang bisa secara serentak meningkatkan

pelayanan kepada pelanggan dan mengurangi sebanyak mungkin biaya distribusi.

Pelayanan yang maksimal kepada pembeli berarti barang banyak, angkutan mahal

dan banyak gudang, yang semuanya menambah biaya distribusi. Sistem distribusi itu

sendiri, secara bebas dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu:

Laporan khusus 8

1. Sistem Tarik (Pull system)

Prinsip dari sistem ini adalah setiap pusat distribusi mengelola persediaan

produk yang dimilikinya. Persediaan berada di gudang pusat atau di pusat

produksi. Setiap pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah menghitung

kebutuhan dan kemudian memesan kepada pusat distribusi pada tingkat yang

lebih tinggi. Dengan demikian produk ditarik dari pabrik melalui struktur

jaringan distribusi, dipesan melalui pesanan pengisian kembali dari lokasi stok

yang secara langsung memasok kebutuhan pelanggan. Model – model

persediaan termasuk dalam sistem tarik ini adalah:

a. Sistem titik pemesanan kembali (Re-Order Point)

Merupakan cara pemesanan yang dilakukan bila persediaan yang ada telah

mencapai titik tertentu. Pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah

menghitung kebutuhannya dan kemudian memesan pada pusat distribusi

yang lebih tinggi apabila persediaan telah mencapai titik pemesanan

kembali atau Re-Order Point (ROP). Gudang cabang meminta barang ke

gudang pusat bila jumlah persediaan di gudang cabang mencapai jumlah

tertentu (gudang pusat menyimpan banyak inventory). Order point

didasarkan kepada demand normal selama lead time ditambah safety.

b. Sistem pemesanan secara periodik (periodic review system)

Merupakan salah satu pemesanan dengan interval waktu antara pemesanan

tetap, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan. Jumlah pemesanan

bervariasi tergantung pada permintaan, sehingga tidak memperhatikan

Laporan khusus 9

kondisi persediaan yang ada. Fixed order interval dari gudang cabang,

safety stock di gudang cabang lebih banyak karena adanya fluktuasi

demand pada periode yang fixed.

c. Sistem titik pemesanan ganda

Pada sistem ini gudang pusat menerima laporan kapan persediaan gudang

daerah mencapai titik pemesanan kembali ditambah permintaan normal

selama waktu tenggang.

d. Sistem pengganti penjualan (the sales replacement system)

Pada sistem ini gudang menentukan persediaan setiap item secara periodik

berdasarkan permintaan lokal. Setiap produk terjual dilaporkan ke gudang

pusat. Gudang pusat mengirim barang ke gudang cabang sejumlah yang

terjual.

Gambaran aliran informasi dalam penyediaan stock/order melalui sistem tarik

dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.

Laporan khusus 10

Gambar 2.1. Aliran sistem persediaan dasar dari data penjualan,

pesanan, dan inventory

2. Sistem Dorong (Push System)

Sistem ini mendorong persediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan

penambahan kembali persediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem

dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti

pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan

pelanggan lokal. Menentukan kebutuhan total (gudang-gudang dan penjualan

Laporan khusus 11

langsung), persediaan yang ada di gudang pusat dan cabang, barang dalam

perjalanan dan rencana penerimaan dari sumber (pabrik atau pemasok).

Menentukan jumlah yang tersedia untuk setiap gudang dan penjualan

langsung, dimana gudang pusat menentukan apa yang akan dikirim (to push)

ke gudang cabang.

Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan

distribusi (Distribution Requirement Planning/DRP). Seperti halnya proses

MRP, DRP menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu

untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di

semua tingkatan sistem distribusi. Perencanaan dan pengendalian persediaan

distribusi dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan

jumlah persediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi.

2.3. Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, hal ini

dikarenakan adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan

penjualan. Salah satu cara yang dapat menyelesaikan masalah pengendalian

persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau biasa dikenal dengan

Distribution Requirement Planning (DRP). Dalam hal ini DRP menyediakan

informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk

mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan

konsumen dapat ditingkatkan dan investasi persediaan

Laporan khusus 12

Sistem DRP dimaksudkan untuk mengaitkan proses produksi (atau tingkat

peluang penjualan dari persediaan) kepada tingkatan persediaan yang lain, kemudian

turun dalam saluran distribusi. Konsep DRP merupakan turunan dari konsep sistem

MRP yang diterapkan untuk permasalahan distribusi, dimana perhitungan-

perhitungan dalam DRP juga menggunakan metode perhitungan Time Phased

sebagaimana MRP (untuk manufaktur). Penggunaan DRP ini dapat dilakukan tanpa

harus memperhitungkan sampai tahap manufakturnya.

Proses DRP memerlukan; hasil ramalan, permintaan konsumen, persediaan

yang ada, barang yang sedang dalam perjalanan, rencana pengangkutan, dan luas

lantai gudang. DRP adalah metode penanganan material dalam distribusi multi

eselon. DRP mempunyai logika sama dengan Material Requirement Planning

(MRP), dimana Bill of Material diganti oleh Bill of Distribution (DRP).

Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan

untuk melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan barang dagangan (yang

mempunyai kebutuhan independen), penentuan lead time yang tepat dari pusat

distribusi, dan penentuan jumlah barang yang dipesan sebagai rencana kebutuhan di

masa datang, pada akhirnya akan menekan persediaan barang dagangan secara total

dan menjaga tingkat service level dari jaringan distribusi secara menyeluruh.

1. Struktur Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Konsep DRP (Distribution Requirement Planning) mengikuti konsep

MRP (Material Requirement Planning) sehingga perhitungannya pun analog

sama dengan perhitungan MRP. Hubungan ketergantungan antara setiap mata

Laporan khusus 13

rantai distribusi bersifat hirarkis, dimana jadwal induk pengadaan barang tidak

hanya mensyaratkan adanya pasokan dari setiap titik distribusi tetapi juga

memperhitungkan waktu tenggang untuk semua titik distribusi tersebut.

Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari sub

distributor, dan sub distributor mengirimkan pesanan dari distributor Sruktur

jaringan distribusi dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini.

Distributor

Sub Distributor Sub Distributor

Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet

Gambar 2.2. Struktur Jaringan Distribusi

Di dalam sistem distribusi ini terdapat alur keterkaitan antara

distributor, sub distributor dan cabang (pengecer), sehingga masing-masing

diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang kebutuhan barang

dagangannya. Dengan ramalan yang disusun masing-masing cabang

diharapkan mampu menyusun rencana kebutuhan untuk beberapa periode

mendatang selanjutnya rencana kebutuhan masing-masing cabang akan

dikirimkan ke sub distributor untuk selanjutnya akan dikirimkan ke

distributor, distributor selanjutnya akan merealisasikan rencana kebutuhan

Laporan khusus 14

barang dagangannya tersebut dengan melakukan negosiasi dengan pihak

produsen.

2. Tahapan Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Dalam melakukan kegiatan distribusi perlu adanya tahapan perencanaan

kebutuhan distribusi yaitu :

a. Tahap peramalan penjualan

Pada tahap ini perusahaan mencoba untuk meramalkan atau memprediksi

rencana penjualan di setiap pengecer untuk beberapa periode mendatang

dengan menggunakan metode peramalan.

b. Tahap penentuan rencana induk penjualan

Pada tahap ini perusahaan membuat rencana induk penjualan untuk

beberapa periode tertentu misalnya mingguan, dimana setiap periode telah

diketahui berapa produk yang akan dijual.

c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan

Pada tahap ini ditentukan kapan barang dagangan yang dibutuhkan harus

disiapkan dan berapa banyaknya.

d. Tahap rencana pemesanan

Pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhan sesuai dengan

kebutuhannya kepada produsen.

Laporan khusus 15

2.4. Peramalan

Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang tidak

pasti di masa yang akan datang. Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi

peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak mungkin dicapai, oleh

karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara

pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki kekuatan

untuk menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang. Peramalan pada

umumnya digunakan untuk memprediksi pendapatan, biaya, keuntungan, harga,

perubahan teknologi dan berbagai variabel lainnya, dalam lingkungan perusahaan,

peramalan kebanyakan digunakan untuk memprediksi atau mengestimasi permintaan

yang akan datang.

1. Karakteristik peramalan

Karakteristik peramalan yang baik adalah:

a. Keakuratan

Tujuan utamanya adalah menghasilkan prediksi yang akurat. Peramalan

yang terlalu rendah mengakibatkan kekurangan persediaan, back order,

kehilangan penjualan, atau kehilangan pelanggan.

b. Biaya.

Biaya untuk mengembangkan model peramalan dan melakukan signifikasi

jika produk atau data lainnya semakin besar.

c. Penyederhanaan.

Laporan khusus 16

Keuntungan utama menggunakan peramalan yang sederhana adalah

kemudahan untuk melakukan peramalan dan analisisnya.

2. Prinsip-prinsip peramalan

Prinsip-prinsip peramalan yang perlu dipertimbangkan adalah:

a. Peramalan melibatkan kesalahan (error).

b. Peramalan sebaiknya memakai tolok ukur kesalahan peramalan.

c. Peramalan famili produk lebih akurat dari pada peramalan produk individu

(item).

d. Peramalan jangka pendek lebih akurat dari pada jangka panjang.

e. Jika dimungkinkan, hitung permintaan dari pada meramal permintaan.

3. Teknik peramalan

Teknik peramalan dibagi menjadi dua bagian, yaitu metode kuantitatif dan metode

kualitatif. Metode kuantitatif dibagi menjadi metode deret berkala (time series) dan

metode kausal. Metode time series memprediksi masa yang akan datang

berdasarkan data masa lalu. Tujuan peramalan deret waktu adalah untuk

menentukan pola data masa lalu dan mengextrapolasi pola tersebut untuk masa

yang akan datang. Tujuan metode kausal adalah menentukan hubungan antar faktor

dan menggunakan hubungan tersebut untuk meramalkan nilai-nilai variabel

independent.

Laporan khusus 17

.. .. ..

.

Peramalan kuantitatif dapat diterapkan dengan syarat:

a. Tersedianya informasi masa lalu

b. Informasi ini dapat dikualifikasikan dalam bentuk data numerik

c. Diasumsikan data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akan

datang.

Langkah penting dalam menentukan metode deret waktu yaitu menentukan pola

data masa lalu untuk menentukan deret waktu yang sesuai. Empat jenis pola data

yaitu horisontal, musiman, sikis, dan trend. Pola data peramalan dapat dilihat pada

Gambar 2.2 – 2.5 dibawah ini.

Gambar 2.2. Pola data Horisontal Gambar 2.3.. Pola data Musiman

Gambar 2.4. Pola data Siklis Gambar 2.5.. Pola data Trend

Pola data horisontal timbul jika data berfluktuasi konstan pada nilai tertentu.

Pola data musiman timbul jika sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman

Laporan khusus 18

(mingguan, bulanan, atau perempat tahunan). Pola data siklis timbul jika data-data

dipengaruhi fluktuasi ekonomis jangka panjang. Pola trend timbul jika ada

kenaikan / penurunan data dalam jangka waktu panjang.

Ukuran hasil peramalan yang merupakan ukuran kesalahan peramalan

merupakan ukuran tentang tingkat perbedaan antara hasil peramalan dengan

permintaan yang sebenarnya terjadi. Ada 4 ukuran yang biasa digunakan, yaitu :

1. Rata-rata Deviasi Mutlak (Mean Absolut Deviation = MAD)

MAD merupakan rata-rata kesalahan mutlah selama periode tertentu tanpa

memperhatikan apakah hasil peramalan lebih besar atau lebih kecil

dibandingkan dengan kenyataannya. Secara matematis, MAD dirumuskan

sebagi berikut:

2. Rata-rata Kuadrat Kesalahan (Mean Square Error-MSE)

MSE dihitung dengan menjumlahkan kuadrat semua kesalahan peramalan

pada periode dan membagikannya dengan periode peramalan. Secara

matematis dirumuskan sebagai berikut :

Laporan khusus 19

3. Rata-rata Kesalahan Peramalan (Mean Forecast Error = MFE)

MFE dihitung dengan menjumlahkan semua kesalahan peramalan selama

periode peramalan dan membaginya dengan jumlah peramalan. Secara

matematis, MFE dinyatakan sebagi berikut :

4. Rata-rata Presentase Kesalahan Absolut (Mean Absolute percentage =

MAPE)

MAPE merupakan ukuran kesalahan relative. MAPE menyatakan presentase

kesalahan hasil peramalan terhadap permintaan actual selama periode tertentu

yang akan memberikan informasi presentase kesalahan terlalu tinggi atau

lebih rendah. Secara matematis dinyatakan sebagai berikut :

Keterangan :

At = Permintaan aktua pada periode t

Ft = Peramalan permintaan pada periode t

N = Jumlah periode peramalan yang terlibat

Laporan khusus 20

4. Verifikasi Peramalan

Sedangkan tahap – tahap dari proses verifikasi adalah sebagai berikut :

1. Menghitung Moving Range( MR )

2. Menghitung rata – rata Moving Range ( MR )

BKA = + 2.66

BKB = -2.66

3. Melakukan test out of control

Apabila terdapat data yang out of control maka perlu dicari penyebabnya

mengapa kondisi tersebut terjadi. Jia penyebabnya diketahui dan bisa ditolerir,

maka metode peramalan tersebut masih dapat dipakai, jika tidak diketahui

penyebabnya, maka ada dua tindakan yang dapat dilakukan, yaitu:

a. Mengganti metode peramalan

b. Membuang data yang out of control, kemudian ramalkan dengan cara yang

sama.

Jika suatu metode telah lolos dari uji verifikasi, maka metode peramalan

tersebut dapat digunakan.

Laporan khusus 21

2.5. Kebijakan ukuran lot

Begitu tingkat persediaan telah ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah

menghitung berapa jumlah persediaan yang akan digantikan. Ini disebut penentuan

ukuran lot. Ukuran lot merupakan jumlah barang yang dipesan dari pemasok atau

diproduksi secara internal untuk memenuhi permintaan.

1. Ukuran lot

Ukuran pemesanan dapat ditentukan dengan kebijakan ukuran lot, beberapa

teknik untuk menetapkan lot yang biasanya digunakan antara lain:

a. Metode Lot For Lot

Teknik penerapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit.

Disamping itu teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua

teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan

kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada

kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk meminimumkan

ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos simpan menjadi nol.

Oleh karena itu, sering sekali digunakan untuk item-item yang mempunyai

biaya simpan per unit sangat mahal. Apabila dilihat dari pola kebutuhan

yang mempunyai sifat diskontinu atau tidak teratur, maka teknik L-4-L ini

memiliki kemampuan yang baik.

b. Metode Economic Order Quantity

Teknik EOQ ini berdasarkan pada asumsi bahwa kebutuhan bersifat

kontinyu, dengan pola permintaan yang stabil. Dalam teknik lot lizing ini

Laporan khusus 22

besarnya lot size adalah sama, keefektifan ini akan terlihat apabila

kebutuhan bersifat kontinyu dan tingkat kebutuhan bersifat diskrit. Dalam

EOQ jumlah pemesanan bertujuan untuk meminimumkan biaya total dari

biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan atau biaya

pengendalian. Penentuan jumlah yang dipesan mengikuti rumus:

EOQ =

Keterangan :

EOQ = jumlah pesanan ekonomis

D = demand atau kebutuhan rata-rata per peroode

Oc = biaya pemesanan per order (ordering cost)

H = biaya penyimpanan (holding cost)

c. Metode Fixed Order Quantity

Dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif. Berapa

besarnya dapat ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau intuisi.

Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan berapa

ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam hal ini

dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali

ukuran lot ditetapkan, maka lot ini dapat digunakan untuk seluruh periode

selanjutnya dalam perencanaan. Berapapun kebutuhan bersihnya, rencana

pesan akan tetap sebesar lot yang telah ditentukan tersebut. Metode ini

dapat ditempuh untuk item-item yang biaya pemesanannya (ondering cost)

Laporan khusus 23

sangat mahal. Persediaan pengaman atau penyangga (safety stock)

merupakan selisih permintaan antara titik pemesanan kembali dengan

permintaan waktu tenggang.

2. Biaya-Biaya dalam Kebijakan Ukuran Lot

Dalam sistem pemesanan maupun sistem persediaan, semua pengeluaran dan

kerugian yang timbul akibat adanya persediaan. Biaya sistem persediaan ini

terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya simpan, dan biaya

kekurangan persediaan. Berikut ini diuraikan secara singkat masing-masing

komponen biaya tersebut:

a. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = Cm)

Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang,

dimana besarnya biaya ini tergantung pada jumlah dan harga barang yang

akan dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor pada

saat harga satuan barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian

atau dinamakan quantity discount.

b. Biaya Persiapan (Preparation = Pc )

Biaya persiapan adalah biaya yang dikeluarkan untuk semua aktivitas

dalam masalah pembelian atau pemesanan barang. Biaya ini dibedakan

menjadi dua yakni : biaya pemesanan (ordering cost) jika barang yang

diperlukan dipesan dari luar dan biaya pembuatan (set-up cost) jika barang

yang diperlukan diproduksi sendiri.

Laporan khusus 24

1) Biaya Pemesanan (Oc)

Yaitu biaya yang timbul akibat mendatangkan barang dari luar, biaya

ini meliputi biaya untuk menganalisa pemasok, biaya pengiriman

pemesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan lain-lain.

2) Biaya Pembuatan (Sc)

Yaitu biaya yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang.

Biaya ini muncul didalam pabrik yang meliputi biaya persiapan

peralatan produksi, biaya penyetelan mesin dan sebagainya.

c. Biaya Penyimpanan (h)

Biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan karena

menyimpan barang. Biaya ini meliputi biaya memiliki persediaan, biaya

gudang, biaya kerusakan, biaya administrasi, pajak dan sebagainya.

d. Biaya kekurangan Persediaan (p)

Biaya kekurangan persediaan akan terjadi jika perusahaan kehabisan

barang pada saat ada permintaan. Biaya ini merupakan suatu bentuk

kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan penjualan atau

kesempatan mendapatkan keuntungan atau dapat dikatakan kehilangan

konsumen. Biaya kekurangan ini dapat diukur dari kuantitas barang yang

tidak dapat dipenuhi, waktu pemenuhan, maupun biaya pengadaan darurat.

Biaya persediaan yang digunakan dalam menentukan persediaan adalah

biaya-biaya yang bersifat variabel tidak diperhitungkan karena akan

mempengaruhi hasil optimal yang akan diperoleh.

Laporan khusus 25

2.6. Stock Pengaman dalam Distribusi

Stock pengaman dalam DRP digunakan untuk mengantisipasi ketidakpastian

permintaan relatif terhadap ramalan-ramalan yang dibuat. Ketidakpastian ini paling

mungkin terjadi apabila permintaan benar-benar independent pada pusat-pusat

distribusi yang secara langsung melayani pelanggan. Sedangkan keadaan permintaan

yang ditempatkan pada intermediate distribution center adalah dependent demand

sehingga seharusnya dapat dierkirakan.

Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah ketidakpastian permintaan dan

penawran (lead time uncertainty) adalah mengkombinasikan data yang menunjukkan

rata-rata permintaan selama suatu rata-rata lead time dan membangun distribusi

probabilitas tunggal. Hal ini akan menghasilkan ukuran variansi yang lebih besar,

namun dapat diterapkan sebagaimana perhitungan dalam keadaan normal untuk

menentukan stock pengaman guna mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan, yaitu

: Safety Stock = S x Z

Dimana :

SS = Stock pengaman untuk menghadapi ketidakpastian permintaan

Z = Faktor pengganda pada tingkat pelayanan yang diinginkan

S = Simpangan baku disekitar rata-rata permintaan

2.7. Prosedur Perhitungan DRP

Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi (Tersine, 1994) dimulai dari

peramalan permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan yang

Laporan khusus 26

diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat pengecer dimana

kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order Release, sampai penentuan

perencanaan pesanan dikirim. Planned Order Release adalah selisih hasil peramalan

dengan persediaan ditangan periode sebelumnya. Planned oder release pada tingkat

pengecer akan menjadi kebutuhan kotor pada tingkat distribusi diatasnya.

Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari peramalan

permintaan kemudian dihitung kebutuhan bersih, sampai penentuan perencanaan

pesanan dikirim.

Logika dasar DRP adalah:

1. Dari hasil ramalan di gudang cabang dihitung net

requirement (NR) dengan cara:

NR terjadi bila tingkat stock (TS) lebih kecil dari safety stock

TS = Scheduled receipts + POH – GR

2. Dari perhitungan pada no 1 diperoleh planned order receipts

untuk memenuhi NR pada periode yang bersangkutan.

3. Langkah 2 di atas akan menentukan saat planned order

release (hari/saat pengiriman) dengan menggunakan informasi lead time.

4. Projected on hand pada akhir setiap periode dapat dihitung dengan rumusan:

Laporan khusus 27

5. Planned order release akan menjadi GR pada periode yang sama untuk pusat

pengiriman (level gudang lebih tinggi).

2.8. Proses Perencanaan Kebutuhan Distribusi

Analognya perhitungan DRP dengan MRP menyebabkan samanya langkah-

langkah perhitrungan dan asumsi yang digunakan di antara keduanya. Secara garis

besar proses perhitungan DRP adalah sebagai berikut:

a. Perhitungan Kebutuhan Bersih (Netting)

Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement) yang

besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement)

dengan jadwal penerimaan barang (planned receipts) dan persediaan awal

yang tersedia (beginning inventory). Data yang dibutuhkan dalam

perhitungan kebutuhan bersih adalah:

1) Kebutuhan kotor untuk setiap periode

2) Persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan

3) Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan

Rumus yang berhubungan dengan proses netting ini dijelaskan sebagai

berikut

POHT = (On-Hand)T-1 – (GRT-1) + (SR)T-1

(NR)T = (GR)T – (SR)T - POHT

Laporan khusus 28

Keterangan:

POHT = Planned on-hand (persediaan ditangan) pada periode T

GRT = Gross requirement (kebutuhan kotor) pada periode T

SRT = Schedule receipt (jadwal kedatangan) pada periode T

NRT = Net requirement (kebutuhan bersih) pada periode T

Kebutuhan bersih (net requirement) akan ditujukan sebagai nilai

positif yang sesuai dengan pertambahan negatif dari persediaan di

tangan dalam periode yang sama. Apabila lot sizing dipakai,

kebutuhan bersih adalah prediksi kekurangan material, sehingga perlu

dimasukkan dalam perhitungan rencana penerimaan pesanan (planned

order receipt), dan tidak hanya menghitung kenaikan dalam nilai

negatif yang ditunjukkan dalam baris persediaan di tangan.

b. Lotting

Lotting merupakan proses untuk menentukan besarnya pesanan di setiap

mata rantai berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari proses

netting. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran lot.

c. Offsetting

Offsetting merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan saat yang

tepat untuk merencanakan pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan

bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat

awal tersedianya kebutuhan bersih yang diinginkan dengan lead time yang

dibutuhkan.

Laporan khusus 29

d. Explosion

Proses explosion merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk

tingkat mata rantai di bawahnya (sub distributor, distributor) yang

didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses ini struktur jaringan

inilah proses Explosion akan berjalan dan dapat menentukan ke arah mata

rantai mana harus dilakukan explosion.

3. METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Objek Penelitian

Penelitian dilakukan pada PT.Coca-Cola Bottling Indonesia di bagian

Demand and Operational Planning DOP pada tanggal 6 Oktober 2008 sampai 31

Oktober 2008. Penelitian dilakukan jenis produk Sprite RGB medium 295 ml.

Adapun faktor yang di teliti adalah kebutuhan permintaan produk dari tiap Sales

center (SC) dengan tujuan untuk menentukan jumlah produk yang harus dikirim dan

meminimasi biaya yang dikeluarkan untuk masimg-masing pengiriman ke SC.

3.2 Pengumpulan Data

Adapun data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah:

a. BOD dari distribusi Sprite medium ke 14 SC.

b. Data historis permintaan produk pada bulan Januari 2008 – September 2008.

c. Data persediaan terakhir pada masing-masing SC

d. Biaya distribusi untuk setiap sales center.

Laporan khusus 30

3.3 Pengolahan Data

Dari data yang diperoleh akan dilakukan pengolahan dengan tahap-tahap

sebagai berikut :

A. Peramalan penjualan

Pada tahap ini adaklah memprediksikan rencana penjualan disetiap Sales

Center untuk tiga periode kedepan.

Pengolahan data dilakukan dengan cara :

1. Mengumpulkan data masa lalu untuk dasar peramalan

2. Memplotkan data tersebut ke dalam grafik untuk mendapatkan pola data

penjualan tersebut.

3. Memilih metode peramalan yang sesuai dengan pola data tersebut

4. Melakukan perhitungan peramalan

5. Melakukan perhitungan parameter kesalahan peramalan masing-masing

metode menggunakan parameter MAD

6. Memilih peramalan yang terbaik yang masuk dalam batas kontrol

peramalan dan mempunyai MAD terkecil.

7. Melakukan validasi peramalan untuk mencari Out of Control pada

masing-masing SC.

B. Perhitungan kebutuhan distribusi

Laporan khusus 31

Dengan menggunakan logika dasar MRP yaitu Netting, Lotting, Offsetting

dan Exploding :

1. Netting (perhitungan kebutuhan bersih)

Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement) yang

besarnya merupakan selisih dari kebutuhan kotor (gross requirement) dan

safety stock dengan jadwal permintaan barang (planned receipts) dan

persediaan awal yang tersedia. Perhitunga netting dapat dirumuskan sebagai

berikut :

2. Lotting (penentuan ukuran lot)

Pada tahap ini akan menentukan ukuran pemesanan disetiap lini dalam Bill

of Distribution, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dalam proses

netting.

Metode dan rumus yang digunakan dalam penentuan ukuran pemesanan

dengan menggunakan EOQ :

EOQ =

3. Lot for Lot (LFL) dengan pendekatan yang sederhana dalam menentukan

pemesanan untuk setiap periode. Dalam membeli item jumlah yang

dibutuhkan dapat ditentukan secara pasti untuk setiap periode menurut

jumlah kebutuhan yang dibutuhkan.

Laporan khusus 32

Mulai

Studi Literatur

Perumusan Masalah

Pengumpulan DataBill of DistributionData permintaan periode Januari – September 2008Persediaan pada bulan terakhirBiaya dalam distribusi

Pengolahan DataMelakukan PeramalanMenentukan RIPPerhitungan DRPRencana Pemasaran

Selesai

Kesimpulan dan Saran

Analisis Hasil

4. Offsetting (penentuan waktu pemesanan)

Merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan kapan dan berapa

kuantitas pesanan dengan memperhitungakan lead time pengadaan

komponen tersebut.

5. Exploding

Merupakan perhitungan kebutuhan kotor (gross requirement) untuk tingkat

rantai diatasnya. Proses ini berjalan atas dasar dari Bill of Distribution.

C. Analisa hasil

Dalam tahap ini akan diperoleh sistem pendistribusian yang tepat, jumlah

produk yang harus didistribusikan serta penghematan yang diperoleh jika

sistem distribusi yang tepat.

D. Kesimpulan dan saran

Berisi kesimpulan dari penelitian berdasarkan analisa hasil dari hasil

pengolahan data serta saran penelitian selanjutnya.

3.4 Bagan Alir Penelitian

Laporan khusus 33

Gambar 3.1 Bagan alir penelitian

4. PENGOLAHAN DATA DAN NALISIS

4.1. Pengolahan Data

Laporan khusus 34

Pengolahan data dan analisis dilakukan pada SC Yogyakarta, hasil dari

pengolahan data pada SC lainnya dapat dilihat di lampiran. Data-data yang

dikumpulkan berdasarkan pengamatan dan wawancra dengan bagian DOP (demand

and Operational Planning) di CCBI disajikan sebagai berikut

Data Permintaan 295 RETX24 SPRITE 14 Sales Center dapt dilihat pada Tabel 4.1 –

4.14 di bawah ini.

Tabel 4.1. Data permintaan SC

Semarang Barat

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 4813

2 Februari 3865

3 Maret 5209

4 April 6118

5 Mei 6343

6 Juni 10847

7 Juli 8587

8 Agustus 7506

9 September 13661


Semarang Timur

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 4762

2 Februari 3434

3 Maret 4287

4 April 6568

5 Mei 5217

6 Juni 9383

7 Juli 7324

8 Agustus 6687

9 September 12932


Pekalongan

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 3900

2 Februari 2202

Laporan khusus 35

3 Maret 3381

4 April 4537

5 Mei 3810

6 Juni 6119

7 Juli 5396

8 Agustus 4079

9 September 7896


SC Tegal

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 3391

2 Februari 3556

3 Maret 4078

4 April 4711

5 Mei 4569

6 Juni 8111

7 Juli 6505

8 Agustus 4813

9 September 13424


Yogyakarta

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 8917

2 Februari 8020

3 Maret 6298

4 April 6947

5 Mei 7904

6 Juni 9960

7 Juli 8148

8 Agustus 6634

9 September 13578

Tabel 4.6. Data permintaanSC

Purwokerto

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 6120

2 Februari 5093

3 Maret 4356

4 April 2927

5 Mei 5460

6 Juni 8499

7 Juli 5407

8 Agustus 5005

9 September 10076

Tabel 4.7. Data permintaan

SC Kebumen

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 3722

2 Februari 2050

3 Maret 2220

Laporan khusus 36

4 April 3331

5 Mei 2377

6 Juni 3808

7 Juli 2941

8 Agustus 2367

9 September 6545


Bawen / Sala 3

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 3638

2 Februari 3710

3 Maret 2607

4 April 4181

5 Mei 3988

6 Juni 6566

7 Juli 5166

8 Agustus 4784

9 September 9178


Magelang

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 2157

2 Februari 1977

3 Maret 1732

4 April 3426

5 Mei 1979

6 Juni 3955

7 Juli 2514

8 Agustus 2149

9 September 4349

Tabel 4.10. Data permintaan

SC Solo Induk

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 13871

2 Februari 12711

3 Maret 12234

4 April 17636

5 Mei 13727

6 Juni 28371

7 Juli 19569

8 Agustus 23938

9 September 29354


Kudus

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 6816

2 Februari 5472

3 Maret 7388

4 April 9422

Laporan khusus 37

5 Mei 7964

6 Juni 16673

7 Juli 14572

8 Agustus 10518

9 September 17638


Rembang

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 2371

2 Februari 1232

3 Maret 2790

4 April 4833

5 Mei 2692

6 Juni 7864

7 Juli 5219

8 Agustus 3490

9 September 6298


Madiun

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 5383

2 Februari 3245

3 Maret 3528

4 April 6570

5 Mei 3136

6 Juni 9051

7 Juli 5630

8 Agustus 4162

9 September 10839


Ponorogo

No BulanPermintaan

(krat)

1 Januari 2016

2 Februari 1361

3 Maret 1042

4 April 3007

5 Mei 1066

6 Juni 2724

7 Juli 2582

8 Agustus 1410

9 September 2694

Sedangkan Lead time untuk setiap pengiriman ke sales center dapat dilihat pada

Tabel 4.15 sebagai berikut :

Tabel 4.15. Lead time pengiriman

Laporan khusus 38

Sales Center Lead TimeLOC-SEMARANG BARAT 1 hariLOC-SEMARANG TIMUR 1 hariLOC-PEKALONGAN 1 hariLOC-TEGAL 1 hariLOC-YOGYAKARTA 1 hariLOC-PURWOKERTO 1 hariLOC-KEBUMEN 1 hariLOC-BAWEN/SALATIGA 1 hariLOC-MAGELANG 1 hariLOC-SOLO INDUK 1 hariLOC-KUDUS 1 hariLOC-REMBANG 1 hariLOC-MADIUN 1 hariLOC-PONOROGO 1 hari

Untuk data catatan terakhir persediaan, yakni tanggal periode akhir September untuk

masing-masing Sales center dapat dilihat pada Tabel 4.16 di bawah ini.

Tabel 4.16. Stock On Hand SC

Sales Center Stock OHLOC-SEMARANG BARAT 12 KratLOC-SEMARANG TIMUR 9 KratLOC-PEKALONGAN 391 KratLOC-TEGAL 175 KratLOC-YOGYAKARTA 440 KratLOC-PURWOKERTO 545 KratLOC-KEBUMEN 17 KratLOC-BAWEN/SALATIGA 82 KratLOC-MAGELANG 282 KratLOC-SOLO INDUK 42 KratLOC-KUDUS 583 KratLOC-REMBANG 904 KratLOC-MADIUN 632 KratLOC-PONOROGO 168 Krat

biaya pembelian I Krat Sprite medium adalah: Rp. 35.000

Biaya Simpan untuk satu krat adalah : Rp. 200 / Krat per Periode

Untuk biaya pemesanan dapat dirincikn sebagai berikut :

Laporan khusus 39

a. Biaya Telp, Fax, dan lain-lain Rp. 15.000 setiap pesan

b. Biaya angkut dapat dilihat pada table 4.17 di bawah ini :

Tabel 4.17. Biaya angkut ke SC

Sales Center Per KratLOC-SEMARANG BARAT Rp. 1000LOC-SEMARANG TIMUR Rp. 1000LOC-PEKALONGAN Rp. 1600LOC-TEGAL Rp. 1700LOC-YOGYAKARTA Rp. 1500LOC-PURWOKERTO Rp. 1300LOC-KEBUMEN Rp. 1500LOC-BAWEN/SALATIGA Rp. 1000LOC-MAGELANG Rp. 1200LOC-SOLO INDUK Rp. 1500LOC-KUDUS Rp. 1200LOC-REMBANG Rp. 1500LOC-MADIUN Rp. 1700LOC-PONOROGO Rp. 1700

Untuk Bill of Distribution (BOD) CCBI untuk 14 SC dapat dilihat pada Lampiran II

4.2 Perhitungan Peramalan

Langkah-langkah dalam perhitungan peramalan untuk pengiriman Sprite

Medium adalah sebagai berikut :

1. Melakukan ploting data permintaan Sprite Medium pada setiap SC yang

diperoleh dari data permintaan sebelumnya dengan menggunakan program

Exel. Hasil plot pada setiap SC dapat dilihat pada lampiran II

Laporan khusus 40

Permintaan SC Yogyakarta

02000400060008000

10000120001400016000

Janu

ari

Febru

ari

Mar

etApr

ilM

eiJu

ni Juli

Agustu

s

Septe

mbe

r

Bulan

Kra

t

Series1

Gambar 3.1. Grafik Data Permintaan SC Yogyakarta

2. Menentukan metode peramalan yang sesuai dengan pola data yang telah

diplotkan, dari ploting data yang telah dilakukan maka pola data yang

terbentuk adalah pola data Trend. Untuk analisis data digunakan minimal

dua metode sebagai pembanding. Pada pengolahan data ini menggunakan

tiga metode, yaitu :

a. Metode Moving average with linear trend

b. Exponential smooting with linear trend

c. Double exponential smooting with linear trend

3. Melakukan peramalan dan menentukan metode peramalan yang terbaik

yaitu dengan melihat rata-rata kesalahan (eror) absolute atau MAD yang

terkecil dengan menggunakan program QS 3.0. Hasil peramalan untuk SC

Yogyakarta dapat dilihat pada table 4.18, dan untuk setiap SC dapat dilihat

pada Lampiran II.

Laporan khusus 41

Tabel 4.18. Hasil Peramalan SC Yogyakarta

Metode MAD

Moving average with linear trend 2461.00

Exponential smoothing with linear trend 2266.02

Double exponential smoothing with linear trend 1761.32

Dari hasil ketiga perbandingan metode yang digunakan untuk setiap SC,

maka yang dipilih adalah metode Double exponential smoothing with

linear trend karena memiliki MAD terkecil. Adapun hasil peramalan

untuk 3 bulan mendatang untuk SC Yogyakarta dapat dilihat pada table

4.19, dan untuk Setiap SC dapat dilihat pada Lampiran II. Hasil peramalan

permintaan dibulatkan karena untuk setiap pengiriman dalam satuan krat.

Tabel 4.19. Hasil Peramalan 3 bulan kedepan SC Yogyakarta

BulanPeramalan Permintaan

SC YGYOktober 8985November 9011Desember 9037

4. Proses Verifikasi serta Out of control

Setelah metode peramalan ditentukan, maka selanjutnya dilakukan

perhitungan Moving Range. Adapun perhitunganya adalah sebagai berikut

Laporan khusus 42

Bka = batas kendali atas, dengan rumus :

=

Bkb = batas kendali bawah, dengan rumus :

=

Perhitungan dari verifikasi Out of Control dapat dilihat pada Tabel 2.40

dibawah ini.

Tabel 4.20. Out of control Permintaan SC Yogyakarta

Eror Moving Range

897

2430.835 1533.835

1261.268 1169.57

0.1049805 1261.16

-2110.793 2110.9

88.6709 2199.464

1553.353 1464.682

-5448.517 7001.87

Total 16741.481

BKA = 2.66 x 2092.68513

Laporan khusus 43

Peta Kendali SC Yogyakarta

-8000

-6000

-4000

-2000

0

2000

4000

6000

8000

Janu

ari

Febru

ari

Mar

etApr

ilM

eiJu

ni Juli

Agustu

s

Septe

mbe

r

Periode (bulan)

Jum

lah

Kra

t

Eror

BKA

BKB

= 5566.5

BKB = -2.66 x 2092.68513

= -5566.5

Untuk perhitungan Out of Control pada tiap SC dapat dilihat pada

Lampiran II

Selanjutnya ntuk menguji out of control maka hasil dari perhitungan

diplotkan pada peta kendali yang dapat dilihat pada Gambar 3.2

Gambar 3.2. Peta kendali SC Yogyakarta

4.3. Rencana Induk Penjualan

Rencana induk penjualan (RIP) Sprite medium dihitung dalam periode

mingguan dimana data yang didapat dari hasil penjualan masa lalu. Dengan asumsi

yang digunakan adalah :

1. Dalam satu bulan ada 4 minggu

Laporan khusus 44

2. Rencana induk penjualan merupakan hasil penjualan dibagi empat, dan

menjadi kebutuhan kotor pada masing-masing SC. Perhitungan RIP dengan

menggunakan rumus RIP =

Adapun rencana induk penjualan Sprite medum untuk bulan Oktober, November, dan

Desember 2008 pada SC Yogyakarta dapat dilihat pada Tabel 4.21 dan untuk tiap SC

dapat dilihat di Lampiran II.

Tabel 4.21 RIP SC Yogyakarta

BulanPeriod eke (Minggu)

Sales CenterYGY

Oktober

I 2246II 2246III 2246IV 2246

November

I 2253II 2253III 2253IV 2253

Desember

I 9037II 9037III 9037IV 9037

RIP =

=

= 2246

4.4. Perhitungan DRP

4.4.1. Perhitungan Safety Stock

Laporan khusus 45

Perhitungan Safety Stock dengan tingkat pelayanan yang ditetapkan CCBI

adalah 80%, maka besaran Safety Stock per periode dengan menggunakan rumus

Simpangan Baku (S) =

Safety Stock (SS) = 0.2 x (S)

Perhitungan Safety Stock untuk SC Yogyakarta dapat dilihat pada Tabel 4.22, dan

perhitungan SS untuk tiap SC dapat dilihat pada Lampiran II

Tabel 4.22 Perhitungan Safety Stock SC Yogyakarta

Periode SC YGY 2

Januari 8917 427.444444 182708.75Februari 8020 -469.55556 220482.42Maret 6298 -2191.5556 4802915.8April 6947 -1542.5556 2379477.6Mei 7904 -585.55556 342875.31Juni 9960 1470.44444 2162206.9Juli 8148 -341.55556 116660.2Agustus 6634 -1855.5556 3443086.4September 13578 5088.44444 25892267Jumlah 76406 39542680Rata-rata 8489.555556

Simpangan Baku (S) =

=

= 2096.099

Maka diperoleh Safety Stock untuk SC Yogyakarta adalah sebagai berikut :

SS = 0.2 x (S)

= 0.2 x 2096.099

Laporan khusus 46

= 419.2198 ≈ 419 Krat

4.4.2. Perhitungan Lot Size

Pada perhitungan lot size untuk setiapSC dimana hasil peramalan setiap SC

dijadikan sebagai permintaan bersih. Perhitungan lot size digunakan pada periode

Oktober 2008 – Desember 2008. perhitungan lot size ini menggunakan dua

perbandingan, yaitu

1. Lot Size menggunakan Economic Order Quantity (EOQ)

2. Lot Size menggunakan Lot for Lot

Perhitungan Lot Size menggunakan Economic Order Quantity (EOQ) dengan rumus :

EOQ =

Dimana :

D = Jumlah kebutuhan bersih tiap periode

h = Biya simpan persatuan barang per satuan waktu

Oc = Biaya tiap kali pesan

Dengan rumus diatas, perhitungan EOQ untuk SC sebagai berikut :

1. Bulan Oktober

EOQ =

Laporan khusus 47

Diketahui :

D = 2246

Oc = (Biaya angkut x Jumlah Krat) + Biaya pemesanan

= (Rp. 1500 x2246) + Rp. 15.000

= 3384000

h =

=

= Rp. 50,-

EOQ =

=

=17505.86 ≈ 17506 Krat

2. Bulan November

EOQ =

Diketahui :

Laporan khusus 48

D = 2253


= (Rp. 1700 x2253) + Rp. 15.000

=3394500

h =

=

= Rp. 50,-

EOQ =

=

=17490.35 ≈ 17490 Krat

3. Bulan Desember

EOQ =

Diketahui :

D = 9037

Laporan khusus 49


= (Rp. 1700 x 9037) + Rp. 15.000

= 13570500

H =

=

= Rp. 50,-

EOQ =

=

=70039.02 ≈ 70039 Krat

Perhitungan EOQ untuk SC yang lainnya dapat dilihat pada Lampiran II

4.4.3. Perhitungan DRP dengan metode EOQ dan Lot for lot

Berdasarkan hasil perhitungan lot size maka dilanjutkan dengan perhitungan

DRP pada SC yogyakarta, dapat dilihat pada tabel 4.23 dan 4.24, perhitungan SC

yang lain dapat dilihat pada Lampiran II

Laporan khusus 50

Tabel 4.23 Perhitungan DRP dengan metode EOQ

SC YogyakartaLT : 1 SS : 419 LS : EOQ On Hand : 440

Past Due

Oktober November DesemberI II III IV I II III IV I II III IV

GR 2246 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037POH 440 15700 13035 10370 7705 5033 2361 17598 14926 5470 66472 57016 47560NR 2225 311 3986 Porek 17506 17490 70039 Porel 17490 70039

Tabel 4.24. Perhitungan DRP dengan metode Lot for Lot

SC YogyakartaLT : 1 SS : 419 LS : LFL On Hand : 440

Past Due

Oktober November DesemberI II III IV I II III IV I II III IV

GR 2246 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037POH 440 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419NR 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037Porek 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037Porel 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037

Perhitungan untuk biaya Inventori pada SC Yogyakarta adalah sebagai berikut :

EOQ

Biya Set Up / Biaya Pesan = 2 x Rp. 15.000 = Rp.30.000

Biaya Simpan = 263686 x Rp. 200 = Rp. 58410800

= Rp. 58440800

Lot for Lot

Biya Set Up / Biaya Pesan = 12 x Rp. 15.000 = Rp. 180000

Biaya Simpan = 5468 x Rp. 200 = Rp. 1093600

= Rp. 1273600

Sedangkan untuk perhitungan biaya inventori pada SC yang lainnya dapat dilihat

pada Lampiran II.

4.5. Analisa Hasil

Menurut pengolahan data diatas dapat dianalisa hasilnya yaitu sebagai berikut:

Pengambilan data dari penjualan Sprite medium dari 14 Sales Center untuk periode

Januari – September 2008 yang di olah dengan menggunakan metode Distribution

Requirement Planning (DRP) dimana bertujuan untuk menentukan kebutuhan

distribusi dan meminimasi biya distribusi pada tiga bulan kedepan yaitu bulan

Oktober, November dan desember,dari data tersbut pertama-tama dilakukan

peramalan dimana menggunakan rogram QS dari data histotis penjualan 14 Sales

Center . dari data tersebut kemudian dilakukan ploting data untuk mnentukan pola

peramalan, hasil dari ploting ke-14 SC menunjukkan bahwa pola yang digunakan

adalah pola trend. Sehingga menggunakan metode Moving average with linear trend,

Exponential smoothing with linear trend dan Double exponential smoothing with

linear trend untuk mencari MAD terkecil. Dari ketiga metode tersebut, dipilih

Double exponential smoothing with linear trend karena memiliki nilai MAD yang

terkecil. Tahap berikutnya adalah melakukan verifikai Out of Control. Dari pramalan

itu menghasilkan rencana induk produksi untuk menentukan permintaan pada tiga

bulan mendatang. Untuk perhitungan DRP menggunakan dua metode yaitu dengan

EOQ dan Lot for Lot, untuk perhitungan dengan EOQ, masing-masing Sales Cnter

dihitung EOQ dengan rumus EOQ = dimana hasilnya digunakan untuk

ukuran lot size. Kemudian hasil perhitungan DRP dibandingkan antara dengan

menggunakan EOQ dan Lot for Lot. Untuk perhitungan Distribution Requirement

Planning pada SC Yogyakarta dengan perbandingan perhitungan antara perhitungan

DRP dengan EOQ dan perhitungan DRP dengan Lot for Lot dapat dilihat pada tabel

4.25.

Tabel 4.25. Hasil Perhitungan DPR dan total biaya pada SC Yogyakarta

Metode Trotal Biaya Kuantitas Produk

EOQ Rp. 584408006522 Krat

Lot for Lot Rp. 127360054123 Krat

5. KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Dari hasil perhitungan diatas maka dapat disimpulkan bahwa Lot for Lot

lebih efektif dan efisien guna meminimasi biaya distribusi dan untuk menentukan

kebutuhan pengiriman yang lebih baik dari pada dengan menggunakan EOQ dimana

kuantitas produk yang didistribusikan 54123 krat dengan total biaya Rp. 1.273.600,- .

5.2. Saran

Berdasarkan pada penelitian yang dilakukan di CCBI tentang sistim

pendistribusian maka pemulis memberikan saran sebagai beikut :

1. Dalam pendistribusian sebainya menggunakan Distribution

Requirement Planning (DRP) untuk ukuran lot Lot for Lot karena

lebih meminimasi biaya

2. Dalam pengiriman produk sebaiknya tepat waktu

karena menyangkut kepercyaan pelanggan

3. Perlu adanya pengelolaan sistem transportasi

4. karena pendistribusian dalam sekala besar, perluadnya enjadwalan

yang pasti dan adanya melakukan dkal proiritas untuk mengutamakan

produk dengan permintaan yang lebih besar dengan tdk

mengesampingkn pengiriman dalam jumlah kecil

laporan khusus kp

Documents