LAPORAN HASIL DISKUSIPROBLEM-BASED LEARNING

PBL Blok FSMSKENARIO Sarah: pasti bisa, insya Allah ;-)Minggu ke-3Tanggal 26 September 2014 s.d 2 Oktober 2014

Grup EDWI RATNAWATI (125070301111008)FIRDA AMALIA (125070301111009)DWIYANTI CAESARRIA (125070301111010)TIARA DIAN N. (125070301111011)FEBY DINA ARDIYANTI (125070301111012)DIESMAHARANI ASTRI M. (125070301111013)YUNITA ENDAH K. (125070301111014)SOFIE AYU MISRINA (125070301111001)DESAK MADE TRISNA U. (125070301111002)YUNITA REZA R. (125070301111003)RANI ILMINAWATI (125070301111004)RACHMI FARICHA(125070301111005)HESTI RETNO BUDIARINI (125070301111006)FARIKHA ALFI F. (125070301111007)

JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERANUNIVERSITAS BRAWIJAYAMALANG2014

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL 1DAFTAR ISI 2ISI 3A. KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAI 3B. SKENARIO 3C. DAFTAR UNCLEAR TERM.3D. DAFTAR CUES.4E. DAFTAR LEARNING OBJECTIVE.5F. HASIL BRAINSTORMING.5G. HIPOTESIS.9H. PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE.10KESIMPULAN DAN REKOMENDASI.20REFERENSI / DAFTAR PUSTAKA.24TIM PENYUSUN.25

A. KOMPETENSI YANG AKAN DICAPAICD28. Supervise procurement, distribution, and service within delivery system.

B. SKENARIOSarah : pasti bisa, insya Allah ;-)Sarah adalah seorang ahli gizi yang ditunjuk menjadi kepala bagian pengadaan bahan makanan di Rumah Sakit Umum Daerah X. Hari ini merupakan hari pertama Sarah bekerja. Dia mengalami kepanikan yang luar biasa karena pengiriman bahan makanan yang harusnya diantar rekanan pukul 07.00 ternyata baru datang jam 08.00 dengan alasan ada kemacetan di jalan. Tidak hanya itu, ternyata ada beberapa bahan makanan yang jumlah dan kualitasnya tidak sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan. Hal ini sangat tidak sesuai dengan perjanjian di awal proses pembelian.Pada hari tersebut, petugas gudang tidak masuk, sehingga food handling pada saat penerimaan dan penyimpanan tidak berjalan dengan semestinya. Bagian produksi pun dengan seenaknya langsung mengambil bahan makanan ke gudang tanpa memperhatikan metode FIFO dan mencatatnya di kartu stock. Sarah bingung, padahal dia telah menerapkan Perpetual Inventory untuk Inventory system dan harus melakukan valuing inventory setiap bulan di RSUD ini.Pelayanan Makanan di RSUD ini menggunakan sistem Tray Service, adanya keterlambatan diatas menyebabkan bagian pemorsian menjadi terganggu, dan distribusi pun menjadi terlambat. Sarah harus segera mengevaluasi kondisi yang terjadi!

C. DAFTAR UNCLEAR TERM1. Food handling Segala kegiatan mengontrol atau mengatur (Kamus Bahasa Inggris Oxford,2010) Suatu proses untuk menangani bahan makanan mulai dari pembelian, penerimaan, penyimpanan, produksi, hingga service ke konsumen dan mencegah terjadinya kontaminasi dari makanan Pemeliharaan, perawatan dan perlakuan (Kamus Inggris Indonesia 1996) Perlakuan yang dilakukan seseorang terhadap bahan makanan pada saat penerimaan dan penyimpananKesimpulan: Perlakuan yang dilakukan seseorang terhadap bahan makanan dengan mengontrol atau mengatur bahan makanan mulai dari penerimaan sampai penyimpanan2. Metode FIFO Metode yang digunakan dalam penyimpanan bahan makanan dimana bahan makanan yang pertama masuk dalam penyimpanan akan digunakan terlebih dahulu3. Tray ServicePelayanan menggunakan baki (Kamus Lengkap Bahasa Inggris, 2003)4. Perpetual Inventory Perpetual (berkelanjutan atau diulang secara berkala) Inventory (daftar barang-barang yang ada dalam suatu bangunan) Kesimpulan :Daftar barang-barang yang ada dalam suatu bangunan yang dibuat secara berkelanjutan atau diulang secara berkala (Kamus Bahasa Inggris Oxford, 2008)5. Valuing InventoryPerkiraan daftar barang yang ada (Kamus Lengkap Inggris Indonesia, 2007)6. Kartu StockLembar yang berisi persediaan bahan makanan yang ada di gudang (Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, 2004)7. Inventory System Sistem penyimpanan (Kamus Inggris Indonesia, 1996) Sistem penyimpanan yang memperhatikan stok awal dan stok akhir Sistem penyimpanan yang berisi daftar barang-barang (Kamus Lengkap Inggris Indonesia)Kesimpulan : Sistem penyimpanan yang berisi daftar bahan makanan dengan memperhatikan stok awal dan stok akhir bahan makanan8. RekananOrang yang mempunyai hubungan timbal balik dalam kepentingan perdagangan (Kamus Lengkap Bahasa Indonesia, 2010)9. Pembelian Bahan MakananProses, perbuatan membeli semua bahan baik terolah maupun tidak, termasuk bahan tambahan makanan (kamus bahasa indonesia, 2010 dan Kamus Gizi, 2010)

D. DAFTAR CUESAhli gizi diharapkan mampu mengawasi dan mengevaluasi setiap tahap pengadaan bahan makanan, penyimpanan, inventory, distribusi dan penyajiannya pada sebuah institusi penyelenggaraan makanan Rumah Sakit

E. DAFTAR LEARNING OBJECTIVE1. Apa pengertian dari food handling?2. Apa pengertian dari metode FIFO?3. Apa pengertian dari inventory system?4. Bagaimanakah metode dan prosedur pembelian yang tepat?5. Bagaimana cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat? 6. Apa fungsi dari spesifikasi bahan makanan? 7. Bagaimana penanganan yang tepat jika terjadi keterlambatan pengiriman pengadaan bahan makanan?8. Bagaimana prosedur pengadaan bahan makanan? 9. Bagaimana prosedur penerimaan yang tepat?10. Bagaimana food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan bahan makanan?11. Bagaimana metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan?12. Bagaimana pengelompokan bahan makanan yang tepat dalam penyimpanan?13. Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan?14. Bagaimana cara melakukan valuing inventory?15. Apa saja sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan?16. Bagaimana cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan bahan makanan sampai penyajian?17. Apa saja kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan dalam skenario?18. Bagaimana cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam skenario?a. Keterlambatan pengirimanb. spesifikasi yang tidak tepat?

F. HASIL BRAINSTORMING1. Bagaimanakah metode dan prosedur pembelian yang tepat? Metode Formal Purchasing : Sebelum menentukan jumlah bahan makanan, melihat stok terlebih dahulu kemudian sebelum menghubungi vendor yang tepat melakukan tenderisasi atau lelang kemudian menentukan vendor yang tepat menghubungi vendor melakukan kesepakatan Prosedur pembelian yang tepat :1. Mengidentifikasi kebutuhan bahan makanan2. Menentukan spesifikasi bahan makanan3. Menentukan jumlah bahan makanan yang akan dibeli4. Melihat stok di inventory system5. Jumlah bahan yang berdasarkan spesifikasi dan yang dibutuhkan Stok inventory = Jumlah bahan yang fix dibeli6. Menghubungi vendor yang tepat7. Melakukan kesepakatan

2. Bagaimana cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat? Dikelompokkan menurut jenisnya (cold, freezer, dan dry) Ditentukan kualitasnya (berdasarkan warna) dan kuantitasnya (berdasarkan berat dan ukuran) Dikelompokkan menurut masa simpan

3. Apa fungsi dari spesifikasi bahan makanan? Agar bahan makanan yang didapatkan sesuai dengan yang dibeli Agar tidak ada kerugian bagi kedua belah pihak Untuk mengetahui kualitas dan kuantitas bahan makanan Supaya dapat mengetahui detail dari bahan makanan tersebut, mengurangi kesalahpahaman antara pembeli dan penjual, serta memperlancar proses penerimaan

4. Bagaimana penanganan yang tepat jika terjadi keterlambatan pengiriman pengadaan bahan makanan? Membuat rencana cadangan seperti menyiapkan plan A, plan B dan seterusnya Dapat menggunakan stok atau bahan-bahan yang masih ada Dapat membeli ke pasar terdekat untuk mengantisipasi terjadinya keterlambatan pengiriman

5. Bagaimana prosedur pengadaan bahan makanan? Terdapat tiga prosedur pembagian bahan makanan yaitu pembeliaan, penerimaan, dan penyimpanan

6. Bagaimana prosedur penerimaan yang tepat? Ketika barang datang segera dilakukan pengechekan dengan invoice dari rekanan kemudian melakukan checklist pemesanan dengan kecocokan purchase order dari kita proses penerimaan pengadaan laporan penerimaan proses penyimpanan (diadakan proses labeling terlebih dahulu sebelum penyimpanan)

7. Bagaimana food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan bahan makanan? Tersedianya bagian petugas yang mengawasi supaya tidak ada pencuri Usahakan tempat aman atau jauh dari hewan perusak seperti: tikus, kecoa, dan serangga lainnya Pengontrolan suhu ruangan penyimpanan yang tepat Pengadaan rotasi bahan makanan Melakukan pengelompokkan bahan makanan, sesuai jenis dan lain-lain

8. Bagaimana metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan? Metode dalam proses penyimpanan dapat menggunakan dua tipe yaitu metode dry storage dan metode cold storage Tahapan proses penyimpanan adalah diawali dengan penempatan bahan-bahan di penyimpanan kemudian memperhatikan tentang kualitas, kemanan, dan ketahanan produk kemudian penggolongan berdasarkan jenis bahan makanan kemudian dilakukan penentuan valuing inventory

9. Bagaimana pengelompokan bahan makanan yang tepat dalam penyimpanan? Dilakukan pengelompokan berdasarkan bahan makanan basah dan bahan makanan kering Dilakukan pengelompokan berdasarkan bahan makanan yang mudah rusak dan tahan lama

10. Faktor dan metode apa yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan? Faktor yang sesuai untuk inventarisasi bahan makanan adalah jumlah dari bahan makanan, masa simpan bahan makanan, dan jenis dari bahan makanan Metode yang bisa diterapkan dalam inventarisasi adalah physical inventory atau perpetual inventory

11. Bagaimana cara melakukan valuing inventory?Cara melakukan valuing inventory adalah pemilihan metode FIFO yaitu dengan meengetahui stok akhir pada bulan tersebut kemudian per bahan makanan dikalikan harga beli per bahan makanan kemudian dijumlahkan.

12. Apa saja sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan?Terdapat 3 sistem distribusi dalam penyelenggaraan makanan adalah sentralisasi, desentralisasi, dan campuran dimana campuran yang dimaksud disini adalah penerapan kedua metode sebelumya yaitu sentralisasi dan desentralisasi.

13. Bagaimana cara melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan bahan makanan sampai penyajian? Untuk melakukan pengawasan dan evaluasi pada tahap pengadaan bahan makanan adalah dengan melakukan pengontrolan bahan makanan, melakukan pengawasan terkait HCCP, kemudian supaya lebih efisien dapat melakukan penentuan waktu mengevaluasi dan metode yang digunkan untuk pengawasan dan evaluasi

14. Apa saja kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan dalam skenario?Kesalahan yang terjadi dalam penyelenggaraan makanan di dalam skenario adalah : Terjadinya keterlambatan pengiriman bahan makanan dan kualitas bahan makanan yang tidak sesuai Food handling yang salah saat penerimaan dan penyimpanan Tidak menerapkan metode FIFO dengan baik dan benar Tidak mencatat di kartu stock sehingga terjadi pemorsian yang terganggu

15. Bagaimana cara memperbaiki kesalahan yang ada dalam skenario?a. Keterlambatan pengiriman- Dengan memfollow up pengirim / vendor terkait dengan pengiriman- Melakukan pengiriman tidak pada waktu sibuk seperti waktu berangkat dan pulang kantor- Memberikan alokasi waktu yang tepat dan terjadwal supaya pada waktu pengiriman tidak mepet atau bertabrakan dengan waktu pengolahanb. spesifikasi yang tidak tepat?Melakukan evaluasi terkait spesifikasi yang diperlukan dengan membuat rincian spesifikasi yang lebih detail dan membuat kontrak perjanjian dengan rekanan

27

16. HIPOTESIS

17. PEMBAHASAN LEARNING OBJECTIVE1. Food HandlingKegiatan yang meliputi pengadaan, penerimaan bahan makanan, pencucian, peracikan, pembuatan, pengubah bentuk, pewadahan, penyimpanan, pengangkutan, dan penyajian makanan atau minuman (Kepmenkes, 2003)2. Metode FIFOMetode inventarisasi dimana barang disimpan urut berdasarkan waktu penerimaan dan barang yang pertama kali dimasukkan adalah yang pertama kali digunakan sehingga stok yang tersisa pada akhir periode adalah bahan yang terakhir masuk (Palacio, 2012 dan Kurniawan, 2012)3. Inventory SystemSistem yang mampu menangani proses pencatatan stok barang baik itu pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga pendistribusian barang hingga sampai ke konsumen (Hendy, 2011)4. Metode dan prosedur pembelian yang tepatMetode1. Metode informal/pembelian langsung ke pasar : pembelian dalam jumlah sedikit, pasar dan harga tidak stabil, untuk pengiriman barang yang mendesak.2. Pembelian dengan musyawarah : ada musyawarah antara pembeli dengan penjual mengenai spesifikasi barang yang diinginkan3. Pembelian sistem kontrak : ada perjanjian antara pembeli dengan penjual. Perjanjiannya bisa spesifikasi, harga, ataupun keinginan pembeli yang disepakati oleh penjualnya4. Pembelian tanpa tanda tangan : pembeli memesan barang ke penjual tapi tidak ada batasan harga dan batasan jumlah tetapi ada perjanjian yang mengikat bahwa pembeli harus membeli di penjualnya5. Metode tender : digunakan di institusi pemerintahan (nur hidayah, 2010)Alur pembelian1. Mengidentifikasi kebutuhan dengan perencanaan baru atau meninjau menu yang ada2. Menentukan standart kualitas dari setiap bahan makanan dan menentukan spesifikasinya3. Mengestimasikan jumlah yang dibutuhkan4. Menghitung tingkat persediaan atau stok yang diinginkan5. Mengidentifikasi jumlah yang dibeli dengan mengurangi tingkat stok dari jumlah yang diinginkan6. Membuat pesanan pembelian7. Melakukan riset pasar pada ketersediaan potensi produk vendor8. Memilih dan bernegosisasi dengan vendor (Palacio, 2012)5. Cara membuat spesifikasi bahan makanan yang tepat1. Mulai membuat daftar umum dari nama produk2. Tentukan tujuan pemakaian bahan tersebut3. Buat daftar ciri-ciri khusus yang harus dipenuhi dari bahan tersebut (Ditulis nama produk yang diminta, jumlah yang dibutuhkan, grade yang diminta, merk atau kualitas, satuan dari bahan yang diminta, faktor lain seperti masa simpan, dan harganya berapa)4. Buat daftar permintaan khusus bila ada yang termasuk kondisi yang tidak biasa dari bahan tersebut5. Menentukan tanggal kapan bahan harus dikirim, tempat pengiriman, dan contact person yang bisa dihubungi (Willems, 2012 dan Kotschefar, 2008)Contoh spesifikasi :

6. Fungsi dari spesifikasi bahan makanan1. Mewujudkan kesamaan dalam mencapai kualitas bahan makanan2. Sebagai upaya pengawasan harga makanan3. Memudahkan dalam pembelian atau pemesanan atau penawaran4. Memudahkan dalam penerimaan 5. Menghilangkan kesalahpahaman antara pembeli dan pemasok6. Menghilangkan kebutuhan deskripsi verbal produk tiap pemesanan7. Berguna dalam persiapan menu8. Peredaran spesifikasi untuk satu produk ke beberapa pemasok dalam membuat penawaran sekompetitif mungkin9. Menentukan persyaratan yang tepat di awal untuk setiap produk10. Memperoleh informasi yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi item makanan dan untuk memastikan pembeli memperoleh kualitas makanan yang diharapkan (Kodariyah, 2013; Principle of food beverage of labor cost control, 2009; Palacio, 2012)7. Penanganan yang tepat jika terjadi keterlambatan pengiriman pengadaan bahan makanan adalah sebagai berikut :Segi makanan : Menggunakan stok yang masih ada. Karena dalam sistem inventarisasi telah ditentukan batas aman ketersediaan yang diperbolehkan yang berada di gudang penyimpanan sebelum mengajukan permintaan pengadaan bahan makanan. Kita tetap menerima bahan makanan fresh karena stoknya dibutuhkan setiap hari. Sedangkan untuk bahan makanan kering, kita bisa menolak/mengembalikan karena tidak sesuai dengan kontrak. (Prasetyo, 2014)Segi pemasok : Manajer menerbitkan laporan keterlambatan kepada pihak vendor. Mengevaluasi dan mereview kembali trading rules yang telah dibuat di surat perjanjian diberi konsekuensi apabila terjadi keterlambatan. Manajer juga bisa mengajukan komplain ke pihak vendor. (Budiono, 2010 dan Reed, 2006)8. Prosedur pengadaan bahan makanan yang tepat adalah : 1. Melengkapi kebutuhan assesment meliputi evaluasi menu, standarisasi resep untuk mendapatkan jumlah dan kebutuhan makanan2. Menentukan jumlah masing-masing item yang akan dibeli3. Menyesuaikan situasi keuangan4. Memilih metode pengadaan5. Memilih supplier/rekanan6. Mengembangkan persetujuan penjual dan daftar distributor, mendapatkan harga penawaran7. Melakukan pembayaran8. Memonitor pengiriman, penerimaan, pemeriksaan, membangun dan memelihara sistem persediaan9. Issu item (Phuket, 2004 dan Fuad Al Hamidi, 2006)9. Prosedur penerimaan yang tepat adalah :1. Memeriksa bahwa pengiriman tiba di truk yang bersih yang mampu mempertahankan makanan pada suhu yang benar dan mengamankan produk2. Mengindentifikasi pengemudi jika dia tidak akrab dengan agen penerima dengan meminta ID dan mencatat nama pengemudi pada log penerima3. Check produk berdasarkan kategori dan simpan barang yang didinginkan terlebih dahulu, kemudian barang beku dan barang kering terakhir4. Periksa kode produk untuk memastikan bahwa produk yang diterima benar sesuai catatan5. Memeriksa kualitas seperti kerusakan wadah, kadaluwarsa, dan berhak untuk menolak produk6. Menimbang berat item yang diterima7. Menghitung dan memeriksa semua hal dalam hal laporan penerimaan8. Bandingkan dengan kesesuaian pesanan, periksa harga, dan perubahan9. Memeriksa item yang diganti dengan daftar substitusi yang disetujui jika ada10. Cap dan tandai semua produk dengan tanggal penerimaan 11. Segera meletakkan atau menempatkan barang atau bahan yang telah dipesan ke tempat penyimpanan yang sesuai 1. Bahan makanan diperiksa sesuai dengan daftar pesanan (yang memuat jumlah dan satuan) dan spesifikasi bahan makanan2. Bahan makanan basah langsung didistribusikan ke bagian pengolahan, bahan makanan kering langsung disimpan3. Bahan makanan yang tidak langsung digunakan disimpan di freezer atau chiller (Hafifatul, 2011; Boettger, 2012; dan Palacio, 2012)10. Food handling yang tepat pada saat penerimaan dan penyimpanan bahan makananPenerimaan :1. Bahan baku dingin saat penerimaan max 8C ditangani oleh petugas penerimaan2. Pemeliharaan area penerimaan, area bersih, pasokan barang tidak menumpuk3. Pengawasan bahan makanan berisiko tinggi, pencatatan kondisi, pelabelan tanggal terima.4. Memastikan bahwa bahan makanan yang datang dikemas dan ditutupi dengan baik dan tanpa ada kerusakan5. Memeriksa best before atau used by date6. Segera meletakkan bahan makanan yang datang sesuai dengan suhuUntuk yang dingin (< 5C) untuk yang panas (> 60C) untuk makanan beku dalam keadaan beku keras (ACS Food Safety, 2012 dan Queensland, 2007)Penyimpanan :Cold Storage1. Mendinginkan makanan yang mudah rusak yang berada di suhu ruang 2 jam2. Mengecek temperatur kulkas (< 4,4C) dan freezer (< -17C)3. Makanan yang mudah rusak dibungkus dengan aman untuk menjaga kualitas dan mencegah cairan daging mencemari makanan lain4. Untuk daging dan produk unggas, dibungkus ulang dengan menggunakan plastik wrap/aluminium foil5. Kondisi rak dan ruang penyimpanan yang baik tidak bersentuhan langsung dengan lantai6. Pengaturan barang sesuai metode FIFO7. Pemisahan bahan makanan yang berbau menyengat dan mudah menyerap bau8. Suhu berkisar 20-25C dan dilengkapi indikator suhu (Food Safety and Inspection Service, Departemen Pertanian Amerika)Dry Storage1. Makanan yang tidak memerlukan pendingin harus disimpan di tempat yang bersih, sejuk, gudang kering yang berventilasi.2. Wadah makanan diletakkan diatas lantai sekitar 6 inci.3. Makanan kaleng atau kemasan disimpan dalam rak besi.4. Barang atau bahan yang sering dibutuhkan, diletakkan di dekat pintu masuk.5. Pencahayaan yang memadai. (Phuckett, 2004)11. Metode dan tahapan yang tepat dalam proses penyimpanan yang tepat adalah :Tahapan1. Food labeling : memberikan tanggal dan tahun2. Perputaran barang menggunakan metode FIFO3. Membuang barang yang sudah kadaluarsa4. Membuat jadwal pengecekan5. Memindahkan barang antara container dengan benar6. Menghindari bahan makanan dari temperatur danger zoneMenjaga semua area penyimpanan tetap bersih (National Food Service Management Institution)Metode penyimpanan Dry storage: Suhu